Työntekijöiden suositteluohjelmat: täydellinen opas

Perustelut työntekijöiden suositteluohjelman kehittämiselle

Työntekijöiden suositteluohjelmia pidetään keskeisenä rekrytointistrategiana useimmissa organisaatioissa. Erityisiä hyötyjä ovat:

1. Kustannustehokkaampi rekrytointi

Työntekijöiden suosittelut voivat auttaa vähentämään rekrytointikustannuksia, sillä perinteiset rekrytointimarkkinoinnin menetelmät, kuten työpaikkasivustot ja mainokset, voivat tulla kalliiksi, samoin kuin ehdokkaiden etsimisestä tai rekrytointitoimistojen käytöstä aiheutuvat kustannukset.

Kuten BWZ:n rekrytointipäällikkö Josh Barker korostaa: "Olemme palkanneet viimeisten 12 kuukauden aikana 12 % kaikista suosittelujen kautta hakeneista ehdokkaista. Rekrytointitiimin näkökulmasta se on 37 kertaa enemmän kuin suoraan hakeneiden määrä, joten meillä on vahva kannustin rohkaista ja edistää tiimin suositteluja aina kun mahdollista!"

2. Parempi palkkauksen laatu

Nykyiset työntekijät tuskin suosittelevat henkilöä, jonka he eivät usko sopivan hyvin organisaatioon. 

Kuten Scott Millar, Canon USA:n henkilöstöhallinnon johtaja, huomauttaa: "Nykyiset Canonin työntekijät tuntevat yrityksemme, kulttuurimme ja ominaisuudet, jotka tekevät ihmisistä täällä menestyviä, joten tämä on erinomainen tapa alkaa tunnistaa osaajia tärkeisiin tehtäviin."

3. Parempi henkilöstön pysyvyys

Suositelluilla työntekijöillä on usein parempi pysyvyys, koska he 1) ovat laadukkaampia rekrytointeja ja 2) heillä on jo valmiiksi joku, joka tukee heitä ja auttaa heitä sopeutumaan organisaatioon.

"Olemme havainneet, että nykyisten Graingerin tiimin jäsenten suosittelemat ehdokkaat menestyvät usein hyvin liittyessään yritykseen. Nykyiset tiimin jäsenet ymmärtävät, mitä tarvitaan, ja ovat usein erinomaisia tunnistamaan osaajia", sanoo Randy Tosch, Graingerin osaajista vastaava varapuheenjohtaja.

4. Parempi työntekijöiden sitoutuminen

Työntekijöiden suositteluohjelma voi vahvistaa työntekijöiden sitoutumista ottamalla nykyiset työntekijät mukaan rekrytointiprosessiin. Työntekijät kokevat itsensä arvostetuiksi, kun heidän mielipiteitään ja verkostojaan hyödynnetään yrityksen kasvattamisessa.

Lisäksi onnistuneisiin suositteluihin liittyvät kannustimet tai palkkiot toimivat motivaattorina ja tunnustuksena heidän panoksestaan.

5. Kulttuurinen sopivuus ja tiimin yhtenäisyys

Työntekijät suosittelevat todennäköisesti henkilöitä, joiden he uskovat sopivan hyvin yrityksen nykyiseen kulttuuriin. Tämä johtaa rekrytointeihin, jotka ovat paremmin linjassa yrityksen arvojen kanssa ja voivat integroitua tiimeihin sujuvammin. 

Ajan myötä tämä voi johtaa yhtenäisempään ja yhteistyökykyisempään työpaikkaan, mutta varo muuttumasta liian yhdenmukaiseksi. 

Mariya Hristovalla on tästä hyviä neuvoja artikkelissaan, joka käsittelee monimuotoisuuden huomioimista rekrytointistrategiassa:

"Kun pyydän suositteluja, varmistan aina, että lisään kysymykseen uuden näkökulman. Kysyn aina: “Kenen ääntä emme ole kuulleet tiimissänne? Miten voisimme saada hänet tänne osallistumaan?”. Se saa ihmiset ajattelemaan asioita hieman eri tavalla."

6. Pääsy passiivisiin ehdokkaisiin

Monet huippusuoriutujat ovat passiivisia ehdokkaita, jotka eivät aktiivisesti etsi uutta työtä. Työntekijöiden suosittelujen avulla voidaan tavoittaa näitä passiivisten ehdokkaiden joukkoja, sillä työntekijät saattavat tuntea henkilöitä, jotka eivät aktiivisesti etsi työpaikkaa mutta olisivat kiinnostuneita erinomaisesta mahdollisuudesta.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

7. Skaalautuvuus

Työntekijöiden suositteluohjelma skaalautuu yrityksen kasvun mukana. Organisaation laajentuessa suositteluverkosto kasvaa, mikä johtaa entistä suurempaan potentiaalisten ehdokkaiden joukkoon. Tämä skaalautuvuus varmistaa, että ohjelma pysyy tehokkaana rekrytointitarpeiden kasvaessa.

8. Tietoon perustuvat havainnot

Suositteluohjelmat voivat tarjota arvokasta tietoa ja näkemyksiä rekrytointitrendeistä, kuten siitä, mitkä osastot tai tehtävät saavat eniten suosituksia ja kuinka onnistuneita nämä rekrytoinnit ovat. 

Nämä tiedot voivat auttaa tarkentamaan rekrytointistrategioita, parantamaan yleisiä rekrytointikäytäntöjä ja tuomaan esiin mahdollisia haasteita, joita tiimi saattaa kohdata.

Mitä tulee ottaa huomioon ennen työntekijöiden suositteluohjelman käyttöönottoa

Työntekijöiden suositteluohjelmat ovat suhteellisen helppoja ottaa käyttöön. Seuraavista asioista sinun tulee päättää.

1. Kannustinrakenne

• Palkitsemisjärjestelmä: Päätä tarjottavien kannustimien tyyppi, kuten rahapalkkiot, lahjakortit, ylimääräiset lomapäivät tai ei-rahalliset palkkiot, kuten huomionosoitukset yrityksen viestinnässä.
• Palkkioiden ajoitus: Määritä, milloin kannustimet annetaan (esimerkiksi sen jälkeen, kun suositeltu ehdokas on palkattu, suorittanut koeajan tai työskennellyt tietyn ajan).
• Budjetointi: Varmista, että palkkioille on varattu budjetti ja että se on kestävä ohjelman laajentuessa.

2. Ohjelman säännöt ja kelpoisuus

• Selkeät säännöt: Laadi selkeät ohjeet siitä, ketkä voivat osallistua, mitkä tehtävät ovat suositeltavissa ja mitä rajoituksia sovelletaan (esimerkiksi tietyt ylimmän tason tehtävät tai osastot voidaan jättää ulkopuolelle).
• Avoimuus: Viesti säännöistä, kelpoisuudesta ja prosessista selkeästi kaikille työntekijöille sekaannusten välttämiseksi ja oikeudenmukaisuuden varmistamiseksi.
• Ristiriitojen käsittely: Harkitse, miten toimitaan tilanteissa, joissa useat työntekijät suosittelevat samaa ehdokasta tai joissa suosituksia tehdään tehtäviin, joiden vaikeustaso vaihtelee.

3. Ohjelman markkinointi ja viestintä

• Sisäinen markkinointi: Suunnittele, miten ohjelmaa markkinoidaan organisaation sisällä, jotta kaikki työntekijät tietävät siitä ja ymmärtävät, miten se toimii.
• Säännölliset päivitykset: Pidä työntekijät ajan tasalla ohjelman onnistumisista ja mahdollisista muutoksista sekä tuo parhaat suosittelijat esiin osana jatkuvaa sitouttamista.
• Palautekanava: Luo kanavia, joiden kautta työntekijät voivat antaa ohjelmasta palautetta ja auttaa sen kehittämisessä ajan mittaan.

4. Suositteluprosessi

• Helppokäyttöisyys: Varmista, että suositteluprosessi on työntekijöille yksinkertainen ja helppokäyttöinen, tapahtuipa se verkkoportaalin, sähköpostin, yksityisviestin tai muun menetelmän kautta.
• Seuranta ja valvonta: Ota käyttöön järjestelmä, jolla suosituksia voidaan seurata, niiden etenemistä tarkkailla ja varmistaa, että työntekijät saavat asianmukaisen tunnustuksen.
• Huomioiminen: Luo prosessi jokaisen suosituksen huomioimiseksi, vaikka se ei johtaisi rekrytointiin, jotta työntekijöiden motivaatio säilyy.

5. Oikeudelliset ja eettiset näkökohdat

• Lakien noudattaminen: Varmista, että ohjelma noudattaa paikallista työlainsäädäntöä ja määräyksiä, mukaan lukien syrjinnän vastaiset käytännöt.
• Oikeudenmukaisuus ja inklusiivisuus: Ota huomioon monimuotoisuutta ja osallisuutta koskevat tavoitteet; varmista, ettei ohjelma vahingossa aseta tiettyjä ryhmiä epäedulliseen asemaan tai johda vähemmän monimuotoiseen ehdokasjoukkoon.
• Tietosuoja: Varmista, että suositeltujen ehdokkaiden tietojen käsittely noudattaa tietosuojalakeja ja yrityksen käytäntöjä.

6. Mittaaminen ja mittarit

• Keskeiset mittarit: Tunnista keskeiset suorituskykymittarit (KPI:t), joilla ohjelman tehokkuutta mitataan, kuten suositusten määrä, suositusten rekrytoinneiksi muuttumisen aste, henkilöstön pysyvyysasteet ja rekrytoinnin kustannukset.
• Säännöllinen arviointi: Suunnittele ohjelman säännölliset arvioinnit sen vaikutusten tarkastelemiseksi ja tarvittavien muutosten tekemiseksi tietojen perusteella.

7. Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin

• HR-järjestelmien integrointi: Varmista, että kaikki suositteluohjelmistot voidaan integroida olemassa oleviin HR-järjestelmiisi, kuten hakijanseurantajärjestelmääsi tai muuhun pienyrityksille tarkoitettuun HR-ohjelmistoon.
• Yhdenmukaisuus yrityskulttuurin kanssa: Varmista, että ohjelma sopii hyvin yrityksen kulttuuriin ja arvoihin sekä vahvistaa myönteistä käyttäytymistä ja sitoutumista.

Työntekijöiden suositteluohjelman suunnittelu ja hallinta

Suunnittele ja hallinnoi tehokasta työntekijöiden suositteluohjelmaa tämän oppaan avulla.

1. Määritä selkeä omistajuus ja vastuu

• Ohjelman hallinta: Nimeä ohjelman hallinnasta vastaava henkilö tai tiimi. Tämä voi olla joku HR:stä, henkilöstöhankinnasta tai monialaisesta tiimistä.
• Roolit ja vastuut: Määritä selkeästi roolit, kuten se, kuka seuraa suosituksia, hallinnoi viestintää, käsittelee maksut ja seuraa ohjelman onnistumista.

2. Sujuvoita suositteluprosessia

• Yksinkertaista prosessia: Varmista, että suositteluprosessi on helppokäyttöinen ja selkeä. Käytä rekrytointiohjelmistoa tai muita digitaalisia alustoja, joiden kautta työntekijät voivat helposti lähettää suosituksia, seurata niiden tilaa ja saada päivityksiä.
• Anna selkeät ohjeet: Tarjoa vaiheittaisia oppaita tai usein kysyttyjä kysymyksiä, joissa selitetään, miten ohjelma toimii, miten suositus tehdään ja mitä seuraavaksi tapahtuu.

3. Viestintä 

• Ohjelman käynnistäminen: Ilmoita ohjelmasta selkeästi ja kerro sen tarkoituksesta, prosessista sekä osallistumisen hyödyistä. Tämä voidaan tehdä sähköpostitse, intranetissä, yrityksen kokouksissa tai henkilöstötilaisuuksissa.
• Jatkuvat päivitykset: Pidä työntekijät ajan tasalla ohjelman onnistumisesta, muutoksista ja uusista kannustimista säännöllisten päivitysten avulla. Nosta esiin onnistumistarinoita ja huomioi työntekijät, jotka ovat tehneet onnistuneita suosituksia.

4. Kannusta ja palkitse osallistumisesta

• Palkitse ajoissa: Varmista, että palkinnot annetaan nopeasti, kun suosittelulle asetetut ehdot täyttyvät. Tämä tapahtuu yleensä sen jälkeen, kun suosittelija on työskennellyt yrityksessä tietyn ajan.
• Huomioiminen: Huomioi onnistuneita hakijoita suositelleet työntekijät koko yrityksen kattavilla ilmoituksilla, palkinnoilla tai muilla tunnustuksilla rahallisten palkkioiden lisäksi.

5. Seuraa ja mittaa suorituskykyä

• Tiedonkeruu: Seuraa ohjelmiston tai työkalujen avulla suosituksia niiden lähettämisestä palkkaamiseen asti. Seuraa myös rekrytointimittareita, kuten suositusten määrää, konversioasteita, palkkaamiseen kuluvaa aikaa ja suositeltujen työntekijöiden pysyvyyttä.
• Raportointi: Tarkastele tietoja säännöllisesti arvioidaksesi ohjelman tehokkuutta ja tunnistaaksesi kehityskohteita. Tähän tulisi sisältyä sekä määrällisiä mittareita että osallistujilta saatua laadullista palautetta.

6. Edistä jatkuvaa sitoutumista

• Kannusta osallistumaan: Kannusta työntekijöitä jatkuvasti osallistumaan suositteluohjelmaan muistuttamalla heitä sen hyödyistä ja tuomalla esiin päivityksiä tai onnistumistarinoita.
• Palautekierros: Kerää työntekijöiltä palautetta ohjelmasta ja tee tarvittavat muutokset. Tämä voidaan toteuttaa kyselyillä, kohderyhmäkeskusteluilla tai epämuodollisilla keskusteluilla.

7. Huolehdi lainmukaisuudesta

• Oikeudelliset näkökohdat: Varmista, että ohjelma noudattaa kaikkia asiaankuuluvia työlakeja ja määräyksiä, mukaan lukien tietosuojaan ja syrjinnän ehkäisemiseen liittyvät säännökset.
• Dokumentointi: Säilytä yksityiskohtaiset tiedot kaikista suosituksista, viestinnästä ja palkkioiden maksuista tarkastuksia varten.

Esimerkkejä työntekijöiden suositteluohjelmista

HubSpot

HubSpot tarjoaa palkkioita paitsi onnistuneista rekrytoinneista myös hakijoista, jotka pääsevät haastatteluprosessin viimeisiin vaiheisiin. Tämä kannustaa työntekijöitä suosittelemaan laadukkaita hakijoita, vaikka heitä ei lopulta palkattaisikaan.

HubSpot palkitsee sekä suosittelijaa että suosittelun kohdetta lisäeduilla myös perehdytysprosessin​ aikana.

More Articles

• Tekoäly työhaastatteluissa: uudet trendit, käyttötapaukset & mitä seuraavaksi
• Tekoäly ansioluetteloiden seulonnassa: johdonmukaisuuden, skaalautuvuuden ja arvioinnin laadun parantaminen
• Tekoäly rekrytoinnissa: trendit, muutokset ja tulevaisuus

The Cheesecake Factory

Heidän ”Menestyksen siivu” -suositteluohjelmansa tarjoaa taloudellisten palkkioiden lisäksi henkilökohtaisia etuja, kuten ilmaisia aterioita ja tunnustustilaisuuksia.

Tässä lähestymistavassa korostuu henkilökohtainen huomio, mikä saa työntekijät tuntemaan itsensä arvostetuiksi ja kannustaa heitä samalla osallistumaan yrityksen kasvuun.

Marriott International

Marriottin ”Vieraanvaraisuuden lähettiläät” -ohjelma kannustaa työntekijöitä suosittelemaan ehdokkaita, joilla on erinomaiset asiakaspalvelutaidot. Onnistuneista suosituksista voi saada palkkioita, kuten ilmaisia hotelliyöpymisiä, ravintolalahjakortteja tai matkakokemuksia.

Intel

Intel kaksinkertaistaa työntekijän suosittelupalkkion naisista, vähemmistöihin kuuluvista henkilöistä ja veteraaneista tehdyistä suosituksista edistääkseen monimuotoista osaajajoukkoa.

Accenture

Accenturen työntekijöiden suositteluohjelmassa työntekijät voivat lahjoittaa osan suosittelubonuksestaan valitsemalleen hyväntekeväisyysjärjestölle, ja yritys tekee vastaavan lahjoituksen.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lisää neuvoja työntekijöiden suositteluohjelmista ja muista rekrytointistrategioista, tilaa henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajille tarkoitettu uutiskirjeemme, joka tarjoaa tietoa ja parhaita käytäntöjä urasi kehittämiseen ja suuremman vaikutuksen aikaansaamiseen organisaatiossasi.