5 menetelmää, joiden avulla voit käsitellä haastavia tiimin jäseniä
Vaikeiden työntekijöiden kanssa toimiminen edellyttää käytännönläheisiä strategioita haastavaan käyttäytymiseen puuttumiseksi, paremman viestinnän rakentamiseksi ja kaikkien tehokkaan yhteistyön edistämiseksi.
Tässä artikkelissa selitän, mikä tekee joidenkin ihmisten kanssa työskentelystä haastavaa, ja jaan selkeitä toimintatapoja, joiden avulla voit käsitellä hankalia tiiminjäseniä menettämättä malttiasi tai järkeäsi. Jos sinulla on vaikeuksia jonkun tiimisi jäsenen kanssa, löydät täältä käytännön ratkaisuja, jotka auttavat sekä sinua että häntä onnistumaan.
Millainen on vaikea työntekijä?
On monia ominaisuuksia, jotka voivat tehdä jonkun kanssa työskentelystä vaikeaa. Hän voi esimerkiksi olla:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Häiritsevä
- Vastahakoinen
- Sitoutumaton
- Myrkyllinen
- Tuottamaton
- Passiivis-aggressiivinen
- Huono kuuntelija
- Empatian puute
Tai ehkä hän ei vain pidä sinusta!
On kuitenkin hyvä muistaa, että vaikeus, kuten kauneuskin, on katsojan silmässä.
Tohtori Louise Hamilton, psykoterapeutti, neuvoo esihenkilöitä ”pysähtymään hetkeksi pohtimaan ja miettimään, miksi joku saattaa ärsyttää sinua niin paljon.” Muistuttaako hän sinua jostakusta toisesta? Onko olemassa tiettyjä käyttäytymismalleja, jotka laukaisevat sinussa voimakkaan reaktion?
Samoin jos työntekijä aiheuttaa kitkaa muiden tiiminjäsenten kanssa, taustalla voi olla enemmän kuin päällepäin näyttää.
Ehkä työntekijä ei olekaan ongelma, vaan se, mitä hän edustaa. Onko esimerkiksi ”vaikea” työntekijä uusi tulokas, joka on saanut roolin, jota joku toinen odotti saavansa? Suositteliko häntä epäsuosittu esihenkilö toisesta osastosta? Onko vika yksilön sijaan tiimin dynamiikassa?
Johtamisvalmentaja Greg Stephens toteaa: ”Minusta kaikki työtoverit ovat joskus ’hankalia’. Se riippuu henkilöstä, siitä, millainen päivä hänellä on, keskusteltavaan asiaan liittyvistä olosuhteista ja suhteesta juuri sillä hetkellä.”
Vaikka siis päättäisit työntekijän itsensä aiheuttavan ongelman, asiaa kannattaa silti selvittää hieman tarkemmin. Kuten viestintäkouluttaja ja johtamisvalmentaja Edoardo Binda Zane huomauttaa:
”On tärkeää muistaa, että ’vaikea’ on aina subjektiivinen määritelmä. Jotta vaikean työtoverin kanssa voidaan toimia tehokkaasti, on aina ensin ymmärrettävä, mikä hänen käyttäytymistään ohjaa.”
Yhteenvetona: jos tiimissäsi on vaikea työntekijä, älä tee heti johtopäätöksiä ilman kaikkia tosiasioita. Toimi sen sijaan näin:
5 vinkkiä vaikean työntekijän kanssa toimimiseen
Kun kyseessä on huonosti asennoituva työntekijä, tässä on 5 käytännön askelta, joiden avulla voit puuttua tilanteeseen säilyttäen samalla ammatillisen otteen:
1. Tunnista ongelma
Ongelman kohtaamista voi olla houkuttelevaa vältellä. Harva meistä nimittäin nauttii vaikeista keskusteluista.
Tällainen ajattelu on kuitenkin lyhytnäköistä. Johtamisvalmentaja Robin Pou huomauttaa: ”Vastakkainasettelu ja konflikti ovat kaksi eri asiaa. Jos otat asian puheeksi, se voidaan ehkä ratkaista – ja näin estää konfliktin syntyminen. Jos et kuitenkaan ota asiaa puheeksi, tuleva konflikti on lähes varmasti väistämätön… Ongelmien kohtaaminen on vaikeaa ja vie aikaa. Konflikti on kuitenkin vielä vaikeampi ja aikaa vievämpi.”
Stephens selittää, että hänen kokemuksensa mukaan ongelmana ei ole se, etteivät esihenkilöt haluaisi kohdata haastavaa työntekijää, vaan se, etteivät he tiedä, miten se tehdään.
”Se vaikuttaa tahdon puutteelta, mutta todellisuudessa kyse on taidon puutteesta.” Monet johtajat pelkäävät, etteivät pysty käsittelemään ongelmallista käytöstä tehokkaasti. Jos et tunne oloasi mukavaksi vaikeiden keskustelujen käymisessä, voi olla hyödyllistä ottaa yhteyttä henkilöstöosastoon ja pyytää asiaankuuluvia oppimateriaaleja.
2. Kuuntele ensin
Kun olet päättänyt ryhtyä toimiin, saatat tuntea houkutusta pyytää työntekijää istumaan kanssasi ja kertoa hänelle hänen huonon käytöksensä vaikutuksista. Binda Zane kuitenkin varoittaa, että tämä saattaa kääntyä itseään vastaan. Hänen kokemuksensa mukaan kuunteleminen ennen puhumista tai toimimista on paljon tehokkaampaa vaikeiden ihmisten kanssa:
”Vaikein kollega, jonka kanssa olen koskaan työskennellyt, oli henkilö, joka ei hoitanut hänelle annettuja tehtäviä. Kun hänet haastettiin asiasta, hän yksinkertaisesti pyysi anteeksi, lupasi hoitaa tehtävät ja jätti ne sitten kuitenkin tekemättä. Tätä jatkui kerta toisensa jälkeen. Se oli turhauttavaa ja viivästytti kaikkien työtä.”
”Kokeilin kaikkea hänen huomiotta jättämisestään (mikä ei toiminut) hänen kohtaamiseensa (mikä ei toiminut) ja jopa keskustelin asiasta esimiehemme kanssa (mikä ei myöskään toiminut). Ainoa asia, joka toimi, oli vaikein mahdollinen: kuuntelin häntä.”
”Useimmiten ihmiset haluavat vain, että joku kuuntelee heitä. Jo pelkkä heidän syvempien motiiviensa kuunteleminen voi saada heidät tuntemaan itsensä ymmärretyiksi ja motivoida heitä tekemään jotain käytökselleen. Kyse on perustavanlaatuisesta vastavuoroisuudesta: jos sinä kuuntelet minua, minä kuuntelen sinua.”
Kuuntelemalla aktiivisesti ja osoittamalla empatiaa tuomitsemisen ja neuvojen sijaan asetut tukijaksi kritisoijan sijaan. Loppujen lopuksi sekä sinä että suoraan sinulle raportoiva työntekijä haluatte samaa asiaa — positiivista ja tuottavaa työympäristöä koko tiimille.
3. Anna konkreettisia esimerkkejä ja esitä avoimia kysymyksiä
Kun puhut työntekijän käytöksestä, pitäydy mielipiteiden sijaan tosiasioissa ja havainnoissa.
Voit esimerkiksi sanoa: ”Huomasin viime kokouksessa, että keskeytit muut tiimin jäsenet toistuvasti.” Tämä auttaa pitämään keskustelun ammattimaisena ja objektiivisena sen sijaan, että se muuttuisi väittelyksi ja riitelyksi.
Älä myöskään esitä johdattelevia kysymyksiä — ne voivat saada ongelmallisesti käyttäytyvän työntekijän puolustuskannalle. Pyri pitämään kysymykset avoimina ja kutsu keskusteluun. Sen sijaan että sanoisit ”Miksi keskeytät aina kaikki? Etkö pidä heidän näkemyksiään arvokkaina?”, muotoile kysymys esimerkiksi näin: ”Miltä sinusta tuntuu tiimikokousten aikana?” tai ”Mitä luulet olevan meneillään?”
4. Kerro odotuksista selkeästi
Johtamiskonsultti Liz Kislik kehottaa johtajia kertomaan selkeästi työntekijän käytöksen aiheuttamista kielteisistä vaikutuksista.
HBR:n artikkelissa Kislik muistelee johtajaa, joka epäröi keskustella suoraan hänelle raportoivan työntekijän heikosta suoriutumisesta, koska pelkäsi loukkaavansa tämän tunteita. Ilman tarvitsemaansa palautetta työntekijän suoriutuminen kuitenkin jatkoi heikkenemistään, ja lopulta hänet siirrettiin alempaan tehtävään.
Toisin sanoen johtaja esti alisuoriutuvaa työntekijää parantamasta tuloksiaan, koska ei kertonut odotuksistaan selkeästi. Jokainen työntekijä, olipa hänen kanssaan kuinka haastavaa tahansa, ansaitsee mahdollisuuden oppia ja kehittyä.
HR-tapausten hallinta-alustojen avulla johtajat voivat seurata käyttäytymistrendejä ja ottaa käyttöön yksilöllisiä ratkaisuja haastavien työntekijöiden kanssa.
5. Tiedä, missä raja kulkee
Johtajien on kuitenkin myös oltava valmiita tekemään vaikeita päätöksiä.
Kuten Events Made Simplen Natasha Maddock asian ilmaisee: ”Vaikeiden työntekijöiden kanssa toimiminen on todennäköisesti yksi haastavimmista tehtävistä, joita johtaja kohtaa. Jos häiritsevään tiimin jäseneen ei kuitenkaan puututa nopeasti ja tehokkaasti, seuraukset muulle tiimille voivat olla katastrofaaliset. Valitettavasti yksi mätä omena voi pilata koko korin, ja yksi kielteinen henkilö voi vaikuttaa merkittävästi työympäristöön luoden myrkyllisen ilmapiirin, joka heikentää koko osaston suoriutumista ja sitoutumista. Siksi on parempi toimia nopeasti, jos mahdollista!”
Kun olet antanut työntekijälle palautetta ja tarjonnut riittävästi mahdollisuuksia sekä kohtuullisen ajan kielteisen käytöksen parantamiseen, on aika harkita seuraavia toimia. Voit haluta edetä kurinpitotoimiin tai jopa irtisanoa työntekijän. Vaikeiden työntekijöiden kanssa toimiminen ei ole koskaan helppoa, mutta johtajana sinun on ajateltava koko tiimin etua. Yksi myrkyllinen työntekijä voi vahingoittaa paitsi tiimin työmotivaatiota myös yrityskulttuuria kokonaisuutena.
Kun haluat käsitellä vaikeita työntekijöitä, etsi ongelman perimmäinen syy.
Jos sinun on vaikea käsitellä haastavaa suoraa alaista, tärkeintä on selvittää, mikä todellinen ongelma on.
Onko työntekijä todella niin hankala, vai kärsiikö hän henkilökohtaisista ongelmista? Onko hänen asenteensa huono, koska hän kokee jääneensä ilman ylennystä tai koska hän tuntee olevansa eristäytynyt muusta tiimistä?
Tai ehkä hän ei olekaan ongelma. Ehkä oma historiasi tai henkilökohtaiset herkät kohtasi tekevät hänen kanssaan työskentelystä sinulle vaikeaa, tai ehkä tiimin dynamiikka luo liian vastakkainasettelevaa ilmapiiriä.
Oli ongelma mikä tahansa, hyvänä esihenkilönä sinun tehtäväsi on puuttua siihen mahdollisimman pian. Ole rehellinen ja suora, ja lähesty keskusteluja ongelmallisen työntekijän kanssa hyvässä uskossa ja runsaasti empatiaa osoittaen. On täysin mahdollista, että saat tilanteen käännettyä ja autat vaikeaa työntekijääsi muuttumaan onnelliseksi ja tuottavaksi tiimin jäseneksi.
Jos olet uusi esihenkilö ja etsit asiantuntevilta yritysjohtajilta lisää neuvoja ihmisten johtamiseen, tutustu uusien esihenkilöiden käsikirjaamme. Löydät sieltä asiantuntijahaastatteluja sekä hyväksi todettuja vinkkejä ja niksejä, joiden avulla pääset parhaalla mahdollisella tavalla alkuun.
Tässä vielä muutamia artikkeleita, jotka auttavat sinua johtamismatkallasi:
- Miksi sinun ei pitäisi uutena esihenkilönä pelätä avun pyytämistä (ja miten se tehdään)
- Ystävästä pomoksi: kuinka luoda auktoriteettia ja asettaa rajoja uutena esihenkilönä
- Liian syvällä: kuinka pysyä rauhallisena ja jatkaa eteenpäin, kun olet uutena esihenkilönä kuormittunut
- Vinkkejä ihmisten johtamiseen uusille ja kokeneille esihenkilöille
- 5 tapaa antaa vaikuttavampaa palautetta
- Kuinka siirtyä esihenkilöstä valmentajaksi
Jos haluat säännöllisesti asiantuntevia neuvoja tiimien johtamiseen ja terveiden, tuottavien organisaatioiden rakentamiseen, tilaa People Managing People -uutiskirje.
