Kuinka antaa palautetta: 5 tapaa säilyttää rakentavuus vaikeissa keskusteluissa

5 tapaa antaa palautetta

Tehokas palaute on henkilökohtaisen ja ammatillisen kasvun kulmakivi. Se edistää kehittymistä, kannustaa viestintään ja rakentaa luottamusta. Palautteen antamistapa on kuitenkin yhtä tärkeä kuin itse palaute.

Tehokkaat tavat puuttua ongelmallisten työntekijöiden toimintaan alkavat usein palautteen antamisesta suoraan, rakentavasti ja ratkaisukeskeisesti.

Tarkastelemme viittä tekniikkaa, jotka tehostavat palautteesi vaikutusta. Olitpa esihenkilö, kollega tai mentori, näiden strategioiden tarkoituksena on varmistaa, että palautteesi on rakentavaa, empaattista ja voimaannuttavaa.

1. Käy vaikeat keskustelut mahdollisimman pian
2. Kirjaa tavoitteet, odotukset ja palaute kirjallisesti
3. Poista epäselvyydet
4. Hyödynnä aivotutkimusta
5. Edistä jatkuvaa palautetta

1. Käy vaikeat keskustelut mahdollisimman pian

Vaikka aivomme on ohjelmoitu välttämään konflikteja, rehellisyys ja vastuu ovat ainoa tapa viestiä työntekijöiden kanssa tehokkaasti. 

Kaikki kuulevat mielellään positiivista palautetta, mutta voi tuntua henkisesti raskaalta istua tiimin jäsenen kanssa ja kertoa hänelle, missä hän ei yllä tavoitteisiin. Kukaan ei myöskään halua saada negatiivista palautetta.

Rakentavan kritiikin taito

Esihenkilöitä ja johtajia valmentaessani olen huomannut, että useimmat esihenkilöt välttelevät vaikeita keskusteluja, koska he eivät halua ihmisten “tuntevan oloaan huonoksi” ja pelkäävät heidän reagoivan kielteisesti kriittiseen palautteeseen.

Tämän seurauksena esihenkilöt eivät käsittele huolenaiheitaan suoraan tiimin jäsenen kanssa. Kun he lopulta tulevat luokseni saadakseen apua, työntekijän heikko suoriutuminen on edennyt niin vakavaksi, että he kokevat, ettei tilanteen korjaamiseksi ole enää keinoa.

Käytännön neuvoja

Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla varmistat, että kritiikkisi otetaan hyvin vastaan ja että sillä on vaikutusta.

• Anna palautetta oikea-aikaisesti – Älä odota, kunnes hän on siirtynyt johonkin muuhun tai omaksunut huonoja toimintatapoja.
• Rakenna keskustelu hänen menestyksensä ympärille – Työntekijän ja hänen työnsä potentiaalin vahvistaminen on tehokkaampaa kuin virheiden jatkuva korostaminen ja hänen epävarmaksi tekemisensä.
• Ole suora ja selkeä – Epämääräinen lähestymistapa voi hämmentää työntekijöitä entisestään ja varmistaa, että viestisi menee hukkaan. Ytimekkyys ja selkeyteen keskittyminen ovat aina parempi vaihtoehto.
• Lähesty työntekijää empaattisesti – Et yksinkertaisesti tiedä, mitä toinen joutuu käsittelemään työn ulkopuolella. Muista, että kyseessä on ihminen, jolla voi olla vaikeuksia ihmissuhteissa tai mielenterveyteen tai fyysiseen terveyteen liittyviä ongelmia.

Gallupin mukaan 98 % työntekijöistä ei sitoudu työhönsä, jos heidän esihenkilönsä antaa heille vain vähän tai ei lainkaan palautetta. Tehokas palaute on siksi ratkaisevan tärkeää korkean suoriutumisen ja työntekijöiden sitoutumisen edistämisessä.

2. Kirjaa kaikki tavoitteet, odotukset ja palaute kirjallisesti

Paras tapa poistaa odotuksiin liittyvät epäselvyydet on kirjoittaa ne muistiin paikkaan, joka on kaikkien osapuolten helposti saatavilla. Tämä koskee palautteen lisäksi myös tiimin jäsenten yleisiä tavoitteita ja odotuksia. 

Esihenkilöiden on hyvä pitää säännöllisesti sovittuja kahdenkeskisiä tapaamisia jokaisen suoran alaisensa kanssa, mielellään viikoittain. Ehdotan, että käytät kahdenkeskisen tapaamisen mallipohjaa, joka päivitetään ennen toistuvaa tapaamista, jotta kaikki osapuolet pysyvät samalla linjalla ja aikataulussa. 

Kun keräät odotuksia ja palautetta, työntekijöiden arviointityökalujen hyödyntäminen varmistaa, että palautteesi perustuu mitattaviin suorituskykymittareihin.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Mallipohjan hyödyt

Kahdenkeskisen tapaamisen mallipohjan käyttäminen auttaa jäsentämään keskustelua, selkeyttämään prioriteetteja ja seuraamaan tavoitteiden edistymistä ajan mittaan. Se on myös erinomainen tapa valmistella suoraa alaista tulevaa palautekeskustelua varten.

Joskus esihenkilöiden on tarpeen tavata tiimin jäsen erikseen tapahtuman jälkipuintia tai virallista suorituskeskustelua varten. 

Näin voit lähestyä tällaista keskustelua:

• Jäsennä palaute vähintään kolmeen, mutta enintään viiteen teemaan ja lisää tueksi esimerkkejä kustakin käsiteltävästä heikon suoriutumisen tai käyttäytymisen osa-alueesta. 
• Kerro vaikutuksista, joita heikolla suoriutumisella tai tietyllä käyttäytymisellä on asiakkaisiin, sidosryhmiin ja työtovereihin.
• Ole mahdollisimman täsmällinen ja anna konkreettisia esimerkkejä havaitsemastasi sekä siitä, mitä haluaisit nähdä sen sijaan.
• Pyydä työntekijältä näkemyksiä, mukaan lukien hänen ehdotuksensa siitä, miten asioita voitaisiin parantaa ja millaisia sitoumuksia hän voi tehdä jatkossa.
• Vahvista tukesi työntekijälle ja kerro, että tavoitteenasi on auttaa häntä onnistumaan ja että olet valmis tarjoamaan resursseja ja ohjausta matkan varrella.
• Sopikaa seuraavista vaiheista ja määritelkää molemmille osapuolille selkeät opit ja toimenpiteet.

Käytännön neuvoja

Kun käytte muodollisempaa keskustelua, muista lähettää siitä jälkikäteen kirjallinen yhteenveto sähköpostitse. 

Itse käytän käsikirjoitusta, joka alkaa näin: ”Haluaisin kerrata tämänpäiväisen keskustelumme tekemällä yhteenvedon siitä, mistä puhuimme ja mitä vaiheita otamme jatkossa.” 

Tämä varmistaa esihenkilön ja tiimin jäsenen yhteisymmärryksen ja tarjoaa viitteen, johon voi palata myöhemmin.

3. Poista epäselvyydet: käsittele heikkoa suoriutumista tunnistamalla kuilu

Joissakin tehtävissä heikon suoriutumisen alueet on helppo tunnistaa. Esimerkiksi myyjä joko saavuttaa myyntitavoitteensa tai ei saavuta sitä. Mutta entä jos tulokset ja yleinen suoriutuminen ovat vähemmän konkreettisia, kuten taloushallinnon tai henkilöstöhallinnon tehtävissä?

Esihenkilöiden voi olla haastavaa kuvata täsmällisesti, mikä jonkun heidän suoran alaisensa työssä ei suju oikein näillä alueilla, etenkin kun kyse on pehmeistä taidoista. Täsmällisyys ja selkeys ovat kuitenkin ratkaisevan tärkeitä kaikissa suoriutumisen parantamiseen tähtäävissä strategioissa.

Käytännön neuvoja

Crucial Accountability -malli tarjoaa suoraviivaisen lähestymistavan tämän haasteen ratkaisemiseen: 

• Kuvaa odotus
• Kuvaa, mitä havaitset ja mikä poikkeaa odotuksesta
• Tätä väliin jäävää tilaa kutsutaan nimellä ”kuilu”.

Seuraavan keskustelun tulisi keskittyä siihen, mitä työntekijän on tehtävä kuilun umpeen kuromiseksi. 

Tarvitseeko hän lisäresursseja tai ohjausta? Onko kyse osaamisen kehittämisestä?

Jotta työntekijää voidaan tukea odotusten täysimääräisessä täyttämisessä, hänellä on oltava selkeä kuva siitä, miltä onnistuminen näyttää.

4. Hyödynnä aivojen toiminnasta saatavaa tietoa

NeuroLeadership-instituutin perustaja David Rock esitteli SCARF-mallin viitekehykseksi muiden kanssa tehtävään yhteistyöhön, mukaan lukien palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen. 

Ajatus on yksinkertainen: jos aivot tulkitsevat sen, mitä aiot sanoa, sosiaaliseksi uhaksi, ne siirtyvät ”poispäin suuntautuvaan tilaan” eli eräänlaiseen taistele tai pakene -ajatteluun, mikä estää työntekijää käsittelemästä sitä, mitä olet kertomassa hänelle.

SCARF-mallin mukaan viisi aluetta, jotka voivat laukaista voimakkaimmin sosiaalisen uhkareaktion, ovat:

• Status – suhteellinen merkityksemme muihin nähden. Esimerkki: ”Arvostetaanko minua? Onko mielipiteelläni merkitystä?”
• Varmuus – kyky nähdä, mitä seuraavaksi on edessä. Esimerkki: ”Mitä tulevaisuus tuo tullessaan roolini tai yrityksen kannalta?”
• Autonomia – hallinnan tunteemme tapahtumien suhteen.  Esimerkki: ”Saanko käyttööni välineet, joiden avulla voin vaikuttaa omaan lopputulokseeni? Pystynkö tekemään omat päätökseni?”
• Yhteenkuuluvuus – kuinka turvalliseksi tunnemme olomme muiden kanssa. Esimerkki: ”Voinko luottaa ympärilläni oleviin ihmisiin? Olenko osa tiimiä?”
• Oikeudenmukaisuus – käsitys tasapuolisesta kohtelusta. Esimerkki: ”Kohdellaanko minua samalla tavalla kuin kollegoitani?”

Jos kielteinen vastaus saa aivot siirtymään ”Poispäin-tilaan”, työntekijä on hajamielinen ja levoton eikä todennäköisesti muista paljoakaan siitä, mitä kerrot hänelle seuraavaksi. 

Käytännön neuvoja

Tavoitteena on lähestyä keskustelua ja muotoilla palaute niin, että työntekijän aivot siirtyvät ”Kohti-tilaan”. Tällöin aivot pystyvät ajattelemaan selkeästi, vastaanottamaan oivalluksia ja ratkaisemaan ongelmia.

Seuraavassa on muutamia ehdotuksia Kohti-tilan luomiseksi palautetta varten:

• Ilmoita kokouksesta etukäteen ja toimita selkeä esityslista
• Palautekeskustelu tulisi käydä kasvotusten (tai Zoomissa), jotta työntekijä voi nähdä esihenkilön kehonkielen ja ilmeet
• Kysy työntekijältä, onko nyt hyvä hetki palautekeskustelulle
• Lähesty keskustelua siitä näkökulmasta, miten voit tukea työntekijää
• Anna myös myönteistä palautetta ja kerro työntekijälle, missä hän onnistuu.

5. Edistä jatkuvan palautteen kulttuuria ja juhlistakaa onnistumisia

Jatkuvan palautteen kulttuurissa palaute ei ala ja pääty suoritusarviointeihin. Se tarkoittaa, että johtajat ja työntekijät pyytävät jatkuvasti palautetta ja organisaatiokulttuuri on sellainen, että palautteesta keskusteleminen usein on normaalia.

Tämä tarkoittaa, että valmennat johtajiasi pyytämään säännöllisesti palautetta alaisiltaan. Tällä strategialla on monia hyötyjä:

• Luo luottamukseen perustuvan ympäristön 
• Mahdollistaa huolenaiheiden ennakoivan käsittelyn
• Parantaa sekä esihenkilöiden että tiimin jäsenten viestintätaitoja
• Antaa työntekijöille mahdollisuuden ottaa vastuun omasta kehittymisestään, koska he voivat käsitellä haasteita.

Käytännön neuvoja

Jatkuvan palautteen kulttuurin edistäminen ei edellytä suurta, muodollista hanketta. Se alkaa siitä, että johtajasi antavat ja pyytävät palautetta säännöllisesti. Nykyisessä yrityksessäni toimimme seuraavilla tavoilla:

• Kannusta esihenkilöitä tunnustamaan ja palkitsemaan työntekijöitä erinomaisesta työstä sekä yksityisesti että julkisesti Slackin ”kiitokset”-kanavalla.
• Valmenna esihenkilöitä pyytämään säännöllisesti palautetta ja kiittämään tiimin jäseniä, kun he antavat sitä
• Varaa suoritusarviointeihin osio, joka on omistettu esihenkilöltä saatavalle palautteelle.
• Järjestä usein seurantakeskusteluja esihenkilön ja hänen suoran alaisensa välillä viestinnän pitämiseksi avoimena.

Hyödynnä viitekehystä palautemenettelysi kehittämisessä

Jäsennellyn viitekehyksen sisällyttäminen palautemenettelyyn voi parantaa merkittävästi sen tehokkuutta ja selkeyttä. Eri mallit sopivat erilaisiin tilanteisiin ja tarpeisiin. Tutustutaanpa joihinkin suosittuihin viitekehyksiin:

1. COIN-viitekehys

COIN tulee sanoista Context, Observation, Impact, Next steps eli asiayhteys, havainto, vaikutus ja seuraavat vaiheet.

Esimerkki: Eilisessä kokouksessa (asiayhteys) huomasin, että keskeytit useita kertoja (havainto). Tämä näytti häiritsevän keskustelun kulkua, ja muut vaikuttivat epäröivän osallistua (vaikutus). Tulevissa kokouksissa voisimme pyrkiä siihen, että annamme kaikkien puhua ajatuksensa loppuun (seuraavat vaiheet).

2. SBI (Tilanne-käyttäytyminen-vaikutus)

Keskittyy tiettyyn tilanteeseen, havaittuun toimintaan ja sen vaikutukseen.

Esimerkki: Tiimin työpajan aikana (tilanne) ratkaisit teknisen ongelman tehokkaasti (toiminta). Tämä auttoi meitä pysymään aikataulussa ja teki vaikutuksen asiakkaaseen (vaikutus).

3. STAR (tilanne–tehtävä–toiminta–tulos)

Korostaa tilanteen asiayhteyttä sekä tehtävää, toteutettua toimintaa ja saavutettua tulosta.

Esimerkki: Neljännesvuosittaisessa myyntikokouksessa (tilanne) tehtäväsi oli esitellä uusi strategia (tehtävä). Perusteellinen valmistautumisesi ja selkeä esityksesi (toiminta) johtivat tiimin innostuneeseen tukeen ja selkeään toimintasuunnitelmaan (tulos).

4. Pendletonin malli

Kannustaa ensin itsearviointiin, jota seuraavat myönteinen palaute ja kehitysehdotukset.

Esimerkki: Miten mielestäsi esityksesi sujui? Mielestäni sait yleisön osallistumaan tehokkaasti (myönteinen palaute), mutta ensi kerralla mukaan voisi ehkä ottaa enemmän tietoa (ehdotus).

5. BOOST (tasapainoinen, havaintoihin perustuva, objektiivinen, täsmällinen, oikea-aikainen)

Varmistaa, että palaute on tasapainoista, havaittuun toimintaan perustuvaa, objektiivista, täsmällistä ja oikea-aikaista.

Esimerkki: Havaitsin (havaintoihin perustuva) viimeisissä projektikokouksissa (oikea-aikainen), että näkemyksesi (täsmällinen) perustuvat huolelliseen tutkimukseen (objektiivinen). Jos yhdistät tähän enemmän vuorovaikutusta tiimin kanssa (tasapainoinen), vaikutus olisi vieläkin hyödyllisempi.

6. 360 asteen palaute

Kattava palaute, jota kerätään useista lähteistä, kuten kollegoilta, alaisilta ja esihenkilöiltä.

Esimerkki: Kollegasi arvostavat tiimityötäsi, nuoremmat työntekijät ihailevat johtamistasi, ja esihenkilönäsi arvostan sitoutumistasi. Tämä 360 asteen palaute osoittaa vahvat tiiminrakennustaitosi.

7. Lopeta–Aloita–Jatka

Yksinkertainen menetelmä, jossa määritellään, mitä toimintatapoja työntekijän tulisi lopettaa, aloittaa ja jatkaa.

Esimerkki: Sinun tulisi lopettaa viikoittaisten raporttien lykkääminen, alkaa osallistua aktiivisemmin tiimikeskusteluihin ja jatkaa erinomaista yhteydenpitoa asiakkaisiin.

Parhaat käytännöt palautteen antamiseen

Tehokkaan palautteen antaminen on taitolaji, joka edellyttää harkintaa ja osaamista. Tarkastellaan seuraavaksi parhaita käytäntöjä, joiden avulla palautteesta voi tehdä vaikuttavampaa ja rakentavampaa.

1. Ole täsmällinen ja objektiivinen

• Keskittyminen havaittavaan toimintaan tai tiettyihin tuloksiin: Keskity toimintaan ja tuloksiin, jotka ovat suoraan havaittavissa, subjektiivisten tulkintojen sijaan.
• Käytä objektiivista ja selkeää kieltä: Vältä monitulkintaisia ilmauksia ja kuvaile asiat täsmällisesti.
• Vältä yleistyksiä ja henkilökohtaisia arvioita: Pysy tosiasioissa ja vältä oletuksia henkilökohtaisista ominaisuuksista tai aikomuksista.

2. Keskity toiminnallisiin oivalluksiin

• Anna ohjeita siihen, miten myönteistä toimintaa voi kehittää tai ylläpitää: Tarjoa selkeitä ja käytännöllisiä neuvoja siitä, mitä voisi tehdä toisin tai jatkaa.
• Tarjoa konkreettisia parannusehdotuksia tai -toimia: Täsmälliset ja toiminnalliset askeleet auttavat muuttamaan palautteen todelliseksi muutokseksi.
• Varmista, että palaute johtaa käytännöllisiin ja saavutettavissa oleviin toimiin: Aseta realistisia odotuksia ja saavutettavissa olevia tavoitteita.

3. Säilytä tasapaino myönteisen ja rakentavan palautteen välillä

• Tunnista ja arvosta vahvuuksia ja onnistumisia: Hyvän työn tunnustaminen lisää motivaatiota ja itseluottamusta.
• Ota kehittämistä vaativat alueet esiin myönteisiä asioita varjostamatta: Varmista, ettei rakentava palaute kumoa onnistumisten tunnustamista.
• Käytä kannustavaa sävyä rohkaisemiseen ja motivointiin: Myönteinen sävy voi parantaa palautteen hyväksyttävyyttä ja tehokkuutta.

4. Anna palaute oikea-aikaisesti

• Anna palaute pian asiaankuuluvan tapahtuman tai havainnon jälkeen: Nopeasti annettu palaute varmistaa, että yksityiskohdat ovat tuoreessa muistissa ja helpommin yhdistettävissä tilanteeseen.
• Varmista, että palaute on merkityksellistä ja tilanteeseen sopivaa: Sovita palaute nykyisiin olosuhteisiin ja tavoitteisiin.
• Oikea-aikaisuus lisää palautteen merkityksellisyyttä ja vaikutusta: Välitön palaute koetaan todennäköisemmin merkitykselliseksi ja kiireelliseksi.

5. Edistä kaksisuuntaista vuoropuhelua

• Kannusta palautteen vastaanottajaa jakamaan näkökulmansa ja ajatuksensa: Tämä edistää ymmärrystä ja osoittaa kunnioitusta hänen näkökulmaansa kohtaan.
• Kuuntele aktiivisesti hänen vastauksiaan ja huolenaiheitaan: Aktiivinen kuunteleminen osoittaa empatiaa ja avoimuutta vuoropuhelulle.
• Edistä yhteistyöhön perustuvaa ympäristöä, jossa kaikki voivat kehittyä: Palaute on kaksisuuntainen prosessi, ja sitä tulisi käyttää yhteisen kehityksen välineenä.

Anna oikea palaute oikeaan aikaan

Palaute on olennainen osa suorituksen johtamista. Hyödynnä tässä esitettyjä ajatuksia, jotta organisaatiosi johtajat ja esihenkilöt voivat hallinnoida palautetta asianmukaisesti ja pyytää sitä.

Tämän ansiosta organisaatiosi voi puuttua ongelmiin ennen kuin niistä tulee hallitsemattomia ja samalla parantaa suorituskykyä sekä henkilöstön sitoutumista. 

Sen lisäksi, että luot jatkuvan suoritusta koskevan palautteen kulttuurin, seuraa vertaisten välisen palautteen trendejä ja palautesilmukan luomiseen liittyviä teknologian kehitysaskeleita.

Muista myös, että palaute on kaksisuuntainen prosessi. Ole aina avoin tiimisi jäseniltä saatavalle ylöspäin suuntautuvalle palautteelle siitä, miten voit kehittyä esihenkilönä, johtajana tai organisaationa yleisesti.

Kuten Mariya Hrsitova toteaa negatiivista palautetta käsittelevässä artikkelissaan: "Kukaan ei ole täydellinen palautteen antaja tai vastaanottaja! Tämä on oppimismatka, ja on tärkeää muistaa olla myös ihmisiä toisiamme kohtaan matkan varrella".