Neljännesvuosittainen suoritusarviointi: ohje ja mallipohja

Yksi neljännesvuosittaisten suoritusarviointien tärkeimmistä tavoitteista on sovittaa lyhyemmän aikavälin yksilölliset tavoitteet yhteen liiketoiminnan laajempien tavoitteiden kanssa (keskeinen suorituksen johtamisen menetelmä).

Tavoitteita voidaan tarkentaa tai mukauttaa muuttuvien prioriteettien perusteella, ja edistymisen arviointi jokaisella vuosineljänneksellä voi tehdä tavoitteista saavutettavampia. Edistymistä on myös helpompi seurata.

Toinen erityisesti neljännesvuosittaisiin arviointeihin liittyvä tavoite on rajata arvioinnin painopiste edellisiin kolmeen kuukauteen.

Tämä tarkoittaa, että arvioinnit ovat käytännönläheisempiä ja arviointikysymykset keskittyvät viimeaikaisiin saavutuksiin ja kehityskohteisiin. Ne tarjoavat puitteet tiheämmille seurannoille ja ovat ennakoivampi lähestymistapa suorituksen johtamiseen.

Mitä neljännesvuosittaisiin suoritusarviointeihin sisällytetään

Kuulostaako hyvältä tähän asti? Tässä ovat asiat, jotka neljännesvuosittaisissa arvioinneissa kannattaa käsitellä.

Suorituskykymittarit

Käytämme erilaisia suoritusarvioinnin tyyppejä, kuten määrällisiä mittareita (esim. myynnin tai asiakaspalvelun tavoitteet tai projektien tulokset) ja laadullisia tekijöitä (esim. tiimityö ja ongelmanratkaisutaidot), suoriutumisen arvioinnin tukena.

Joitakin laadullisen suoriutumisen mittausmenetelmiä:

• Käyttäytymiseen ankkuroituvat arviointiasteikot (BARS): Käytä tiettyihin käyttäytymismalleihin ankkuroitua suoritusarviointiasteikkoa laadullisten ominaisuuksien johdonmukaiseen arviointiin.
• 360 asteen palaute: Kerää palautetta eri lähteistä saadaksesi kattavan kuvan työntekijän suoriutumisesta.
• Osaamisperusteiset tarkistuslistat: Käy arviointien aikana läpi keskeisten osaamisten tarkistuslista ja havainnoitavat käyttäytymismallit.
• projektien tulokset ja tapaustutkimukset: Analysoi projektien tuloksia tai tapaustutkimuksia arvioidaksesi panosta esimerkiksi luovuuden ja aloitteellisuuden kaltaisilla osa-alueilla.

Tavoitteiden yhdenmukaisuus

Tarkista ja mukauta tavoitteita niin, että ne vastaavat työntekijän uratoiveita ja yrityksen strategisia painopisteitä.

Palaute ja eteenpäin suuntaava palaute

Anna rakentavaa palautetta aiemmasta suoriutumisesta ja tarjoa eteenpäin suuntaavaa palautetta, jossa keskitytään tulevaa kehittymistä edistäviin konkreettisiin ehdotuksiin.

Avoimen vuoropuhelun edistäminen

Koulutamme esihenkilöitämme esittämään merkityksellisiä kysymyksiä, jotka kannustavat tiimin jäseniä jakamaan kokemuksiaan, huolenaiheitaan ja toiveitaan. Esimerkkejä ovat ”Millainen tuki auttaisi sinua saavuttamaan tavoitteesi?” ja ”Mitä taitoja haluat kehittää?”.

Ammatillisen kehittymisen mahdollisuuksien tunnistaminen

Nämä arvioinnit tarjoavat mahdollisuuden tunnistaa koulutuksia, sertifiointeja, haastavia työtehtäviä tai mentorointimahdollisuuksia, jotka vastaavat sekä työntekijän uratavoitteita että yrityksen tarpeita.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Konkreettiset toimenpiteet

Päätä arviointi määrittelemällä täsmälliset ja konkreettiset toimenpiteet, joihin työntekijä ja esihenkilö ryhtyvät varmistaakseen edistymisen seuraavan vuosineljänneksen aikana. Toimenpiteisiin voi kuulua uusia tehtäviä, käynnissä olevien projektien mukautuksia tai kehittämistoimia.

Miten neljännesvuosittainen suoritusarviointi toteutetaan

Neljännesvuosittainen suoritusarviointi noudattaa samankaltaista rakennetta kuin vuotuinen arviointi, ja Liz Lockhart käsittelee aihetta perusteellisesti artikkelissaan, joka käsittelee suoritusarviointien toteuttamista.

Vaihe yksi: Pohdi tiimisi ja työntekijän suoriutumista

Koska arvioit edellisten kolmen kuukauden suoriutumista, tämän vaiheen pitäisi viedä vähemmän aikaa kuin vuotuisessa arvioinnissa.

Esihenkilön ja työntekijän näkökulmasta tarkasteltavien suoriutumisen vahvuuksien ja heikkouksien lisäksi voit kerätä 360 asteen palautetta myös muilta tiimin jäseniltä sekä työntekijän työn tuntevilta muilta johtajilta ja sidosryhmiltä.

Lisäpanoksen pyytäminen muilta voi vähentää ennakkoluuloja ja auttaa laatimaan tiimin jäsenistä kattavamman suoritusarvioinnin.

Tunnista myös haasteet, joita suorat alaisesi kohtasivat, ja määritä, mitkä asiat kuuluivat heidän vaikutuspiiriinsä. Laadi sen jälkeen toimintakeskeisiä ideoita näiden haasteiden ratkaisemiseksi ja kehityskohteiden luomiseksi. 

Etsi merkkejä työntekijän kehittymisestä edellisen vuosineljänneksen aikana ja merkitse muistiin parannukset niillä huolenaihealueilla, jotka tunnistettiin edellisessä suoritusarvioinnissa. 

Vaihe kaksi: Laadi roolin odotuksiin liittyvä palautteesi

Yksityiskohtaisen luettelon laatiminen käsiteltävistä asioista auttaa sinua suoritusarviointiprosessin aikana.

Luettelossa kannattaa tuoda esiin edellisen vuosineljänneksen konkreettiset suoriutumismittarit (näiden mittareiden tulisi perustua roolin odotuksiin).

Seuraavaksi voit antaa toimintaan perustuvaa palautetta, jonka avulla työntekijä voi parantaa suoriutumistaan seuraavan vuosineljänneksen aikana.

Jos pyysit palautetta vertaisilta tai muilta johtajilta, sisällytä nämä tiedot osoittaaksesi, miten työntekijöidesi suoriutuminen vaikuttaa muihin organisaatiossa.

Vaihe kolme: Valmistaudu toteuttamaan suoritusarviointi

Tässä vaiheessa laadit yksityiskohtaisen luettelon haluamasi keskustelun etenemisjärjestyksessä käyttäen organisaatiosi suoritusarviointipohjaa (jos sinulla ei ole sellaista, voit käyttää alla olevaa ladattavaa pohjaa).

Hyvä tapa aloittaa keskustelu on myönteisellä palautteella ja tuoda esiin työntekijän viime vuosineljänneksen aikana tiimille antamat arvokkaat panokset. Voit keskustella siitä, mitkä tavoitteisiin liittyvät virstanpylväät hän saavutti.

Sen jälkeen voit siirtyä rakentavaan palautteeseen ja kehittymismahdollisuuksiin sekä ideoihin siitä, miten aiot tukea työntekijää. Tässä vaiheessa käsittelet toimintaan perustuvat palautekohdat.

Vaihe neljä: Toteuta suoritusarviointi

Käy yksityiskohtaisen luettelosi avulla läpi suoriutumismittarit ja anna toimintaan perustuvaa palautetta. 

Anna suoran alaisesi kertoa suoriutumisestaan viime vuosineljänneksen aikana ja kuuntele aktiivisesti, mitä hänellä on sanottavanaan, vaikka olisitkin eri mieltä hänen näkökulmastaan. Jos hän on tehnyt itsearvioinnin, voitte käydä sen tässä vaiheessa yhdessä läpi.

Kysy työntekijältäsi, mitkä hänen mielestään ovat hänen kehityskohteitaan, ja keskustelkaa mahdollisista näkemyseroista. Tämä keskustelun osa on ratkaisevan tärkeä luottamuksen rakentamiseksi ja työntekijöiden näkökulmien jakamisen mahdollistamiseksi. 

Anna seuraavaksi työntekijöillesi aikaa keskustella urakehityksestään, mukaan lukien siitä, minkä parissa he haluaisivat työskennellä seuraavan vuosineljänneksen aikana. 

Kysy lopuksi työntekijältäsi, miten voit tukea häntä, ja pyydä häneltä palautetta suoriutumisestasi hänen esihenkilönään.

Ohitin tämän melko nopeasti, joten suosittelen lukemaan Mariya Hristovan erinomaisen artikkelin aiheesta suoritusarviointien parhaat käytännöt, jos haluat perehtyä aiheeseen syvällisemmin.

Suoritusarviointimalli

Hanki suoritusarviointimallimme!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Näin siirrät organisaatiosi neljännesvuosittaisiin suoritusarviointeihin

Siirtyminen vuosittaisista suoritusarvioinneista neljännesvuosittaisiin suoritusarviointeihin on merkittävä muutos mille tahansa organisaatiolle, ja se vaikuttaa työntekijöihin kaikilla tasoilla.

Alla ovat vaiheet, jotka organisaatiomme toteutti siirtyessään vuosittaisesta neljännesvuosittaiseen suoritusarviointisykliin.

Huomio prosessistamme ja aikataulustamme: Hyödynsimme samoja suorituksen johtamisen työkaluja, jotka meillä oli jo käytössä, joten teknologiaa ei tarvinnut ottaa käyttöön.

Pidimme myös suoritusarviointimallin pääosin ennallaan. Jos olisimme tehneet siihen muutoksia, se olisi vaikuttanut aikatauluumme merkittävästi.

Hanki johdon sitoutuminen

Kuten minkä tahansa hankkeen yhteydessä, sinun on hankittava johdon sitoutuminen ennen kuin aloitat siirtymisen neljännesvuosittaisiin suoritusarviointeihin.

Laadimme ylimmälle johdolle esiteltävän liiketoimintaperusteen, jossa osoitimme, että neljännesvuosittaiset arvioinnit tehostaisivat työntekijöiden suorituksen johtamisen prosessia organisaation kaikilla tasoilla, ja nostimme esiin edellä mainitut hyödyt. 

Hissipuheessamme korostimme myös, että siirtyminen säästäisi esihenkilöiden aikaa ja tekisi prosessista vähemmän työlään kaikille työntekijöille.

Kun olimme saaneet johdon sitoutumisen, tunnistimme eri puolilta liiketoimintaa varhaisia edistäjiä auttamaan meitä hankkimaan organisaatiolta laajemman tuen.

Viestintä ja muutosjohtaminen

Aloitimme määrittämällä päivämäärän, johon mennessä ensimmäiset neljännesvuosittaiset arvioinnit tuli saada valmiiksi, ja etenimme siitä taaksepäin aikataulun laatimiseksi. Samalla kehitimme kattavan muutosjohtamis- ja viestintäsuunnitelman.

Koska käyttöönoton oli määrä tapahtua tulevan vuoden ensimmäisen vuosineljänneksen lopussa, aloitimme valmistelut toisella vuosineljänneksellä aikataulun laatimiseksi ja varmistaaksemme, että meillä oli riittävästi aikaa toteuttaa tämä muutos asianmukaisesti. 

Työstimme viestintää, jotta muutoksen syyt ilmaistaisiin selkeästi sekä työntekijöille että esihenkilöille. Käytimme viestien välittämiseen useita kanavia, kuten sähköpostia ja intranetiä, jotta ne tavoittaisivat kaikki työntekijät.

Viestinnässä korostimme tiheämmän palautteen hyötyjä ja sen yhteyttä yrityksen tavoitteisiin.

Esihenkilöille suunnatussa viestinnässä korostimme erityisesti, ettei siirtyminen neljännesvuosittaisiin arviointeihin lisäisi heidän työmääräänsä, vaan sujuvoittaisi prosessia. Osoitimme myös, miten se auttaisi heitä seuraamaan työntekijöidensä tavoitteiden edistymistä. 

Koulutustilaisuudet

Yhtiönlaajuisen viestinnän lisäksi kehitimme kaikille työntekijöille koulutusohjelmia ja toteutimme ne 20 minuutin Zoom-istuntoina. 

Näissä koulutustilaisuuksissa kerrattiin aiempi viestintä ja annettiin samalla työntekijöille ja esihenkilöille työkalut ja tiedot, joita he tarvitsivat ensimmäisen neljännesvuosittaisen arviointisyklin onnistuneeseen läpivientiin.

Tarjosimme esihenkilöille myös lisäkoulutusta, jotta he saisivat valmiudet ohjata työntekijöitä heidän ammatillisessa kehityksessään. 

Osana koulutusta muistutimme esihenkilöitä antamaan palautetta, joka on täsmällistä, toimintaan ohjaavaa ja kehittämiseen keskittyvää.

Arvioi ja kehitä

Ensimmäisen neljännesvuosittaisen suoritusarviointisyklin jälkeen on hyvä hetki kerätä palautetta sen sujumisesta. Voit lähettää kaikille työntekijöille ja esihenkilöille lyhyen pulssikyselyn saadaksesi heidän näkemyksensä siitä, mikä sujui hyvin ja missä on parantamisen varaa.

Organisaationi lähettää erilliset pulssikyselyt esimiehille ja kaikille työntekijöille kysyäkseen palautetta siitä, miten neljännesvuosittainen suoritusarviointi sujui. Haluamme kuulla organisaation näkemyksiä varmistaaksemme, että prosessi toimii sujuvasti, ja selvittääksemme, tarvitseeko siihen tehdä muutoksia. 

Muokkaamme pulssikyselyn niin, että siinä kysytään, kokivatko työntekijät ja esimiehet olevansa valmistautuneita ja sujuiko prosessi heidän näkökulmastaan hyvin. 

Keräämme palautetta myös myöhemmin vuoden aikana selvittääksemme, tuntuvatko neljännesvuosittaiset arviointijaksot vähemmän työläiltä kuin vuosittainen arviointijakso. 

Neljännesvuosittaisen suoritusarvioinnin parhaat käytännöt

Teknologia ja mallipohja

Jos ette vielä käytä suorituskyvyn hallintaohjelmistoa, neuvoni on hyödyntää sellaista neljännesvuosittaisen arviointiprosessin tehostamiseksi. Jo käyttämänne ohjelmisto pystyy todennäköisesti tukemaan neljännesvuosittaista arviointijaksoa. 

Määritimme aikataulumme alussa, että nykyinen suorituskyvyn hallintaohjelmistomme voitaisiin siirtää neljännesvuosittaiseen arviointijaksoon. Se voisi olla vielä helpompaa, jos käytätte työkalua, joka tarjoaa tekoälyominaisuuksia suoritusarviointeihin.

Riippumatta siitä, otatteko käyttöön uuden ohjelmiston, nyt on hyvä aika tarkistaa suoritusarvioinnin mallipohja.

Nykyiseen mallipohjaan voi olla tarpeen tehdä muutoksia, jotta se sopii neljännesvuosittaiseen arviointijaksoon. 

Selvittäkää, vastaavatko nykyiset itsearvioinnin ja esimiehen tekemän arvioinnin mallipohjat uusia tarpeitanne.

Tavoitteiden asettaminen ja yhdenmukaistaminen

Yksilö- ja tiimitavoitteet kannattaa yhdenmukaistaa yrityksen yleisten tavoitteiden kanssa. 

Kannustakaa esimiehiä ja työntekijöitä asettamaan SMART-tavoitteita (täsmällisiä, mitattavia, saavutettavia, merkityksellisiä ja aikaan sidottuja) jokaiselle vuosineljännekselle. 

Yrityksen kattavien tavoitteiden pilkkominen neljännesvuosittaisiksi SMART-tavoitteiksi on hyvä tapa varmistaa tavoitteiden yhdenmukaisuus. 

On tärkeää, että työntekijät ymmärtävät, miten heidän yksilölliset tavoitteensa liittyvät yrityksen tavoitteisiin, ja esimiehillä on keskeinen rooli tämän yhteyden auttamisessa. 

Neljännesvuosittainen suoritusarviointijakso mahdollistaa lyhyen aikavälin tavoitteiden säännöllisen tarkastelun ja mukauttamisen vastaamaan liiketoiminnan muuttuvia painopisteitä. 

Jatkuvan palautekulttuurin edistäminen

Säännöllisten suoritusarviointien pitäisi auttaa edistämään jatkuvaan palautteeseen perustuvaa kulttuuria.

Voitte kannustaa jatkuvan palautteen kulttuuriin yrityksessä myös muodollisten arviointien ulkopuolella tarjoamalla kanavia reaaliaikaiselle palautteelle, kuten säännöllisille keskusteluille ja avoimen viestinnän alustoille.

Säännölliset kahdenkeskiset tapaamiset ovat erinomaisia tilaisuuksia antaa ja vastaanottaa palautetta sekä helpottavat suorituskyvyn seurantaa.

Muita arvokkaita menetelmiä työntekijäpalautteen keräämiseen ovat kyselyt, esimiestason ohittavat tapaamiset ja lähtöhaastattelut.

Toinen hyvä tapa luoda jatkuvan palautteen kulttuuri on tunnistaa ja palkita toivottua käyttäytymistä ja hyvää suoriutumista säännöllisesti – suoritusarviointia ei tarvitse odottaa. 

Neljännesvuosittaisissa arvioinneissa esitettävät kysymykset

Edellä mainitsemani avoimen vuoropuhelun edistämiseksi tässä on hyödyllisiä kysymyksiä, joita neljännesvuosittaisessa arvioinnissa voi esittää.

Tavoitteiden yhdenmukaisuus ja edistyminen

• "Miltä edistymisesi kohti tavoitteitasi tällä vuosineljänneksellä tuntuu?"
• "Mitä esteitä kohtasit työskennellessäsi tavoitteidesi saavuttamiseksi, ja miten selvisit niistä?"

Vahvuudet ja saavutukset

• "Mistä saavutuksestasi olet tällä vuosineljänneksellä ylpein?"
• "Mitkä vahvuutesi ovat viime aikoina vaikuttaneet eniten menestykseesi?"

Kehitysalueet

• "Mitä taitoja tai osa-alueita haluaisit kehittää edelleen?"
• "Missä koet, että olisit voinut suoriutua paremmin, ja millaista tukea tarvitset?"

Palaute ja ennakoiva palaute

• "Millaista palautetta antaisit itsellesi tämän vuosineljänneksen suoriutumisen perusteella?"
• "Mitä voin esihenkilönä tehdä tukeakseni sinua paremmin seuraavalla vuosineljänneksellä?"

Ammatillinen kehittyminen

• "Onko olemassa koulutus- tai kehittymismahdollisuuksia, joita haluaisit hyödyntää?"
• "Mitkä taidot tai kokemukset auttaisivat sinua saavuttamaan pitkän aikavälin uratavoitteesi?"

Työympäristö ja hyvinvointi

• "Miltä nykyinen työmääräsi ja työn ja muun elämän välinen tasapaino tuntuvat?"
• "Onko sinulla ehdotuksia tiimimme työnkulun tai prosessien parantamiseksi?"

Tulevaisuuden tavoitteet ja odotukset

• "Mitä tavoitteita haluaisit asettaa seuraavalle vuosineljännekselle ja miksi?"
• "Miten näet roolisi kehittyvän seuraavan vuoden aikana, ja mitä voimme tehdä auttaaksemme sinua saavuttamaan tavoitteesi?"

Tiimityö ja ihmissuhteet

• "Miten kuvailisit yhteistyötäsi tiimin kanssa tällä vuosineljänneksellä?"
• "Onko joku, jonka kanssa haluaisit työskennellä tiiviimmin, tai jokin tiimin toimintatapa, jota haluaisit parantaa?"

Löydät lisää ideoita suoritusarviointikysymysten ja suoritusarviointilausekkeiden luettelostamme.

Neljännesvuosittaiset arvioinnit edistävät dynaamisempaa suorituksen johtamista

Neljännesvuosittaiset suoritusarvioinnit ovat kasvava suorituksen johtamisen suuntaus, joka edustaa edistyksellistä siirtymää kohti dynaamisempaa ja ennakoivampaa suorituksen johtamisen lähestymistapaa.

Organisaatiot voivat edistää jatkuvan palautteen ja kehittymisen kulttuuria, parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja edistää liiketoiminnan kokonaisvaltaista menestystä.

Tehokas viestintä, muutosjohtaminen ja koulutustilaisuudet ovat onnistuneen siirtymän keskeisiä osia. Niiden avulla varmistetaan, että sekä työntekijät että esihenkilöt ymmärtävät muutoksen syyt ja että heillä on tarvittavat työkalut sujuvaan siirtymään.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lisäohjeita suorituksen johtamiseen, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua edistymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.