Neljännesvuosittainen suorituksen arviointi: ohjeet & mallipohja

Yksi neljännesvuosittaisten suoritusarviointien tärkeimmistä tavoitteista on lyhyemmän aikavälin yksilöllisten tavoitteiden yhdenmukaistaminen laajempien liiketoimintatavoitteiden kanssa (keskeinen suorituskyvyn johtamisen menetelmä).

Tavoitteita voidaan tarkentaa tai mukauttaa muuttuvien prioriteettien perusteella, ja edistymisen arviointi jokaisella vuosineljänneksellä voi tehdä tavoitteista saavutettavampia. Myös edistymistä on helpompi seurata.

Toinen erityisesti neljännesvuosittaisiin arviointeihin liittyvä tavoite on rajata arvioinnin painopiste edellisiin kolmeen kuukauteen.

Tämä tarkoittaa, että arvioinnit ovat käytännönläheisempiä ja arviointikysymyksissä keskitytään viimeaikaisiin saavutuksiin ja kehityskohteisiin. Ne tarjoavat mahdollisuuden useammin toteutettaviin seurantakeskusteluihin ja ovat ennakoivampi lähestymistapa suorituskyvyn johtamiseen.

Mitä neljännesvuosittaisiin suoritusarviointeihin tulee sisällyttää

Kuulostaako hyvältä tähän asti? Tässä on, mitä neljännesvuosittaisissa arvioinneissa kannattaa käsitellä.

Suoriutumisen mittarit

Käytämme erilaisia suoritusarvioinnin tyyppejä, mukaan lukien määrällisiä mittareita (esim. myynti- ja asiakaspalvelutavoitteet tai projektien tulokset) sekä laadullisia tekijöitä (esim. tiimityö ja ongelmanratkaisutaidot) suoriutumisen arvioinnin tukena.

Joitakin menetelmiä laadullisen suoriutumisen mittaamiseen:

• Käyttäytymiseen ankkuroituvat arviointiasteikot (BARS): Käytä tiettyihin käyttäytymismalleihin ankkuroitua suorituksen arviointiasteikkoa laadullisten ominaisuuksien johdonmukaiseen arviointiin.
• 360 asteen palaute: Kerää palautetta eri lähteistä saadaksesi kattavan kuvan työntekijän suoriutumisesta.
• Osaamisperusteiset tarkistuslistat: Käy arviointien aikana läpi keskeisten osaamisten tarkistuslista ja havainnoitava käyttäytyminen.
• projektien tulokset ja tapaustutkimukset: Analysoi projektien tuloksia tai tapaustutkimuksia arvioidaksesi panosta esimerkiksi luovuuden ja aloitteellisuuden alueilla.

Tavoitteiden yhdenmukaisuus

Tarkista ja mukauta tavoitteita niin, että ne vastaavat työntekijän uratoiveita ja yrityksen strategisia painopisteitä.

Palaute ja eteenpäin suuntaava palaute

Anna rakentavaa palautetta aiemmasta suoriutumisesta ja tarjoa eteenpäin suuntaavaa palautetta, joka keskittyy tulevaa kehittymistä edistäviin konkreettisiin ehdotuksiin.

Avoimen vuoropuhelun edistäminen

Koulutamme esihenkilömme esittämään merkityksellisiä kysymyksiä, jotka kannustavat tiimin jäseniä jakamaan kokemuksiaan, huolenaiheitaan ja toiveitaan. Esimerkkejä ovat ”Millaista tukea tarvitset tavoitteidesi saavuttamiseen?” ja ”Mitä taitoja haluat kehittää?”.

Ammatillisen kehittymisen mahdollisuuksien tunnistaminen

Nämä arvioinnit tarjoavat mahdollisuuden tunnistaa koulutuksia, sertifiointeja, haastavampia työtehtäviä tai mentorointimahdollisuuksia, jotka vastaavat sekä työntekijän uratavoitteita että yrityksen tarpeita.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Konkreettiset toimenpiteet

Päätä arviointi määrittämällä konkreettiset ja toteutettavat toimet, joihin työntekijä ja esihenkilö ryhtyvät varmistaakseen edistymisen seuraavan vuosineljänneksen aikana. Toimenpiteisiin voi kuulua uusia tehtäviä, muutoksia nykyisiin projekteihin tai kehittymistä tukevia toimia.

Miten neljännesvuosittainen suoriutumisen arviointi toteutetaan

Neljännesvuosittainen suoriutumisen arviointi noudattaa samankaltaista rakennetta kuin vuosittainen arviointi, ja Liz Lockhart on käsitellyt aihetta perusteellisesti artikkelissaan, joka koskee suoriutumisen arviointien toteuttamista.

Vaihe yksi: Pohdi tiimisi ja työntekijäsi suoriutumista

Koska arvioit edellisten kolmen kuukauden suoriutumista, tämän vaiheen pitäisi viedä vähemmän aikaa kuin vuosittaisen arvioinnin yhteydessä.

Esihenkilön ja työntekijän näkökulmista tarkasteltujen suoriutumisen kohokohtien ja heikompien osa-alueiden lisäksi voit kerätä 360 asteen palautetta muilta tiimin jäseniltä sekä muilta johtajilta ja sidosryhmiltä, jotka tuntevat työntekijän työn.

Lisätietojen pyytäminen muilta voi vähentää ennakkoluuloja ja auttaa luomaan tiimin jäsenistä kattavamman suoriutumisen arvioinnin.

Tunnista myös haasteet, joita suoraan sinulle raportoivilla työntekijöillä oli, ja määritä, mitkä asiat kuuluivat heidän vaikutuspiiriinsä. Luo sitten toimintakeskeisiä ideoita näiden haasteiden ratkaisemiseksi ja kehitettävien osa-alueiden luomiseksi. 

Etsi työntekijän edellisen vuosineljänneksen aikana tapahtuneen kehittymisen alueita ja merkitse muistiin parannukset niissä huolenaiheita herättäneissä asioissa, jotka nousivat esiin edellisessä suoriutumisen arvioinnissa. 

Vaihe kaksi: Laadi palautteesi roolin odotuksiin liittyen

Yksityiskohtaisen jäsennyksen laatiminen käsiteltävistä asioista auttaa sinua suoriutumisen arviointiprosessin aikana.

Jäsennyksessä kannattaa tuoda esiin edellisen vuosineljänneksen erityiset suoriutumisen mittarit (näiden mittareiden tulee perustua roolin odotuksiin).

Seuraavaksi voit antaa toimintaan perustuvaa palautetta, jonka avulla työntekijä voi parantaa suoriutumistaan seuraavan vuosineljänneksen aikana.

Jos pyysit suoriutumista koskevaa palautetta kollegoilta tai muilta johtajilta, sisällytä nämä tiedot osoittaaksesi, miten työntekijöidesi suoriutuminen vaikuttaa muihin organisaatiossa.

Vaihe kolme: Valmistaudu toteuttamaan suoriutumisen arviointi

Tässä vaiheessa laadit yksityiskohtaisen jäsennyksen siinä järjestyksessä, jossa haluat keskustelun etenevän, käyttäen organisaatiosi suoriutumisen arvioinnin mallia (jos teillä ei ole sellaista, voit käyttää alla olevaa ladattavaa mallia).

Hyvä tapa aloittaa keskustelu on antaa myönteistä palautetta ja tuoda esiin työntekijän viimeisen vuosineljänneksen aikana tiimille antamat hyvät panokset. Voit keskustella tavoitteiden saavuttamiseksi täytetyistä virstanpylväistä.

Sen jälkeen voit siirtyä rakentavaan palautteeseen ja kehittymismahdollisuuksiin sekä ideoihin siitä, miten aiot tukea työntekijää. Tässä yhteydessä käsittelet toimintakeskeisiä palautekohtia.

Vaihe neljä: Toteuta suoriutumisen arviointi

Käsittele yksityiskohtaisen jäsennyksesi avulla suoriutumisen mittareita ja anna toimintaan perustuvaa palautetta. 

Anna suoraan sinulle raportoivan työntekijän kertoa viimeisen vuosineljänneksen suoriutumisestaan ja kuuntele aktiivisesti, mitä hänellä on sanottavanaan, vaikka olisitkin eri mieltä hänen näkökulmastaan. Jos hän on tehnyt itsearvioinnin, voitte käydä sen tässä vaiheessa yhdessä läpi.

Pyydä työntekijääsi kertomaan, mitkä hän kokee kehityskohteikseen, ja keskustelkaa mahdollisista näkemyseroista. Tämä keskustelun osa on ratkaisevan tärkeä luottamuksen rakentamiseksi ja työntekijöiden näkökulmien esiin tuomiseksi. 

Anna seuraavaksi työntekijöillesi aikaa puhua urakehityksestään, mukaan lukien siitä, mihin he haluaisivat keskittyä seuraavan vuosineljänneksen aikana. 

Kysy lopuksi työntekijältäsi, miten voit tukea häntä, ja pyydä häneltä palautetta suoriutumisestasi hänen esihenkilönään.

Ohitin tämän melko nopeasti, joten suosittelen lukemaan Mariya Hristovan erinomaisen artikkelin suoritusarviointien parhaista käytännöistä saadaksesi aiheesta syvällisemmän katsauksen.

Suoritusarvion mallipohja

Hanki suoritusarvion mallipohjamme!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Näin siirrät organisaatiosi neljännesvuosittaisiin suoritusarviointeihin

Siirtyminen vuosittaisista suoritusarvioinneista neljännesvuosittaisiin suoritusarviointeihin on merkittävä muutos mille tahansa organisaatiolle, ja se vaikuttaa työntekijöihin kaikilla tasoilla.

Alla ovat vaiheet, joiden avulla organisaatiomme siirtyi vuosittaisesta neljännesvuosittaiseen suoritusarviointisykliin.

Huomio prosessistamme ja aikataulustamme: hyödynsimme samoja suorituksen johtamisen työkaluja, jotka meillä oli jo käytössä, joten teknologiaa ei tarvinnut ottaa erikseen käyttöön.

Pidimme myös suoritusarvioinnin mallipohjan pääosin ennallaan. Jos olisimme tehneet siihen muutoksia, se olisi vaikuttanut aikatauluumme merkittävästi.

Hanki johdon sitoutuminen

Kuten minkä tahansa hankkeen yhteydessä, sinun on saatava johdon sitoutuminen ennen kuin aloitat siirtymisen neljännesvuosittaisiin suoritusarviointeihin.

Laadimme ylimmälle johdolle esiteltävän liiketoimintaperusteen, jossa osoitimme neljännesvuosittaisten arviointien tehostavan suorituksen johtamisen prosessia organisaation kaikilla tasoilla ja nostimme esiin edellä luetellut hyödyt. 

Hissipuheessamme korostimme myös, että siirtyminen säästäisi esihenkilöiden aikaa ja tekisi prosessista vähemmän työlään kaikille työntekijöille.

Kun olimme saaneet johdon sitoutumisen, tunnistimme eri puolilta organisaatiota varhaisia puolestapuhujia auttamaan meitä hankkimaan laajemman tuen organisaatiolta.

Viestintä ja muutosjohtaminen

Aloitimme määrittämällä tietyn päivämäärän, johon mennessä ensimmäiset neljännesvuosittaiset arvioinnit tuli olla suoritettuina, ja etenimme siitä taaksepäin aikataulun laatimiseksi sekä kattavan muutosjohtamis- ja viestintäsuunnitelman kehittämiseksi.

Koska käyttöönoton oli määrä tapahtua tulevan vuoden ensimmäisen neljänneksen lopussa, aloitimme työn toisella neljänneksellä aikataulun laatimiseksi ja varmistaaksemme, että meillä olisi riittävästi aikaa toteuttaa muutos asianmukaisesti. 

Työstimme viestintää, jotta muutoksen syyt ilmaistaisiin selkeästi sekä työntekijöille että esihenkilöille. Käytimme viestien välittämiseen useita kanavia, kuten sähköpostia ja intranetiä, jotta ne tavoittaisivat kaikki työntekijät.

Viestinnässä korostimme tiheämmän palautteen hyötyjä ja sen yhteyttä yrityksen tavoitteisiin.

Esihenkilöille suunnatussa viestinnässä korostimme erityisesti, ettei siirtyminen neljännesvuosittaisiin arviointeihin lisäisi heidän työmääräänsä vaan sujuvoittaisi prosessia. Osoitimme myös, miten se auttaisi heitä seuraamaan työntekijöidensä tavoitteiden edistymistä. 

Koulutustilaisuudet

Yhtiönlaajuisen viestinnän lisäksi kehitimme kaikille työntekijöille koulutusohjelmat ja toteutimme ne 20 minuutin Zoom-istuntoina. 

Näissä koulutustilaisuuksissa kerrattiin aiempi viestintä ja annettiin samalla työntekijöille ja esihenkilöille työkalut ja tiedot, joita he tarvitsivat ensimmäisen neljännesvuosittaisen arviointisyklin onnistuneeseen suorittamiseen.

Tarjosimme esihenkilöille myös lisäkoulutusta, jotta he saisivat valmennustaidot työntekijöiden ammatillisen kehityksen ohjaamiseen. 

Osana koulutusta muistutimme esihenkilöitä antamaan palautetta, joka on täsmällistä, toimintaan ohjaavaa ja kehittämiseen keskittyvää.

Arvioi ja kehitä iteratiivisesti

Neljännesvuosittaisen suoritusarviointisyklin ensimmäisen kierroksen jälkeen on hyvä hetki kerätä palautetta siitä, miten se sujui. Voit lähettää kaikille työntekijöille ja esihenkilöille lyhyen pulssikyselyn saadaksesi heidän näkemyksensä siitä, mikä sujui hyvin ja missä olisi parantamisen varaa.

Organisaationi lähettää erilliset pulssikyselyt, yhden esihenkilöille ja toisen kaikille työntekijöille, ja pyytää palautetta siitä, miten neljännesvuosittainen suoritusarviointi sujui. Haluamme kuulla organisaation näkemyksiä varmistaaksemme, että prosessi toimii sujuvasti, ja selvittääksemme, tarvitseeko siihen tehdä muutoksia. 

Muokkaamme pulssikyselyn selvittääksemme, kokivatko työntekijät ja esihenkilöt olevansa valmistautuneita ja sujuiko prosessi heidän mielestään ongelmitta. 

Keräämme palautetta myöhemmin vuoden aikana selvittääksemme, koetaanko neljännesvuosittaiset arviointikierrokset vähemmän työläiksi kuin vuosittainen arviointikierros. 

Neljännesvuosittaisen suoritusarvioinnin parhaat käytännöt

Teknologia ja malli

Jos et vielä käytä sitä, neuvoni on hyödyntää suorituskyvyn hallintaohjelmistoa neljännesvuosittaisen arviointiprosessin tehostamiseksi. Käyttämäsi ohjelmisto todennäköisesti tukee jo neljännesvuosittaista arviointisykliä. 

Selvitimme aikataulumme alussa, että nykyinen suorituskyvyn hallintaohjelmistomme voitiin siirtää tukemaan neljännesvuosittaista arviointisykliä. Tämä voisi olla vieläkin helpompaa, jos käytät työkalua, joka tarjoaa tekoälyominaisuuksia suoritusarviointeihin.

Riippumatta siitä, otatko käyttöön uuden ohjelmiston, nyt on hyvä hetki tarkistaa suoritusarviointimallisi.

Nykyiseen malliisi voi olla tarpeen tehdä muutoksia, jotta se sopii neljännesvuosittaiseen arviointisykliin. 

Selvitä, vastaavatko nykyiset itsearvioinnin ja esihenkilön tekemän arvioinnin mallit uusia tarpeitasi.

Tavoitteiden asettaminen ja yhdenmukaistaminen

Haluat yhdenmukaistaa yksilö- ja tiimitavoitteet yrityksen yleisten tavoitteiden kanssa. 

Kannusta esihenkilöitä ja työntekijöitä asettamaan suoritusarvioinnin tavoitteet kullekin vuosineljännekselle käyttämällä SMART-kehystä (täsmällinen, mitattava, saavutettavissa oleva, merkityksellinen ja aikataulutettu).

Yrityksen yleisten tavoitteiden pilkkominen neljännesvuosittaisiksi SMART-tavoitteiksi on hyvä tapa varmistaa yhdenmukaisuus. 

On tärkeää, että työntekijät ymmärtävät, miten heidän yksilötavoitteensa liittyvät yrityksen tavoitteisiin, ja esihenkilöillä on keskeinen rooli tämän yhteyden selittämisessä. 

Neljännesvuosittainen suoritusarviointisykli mahdollistaa lyhyen aikavälin tavoitteiden säännöllisen tarkastelun ja mukauttamisen liiketoiminnan muuttuvien painopisteiden mukaisesti. 

Jatkuvan palautekulttuurin edistäminen

Säännöllisten suoritusarviointien tulisi auttaa edistämään jatkuvamman palautteen kulttuuria.

Voit kannustaa jatkuvan palautteen kulttuuriin yrityksessä myös virallisten arviointien ulkopuolella tarjoamalla kanavia reaaliaikaiselle palautteelle, kuten säännöllisiä tapaamisia ja avoimen viestinnän alustoja.

Säännölliset kahdenkeskiset tapaamiset ovat hyviä tilaisuuksia antaa ja vastaanottaa palautetta, ja niiden avulla suorituskyvyn seuraaminen on myös helppoa.

Muita arvokkaita tapoja kerätä työntekijäpalautetta ovat kyselyt, ohittavan esihenkilön tapaamiset ja lähtöhaastattelut.

Toinen hyvä tapa luoda jatkuvan palautteen kulttuuria on tunnistaa ja palkita toivottua käyttäytymistä ja hyvää suoriutumista säännöllisesti – suoritusarviointia ei tarvitse odottaa. 

Neljännesvuosittaisissa arvioinneissa esitettävät kysymykset

Jatkaen edellä mainitsemaani avoimen vuoropuhelun edistämistä, tässä on hyödyllisiä kysymyksiä esitettäväksi neljännesvuosittaisen arvioinnin aikana.

Tavoitteiden yhdenmukaisuus ja edistyminen

• "Miltä edistymisesi kohti tämän vuosineljänneksen tavoitteita tuntuu?"
• "Mitä esteitä kohtasit työskennellessäsi tavoitteidesi saavuttamiseksi, ja miten voitit ne?"

Vahvuudet ja saavutukset

• "Mistä saavutuksistasi olet kaikkein ylpein tällä vuosineljänneksellä?"
• "Mitkä vahvuutesi ovat viime aikoina vaikuttaneet eniten menestykseesi?"

Kehityskohteet

• "Mitä taitoja tai osa-alueita haluaisit kehittää edelleen?"
• "Missä koet, että olisit voinut suoriutua paremmin, ja millaista tukea tarvitset?"

Palaute ja eteenpäin suuntautuva palaute

• "Mitä palautetta antaisit itsellesi tämän vuosineljänneksen suoriutumisen perusteella?"
• "Mitä voisin esihenkilönä tehdä tukeakseni sinua paremmin seuraavalla vuosineljänneksellä?"

Ammatillinen kehittyminen

• "Onko olemassa koulutus- tai kehittymismahdollisuuksia, joita haluaisit hyödyntää?"
• "Mitkä taidot tai kokemukset auttaisivat sinua saavuttamaan pitkän aikavälin uratavoitteesi?"

Työympäristö ja hyvinvointi

• "Miltä nykyinen työmääräsi ja työ- ja yksityiselämän tasapaino tuntuvat?"
• "Onko sinulla ehdotuksia tiimimme työnkulun tai prosessien parantamiseksi?"

Tulevaisuuden tavoitteet ja odotukset

• "Mitä tavoitteita haluaisit asettaa seuraavalle vuosineljännekselle ja miksi?"
• "Miten näet roolisi kehittyvän seuraavan vuoden aikana, ja millä toimilla voimme auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi?"

Tiimityö ja ihmissuhteet

• "Miten kuvailisit yhteistyötäsi tiimin kanssa tällä vuosineljänneksellä?"
• "Haluaisitko työskennellä jonkun kanssa tiiviimmin tai kehittää jotakin tiimin toimintadynamiikassa?"

Löydät lisää inspiraatiota suoritusarviointikysymysten ja suoritusarviointilausekkeiden luettelostamme.

Neljännesvuosittaiset arvioinnit edistävät dynaamisempaa suorituskyvyn johtamista

Neljännesvuosittaiset suoritusarvioinnit ovat kasvava suorituskyvyn johtamisen trendi, joka kuvastaa siirtymistä kohti dynaamisempaa ja ennakoivampaa suorituskyvyn johtamisen lähestymistapaa.

Organisaatiot voivat edistää jatkuvan palautteen ja kehittymisen kulttuuria, parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja edistää koko liiketoiminnan menestystä.

Tehokas viestintä, muutoksenhallinta ja koulutustilaisuudet ovat onnistuneen siirtymän keskeisiä osia. Niillä varmistetaan, että sekä työntekijät että esihenkilöt ymmärtävät muutoksen syyt ja että heillä on sujuvaan siirtymään tarvittavat työkalut.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lisätietoja suorituskyvyn johtamisesta, tilaa viikoittainen henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajille suunnattu uutiskirjeemme. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua etenemään urallasi ja saamaan aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.