Suorituskyvyn parantamissuunnitelman malli ja opas

Pohjimmiltaan PIP on sekä muodollinen vastuunhallinnan työkalu että etenemissuunnitelma kehittymistä varten. Se antaa työntekijöille reilun mahdollisuuden ymmärtää odotukset, ryhtyä toimiin ja osoittaa edistymistä sekä auttaa työnantajia hallitsemaan suoriutumiseen liittyviä huolenaiheita ja osaamisvajeita läpinäkyvällä ja yhdenmukaisella tavalla.

Suoriutumisen parantamissuunnitelman hyödyt

PIP-suunnitelmat auttavat tiimin jäseniä ymmärtämään, ettei heidän nykyinen suoriutumisensa vastaa odotuksia, ja ne ovat joskus viimeinen yritys saada työntekijät oikealle polulle ennen työsuhteen päättämistä.

Tämä on normaali osa suoriutumisen johtamisen prosessia, mutta PIP-suunnitelman ei pitäisi koskaan tulla yllätyksenä, jos sitä käytetään korjaaviin toimenpiteisiin.

Muissa tapauksissa PIP-suunnitelmia voidaan käyttää hyvin eri tavalla keskittyen työntekijän kehittämiseen, jotta hän voi valmistautua uuteen tehtävään yrityksessä. 

Näissä tapauksissa PIP-suunnitelmaa ei pidetä kurinpidollisena, eikä se sisällä tietoa seuraavista vaiheista, jos PIP-suunnitelma ei onnistu. Nämä tapaukset ovat paljon harvinaisempia kuin kurinpidolliset ja toimenpiteisiin liittyvät PIP-suunnitelmat.

PIP-suunnitelman käytön mahdollisia hyötyjä ovat:

Selkeyttää odotuksia

PIP-suunnitelma määrittelee selkeästi suoriutumisen standardit ja odotukset, mikä auttaa työntekijöitä ymmärtämään mahdolliset suoriutumisen puutteet ja sen, mitä heidän menestyksensä edellyttää.

Tarjoaa jäsenneltyä tukea

Se tarjoaa erityisiä ohjeita ja resursseja, kuten koulutusta tai mentorointia, joiden avulla työntekijät voivat käsitellä suoriutumiseen liittyviä ongelmia ja osaamisvajeita.

Parantaa suoriutumista

Keskittymällä mitattaviin tavoitteisiin ja tarjoamalla etenemissuunnitelman kehittymistä varten PIP-suunnitelmat voivat parantaa yksilöiden ja tiimien suoriutumista.

Kannustaa työntekijöiden kehittymiseen

Suunnitelma voi auttaa työntekijöitä tunnistamaan kehittymis- ja kasvumahdollisuuksia, mikä johtaa osaamisen vahvistumiseen ja uralla etenemiseen.

Lisää työntekijöiden sitoutumista

Myönteisesti lähestyttäessä PIP voi osoittaa, että organisaatio on sitoutunut työntekijän menestykseen, mikä voi lisätä motivaatiota ja sitoutumista.

Minimoi oikeudelliset riskit

Suoriutumiseen liittyvien ongelmien ja parannusten tukemiseksi tehtyjen toimien dokumentointi voi suojata organisaatiota, jos työsuhteen päättäminen tulee tarpeelliseksi, ja vähentää oikeudellisia riskejä.

Säästää vaihtuvuudesta aiheutuvia kustannuksia

Heikosti suoriutuvan työntekijän pitäminen organisaatiossa ja hänen suoriutumisensa parantaminen on usein kustannustehokkaampaa kuin korvaavan työntekijän palkkaaminen ja kouluttaminen.

Mitä PIP-suunnitelman tulee sisältää

Suunnitelman suoriutumisen parantamiseksi (PIP) tulisi sisältää seuraavat keskeiset osat:

Määrittele suoriutumisen puutteet

Tunnista selkeästi alueet, joilla työntekijän suoriutuminen jää tavoitteista. Anna konkreettisia esimerkkejä, kuten määräaikojen ylittäminen, alhainen tuottavuus tai tietyt käyttäytymiseen liittyvät huolenaiheet.

Parannustavoitteet

Aseta mitattavia ja saavutettavissa olevia tavoitteita, jotka työntekijän on saavutettava suoriutumisensa parantamiseksi. 

Tavoitteiden tulisi olla täsmällisiä, aikaan sidottuja ja liittyä tunnistettuihin suoriutumiseen liittyviin ongelmiin (esimerkiksi "lisää myyntiä 20 % 60 päivän kuluessa" tai "noudata kaikkia projektien määräaikoja seuraavien kolmen kuukauden ajan").

Toimintasuunnitelma

Esittele vaiheet, joita työntekijän tulisi toteuttaa parantaakseen suoriutumistaan. Näihin voivat kuulua koulutusohjelmat, mentorointitapaamiset, työprosessien muutokset tai muut asiaankuuluvat toimet. Suunnitelmassa tulisi myös määritellä, kuka tarjoaa tukea tai resursseja.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Tuki ja resurssit

Luettele työntekijälle saatavilla olevat tukimuodot, kuten valmennus, koulutus tai pääsy työkaluihin ja resursseihin, jotka voivat auttaa häntä onnistumaan.

Tämä osoittaa työnantajan sitoutumisen työntekijän auttamiseen hänen suoriutumisensa parantamisessa.

Aikataulut ja välitavoitteet

Ilmoita PIP:n selkeä aikataulu, joka on yleensä 30, 60 tai 90 päivää, sekä välitavoitteet edistymisen seuraamiseksi säännöllisin väliajoin, kuten viikoittaisissa tai joka toinen viikko järjestettävissä seurantakeskusteluissa.

Arviointikriteerit

Määrittele, miten onnistumista mitataan. Näiden kriteerien tulisi olla objektiivisia ja mitattavia sekä liittyä PIP:ssä määriteltyihin tavoitteisiin. 

Mittareita voivat esimerkiksi olla myyntitavoitteiden saavuttaminen, virheprosenttien pienentäminen tai asiakastyytyväisyyspisteiden parantaminen.

Tavoitteiden saavuttamatta jättämisen seuraukset

Selitä mahdolliset seuraukset, jos työntekijä ei saavuta PIP:n tavoitteita. Tähän voi liittyä PIP:n jatkaminen, siirtäminen toiseen tehtävään tai mahdollinen työsuhteen päättäminen.

Allekirjoitukset ja hyväksyntä

Jätä asiakirjaan tilaa sekä esihenkilön että työntekijän allekirjoituksille osoitukseksi siitä, että he ovat tutustuneet PIP:hen ja ymmärtäneet sen sisällön. Tämä auttaa varmistamaan vastuunoton ja yhteisen ymmärryksen.

SMART-tavoitteiden käyttäminen suoriutumisen parantamissuunnitelmissa

Tehokkaiden tavoitteiden asettaminen on yksi suoriutumisen parantamissuunnitelman tärkeimmistä osa-alueista. Ilman selkeitä odotuksia ja mitattavia tuloksia työntekijän on vaikea onnistua – ja esihenkilöiden arvioida edistymistä oikeudenmukaisesti.

Siksi SMART-kriteerien sisällyttämistä PIP-tavoitteisiin pidetään parhaana käytäntönä. SMART on lyhenne sanoista Specific, Measurable, Achievable, Relevant ja Time-bound eli täsmällinen, mitattava, saavutettavissa oleva, relevantti ja aikaan sidottu. Tämä viitekehys varmistaa, että jokainen suunnitelman tavoite on selkeä, toteutettavissa ja liiketoiminnan tarpeiden mukainen.

Mitä SMART tarkoittaa PIP:n yhteydessä?

Täsmällinen
Tavoitteissa tulisi selkeästi ilmaista, mitä työntekijän tulee parantaa. Vältä epämääräisiä ilmauksia, kuten ”ole aloitteellisempi”, ja keskity sen sijaan konkreettisiin toimintatapoihin tai tuloksiin.
Esimerkki: Vastaa kaikkiin asiakkaiden sähköposteihin yhden työpäivän kuluessa.

Mitattava
Tavoitteen on oltava seurattavissa. Sisällytä siihen mittareita tai vertailuarvoja, joiden avulla sekä esihenkilö että työntekijä voivat arvioida onnistumista.
Esimerkki: Nosta kuukausittainen asiakastyytyväisyyspistemäärä 3,2:sta vähintään 4,0:aan.

Saavutettavissa oleva
Tavoitteiden tulisi olla realistisia työntekijän tehtävän, resurssien ja aikataulun kannalta. Liian kunnianhimoiset tavoitteet voivat aiheuttaa turhautumista tai johtaa epäonnistumiseen.
Esimerkki: Vähennä tilausten kirjaamisessa tapahtuvia virheitä 50 prosentilla seuraavien 30 päivän aikana laadunvarmistuksen tarkistuslistan tuella.

Relevantti
Tavoitteiden on vastattava työntekijän keskeisiä vastuualueita ja tuettava laajempia tiimin tai yrityksen tavoitteita.
Esimerkki: Paranna talousraportoinnin tarkkuutta, jotta neljänneksen päätös voidaan toteuttaa vähäisemmillä korjauksilla.

Aikaan sidottu
Jokaisessa PIP:n tavoitteessa tulisi olla selkeä määräaika tai tarkastelujakso. Tämä luo vastuunottoa ja antaa molemmille osapuolille yhteisen aikataulun parantamiselle.
Esimerkki: Suorita kaikki määrätyt koulutusmoduulit 45 päivän parantamisjakson loppuun mennessä.

Miksi SMART-tavoitteet parantavat PIP:n tuloksia?

SMART-tavoitteiden käyttäminen PIP:ssä auttaa luomaan yhteisen selkeyden ja vähentää epäselvyyttä siitä, miltä ”onnistuminen” näyttää. Se myös suojaa organisaatiota osoittamalla, että työntekijälle annettiin jäsennelty ja oikeudenmukainen mahdollisuus parantaa suoriutumistaan.

Kun tavoitteet ovat epämääräisiä tai epärealistisia, suoriutumista koskevista keskusteluista voi tulla subjektiivisia ja ne voivat johtaa näkemyseroon. SMART-tavoitteet tarjoavat puolueettoman ja objektiivisen perustan valmennukselle, palautteelle ja lopullisille työsuhteen asemaa koskeville päätöksille, jos edistymistä ei tapahdu.

Kuka vastaa PIP:n toteuttamisesta?

Vastuu suoriutumisen parantamissuunnitelman (PIP) toteuttamisesta kuuluu yleensä työntekijän suoralle esihenkilölle tai esimiehelle. 

Vaikka suoralla esihenkilöllä on merkittävin rooli, HR:n ja työntekijän yhteistyö on ratkaisevan tärkeää PIP:n onnistumisen kannalta​.

Eri roolit osallistuvat seuraavasti:

Esihenkilö tai esimies

• Käynnistää PIP:n: Esihenkilö tunnistaa heikon suoriutumisen ja laatii PIP:n määritellen erityiset tavoitteet, toimenpiteet, aikataulut ja onnistumisen kriteerit.
• Seuraa edistymistä: Esihenkilön vastuulla on järjestää säännöllisiä seurantakeskusteluja työntekijän kehittymisen seuraamiseksi, palautteen antamiseksi ja suunnitelmaan tarvittavien muutosten tekemiseksi.
• Tarjoaa tukea: Esihenkilö varmistaa, että työntekijällä on käytettävissään PIP:n tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavat resurssit, kuten koulutusta tai mentorointia.
• Arvioi tulokset: PIP-jakson lopussa esihenkilö arvioi, onko työntekijä saavuttanut tavoitteet.

Henkilöstöhallinto

• Ohjaus ja valvonta: Henkilöstöhallinto voi antaa neuvoja PIP:n rakenteesta varmistaakseen, että se on yrityksen käytäntöjen ja lakisääteisten vaatimusten mukainen.
• Dokumentointi: Henkilöstöhallinto varmistaa, että PIP-prosessi dokumentoidaan asianmukaisesti, mikä on olennaista, jos tarvitaan myöhempiä kurinpitotoimia.
• Esihenkilöiden ja työntekijöiden tukeminen: Henkilöstöhallinto voi tarjota resursseja tai lisäkoulutusta sekä esihenkilölle että työntekijälle PIP:n toteuttamisen helpottamiseksi.

Työntekijä

• Aktiivinen osallistuminen: Työntekijä vastaa osallistumisesta PIP-prosessiin, tarvittavien toimien toteuttamisesta asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja mahdollisista haasteista viestimisestä.

Suorituskyvyn parantamissuunnitelmien tyypit

Työntekijän työsuorituksen parantamiseen voidaan käyttää useita erilaisia suorituskyvyn parantamissuunnitelmia. Yleensä nämä suunnitelmat ovat joko korjaavia/kurinpidollisia tai työntekijän kehittämiseen keskittyviä.

Suunnitelmatyyppejä ovat: 

1. Korjaavien toimenpiteiden suunnitelma—tämän tyyppisessä suunnitelmassa suorituskyvyn tasot tunnistetaan ja niihin puututaan koulutuksen, valmennuksen ja/tai kurinpitotoimien avulla.

2. Kehittämissuunnitelma—tämän tyyppisessä suunnitelmassa keskitytään tarjoamaan työntekijöille saavutettavissa olevaa koulutusta ja kehittymismahdollisuuksia, jotka liittyvät heidän nykyisiin tehtäviinsä tai valmistavat heitä mahdollisiin tuleviin tehtäviin organisaatiossa.

3. Urakehityssuunnitelma—tämän tyyppisessä suunnitelmassa keskitytään auttamaan työntekijöitä kehittämään valitsemallaan urapolulla etenemiseen tarvittavia taitoja. 

Kirjoittajan vinkki

Kehittämiseen ja uraan keskittyviä suorituskyvyn parantamissuunnitelmia ei yleensä yhdistetä kurinpitotoimiin. Tämän vuoksi niiden kutsumisessa PIP:ksi kannattaa olla varovainen!

 

Työntekijöiden on sosiaalisesti vaikea erottaa kurinpidollisia ja ei-kurinpidollisia PIP-tyyppisiä suunnitelmia toisistaan.

 

Kokeile vaihtoehtoista nimeä, kuten ”kehittämissuunnitelma” tai ”seuraavan tason suorituskyvyn kehittämissuunnitelma”. Eri nimen käyttäminen tarkoittaa, ettei työntekijän tarvitse puolustella sitä, ettei kyse ole kurinpidollisesta toimenpiteestä, ja hän voi puhua siitä luottavaisemmin.

Tämän artikkelin seuraavat tiedot keskittyvät kurinpidolliseen PIP:hen, sillä ne ovat yleisimpiä ja niiden toteuttamisessa on tärkeintä noudattaa oikeita käytäntöjä.

Jatka lukemista tästä, jos haluat oppia lisää kurinpidollisista ja suorituskykyyn liittyvistä PIP:istä.

Miksi joku asetetaan PIP:hen?

Suorituskyvyn parantamissuunnitelmat otetaan yleensä käyttöön, kun joku ei täytä nykyisen tehtävänsä odotuksia.

Oman kokemukseni perusteella joitakin syitä jonkun asettamiselle PIP:hen ovat: 

Heikko suoriutuminen

Työntekijä ei suoriudu tehtävässään, eivätkä aiemmat yrityksesi korjata toimintaa ole onnistuneet. 

Tämä henkilö tarvitsee viimeisen varoituksen, johon liittyy selkeä dokumentointi ja tiedossa olevat seuraukset, joihin kuuluu yleensä työsuhteen päättäminen tai tehtävien alentaminen. 

Tämä on laaja-alaisempi syy PIP:n käyttämiseen, mutta usein kyse ei ole vain yhdestä asiasta, joka ei suju suunnitellusti, kun työntekijä on päätynyt tilanteeseen, jossa PIP:tä tarvitaan. 

Epäammattimainen tai sopimaton käytös

Jos työntekijä on käyttäytynyt epäammattimaisesti tai sopimattomasti, PIP voidaan ottaa käyttöön, jotta työntekijä ymmärtää ongelman ja puuttuu siihen. 

Tietenkin jotkin epäammattimaiset ja sopimattomat käytöstavat voivat olla peruste työsuhteen välittömälle päättämiselle. 

Kyvyttömyys noudattaa vakiintuneita menettelytapoja

Jos joku osoittaa jatkuvasti kyvyttömyyttä noudattaa organisaation asettamia vakiomenettelyjä, PIP voi tarjota ohjeita siitä, miten näitä prosesseja tulisi noudattaa oikein, sekä kuvata, mitä tapahtuu, jos prosessien noudattamatta jättäminen jatkuu.

Heikko läsnäolo / alhainen tuottavuus

Jos joku on jatkuvasti osoittanut heikkoa läsnäoloa ja/tai vaikuttaa kielteisesti liiketoiminnan toimintaan alhaisen tuottavuuden vuoksi tai aiheuttaa organisaatiossa kokonaisuudessaan enemmän ongelmia kuin arvoa.

Riippumatta taustalla olevasta syystä päätöstä jonkun asettamisesta PIP-menettelyyn ei pitäisi tehdä kevyin perustein, sillä se todennäköisesti muuttaa työntekijän ja esihenkilön välistä suhdetta PIP-menettelyn lopputuloksesta riippumatta. 

Kun joku asetetaan PIP-menettelyyn, hän alkaa usein etsiä vaihtoehtoista työpaikkaa ja saattaa lähteä organisaatiosta ennen PIP-menettelyn päättymistä, erityisesti jos hän ei pidä PIP-menettelyä kohtuullisena tai usko, että hänen on helppoa tai realistista onnistua siinä.

PIP-menettely on usein suorituskyvyn hallinnan viimeinen vaihe ennen heikosti suoriutuvan työntekijän työsuhteen päättämistä.

Työoikeuteen erikoistuneen asianajotoimiston osakkaan Mark Careyn mukaan ”vain noin 5–10 % PIP-menettelyistä johtaa siihen, että työntekijä jää” yritykseen, joten käytä tätä työkalua harkiten!

Onko suorituskyvyn parantamissuunnitelma kurinpidollinen toimenpide?

PIP-menettely ei välttämättä ole kurinpidollinen toimenpide, mutta työntekijöistä se voi tuntua siltä.

Vaikka sen tavoitteena on tukea suorituksen parantamista, se voi toimia myös dokumentaationa siltä varalta, että suorituskyvyn jäädessä ennalleen tarvitaan myöhemmin kurinpidollisia toimia, kuten työsuhteen päättämistä.

Organisaatiot näkevät sen usein viimeisenä yrityksenä auttaa työntekijöitä onnistumaan ennen vakavampien seuraamusten harkitsemista. 

Jos asiasta ei kuitenkaan viestitä hyvin, työntekijät saattavat pitää sitä kurinpitotoimien edeltäjänä.

Näin laadit suorituskyvyn parantamissuunnitelman

Kuten sanoin, PIP-menettelyjä tulisi käyttää harkiten. Jotta suunnitelma olisi tehokas, sinun on laadittava suunnitelma, joka on saavutettavissa, linjassa henkilön tai tiimin roolin ja tavoitteiden kanssa ja varmistaa, että tiimin jäsen saa asianmukaista tukea koko prosessin ajan.

Tämä voidaan tehdä muutaman yksinkertaisen mutta kriittisen vaiheen avulla.

Vaihe 1: Harkitse, onko PIP-menettely asianmukainen

Ensimmäinen vaihe PIP-menettelyn laatimisessa on varmistaa, että se on oikea työkalu kyseiseen tilanteeseen. PIP-menettelyn ei pitäisi koskaan tulla yllätyksenä.

Tiimin jäsenen olisi pitänyt jo saada esihenkilöltään palautetta ja valmennusta (usein monta kertaa) ongelmista, joita PIP-menettelyssä on nyt tarkoitus käsitellä.

Jos olet esihenkilö etkä ole vielä keskustellut suorituksesta sen tiimin jäsenen kanssa, jonka haluat asettaa PIP-menettelyyn, ei ole vielä aika käyttää PIP-menettelyä.

Jos tiimin jäsen, jonka asettamista PIP-menettelyyn harkitset, on uusi organisaatiossa, pohdi hänen perehdytyskokemustaan (perehdytettiinkö hänet tehokkaasti? Korjaisiko lisäkoulutus ongelman?). 

Ensimmäinen vaihe PIP-menettelyn toteuttamisessa on keskustella ensin tiimin jäsenen kanssa suorituksesta ja odotuksistasi sekä seurata keskustelua aina sähköpostilla, jossa dokumentoidaan keskustelu ja vahvistetaan odotuksesi (henkilöstöhallinto kiittää sinua tästä).

Kun keskustelusi ja niiden seurannaksi tehdyt toimet ovat osoittautuneet ajan mittaan tuloksettomiksi, PIP-menettelyn käyttämistä on aiheellista harkita.

Tähän sääntöön on joitakin poikkeuksia, mutta yleensä ne liittyvät sopimattomaan käytökseen – tunnistat nämä tilanteet, kun niitä tapahtuu, ja ne ovat ilmeisiä (huonolla tavalla). 

Pidä henkilöstöhallinnon edustajasi ajan tasalla koko prosessin ajan. Esihenkilön pyyntö työntekijän asettamisesta PIP-menettelyyn ei myöskään saisi tulla henkilöstöhallinnolle yllätyksenä. 

Vaihe 2: Laadi suunnitelma

Ensimmäinen varsinainen dokumentoitu vaihe jonkun asettamisessa PIP-menettelyyn on keskustella henkilöstöhallinnon edustajan kanssa hänen suorituksestaan, aiemmista yrityksistäsi antaa työntekijälle palautetta ja valmennusta sekä siitä, miksi uskot nyt olevan oikea aika asettaa tiimin jäsen PIP-menettelyyn.

Rakentavan palautteen antaminen on keskeistä työntekijän kehittymisen kannalta. Jotta palautteesi olisi sekä vaikuttavaa että motivoivaa, suoritusarvioinneissa käytettävien esimerkkilauseiden tarkastelu voi auttaa muotoilemaan viestisi myönteisten tulosten saavuttamiseksi

Henkilöstöhallinnon tulisi ottaa pyyntösi käsiteltäväksi ja toivottavasti tarjota PIP-mallipohja, joka on organisaatiollesi sopiva ja yrityksen työoikeuteen erikoistuneiden juristien hyväksymä. 

Älä laadi tai toimita PIP-menettelyä ilman yrityksesi henkilöstöhallinnon edustajan osallistumista. Jos menettely toteutetaan virheellisesti ja työntekijälle aiheutuu haittaa, saatat joutua henkilökohtaiseen vastuuseen. Ota yhteyttä yrityksesi henkilöstöhallinnon edustajaan ja/tai yrityksen oikeudelliseen neuvonantajaan.

Jos olet onnekas ja saat henkilöstöhallinnon edustajalta mallipohjan, aloita siitä äläkä käytä vaihtoehtoisia mallipohjia – toimi aina organisaatiosi käytäntöjen mukaisesti. Jos mallipohjaa ei ole saatavilla, voit ladata mallipohjan artikkelin lopusta.

Käy mallipohja läpi henkilöstöhallinnon edustajan kanssa ja varmista, että ymmärrät, mitä kunkin mallipohjan osa-alueen tulee sisältää. Seuraavaksi sinun, esihenkilönä, on yleensä laadittava dokumentoitu suunnitelma mallipohjaan.

Suoriutumisen parantamissuunnitelman mallipohjat sisältävät yleensä seuraavat osiot, joihin kaikkiin tarvitset esihenkilönä oman panoksesi: 

• Huolenaiheet—mikä ei toimi? Mitä tapahtui? Käytä mahdollisuuksien mukaan mittareita ja tietoja.
• Havainnot, aiemmat keskustelut ja ohjaus—mitä olet tähän mennessä havainnut ja tehnyt asian suhteen.
• Odotukset tai suoriutumistavoitteet—mitä huolenaiheisiin ja työtehtävään liittyen odotetaan, esimerkiksi mittarit, käyttäytyminen, tulokset, projektien toimittaminen ja muu vastaava (ole täsmällinen).
• Suositellut muutokset—mitä odotat työntekijän muuttavan täyttääkseen suunnitelmassa ja työtehtävässä määritellyt odotukset.
• Resurssit—mitä työntekijän käytettävissä on suunnitelman ja työtehtävän odotusten täyttämiseksi.
• Johdon tuki—mitä esihenkilö tekee tukeakseen työntekijää tämän parantamissuunnitelmassa.
• Edistymisen tarkistuspisteet—milloin esihenkilö ja työntekijä keskustelevat tulevaisuudessa nimenomaisesti suoriutumisen parantamissuunnitelmasta? Miten työntekijän edistymistä seurataan?
• Aikataulu ja virstanpylväät—kuinka pitkä suoriutumisen parantamissuunnitelma on ja milloin se päättyy? 30, 60 tai 90 päivää ovat tavallisia kestoja. Suosin 60 päivää, koska se on riittävän pitkä muutoksen havaitsemiseksi mutta tarpeeksi lyhyt, ettei suunnitelma tunnu jatkuvan ikuisesti. 
• Suoriutumisen parantamissuunnitelman aikaiset odotukset ja seuraukset—mitkä ovat käyttäytymistä koskevat odotukset ja seuraukset suunnitelman aikana? Muutetaanko niitä? Luettele seuraukset (usein irtisanominen mukaan lukien).
• Kuittaus—pyydä aina työntekijää, esihenkilöä ja henkilöstöhallinnon edustajaa allekirjoittamaan asiakirja sen jälkeen, kun se on toimitettu työntekijälle. Asiakirjaa ei katsota valmiiksi laadituksi eikä toimitetuksi ennen kuin allekirjoitukset on saatu. 

Kun laadit suoriutumisen parantamissuunnitelmaa, käy heikosti suoriutuvan työntekijän työnkuvaus läpi ja varmista, että häneltä pyytämäsi asiat on kuvattu selkeästi ja että hänellä on ollut tehtävässä riittävästi aikaa oppia onnistumaan. 

Käytät työnkuvausta itse suoriutumisen parantamissuunnitelmassa, joten pidä se käden ulottuvilla!

Mieti, miten työntekijä täyttää ja ei täytä suoriutumista koskevia odotuksia, ja pohdi, pystytkö tunnistamaan ongelman perimmäiset syyt. 

Ole valmis kuvaamaan ne työntekijän työpanoksen ja käyttäytymisen erityisalueet, jotka edistävät myönteisesti tehokasta suoriutumista, sekä ne, jotka eivät edistä sitä. 

Käy läpi työntekijän tuorein suoriutumisarviointi ja etsi konkreettisia tilanteita, joissa olet aiemmin antanut palautetta, valmentanut tai ohjannut häntä niissä ongelmissa, jotka ovat saaneet sinut laatimaan suoriutumisen parantamissuunnitelman. Pohdi, onko työntekijän työsuoriutumisen puute mitattavissa, ja jos on, varmista, että hän tuntee suoriutumisen mittaamisen.

Haasteiden kanssa kamppailevat työntekijät ovat usein tietoisia heikosta suoriutumisestaan, erityisesti silloin, kun heidän esihenkilönsä on antanut palautetta matkan varrella. 

Selkeä odotuksia koskeva viestintä on olennaista sen varmistamiseksi, ettei suoriutumisen parantamissuunnitelma tule yllätyksenä ja että työntekijät voivat tehdä yhteistyötä esihenkilöiden kanssa tehokkaan suoriutumisen parantamissuunnitelman toteuttamiseksi. 

Jos työntekijä yllättyy tai kertoo, että suoriutumisen parantamissuunnitelma tuli hänelle täysin puun takaa, pidä sitä varoitusmerkkinä ja keskustele asiasta välittömästi henkilöstöhallinnon edustajan kanssa. 

Kun olet tarkistanut kaikki nämä asiat perusteellisesti, dokumentoi suoriutumisen parantamissuunnitelma kirjalliseen muotoon. Voit kokeilla suoriutumisen parantamissuunnitelman mallipohjaamme lähtökohtana, mutta käy se tietenkin aina läpi henkilöstöhallinnon edustajan ja/tai yrityksen lakimiehen kanssa. 

Vaihe 3: Selitä suunnitelma työntekijälle

Kun olet laatinut suoriutumisen parantamissuunnitelman, käy se läpi henkilöstöhallinnon edustajan kanssa, tee tarvittavat muutokset tai täsmennykset ja keskustelkaa siitä, miten sinä ja henkilöstöhallinnon edustaja toimitte yhdessä esitelläksenne suunnitelman työntekijälle kasvokkain tai videopuhelussa.

Oman näkemykseni mukaan on parasta, että suunnitelman työntekijälle esittelevät sen laatinut esihenkilö sekä henkilöstöhallinto, joka tukee keskustelua ja osallistuu siihen koko ajan.

On tärkeää, että henkilöstöhallinto on läsnä tässä keskustelussa todistajana ja osoittamassa työntekijälle, että kyseessä on vakava asia, jolla on todellisia seurauksia.

Usein jo henkilöstöhallinnon läsnäolo suoriutumista koskevassa keskustelussa auttaa työntekijää havahtumaan ja ymmärtämään, ettei hänen toimintansa tuota tulosta ja että hänen on muututtava. 

Työntekijä saattaa sanoa: ”Saanko potkut?” heti nähdessään henkilöstöhallinnon edustajan huoneessa.

Jos näin tapahtuu, vastaa rauhallisesti: ”Et, olemme täällä keskustellaksemme suoriutumisestasi ja toteuttaaksemme suoriutumisen parantamissuunnitelman.” Selkeät, yksinkertaiset ja tosiasioihin perustuvat vastaukset ovat avuksi keskustelun edetessä.

Kun aloitat keskustelun, jäsennä se ja käy läpi kaikki etukäteen valmistelemasi asiakirjan kohdat (anna kaikille paikalla oleville tulostettu kopio ja/tai jaa näyttö videopuhelun aikana). Pysy mahdollisimman hyvin asiakirjassa. Hyvin valmistautuneena voisit lähes lukea sen läpi rivi riviltä. 

Pysymällä asiakirjassa varmistat, että kaikki puhumasi on dokumentoitu ja että työntekijä voi palata asiakirjaan myöhemmin muistellessaan keskustelua ja yrittäessään käsitellä tapahtunutta (usein kaikki muuttuu epätarkaksi tai hämäräksi kehon luonnollisen uhka- tai sokkireaktion vuoksi, joten pysy käsikirjoituksessa!).

Kun päätät PIP:n luovuttamista koskevan keskustelun, varmista, että työntekijä ymmärtää saavansa kopion esitetystä asiakirjasta ja että hänen on allekirjoitettava asiakirja vahvistaakseen, että:

1. hän on vastaanottanut sen
2. asiasta on keskusteltu hänen kanssaan
3. hän ymmärtää sisällön ja edellytetyt korjaavat toimet sekä sen, mitä mahdollisia seurauksia noudattamatta jättämisellä voi olla.

Aseta allekirjoitukselle määräpäivä, yleensä alle 3 päivää. 

Voit myös harkita työntekijän lähettämistä kotiin tai pois linjoilta loppupäiväksi PIP:n luovuttamisen jälkeen, sillä prosessi voi olla melko tunteikas. 

Vaihe 4: Seuraa edistymistä

Kun olet luovuttanut PIP:n, tilanne tuntuu varmasti hieman oudolta – ehkä jopa jännittyneeltä.

Työntekijän esihenkilönä olet sitoutunut hänen suoriutumiseensa ja kehittymiseensä. Tee tämä työntekijälle selväksi ja pyri palaamaan myönteiseen, kehittymiseen suuntautuneeseen ajattelutapaan.

Menestyksekkäimmät suunnitelmat, joita olen nähnyt, ovat olleet sellaisia, joissa työntekijä on pyytänyt apua läheisiltä työtovereilta tai mentoreiltaan PIP:n tavoitteiden saavuttamiseen.

Koko PIP:n voimassaolon ajan säännölliset seurantakeskustelut esihenkilön ja työntekijän sekä esihenkilön ja HR-edustajan välillä ovat olennaisia osia tehokkaan suorituksenhallintaprosessin toteuttamisessa. 

Osallistu aktiivisesti edistymisen mittaamiseen ja seurantaan. Esihenkilönä nyt ei ole aika jäädä odottamaan, muuttuuko työntekijä, vaan sinun on osallistuttava hänen kehittymiseensä.

Muista suunnitelmaan kirjatut resurssit ja esihenkilön tarjoama tuki. Sinun tehtäväsi on varmistaa, että hoidat oman osuutesi sopimuksesta (ja kyllä, laiminlyönnillä voi olla oikeudellisia seurauksia). 

Suosittelen sitoutumaan PIP-asiakirjojen tarkistamiseen suoraan työntekijän kanssa kahden viikon välein niiden (toivottavasti) viikoittaisten kahdenkeskisten keskustelujen lisäksi, joita käyt jo hänen kanssaan.

Näin osa keskusteluista voi keskittyä suoraan PIP:hen ja osa ei. 

Luo rytmi, joka pitää työntekijän sitoutuneena ja saa hänet ajattelemaan omaa kehittymistään ilman, että PIP-asiakirjaa käytetään painostuskeinona jokaisessa vuorovaikutustilanteessa PIP:n voimassaolon aikana. Jos asiakirjasi sisältää erityisiä seurantatoimien kuittauksia, varmista, että ne dokumentoidaan asianmukaisesti.

Seuratessasi edistymistä ota asia puheeksi, jos mikään ei muutu tai havaitset työntekijässä kielteistä muutosta. Kysy työntekijältä, miten hän kokee edistyvänsä kohti PIP:n tavoitteita.

Keskustele rehellisesti siitä, miten asiat sujuvat – tämä auttaa loppua lähestyttäessä, erityisesti jos seurauksia on tarpeen soveltaa.

Joissakin tapauksissa voi tulla vastaan yllättävä käänne, jossa työntekijä ilmoittaa, ettei yksinkertaisesti halua toteuttaa PIP:tä tai jatkaa tehtävässä.

Jos näin tapahtuu, muuta keskustelun sävyä hieman konsultoivampaan suuntaan ja totea, että työntekijällä on voimassa oleva PIP, jolla on päättymispäivä.

Jos suoriutumistavoitteita ei saavuteta päättymispäivään mennessä, työntekijälle voi seurata erilaisia seuraamuksia, mukaan lukien työsuhteen päättäminen.

Ilmoita seuraavaksi HR-edustajallesi tapahtumien hienoisesta muuttumisesta ja keskustele hänen kanssaan siitä, mitä olisi parasta tehdä seuraavaksi.

Toimimalla näin jatkat suorituksen johtamista ja sinulla on perusteet päättää työntekijän työsuhde PIP:n lopussa, mutta ehkä organisaation sisällä tai sen ulkopuolella on parempi vaihtoehto – tee yhteistyötä HR:n kanssa, sillä he voivat auttaa.

Vaihe 5: Arvioi vaihtoehdot

PIP-jakson lopun lähestyessä sinulla ja työntekijällä pitäisi olla selkeä käsitys siitä, saavutetaanko PIP:n odotukset ja tavoitteet vai ei. 

Jos työntekijä on saavuttanut tavoitteet:
Juhlistakaa saavutusta. Tunnusta se työ ja vaivannäkö, jota kehittyminen on vaatinut, ja siirrä työntekijä takaisin tavanomaiseen suorituksenhallintaprosessiisi. Tunnustuksen osoittaminen – olipa se kahdenkeskinen keskustelu, kirjallinen tunnustus tai seuraavien vaiheiden suunnittelu – auttaa vahvistamaan myönteistä edistymistä ja kohottamaan työilmapiiriä.

Jos edistystä on tapahtunut, mutta tavoitteita ei ole täysin saavutettu:
Voit harkita PIP:n jatkamista, jos etenemiselle on selkeä suunnitelma. Muokkaa aikatauluja tai odotuksia tarpeen mukaan ja dokumentoi päätös HR:n kanssa.

Jos tavoitteita ei saavutettu:
Tapaa henkilöstöhallinnon edustaja käydäksesi läpi koko prosessin, mukaan lukien annettu palaute ja tarjottu valmennus. Jos päätöksenä on työsuhteen päättäminen, noudata organisaatiosi työsuhteen päättämistä ja työsuhteen päättämiseen liittyviä toimenpiteitä koskevia menettelyjä. Tähän tulisi sisältyä henkilöstöhallinnon edustajan, esihenkilön ja työntekijän välinen viimeinen keskustelu, joka on käytävä huolellisesti ja lainsäädännön vaatimukset huomioiden.

Lopputuloksesta riippumatta dokumentoi PIP:n päätös aina ja ylläpidä selkeää, kunnioittavaa viestintää koko prosessin ajan. Tavoitteena ei ole ainoastaan suoriutumisen hallinta, vaan myös oikeudenmukaisen ja läpinäkyvän prosessin tukeminen siten, että se vastaa yrityksesi arvoja.

Vinkkejä onnistuneeseen PIP:iin

Edellä on paljon tietoa, joten tässä yhteenveto onnistuneen PIP:n vinkeistä:

1. Aseta selkeät tavoitteet

• Määrittele täsmälliset ja saavutettavissa olevat tavoitteet sekä selkeät suorituskykymittarit. Varmista, että tavoitteet ovat mitattavia ja ajallisesti rajattuja, jotta edistymistä voidaan arvioida tarkasti.

2. Tee yhteistyötä työntekijän kanssa

• Ota työntekijä mukaan PIP:n laatimiseen, jotta hän ymmärtää odotukset ja sitoutuu prosessiin. Kysy hänen näkemyksensä siitä, millaista tukea hän saattaa tarvita onnistuakseen.

3. Anna säännöllisesti palautetta

• Järjestä usein seurantakeskusteluja, joissa käsitellään edistymistä, haasteita ja tarvittavia muutoksia. Jatkuva palaute auttaa työntekijää pysymään oikealla tiellä ja tarjoaa mahdollisuuden puuttua ongelmiin niiden ilmetessä.

4. Tarjoa resursseja ja tukea

• Tunnista koulutuksen, mentoroinnin tai muiden resurssien tarve työntekijän kehittymisen tukemiseksi. Tarjoa tarvittavat työkalut ja ohjaus, jotka tukevat hänen kehitystään.

5. Dokumentoi kaikki

• Pidä yksityiskohtaista kirjaa PIP-prosessista, mukaan lukien tapaamiset, palaute ja edistymispäivitykset. Tämä on tärkeää organisaation ja työntekijän suojaamiseksi varmistamalla prosessin läpinäkyvyys.

6. Keskity myönteiseen vahvistamiseen

• Tunnusta parannukset ja juhlista pieniä onnistumisia matkan varrella. Myönteinen vahvistaminen voi lisätä motivaatiota ja kannustaa jatkuvaan edistymiseen.

7. Aseta realistiset aikataulut

• Määrittele ajanjakso, joka antaa työntekijälle riittävästi aikaa osoittaa kehittymisensä. Ole tarvittaessa joustava, mutta varmista, että onnistumisen arvioinnille on määritelty selkeä päättymispäivä.

8. Pysy objektiivisena ja tue työntekijää

• Lähesty PIP:iä rakentavalla asenteella ja keskity kehittymiseen rangaistuksen sijaan. Ole empaattinen ja vältä saamasta työntekijää tuntemaan, että hänet on nostettu erityisesti esiin.

9. Varaudu erilaisiin lopputuloksiin

• Vaikka tavoitteena on kehittyminen, varaudu asianmukaisiin toimiin, jos työntekijä ei saavuta PIP:n tavoitteita. Toimenpiteenä voi olla PIP:n jatkaminen, tehtävien uudelleenjärjestely tai työsuhteen päättäminen.

Esimerkkejä suorituskyvyn parantamissuunnitelmasta

Esimerkki 1: Myynnin suorituskyky

Ongelma: Työntekijä ei ole saavuttanut myyntitavoitteitaan viimeisten kolmen kuukauden aikana.

Tavoitteet:

• Kasvata kuukausittaista myyntiä 20 prosentilla kolmen kuukauden kuluessa.
• Hanki vähintään 10 uutta asiakasta kuukaudessa.

Toimenpiteet:

• Osallistu neuvottelutaitoihin keskittyvälle myyntikurssille ensimmäisen kuukauden aikana.
• Sovi viikoittaiset kahdenkeskiset tapaamiset myyntipäällikön kanssa strategioiden ja edistymisen käsittelemiseksi.
• Tee vähintään 30 ulospäin suuntautuvaa puhelua päivässä potentiaalisille asiakkaille.

Aikataulu: Kolme kuukautta

Onnistumisen kriteerit:

• Myyntitavoitteet saavutetaan tai ylitetään kahtena peräkkäisenä kuukautena.
• Uusien asiakkaiden hankinta saavuttaa tavoitteena olevan 10 asiakkaan määrän kuukaudessa.

---

Esimerkki 2: Asiakaspalvelun laatu

Ongelma: Työntekijästä on tehty useita valituksia, jotka koskevat heikkoa asiakaspalvelua.

Tavoitteet:

• Vähennä asiakasvalitukset nollaan seuraavien 60 päivän aikana.
• Saavuta asiakastyytyväisyysarvosanaksi vähintään 4,5/5.

Toimenpiteet:

• Suorita asiakaspalvelukoulutus seuraavien 30 päivän aikana.
• Seuraa kolme päivää työssään erinomaisesti suoriutuvaa asiakaspalveluedustajaa.
• Ota käyttöön viikoittaisissa laadunvarmistustarkasteluissa saatu palaute.

Aikataulu: 60 päivää

Onnistumisen kriteerit:

• Ei asiakasvalituksia 60 päivän aikana.
• Asiakastyytyväisyyspistemäärä vähintään 4,5 puhelun jälkeisissä kyselyissä.

---

Esimerkki 3: Projektinhallinnan suorituskyky

Ongelma: Työntekijä ei jatkuvasti pysy projektien määräajoissa.

Tavoitteet:

• Noudata 100-prosenttisesti kolmen seuraavan projektin määräaikoja.
• Paranna projektisuunnittelutaitoja riskien tunnistamiseksi ja viivästysten ehkäisemiseksi.

Toimenpiteet:

• Osallistu ajanhallinta- ja projektisuunnittelutyöpajaan.
• Käytä projektinhallintatyökalua tehtävien ja määräaikojen seuraamiseen ja toimita esimiehelle viikoittaiset päivitykset.
• Laadi tulevia projekteja varten riskienarviointisuunnitelma.

Aikataulu: Kolme kuukautta

Onnistumisen kriteerit:

• Kaikkien määritettyjen projektien määräajoista pidetään kiinni.
• Osoitettu kyky ennakoida ja käsitellä mahdollisia projektiriskejä.

---

Esimerkki 4: Läsnäolo ja täsmällisyys

Ongelma: Työntekijällä on toistuva tapa saapua myöhässä tai olla poissa työstä.

Tavoitteet:

• Saavu ajoissa jokaiseen työvuorolistaan merkittyyn työvuoroon seuraavien 90 päivän ajan.
• Ilmoita etukäteen kaikista suunnitelluista poissaoloista.

Toimenpiteet:

• Aseta päivittäiset muistutukset työpäivään valmistautumista varten.
• Toimita viikoittainen raportti saapumisajoista.
• Osallistu ajanhallintatyöpajaan.

Aikataulu: 90 päivää

Onnistumisen kriteerit:

• 100-prosenttinen täsmällinen läsnäolo 90 päivän aikana.
• Ei suunnittelemattomia poissaoloja ilman ennakkohyväksyntää.

Oikeudelliset & eettiset näkökohdat suorituskyvyn parantamissuunnitelmaa laadittaessa

Työntekijän suorituskyvyn parantamissuunnitelmien käsittely voi olla monimutkainen ja pelottava tehtävä sekä esihenkilöille että työntekijöille.

On tärkeää varmistaa, että kaikki osapuolet tuntevat hyvin PIP-prosessin odotukset, tavoitteet ja oikeudet, jotta sen onnistunut toteutus ja loppuunsaattaminen voidaan varmistaa.

Suorituskyvyn parantamissuunnitelmaa laadittaessa on tärkeää pitää mielessä joitakin keskeisiä seikkoja, kuten:

1. Suojatut luokat—varmista, että kaikkia tiimin jäseniä kohdellaan oikeudenmukaisesti ja kunnioittavasti rodusta, sukupuolesta, etnisestä taustasta tai muusta suojatusta luokasta riippumatta.
2. Maan lait—noudata maasi sovellettavia työlakeja PIP-suunnitelmia laadittaessa ja toteutettaessa. Keskustele henkilöstöhallinnon edustajan ja/tai yrityksen oikeudellisen neuvonantajan kanssa. 
3. Syrjintä ja häirintä—varmista, etteivät PIP-suunnitelmat johda työntekijöiden syrjintään tai häirintään heidän suojattujen luokkiensa perusteella.
4. Asianmukainen menettely—tarjoa tiimin jäsenille asianmukaiset menettelytavat, kun PIP-suunnitelman tavoitteita asetetaan ja niiden saavuttamista arvioidaan.
5. Kirjallinen dokumentointi—dokumentoi prosessin jokainen vaihe kirjallisesti varmistaaksesi, ettei PIP-suunnitelman toteuttamiseen osallistuvien osapuolten välillä synny väärinkäsityksiä.
6. Täsmällisyys—määrittele kaikki odotukset, tavoitteet ja toimenpiteet yksityiskohtaisesti ja vältä epäselvyyksiä.
7. Oikeudenmukaisuus ja johdonmukaisuus—varmista, että odotuksia ja tavoitteita sovelletaan oikeudenmukaisesti kaikkiin tiimin jäseniin ja että niiden toteutumista seurataan johdonmukaisesti kussakin osastossa tai tiimissä.
8. Muutoksenhakuoikeus—anna työntekijöille oikeus valittaa, jos he ovat eri mieltä PIP-suunnitelmiinsa liittyvistä päätöksistä.
9. Mukautuvuus—mahdollista PIP-suunnitelmien joustavuus, jotta aikataulumuutokset tai muut ennakoimattomat olosuhteet, joita työntekijän suorituksen parantamissuunnitelman aikana saattaa ilmetä, voidaan ottaa huomioon.
10. Työntekijöiden näkemykset ja palaute—pyydä työntekijöiltä palautetta heidän PIP-suunnitelmansa toteuttamisen aikana sekä sen päätyttyä varmistaaksesi, että suunnitelma oli tehokas ja saavutti halutut tulokset.

Suorituksen parantamissuunnitelmaa laadittaessa on myös tärkeää käyttää tiedonkeruuta tehostavia työkaluja. Työkalut, kuten suorituksen hallintaohjelmisto ja työajan ja läsnäolon seurantaohjelmisto, voivat auttaa hallitsemaan, analysoimaan ja parantamaan työntekijöidesi läsnäoloa ja yleistä työsuoritusta.

Lataa ilmainen suorituksen parantamissuunnitelman mallimme

Käytä suorituksen parantamissuunnitelman malliamme, kun alat suunnitella PIP-suunnitelmaa. Muista, ettet käytä tätä mallia keskustelematta ensin henkilöstöhallinnon edustajan tai yrityksen oikeudellisen neuvonantajan kanssa. 

Hanki suorituksen parantamissuunnitelman mallimme!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Jos haluat lisää ohjeita suorituksen hallintaan, tilaa henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan johtajille suunnattu viikoittainen uutiskirjeemme. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua etenemään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.