10 parasta Envoy-vaihtoehtoa vierailijahallintaan vuonna 2026

Parhaat Envoy-vaihtoehdot tarjoavat joustavan kävijähallinnan, helpon tilavarauksen ja työkaluja, jotka sopivat työpaikkasi yksilöllisiin tarpeisiin. Jos etsit Envoy-vaihtoehtoja, etsit todennäköisesti ratkaisuja, jotka hoitavat ilmoittautumiset, huonevaraukset ja vaatimustenmukaisuuden – ilman niitä rajoituksia, joita olet kohdannut Envoyn kanssa. Tästä oppaasta löydät työpaikanhallinta-alustoja, joiden avulla voit hallita kävijöitä, työpisteitä ja kokoustiloja, tukea tiimiäsi ja pitää toimiston toiminnan sujuvana.

Mikä Envoy on?

Envoy on työpaikanhallinta-alusta, jonka avulla yritykset voivat hallita kävijöiden ilmoittautumisia, työpistevarauksia ja kokoushuoneiden varauksia. Se on suunniteltu yksinkertaistamaan vastaanoton toimintaa, parantamaan turvallisuutta ja tukemaan hybridityöympäristöjä. Digitaalisen ilmoittautumisen, kulkukorttien tulostamisen ja vaatimustenmukaisuustyökalujen kaltaisten ominaisuuksien ansiosta Envoy tarjoaa keskitetyn tavan hallita sitä, kuka työpaikallesi saapuu ja miten tilojasi käytetään.

Yhteenveto parhaista Envoy-vaihtoehdoista

Tämä vertailutaulukko sisältää yhteenvedon parhaiksi valitsemieni Envoy-vaihtoehtojen hinnoittelutiedoista, jotta löydät budjettiisi ja liiketoimintasi tarpeisiin parhaiten sopivan vaihtoehdon.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	elia	Soveltuu parhaiten englannin- ja ranskankielisten vierailijoiden rekisteröintiin	Ilmainen paketti + ilmainen esittely saatavilla Book Demo	Alkaen $500/kuukausi Get Custom Pricing	Website
2	Hybrid Hero	Paras nopeaan käyttöönottoon ja siirtymätukeen	Ilmainen esittely saatavilla	Hinnoittelu pyynnöstä	Website
3	WorkInSync	Paras mobiilikeskeiseen työntekijöiden aikataulutukseen	7 päivän ilmainen kokeilujakso + ilmainen esittely saatavilla	Alkaen $1.79/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)	Website
4	YAROOMS	Paras hiilijalanjäljen seurantaan	Ilmainen esittely saatavilla	Alkaen 99 dollaria kuukaudessa	Website
5	Joan	Sopii parhaiten kokoushuoneiden näyttöintegraatioon	Saatavilla 30 päivän maksuton kokeilujakso	Alkaen $51 kuukaudessa	Website
6	Officely	Sopii parhaiten Slack-pohjaiseen työpistevarausten koordinointiin	Ilmainen kokeilu ja ilmainen esittely saatavilla	Alkaen 2,50 $/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)	Website
7	Eptura	Sopii parhaiten työpaikan käyttöasteen analytiikkaan	Ilmainen esittely saatavilla	Hinnoittelu pyynnöstä	Website
8	Robin	Paras interaktiivisiin pohjapiirroksiin	Ilmainen demo saatavilla	Hinnoittelu pyynnöstä	Website
9	The Receptionist	Sopii parhaiten yksilölliseen vierailijakorttien tulostukseen	15 päivän ilmainen kokeilujakso saatavilla	Alkaen $630/sivusto/vuosi	Website
10	Gable	Paras hajautettujen tiimien hallintaan	Ilmainen esittely saatavilla	Alkaen $2.50/käyttäjä/kuukausi	Website

Envoy-vaihtoehtojen arvostelut

Alla ovat yksityiskohtaiset yhteenvedot Envoy-vaihtoehdoista, jotka pääsivät listalleni. Arvosteluissani tarkastellaan yksityiskohtaisesti kunkin alustan ominaisuuksia, parhaita käyttötapauksia ja integraatioita, jotta löydät itsellesi parhaiten sopivan vaihtoehdon.

1

elia

Soveltuu parhaiten englannin- ja ranskankielisten vierailijoiden rekisteröintiin

• Ilmainen paketti + ilmainen esittely saatavilla
• Alkaen $500/kuukausi

Visit Website

Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

elia on hybriditiimien työpaikan toimintojen alusta, joka kokoaa vierailijahallinnan, työpisteiden varauksen, tilojen aikataulutuksen ja käyttöasteen seurannan yhteen järjestelmään — jotta vastaanotto-, HR- ja toimitilatiimeilläsi on käytössään yksi yhteinen totuuden lähde.

Kenelle elia sopii parhaiten?

elia sopii erinomaisesti keskisuurille ja suurille organisaatioille, jotka hallinnoivat hybridityöympäristöjä ja joissa toimitila-, HR- ja IT-tiimit tarvitsevat yhteisen näkymän toimiston toimintoihin.

Miksi elia on hyvä vaihtoehto Envoylle

Valitsin elian yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska sen kioski tukee natiivisti englannin ja ranskan kieliä, mikä tarkoittaa, että kansainväliset vierailijat voivat rekisteröityä itse ilman vastaanoton apua kielimuurin ylittämiseen. Arvostan sitä, että kielituki on rakennettu suoraan sisäänkirjautumisprosessiin eikä lisätty jälkikäteen.

elian tärkeimmät ominaisuudet

• Ennakkorekisteröinti: Lähetä vierailijoille henkilökohtainen kutsu etukäteen, jotta he saapuvat valmiina skannaamaan QR-koodin ja aulan odotusajat lyhenevät.
• NDA- ja asiakirjojen allekirjoittaminen: Sisällytä asiakirjojen hyväksyminen tai NDA:n allekirjoittaminen suoraan sisäänkirjautumisprosessiin ennen kuin vierailija pääsee tiloihisi.
• Vierailijamerkkien tulostus: Tulosta vierailijamerkki automaattisesti sisäänkirjautumisen yhteydessä, jotta paikan päällä työskentelevillä turvallisuustiimeillä on nopeasti käytettävissään visuaalinen apuväline vieraiden tunnistamiseen.
• Auditointiin valmis vierailijaloki: Käytä aikaleimattua lokia kaikista vierailuista ja vie tiedot CSV-muodossa vaatimustenmukaisuuden tarkistuksia tai turvallisuusauditointeja varten.

elian integraatiot

elia tarjoaa natiiviset integraatiot Microsoft 365:n, Google Workspacen ja Slackin kanssa sekä tiettyjen näiden ekosysteemien työkalujen kanssa, kuten Google Calendarin, Microsoft Teamsin ja Microsoft Outlookin.

Pros and Cons

Pros:

• Kokoaa natiivin työpaikkalaitteiston
• Sisältää ensivastehenkilöstön seurannan hätätilanteita varten
• Yhdistää vierailija- ja työpisteiden varausmoduulit

Cons:

• Käyttöastetilastot voivat olla epätarkkoja
• Ylläpitäjän profiilin muokkausmahdollisuudet ovat rajalliset

LEARN MORE ABOUT ELIA:

• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia
• elia vs. Skedda
• elia vs. Robin
• elia vs. Microsoft Places

2

Hybrid Hero

Paras nopeaan käyttöönottoon ja siirtymätukeen

• Ilmainen esittely saatavilla
• Hinnoittelu pyynnöstä

Visit Website

Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Hybrid Hero on työpaikkojen hallinta-alusta, joka auttaa HR- ja toimitilatiimejä koordinoimaan työpisteiden varaamista, kokoushuoneiden varauksia, vierailijoiden sisäänkirjautumista ja hybridityön aikataulutusta yhdessä tai useammassa toimipisteessä.

Kenelle Hybrid Hero sopii parhaiten?

Hybrid Hero sopii keskisuurille ja suurille organisaatioille, jotka hallinnoivat hajautettua toimistoverkostoa, erityisesti säännellyillä toimialoilla, kuten rahoitus-, energia- tai rakennusalalla toimiville yrityksille.

Miksi Hybrid Hero on hyvä vaihtoehto Envoylle?

Otin Hybrid Heron mukaan kärkivalintoihini, koska sen Switch-ohjelma on yksi rakenteellisimmista siirtymäpoluista, joita olen tällä alalla nähnyt. Se sisältää 15 minuutin arviointipuhelun, yhden sivun siirtymäsuunnitelman ja taatun 30 päivän siirtymäaikataulun. Tällainen jäsennelty käyttöönotto tarkoittaa, että Envoylta siirtyvät tiimit voivat vähentää käyttöönoton viivästyksiä ja saada työntekijät varaamaan työpisteitä sekä kirjaamaan vierailijoita sisään heti ensimmäisestä päivästä lähtien.

Hybrid Heron tärkeimmät ominaisuudet

• Interaktiivinen pohjapiirrosten luontityökalu: Kartoita työtilat nopeasti ja hallitse varattuja sekä varaamattomia työpisteitä missä tahansa toimiston pohjaratkaisussa.
• Tekoälyä hyödyntävä luonnollisen kielen varaus: Varaa työpisteitä tai huoneita käyttämällä yksinkertaisia luonnollisen kielen kyselyitä suoraan sovelluksessa.
• Varustepohjainen haku: Suodata työtiloja ominaisuuksien, kuten kahden näytön, seisomapöytien tai hiljaisten alueiden, perusteella ennen varaamista.
• Automaattinen työpisteen sisäänkirjautuminen ja vapauttaminen: QR-koodit mahdollistavat nopean sisäänkirjautumisen paikan päällä ja vapauttavat käyttämättömät työpisteet automaattisesti.

Hybrid Heron integraatiot

Hybrid Hero tarjoaa natiiviset integraatiot Microsoft 365:n, Google Workspacen, Slackin, Azure Active Directoryn, Oktan ja SAML SSO:n kanssa. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.

Pros and Cons

Pros:

• Jäsennelty Switch-ohjelma yksinkertaistaa siirtymistä Envoylta
• Luonnollisen kielen tekoälyvaraus nopeuttaa varauksia
• Varustepohjainen suodatus nopeuttaa sopivien työpisteiden löytämistä

Cons:

• Vierailijahallinnan ominaisuudet jäävät työpisteiden varaamisen jälkeen
• Julkisten käyttäjäarvostelujen vähäisyys vaikeuttaa arviointia

LEARN MORE ABOUT HYBRID HERO:

• Check out Hybrid Hero on their website

3

WorkInSync

Paras mobiilikeskeiseen työntekijöiden aikataulutukseen

• 7 päivän ilmainen kokeilujakso + ilmainen esittely saatavilla
• Alkaen $1.79/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)

Visit Website

Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

WorkInSync on työpaikan hallinta-alusta, joka on suunniteltu joustavaa aikataulutusta ja mobiilikäyttöä suosiville tiimeille. Se sopii erinomaisesti organisaatioille, jotka haluavat koordinoida hybridityötä, hallita työpistevarauksia ja helpottaa työntekijöiden työmatkoja yhdestä sovelluksesta.

Kenelle WorkInSync sopii parhaiten?

Hybridi- tai hajautettujen organisaatioiden henkilöstöhallinnon tiimeille ja toimitilapäälliköille, jotka tarvitsevat mobiilikäyttöön ensisijaisesti suunniteltuja työkaluja työntekijöiden aikataulutukseen ja työtilojen koordinointiin.

Miksi WorkInSync on hyvä vaihtoehto Envoylle

Valitsin WorkInSyncin, koska sen mobiilisovellus antaa aikataulujen hallinnan suoraan työntekijöiden käsiin. Sovelluksessa työntekijät voivat tarkistaa työpisteiden reaaliaikaisen saatavuuden, varata työtilan ja vahvistaa toimistopäivänsä ennen kuin he edes lähtevät kotoa. Arvostan tiimialueiden ominaisuuksia, joiden avulla esihenkilöt voivat ryhmitellä tiimin jäsenet määritetyille kerrosalueille, jotta toimistolle saapuessaan he istuvat tarvitsemiensa yhteistyökumppaneiden lähellä. Käytännössä tämä tarkoittaa, ettei tiimini vain varaa työpistettä sattumanvaraisesti, vaan koordinoi läsnäoloa tarkoituksenmukaisesti – tätä Envoyn vierailijoihin keskittyvä malli ei priorisoi samalla tavalla.

WorkInSyncin tärkeimmät ominaisuudet

• Pysäköintipaikkojen varaus: Työntekijät varaavat pysäköintipaikkoja mobiililaitteella tai verkossa ennen saapumistaan. Ylläpitäjät voivat määrittää vyöhykkeitä koskevat säännöt, nimetä paikkoja tietyntyyppisille ajoneuvoille ja seurata reaaliaikaista käyttöastetta.
• Vierailijahallinta: Isännät kutsuvat vieraat sovelluksen kautta, vierailijat saavat QR-koodin kontaktittomaan sisäänpääsyyn ja ylläpitäjät näkevät reaaliajassa kaikki päivän suunnitellut ja sisäänkirjautuneet vierailijat.
• Työpaikan analytiikan koontinäyttö: Ylläpitäjät saavat reaaliaikaisia raportteja työpisteiden, huoneiden ja pysäköintialueiden käyttöasteesta voidakseen seurata käyttöasteen malleja ja tehdä tilasuunnittelua koskevia päätöksiä.
• Aterianhallintamoduuli: Työntekijät kirjaavat kahvilatilaukset etukäteen, jolloin toimitilatiimit saavat reaaliaikaisen näkymän kysyntään ja kulutustietoihin ruokahävikin vähentämiseksi.

WorkInSyncin integraatiot

WorkInSync tarjoaa natiivit integraatiot Microsoft Teamsin, Google Workspacen, Slackin, Oktan ja Active Directoryn kanssa sekä API-rajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Mobiilisovellus tukee kaikkia aikataulutusominaisuuksia
• Työpisteiden ja pysäköintipaikkojen varaus yhdellä alustalla
• Toimiston reaaliaikainen käyttöaste ja analytiikka

Cons:

• Vierailijatyönkulkujen mukautusmahdollisuudet ovat rajalliset
• Kioskilaitteistovaihtoehtoja ei tarjota

LEARN MORE ABOUT WORKINSYNC:

• Check out WorkInSync on their website
• Read my in-depth review of WorkInSync

4

YAROOMS

Paras hiilijalanjäljen seurantaan

• Ilmainen esittely saatavilla
• Alkaen 99 dollaria kuukaudessa

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

YAROOMS on työympäristön hallinta-alusta organisaatioille, jotka haluavat koordinoida kokoushuoneiden varauksia, työpistevarauksia ja hybridityökäytäntöjä. Se sopii hyvin yrityksille, jotka pyrkivät keskittämään aikataulutuksen ja optimoimaan tilankäytön useissa toimipisteissä.

Kenelle YAROOMS sopii parhaiten?

Kiinteistöpäälliköille ja kestävän kehityksen vastuuhenkilöille keskisuurissa ja suurissa organisaatioissa, jotka pyrkivät seuraamaan ja pienentämään työympäristön hiilijalanjälkeä.

Miksi YAROOMS on hyvä Envoy-vaihtoehto

Hiilijalanjäljen seuranta erottaa YAROOMS:n useimmista Envoy-vaihtoehdoista, ja se on tärkein syy, miksi suosittelisin sitä kestävään kehitykseen keskittyville organisaatioille. YAROOMS seuraa toimistolaitteiden käytöstä, työntekijöiden työmatkoista ja etätyöstä aiheutuvia Scope 2- ja Scope 3 -luokkien CO2-päästöjä, mikä antaa kiinteistöpäälliköille todellista tietoa päätöksenteon tueksi. Pidän myös siitä, että tämä toiminto on yhdistetty työpiste- ja kokoushuonevarauksiin, hybridityön suunnitteluun ja vierailijahallintaan samassa alustassa. Tiimeille, joiden on raportoitava ympäristövaikutuksista päivittäisen tilanhallinnan ohella, tällaista yhdistelmää on vaikea löytää muualta.

YAROOMS:n tärkeimmät ominaisuudet

• Interaktiiviset pohjakartat: Selaa työpisteiden ja kokoushuoneiden reaaliaikaista saatavuutta visuaalisilla pohjakartoilla, joissa on sisäänrakennettu reitinhaku kollegoiden löytämiseen ja toimistossa navigointiin.
• Hybridityön aikataulutus: Aseta työskentelytila, koordinoi toimistopäiviä tiimien välillä ja näe, ketkä ovat tulossa toimistolle tiettynä päivänä.
• Vierailijahallintajärjestelmä: Rekisteröi vieraat ennakkoon, lähetä automaattisia saapumisilmoituksia ja hallitse vierailijoiden koko ilmoittautumisprosessia.
• Yarvis-tekoälyavustaja: Varaa tiloja, etsi työkavereita ja hallitse aikatauluja luonnollisen kielen kehotteilla suoraan Microsoft Teamsissa tai sähköpostissa.

YAROOMS-integraatiot

YAROOMS tarjoaa valmiit integraatiot Microsoft 365:n, Google Workspacen, Oktan ja Azure Active Directoryn kanssa sekä API-rajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Seuraa Scope 2- ja Scope 3 -päästötietoja
• Tarjoaa interaktiiviset pohjakartat varauksia varten
• Tarjoaa vierailijahallinnan ennakkorekisteröinnillä

Cons:

• Edistyneiden kulunvalvontaintegraatioiden puute
• Ei sisäänrakennettuja ateria- tai palvelupyyntöjä

LEARN MORE ABOUT YAROOMS:

• Check out YAROOMS on their website

5

Joan

Sopii parhaiten kokoushuoneiden näyttöintegraatioon

• Saatavilla 30 päivän maksuton kokeilujakso
• Alkaen $51 kuukaudessa

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Joan on työpaikan hallinta-alusta organisaatioille, jotka tarvitsevat kokoushuonevarausten koordinointia ja reaaliaikaisen huoneiden saatavuuden näyttämistä. Se sopii erityisen hyvin toimistopäälliköille ja IT-tiimeille, jotka haluavat vähentää aikataulutusristiriitoja ja tehostaa yhteisten tilojen käyttöä.

Kenelle Joan sopii parhaiten?

Keskisuurten ja suurten organisaatioiden toimistopäälliköille ja IT-tiimeille, jotka tarvitsevat erillisiä kokoushuoneiden näyttöratkaisuja.

Miksi Joan on hyvä Envoy-vaihtoehto

Mielestäni kokoushuoneiden näyttöjen integrointi on osa-alue, jolla Joan todella erottuu edukseen. Joanin omat ePaper-varausnäytöt kiinnitetään ilman kaapeleita suoraan kokoushuoneiden ulkopuolelle, ja ne synkronoituvat reaaliajassa Google Kalenterin, Outlookin ja Microsoft Teamsin kanssa, joten huoneen tila on aina tarkasti nähtävissä yhdellä silmäyksellä. Arvostan myös haamukokousten estotoimintoa, joka vapauttaa huoneet automaattisesti, jos kukaan ei kirjaudu sisään, mikä vähentää hukkaan menevää tilaa. Useita huoneita hallinnoiville tiimeille laitekohtaiset asetukset mahdollistavat kunkin näytön määrittämisen erikseen. Tämä on mielestäni erityisen hyödyllistä silloin, kun huoneissa on erilaiset varaussäännöt tai kapasiteetit.

Joanin tärkeimmät ominaisuudet

• Työpisteiden varaaminen pohjapiirrosnäkymässä: Lataa toimistosi pohjapiirros ja anna työntekijöiden selata ja varata työpisteitä visuaalisesti. He voivat suodattaa niitä esimerkiksi seisomapöytien tai näyttöjen kaltaisten varusteiden perusteella.
• Työpaikan analytiikka: Seuraa huoneiden käyttöastetta, työpisteiden käyttöä, varaustiheyttä ja ruuhka-aikoja yhdestä ylläpidon hallintapaneelista.
• Osastokohtaiset varaussäännöt: Määritä työpisteitä tietyille osastoille ja aseta käyttörajoituksia, jotta vain oikeat henkilöt voivat varata tiettyjä tiloja.
• Sisäilman laadun seuranta: Seuraa lämpötila- ja kosteustasoja kaikkialla toimistossasi suoraan Joan-alustalta.

Joanin integraatiot

Joan tarjoaa natiivin integraation Google Workspacen, Microsoft 365:n, Microsoft Teamsin, Slackin, Zoomin ja Cisco Webexin kanssa sekä ohjelmointirajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Langattomat ePaper-näytöt eivät tarvitse virtakaapeleita
• Haamukokousten esto vapauttaa huoneet automaattisesti
• Tarjoaa sisäilman laatua mittaavia antureita

Cons:

• Ei vierailijahallinta- tai sisäänkirjautumisominaisuuksia
• Täydet toiminnot edellyttävät laitteiston ostamista

LEARN MORE ABOUT JOAN:

• Check out Joan on their website

6

Officely

Sopii parhaiten Slack-pohjaiseen työpistevarausten koordinointiin

• Ilmainen kokeilu ja ilmainen esittely saatavilla
• Alkaen 2,50 $/käyttäjä/kuukausi (laskutetaan vuosittain)

Visit Website

Customer Rating: 5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Officely on Slackiin suoraan rakennettu kokonaisvaltainen työpisteiden varaamisen ja toimiston koordinoinnin työkalu, joka helpottaa hybriditiimien työtilavarausten hallintaa. Se sopii erinomaisesti yrityksille, jotka haluavat koordinoida toimistolla työskentelyä ilman lisäosia.

Kenelle Officely sopii parhaiten?

Slack-pohjaisille tiimeille hybridi- tai joustavissa työympäristöissä, jotka tarvitsevat yksinkertaisen ratkaisun työpisteiden ja toimiston varausten koordinointiin.

Miksi Officely on hyvä Envoy-vaihtoehto

Valitsin Officelyn, koska se hoitaa työpisteiden varaamisen kokonaan Slackissa, joten tiimini ei tarvitse avata erillistä sovellusta työtilan varaamista varten. Alueominaisuuden avulla tiimit voivat ryhmitellä työpisteet osaston mukaan, jolloin työntekijät näkevät, missä heidän kollegansa istuvat, ja voivat varata työpisteen läheltä. Pidän myös toimistolla läsnäolon näkyvyydestä, joka näyttää suoraan Slackissa, ketkä aikovat tulla toimistolle tiettynä päivänä. Näin kasvokkain tapahtuvan yhteistyön koordinointi onnistuu helposti ilman ylimääräistä viestittelyä.

Officelyn tärkeimmät ominaisuudet

• Hybridityöskentelyä koskevien käytäntöjen noudattamisen seuranta: Vertaa toteutunutta toimistolla läsnäoloa hybridityökäytäntöön ja tuo vaatimusten noudattamisen puutteet automaattisesti esiin.
• Kokoushuoneiden varaaminen: Varaa kokoushuoneita suoraan Slackissa tai Microsoft Teamsissa ja estä päällekkäiset varaukset reaaliaikaisen saatavuustiedon avulla.
• Pysäköinti- ja resurssivaraukset: Anna työntekijöiden varata pysäköintipaikkoja, lounaita ja muita toimiston resursseja työpistevarauksen yhteydessä.
• Päivittäinen toimistotiedote: Lähetä Slack- tai Microsoft Teams -kanavalle automaattisesti viesti, josta näkyy, ketkä tulevat toimistolle kyseisenä päivänä.

Officelyn integraatiot

Officely tarjoaa natiiviliitännät Google Calendariin, Microsoft Outlookiin ja Slackiin sekä API-rajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Täysin integroitu Slackiin ja Microsoft Teamsiin
• Työpisteiden varaaminen ja läsnäolon seuranta yhdellä alustalla
• Automaattiset päivittäiset ilmoitukset toimistolla läsnäolosta

Cons:

• Analytiikka- ja raportointivaihtoehdot ovat rajalliset
• Kokoushuoneiden varaaminen on saatavilla vain maksullisissa paketeissa

LEARN MORE ABOUT OFFICELY:

• Check out Officely on their website
• Read my in-depth review of Officely

7

Eptura

Sopii parhaiten työpaikan käyttöasteen analytiikkaan

• Ilmainen esittely saatavilla
• Hinnoittelu pyynnöstä

Visit Website

Eptura on työpaikanhallinta-alusta organisaatioille, jotka haluavat optimoida tilankäyttöä, resursseja ja käyttäjäkokemusta. Tilapäälliköt ja työpaikkatiimit käyttävät sitä työpistevarausten koordinointiin, vierailijoiden hallintaan ja hyödyllisten tietojen saamiseen siitä, miten toimistoja käytetään.

Kenelle Eptura sopii parhaiten?

Suurten organisaatioiden tilapäälliköille ja työpaikkojen johtajille, jotka tarvitsevat edistynyttä analytiikkaa toimistotilojen ja resurssien käytön optimoimiseen.

Miksi Eptura on hyvä Envoy-vaihtoehto

Epturassa työpaikka-analytiikkaan houkuttelee erityisesti se, miten se yhdistää anturidatan varaustietoihin ja antaa näin kattavan kuvan tilojen todellisesta käytöstä. Käytönseurantaominaisuus seuraa käyttöasteen huippuja ja käyttötiheyden trendejä koko pohjapiirroksen alueella, joten näet paitsi varatut työpisteet myös sen, mille niistä työntekijät todella saapuvat. Käytän myös kiinteistösuunnittelun hallintapaneelia vuokrakustannusten ja vuokrasopimusten päättymispäivien seuraamiseen yhdessä käyttöastetietojen kanssa. Tämä auttaa perustelemaan tilankäyttöä koskevat päätökset johdolle konkreettisten lukujen avulla. Käytännössä tiimini voi näin osallistua tilakantakatselmukseen käyttöastetietojen eikä arvioiden perusteella.

Epturan tärkeimmät ominaisuudet

• Kokoushuoneiden varaus: Varaa ja hallitse kokoushuoneita koko toimistossa sekä näe niiden saatavuus ja kapasiteetti.
• Muuttojen hallinta: Suunnittele ja toteuta työntekijöiden siirrot alusta loppuun työpisteiden määrittämisestä osastojen siirtämiseen.
• Reitinhaku: Auta työntekijöitä ja vierailijoita suunnistamaan toimistossa vuorovaikutteisten karttojen ja suunnistustyökalujen avulla.
• Tiimialueet ja yhteistyötilat: Määritä ja hallitse tiimialueita tai jaettuja tiloja ryhmätyön ja joustavien istumajärjestelyjen tukemiseksi.

Epturan integraatiot

Natiivisti toimivat integraatiot sisältävät Slackin, Jiran, Power BI:n, Dropboxin, Google Driven ja Zoomin. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.

Pros and Cons

Pros:

• Työpisteiden ja huoneiden saatavuuden reaaliaikaiset päivitykset
• Vierailijoiden hallinta ennakkorekisteröintivaihtoehdoilla
• Mukautettavat kokouspalvelujen työnkulut

Cons:

• Satunnaisia synkronointiongelmia kalenteri-integraatioissa
• Vähemmän natiiveja integraatioita

LEARN MORE ABOUT EPTURA:

• Check out Eptura on their website

8

Robin

Paras interaktiivisiin pohjapiirroksiin

• Ilmainen demo saatavilla
• Hinnoittelu pyynnöstä

Visit Website

Robin on työpaikan hallinta-alusta tiimeille, jotka haluavat yksinkertaistaa työpisteiden varaamista, kokoushuoneiden aikataulutusta ja toimiston koordinointia. Jos tarvitset joustavan tavan hallita hybridityötiloja ja pitää toimistosi järjestyksessä, Robin tarjoaa siihen tarvittavat työkalut.

Kenelle Robin sopii parhaiten?

Keskisuurten ja suurten yritysten toimistopäälliköille ja työpaikkatiimeille, joiden on koordinoitava joustavia työtiloja ja havainnollistettava toimiston pohjapiirroksia.

Miksi Robin on hyvä vaihtoehto Envoylle

Robinin interaktiiviset pohjapiirrokset erottavat sen edukseen. Karttaeditorilla ylläpitäjät voivat luonnostella, päivittää ja julkaista toimiston pohjapiirroksia työympäristön kehittyessä, ja työntekijät voivat napsauttaa pohjapiirrosta suoraan nähdäkseen, mitkä työpisteet ovat vapaina, ja varata yhden reaaliajassa. Erityisen hyödyllisenä pidän reitinopastusominaisuutta suuremmissa toimistoissa – työntekijät ja vierailijat voivat suunnistaa tietylle työpisteelle, tiettyyn huoneeseen tai kiinnostavaan kohteeseen tarvitsematta kysyä keneltäkään neuvoa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että uudet työntekijät ja vierailevat kollegat voivat hahmottaa ympäristönsä heti ensimmäisenä päivänä ilman jatkuvaa ohjausta, mihin Envoyn vierailijalähtöinen malli ei vastaa yhtä perusteellisesti.

Robinin tärkeimmät ominaisuudet

• Vierailijahallinta: Ilmoita vieraat ennakkoon, hallitse sisäänkirjautumisia ja käytä vierailulokeja yhdestä hallintapaneelista.
• Toimistokäytännöt: Aseta ja viesti hybridityön käytännöistä ja anna työntekijöiden seurata itse, milloin he työskentelevät toimistolla.
• Kokouspalvelut: Luo mukautettavia työnkulkuja tarjoilupyyntöjä, huonejärjestelyjä ja kokousvarauksiin liittyvää AV-tukea varten.
• Työpaikan analytiikka: Luo mukautettuja raportteja tilankäytön seuraamiseen ja toimiston käyttöastetrendien tarkkailuun.

Robinin integraatiot

Robin tarjoaa natiivit integraatiot Google Workspacen, Microsoft 365:n, Slackin, Zoomin, Oktan ja Azure Active Directoryn kanssa. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktiiviset pohjapiirrokset visuaaliseen varaamiseen
• Työpisteiden ja huoneiden saatavuuden reaaliaikaiset päivitykset
• Joustava tuki hybridityön käytännöille

Cons:

• Hinnoittelua ei ole ilmoitettu läpinäkyvästi verkossa
• Ei sisäänrakennettua laitteistoa sisäänkirjautumiskioskeja varten

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website

9

The Receptionist

Sopii parhaiten yksilölliseen vierailijakorttien tulostukseen

• 15 päivän ilmainen kokeilujakso saatavilla
• Alkaen $630/sivusto/vuosi

Visit Website

The Receptionist on vierailijoiden hallintajärjestelmä toimistoille, coworking-tiloille ja klinikoille, jotka haluavat automatisoida vieraiden sisäänkirjautumisen ja ilmoitukset. Se on hyvä valinta tiimeille, jotka tarvitsevat tehokkaampaa vastaanottotiskin toimintaa ja vierailijoiden seurantaa.

Kenelle The Receptionist sopii parhaiten?

Vastaanottotiimeille ja toimistopäälliköille asiantuntijapalveluissa, terveydenhuollossa ja coworking-tiloissa, jotka tarvitsevat turvallisen ja brändätyn vierailijoiden sisäänkirjautumisen sekä vierailijakorttien tulostuksen.

Miksi The Receptionist on hyvä vaihtoehto Envoylle

Vierailijakorttien tulostus on asia, jonka monet vierailijoiden hallintatyökalut käsittelevät toissijaisena toimintona – The Receptionist ei. Arvostan sitä, että korttisuunnittelijalla voi hallita tarkasti, mitä korttiin tulostetaan: vierailijan valokuva, isännän nimi, vierailun tarkoitus, voimassaoloaika ja mukautettu logo. Kaikki nämä voidaan määrittää vierailijatyypin mukaan. Tällainen hallinnan taso on tärkeä ympäristöissä, joissa urakoitsijan kortin on näytettävä erilaiselta ja välitettävä eri tietoja kuin asiakkaan kortin. Käytän myös painikkeisiin perustuvaa sisäänkirjautumistyönkulkua ohjaamaan eri vierailijatyypit täysin erillisiin ilmoittautumisreitteihin, joten kortin sisältö vastaa aina vierailun asiayhteyttä.

The Receptionistin tärkeimmät ominaisuudet

• Mukautetut sisäänkirjautumistyönkulut: Luo erilliset sisäänkirjautumisprosessit eri vierailijatyypeille, kuten kuljettajille, asiakkaille tai urakoitsijoille, ja kerää kussakin erilaisia tietoja.
• QR-koodi ja kosketukseton ilmoittautuminen: Vierailijat voivat kirjautua sisään koskematta iPadiin skannaamalla QR-koodin puhelimellaan.
• Hätätilanne- ja evakuointiluettelo: Hae reaaliaikainen luettelo kaikista parhaillaan sisään kirjautuneista henkilöistä turvallisten ja nopeiden evakuointien tukemiseksi.
• Ennakkoon rekisteröityjen vierailijoiden ilmoitukset: Ilmoita isännille automaattisesti, kun odotettu vierailija kirjautuu sisään sähköpostitse, tekstiviestillä, Slackissa tai Microsoft Teamsissa.

The Receptionistin integraatiot

The Receptionist tarjoaa natiivit integraatiot Slackiin, Microsoft Teamsiin, Google Workspaceen ja Active Directoryyn sekä API-rajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Mukautettu korttisuunnittelija logolla ja valokuvalla
• Välittömät ilmoitukset isännille Slackin tai Teamsin kautta
• Useita sisäänkirjautumistyönkulkuja eri vierailijatyypeille

Cons:

• Natiivi integraatio Salesforceen puuttuu
• Sisäänkirjautuminen edellyttää iPad-laitteistoa

LEARN MORE ABOUT THE RECEPTIONIST:

• Check out The Receptionist on their website

10

Gable

Paras hajautettujen tiimien hallintaan

• Ilmainen esittely saatavilla
• Alkaen $2.50/käyttäjä/kuukausi

Visit Website

Gable on työtilojen hallinta-alusta, joka on suunniteltu yrityksille, joiden tiimit työskentelevät hajautetusti tai hybridimallilla ja joiden on koordinoitava toimistojen käyttöä ja joustavia työtiloja. Se auttaa HR- ja operatiivisen toiminnan johtajia keskittämään työtilavaraukset, hallitsemaan budjetteja ja tukemaan työntekijöiden yhteistyötä eri toimipaikkojen välillä.

Kenelle Gable sopii parhaiten?

Hajautettujen tai hybridimallilla toimivien yritysten HR- ja operatiiviset tiimit, jotka hallitsevat työtilojen käyttöoikeuksia ja budjetteja useissa toimipaikoissa.

Miksi Gable on hyvä vaihtoehto Envoylle

Gable lähestyy asiaa eri näkökulmasta kuin useimmat tämän luettelon työpaikkatyökalut – se on suunniteltu erityisesti tiimeille, jotka eivät kaikki työskentele samassa toimistossa. Tarpeen mukaan käytettävä työtilaverkosto erottaa sen muista hajautettujen tiimien ratkaisuista: työntekijät voivat varata työpisteitä, yksityisiä toimistoja tai kokoushuoneita yli 20 000 työtilasta yli 900 kaupungissa maailmanlaajuisesti, mitä Envoy ei yksinkertaisesti tarjoa. Myös georajaus ja budjettien hallinta ovat mielestäni aidosti hyödyllisiä, sillä niiden avulla hajautetut varaukset voidaan pitää käytäntöjen mukaisina – ylläpitäjät voivat asettaa osastokohtaiset kulutusrajat tai rajoittaa kaupunkeja, joista työntekijät voivat varata työtiloja. Käytännössä tämä tarkoittaa, että etätyöpainotteinen yritys voi tarjota työntekijöille todellisia vaihtoehtoja työskentelyyn paikan päällä ilman uusien vuokrasopimusten tekemistä.

Gable – tärkeimmät ominaisuudet

• Vierailijahallinta: Toivota vieraat tervetulleiksi iPad-kioskin tai QR-koodin avulla tapahtuvalla itseilmoittautumisella, tulosta kulkulupia, mahdollista salassapitosopimusten allekirjoittaminen ja lähetä saapumisilmoituksia.
• Tapahtumien koordinointi: Luo, markkinoi ja seuraa toimipaikalla tai sen ulkopuolella järjestettäviä tapahtumia, mukaan lukien tilan varaaminen, ilmoittautumisten seuranta ja osallistujapalautteen kerääminen.
• Toimiston käyttöasteen analytiikka: Hyödynnä varaus-, tila- ja läsnäolotietoja kiinteistöihin liittyvien päätösten ja hybridityölinjausten suunnittelussa.
• Georajaus ja käyttöoikeuksien hallinta: Aseta sijaintiin perustuvia varausrajoituksia ja hyväksyntäprosesseja hallitaksesi, missä ja miten työntekijät voivat varata työtiloja.

Gable-integraatiot

Gable tarjoaa natiivin integraation Slackiin, Google Workspaceen ja Oktaan sekä ohjelmointirajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

Pros and Cons

Pros:

• Mahdollistaa hajautettujen työtilavarausten hallinnan
• Tarjoaa budjetinhallinnan työtilojen kulutusta varten
• Keskittää työtilojen käyttöasteen analytiikan

Cons:

• Yksityisten toimistojen kokoushuonevarauksia ei tueta
• Analytiikan koontinäyttö on perustasoinen eikä tarjoa syvällisiä tietoja

LEARN MORE ABOUT GABLE:

• Check out Gable on their website

Muita Envoy-vaihtoehtoja

Tässä on joitakin muita Envoy-vaihtoehtoja, jotka eivät päässeet listalleni mutta joihin kannattaa silti tutustua:

1. OfficeSpace

   Paras mukautettavaan tilanhallintaan

2. Visitly

   Paras useissa sijainneissa tapahtuvaan vierailijahallintaan

3. Sign In Solutions

   Paras vaatimustenmukaisuuteen perustuvaan vierailijoiden seulontaan

4. SwipedOn

   Paras QR-koodien avulla tehtävään vierailijoiden sisäänkirjautumiseen

5. Archie

   Paras yhteisöllisten työtilojen automatisointiin

Miksi etsiä Envoy-vaihtoehtoa?

Vaikka Envoy on hyvä vaihtoehto työpaikanhallintaratkaisuksi, jotkut käyttäjät etsivät vaihtoehtoisia ratkaisuja useista syistä. Saatat etsiä Envoy-vaihtoehtoa, koska…

• Tarvitset kehittyneempiä työpisteiden varausominaisuuksia
• Tiimisi käyttää ensisijaisesti mobiililaitteilla toimivaa aikataulutusta
• Haluat integroidun pysäköinninhallinnan
• Tarvitset yksityiskohtaisempaa analytiikkaa ja raportointia
• Organisaatiosi tarvitsee GDPR:n mukaisen tietosuojan
• Tarvitset laajemmat laiteintegraatiomahdollisuudet

Jos jokin näistä kuulostaa tutulta, olet tullut oikeaan paikkaan. Listallani on useita työpaikanhallintaratkaisuja, jotka sopivat paremmin tiimeille, jotka kohtaavat näitä Envoyn kanssa ilmeneviä haasteita ja etsivät vaihtoehtoisia ratkaisuja.

Envoyn tärkeimmät ominaisuudet

Tässä on joitakin Envoyn tärkeimmistä ominaisuuksista, joiden avulla voit verrata vaihtoehtoisten ratkaisujen tarjontaa:

• Vierailijoiden ilmoittautumisen hallinta: Automatisoi vieraiden rekisteröinnin, kulkulupien tulostamisen ja isäntien ilmoitukset sekä tehostaa sisäänkirjautumisprosessia turvallisuusominaisuuksien avulla.
• Työpisteiden varaaminen: Antaa työntekijöille mahdollisuuden varata työpisteitä etukäteen tai liikkeellä ollessaan ja tukee joustavia istumajärjestelyjä sekä hybridityöjärjestelyjä.
• Tilojen varaaminen: Mahdollistaa kokoushuoneiden varaamisen, saatavuuden tarkastelun ja varausten hallinnan verkko- tai mobiililaitteilla.
• Toimitusten hallinta: Seuraa saapuvia paketteja, ilmoittaa vastaanottajille ja kirjaa toimitukset turvallista noutoa varten sekä vähentää vastaanoton työkuormaa.
• Terveyden ja turvallisuuden tarkastus: Tarjoaa mukautettavia terveyskyselyjä ja kosketuksettoman sisäänkirjautumisen työpaikan turvallisuusprotokollien tukemiseksi.
• Työntekijöiden ilmoittautuminen: Antaa henkilöstölle mahdollisuuden kirjautua toimistolle sisään ja ulos sekä tarjoaa reaaliaikaiset tiedot tilojen käyttöasteesta ja läsnäolotiedot.
• Tilojen analytiikka: Tarjoaa tietoa työtilojen käytöstä, vierailijoiden määrän kehityksestä ja käyttöastemalleista tilasuunnittelua koskevien päätösten tueksi.
• Integraatiot: Yhdistää työnkulkuusi esimerkiksi Slackin, Microsoft Teamsin, Google Workspacen ja kulunvalvontajärjestelmät.
• Mobiilisovellus: Tarjoaa työntekijöille ja ylläpitäjille liikkeellä ollessa pääsyn varauksiin, sisäänkirjautumiseen ja ilmoituksiin.
• Kulunvalvonnan integrointi: Synkronoi kulkukorttijärjestelmien ja ovilaitteistojen kanssa automatisoidakseen työntekijöiden ja vierailijoiden turvallisen sisäänpääsyn.