10 OfficeSpace-vaihtoehtoa tilasuunnitteluun vuonna 2026

elia on hybriditiimeille tarkoitettu työpaikan hallinta-alusta, joka yhdistää työpisteiden ja tilojen varauksen, käyttöasteanalytiikan sekä sisäänrakennetut työterveys- ja työturvallisuustyökalut. Se sopii erinomaisesti organisaatioille, jotka tarvitsevat tilojen ja vaatimustenmukaisuuden hallintaa yhdessä paikassa.

Kenelle elia sopii parhaiten?

elia sopii hyvin keskisuurten ja suurten organisaatioiden toimitila- ja työpaikkakokemustiimeille, jotka hallinnoivat hybriditoimistoja useissa sijainneissa.

Miksi elia on hyvä OfficeSpace-vaihtoehto?

Olen sisällyttänyt elian parhaisiin vaihtoehtoihini, koska mikään muu tämän luettelon työkalu ei yhdistä natiivisti työtilojen varausta erilliseen työterveyden ja työturvallisuuden hallintamoduuliin. Pidän erityisesti siitä, miten se käsittelee ensivastehenkilöstön seurantaa ja automatisoitua vaatimustenmukaisuuden valvontaa pitäen auditointitiedot ajan tasalla ilman manuaalista ylläpitoa. Kun tapahtuma sattuu, tiimini voi kirjata sen suoraan eliaan ja tietää, että vaatimustenmukaisuuden seurantaketju on jo hoidettu.

elian keskeiset ominaisuudet

• Interaktiivinen pohjapiirrosten luontityökalu: Luo ja mukauta digitaalisia pohjapiirroksia työtilojen asettelujen mukaan, jotta navigointi ja varaaminen on helppoa.
• Työpisteiden ja tilojen käyttöasteen anturit: Seuraa integroidun laitteiston avulla työpisteiden ja kokoustilojen käyttöä reaaliajassa.
• Automatisoidut työpaikkapyynnöt: Anna työntekijöiden lähettää huolto-, tarjoilu- tai IT-pyyntöjä suoraan alustalta.
• Vierailijahallintajärjestelmä: Rekisteröi vierailijat, ilmoita isännille ja ylläpidä suojattuja vierailijalokeja sisäänrakennetun käyttöliittymän kautta.

elian integraatiot

elia tarjoaa natiiviset integraatiot Microsoft 365:n, Google Workspacen ja Slackin kanssa sekä tiettyjen näiden ekosysteemien työkalujen kanssa, kuten Google Calendarin, Microsoft Teamsin ja Microsoft Outlookin.

Hybrid Hero on työpaikan hallinta-alusta, joka auttaa henkilöstö- ja toimitilatiimejä hallinnoimaan hybriditoimistoja useissa sijainneissa. Yhdelle alustalle on koottu työpöytien varaus, kokousten varaaminen, vierailijoiden hallinta ja tilankäytön analytiikka.

Kenelle Hybrid Hero sopii parhaiten?

Se sopii erityisesti keskisuurille ja suurille organisaatioille, jotka hallinnoivat hybridityövoimaa useissa toimistoissa tai toimipisteissä.

Miksi Hybrid Hero on hyvä OfficeSpace-vaihtoehto

Valitsin Hybrid Heron yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska sen Switch-ohjelma on jäsennellyin siirtymäpolku, jonka olen tässä kategoriassa nähnyt. Se tarjoaa yhden sivun siirtymäsuunnitelman, ohjeet sopimuksesta irtautumiseen ja nimetyn siirtymäyhteyshenkilön 48 tunnin kuluessa maksuttoman 15 minuutin arvioinnin jälkeen. Rinnakkainen käyttö tarkoittaa, ettet maksa kahdesta alustasta samanaikaisesti, ja 30 päivän käyttöönottotakuu poistaa vaihtamiseen liittyvän riskin kokonaan.

Hybrid Heron keskeiset ominaisuudet

• Vedä ja pudota -pohjapiirrosten luontityökalu: Kartoita toimiston tilat nopeasti ja päivitä työpöytien sijoittelut visuaalisen muokkaimen avulla.
• Varusteiden perusteella tehtävä työpöytähaku: Etsi vapaita työpöytiä tiettyjen varusteiden, kuten näyttöjen, seisomatyöpöytien tai hiljaisten alueiden, perusteella.
• Vierailijoiden hallinnan kioski: Mahdollista vieraiden kontaktiton ilmoittautuminen, kulkulupien tulostaminen ja isäntien ilmoitukset erillisellä kosketusnäytöllä tai tabletilla.
• Automaattinen työpöytien vapauttaminen: Vapauta varatut mutta käyttämättömät työpöydät automaattisesti muiden varattaviksi, jos ilmoittautumista ei tehdä.

Hybrid Heron integraatiot

Hybrid Hero tarjoaa natiiviset integraatiot Microsoft 365:n, Google Workspacen, Microsoft Teamsin ja Slackin kanssa. SSO:ta tuetaan Okta-, Microsoft Entra ID- ja Google-palveluilla, ja mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.

Robin tarjoaa tiimeille ja työpaikkojen johtajille joustavan tavan valvoa toimiston tilajärjestelyjä, koordinoida työpisteiden käyttöä ja hallita kokoustiloja. Jos haluat mukautettavaa työtilojen suunnittelua ja reaaliaikaisen näkyvyyden siihen, miten toimistoasi todellisuudessa käytetään, Robin erottuu edukseen.

Kenelle Robin sopii parhaiten?

Robin sopii hybridityöpaikoille ja toimistopäälliköille, jotka tarvitsevat dynaamisen tavan valvoa työpisteitä, huoneita ja istumapaikkojen varauksia eri toimipaikoissa.

Miksi Robin on hyvä vaihtoehto OfficeSpacelle

Valitsin Robinin pääasiassa sen interaktiivisten pohjapiirrosten vuoksi, sillä niiden avulla näkee reaaliajassa tarkalleen, kuka istuu missäkin. Kun tiimini suunnittelee kiireistä toimistopäivää, voin avata reaaliaikaisen pohjakartan ja nähdä vapaat työpisteet tai huoneet välittömästi. 

Arvostan myös Robinin 'alue'-ominaisuutta, jonka avulla tiimit voi ryhmitellä kartalla määritettyihin vyöhykkeisiin. Se helpottaa tiettyjen osastojen toimistopäivien koordinointia huomattavasti verrattuna laskentataulukon tai varauskalenterin manuaaliseen hallintaan.

Robinin tärkeimmät ominaisuudet

• Työpisteiden varaus: Varaa työpisteitä suoraan Slackin, Microsoft Teamsin tai Outlookin kaltaisilla työkaluilla ilman alustojen välillä vaihtamista.
• Vierailijoiden hallinta: Esirekisteröi vieraat, hallitse ilmoittautumisia ja ylläpidä vierailulokeja yhdessä paikassa.
• Kokouspalvelut: Luo mukautettavia työnkulkuja huoneiden valmistelupyyntöjä varten, kuten tarjoiluille, AV-laitteiden asentamiselle ja huonejärjestelyille.
• Työpaikka-analytiikka: Laadi mukautettuja raportteja tilojen käytöstä ja käyttöasteesta toimiston suunnittelupäätösten tueksi.

Robinin integraatiot

Robin tarjoaa natiivit integraatiot Slackiin, Microsoft Teamsiin, Google Workspaceen, Microsoft 365:een, Oktaan ja Zoomiin. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.

YAROOMS on työpaikan hallinta-alusta, joka on suunniteltu organisaatioille, jotka keskittyvät joustavaan työntekoon ja vastuulliseen tilankäyttöön. Mielestäni toimitila- ja työpaikkatiimit, jotka tarvitsevat muokattavia varausominaisuuksia, analytiikkaa ja tilankäyttöön liittyviä käytäntöjä nykyaikaisiin toimistoihin, pitävät YAROOMSia käytännöllisenä vaihtoehtona.

Kenelle YAROOMS sopii parhaiten?

YAROOMS sopii hyvin keskisuurten ja suurten organisaatioiden vastuullisuuteen keskittyville toimitilapäälliköille, jotka etsivät yksityiskohtaisia tietoja työpaikan tilojen käyttöasteesta. 

Miksi YAROOMS on hyvä OfficeSpace-vaihtoehto?

Vastuullisuuden seuranta erottaa YAROOMS-ohjelmiston useimmista käyttämistäni työtilojen hallintatyökaluista. Valitsin sen erityisesti siksi, että se seuraa toimistolaitteiden käytöstä aiheutuvia Scope 2 -päästöjä ja työntekijöiden työmatkoista aiheutuvia Scope 3 -päästöjä – en ole nähnyt tätä suoraan kilpaileviin alustoihin rakennettuna ominaisuutena. 

Pidän siitä, että voit myös arvioida tulevaa resurssienkulutusta esimerkiksi sähkön, veden ja kaasun osalta sekä seurata edistymistä vähennystavoitteisiin nähden ajan mittaan. Organisaatioille, joilla on ESG-raportointivelvoitteita, tämä sisäänrakennettu hiilijalanjäljen näkyvyys tekee YAROOMSista aidosti erilaisen vaihtoehdon tässä kategoriassa.

YAROOMSin tärkeimmät ominaisuudet

• Interaktiivinen toimistokartta: Selaa vapaita työpisteitä ja varaa ne suoraan visuaaliselta pohjapiirrokselta sekä käytä reittiohjeita toimistossa navigointiin.
• Hybridityön aikataulutus: Anna työntekijöiden ilmoittaa päivittäin, työskentelevätkö he toimistolla vai etänä, jolloin esihenkilöt näkevät, ketkä ovat paikalla ja milloin.
• Vierailijahallinta: Rekisteröi vieraat ennakkoon, kerää digitaaliset allekirjoitukset ja tulosta vierailijakortit keskitetyn vastaanottoprosessin kautta.
• Pysäköintipaikkojen varaus: Varaa pysäköintipaikkoja etukäteen työpiste- ja huonevarausten yhteydessä, mikä helpottaa työmatkoja toimistopäivinä.

YAROOMS-integraatiot

YAROOMS tarjoaa natiiviset integraatiot Microsoft Teamsiin, Microsoft 365:een, Google Workspaceen, Oktaan, Azure Active Directoryyn ja Zapieriin. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.

Envoy on työpaikkojen hallinta-alusta yrityksille, jotka tarvitsevat turvallisia, automatisoituja sisäänkirjautumisia, tilojen varaamista ja sujuvaa vierailijoiden hallintaa. Se sopii hyvin henkilöstöhallinnon tiimeille tai operatiivisesta toiminnasta vastaaville henkilöille, jotka haluavat hallita hybridityötiloja ja toivottaa vieraat tervetulleiksi luottavaisin mielin.

Kenelle Envoy sopii parhaiten?

Envoy on hyvä vaihtoehto keskisuurten ja suurten yritysten henkilöstö- ja toimitilatiimeille, jotka tarvitsevat turvallisia ja sujuvia vierailuprosesseja.

Miksi Envoy on hyvä OfficeSpace-vaihtoehto?

Valitsin Envoyn ensisijaisesti sen vuoksi, miten se hallitsee vierailijoita osana laajempaa työpaikkakokonaisuutta. Kun vieras saapuu, Envoy ilmoittaa automaattisesti isännälle, käynnistää mukautettujen salassapito- tai turvallisuusasiakirjojen allekirjoittamisen ja kirjaa vierailun – ilman tiimini manuaalisia jälkitoimia. 

Arvostan myös sitä, että vierailijoiden kulut ovat täysin mukautettavissa, joten erityyppiset vieraat, kuten urakoitsijat, työhaastatteluihin osallistuvat henkilöt tai asiakkaat, etenevät erilaisissa sisäänkirjautumisprosesseissa. Näin selkeästi toteutettua erottelua vierailijatyyppien välillä en ole löytänyt useimmista muista työpaikkatyökaluista.

Envoyn tärkeimmät ominaisuudet

• Työpisteiden varaus: Varaa vapaasti käytettäviä tai nimettyjä työpisteitä suoraan Slackista, Microsoft Teamsista tai Envoyn mobiilisovelluksesta.
• Tilojen analytiikka: Seuraa reaaliaikaisia ja historiallisia käyttöastetietoja nähdäksesi, mitä toimiston alueita käytetään.
• Toimitusten hallinta: Kirjaa saapuvat paketit ja ilmoita työntekijöille automaattisesti, kun toimitukset saapuvat vastaanottoon.
• Työntekijöiden aikataulutus: Koordinoi toimistopäiviä tiimien välillä, jotta työntekijät näkevät, milloin kollegat aikovat olla paikan päällä.

Envoyn integraatiot

Envoy tarjoaa natiivit integraatiot Slackin, Google Workspacen, Microsoft Teamsin, Oktan, Boxin, Cisco Merakin, Zoomin, Salesforcen, Azure Active Directoryn ja Kisin kanssa. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API.

Smartway2 on työtilojen varausalusta, joka auttaa organisaatioita automatisoimaan kokoushuoneiden, työpisteiden ja resurssien varaukset joustavissa toimistoissa. Se sopii erinomaisesti yrityksille, jotka tarvitsevat tarkkaa hallintaa työtilojen saatavuudesta, säännöistä ja reaaliaikaisesta käytöstä.

Kenelle Smartway2 sopii parhaiten?

Smartway2 sopii keskisuurten ja suurten organisaatioiden toimitila- ja työympäristöpäälliköille, jotka tarvitsevat edistynyttä resurssien aikataulutusta, tilojen optimointia ja mukautettavia varauskäytäntöjä.

Miksi Smartway2 on hyvä OfficeSpace-vaihtoehto?

Valitsin Smartway2:n, koska sen varausautomaatio on todella monipuolinen. Voit määrittää sääntöjä, jotka vapauttavat vahvistamattomat varaukset automaattisesti, estävät peräkkäiset varaukset tai rajoittavat tiettyjen tilojen käytön tietylle tiimille tai tietyn roolin haltijoille – ilman manuaalisia toimenpiteitä. 

Arvostan erityisesti ehdollista varauslogiikkaa, jossa huone voidaan hyväksyä automaattisesti tai merkitä tarkistettavaksi esimerkiksi ryhmäkoon tai varauksen keston perusteella. Hybridityöympäristössä kymmeniä tiloja hallinnoiville työympäristötiimeille tällainen sääntöpohjainen hallinta vähentää huomattavasti hallinnollista edestakaista selvittelyä.

Smartway2:n tärkeimmät ominaisuudet

• Tarjoilujen ja palveluiden varaus: Lisää tarjoilutilaukset, AV-laitteet tai huoneen asettelua koskevat toiveet suoraan varaukseen varauksen tekemisen yhteydessä.
• Digitaalinen avustaja: Suosittelee työpisteitä, huoneita ja resursseja sen perusteella, kenen kanssa työskentelet ja millaista työtä sinun on tehtävä kyseisenä päivänä.
• Kokoushuoneiden näyttöpaneelit: Huoneiden ulkopuolella olevat värikoodatut LED-paneelit näyttävät reaaliaikaisen saatavuuden ja mahdollistavat varausten luomisen, muokkaamisen tai perumisen paikan päällä.
• Työympäristön analytiikka: Tarkastele työpisteiden, huoneiden, kerrosten ja rakennusten käyttöastetietoja, mukaan lukien saapumatta jättämisten määrät ja palvelutilaukset, sekä vie mukautettuja raportteja.

Smartway2-integraatiot

Smartway2 tarjoaa natiivit integraatiot Microsoft 365:n, Outlookin, Google Workspacen, Microsoft Teamsin, Cisco Webexin, Zoomin, Crestronin ja HID:n kanssa sekä ohjelmointirajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

Cloudbooking on työtilojen hallinta-alusta organisaatioille, jotka tarvitsevat tarkkuutta ja näkemyksiä yhteiskäyttöisten toimistojen hallintaan. Se sopii erinomaisesti yrityksille, jotka haluavat paremman näkyvyyden työpisteiden, huoneiden ja vierailijoiden käyttöön useissa toimipisteissä.

Kenelle Cloudbooking sopii parhaiten?

Cloudbooking sopii erinomaisesti suurten yritysten toimitilatiimeille, jotka tarvitsevat keskitetyn hallinnan työtilavarauksiin ja yksityiskohtaisia tietoja käyttöasteesta.

Miksi Cloudbooking on hyvä vaihtoehto OfficeSpacelle?

Valitsin Cloudbookingin erityisesti sen yksityiskohtaisten analyysiraporttien vuoksi. Sen avulla voit tarkastella käyttöasteen lämpökarttoja, käyttöhuippujen trendejä ja saapumatta jättäneiden varausten määriä kaikista työpisteistä, huoneista ja kerroksista eri toimipisteissäsi – suodatettuna päivämäärän, osaston tai sijainnin mukaan. 

Pidän mukautettua raporttien luontityökalua erityisen hyödyllisenä, kun minun on esiteltävä käyttöastetietoja johdolle tai perusteltava toimitiloihin liittyviä päätöksiä. Tiimeille, jotka pyrkivät mitoittamaan toimistotilat sopiviksi todellisen käytön perusteella, tämän tasoista raportoinnin kattavuutta on vaikea päihittää.

Cloudbookingin keskeiset ominaisuudet

• Interaktiiviset 3D-pohjapiirrokset: Tarkastele toimistosi työpisteiden ja huoneiden reaaliaikaista saatavuutta mobiililaitteella, verkossa ja kioskeilla mukautettujen digitaalisten pohjapiirrosten avulla.
• Vierailijahallinta: Rekisteröi vierailijat ennakkoon, suorita pakolliset turvallisuustarkistukset ja myönnä valokuvalliset henkilötunnisteet itsepalvelukioskilla.
• Pysäköintipaikkojen varaus: Varaa pysäköintipaikkoja työpiste- ja huonevarausten yhteydessä samalla alustalla.
• Sisään- ja uloskirjautuminen QR-koodilla: Anna työntekijöiden kirjautua työpisteille ja huoneisiin sekä niistä ulos skannaamalla QR-koodi, mikä mahdollistaa käyttöasteen reaaliaikaisen seurannan.

Cloudbookingin integraatiot

Cloudbooking tarjoaa natiivit integraatiot Microsoft 365:n, Microsoft Outlookin, Google Workspacen, Oktan ja Azure Active Directoryn kanssa sekä rajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

OfficeRnD on suunniteltu operaattoreille, joiden on hallittava, optimoitava ja kasvatettava joustavia työtiloja. Jos haluat tehostaa varausten, laskutuksen ja jäsenten sitouttamisen hallintaa useissa yhteiskäyttöisten työtilojen toimipisteissä, OfficeRnD kokoaa nämä työnkulut yhteen helposti hallinnoitavaan alustaan.

Kenelle OfficeRnD sopii parhaiten?

OfficeRnD on hyvä vaihtoehto yhteisöpäälliköille ja työtilaoperaattoreille, jotka hallinnoivat useita yhteiskäyttöisten työtilojen toimipisteitä ja haluavat keskitetyn hallinnan jäsenyyksiin ja resursseihin.

Miksi OfficeRnD on hyvä vaihtoehto OfficeSpacelle?

Valitsin OfficeRnD:n erityisesti siksi, että se hallitsee yhteiskäyttöisten työtilojen operoinnin monimutkaisuuden erittäin hyvin. Jäsenportaali antaa jäsenille mahdollisuuden varata työpisteitä, kokoushuoneita ja yksityisiä toimistoja, hallita omia suunnitelmiaan ja käsitellä laskuja ilman yhteydenottoa henkilökuntaan. 

Arvostan myös sisäänrakennettua laskutusmoottoria, joka automatisoi toistuvat jäsenmaksut, päiväliput ja resurssimaksut useissa toimipisteissä. Yhteiskäyttöisten työtilojen operaattoreille, jotka tasapainoilevat suuren jäsenvaihtuvuuden ja monenlaisten suunnitelmatyyppien kanssa, itsepalvelun ja automaattisen laskutuksen yhdistelmä vähentää merkittävästi manuaalista hallinnollista työtä.

OfficeRnD:n tärkeimmät ominaisuudet

• Kasvukeskus: Käytä yhteiskäyttöistä työtilaasi varten sisäänrakennettua verkkokauppamoottoria, joka sisältää suunnitelmien verkko-ostot, päivälippujen myynnin ja automaattisen sopimusten luonnin.
• Tekoälykeskus: Käytä tekoälypohjaista myyntiagenttia jäsenyyskyselyjen vastaanottamiseen ja niihin vastaamiseen sekä liidien muuttamiseen varauksiksi ilman manuaalista seurantaa.
• Datakeskus: Hyödynnä Lookerin avulla tuotettuja edistyneitä raportteja ja analyyseja, jotka kattavat käyttöastetrendit, työpistekohtaisen liikevaihdon ja varaustavat eri toimipisteissä.
• Vierailijakeskus: Hallitse vieraiden vastaanottoa, ennakkorekisteröintiä ja toimitusten seurantaa suoraan samalla alustalla, jota tiimisi käyttää päivittäisiin toimintoihin.

OfficeRnD:n integraatiot

OfficeRnD tarjoaa yli 40 natiivia integraatiota, mukaan lukien Xero, QuickBooks, Stripe, Google Workspace, Microsoft 365, Docusign, Slack, Kisi, Salto ja Zapier. Mukautettujen integraatioiden rakentamista varten on saatavilla API.

FM:Systems on työympäristöjen hallinta-alusta organisaatioille, jotka tarvitsevat kiinteistöomaisuutensa optimointia useissa kohteissa.

Kenelle FM:Systems sopii parhaiten?

FM:Systems sopii hyvin suurten organisaatioiden kiinteistötiimeille, joiden on hallittava ja analysoitava työtila- ja kiinteistötietoja laajassa mittakaavassa.

Miksi FM:Systems on hyvä OfficeSpace-vaihtoehto?

Valitsin FM:Systems-ratkaisun sen kiinteistösalkun hallintaominaisuuksien vuoksi, sillä ne ovat monipuolisempia kuin useimmissa työympäristötyökaluissa. Vuokrasopimusten hallintamoduulin avulla voit seurata kaikkien kiinteistöportfoliosi tärkeimpiä vuokrasopimuspäiviä, vuokrantarkistuksia ja velvoitteita yhdestä hallintapaneelista. 

Arvostan myös tilankäytön analytiikkaa, joka yhdistää anturi- ja kulkukorttitietoja ja näyttää, miten eri kerroksia ja rakennuksia todellisuudessa käytetään – ei vain sitä, miten niiden käytön on suunniteltu tapahtuvan. Kymmeniä kiinteistöjä hallinnoiville suurten organisaatioiden tiimeille tämä näkyvyys helpottaa huomattavasti päätöksiä siitä, missä toimintaa kannattaa keskittää, laajentaa tai mistä neuvotella uudelleen.

FM:Systemsin tärkeimmät ominaisuudet

• Strateginen skenaariosuunnittelu: Mallinna 'entä jos' -tilaskenaarioita ja visualisoi, miten kiinteistösalkun muutokset vastaavat tuleviin liiketoiminnan tarpeisiin, ennen kuin sitoudut niihin.
• Muuttojen hallinta: Automatisoi työntekijöiden muuttojen suunnittelu ja toteutus eri toimipaikoissa, mikä vähentää häiriöitä ja manuaalista koordinointia.
• Työympäristön IoT-anturit: Ota käyttöön antureita, joilla kerätään rakennuksistasi reaaliaikaista tietoa käyttöasteesta, ilmanlaadusta, melusta ja lämpötilasta.
• Automaattinen työmääräysten tikettien hallinta: Kirjaa, reititä ja seuraa huoltopyyntöjä keskitetyn järjestelmän kautta toimipaikkojen käyttökatkosten ehkäisemiseksi.

FM:Systemsin integraatiot

FM:Systems tarjoaa natiivin integraation AutoCADiin, Revitiin, Oktan, Microsoft Power BI:n, Microsoft Teamsin ja Microsoft 365:n kanssa sekä API-rajapinnan mukautettuja integraatioita varten.

DeskFlex on joustava työtilojen varausjärjestelmä, joka on suunniteltu yrityksille ja organisaatioille, jotka haluavat optimoida toimistoympäristönsä. Mielestäni se sopii hyvin yrityksille, jotka haluavat hallita jaettuja työpisteitä, kokoushuoneita ja pysäköintipaikkoja yhdeltä alustalta.

Kenelle DeskFlex sopii parhaiten?

Keskisuurten ja suurten yritysten toimitilapäälliköille ja IT-tiimeille, jotka tarvitsevat keskitetyn toimiston resurssien ajoituksen.

Miksi DeskFlex on hyvä vaihtoehto OfficeSpacelle?

Microsoft Outlook -integraatio on tärkein syy, miksi suosittelisin DeskFlexiä tiimeille, jotka käyttävät jo Microsoft 365:tä. Arvostan sitä, että työntekijät voivat varata työpisteitä, kokoushuoneita ja laitteita suoraan Outlook-käyttöliittymästä ilman, että heidän tarvitsee siirtyä erilliseen sovellukseen tai portaaliin. 

MS Exchange -synkronointi pitää kalenterit automaattisesti ajan tasalla eri laitteilla, joten kun joku varaa huoneen Outlookissa, varaus näkyy välittömästi koko organisaatiossa. Yrityksille, joissa Outlook on päivittäisen aikataulutuksen keskus, DeskFlex sopii suoraan olemassa olevaan työnkulkuun sen sijaan, että käyttäjiä pyydettäisiin ottamaan käyttöön erillinen työkalu.

DeskFlexin tärkeimmät ominaisuudet

• Napsauta ja varaa -pohjapiirrokset: Selaa toimiston visuaalista pohjapiirrosta ja etsi sekä varaa vapaa työpiste tai huone napsauttamalla suoraan pohjapiirrosta.
• Vierailijahallinta: Rekisteröi vieraat ennen heidän saapumistaan ja hallitse sisäänkirjautumisia samalla alustalla, jota käytetään työpisteiden ja huoneiden varaamiseen.
• QR-koodilla sisäänkirjautuminen: Työntekijät voivat kirjautua varaamalleen työpisteelle tai huoneeseen skannaamalla QR-koodin, mikä auttaa myös tunnistamaan ja vapauttamaan käyttämättä jääneet varaukset.
• Varausten hyväksynnät: Ohjaa varauspyynnöt esimiehelle hyväksyttäviksi, kun tiettyjen huoneiden tai laitteiden käyttö edellyttää hallittua pääsyä.

DeskFlex-integraatiot

DeskFlex tarjoaa natiivisti toteutetut integraatiot Microsoft-ekosysteemin eri palveluihin, kuten Microsoft Outlookiin, Exchangeen ja Microsoft 365:een. Mukautettuja integraatioita varten on saatavilla API-rajapinta.