6 työntekijöiden kuuntelun strategiaa, jotka tuottavat tuloksia
Tiedätkö, mikä saa työntekijät tuntemaan itsensä arvostetuiksi? Se, että heitä kuunnellaan. Työntekijöiden kuunteleminen on erittäin palkitsevaa, ja tehokkaan työntekijöiden kuuntelemisen strategian luomiseen ja toteuttamiseen on runsaasti tapoja.
Tässä kerron, mitä työntekijöiden kuunteleminen tarkoittaa, miksi se on tärkeää sekä joitakin strategioita, menetelmiä ja parhaita käytäntöjä.
Sukelletaan aiheeseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä työntekijöiden kuunteleminen tarkoittaa?
Työntekijöiden kuunteleminen on paljon muutakin kuin vuosittaisen työntekijäkyselyn lähettämistä. Se on organisaation kokonaisvaltainen lähestymistapa työntekijäkokemuksen ymmärtämiseen, vahvistamiseen ja parantamiseen. Tämä perustuu palautteen jatkuvaan keräämiseen useita menetelmiä hyödyntäen.
Ilman tehokasta jatkuvaa työntekijöiden kuuntelemisen strategiaa on todella vaikeaa ymmärtää, mikä vaikuttaa esimerkiksi työntekijöiden vaihtuvuuteen tai sitoutumiseen.
Miksi työntekijöiden kuunteleminen on tärkeää?
Kaikki hyvät ihmissuhteet perustuvat tehokkaaseen viestintään, luottamukseen ja kunnioitukseen. Työntekijöiden kuunteleminen on tärkeää, koska sen avulla:
- Osoitat työntekijöille välittäväsi heistä ja pystyt paremmin turvaamaan heidän hyvinvointinsa
- Keräät palautetta, jonka avulla voit edistää työntekijöiden pysyvyyttä ja sitoutumista parantavia aloitteita
- Vahvistat luottamusta johtoon antamalla esihenkilöille valmiudet sitouttaa tiiminsä
- Tuot liiketoimintastrategiaan, painopisteisiin ja tavoitteisiin jatkuvasti työntekijöiden näkemyksiä
- Rakennat yrityksellesi houkuttelevan työnantajabrändin, joka auttaa houkuttelemaan ja pitämään parhaat osaajat
- Luot osallistavan ja menestyvän työpaikkakulttuurin
- Kehität kestäviä lähestymistapoja monimuotoisuuteen, yhdenvertaisuuteen ja inkluusioon.
Olen nähnyt onnistuneiden työntekijöiden kuuntelemisen ohjelmien vaikutukset. Joitakin tiimini saavuttamia tuloksia ovat:
- Vapaaehtoinen vaihtuvuus väheni 8 % vuosien 2021–2022 välillä
- Saimme 100 %:n osallistumisasteen vuoden 2022 vuosittaiseen työntekijäkyselyymme
- Saavutimme työntekijöiden keskuudessa viime vuoden aikana kaikkiaan 87 %:n myönteisen arvosanan
- Uusien työntekijöiden ensimmäisen vuoden pysyvyysaste oli 95 %.
Hyödyt ovat saavutettavissa, joten siirrytään nyt käytäntöön.
6 työntekijöiden kuuntelemisen strategiaa, menetelmää ja parasta käytäntöä
Aiemmin yritykset ovat keskittyneet siihen, miten viestiä työvoimalle, mikä on pitkälti yksisuuntainen prosessi.
Nyt on aika hallita kaksisuuntainen viestintä kuuntelemalla työntekijöitä ja osoittamalla, että organisaatio kuulee heitä – yritysten aktiivista kuuntelemista.
Tässä ovat strategiani ja parhaat käytäntöni vaikuttavien työntekijöiden kuuntelemisen ohjelmien rakentamiseen.
Hyödynnä useita kuuntelemisen kanavia jatkuvaan kuuntelemiseen
Jos aiot kuunnella hyvin, tarvitset useita ”kuuntelupisteitä”. Työntekijöiden kuuntelemista tehokkaasti toteuttavat yritykset käyttävät yhdistelmää vuosittaisia kyselyjä, pulssikyselyjä, kohderyhmiä, kahdenkeskisiä tapaamisia, henkilöstötilaisuuksia, ohittavan tason tapaamisia, pysymishaastatteluja, lähtöhaastatteluja ja sisäisiä sosiaalisen viestinnän alustoja kerätäkseen palautetta jatkuvasti.
Vaikuttavimpia käyttämiäni kuuntelemisen kanavia ovat:
- Vuosittainen työntekijöiden sitoutumiskysely, jonka suunnittelusta ja toteutuksesta vastaa eri toimintojen sidosryhmistä koottu tiimi.
- Säännölliset kahdenkeskiset tapaamiset työntekijöiden ja heidän esihenkilöidensä välillä.
- Työntekijän elinkaaren aikana tehtävät kyselyt perehdytyksen yhteydessä, työsuhteen vuosipäivinä (pysymiskyselyt ja 360-palautekyselyt) sekä työsuhteen päättyessä
- Työntekijöiden pulssikyselytyökalujen säännöllinen käyttö suurten organisatoristen muutosten herättämien näkemysten mittaamiseen
- Uusille työntekijöille nimetyt mentorit, jotka keräävät palautetta työntekijän kolmen ensimmäisen kuukauden aikana.
Vaikka yksi laaja kysely vuodessa on hyödyllinen, se ei tarjoa riittävästi tuoretta tietoa, jotta tietäisit, onko aloitteillasi ollut vuoden aikana merkittävää vaikutusta.
Jatkuva kuunteleminen eri menetelmiä yhdistämällä tarkoittaa, että käytettävissäsi on enemmän tuoretta tietoa.
Yhteinen vastuu palautteen keräämisestä
Jotta henkilöstön kuunteleminen olisi tehokasta, sen ei pitäisi olla yksin HR:n tai johdon vastuulla.
Sen sijaan koko yritys kantaa vastuuta: ylimmän johdon tehtävänä on luoda ”kuuntelemisen” ilmapiiri, HR ohjaa ja valmentaa strategioita, esihenkilöt vaalivat luottamusta ja sitoutumista, ja työntekijät kokevat voivansa osallistua prosessiin täysipainoisesti.
Organisaatiokulttuurisi tulisi keskittyä ihmisiin ja siihen, miten heidän onnistumistaan voidaan tukea. Tämä painotus alkaa ylhäältä toimitusjohtajasta ja vahvistuu läpi koko organisaation.
Panosta hyvien ihmisten johtajien kehittämiseen, jotta he luovat avointa vuoropuhelua työntekijöiden kanssa ja kuuntelevat tietoisesti heidän palautettaan.
Johtamisen kehittämishankkeisiin voi kuulua esimerkiksi koulutuspäällikön nimeäminen opettamaan uusille esihenkilöille, kuinka heistä tulee erinomaisia ”ihmisten johtajia”, kuukausittaiset esihenkilöiden tapaamiset parhaiden käytäntöjen jakamiseksi tai esihenkilöiden mentorointiohjelma.
Osoita kuuntelutiedon perusteella tehdyt toimet
Alexander Bell sanoi: ”Ainoa ero onnistumisen ja epäonnistumisen välillä on kyky toimia.”
Nämä sanat pitävät erittäin hyvin paikkansa henkilöstön kuuntelemisessa! Jos tiimin jäsenet eivät näe, miten heidän palautteensa vaikuttaa yrityksen toimintaan, he eivät jatka palautteen jakamista.
Voit varmistaa henkilöstön kuuntelemiseen perustuvat jatkotoimet muutamalla yksinkertaisella tavalla:
- Käytä myönteisyysmittareita tunnistaaksesi merkittävimmät kehityskohteet ja kohdista jatkotoimesi alueille, joiden myönteisyys on vähäisempää. Käytämme kuusiportaista samaa mieltä -asteikkoa, ja sitä suosittelemme myös asiakkaillemme.
- Yhdistä kaikki tietosi yhteen paikkaan analytiikan avulla. Tämä auttaa tunnistamaan kehityssuunnat nopeammin ja tekee tiedosta hyödynnettävää. Käytämme omaa ohjelmistoamme, joka yhdistää kaiken tiedon ja analytiikan, mutta voit käyttää myös yhtä tai useampaa seuraavista: sitoutumisen seurantaan tarkoitettua ohjelmistoa, henkilöstökyselytyökaluja ja HR-analytiikkaohjelmistoa.
- Valitse kriittiset kehityskohteet. Suosittelen 3–2–1-mallia.
- Etsi tiedoistasi kolme keskeistä tulosta. Ne voivat olla korkeita tai matalia arvoja tai keskeisiä kommentteja.
- Keskustelkaa tiiminä kahdesta merkittävimmästä kehitysmahdollisuudesta
- Päättäkää yhdestä toimesta, jonka aiotte toteuttaa organisaationne hyväksi.
- Seuraa edistymistäsi. Sulje palautesilmukka kertomalla säännöllisesti jatkotoimien etenemisestä. Käytä viestin levittämiseen useita viestintäkanavia, kuten sähköpostia, videoita, Slackia (tai muuta sisäisen viestinnän työkalua), koko henkilöstön kokouksia ja päivitä tulevia kuuntelukyselyitä uusilla kysymyksillä osoittaaksesi organisaation sopeutumiskyvyn ja joustavuuden.
Yrityksen DNA:han kuuluvat palautesilmukat
Olen työskennellyt lukuisten yritysten kanssa henkilöstön kuuntelemisen strategioiden toteuttamiseksi, ja suurin haaste – ja palkinto – on kaikkialla sama… kuunteleminen! Kuten Amelia Earhart sanoi: ”Tehokkain tapa tehdä se on tehdä se!”
Lyhyt tapaustutkimus.
Vuonna 2021 huomasin, että vapaaehtoinen vaihtuvuus oli hieman liian suurta. Esimerkiksi esihenkilöiden kahdenkeskisistä keskusteluista saamani palautteen perusteella aavistin, että se liittyi sukupuoleen.
Kun tarkastelin lukuja, kävi ilmi, että naiset lähtivät organisaatiosta kaksi kertaa useammin kuin miehet.
Niinpä perehdyin muihin kuuntelumenetelmiimme ja tarkastelin määrällisen ja laadullisen tiedon yhdistelmää sitoutumiskyselystämme, lähtöhaastatteluista saadusta palautteesta, esihenkilökeskusteluista ja kyselykommenteista.
Hyödynsin ihmisten meille kertomia asioita selvittääkseni, miksi naisten vaihtuvuus oli suurempaa.
Sen pohjalta laadin toimintasuunnitelman ja keskustelin siitä johdon kanssa saadakseni lisää näkemyksiä ja ideoita.
Keskityimme naisia tukeviin ohjelmiin, koulutukseen, valmennukseen ja mahdollisuuksiin. Tarkastelimme esimerkiksi työpaikan joustavuutta työssäkäyvien äitien tukemiseksi, paransimme vanhempainvapaakäytäntöämme ja analysoimme naisia tukevia etuja.
Toimme myös puhujan kertomaan naisten äänen vahvistamisesta ja vietimme kansainvälistä naistenpäivää sekä naisten historian kuukautta.
Kun olimme toimineet työntekijöiden palautteen perusteella, tarkastelimme jälleen, mitä työntekijät kertoivat meille palautekanaviemme kautta. Naisten vaihtuvuus oli pienentynyt noin 50 prosenttia!
Muutkin luvut osoittavat, että jatkuvan palautteen strategiamme toimii. Quantum Workplacen Glassdoor-arvosana 4,8 ylittää selvästi yritysten keskimääräisen arvosanan 3,3.
Myös henkilöstön sitoutumiskyselyn vastaus- ja myönteisyysasteet ovat huomattavasti korkeammat kuin ohjelmisto- ja IT-alan 85,2 prosentin vastausaste ja 73,5 prosentin myönteisyysaste.
Strategioita työntekijöiden kannustamiseksi palautteen antamiseen
Työntekijöiden saaminen ilmaisemaan todelliset mielipiteensä voi olla haastavaa monille organisaatioille.
Työntekijöiden kuuntelemisen taustalla olevan ”miksi”-syyn viestiminen on hyvä lähtökohta, sillä ihmiset tekevät paljon todennäköisemmin jotakin, kun he ymmärtävät, miten se voi hyödyttää heitä.
Siksi esimerkiksi työntekijäkyselyitä koskeva viestintä on tärkeää – käsittele sitä kuin myyntitekstiä ja pyydä ehkä markkinointitiimiä avuksi!
Toinen näkökulma on psykologinen turvallisuus eli se, että ihmiset tuntevat voivansa puhua avoimesti ja esittää ideoita ilman nöyryytetyksi tulemisen pelkoa. Kun ihmiset tuntevat olonsa ”psykologisesti turvalliseksi”, he ovat sitoutuneempia ja todennäköisemmin esittävät ideoita ja ehdotuksia.
Psykologisen turvallisuuden rakentaminen alkaa esihenkilöistä, esimerkiksi siitä, miten he antavat ja vastaanottavat palautetta sekä jakavat onnistumisia ja epäonnistumisia.
Lisätietoja psykologisesta turvallisuudesta saat tutustumalla artikkeliin psykologisen turvallisuuden luomisesta työpaikalla
Lopuksi sekä viestinnän että toimenpiteiden osalta on tärkeää varmistaa, että huomioit saadun palautteen ja kerrot päätöksenteon perustelut.
”Tiedostamme, että monilla teistä on epäilyksiä asiasta X, joten halusimme käsitellä tätä, ja aiomme tehdä asiat XYZ.”
Auta edistämään työntekijäryhmiä
Työntekijäryhmät (ERG:t) ovat saman organisaation työntekijöiden ryhmiä, joita yhdistävät yhteinen identiteetti, eletty kokemus, yhteiset tavoitteet tai risteävät taustat ja pyrkimykset.
Perinteisesti ERG-ryhmien jäsenet kuuluvat aliedustettuihin ryhmiin, kuten naisiin, etnisiin vähemmistöihin, vammaisiin tai LGBTQ+-yhteisöön, mutta ryhmiä voidaan muodostaa myös muiden yhteisten piirteiden tai kiinnostuksenkohteiden ympärille, kuten työssäkäyvien vanhempien tai ympäristöasioiden ympärille.
Viime kädessä ERG-ryhmien tärkein tarkoitus johtajien ja esihenkilöiden näkökulmasta on ymmärtää paremmin työntekijöiden tarpeita.
Ne voivat auttaa edistämään järjestelmätason muutoksia ja tuomaan esiin ongelmia, kuten palkkojen epätasa-arvoa, oikeudenmukaista rekrytointia ja oikeudenmukaisia suoritusarviointiprosesseja.
Lisätietoja saat tutustumalla Katie Zinkin erinomaiseen artikkeliin aiheesta työntekijäryhmien edistäminen.
Aloita kuunteleminen
”Tapa, jolla yritysjohtajat suhtautuvat käyttäjiin, on samaa kiinnostuksen tasoa, jota henkilöstöhallinnolla on oltava työntekijöitään kohtaan. Ymmärrä heidän tarpeensa, kipupisteensä, kohtaamansa haasteet ja taidot, joita he etsivät.” – Donna Scarola, henkilöstöstä, tarkoituksesta ja kulttuurista vastaava johtaja, Parcl
Voin kokemukseni perusteella sanoa, että työntekijöiden kuunteluohjelmaan panostaminen voi merkittävästi parantaa työntekijöiden pysyvyyttä ja sitoutumista sekä auttaa yhdistämään henkilöstöhallinnon tiiviimmin liiketoiminnan tavoitteisiin.
Olemme kaikki kokeneet suuria häiriöitä COVID-19-pandemian jälkeen, ja työntekijöiden sitouttaminen jatkuvilla, merkityksellisillä tavoilla, kuten työntekijöiden kuunteluohjelmien avulla, voi auttaa meitä kaikkia selviytymään tulevista muutoksista ja menestymään niiden keskellä.
Toinen erinomainen esimerkki työntekijöiden kuuntelemisesta käytännössä on American Expressin kyselyiden käyttö sen joustavan työskentelymallin hiomisessa.
