Miten toteuttaa lähtöhaastattelu: asiantuntijan opas
Lähtöhaastattelun toteuttamiseksi esitä harkittuja kysymyksiä ja luo mukava tila rehelliselle palautteelle, jotta voit selvittää, miksi joku on lähdössä, ja tunnistaa keinoja työpaikkasi kehittämiseksi. Olen toteuttanut lukemattomia lähtöhaastatteluja ja nähnyt itse, kuinka avoimet keskustelut voivat johtaa todellisiin muutoksiin. Tässä artikkelissa opastan sinut vaihe vaiheelta lähtöhaastatteluprosessin läpi ja näytän, kuinka voit kerätä ja hyödyntää palautetta, joka todella hyödyttää tiimiäsi ja organisaatiotasi.
Mikä on lähtöhaastattelu?
Lähtöhaastattelu on lähtevän tiimin jäsenen ja henkilöstöhallinnon edustajan (tai joskus esihenkilön) välinen tapaaminen, jonka tarkoituksena on ymmärtää työntekijän lähtöön johtaneita syitä.
Ne ovat olennainen osa yleistä työntekijän lähtöprosessia, sillä heidän kertomansa antaa sinulle arvokkaita näkemyksiä mahdollisista ongelmista ja auttaa sinua parantamaan jäljelle jäävien työntekijöiden työntekijäkokemusta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jos joku esimerkiksi lähtee siksi, ettei hänen roolinsa vastannut työpaikkailmoituksessa kuvattua, kyseessä on selvästi ristiriita!
Samalla lähtöhaastattelut auttavat lähtevää työntekijää saavuttamaan päätöksen tunteen siirtymävaiheessaan. Se antaa hänelle mahdollisuuden kertoa usein ilmaisematta jääneistä tunteistaan ja huolenaiheistaan ilman pelkoa kostotoimista.
Kun vapautat hänet tästä henkisestä taakasta, hän lähtee organisaatiostasi myönteisemmin mielin kuin siinä tapauksessa, ettet olisi lainkaan pyytänyt hänen palautettaan.
Kenen tulisi toteuttaa lähtöhaastattelu?
Kuten voit kuvitella, lähtöhaastattelun toteuttaminen on hienovarainen tehtävä. Se vaatii tahdikkuutta ja tunneälyä, jotta voit luoda lähtevään työntekijään merkityksellisen yhteyden.
Aito yhteys auttaa saamaan lähtöhaastatteluprosessista mahdollisimman paljon hyötyä.
Siksi hyvä käytäntö on, että haastattelun toteuttaa nimetty HR-esihenkilö tai muu HR-osaston jäsen. Ihannetapauksessa kyseessä on henkilö, jolla on työntekijään jo ennestään neutraali suhde.
Lähtöhaastattelujen tietojenkeruun yhdenmukaistamiseksi on parasta, että sama HR-ammattilainen toteuttaa haastattelut mahdollisuuksien mukaan.
Jos yritykselläsi ei ole HR-tiimiä, operatiivinen esihenkilö tai muu tukihenkilö voi järjestää tapaamisen sen sijaan. Voit myös pyytää työntekijää täyttämään lähtöhaastattelulomakkeen itsenäisesti.
Lähtevän työntekijän esihenkilöä ei tulisi koskaan pyytää tai odottaa osallistumaan lähtöhaastatteluun.
Se tekisi tilanteesta kiusallisen molemmille osallistujille ja heikentäisi haastatteluprosessin tehokkuutta.
Kenen tulisi osallistua lähtöhaastatteluun?
Lähtöhaastattelun pyytäminen on asianmukaista useimpien lähtevien työntekijöiden kohdalla, mutta ei kaikkien. Hyvänä käytäntönä en suosittele haastattelun järjestämistä työsuhteensa päättymään joutuneelle työntekijälle.
Vaikka hänestä saattaa tuntua, että hänellä on arvokasta palautetta jaettavanaan, hänen kokemuksensa värittyy epäilemättä sen vuoksi, että yritys on irtisanonut hänet. Tällöin rakentavan palautteen saamisen todennäköisyys on paljon pienempi.
Suosittelen lähtöhaastattelujen toteuttamista kaikkien muiden lähtevien työntekijöiden kanssa. Vaikka sinusta tuntuisi, että tiedät jo, miksi he ovat lähdössä, et voi koskaan tietää, mitä muita arvokkaita näkemyksiä heillä voisi olla tarjottavanaan, ellet kysy.
Jotkut HR-esihenkilöt kokevat, ettei eläkkeelle jäävien työntekijöiden kanssa ole tarpeen toteuttaa lähtöhaastatteluja, mutta olen eri mieltä.
Se, että joku jää eläkkeelle, ei tarkoita, etteikö hänen kokemuksensa organisaatiostasi olisi pätevä.
Kuinka toteuttaa tehokas lähtöhaastattelu
Kuten olemme todenneet, tämän harjoituksen tarkoituksena on saada mahdollisimman paljon rehellistä palautetta, jotta jäljelle jäävien tiimin jäsenten työntekijäkokemusta voidaan parantaa.
Tätä silmällä pitäen tässä on vaiheittainen prosessini sekä suosituksia siitä, kuinka näistä keskusteluista voi tehdä mahdollisimman hedelmällisiä.
1. Valmistaudu haastatteluun
Kun tiimin jäsen on virallisesti irtisanoutunut, pyydä nimettyä HR-henkilöäsi tai esihenkilöäsi ottamaan häneen yhteyttä lähtöhaastattelun järjestämiseksi.
Selitä työntekijälle, mitä hän voi odottaa lähtöhaastatteluprosessilta. Kerro hänelle seuraavat asiat:
- Haastattelun tarkoitus (eli selvittää, miten voimme välttää muiden heidän kaltaistensa arvokkaiden työntekijöiden menettämisen)
- Kuinka kauan haastattelu kestää (1–2 tuntia on tavallista)
- Kenellä on pääsy heidän palautteeseensa (yleensä vain henkilöstöhallintosi keskeisillä jäsenillä, ei koskaan työntekijän suoralla esihenkilöllä)
- Milloin palaute jaetaan (hyvä käytäntö on jakaa palaute vasta työntekijän viimeisen työpäivän jälkeen, jotta hän voi tuntea olonsa levolliseksi)
- Lähetä heille lähtöhaastattelukysymysten luettelosi etukäteen (tämä auttaa heitä valmistautumaan tapaamiseen henkisesti)
- Vakuuta heille, että kaikki palaute pidetään ehdottoman luottamuksellisena.
Kun haastattelun päivämäärä ja aika on sovittu, muista varata tapaamista varten yksityinen tila.
Jos mahdollista, varaa kokoushuone toimistosi rauhalliselta alueelta, mieluiten tilasta, jossa ei ole sisäänpäin avautuvia ikkunoita. Lähtöhaastattelut voivat olla tunteikkaita, etkä halua uteliaiden katsojien kurkistelevan sisään lasin läpi.
Lähtöhaastattelukysymykset: mallipohjan laatiminen
Ennen ensimmäistä lähtöhaastatteluasi suosittelen laatimaan luettelon kysymyksistä, joita haluat esittää.
Muista esittää avoimia kysymyksiä, sillä ne tuottavat luonnostaan hyödyllisimpiä vastauksia.
Esimerkiksi:
- Kävitkö suoriutumisen arvioinneissa? (suljettu kysymys – odotat vastausta kyllä tai ei)
- Millainen kokemuksesi suoriutumisen arviointiprosessista oli? (avoin kysymys – saat tällä tavalla paljon enemmän palautetta)
Kun kysymykset on päätetty, muokkaa tästä asiakirjasta mallipohja, jonka voit lähettää työntekijöille ennen heidän haastatteluaan auttaaksesi heitä jäsentämään ajatuksiaan.
Jos henkilökohtaista haastattelua ei ole mahdollista järjestää, työntekijä voi sen sijaan täyttää mallipohjan itsenäisesti.
Jos lähtöhaastatteluprosessi on sinulle uusi, saatat tarvita hieman apua sen määrittämisessä, mitä kannattaa kysyä.
Tässä on luettelo tehokkaista lähtöhaastattelukysymyksistä (ja mallipohja), joiden avulla voit sisällyttää tämän prosessin osaksi työntekijän lähtöön liittyviä rutiinejasi.
2. Haastattelun toteuttaminen
Jotta voit toteuttaa tehokkaamman lähtöhaastattelun, on tärkeää luoda oikeanlainen ilmapiiri ennen kysymyksiin siirtymistä. Suosittelen käsittelemään seuraavat asiat:
- Kiitä heitä siitä, että he suostuivat tapaamaan sinut.
- Muistuta heitä siitä, että yrityksesi arvostaa palautetta.
- Korosta uudelleen, että tapaamisen tarkoituksena on ymmärtää heidän henkilökohtaista työntekijäkokemustaan ja lähtönsä syitä.
- Vakuuta heille jälleen, että kaikki palaute pidetään luottamuksellisena eikä sitä jaeta heidän esihenkilölleen (kokemukseni mukaan tämä on suurin huolenaihe).
Syvemmälle meneminen ja viiden miksi-kysymyksen menetelmä
Kun lähtöhaastattelu on alkanut, pitäydy mallipohjasi kysymyksissä. Tämä yhdenmukaistaa haastatteluprosessia ja tekee tiedoista vertailukelpoisempia kuin kysymysten esittäminen tapauskohtaisesti.
Älä kuitenkaan pelkää pyytää lisätietoja, jos joku kertoo jotain järkyttävää.
Jos työntekijä kertoo sinulle lähtevänsä, koska hän koki tulleensa syrjityksi, älä vain kirjoita asiaa muistiin ja siirry eteenpäin.
Pyydä häntä auttamaan sinua ymmärtämään, miksi hän koki niin. Tämä on viimeinen tilaisuutesi saada hänen rehellinen palautteensa, joten on täysin hyväksyttävää perehtyä asiaan hieman syvällisemmin.
Joskus lähtevät työntekijät kertovat palautteestaan hyvin niukasti, ja sinusta voi tuntua, että raapaiset vain heidän ongelmiensa pintaa. Tällaisissa tapauksissa hyödyllinen strategia on viiden miksi-kysymyksen menetelmä.
Esitä henkilölle aluksi avoin kysymys ja kuuntele, mitä hän sanoo. Kun hän on vastannut, muotoile hänen sanomansa uudelleen ja esitä jatkokysymyksenä toinen miksi-kysymys. Tämä saa hänet automaattisesti pohtimaan asiaa hieman syvällisemmin.
Kun hän on vastannut siihen, toista prosessi ja kysy jälleen miksi, kunnes olet käynyt kierroksen läpi viisi kertaa.
Esimerkiksi:
K1: Miksi olet päättänyt lähteä yrityksestä?
V1: Koska minulla ei ole täällä mahdollisuuksia kehittyä.
K2: Miksi koet, ettei sinulla ole täällä mahdollisuuksia kehittyä?
V2: Koska olen ollut samalla tasolla jo kolme vuotta.
K3: Miksi uskot pysyneesi samalla tasolla niin pitkään?
V3: Koska esihenkilöni ei usko, että pystyn ottamaan vastuulleni vaativampia tehtäviä.
K4: Miksi uskot esihenkilösi ajattelevan niin?
V4: Koska emme koskaan keskustele ammatillisista tavoitteistani tai kunnianhimoistani.
K5: Miksi et keskustele tavoitteistasi ja kunnianhimoistasi esihenkilösi kanssa?
V5: Koska hän ei koskaan löydä minulle aikaa eikä vaikuta välittävän. En myöskään ole käynyt suoriutumisen arvioinnissa kahteen vuoteen.
Esittämällä nämä ylimääräiset miksi-kysymykset saimme selville paljon enemmän tietoa. Tässä tapauksessa voimme nähdä, että työntekijän lähtöön on kolme syytä:
- Esihenkilöltä puuttui yleisesti tuki ja palaute.
- Hänen urakehitystavoitteitaan ei tuettu tai tunnustettu.
- Hänellä ei ollut suoriutumisen arviointia kahteen vuoteen.
Jos huomaat istuvasi lähtevää työntekijää vastapäätä ja saavasi häneltä hyvin vähän tietoa,
käytä tätä tekniikkaa syventääksesi hieman hänen vastauksiaan.
Älä kuitenkaan käytä sitä liikaa jokaisen kysymyksen kohdalla. Tehtäväsi on saada selville hyödyllistä tietoa, ei kuulustella lähtevää työntekijää jokaisesta hänen sanomastaan pikkuasiasta.
3. Haastattelun jälkeinen tarkastelu
Kun olet päättänyt tapaamisen, kiitä työntekijää vielä kerran palautteen antamisesta. Anna hänelle mahdollisuus tarkistaa palautteensa kirjallisesti ennen kuin siitä tulee osa hänen työntekijätiedostoaan.
Tämä on työntekijälle hyödyllinen tilaisuus pohtia sanomaansa, erityisesti jos tapaamisessa tuli esiin paljon kielteisiä asioita. Olettehan ammatillisessa ympäristössä, joten on tärkeää, että myös heidän palautteensa muotoillaan ammatillisesti.
Lähtöhaastattelu tarjoaa mahdollisuuden selvittää työpaikan ongelmia työntekijän näkökulmasta. Haastattelun vetäjinä meidän on kuitenkin tärkeää varmistaa, että palaute otetaan vastaan asianmukaisesti myös toisessa päässä.
Se, että työntekijä lähtee, ei tarkoita, että hän haluaisi polttaa sillat yritykseen lopullisesti.
Muita huomioitavia asioita
Vaikka lähtöhaastattelu on yleensä parasta toteuttaa kasvokkain (tai video- tai puhelun välityksellä), aina se ei ole mahdollista tai järkevää.
Näissä tapauksissa voit pyytää lähtevää työntekijää vastaamaan kysymyksiin itse ja lähettämään vastaukset sinulle tarkistettaviksi.
Saamasi palaute ei välttämättä pureudu heidän ongelmiinsa yhtä syvällisesti, mutta on silti parempi kysyä heidän ajatuksiaan kuin olla saamatta mitään tietoa.
Jos aikaa on, voit myös käyttää edellä kuvattua 5 miksi -tekniikkaa pyytääksesi heiltä hieman enemmän yksityiskohtia joistakin vastauksista.
Käy heidän palautteensa läpi, ja jos jokin kohta kaipaa selvästi lisätietoja, merkitse se kommentilla ja kysy: ”Voitko selittää tätä hieman tarkemmin?” tai kysy yksinkertaisesti: ”Miksi?”
Lähtöhaastattelun parhaat käytännöt
Edellä käsittelemäni asioiden yhteenvedoksi tässä on joitakin parhaita käytäntöjä:
- Lähtöhaastattelua ei saa koskaan toteuttaa lähtevän tiimin jäsenen suora esihenkilö tai johtaja.
- Esitä avoimia kysymyksiä ja syvennä keskustelua käyttämällä 5 miksi -tekniikkaa
- Laadi kysymyslista, jonka jaat haastateltavalle ennen haastattelua
- Anna lähtevälle työntekijälle haastattelun jälkeen mahdollisuus tarkistaa palautteensa kirjallisesti
- Älä haastattele irtisanottuja työntekijöitä.
- Jos mahdollista, pyri aina toteuttamaan haastattelu kasvokkain tai, jos tämä ei onnistu, videopuheluna.
Lähtöhaastattelut osana laajempaa henkilöstön kuuntelemisstrategiaa
Edellä kuvatun prosessin avulla keräät arvokasta palautetta, joka tukee rekrytointi-, henkilöstön sitouttamis-, kehittämis- ja henkilöstön osallistamisstrategioitasi.
Tutustu lähtöhaastattelukysymyksiimme, joiden avulla voit ottaa oppimasi käytäntöön. Voit myös ladata muokattavan lähtöhaastattelukyselyn mallipohjan:
Hanki lähtöhaastattelumallimme!
Vaikka tällaisen palautteen saaminen lähteviltä työntekijöiltä on tärkeää, on yhtä tärkeää pitää viestintäkanavat avoimina myös nykyisten työntekijöiden kanssa.
Pysyvyyskeskustelut, kyselyt, säännölliset kahdenkeskiset keskustelut ja henkilöstön verkostoryhmät ovat myös hyödyllisiä tapoja kerätä työntekijöiden palautetta.
Hyödyllisiä resursseja:
- 8 tehokasta tapaa saada työntekijöiltä palautetta (+ hyvät ja huonot puolet)
- 5 strategiaa, menetelmää ja parasta käytäntöä työntekijöiden kuuntelemiseen
Liity keskusteluun
Tilaa People Managing People -uutiskirje ja saat säännöllisesti sisältöä, joka auttaa sinua edistymään urallasi ja rakentamaan terveitä, tuottavia organisaatioita.
Voit löytää minut myös People Managing People -yhteisöstä, joka on kannustava HR-ammattilaisten ja yritysjohtajien yhteisö. Sen jäsenet jakavat tietoa auttaakseen sinua edistymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.
