Importance de l’appel d’offres: Un appel d’offres pour la paie internationale offre une méthode structurée pour comparer les fournisseurs et s’avère essentiel pour les besoins complexes couvrant plusieurs pays.
Vue d’ensemble du processus: L’article présente chaque étape du processus d’appel d’offres pour la paie internationale, de la constitution de l’équipe à la sélection finale du fournisseur.
Erreurs courantes: Il détaille les pièges fréquents des appels d’offres, tels que les exigences peu claires et les modèles de réponse incohérents, et propose des moyens de les éviter.
Critères d’évaluation: Une évaluation efficace nécessite des critères clairs et pondérés pour noter les propositions en fonction de la couverture géographique, de la conformité, de la mise en œuvre et des coûts.
Participation de l’équipe: Une équipe transversale composée des ressources humaines, des finances, du service juridique et des utilisateurs finaux doit définir les exigences et examiner les réponses aux appels d’offres de paie internationale.
Rédiger un appel d’offres pour la paie internationale donne aux organisations multinationales un moyen structuré de comparer les prestataires dans différents pays, entités juridiques, devises et environnements réglementaires avant de s’engager dans un contrat à long terme.
Un appel d’offres pour la paie internationale (RFP) indique où vous exercez vos activités, qui vous rémunérez, quels services de paie vous sont nécessaires, comment les systèmes doivent s’intégrer et qui assumera les responsabilités en matière de conformité locale.
Il est particulièrement utile lorsque vous vous développez dans plusieurs pays, regroupez plusieurs prestataires de paie ou remplacez un prestataire qui ne peut pas prendre en charge votre modèle opérationnel international.
Contrairement à un appel d’offres classique pour la paie, un appel d’offres pour la paie internationale doit amener les prestataires à expliquer comment ils assureront la paie dans chaque pays, s’ils s’appuient sur des partenaires locaux, comment sont gérées les déclarations et les paiements obligatoires, comment les données de paie circulent entre les systèmes et les juridictions, et comment le déploiement sera réalisé par étapes dans les différents pays.
Cela fournit aux équipes des ressources humaines, de la finance, du juridique, des achats et de l’informatique une base plus cohérente pour comparer les prestataires de paie internationale.
Avez-vous réellement besoin d’un appel d’offres pour la paie internationale ?
Un appel d’offres officiel est pertinent lorsque le nombre de pays, de parties prenantes et de risques opérationnels concernés est trop complexe pour être évalué au moyen d’une simple démonstration et d’une grille tarifaire.
Il permet à chaque prestataire de répondre aux mêmes exigences en matière de paie internationale et facilite la comparaison de la couverture géographique, de la responsabilité en matière de conformité, du déploiement et de la prestation de services.
Les signes les plus évidents indiquant que vous en avez besoin sont les suivants :
- Vous étendez votre gestion de la paie à plusieurs pays ou régions en même temps.
- Vous regroupez plusieurs prestataires locaux ou régionaux de paie au sein d’une solution unique de paie internationale.
- Vous exploitez plusieurs entités juridiques ou utilisez différents modèles de main-d’œuvre selon les pays.
- Vous avez besoin d’une répartition plus claire des responsabilités relatives aux déclarations fiscales locales, aux paiements obligatoires et aux obligations de conformité.
- Vous avez besoin de rapports de paie et d’intégrations cohérents entre votre SIRH, votre PGI ou vos systèmes financiers.
- Votre organisation exige une procédure officielle d’achat ou l’approbation de parties prenantes des ressources humaines, de la finance, du juridique, de l’informatique et des achats.
Quand un appel d’offres peut être excessif
Si votre décision concernant la paie se limite à un seul pays, une seule entité ou un service précisément défini, un appel d’offres complet pour la paie internationale peut demander plus de travail qu’il ne crée de valeur.
Un appel d’offres classique pour la paie, un appel d’offres relatif aux services de paie ou une demande de devis ciblée peut être plus adapté lorsque vous n’avez pas besoin de comparer la couverture de plusieurs pays, les modèles de conformité locale ou les capacités de déploiement international.
RFI, RFP ou RFQ : quelle est la différence ?
Une RFI étudie les services de paie internationale disponibles, une RFP compare des solutions personnalisées et une RFQ demande des tarifs pour des exigences définies. Tous les achats ne nécessitent pas une RFP : choisir le bon document vous aide donc à recueillir les informations pertinentes sans créer de travail inutile.
Utilisez cette comparaison pour choisir le document correspondant à l’étape de votre processus d’achat de services de paie :
| Type de document | Objectif | Quand l’utiliser | Éléments à inclure | Niveau de détail requis |
|---|---|---|---|---|
| Demande d’informations (RFI) | Découvrir les capacités des prestataires et les options du marché | Vous définissez vos exigences ou étudiez les prestataires | Pays couverts, modèles de services, couverture de la conformité, intégrations et capacités générales | Faible à modéré |
| Appel d’offres (RFP) | Comparer des approches complètes en matière de services, des plans de déploiement et des coûts | Vous avez besoin d’une solution pour des exigences complexes de paie dans plusieurs pays | Profil de la main-d’œuvre, pays, périmètre de la paie, exigences, normes de sécurité, déploiement, assistance et tarifs. | Élevé |
| Demande de devis (RFQ) | Obtenir des tarifs comparables pour des services clairement définis | Vos exigences et spécifications de service sont déjà fixées | Effectifs, fréquences de paie, pays, niveaux de service, conditions contractuelles et modèle tarifaire | Modéré à élevé |
Erreurs courantes à éviter dans une RFP
Les erreurs courantes dans une RFP peuvent laisser d’importantes exigences de paie indéfinies ou dissimuler certains coûts jusqu’au début du déploiement. Elles peuvent également produire des propositions difficiles à comparer, retarder les décisions et accroître les risques de non-conformité.
Évitez ces problèmes en fournissant aux prestataires un contexte clair, des exigences précises et des instructions de réponse détaillées :
Contexte ou informations générales insuffisants
Un prestataire a besoin de connaître votre profil de main-d’œuvre, vos pays, vos entités, vos fréquences de paie, les types de travailleurs concernés et votre configuration actuelle de paie. Sans ce contexte, les propositions peuvent reposer sur des hypothèses qui excluent les exigences locales, les intégrations ou les travaux de transition. Fournissez une présentation concise de votre activité, la liste des pays, les effectifs et les objectifs du projet.
Budget manquant ou imprécis
Un budget non défini peut produire des propositions dont la portée, le modèle tarifaire et les services inclus varient considérablement. Demandez aux fournisseurs de distinguer les frais de mise en œuvre, les coûts récurrents, les frais par employé, les frais propres à chaque pays, les services facultatifs et les travaux hors périmètre. Indiquez, dans la mesure du possible, la fourchette budgétaire prévue ou les limites de votre processus d’approvisionnement.
Exigences vagues ou jargon juridique
Des exigences peu claires amènent les fournisseurs à interpréter différemment les obligations liées à la paie, à la fiscalité, à la protection des données et à l’emploi. Cela peut créer des écarts entre les attentes de votre équipe et ce que couvre le contrat. Utilisez un langage simple, définissez les termes techniques et décrivez les résultats attendus, la couverture locale, les intégrations et les responsabilités en matière de services.
Aucun critère d’évaluation communiqué
Lorsque les fournisseurs ne savent pas comment vous évaluerez les propositions, ils peuvent se concentrer sur des fonctionnalités, des modèles tarifaires ou des affirmations de service différents. Votre équipe doit alors comparer des informations incohérentes et risque de surévaluer la qualité de la présentation.
Communiquez des critères pondérés concernant la couverture géographique, l’accompagnement en matière de conformité, la mise en œuvre, la technologie, les niveaux de service, la sécurité et le coût total.
Aucun format standard pour les réponses des fournisseurs
Sans modèle de réponse, chaque fournisseur peut organiser différemment les tarifs, les hypothèses et les détails des services. Il devient alors plus difficile d’identifier les exclusions, de comparer la couverture géographique et de vérifier que chaque exigence a été prise en compte.
Fournissez un format obligatoire comprenant des questions numérotées, des tableaux tarifaires, des étapes clés de la mise en œuvre, des hypothèses et des documents justificatifs.
Constituez votre équipe pour l’appel d’offres de services de paie internationaux
Une équipe interfonctionnelle apporte à l’appel d’offres des perspectives opérationnelles, financières, juridiques et liées aux employés. Ces contributions communes vous aident à définir des exigences claires et à repérer les lacunes avant que les fournisseurs ne soumettent leurs propositions.
Impliquez ces rôles et groupes dès le début :
Parrain du projet
Le parrain du projet peut être votre directeur des ressources humaines, votre directeur financier ou votre responsable des opérations RH. Il définit les objectifs du projet, tranche les décisions majeures, obtient le soutien interne et confirme que la recommandation finale correspond aux priorités de l’organisation.
Experts fonctionnels
Incluez les responsables de la paie, les spécialistes des opérations RH, les contrôleurs financiers, les conseillers juridiques, les responsables de la conformité et les spécialistes de la sécurité informatique. Ils définissent les exigences de paie propres à chaque pays, les contrôles des données, les intégrations, les besoins en matière de rapports et les attentes en matière de conformité.
Responsables des achats ou rédacteurs de l’appel d’offres
Ce groupe peut comprendre des responsables des achats, des spécialistes de l’approvisionnement, des gestionnaires de contrats ou des membres de l’équipe RH expérimentés dans la sélection de fournisseurs. Ils structurent l’appel d’offres, standardisent les questions destinées aux fournisseurs, gèrent les délais, coordonnent les communications et supervisent une notation équitable des propositions.
Utilisateurs finaux et parties prenantes
Incluez les administrateurs de la paie, les partenaires commerciaux RH, les analystes financiers, les employés et les responsables qui s’appuient sur les informations de paie. Ils peuvent décrire les flux de travail quotidiens, les besoins en matière de rapports, les attentes concernant l’assistance aux employés et les problèmes d’ergonomie que les exigences techniques pourraient ne pas prendre en compte.
Définissez les éléments indispensables & les objectifs
Définissez ce que votre nouvelle solution de paie doit faire avant de demander des propositions aux fournisseurs. Des problèmes clairement définis, des objectifs précis et des exigences non négociables aident les fournisseurs à répondre aux mêmes attentes et révèlent les différences entre les propositions.
Couvrez les domaines suivants lorsque vous définissez vos exigences :
Points problématiques actuels : Décrivez les problèmes spécifiques liés à votre processus de paie actuel, tels que la saisie manuelle répétée des données, les déclarations tardives dans certains pays ou les capacités de reporting limitées. Expliquez la fréquence de chaque problème et les équipes ou groupes d’employés concernés.
Améliorations et résultats : Indiquez les changements attendus, tels que la réduction des corrections de paie, l’accélération des cycles d’approbation ou le respect constant des dates de paie dans tous les pays. Définissez des résultats mesurables, comme la réduction des paiements hors cycle ou l’établissement des rapports de paie dans un délai défini.
Besoins fonctionnels, techniques et de conformité : Définissez les fonctionnalités de gestion de la paie dont vous avez besoin dans les différents pays, notamment les calculs locaux, les déclarations légales, les pistes d’audit, les accès fondés sur les rôles et les contrôles de sécurité des données. Précisez les intégrations requises avec votre HRIS, votre ERP et vos systèmes financiers, ainsi que vos attentes en matière de protection des données, de conservation des dossiers et de conformité propre à chaque pays.
Utilisateurs et flux de travail : Identifiez toutes les personnes qui interagiront avec la solution de paie internationale, notamment les administrateurs de la paie, les équipes RH, les contrôleurs financiers, les responsables et les employés dans les différents pays. Documentez les flux de travail tels que la configuration des nouveaux employés, les approbations de paie, les paiements hors cycle, l’accès des employés aux bulletins de paie et les rapports consolidés pour les différentes entités.
Préférences de déploiement : Expliquez si vous avez besoin d’une gestion internationale de la paie, d’un logiciel de paie, de prestataires locaux, de services d’employeur officiel (EOR) ou d’une combinaison de modèles. Indiquez vos attentes concernant le lancement progressif dans les différents pays, les migrations depuis les prestataires de paie actuels, les tests de paie en parallèle et l’assistance lors de la première paie réelle sur chaque marché.
Rédiger l’appel d’offres pour les services de paie internationale
Une fois vos objectifs, vos parties prenantes, le profil de votre personnel et vos critères d’évaluation définis, vous pouvez transformer cette préparation en un appel d’offres ciblé.
Un document bien organisé fournit aux prestataires les mêmes informations, met en évidence les exclusions de services et les coûts, et crée une base équitable pour comparer les propositions. Incluez les sections suivantes dans votre appel d’offres :
1. Synthèse
Expliquez pourquoi vous recherchez des services de paie internationale et ce dont votre organisation a besoin dans le cadre du projet. Indiquez la taille de votre personnel, les pays d’activité, les types de travailleurs et les dates de lancement prévues. Par exemple, précisez que vous remplacez plusieurs prestataires nationaux par une seule plateforme prenant en charge 2,500 employés dans 12 pays.
2. Périmètre des travaux
Décrivez chaque service que le prestataire devra fournir, notamment les calculs de paie, les déclarations fiscales, les paiements, les rapports et l’assistance aux employés. Identifiez les responsabilités propres à chaque pays, les fréquences de paie, les catégories de travailleurs et les intégrations requises.
Précisez si vous prévoyez une gestion de la paie, un accès à un logiciel, des prestataires locaux ou une combinaison de services.
3. Exigences techniques
Énumérez les systèmes et les fonctionnalités techniques que votre service de paie doit prendre en charge. Incluez les intégrations avec le HRIS et la comptabilité, les importations de données, les flux d’approbation, les rapports, les accès fondés sur les rôles, les journaux d’audit et le libre-service pour les employés. Fournissez des détails pratiques, comme l’exigence d’une connexion API avec votre HRIS et de fichiers de paie mensuels pour le service financier.
4. Qualifications du prestataire
Demandez aux prestataires de décrire leur expérience dans l’accompagnement d’organisations comparables à la vôtre en termes de taille, de secteur d’activité et de couverture géographique.
Demandez des références clients, le nombre d’années d’expérience dans la fourniture de services de paie internationale, la couverture des pays et des informations détaillées sur leurs équipes de paie locales. Demandez des exemples de mises en œuvre réussies concernant des volumes d’employés comparables ou des structures de rémunération complexes.
5. Besoins en matière de sécurité et de conformité
Définissez vos attentes en matière de protection des données, de contrôles d’accès, de chiffrement, de conservation, de réponse aux incidents et de conformité réglementaire. Demandez aux prestataires de fournir les certifications pertinentes, les rapports d’audit, les sous-traitants et les lieux d’hébergement des données.
Si votre organisation traite des données personnelles soumises au RGPD, exigez des informations claires sur les responsabilités liées au RGPD et les transferts internationaux de données.
6. Attentes en matière de mise en œuvre et de formation
Décrivez le calendrier de mise en œuvre souhaité, l’approche de migration, les exigences en matière de tests et les responsabilités internes. Exigez un plan détaillé couvrant la validation des données, les cycles de paie en parallèle, les lancements dans les différents pays, la résolution des problèmes et l’assistance lors de la première paie.
Précisez qui doit être formé, notamment les administrateurs de la paie, les contrôleurs financiers, les responsables et les employés.
7. Tarification et licences
Fournissez des données sur votre personnel permettant aux prestataires d’établir leur offre tarifaire sur la base des mêmes exigences, notamment les pays, le nombre d’employés, les fréquences de paie et les types de travailleurs. Exigez une ventilation distincte des coûts de mise en œuvre, des services récurrents, des frais par employé, des frais par pays, des intégrations, de l’assistance et des fonctionnalités optionnelles.
Demandez aux fournisseurs d’identifier les hypothèses et les frais hors périmètre, tels que les traitements de paie spéciaux ou la migration de données historiques.
8. Conditions contractuelles
Énoncez vos attentes concernant la durée du contrat, les règles de renouvellement, les niveaux de service, la responsabilité, l’assurance, la résiliation et la propriété des données. Demandez aux fournisseurs d’expliquer les crédits de service, les augmentations de prix, l’assistance à la transition et l’aide à la fin des services. Incluez des exigences mesurables, telles que les délais de transmission de la paie, les temps de réponse et les procédures de correction.
9. Instructions de soumission
Indiquez précisément aux fournisseurs comment et quand soumettre leurs propositions. Incluez le format de réponse, la date limite pour les questions, la date limite de remise des propositions, le calendrier des présentations, les exigences relatives aux fichiers et le contact chargé des achats.
Exigez des fournisseurs qu’ils répondent à chaque question numérotée, remplissent le modèle tarifaire, indiquent les exceptions et distinguent les hypothèses des engagements confirmés.
Définissez vos critères d’évaluation
Définissez les critères d’évaluation avant que les fournisseurs ne soumettent leurs propositions afin que votre équipe compare les mêmes exigences de manière cohérente. Des critères clairs empêchent également qu’une présentation convaincante ou qu’un devis initial peu élevé ne l’emporte sur des lacunes en matière de conformité et des exclusions de service.
Commencez par définir vos priorités, attribuer des pondérations et convenir de la manière dont les évaluateurs noteront les propositions :
Qu’est-ce qui compte le plus ?
Choisissez trois à cinq catégories pondérées qui soutiennent directement les objectifs et les priorités de votre projet. Par exemple, une entreprise qui s’implante dans plusieurs pays pourrait accorder davantage de poids à la couverture géographique et à l’assistance en matière de conformité qu’aux fonctionnalités en libre-service pour les employés. Examinez ces catégories courantes, puis ne retenez que celles qui comptent le plus :
- Couverture géographique
- Assistance en matière de conformité
- Plan de mise en œuvre
- Niveaux de service
- Technologie et intégrations
- Sécurité et confidentialité
- Coût total
- Expérience du fournisseur
- Assistance aux employés
Utilisez une matrice de notation
Attribuez à chaque catégorie une pondération en pourcentage, en veillant à ce que la somme de toutes les pondérations soit égale à 100 %. Par exemple, vous pourriez pondérer l’assistance en matière de conformité à 30 %, la couverture géographique à 25 %, la mise en œuvre à 20 %, la technologie à 15 % et le coût total à 10 %. Ajustez ces pourcentages afin qu’ils reflètent vos priorités internes, puis notez chaque critère selon une échelle cohérente de 1 à 5 ou de 1 à 10.
Clarifiez votre processus de notation
Déterminez qui notera les propositions, par exemple des représentants de la paie, des ressources humaines, des finances, des achats, de l’informatique et du service juridique. Fournissez à chaque évaluateur la même grille d’évaluation, les mêmes définitions et les mêmes sections de proposition, ainsi que des instructions pour consigner les éléments justifiant chaque note.
Organisez une réunion d’étalonnage avant le début de la notation afin que les évaluateurs interprètent les notes de manière cohérente, notamment pour des critères tels que la qualité du service et le risque lié à la mise en œuvre.
Publiez l’appel d’offres relatif aux services de paie internationale
Diffusez votre appel d’offres relatif aux services de paie internationale selon un processus contrôlé afin que chaque fournisseur reçoive les mêmes informations et les mêmes échéances. Un plan de diffusion clair permet également à votre équipe de conserver un relevé précis des questions des fournisseurs, des soumissions et des actions de suivi. Suivez ces étapes pour publier l’appel d’offres de manière équitable et organiser les réponses :
Choisissez la bonne méthode de diffusion
Envoyez l’appel d’offres via un système d’achats centralisé, un portail sécurisé ou un processus de messagerie électronique contrôlé. Un système centralisé permet à votre équipe de suivre les fournisseurs qui ont reçu le document, soumis des questions et téléversé des propositions.
Si vous utilisez la messagerie électronique, tenez à jour une liste de contacts fournisseurs ou créez une boîte de réception fonctionnelle, telle que payrollrfp@yourcompany.com, plutôt que de dépendre de l’adresse d’un seul employé.
Définissez clairement les échéances
Publiez le calendrier complet dans l’appel d’offres et appliquez les mêmes dates à tous les fournisseurs participants. Accordez suffisamment de temps aux fournisseurs pour confirmer la couverture géographique, consulter les équipes locales chargées de la paie et préparer leurs hypothèses tarifaires. Un calendrier standard pourrait se présenter comme suit :
- Date de publication de la demande de propositions : Envoyez le document final, le modèle tarifaire, les exigences et les instructions de soumission.
- Période de questions-réponses des fournisseurs : Acceptez les questions écrites pendant une période définie, puis communiquez les réponses pertinentes à tous les fournisseurs.
- Date limite de soumission finale : Indiquez la date, l’heure, le fuseau horaire et le lieu de remise exacts pour les propositions finalisées.
- Période d’évaluation et de sélection : Expliquez quand votre équipe examinera les propositions, organisera les présentations, sélectionnera un fournisseur privilégié et informera les participants.
Définir les exigences de soumission
Indiquez aux fournisseurs les formats de fichiers que vous acceptez, comme le PDF pour la proposition et le format tableur pour les tableaux tarifaires. Précisez s’ils doivent soumettre leur proposition via un portail d’achats, un service sécurisé de transfert de fichiers ou une adresse e-mail désignée, et exigez l’utilisation de vos modèles ou formulaires lorsque cela est nécessaire.
Précisez si les soumissions tardives seront rejetées, acceptées uniquement avec une autorisation écrite ou examinées à la discrétion de votre équipe. Demandez aux fournisseurs d’intituler clairement les fichiers et de distinguer les engagements confirmés, les hypothèses, les exceptions et les services optionnels.
Évaluer et présélectionner les réponses des fournisseurs
Évaluez les propositions en fonction des mêmes exigences, éléments probants et hypothèses tarifaires. Un processus d’examen cohérent aide votre équipe à distinguer les capacités confirmées des arguments commerciaux, des exclusions et des risques liés à la mise en œuvre. Suivez ces étapes pour comparer les réponses et établir une présélection solide :
Standardiser l’examen des propositions : Organisez chaque réponse selon les mêmes rubriques, telles que la couverture géographique, le périmètre de la paie, les intégrations, la sécurité, la mise en œuvre, l’assistance et les tarifs. Notez les hypothèses et les exceptions de chaque fournisseur à côté de l’exigence correspondante afin que les services manquants ne passent pas inaperçus dans de longs documents.
Appliquer une matrice de notation : Évaluez chaque proposition selon des critères pondérés définis avant le début de l’évaluation. Par exemple, attribuez un poids plus important à l’accompagnement en matière de conformité et à la couverture géographique lorsque vous entrez sur plusieurs nouveaux marchés, puis exigez que les évaluateurs citent les éléments probants de la proposition pour chaque note.
Planifier des démonstrations pratiques : Demandez aux fournisseurs présélectionnés de présenter des processus correspondant à votre fonctionnement, comme l’importation de nouveaux collaborateurs, la validation de la paie, le traitement d’un paiement exceptionnel et la production de rapports financiers. Faites participer les administrateurs de la paie, les équipes RH, les équipes financières et l’informatique afin que chaque groupe puisse tester les fonctionnalités pertinentes.
Vérifier les références clients : Échangez avec des clients ayant des volumes de salariés, des pays, des fréquences de paie et des types de travailleurs similaires. Demandez-leur comment le fournisseur a géré les délais non respectés, les corrections de paie, les lancements dans de nouveaux pays, les escalades auprès de l’assistance et les changements d’exigences locales.
Clarifier les réponses imprécises : Envoyez des questions écrites sur les conditions vagues, la couverture géographique incomplète, la répartition floue des responsabilités de service ou les frais indiqués comme optionnels. Demandez aux fournisseurs de confirmer si des éléments tels que les déclarations fiscales, l’assistance aux salariés, la migration des données historiques et les traitements de paie exceptionnels sont inclus dans le prix proposé.
Sélectionner et informer les fournisseurs
Sélectionnez le fournisseur qui répond le mieux à vos besoins globaux, et pas simplement celui qui propose le devis initial le plus bas. Confirmez la couverture géographique, la responsabilité en matière de conformité, la capacité de mise en œuvre, les niveaux de service, le coût total et les hypothèses non résolues avant d’annoncer votre décision. Effectuez ces dernières étapes pour passer de l’examen des propositions à la signature du contrat :
Informer les fournisseurs sélectionnés et non sélectionnés
Contactez rapidement chaque fournisseur après votre décision, en utilisant des messages clairs et respectueux. Indiquez au fournisseur sélectionné les prochaines étapes et fournissez aux fournisseurs non sélectionnés un bref retour, par exemple sur une couverture géographique moins étendue ou des coûts de mise en œuvre plus élevés, lorsque vos règles d’achat l’autorisent.
Une communication rapide protège les relations avec les fournisseurs et évite les incertitudes pendant la poursuite des approbations internes.
Se préparer aux négociations finales
Négociez avant la signature les éléments susceptibles de modifier la prestation, les risques ou le coût total. Examinez les frais de mise en œuvre, les frais par salarié, les augmentations annuelles, les services propres à chaque pays, les niveaux de service, les procédures de correction de la paie, la responsabilité, les transferts de données, l’assistance à la résiliation et la prise en charge des traitements de paie exceptionnels.
Par exemple, confirmez si la migration des données historiques et l’assistance lors de la première paie sont incluses ou facturées séparément.
Garantir l’alignement interne avant la signature
Obtenez l’approbation des parties prenantes responsables du budget, des opérations de paie, de la sécurité, des risques juridiques et de la politique d’achats.
Votre équipe financière doit confirmer le modèle de coût total, l’équipe informatique doit approuver les intégrations et les contrôles des données, et le service juridique doit examiner les clauses relatives à la responsabilité, à la confidentialité, au renouvellement et à la résiliation. Consignez ces approbations et résolvez les exceptions en suspens avant toute signature.
Principaux services de paie internationaux à envisager
Utilisez cette liste comme point de départ pour effectuer des recherches factuelles sur les fournisseurs, puis évaluez chaque option en fonction de vos pays, du profil de votre personnel et des exigences de votre appel d’offres :
- ADP.
- CloudPay.
- Deel.
- Papaya Global.
- Remote.
- Rippling.
- TMF Group.
Vous êtes prêt à choisir un prestataire de paie international
Une fois votre appel d’offres terminé, l’étape suivante consiste à choisir le bon partenaire à long terme. Notre guide consacré au choix d’un prestataire de paie international vous présente les principaux éléments à prendre en compte, de la conformité et des intégrations à l’élaboration d’un dossier commercial et à la négociation d’un contrat.
