Comment améliorer la productivité au travail : bonnes pratiques
Pour améliorer la productivité au sein d’une organisation, commencez par comprendre ce que signifie réellement la productivité organisationnelle et comment vous pouvez la mesurer. Dans cet article, je vais présenter des bonnes pratiques concrètes que vous pouvez utiliser en tant que responsable RH ou manager pour créer une culture qui stimule la productivité, ainsi que de vrais exemples pour montrer clairement comment mettre ces idées en pratique dès maintenant.
Qu’est-ce que la productivité et pourquoi devriez-vous la mesurer ?
L’une des raisons pour lesquelles la productivité peut être si difficile à cerner dans une organisation est l’absence de consensus sur ce qui rend une organisation productive.
Dans un environnement industriel, vous pouvez mesurer la productivité en fonction de la quantité d’un produit que les travailleurs peuvent fabriquer pendant une période donnée. Mais dans une économie de la connaissance, où les travailleurs produisent généralement des services plutôt que des produits, c’est moins simple.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Une possibilité consiste à calculer la productivité de l’entreprise en fonction du chiffre d’affaires généré par rapport au nombre d’heures travaillées. Plus vous gagnez d’argent en moins de temps, plus vous êtes productif.
Bien qu’il s’agisse d’un indicateur logique pour une organisation, ce type de mesure peut être difficile à transposer au niveau individuel, car un travailleur du savoir évalue généralement sa productivité personnelle en fonction du nombre de tâches qu’il coche sur sa liste de tâches. Mais, pour qu’une organisation considère ce travailleur comme productif, les éléments de cette liste doivent générer de la valeur pour l’entreprise.
Si nous définissons la productivité comme un moyen d’optimiser les revenus, vous pouvez comprendre pourquoi les organisations tiennent à la mesurer. L’augmentation des revenus (et donc de la productivité) est le signe d’une entreprise saine et en croissance.
Comment mesurer la productivité
Lorsque vous réfléchissez à la manière de mesurer la productivité dans votre organisation, concentrez-vous sur les résultats qui vous aident à atteindre les objectifs de l’entreprise.
Selon la nature de votre activité, les indicateurs peuvent notamment inclure le chiffre d’affaires, la satisfaction client ou le délai de production.
Déterminez ce que vous allez suivre
La première étape consiste à déterminer ce que vous allez suivre et, plus important encore, pourquoi il est pertinent de le suivre. Quel est le lien entre l’indicateur de productivité que vous avez choisi et les objectifs de l’entreprise ?
Pour vous assurer que vos indicateurs de productivité ne sont pas simplement choisis au hasard, travaillez avec les dirigeants de l’entreprise afin d’établir un processus clair de définition des objectifs.
Ce processus doit permettre aux services de s’aligner sur les objectifs visés et sur la manière dont ils évalueront les progrès accomplis par rapport à ces objectifs.
La définition d’objectifs et de résultats clés (OKR) ou d’objectifs SMART permet également de responsabiliser les organisations quant aux progrès réalisés par rapport aux priorités définies.
Les employés peuvent ainsi voir comment le travail qu’ils accomplissent quotidiennement s’inscrit dans la mission et contribue aux étapes clés.
Élaborez une méthode de suivi des indicateurs
Une erreur fréquente lors de la définition des OKR consiste à choisir des résultats clés trop difficiles à mesurer.
Par exemple, si votre objectif déclaré est de suivre la satisfaction client, mais que son évaluation nécessite de synthétiser des points de données provenant de plusieurs sources, vous n’êtes peut-être pas encore prêt à définir un résultat clé dans ce domaine. Vous auriez intérêt à consacrer votre temps à nettoyer les différentes sources de données afin de simplifier le processus de collecte des données.
L’alignement avec les parties prenantes de différentes fonctions peut notamment inclure l’élaboration et la documentation d’un glossaire des indicateurs. Considérez-le comme un dictionnaire de données qui fournit aux parties prenantes une définition commune de ce que vous essayez de mesurer et de l’origine des données. Par exemple, qui est comptabilisé comme utilisateur ou abonné ? Quelle période utiliserez-vous pour mesurer l’engagement ?
Bien que la création d’un glossaire puisse représenter beaucoup de travail, j’ai vu des organisations améliorer leur productivité grâce à cette démarche.
C’est parce que plus votre équipe consacre de temps à la mesure, moins elle en dispose pour travailler à la réalisation des objectifs de l’entreprise. Faire en amont le travail nécessaire pour nettoyer et organiser vos données et convenir de définitions communes porte ses fruits sur le long terme.
Analysez les données et utilisez-les pour déterminer les méthodes d’amélioration possibles
À mesure que vous suivez les résultats trimestre après trimestre, utilisez les données recueillies pour vous aider à identifier les domaines à améliorer et à optimiser vos processus.
Vous pouvez expérimenter et tester des hypothèses à petite échelle et, si vos tests sont concluants, généraliser le changement de processus à l’ensemble de l’organisation.
Par exemple, selon une étude récente, l’utilisation de l’IA générative a amélioré la productivité des travailleurs du savoir jusqu’à 35 % chez les employés débutants et novices.
Comment améliorer la productivité dans votre organisation
Certaines organisations évaluent la productivité en fonction du nombre d’heures travaillées ou d’une apparente activité intense, mais le recours à la surveillance des employés offre une mesure plus précise.
La pandémie de COVID-19 a révélé les failles de l’utilisation de l’assiduité comme indicateur de productivité, soulignant la nécessité de privilégier la valeur créée plutôt que le suivi des heures.
Contrairement aux ouvriers d’usine, les travailleurs du savoir, comme les concepteurs de produits, devraient être évalués sur la qualité de leurs résultats. Une conception exceptionnelle peut surpasser plusieurs conceptions médiocres.
Les logiciels de surveillance des employés contribuent à améliorer la productivité en identifiant les gains d’efficacité, en distinguant les employés les plus performants et en favorisant une culture qui libère le potentiel.
Voici quelques conseils pour aider les équipes RH et les dirigeants à créer un environnement de travail qui garantit la productivité au sein de vos équipes (indice : la motivation est essentielle !).
Garantir la clarté, la responsabilité et l’obligation de rendre des comptes
Définissez clairement les rôles et les responsabilités afin que les priorités ainsi que les personnes responsables et redevables de chaque élément soient clairement établies. Cela implique de rédiger des descriptions de poste réfléchies lors du recrutement pour de nouveaux postes, de veiller à ce que le processus de recrutement lui-même soit aussi équitable que possible et de créer des parcours professionnels pour les postes existants afin que les employés comprennent ce qu’il faut faire pour bien remplir leurs fonctions et progresser au sein de l’organisation. Pour obtenir des conseils à ce sujet, consultez le modèle de leadership CRA.
Montrez aux employés que leur travail compte
Les membres de l’équipe se décourageront rapidement s’ils pensent que leur travail est vain. À l’inverse, s’ils voient comment leurs tâches quotidiennes contribuent à l’objectif global de l’organisation, ils seront davantage motivés pour donner le meilleur d’eux-mêmes chaque jour. La définition d’objectifs à l’aide des OKR est une méthode efficace pour y parvenir.
Favoriser le bien-être des employés
Il va presque sans dire que garantir le bien-être mental et physique grâce aux congés, aux congés pour personnes à charge, aux avantages liés au bien-être, etc., contribuera à permettre aux membres de l’équipe de travailler à leur plein potentiel et à prévenir l’épuisement professionnel.
De plus, les recherches montrent que les employés aspirent à un travail intellectuellement stimulant, ainsi qu’à la liberté de choisir comment l’accomplir. Réfléchissez-y : si vous saviez que vous n’aviez aucun contrôle sur le travail qui vous était demandé, pourquoi vous soucieriez-vous de mieux le faire ?
Supprimer les obstacles
Favoriser un environnement de travail productif signifie également supprimer les obstacles potentiels à la réussite et optimiser les systèmes. Cela peut notamment impliquer l’adoption d’outils de productivité qui aident les employés à organiser leur travail, à gérer leurs tâches et à réduire les distractions.
Les équipes RH peuvent créer des directives sur la manière dont les employés doivent utiliser la pile technologique de l’organisation (par exemple, les e-mails ou Slack) afin de limiter le changement de contexte, et utiliser des enquêtes pour déterminer si les employés disposent des outils et des ressources dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Elles peuvent également créer et tenir à jour un référentiel d’informations afin de faciliter l’intégration des employés et de réduire le temps consacré à la recherche d’informations.
Reconnaître les efforts de votre équipe
La reconnaissance ne se limite pas aux récompenses financières — même si une rémunération appropriée est certainement utile ! Elle englobe également les possibilités d’évolution professionnelle, les récompenses liées aux performances ou même une simple mention pour un travail bien fait. Voici quelques excellentes idées pour reconnaître les employés.
Enfin, il est presque impossible de renforcer l’engagement des employés et de réduire le risque d’épuisement professionnel sans cadres intermédiaires.
Les responsables transforment les priorités de la direction en plans opérationnels et veillent à l’alignement au niveau opérationnel. Ils jouent également un rôle essentiel dans le développement et la fidélisation des équipes.
Par ailleurs, il est impossible d’avoir des cadres intermédiaires efficaces sans une formation appropriée. Les RH jouent un rôle essentiel en aidant votre organisation à élaborer un solide programme de formation pour les responsables de proximité, afin qu’ils puissent s’exercer à une communication efficace et devenir des dirigeants performants.
Étude de cas : améliorer la productivité des employés
Vous pouvez faire beaucoup pour améliorer la productivité des employés, même si vous ne faites pas partie de la direction générale.
À l’époque où je travaillais dans le conseil en stratégie, je dirigeais une équipe de 15 personnes et me concentrais sans relâche sur l’engagement des employés. Au sein d’une structure pyramidale de 200 personnes, mon équipe a obtenu >50 % des promotions.
Voici ce qui a fait le succès de mon équipe :
- J’ai instauré un sondage mensuel de motivation pour prendre le pouls de l’engagement des employés et de leur satisfaction à l’égard du leadership, et j’ai examiné chaque mois les résultats anonymisés avec l’équipe afin de : 1) normaliser le fait de recueillir des retours et 2) raccourcir la boucle de rétroaction pour favoriser l’apprentissage et l’action.
- J’ai préparé un e-mail hebdomadaire de félicitations pour reconnaître les réalisations des membres de l’équipe et j’ai mis toute l’équipe dirigeante en copie. Je veillais à célébrer le travail de grande qualité, mais aussi les situations où les membres de l’équipe déléguaient des tâches, se soutenaient mutuellement et prenaient soin de leur bien-être mental.
- J’ai mis en place des points individuels hebdomadaires réguliers avec chacun de mes collaborateurs directs afin de comprendre leurs préoccupations, de les accompagner pour améliorer la performance des employés et d’instaurer un climat de confiance.
Les employés se sentaient soutenus sans subir de microgestion, et ils étaient incités à mieux performer parce qu’ils avaient le sentiment que leurs contributions comptaient.
Participez à la conversation
Comment votre organisation a-t-elle mis en œuvre des stratégies pour stimuler la productivité ? Quels défis avez-vous rencontrés en cours de route ? Faites-nous-en part dans les commentaires !
Pour rester au fait de la productivité au travail et des sujets connexes liés aux personnes et à la culture d’entreprise, abonnez-vous à la newsletter de People Managing People.
