Guide de l’évaluation de mi-année : processus en 4 étapes & 8 conseils simples

Voici quelques questions à prendre en compte pour réfléchir à la structure :

Quel est l’objectif de diviser les entretiens d’évaluation ?

Vous devez aborder les entretiens d’évaluation en ayant clairement défini ce que vous souhaitez en tirer et quel doit être le résultat de chacun d’eux, tant pour les managers que pour les employés. 

Doit-il s’agir de points de développement et d’objectifs, ou le résultat doit-il être plus intangible et qualitatif, comme une source d’inspiration ? À vous de décider !

Quel sera l’impact sur les employés ? 

Vous devez prendre en compte deux grands axes d’impact : financier et lié à la rétention.

Sur le plan financier, décidez si les personnes pourront bénéficier d’une promotion lors des deux entretiens d’évaluation, d’un seul, ou à tout moment. Qu’en est-il des augmentations salariales habituelles ?

Du point de vue de la rétention, que signifie le fait que des personnes dépassent les attentes ou n’atteignent pas leurs objectifs ? Est-ce deux cycles, puis le départ, ou bien disposent-elles d’un seul cycle de 6 mois pour améliorer leurs performances ? 

Pour les personnes qui dépassent les attentes, doivent-elles attendre un certain nombre de cycles avant d’obtenir une promotion ?

Y aura-t-il une différence entre les entretiens d’évaluation ?

Deux options principales s’offrent à vous. La première consiste à rendre les entretiens d’évaluation identiques, ce qui fait de votre processus d’évaluation un processus véritablement semestriel. 

L’autre consiste à rendre l’un des entretiens plus approfondi et l’autre davantage axé sur un « point de suivi ». 

Selon les circonstances, l’environnement d’une entreprise peut être plus adapté à l’une ou l’autre de ces options. 

Par exemple, les entreprises qui évoluent rapidement et mènent de nombreux projets sur une courte période peuvent tirer parti d’entretiens d’évaluation semestriels.

Comment aborder un entretien d’évaluation semestriel

Si vous souhaitez mettre en place un processus d’évaluation tous les 6 mois pour tenir compte d’un environnement dynamique, ou prévoir des étapes d’évaluation des performances plus régulières afin de gérer la progression ou le départ des employés, voici quelques éléments à garder à l’esprit :

Des questions plus courtes

Envisagez de formuler les questions de manière à les adapter à une période plus courte (je présenterai de bonnes questions plus bas). Par exemple, si une question demande au manager de mettre en avant les réussites, demandez-en 2 ou 3 plutôt que 6.

De même, pour les points de développement, ne dressez pas une longue liste de choses qu’un employé doit améliorer. 

Combien peut-il réellement en améliorer en 6 mois, surtout lorsqu’il s’agit de points de développement importants ?

Restez concentré

Ne demandez pas que les questions entrent dans des détails excessifs sur les 6 derniers mois de travail d’une personne. Concentrez-les plutôt sur les résultats et les réussites, les points de développement et les objectifs. 

Qu’est-ce qui a été accompli et que reste-t-il à faire ?

Faites-en une conversation multidirectionnelle

Rendre les entretiens d’évaluation des performances plus fréquents nécessite d’ajuster leur contenu.

Souvent, lorsqu’ils ne sont pas correctement formés, les managers ont tendance à reproduire ce qu’ils font lors d’un entretien annuel et à arriver avec une quantité écrasante de retours pour les membres de leur équipe.

Non seulement il s’agit d’un processus désagréable qui prive les collaborateurs directs de leur capacité d’agir, mais il devient désormais plus fréquent !

Pour en faire une conversation productive, présentez vos retours dans la partie écrite de votre évaluation, mais commencez la réunion d’évaluation par des questions telles que « Que pensez-vous de mon évaluation de votre travail ? » ou « Dans quels domaines ai-je manqué de contexte ou d’informations sur vos performances ? Pouvez-vous m’aider à combler ces lacunes ? ».

Demandez également davantage de détails sur les retours qu’ils vous adressent et aidez-les à sentir que vous accordez réellement de la valeur à leurs retours. 

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Comment aborder une évaluation de type « point de suivi »

Si vous souhaitez adopter une approche plus légère, vous pouvez effectuer une évaluation en « mode léger ». 

Il peut s’agir d’un entretien individuel plus approfondi au cours duquel vous revenez malgré tout sur les objectifs et discutez de la situation de votre collaborateur direct. 

En résumé, vous consacrez l’un de vos entretiens individuels au développement de votre collaborateur direct. 

Vous devriez tout de même envoyer au préalable des questions à votre collaborateur direct afin de l’aider à se préparer, et vous devriez préparer quelques observations plus générales avant votre entretien individuel plus « approfondi ». 

Cependant, ce type d’évaluation vise davantage à aider l’employé qu’à fournir une évaluation complète de son travail ayant une incidence sur sa rémunération et sa fidélisation.

Questions et suggestions

D’après mon expérience, il est essentiel de disposer d’une excellente question pour inciter les responsables comme les collaborateurs directs à s’exprimer, car l’objectif est d’avoir une discussion (et non de produire un rapport).

Je recommande de préparer quelques questions de départ et d’utiliser des questions de suivi dans le cadre de la discussion, ou comme guide indiquant les points sur lesquels le collaborateur direct ou le responsable doit se concentrer lorsqu’il aborde le sujet. 

Par exemple, si vous posez des questions sur les objectifs, les questions de suivi porteront sur les difficultés qu’ils prévoient et sur le soutien dont ils ont besoin pour les surmonter.

Questions pour le collaborateur direct

Auto-évaluation et réalisations

Question : De quelles 2 ou 3 réalisations êtes-vous le plus fier jusqu’à présent au cours des six derniers mois ?

Questions de suivi et questions détaillées :

• Quels objectifs avez-vous atteints ou dépassés, et qu’est-ce qui vous a aidé à réussir ?
• Quels obstacles avez-vous rencontrés et comment les avez-vous surmontés ?
• Quelles compétences ou forces avez-vous développées ou le plus utilisées au cours des six derniers mois ?

Alignement des objectifs et du rôle

Question : Où en êtes-vous par rapport aux objectifs que nous avons définis lors de votre dernière évaluation ?

Questions de suivi et questions détaillées :

• Certains objectifs actuels doivent-ils être ajustés en fonction de l’évolution des priorités ?
• Comment votre travail s’aligne-t-il sur les objectifs ou les valeurs de l’entreprise ?
• Y a-t-il un aspect de votre rôle pour lequel vous avez le sentiment d’être en décalage ou de ne pas bien comprendre les attentes ?

Développement et évolution

Question : Quelles compétences ou connaissances souhaitez-vous développer au cours des prochains mois ?

Questions de suivi et questions détaillées :

• Quel soutien, quelles ressources ou quelle formation vous aideraient à atteindre vos objectifs ?
• Y a-t-il des projets ou des domaines dans lesquels vous aimeriez être davantage impliqué ?

Question : Quels sont vos principaux objectifs pour le reste de l’année et quel est votre plan pour les atteindre ?

Questions de suivi et questions détaillées :

• Comment puis-je (ou l’équipe) mieux vous aider à atteindre vos objectifs ?
• Existe-t-il des obstacles qui affectent votre évolution, votre motivation ou votre implication ?
• Qu’est-ce qui vous donnerait le sentiment d’avoir réussi au terme des six prochains mois ?

Retour d’information sur le responsable

Question : Quelles observations ou expériences avez-vous concernant votre collaboration avec votre responsable ?

Questions de suivi et questions détaillées :

• Quels aspects de votre collaboration avec votre responsable ont été positifs ?
• Sur quels points peut-il s’améliorer ?
• Comment peut-il vous aider davantage ?

Questions pour le responsable

Pour les responsables, les questions peuvent être assez similaires, mais concentrez-les sur les réalisations et les domaines de développement.

Cela permet aux deux parties de parler des mêmes sujets de leur point de vue respectif et de venir comparer leurs observations.

Si votre équipe fonctionne bien, vous constaterez que vous êtes alignés sur la plupart des sujets, mais il y aura toujours un point sur lequel le responsable ou le collaborateur direct aura une perception différente de l’autre.

Il peut s’agir du responsable qui est fier de certaines réalisations auxquelles le collaborateur direct n’avait pas beaucoup réfléchi, ou d’objectifs qu’il n’avait pas reconnus.

Réalisations

Question : Quels sont les 2 ou 3 accomplissements de la personne que vous encadrez directement au cours des 6 derniers mois que vous souhaitez mettre en avant ?

• Pourquoi ces accomplissements en particulier sortent-ils du lot ?

Question : Comment cette personne se comporte-t-elle par rapport aux attentes ?

• Pourquoi cette « note » lui a-t-elle été attribuée ?

Alignement des objectifs et du rôle

Question : Comment la personne que vous encadrez directement progresse-t-elle par rapport aux objectifs convenus lors de votre dernière évaluation ?

Questions de suivi et questions détaillées

• Certains objectifs actuels doivent-ils être ajustés en fonction de l’évolution des priorités ?
• Comment son travail s’aligne-t-il sur les objectifs ou les valeurs de l’entreprise ?

Développement et progression

Question : Quelles compétences ou connaissances la personne que vous encadrez directement doit-elle développer au cours des prochains mois ?

Questions de suivi et questions détaillées

• Quels exemples de ces axes de développement pouvez-vous observer dans son travail ?
• Quelles sont précisément les lacunes que vous constatez ?

Processus d’évaluation de mi-année en 4 étapes

1. Planifier la réunion

Fixer une échéance bien avant de commencer la préparation vous aidera, vous et la personne que vous encadrez directement, à œuvrer ensemble à la réussite de l’évaluation. C’est pourquoi vous devriez commencer par inscrire la réunion d’évaluation au calendrier le plus tôt possible. 

Dans l’invitation, indiquez clairement l’objectif ainsi que la préparation que chacun de vous doit effectuer au préalable, c’est-à-dire remplir un document d’évaluation et le lire. Définissez également un ordre du jour comprenant notamment la discussion de l’évaluation et la définition des objectifs.

Je recommande que la réunion dure au moins une heure, mais pas plus de 90 minutes. Cela vous permet d’aborder les sujets avec suffisamment de détails sans négliger les éléments essentiels.

2. Préparer l’évaluation

Quel que soit le type d’évaluation que vous réalisez, la meilleure approche consiste pour les responsables comme pour les personnes qu’ils encadrent directement à rédiger une réponse à une série de questions avant la réunion elle-même.

Ces réponses peuvent ensuite servir de document préparatoire à la réunion : les deux parties les remplissent, puis les examinent plus en détail pendant l’évaluation.

Cela garantit que la réunion d’évaluation puisse passer à une discussion constructive le plus rapidement possible.

Le processus devient donc le suivant :

• La personne encadrée directement remplit son autoévaluation
• Le responsable remplit son évaluation (facultativement, il peut également recueillir des retours de ses pairs) 
• Les deux documents sont partagés avec l’autre partie, et chacun prend le temps de lire l’intégralité de l’évaluation
• Réunion pour discuter de l’évaluation et définir les objectifs de l’évaluation des performances pour les 6 prochains mois.

3. Conduire la réunion

Rien ne devrait être une trop grande surprise, mais vous ne savez jamais comment certaines personnes accueilleront certains retours. C’est pourquoi vous devriez toujours organiser la réunion dans un espace privé, par exemple une salle de réunion ou un espace équivalent. 

Dans un premier temps, écoutez avec l’intention de mieux comprendre : comment la personne a-t-elle accueilli vos retours lorsque vous les lui avez communiqués ? Y a-t-il des problèmes ? Y a-t-il des éléments qu’elle n’a pas mentionnés de son côté dans l’évaluation ? 

Enfin, faites preuve d’empathie. Vous avez plus de chances d’obtenir l’adhésion des personnes aux objectifs ambitieux et aux changements si elles ont le sentiment d’avoir été écoutées et que le responsable comprend leur point de vue.

4. Faire un suivi avec le collaborateur 

N’oubliez pas non plus de remercier la personne que vous encadrez directement pour ses retours à la fin de la réunion : cela n’a peut-être pas été facile pour elle. 

Pour conclure, confirmez les prochaines étapes. Il peut notamment s’agir d’une autre réunion visant à décomposer les objectifs plus importants convenus lors de l’évaluation en étapes plus faciles à gérer. Il peut également s’agir de convenir d’un suivi lors des entretiens individuels.

Assurez-vous que la personne sache que vous serez à ses côtés tout au long du parcours et que vous n’êtes pas là uniquement pour relever les lacunes de ses compétences deux fois par an.

8 conseils pour des évaluations de mi-année efficaces

Les évaluations risquent réellement de devenir une simple liste de contrôle et une case à cocher tous les 6 mois ; voici comment éviter cela.

1. Gardez les objectifs à l’esprit

Par exemple :

• Aider les collaborateurs encadrés et les managers à progresser
• Reconnaître le travail accompli et les résultats obtenus
• Les résultats de l’évaluation doivent déboucher sur des objectifs et des plans de développement clairs.

2. Utilisez des exemples

Mentionnez uniquement ce qui peut être étayé par des faits ; les exemples sont vos meilleurs alliés. Si votre collaborateur encadré constate que vos critiques à son égard reposent sur des « impressions », c’est un moyen infaillible de perdre sa confiance.

3. Soyez concis

Veillez à ce que les évaluations soient concises et aillent droit au but ; cela aidera à faire ressortir les éléments les plus importants pour le manager et le collaborateur encadré, sans brouiller les problèmes. 

Par exemple, si vous avez un commentaire critique important à formuler, vous pouvez mentionner 1 ou 2 exemples de situations où cela s’est produit, mais n’établissez pas une longue liste.

Si vous êtes également trop verbeux ou employez trop de formulations « adoucissantes », le message concernant l’importance pour cette personne de changer ou de maintenir le cap sur un point particulier risque de se perdre.

4. Ne négligez pas la préparation

Comme pour la plupart des choses, la préparation est importante, même si elle prend du temps. Une préparation adéquate signifie que votre réunion sera finalement beaucoup plus productive et que vous aurez moins besoin de consacrer du temps à expliquer le contexte, ce qui vous permettra d’entrer dans le vif d’une véritable discussion.

5. Assurez le suivi, encore et encore

Il est important de faire régulièrement le point avec votre collaborateur encadré lors de vos entretiens individuels afin de vous assurer qu’il se sent soutenu et reconnu tout au long de l’année. 

Ainsi, il peut constater que les managers s’investissent réellement dans son développement. Ne laissez pas vos observations issues des évaluations être une action ponctuelle sans lendemain.

Si les évaluations sont un bon moment pour faire une pause et réfléchir, les commentaires doivent être formulés en temps utile et de manière continue.

6. Veillez à leur accorder la priorité

Les collaborateurs encadrés comme les managers doivent réellement consacrer du temps et des efforts à chaque évaluation. Celle-ci devrait être davantage qu’une tâche de 20 minutes consistant à répondre aux questions ci-dessus. 

La période des évaluations peut impliquer de faire quelques heures supplémentaires ; il sera donc essentiel de tenir un bon suivi lors de vos entretiens individuels, car de nombreux points de l’évaluation en découleront.

7. Faites-en une communication à double sens

L’évaluation elle-même devrait être une discussion, et non un espace où le manager dresse une longue liste d’améliorations à apporter pour le salarié.

8. Documentez tout

Prenez des notes tout au long de l’année lors de chaque évaluation afin de suivre les progrès. Pour ma part, je conserve un lien vers le document d’évaluation dans le document des entretiens individuels afin de pouvoir le consulter et de m’en souvenir facilement.

Réflexions finales

Les évaluations de milieu d’année sont un moyen très efficace d’évoluer vers des commentaires plus fréquents et formulés en temps utile, qui aident chaque personne à mieux réorienter son développement et à acquérir de nouvelles compétences.

Cela peut à son tour permettre à l’entreprise de se réorienter plus rapidement et de mieux résister aux évolutions du marché, aux changements chez les clients, etc.

En définitive, chaque entreprise a la possibilité de choisir la manière dont elle gère la performance de son équipe.

Il est possible d’expérimenter, et il existe de nombreuses écoles de pensée sur la manière de mener les évaluations de performance, leur fréquence, etc. Par exemple, certaines entreprises optent même pour des évaluations trimestrielles.

Quoi qu’il en soit, une chose est sûre : vous devez créer des mécanismes pour donner et recevoir des commentaires, et vous y tenir.

À partir du moment où vous embarquez l’équipe dans cette démarche, je suis certain qu’elle sera favorable à l’adoption de commentaires plus fréquents ainsi qu’à de nouvelles possibilités d’évolution et de promotions !

Foire aux questions sur les évaluations de milieu d’année

Qu’est-ce qu’un bilan de mi-année ?

Avantages des bilans de mi-année

Attendez, faisons-nous toujours des bilans ?