Qu’est-ce que la surveillance des employés ?
Avec l’augmentation du travail à distance, on constate également une hausse de l’adoption des outils de surveillance des employés.
La surveillance des employés vise à offrir un certain contrôle sur les membres d'une organisation en collectant des données. Les entreprises peuvent utiliser une solution de surveillance pour améliorer la productivité, l’efficacité ou l’engagement des employés. Toutefois, il ne faut pas sous-estimer l’importance de la confiance.
Je travaille dans le secteur informatique depuis plus de 20 ans et j’ai connu aussi bien des cultures d’entreprise axées sur la surveillance que des environnements prônant la confiance. Cet article décrit les méthodes de surveillance des employés les plus courantes et vous présente un état d’esprit à adopter pour favoriser efficacement la productivité, l’efficacité et l’engagement des collaborateurs.
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Qu’est-ce que la surveillance des employés ?
La surveillance des employés englobe tout procédé de collecte d’informations relatives à l’activité des salariés.
L’activité peut inclure toute action réalisée par l’employé. À titre d’exemple :
- Trafic Internet (sites visités, activité sur les réseaux sociaux)
- Géolocalisation (données de position GPS)
- Données de santé (examens médicaux, appareils de suivi de l’activité physique)
- Utilisation des applications (quelles applications sont utilisées et pendant combien de temps)
Quels sont les types de surveillance des employés ?
Bien que la technologie ait ouvert la boîte de Pandore en multipliant les options et les tarifs, toutes les méthodes reposent sur trois éléments fondamentaux :
1 - Observer (avec, pour la plupart, une surveillance en temps réel et des intégrations avec des logiciels tiers)
2 - Rapporter (y compris les notifications push et par e-mail ou des rapports personnalisés)
3 - Ne pas permettre l’interruption des deux étapes précédentes.
Surveillance Internet (sites web, e-mails et réseaux sociaux)
Internet est actuellement la principale cible de la surveillance des employés. Les rapports peuvent inclure l’historique de navigation complet ainsi que des relevés du temps passé sur les réseaux sociaux.
Les e-mails deviennent progressivement un outil de communication dépassé en raison de leur manque d’efficacité et de productivité comparé aux nouveaux outils de messagerie.
Néanmoins, ils restent utilisés et de nombreuses organisations utilisent des logiciels de surveillance des e-mails pour les contrôler. Les données collectées comprennent généralement le corps, l’objet et les destinataires des messages.
Surveillance du système d’exploitation
La plupart des logiciels de surveillance enregistrent l’activité informatique des salariés, y compris les programmes exécutés et leur durée d’utilisation. Le temps d’inactivité de l’ordinateur est aussi souvent relevé.
Certains logiciels de suivi peuvent aussi créer un time-lapse via l’appareil photo de la webcam ou prendre automatiquement des captures d’écran.
Surveillance informatique par enregistreurs de frappes (keyloggers)
Le keylogging, ou enregistrement des frappes clavier, est une méthode consistant à enregistrer tout ce qu’un utilisateur saisit et peut également prendre des captures d’écran.
Cette méthode présente d’importants risques pour la vie privée et la sécurité des données des employés. En effet, comme la plupart des logiciels de surveillance fonctionnent aujourd’hui en ligne, toute donnée tapée – des numéros de carte bancaire aux secrets professionnels – risque d’être capturée et transmise à travers un réseau par cette méthode.
Surveillance des appels téléphoniques et des chats
Certains logiciels de suivi permettent d’enregistrer les appels téléphoniques ainsi que la surveillance des messageries instantanées pendant les heures de travail afin d’exploiter les données ultérieurement pour analyse.
Suivi de la localisation
Les entreprises peuvent utiliser la géolocalisation GPS pour suivre les véhicules, localiser les ordinateurs portables et appareils mobiles pendant la journée de travail.
Vidéosurveillance
Beaucoup d’entreprises utilisent des images issues de caméras vidéo afin de contrôler la présence et les actions des salariés au cours de leur journée de travail.
Les avantages de la surveillance des employés dans un environnement de confiance
Voici quelques bénéfices clés de l’utilisation des logiciels de surveillance des employés :
- Vous pouvez utiliser les données collectées pour aider les employés ayant des difficultés à accomplir leur travail et décider du type de formation à proposer pour chaque équipe.
- C'est aussi une excellente occasion de donner du feedback et de discuter de la manière dont chaque employé peut renforcer ses compétences et planifier sa carrière pour en tirer le meilleur parti.
- Vous pouvez également utiliser les rapports pour fixer des objectifs et des attentes plus réalistes pour les équipes, en les aidant à progresser étape par étape.
- Créer des discussions ouvertes autour des données montre que vous vous souciez de votre équipe et augmente l'engagement et le bien-être des membres.
Points à prendre en compte lors de la mise en place de la surveillance des employés
Les risques ci-dessous associés à la surveillance des employés doivent être atténués grâce à une politique de surveillance intelligemment élaborée.
Vie privée
Mettre en place un système de surveillance des employés soulève plusieurs préoccupations en matière de confidentialité.
Il existe un risque élevé de divulgation de données d'entreprise ou personnelles à la suite d'un incident de cybersécurité ou d’un malware, tel qu’un cheval de Troie ou un virus informatique.
Malheureusement, aucune solution ne peut garantir que les données collectées seront 100 % sécurisées.
Engagement des employés
Si vous ne faites pas confiance à vos employés, pourquoi vous feraient-ils confiance ?
Et pourquoi devraient-ils se soucier de leur travail s'ils ne font pas confiance à l'entreprise pour laquelle ils travaillent ?
Il est donc essentiel de prêter attention à la manière dont vous abordez le sujet avec vos collaborateurs pour éviter d’impacter leur moral.
Augmentation du stress
Certaines personnes, lorsqu'elles reçoivent une autorité, ont tendance à exercer naturellement leur influence et leur contrôle sur les autres.
Lorsqu'elles disposent d’outils de surveillance des employés et d’autres applications RH, il leur est beaucoup plus facile de devenir abusives envers les employés.
Par ailleurs, lorsque les employés savent que l’entreprise pour laquelle ils travaillent les surveille, leur niveau de stress augmente, tout comme leur risque d’épuisement professionnel.
Questions juridiques
Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), qui vise à améliorer le cadre professionnel, il est conseillé d’obtenir des conseils juridiques avant de mettre en place un programme de surveillance en milieu de travail.
Aux États-Unis, par exemple, il faut se conformer aux lois fédérales et étatiques, chaque situation étant différente.
Il est également nécessaire de respecter le Electronic Communications Privacy Act (ECPA) pour surveiller les appels téléphoniques.
Dans l'UE, le droit à la vie privée au travail est protégé. Les employeurs doivent obtenir le consentement de l’employé pour collecter des données personnelles et préciser comment et pourquoi ces données sont collectées.
Il faut également se conformer à des réglementations spécifiques sur la confidentialité. Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) impose des exigences strictes en matière de stockage et de transfert d’informations sensibles.
Voici quelques questions à se poser :
- Quelles méthodes m'est-il permis d'utiliser pour la surveillance des activités ?
- Quand et dans quels lieux puis-je surveiller ?
- Dois-je obtenir le consentement des employés ou seulement les en informer ?
Comment aborder la surveillance des employés avec son équipe en tant que leader
Il est essentiel de prendre le temps de réfléchir aux véritables raisons qui vous poussent à adopter cette démarche en vous posant les questions suivantes.
- Quelles excuses suis-je en train de me donner pour justifier la microgestion de cet employé ? Par exemple, est-ce que je pense être la seule personne capable d’effectuer cette tâche ?
- Pourquoi n’arrivé-je pas à prendre du recul ? En tant que leader, il est crucial de laisser les détails à l’équipe et de se concentrer sur l’essentiel.
- Comment puis-je aider cet employé à progresser ? À quand remonte la dernière fois qu’il vous en a rendu compte ? Y a-t-il eu des événements antérieurs qui pourraient expliquer votre manque de confiance ou remettre en cause ses capacités ?
- Comment puis-je utiliser de façon positive un logiciel de suivi d’activité ? Pensez-vous que la présence est plus importante que la performance ? Comment vous sentiriez-vous, en tant qu’employé, si votre entreprise décidait de suivre vos actions ? Quelles méthodes envisageriez-vous d’utiliser et lesquelles refuseriez-vous ?
Des plateformes efficaces de gestion des dossiers RH garantissent que les préoccupations des employés concernant les pratiques de surveillance soient traitées de manière équitable et transparente.
L'état d'esprit d'entreprise idéal pour accompagner la surveillance des employés
Si vous souhaitez obtenir des résultats exceptionnels lorsque vous utilisez la surveillance des employés, investissez vos ressources dans le développement d'une culture d'entreprise basée sur la confiance, où les employés se sentent :
- Respectés en tant que professionnels
- Guidés par des leaders, pas des chefs autoritaires
- Avec une culture d’entreprise fondamentalement équitable
- Avec des politiques de surveillance habilement élaborées.
Comment instaurer un climat de confiance élevé
Depuis plus de 30 ans, Great Place to Work étudie la relation entre une culture de confiance et la réussite globale de l'entreprise.
En 2016, ils ont publié « The Business Case for a High-Trust Culture », avec une conclusion essentielle :
Les entreprises ayant une culture basée sur la confiance obtiennent de meilleurs résultats en bourse, connaissent un taux de rotation beaucoup plus faible, sont plus créatives, avec des employés plus engagés et productifs. Elles affichent également des niveaux plus élevés de satisfaction client.
De plus, selon GPW, aucune entreprise sans culture de confiance n’a jamais figuré au palmarès « The Fortune 100 Best Companies to Work For ».
En 2020, une étude de la London School of Economics (LSE) a révélé que « les dirigeants et les managers devront apprendre de plus en plus que la confiance est centrale pour la performance, l’engagement, la fidélisation et la productivité des employés ».
Doist, une entreprise de logiciels de productivité qui redéfinit l’avenir du travail, a une approche intéressante pour relever ce défi.
Ils commencent par recruter les bonnes personnes en recherchant des qualités facilement identifiables qui démontrent que la personne a de fortes chances d’être digne de confiance.
Vous ne verrez aucune offre d’emploi avec des exigences irréalistes, telles que le multitâche ou une disponibilité 24/7.
Le processus de sélection est aussi transparent que possible, avec des retours fréquents de la part du candidat comme de l’entreprise.
Après avoir décidé d’embaucher le candidat, ils instaurent la confiance dès le premier jour grâce à un processus d’intégration dédié qui comprend les éléments suivants :
- Inviter quelqu’un de l’équipe à devenir le mentor du nouvel employé. Ils prennent également soin de libérer du temps dans leur agenda le premier mois pour être disponibles afin de répondre à toutes ses questions.
- Communiquer fréquemment et être toujours honnête lors des retours d’information.
- Donner aux nouveaux employés de vraies opportunités de contribuer à l’entreprise dès le premier jour.
- Établir des attentes claires quant aux résultats attendus de leur travail et aux indicateurs de performance utilisés pour l’évaluation.
- Créer des moments d’échanges informels pour permettre aux nouveaux de mieux faire connaissance avec leurs collègues.
Après quelques semaines, ils consolident cette confiance en donnant plus d’autonomie aux nouveaux collaborateurs dans la réalisation de leur travail.
L’une des leçons à retenir est que les leaders doivent maîtriser l’art de déléguer pour instaurer la confiance : échanger leur tendance au micro-management contre des compétences de leadership.
Ce n’est pas une tâche facile, mais cela apporte une récompense étonnante :
Les employés réagissent naturellement à cet état d’esprit par une productivité plus élevée, se sentent responsables et motivés.
Conclusion
Vous devriez utiliser la surveillance des employés dans un environnement de haute confiance pour renforcer l'impact positif sur la performance, l'efficacité et l’engagement des collaborateurs.
Rappelez-vous que l’essentiel est d’établir une culture d’entreprise axée sur la confiance.
Recrutez les bonnes personnes, proposez un processus d’intégration soigneusement conçu, et offrez à vos employés l’autonomie nécessaire à la réussite de leur travail.
Il est crucial que le leadership s’attache à éliminer ce qui entrave les flux de travail tout en favorisant l’engagement et la motivation des employés. La surveillance peut être un excellent outil pour les aider à atteindre cet objectif.
Une fois qu’une culture de confiance élevée est instaurée, accompagnée des bons outils, la réussite de l’organisation suivra.
Pour vous aider, découvrez notre sélection des meilleurs logiciels de surveillance des employés actuellement sur le marché.
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