Qu’est-ce que la surveillance des employés ?
Avec l’essor du travail à distance, l’adoption d'outils de surveillance des employés a également augmenté.
La surveillance des employés vise à offrir un certain contrôle sur les membres d’une organisation en collectant des données.
Les entreprises peuvent utiliser une solution de surveillance des employés pour améliorer la productivité, l’efficacité ou l’engagement des collaborateurs. Cependant, elles ne doivent pas négliger l’importance de la confiance.
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Les organisations progressistes comprennent la nécessité d’intégrer la confiance dans chaque aspect de la culture d’entreprise.
Elles utilisent de manière rigoureuse le suivi des employés en l’associant à une politique d’entreprise transparente et à des attentes honnêtes lors des échanges avec les collaborateurs.
Je travaille dans le secteur informatique depuis plus de 20 ans et j’ai connu aussi bien les cultures d’entreprise axées sur la surveillance que celles fondées sur un haut niveau de confiance.
Cet article présente les méthodes les plus utilisées pour la surveillance des employés et vous propose une approche organisationnelle permettant d’améliorer efficacement la productivité, l’efficacité et l’engagement des employés.
Il est basé sur mon expérience à la fois en tant qu’employé et chef d’équipe dans les deux contextes.
Qu’est-ce que la surveillance des employés ?
La surveillance des employés comprend toute démarche visant à rassembler des informations sur l’activité d’un salarié.
L’activité peut inclure tout acte réalisé par l’employé. Par exemple :
- Trafic Internet (sites web visités, activité sur les réseaux sociaux)
- Géolocalisation (données de position GPS)
- Données de santé (examens médicaux, dispositifs de suivi d’activité physique)
- Utilisation des applications (quelles applications sont utilisées et pendant combien de temps)
Quels sont les types de surveillance des employés ?
Bien que la technologie ait ouvert une boîte de Pandore comprenant une multitude d’options et de tarifs, toutes les méthodes reposent sur trois éléments fondamentaux :
1 – Observer (souvent avec un suivi en temps réel et des intégrations avec des logiciels tiers)
2 – Rapporter (incluant les notifications push, les emails ou des rapports personnalisés)
3 – Ne pas permettre l’interruption des deux étapes précédentes.
Surveillance Internet (sites web, emails et réseaux sociaux)
Internet est aujourd’hui le principal centre d’attention de la surveillance des employés. Les rapports peuvent inclure tout, de l’historique du navigateur aux feuilles de temps indiquant la durée passée sur les réseaux sociaux.
Les emails tendent peu à peu à devenir un outil de communication dépassé, en raison de leur faible productivité et efficacité comparées aux outils plus récents.
Cependant, ils restent utilisés et donc suivis dans de nombreuses entreprises. Les données collectées issues des emails d’employés incluent en général le corps, l’objet, ainsi que les destinataires des messages.
Surveillance du système d’exploitation
La plupart des logiciels de surveillance des employés enregistrent l’activité sur l’ordinateur du salarié, y compris les programmes exécutés et leur durée d’utilisation. Le temps d’inactivité est également souvent enregistré.
Certains logiciels de suivi peuvent aussi créer un time-lapse à partir de photos prises via la webcam ou prendre des captures d’écran automatiquement.
Surveillance informatique via les keyloggers
Un keylogger, ou enregistreur de frappe, permet de recueillir toutes les touches tapées au clavier et peut aussi prendre des captures d’écran de l’ordinateur.
Cette méthode comporte d’importants risques concernant la vie privée des employés et les fuites de données. En effet, presque tous les logiciels de surveillance aujourd’hui fonctionnent en ligne, si bien que tout — des numéros de carte bancaire aux secrets commerciaux — risque d’être collecté puis transféré sur le réseau avec cette technique.
Surveillance téléphonique et des chats
Certaines solutions permettent d’enregistrer des appels téléphoniques et des conversations instantanées sur les messageries pendant le temps de travail afin de pouvoir analyser ces données ultérieurement.
Géolocalisation
Les entreprises peuvent utiliser le suivi GPS pour localiser les véhicules ainsi que les ordinateurs portables et appareils mobiles des employés durant leur journée de travail.
Vidéosurveillance
Beaucoup d’entreprises intègrent des caméras vidéo afin de contrôler la présence et les actions des employés sur leur temps de travail.
Avantages de la surveillance des employés dans un environnement de grande confiance
Il existe plusieurs avantages clés liés à l’usage d’un logiciel de surveillance des employés :
- Vous pouvez utiliser les données collectées pour aider les employés qui rencontrent des difficultés dans leur travail et décider du type de formation nécessaire pour chaque équipe.
- C'est aussi une excellente occasion de donner des retours et d'échanger sur la manière dont chaque employé peut renforcer ses compétences et planifier sa carrière pour en tirer le meilleur parti.
- Vous pouvez également utiliser les rapports pour fixer des objectifs et des attentes plus réalistes pour les équipes, les aidant ainsi à progresser étape par étape.
- Créer des discussions ouvertes autour des données montre que vous vous impliquez et augmente l'engagement et le bien-être de l'équipe.
Points à considérer lors de la mise en place de la surveillance des employés
Les risques ci-dessous liés à la surveillance des employés doivent être atténués par une politique de surveillance soigneusement élaborée.
Vie privée
La mise en place d'un système de surveillance ouvre la porte à plusieurs préoccupations en matière de confidentialité.
Il existe un risque élevé de divulgation de données d'entreprise ou personnelles suite à un incident de cybersécurité ou à un logiciel malveillant, comme un cheval de Troie ou un virus informatique.
Malheureusement, aucune solution ne peut garantir à 100% la sécurité des données collectées.
Engagement des employés
Si vous ne faites pas confiance à vos employés, pourquoi devraient-ils vous faire confiance ?
Et pourquoi se soucieraient-ils de leur travail s'ils n'ont pas confiance en l'entreprise pour laquelle ils travaillent.
Il est donc crucial de réfléchir à la manière d'aborder le sujet avec les employés pour éviter un impact négatif sur le moral des équipes.
Augmentation du stress
Certaines personnes, lorsqu'elles reçoivent une autorité, ont naturellement tendance à exercer leur influence et leur contrôle sur les autres.
Lorsqu'elles disposent d'outils de surveillance des employés et d'autres applications RH, il leur est beaucoup plus facile d'adopter un comportement abusif envers les salariés.
De plus, lorsque les employés savent que l'entreprise les surveille, leur niveau de stress augmente et ils courent un plus grand risque de s'épuiser.
Questions juridiques
Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), qui œuvre pour la création de meilleurs environnements de travail, il faut demander un avis juridique avant de mettre en place tout programme de surveillance au travail.
Aux États-Unis, par exemple, vous devrez respecter les lois fédérales et celles des États, et chaque cas est spécifique.
Vous devez également respecter le Electronic Communications Privacy Act (ECPA) pour la surveillance des appels téléphoniques.
Au sein de l'Union européenne, il existe un droit à la vie privée au travail. L'employeur doit obtenir le consentement de l'employé pour recueillir des données personnelles, en précisant la manière et la raison de leur collecte.
Vous devez aussi respecter des législations spécifiques sur la protection de la vie privée. Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) impose des conditions strictes concernant le stockage et le transfert d'informations sensibles.
Voici quelques aspects à prendre en compte :
- Quelles méthodes m'est-il permis d'utiliser pour surveiller l'activité ?
- Quand puis-je surveiller et à quel endroit ?
- Dois-je obtenir le consentement des employés ou simplement les en informer ?
Comment aborder la surveillance des employés auprès des membres de l'équipe en tant que leader
Il est essentiel de prendre le temps de réfléchir aux vraies raisons qui vous poussent vers cette démarche, en utilisant les questions suivantes.
- Quelles excuses suis-je en train d'invoquer pour justifier de microgérer cet employé ? Par exemple, est-ce que je pense être la seule personne capable de réaliser cette tâche ?
- Pourquoi n'arrive-je pas à voir l'ensemble de la situation ? En tant que leader, il est important de laisser les détails à l'équipe et de se concentrer sur la vision d'ensemble.
- Comment puis-je aider cet employé à progresser ? À quand remonte la dernière fois où il ou elle en a rendu compte ? Y a-t-il eu des événements antérieurs pouvant remettre en question ses compétences ou votre confiance ?
- Comment puis-je utiliser positivement un logiciel de suivi d'activité ? Pensez-vous que la présence est plus importante que la performance ? Comment vous sentiriez-vous en tant qu'employé si votre entreprise décidait de surveiller vos actions ? Quelles méthodes envisageriez-vous d'utiliser ou au contraire de ne pas utiliser ?
Des plateformes efficaces de gestion des dossiers RH garantissent que les préoccupations des employés au sujet des pratiques de surveillance sont traitées de manière équitable et transparente.
L’état d’esprit d’entreprise idéal pour accompagner la surveillance des employés
Si vous souhaitez obtenir des résultats exceptionnels en utilisant la surveillance des employés, investissez vos ressources dans la construction d’une culture d’entreprise basée sur la confiance, où les collaborateurs se sentent :
- Respectés en tant que professionnels
- Guidés par des leaders et non des chefs
- Convaincus que la culture d’entreprise est fondamentalement équitable
- Encadrés par des politiques de surveillance judicieusement élaborées.
Comment instaurer un climat de grande confiance
Depuis plus de 30 ans, Great Place to Work étudie la relation entre une culture de confiance et le succès global d’une entreprise.
En 2016, ils ont publié « The Business Case for a High-Trust Culture », révélant une découverte majeure :
Les entreprises qui reposent sur une culture de confiance performent mieux en bourse, ont un taux de turnover bien plus faible, sont plus créatives, avec des employés plus engagés et productifs. Elles présentent également des niveaux de satisfaction client supérieurs.
Selon GPW également, aucune entreprise sans culture de confiance n’a jamais figuré au classement « The Fortune 100 Best Companies to Work For ».
En 2020, une étude de la London School of Economics (LSE) a trouvé que « les leaders et managers devront de plus en plus apprendre que la confiance est centrale pour la performance, l’engagement, la motivation et la fidélisation des employés productifs. »
Doist, une société développant des logiciels de productivité et redéfinissant l’avenir du travail, adopte une approche intéressante face à ce défi.
Ils commencent par recruter les bonnes personnes en recherchant des qualités faciles à déceler, qui montrent qu’une personne a de fortes chances d’être digne de confiance.
Vous ne verrez aucune annonce avec des exigences irréalistes, comme la capacité à faire plusieurs tâches à la fois ou une disponibilité 24/7.
Le processus de sélection est aussi transparent que possible, avec un retour d’information fréquent, tant du côté du candidat que de l’entreprise.
Après avoir décidé d’embaucher la personne, ils instaurent la confiance dès le premier jour grâce à un processus d’intégration dédié, notamment :
- Inviter un membre de l’équipe à devenir le mentor du nouvel arrivant. Cette personne veille également à dégager du temps dans son agenda au cours du premier mois pour répondre à toutes les questions du nouveau collaborateur.
- Communiquer fréquemment et toujours faire preuve de franchise lors des retours d’expérience.
- Donner aux nouveaux employés de réelles occasions de contribuer à l’entreprise dès le premier jour.
- Fixer des attentes claires vis-à-vis des résultats attendus et des indicateurs de performance qui seront utilisés pour évaluer leur travail.
- Créer des moments d’échanges informels pour que les nouveaux puissent socialiser avec leurs collègues et mieux se connaître.
Après quelques semaines, la confiance continue de s’installer en laissant aux nouvelles recrues plus d’autonomie dans leur travail.
Une leçon à retenir ici est que les leaders doivent apprendre à déléguer pour instaurer la confiance : échanger l’impulsion de micro-manager contre des compétences de leadership.
Cela n’est pas simple, mais le résultat est surprenant :
Les employés adopteront automatiquement cet état d’esprit, étant plus productifs, responsables et motivés.
Conclusion
Vous devriez utiliser la surveillance des employés dans un climat de confiance pour renforcer les effets positifs sur la performance, l’efficacité et l’implication des collaborateurs.
N’oubliez pas, l’essentiel reste la création d’une culture d’entreprise fondée sur la confiance.
Recrutez les bonnes personnes, prenez soin de l'intégration, et donnez à vos collaborateurs l’autonomie nécessaire pour accomplir leur travail.
Il est essentiel que la direction s’attèle à lever les obstacles au travail tout en renforçant l’engagement et la motivation des employés. La surveillance des employés peut être un excellent outil pour atteindre cet objectif.
Une fois la culture de confiance établie et les bons outils en place, le succès organisationnel suivra.
Pour vous aider, découvrez notre sélection des meilleurs logiciels de surveillance des employés disponibles sur le marché aujourd’hui.
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