Les 8 meilleures pratiques pour l’intégration des employés
Créer une relation de travail saine, c’est un peu comme bâtir une relation amoureuse saine (laissez-moi poursuivre cette analogie un instant).
Les organisations qui mettent en place une intégration efficace des nouveaux employés savent que l'intégration d'une nouvelle recrue dans l’entreprise et sa culture demande bien plus qu'une lettre de bienvenue, une super première journée ou une semaine d’orientation réussie. Les logiciels d’onboarding sont vos meilleurs alliés pour rendre ce processus fluide.
De même, vous n’avez probablement jamais commencé, ni poursuivi, une relation amoureuse durable à partir du seul premier rendez-vous !
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À l’image de l’accueil d’une nouvelle personne dans votre vie, lorsqu’il s’agit d’intégrer de nouveaux employés dans votre organisation, une excellente première impression ne garantit pas forcément une excellente impression durable.
Selon Sapling HR, un fournisseur populaire de logiciel RH (HRIS), « Les meilleurs programmes d’onboarding s’étendent sur les 90 premiers jours de l’employé — voire même jusqu’à une année complète — afin de garantir que les nouvelles recrues soient pleinement soutenues tandis qu’elles atteignent leur plein potentiel de productivité. »
Cet article met en avant quelques bonnes pratiques qui vous aideront à créer votre propre programme d’onboarding, unique à votre organisation et adapté aux besoins de vos collaborateurs.
Note importante : Comme vous le verrez, bien que le passage au travail à distance et hybride ait modifié de nombreux processus d’embauche et d’intégration, ces bonnes pratiques s’appliquent, que votre nouveau collaborateur débute dans vos locaux ou que vous fassiez l’onboarding de personnel à distance travaillant à domicile.
- Pourquoi l’onboarding des employés est-il important ?
- Quels sont les principaux facteurs de succès pour un processus d’onboarding efficace ?
- Quelles sont les bonnes pratiques pour un onboarding efficace ?
Pourquoi l’onboarding des employés est-il important ?
Les études montrent que la mise en œuvre d’un processus d’onboarding pour les nouvelles recrues (incluant souvent un parcours d’intégration structuré) peut avoir un impact très positif sur la réussite de l’entreprise ainsi que sur l’engagement, la rétention et la productivité à long terme des employés.
Voici quelques bénéfices de l’onboarding :
- Maximiser la fidélisation et la loyauté : selon Click Boarding, une entreprise spécialisée dans les logiciels d’onboarding, 69 % des employés sont plus enclins à rester dans une entreprise pendant trois ans s’ils ont bénéficié d’une bonne intégration.
- Renforcer la culture d’entreprise : un processus d’intégration efficace aidera les nouveaux membres de l’équipe à comprendre la vision, la mission et les valeurs de l’entreprise, et à renforcer les comportements et attitudes attendus qui, ensemble, forment la culture d’entreprise.
- Favoriser le sentiment d’appartenance et l’inclusion : 93 % des personnes interrogées dans le rapport Deloitte 2020 Global Human Capital Trends ont indiqué qu’un sentiment d’appartenance stimule la performance organisationnelle. Un onboarding réussi peut réduire considérablement l’anxiété et renforcer le sentiment d’appartenance d’un nouveau collaborateur à sa nouvelle équipe.
- Maximiser la productivité : d’après une étude de Glassdoor, un programme d’intégration solide peut améliorer la productivité de plus de 70 %, en clarifiant les attentes liées à la mission ainsi qu'à l’organisation ; en réduisant les erreurs ; et en économisant du temps et de la frustration.
- Réduire les risques pour l’entreprise : il y a des contrats de travail à signer, des formulaires de paie à compléter, ainsi que des politiques et procédures d’entreprise à consulter. La plupart de ces éléments servent à protéger à la fois l’entreprise et l’employé.
- Réduire les coûts liés au turn-over : selon le rapport Human Capital Benchmarking du SHRM, le coût moyen d’embauche aux États-Unis est de 4 129 $, avec un délai moyen de 42 jours pour pourvoir un poste. Un bon onboarding favorise un engagement à long terme.
- Attirer les meilleurs talents : le monde est petit, et des sites comme Glassdoor ou LinkedIn permettent aux employés de partager leurs expériences avec d’autres candidats. Si vous créez une expérience d’onboarding réussie, la nouvelle se répandra auprès des nouveaux candidats.
Quels sont les principaux facteurs de succès pour un processus d’onboarding efficace ?
Les bonnes pratiques détaillées dans cet article ne porteront leurs fruits que si vous gardez aussi à l’esprit plusieurs facteurs clés :
- Ayez un objectif clair : Ayez une vision précise de l'importance de l'onboarding, de l'expérience que vous souhaitez offrir au nouvel employé, et même de ce que vous voudriez qu'il dise sur les réseaux sociaux et les forums publics comme Glassdoor.
- Minimisez les surprises : Il peut être difficile pour quiconque d'arriver dans un environnement et une situation inconnus. Réduisez les surprises pour le nouvel employé, notamment en l'informant du code vestimentaire ou de ce à quoi ressembleront son premier jour et sa première semaine de travail.
- Soyez préparé : Votre nouveau membre d'équipe arrivera prêt à commencer dès son premier jour, et vous devriez l'être aussi. Commencez par mettre en place une liste de vérification pour les nouveaux recrutés. Programmez les réunions et sessions de formation à l'avance, préparez leur matériel informatique et leur poste de travail, et informez les autres membres de l'équipe pour qu'ils puissent aider. J'ai même conçu un modèle de liste de vérification pour les nouveaux recrutés pour vous faciliter la tâche.
- Faites preuve de patience : Votre nouvelle recrue fera presque certainement des erreurs, oubliera des aspects de son programme d'intégration, et passera à côté de certaines étapes alors qu'elle prend ses marques. « La patience est une vertu », surtout lorsqu'il s'agit d'intégrer de nouveaux employés.
- Adoptez un rythme raisonnable : Personne n'aime l'information trop abondante d'un coup, alors évitez de les submerger avec trop de renseignements, ce qui pourrait conduire à ce que des éléments plus importants soient manqués ou oubliés. Essayez de vous souvenir du temps que vous avez mis à tout apprendre !
- Fournissez des ressources : Présentez-les aux personnes clés, et montrez-leur où trouver les ressources comme le guide de l'employé et les manuels de procédures.
- Intégrer de la flexibilité : Après la COVID-19, de nombreuses entreprises se sont tournées vers le télétravail et d'autres pratiques virtuelles. Intégrez de la flexibilité dans vos processus d'onboarding pour pouvoir les adapter selon que l'employé travaille au bureau ou à distance.
- Apprentissage et développement : Intégrer l'A&D dans le processus d'intégration implique de créer des programmes de développement personnalisés qui sont en phase à la fois avec les objectifs de l'entreprise et les aspirations individuelles. Cette approche permet non seulement d'équiper les nouveaux employés des compétences nécessaires, mais montre aussi l'engagement de l'entreprise envers leur croissance professionnelle grâce à un parcours structuré vers la maîtrise du poste.
- Gestion de la surcharge d'informations : Gérez la transmission des informations de façon stratégique. L'utilisation de parcours d'apprentissage personnalisés permet aux employés d'assimiler les connaissances à leur propre rythme, ce qui améliore leur rétention et leur engagement. Le recours à des techniques de microlearning, comme des modules courts et ciblés, rend la formation plus facile à assimiler et moins intimidante.
8 meilleures pratiques pour l'intégration des employés
Il peut falloir plusieurs mois pour former un nouvel employé sur les connaissances, compétences et comportements nécessaires pour qu'il commence à contribuer au succès de l'organisation.
En raison de la durée de l'intégration, qui peut se poursuivre durant la première année d'emploi, il est presque impossible de créer un agenda, un planning ou un modèle d'intégration précis.
À la place, essayez de suivre quelques-unes de ces meilleures pratiques pendant que vous fixez des objectifs à plus long terme et des indicateurs pour vérifier le succès de l'intégration.
Meilleure pratique n°1 : Commencez l'intégration avant le premier jour de travail du nouvel employé
Après un processus de recrutement qui, espérons-le, aura été fluide et efficace, nombre d'organisations commettent l'erreur d'attendre le premier jour de travail du nouvel employé pour débuter l'orientation et l'intégration.
Cependant, il y aura souvent un délai de quelques jours, semaines, ou même mois entre la réception d'une offre d'emploi et l'entrée en fonction du nouvel employé.
Ce laps de temps est une excellente occasion pour vous d'en profiter pour susciter de l'enthousiasme, lui souhaiter la bienvenue, et commencer à partager progressivement les informations qu'il devra maîtriser pour être rapidement opérationnel.
La période entre l'acceptation d'une offre et la date de début s'appelle le pré-intégration. Voici quelques ressources supplémentaires pour vous aider : Comment réussir le pré-intégration de vos nouveaux employés
Meilleure pratique n°2 : Mettez en place des pratiques d'embauche et d'accueil exemplaires
Proposer une expérience d'intégration exceptionnelle permet de donner une première impression positive et durable. Cependant, cette expérience se compose de nombreux éléments bien au-delà de l'envoi d'une tasse à café ou d'une liste de politiques d'entreprise à vos nouvelles recrues.
Pour aider votre nouvel employé à être immédiatement opérationnel et à s'adapter non seulement à son premier jour mais aussi à son premier mois, envisagez d'établir une liste de vérification pour les nouveaux arrivants couvrant certaines des pratiques suivantes :
- Accueillez la nouvelle recrue par un appel et un email de bienvenue
- Envoyez un paquet de bienvenue au nouvel employé (peut inclure quelques objets promotionnels)
- Préparez les outils et ressources de travail du nouvel arrivant
- Préparez un programme d’intégration et un agenda
- Proposez des opportunités pour rencontrer et saluer les collègues
Tracy McDonald de Thinkific, partageant sur LinkedIn le paquet de bienvenue qu'elle a reçu de leur part.
Bonne pratique n°3 : Impliquer les dirigeants pour instaurer la culture d’entreprise
L'intégration n'est pas seulement de la responsabilité de votre équipe des ressources humaines. Même si les professionnels RH participent souvent à la création du programme d'intégration d'une nouvelle recrue, c’est toute l'organisation — membres de l’équipe, responsables et dirigeants — qui doit mettre en œuvre les activités d’intégration.
Impliquer un dirigeant comme un fondateur, par exemple, offre à cette personne l’opportunité d’aider les nouveaux employés à comprendre la culture de l'entreprise, de les instruire sur l'historique de la société, et d’expliquer les valeurs et comportements attendus.
Il existe de nombreuses façons d’impliquer les cadres dirigeants, telles que :
- Faire une présentation de l’entreprise ;
- Proposer une visite du bâtiment ou de l’usine ;
- Présenter un sujet de formation spécifique ; et / ou
- Inviter le nouveau membre de l’équipe à prendre un café ou déjeuner.
Bonne pratique n°4 : Utilisez un logiciel d’intégration
Un processus d’intégration efficace comprend de nombreuses tâches et activités différentes, depuis le remplissage des documents administratifs pour les nouveaux employés jusqu’à la réalisation des programmes d’orientation et de formation.
De nombreux systèmes d'information RH intègrent des solutions d’automatisation de l’intégration qui éliminent la redondance des saisies, réduisent l’usage des formulaires papier et simplifient l’ensemble du processus.
Ils garantissent aussi que rien n’est oublié lors de ces premiers jours cruciaux grâce à des rappels et des flux de travail visuels.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des flux RH pour automatiser les tâches répétitives de l’intégration telles que les validations, notifications et le partage de documents.
Bonne pratique n°5 : Créez un accord de confiance évolutif avec votre employé
Un accord de confiance constitue la base d'une relation de travail positive, qu'il s’agisse de membres d’un même groupe, ou d’un responsable et de ses collaborateurs. Il doit être rédigé de façon collaborative, consigné par écrit, puis examiné et actualisé régulièrement en tant que document évolutif.
Selon Lorie Corcuera, responsable RH chez DNEG : « Le recrutement et le processus d’intégration sont des moments clés pour créer le sentiment d’appartenance. Pour compléter votre programme d’intégration, élaborez en collaboration avec votre employé un accord de confiance. Demandez à la nouvelle recrue de définir et de partager ce dont elle a besoin pour se sentir incluse. Partagez aussi votre réponse. Cela montre que l’inclusion et l’appartenance comptent pour vous. »
Meilleure pratique n°6 : Organisez régulièrement des réunions individuelles
Le principal objectif d’organiser régulièrement des réunions individuelles (1:1) (également appelées « check-ins ») avec les membres de votre équipe est de favoriser des relations positives et productives entre vous (le manager) et chaque membre de votre équipe.
Il est important d’intégrer ces réunions individuelles dans la routine de travail normale de votre nouvel employé, et d’en faire une habitude dès que possible. Dans le cadre de leur programme d’intégration et d’orientation, envisagez d’organiser votre première réunion individuelle dès leur première journée de travail. Cela créera un cadre pour les futures réunions.
Meilleure pratique n°7 : Offrez des occasions de se connecter avec les collègues
Il peut être difficile d’être le nouveau dans l’équipe. Il existe de nombreuses façons de soutenir votre nouvel employé dans ses efforts pour se connecter avec ses nouveaux collègues et encourager son sentiment d’appartenance et d’inclusion, par exemple :
- Planifiez de courtes réunions d’introduction avec les collègues.
- Demandez à un membre existant de l’équipe d’agir comme mentor ou référent pour votre nouveau collaborateur.
- Organisez un déjeuner d’équipe ou un événement de cohésion pour créer un environnement plus détendu et informel afin de mieux faire connaissance.
- Partagez une vidéo de bienvenue avec le nouvel employé, avant son premier jour de travail, présentant les membres de sa nouvelle équipe.
- Pour l’intégration mondiale ou l’intégration de travailleurs à distance, si possible, je recommande de les faire venir au bureau pour la première ou les deux premières semaines.
Meilleure pratique n°8 : Recueillez des retours d’expérience
L’intégration comprend plusieurs activités, dont beaucoup visent à offrir une expérience employé optimale. Une façon de l’affiner est de recueillir des retours à travers des dispositifs comme des entretiens, des enquêtes d’intégration et les check-ins mentionnés plus haut.
Les retours issus de cette démarche vous aideront à optimiser le processus d’intégration.
L’intégration va bien au-delà de la première semaine
Un processus d’intégration efficace doit permettre à l’employé de se sentir prêt, motivé dans son nouveau poste, et d’avoir fait le bon choix en rejoignant l’entreprise.
Prendre le temps d’investir dans une intégration de qualité sera rentable en termes de productivité, de fidélisation des employés et boostera votre ROI d’intégration.
Cela vous permettra également de respecter la législation du travail liée à la conformité de l’intégration.
Même si vous devez investir dans quelques formations à l’intégration destinées à vos managers et équipes RH, cet investissement portera ses fruits.
Comme mentionné précédemment, l’intégration ne se limite pas à la première semaine, et il peut s’écouler jusqu’à une année avant qu’une personne soit parfaitement à l’aise dans son nouveau rôle.
Il est communément admis qu’il est préférable de prévoir un plan d’intégration pour environ les 90 premiers jours.
Pour obtenir de l’aide pour en créer un, consultez cet article : Comment rédiger un plan d’intégration sur 30, 60, 90 jours pour votre organisation + modèle
