Qu’est-ce que le préboarding ? Guide d’expert 2026
Le préboarding est plus qu’une simple bonne lettre de bienvenue, c’est une étape importante pour aider les employés à dissiper le stress de leur premier jour.
Ici, je vais expliquer ce qu’est le préboarding, pourquoi il est important, comment vous pouvez créer un processus de préboarding de classe mondiale en utilisant des solutions logicielles d’onboarding, et je vous proposerai un processus en 7 étapes pour créer un préboarding assurant une intégration en douceur.
Qu’est-ce que le préboarding ?
La période de préboarding couvre le temps entre le moment où une nouvelle recrue accepte l’offre d’emploi et le jour où elle met le pied dans le bureau (physique ou virtuel !).
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Ce que votre organisation fait, ou ne fait pas, pendant cette période peut avoir un impact considérable sur la productivité, les risques pour l’entreprise (pensez aux contrats), l’expérience collaborateur et la rétention.
Pourtant, en ce qui concerne le préboarding, 64 % des nouvelles recrues ne bénéficient d’aucune expérience de préboarding.
Avec cela à l’esprit, vous perdez beaucoup en créant un programme d’onboarding qui néglige le préboarding.
C’est un gain facile pour fluidifier votre processus d’intégration.
Préboarding vs. Onboarding
L’onboarding des employés est le processus d’intégration d’une nouvelle recrue dans votre organisation. Ce processus prend généralement environ 90 jours, mais peut durer jusqu’à un an dans certains cas.
À la fin de la période d’onboarding, l’objectif est que la nouvelle recrue soit intégrée dans la culture de l’entreprise et ait une vision claire de son rôle, de ses attentes, de ses priorités et de ses objectifs.
Le préboarding constitue la première étape du processus plus large d’onboarding des employés.
L’objectif est de préparer la personne à son premier jour et de lui donner un aperçu de la culture ainsi que de son futur rôle.
Les activités comprennent la complétion de la paperasse nécessaire, la lecture des manuels de politique, la configuration des comptes e-mail et l’accès aux portails et aux supports de formation.
Une phase de préboarding bien menée vous aidera à maximiser le ROI de l’onboarding en libérant du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que la rencontre avec les nouveaux membres de l’équipe.
| Préboarding | Onboarding |
| Avant le premier jour | 90+ jours après l’arrivée |
| Soutient l’orientation | Poursuit l’orientation |
| Contact léger | Intégration totale |
Que faut-il inclure dans votre processus de préboarding ?
Avant d’entrer dans les détails, voici quelques meilleures pratiques pour l’onboarding et des objectifs à viser dans votre processus de préboarding :
- Donner à la nouvelle recrue des informations, comme le déroulement de sa première semaine ou des détails logistiques tels que le parking ou la tenue à adopter au bureau.
- Présenter davantage la culture, l’équipe, et atténuer les inquiétudes.
- S’assurer qu’elle ait tout l’équipement et les ressources nécessaires avant son premier jour
- Montrer qu’elle a fait le bon choix en acceptant votre offre d’emploi et en rejoignant votre organisation.
Après tout, il y a peu de chances que ce soit la seule offre d’emploi qu’elle ait reçue. Il est courant qu’une nouvelle recrue se demande si elle aurait dû accepter une autre proposition ou répondre à ce recruteur qui l’a contactée sur LinkedIn.
Dans cette optique, voici une liste de 7 éléments à inclure dans votre liste de vérification du processus de préboarding.
1. Remettez à votre nouvelle recrue un contrat de travail
Un contrat de travail est un accord formel entre un employeur et une nouvelle recrue, qui définit les termes et conditions de l’emploi. Il sert de document juridiquement contraignant détaillant les responsabilités, droits et rôles des deux parties.
Remettre un contrat de travail à une nouvelle recrue est une étape essentielle pour établir des attentes claires et protéger les intérêts de l’employeur comme de l’employé.
Liste de contrôle pour le contrat de travail :
- À inclure :
- Description du poste et intitulé
- Date de début et durée du contrat
- Rémunération et avantages
- Horaires de travail et politique de congés
- Accord de confidentialité
- Conditions de rupture de contrat
Avantages
Le contrat de travail offre une clarté juridique et une protection, définit des attentes claires pour le poste et précise la rémunération et les avantages de manière transparente.
À retenir
Avant de présenter le contrat, relisez-le pour vous assurer que toutes les conditions sont équitables et conformes à la législation en vigueur. Lors de la présentation, expliquez soigneusement chaque section et laissez à la nouvelle recrue suffisamment de temps pour lire et comprendre le contrat, en l'encourageant à poser des questions ou à demander l'avis d'un expert si besoin.
2. Accueillez la nouvelle recrue par téléphone et par email
Accueillir un nouveau collaborateur par téléphone et par email est la première étape pour lui faire sentir qu’il est attendu et fait partie de l’équipe.
Cette approche personnalisée aide à dissiper ses éventuelles appréhensions et crée une dynamique positive pour la suite de son parcours dans l'entreprise. C’est une façon simple et efficace de commencer à bâtir une relation solide employeur-employé.
Pour le courrier d’accueil, il faut prévoir un message bien rédigé répondant aux préoccupations principales.
Voici quelques points à aborder :
- Date et heure de début
- Informations à l’arrivée
- Code vestimentaire
- Ce qu’il faut apporter
- Programme de la première journée
- Manuel de l’employé
- Accès aux supports de formation
- Coordonnées pour toute question avant le début.
Avantages
Un bon appel et un email de bienvenue donnent une première impression positive et chaleureuse, tout en illustrant la culture bienveillante de l’entreprise. La qualité de ces échanges initiaux contribuera à rassurer la nouvelle recrue.
Astuce pro : « Envoyez un email ou une vidéo de présentation à l’ensemble de l’entreprise pour introduire la nouvelle recrue, et partagez quelques anecdotes amusantes la concernant. C’est un excellent moyen pour les collaborateurs de faire connaissance avec leur nouveau collègue. » - Lorie Corcuera
3. Envoyez un kit d’accueil au nouvel arrivant
Tout le monde se réjouit de recevoir un cadeau inattendu par courrier ou directement chez soi.
Selon Corcuera, un kit d’accueil pour un nouvel employé peut inclure des éléments comme :
- Carte manuscrite, signée par vous et leurs nouveaux collègues
- Goodies de l'entreprise, comme des t-shirts, des mugs, des stylos et des blocs-notes
- Livret d'accueil de l'employé, au format papier, ou (idéalement) au format numérique sur une clé USB
- Badges d'accès/clés électroniques, pour accéder aux locaux de l'entreprise
- Brochure des avantages, présentant les prestations d'assurance santé et médicale
- Papiers administratifs d'embauche, tels que les formulaires de paie et d'assurance
Avantages
Un kit de bienvenue pour les nouveaux employés crée une ambiance positive et accueillante dès le début du parcours, favorisant un sentiment d'appartenance et de reconnaissance dès le premier jour. Il fournit également des informations et ressources essentielles, facilitant une transition fluide et informée dans leur nouveau poste.
À retenir
Veillez à ce que votre nouveau collaborateur reçoive le kit de bienvenue bien avant son premier jour de travail, et idéalement juste un ou deux jours après votre appel d’accueil.
4. Envoyez un email d’orientation au nouvel arrivant
Un email d’orientation pour le nouvel arrivant contiendra bien plus de détails sur les informations supplémentaires que votre nouvel employé peut attendre avant son premier jour, mais aussi sur le déroulement de la première journée et de la première semaine de travail.
En somme, il récapitule le reste des étapes de notre check-list pour nouveaux arrivants.
Que doit contenir un email d’orientation pour un nouvel arrivant ?
Voici quelques exemples d’informations à inclure dans cet email.
- Heure et lieu de début : quand et où ils doivent se présenter pour leur premier jour. S’il y a des instructions spécifiques pour le stationnement, veillez à les inclure.
- Contacts clés : indiquez qui ils rencontreront en premier lors de leur arrivée (en général les ressources humaines, les responsables et les membres de l’équipe directe) ainsi que d’autres personnes sur qui ils pourront compter pendant leur première semaine.
- Code vestimentaire : souvent négligé, cet aspect du premier jour peut pourtant éviter des déconvenues. Indiquez clairement s’il y a des règles vestimentaires.
- Programme de la première semaine : donnez à la nouvelle recrue le temps de se préparer mentalement, mais restez général. Exemple : Jour 1 - rencontre de l’équipe, visite des locaux. Jour 2 - présentation de l’activité.
- Membres de l’équipe : partagez avec eux un organigramme incluant votre équipe. Ils pourront alors l’utiliser avec LinkedIn pour mieux se familiariser avec leurs nouveaux collègues.
- Politiques et processus clés : mettez en avant 2 ou 3 éléments qui les concerneront dès le premier jour. Si vous leur avez envoyé un livret d’accueil, indiquez les sections correspondantes.
Avantages
En clarifiant l’organisation des premiers jours et semaines pour le nouvel employé, l’email d’orientation permet de dissiper les premières inquiétudes grâce à des attentes précises et un guide clair pour bien démarrer dans leur fonction.
Conseil pratique
L’email peut être assez long selon les informations communiquées, vous pouvez donc avertir le nouveau membre de l’équipe de prendre le temps de tout lire attentivement.
Pour aller plus loin, et obtenir un modèle prêt à l’emploi, consultez mon article : Lettre de bienvenue à un nouvel employé avant son premier jour [exemple]
5. Organisez la complétion des documents administratifs d’embauche
Selon Sapling HR, en moyenne, un nouvel employé devra signer, uploader ou accuser réception de 3 documents.
Les documents administratifs d’embauche sont une étape indispensable mais souvent fastidieuse de l’onboarding, alors encouragez votre nouvelle recrue à remplir le maximum de formulaires requis avant son premier jour.
Cela vous permettra à tous les deux de vous concentrer sur des aspects plus stimulants et importants de leur nouveau travail.
Quels types de documents un nouvel employé doit-il remplir ?
En règle générale, pour la conformité d’onboarding, tout document fédéral ou provincial lié à la vérification d’identité, comme les formulaires I-9 ou la fiscalité (par exemple TD1 au Canada, W-4 aux États-Unis) doit être complété au plus tard à la fin de la première journée de l’employé.
En fonction de votre organisation, le nouvel employé devra remplir des formulaires concernant :
- Paie / dépôt direct
- Acceptation des conditions d’utilisation des biens de l’entreprise
- Assurance maladie (par ex. MSP au Canada)
- Assurance santé complémentaire
- Adhésion à un REER collectif / 401(k)
- Informations générales sur l’employé (par ex. date de naissance, personnes à contacter en cas d’urgence)
6. Préparez les outils et ressources de travail du nouvel employé
Il est important de préparer autant que possible, à l’avance, tout ce dont votre nouveau membre d’équipe aura besoin pour réussir dans sa nouvelle fonction.
Vous devrez probablement avoir de nombreux éléments prêts avant son premier jour, tandis que d’autres pourront attendre, selon votre programme d’intégration et d’accueil.
Quelles ressources dois-je préparer pour une nouvelle recrue ?
Voici une liste d’exemples d’outils et de ressources de travail que vous pourriez avoir à préparer. Cela dépend du lieu de travail de la nouvelle recrue (télétravail ou bureau), de ses missions, et de ce qui aura déjà été fourni dans le kit d’accueil du nouvel employé.
- Espace de travail : bureau, cabine ou espace partagé ; bureau et chaise (pensez à un bureau assis/debout) ; armoire de classement ; fournitures et papeterie de bureau.
- Matériel informatique : ordinateur portable, PC fixe et/ou tablette ; écran(s) ; station d’accueil ; souris et clavier.
- Communications : téléphone mobile ; ligne de téléphone fixe ; équipement de visioconférence.
- Accès au réseau : disques réseau partagés ; intranet de l’entreprise ; adresse e-mail ; accès aux listes de diffusion ; accès réseau à distance.
- Licences logicielles : applications bureautiques ; gestion de projet ; applications de R&D.
- Accès aux locaux de l’entreprise : badge ou clé électronique ; codes d’alarme du bâtiment ; carte d’identité professionnelle.
- Ressources pour les déplacements : cartes de visite ; kits de démonstration produit ; vêtements de l’entreprise.
- Invitations de création de profil : (e-mail, compte Slack, portail salarié, SIRH.)
Conseil pratique
Vous pouvez passer en revue toute cette liste de contrôle avec votre nouveau collaborateur dès son premier jour, mais cela risque de le submerger très vite.
Il est préférable d’aborder chaque point au fur et à mesure et d’impliquer les managers et les responsables des outils ou plateformes concernés dès que l’employé en a l’usage.
7. Préparez l’agenda du programme d’intégration
Votre programme d’intégration, qui fait partie d’un processus d’onboarding plus long, durera probablement environ une semaine, mais peut s’étendre jusqu’à un mois.
Créer un agenda d’intégration pour la nouvelle recrue servira de liste de contrôle indépendante afin que rien ne soit oublié lors des premiers jours et semaines d’intégration de l’employé.
Quelles sont les activités typiques d’un programme d’intégration ?
Considérez le programme d’intégration comme la construction d’une tour, qui commence par la pose d’une base solide sur laquelle l’employé ajoutera progressivement de nouveaux apprentissages.
Par exemple, les premiers jours d’un nouveau membre d’équipe peuvent inclure les activités suivantes :
Avantages
Votre programme d'intégration est une excellente opportunité d’avoir une conversation structurée autour des rôles, de la culture d’entreprise et des attentes. Cette introduction complète favorise l’engagement précoce et pose les bases pour une satisfaction au travail et une productivité sur le long terme.
Astuce Pro
Concentrez-vous sur la création d’une expérience à la fois engageante et informative. Intégrez des éléments ludiques et chaleureux pour que les nouveaux employés se sentent véritablement accueillis et valorisés, et assurez-vous que le programme soit adaptable et régulièrement mis à jour en fonction des retours.
Préparer le terrain pour l’expérience collaborateur
Un processus de pré-intégration bien conçu prépare le terrain pour une expérience collaborateur positive en :
- Offrant une communication claire : Fournir des informations détaillées sur la culture, les valeurs et les attentes de l’entreprise aide les nouvelles recrues à se sentir informées et valorisées.
- Favorisant l’engagement précoce : Encourager l’interaction avec les futurs collègues et la participation à des événements de l’entreprise avant la date d’entrée favorise le sentiment d’appartenance.
- Proposant des ressources de soutien : Mettre à disposition des ressources telles que des FAQ, des organigrammes et des informations spécifiques au poste peut atténuer les inquiétudes du premier jour.
Utiliser la pré-intégration pour améliorer la productivité et la rétention
On estime que 20 % du turnover a lieu au cours des 45 premiers jours. Une pré-intégration efficace permet aux personnes de s’installer et de se sentir sûres de leur choix, ce qui renforce la rétention et la productivité.
Cependant, veillez à ne pas surcharger les nouveaux arrivants. Votre programme de pré-intégration ne doit pas se transformer en travail non rémunéré.
Au contraire, il s'agit de préparer quelqu’un à sa semaine d’intégration et de susciter son enthousiasme pour son nouveau poste.
L’essentiel est de leur donner toutes les informations qu’ils devraient connaître mais n’osent pas demander ou oublient de demander durant un processus d’intégration, afin de les aider à s’intégrer et à atténuer leurs appréhensions.
À retenir
- La pré-intégration fait partie de votre processus d’onboarding et intervient après qu’une personne a accepté une offre et avant son premier jour
- La pré-intégration a pour but d’aider la nouvelle recrue à se préparer pour son premier jour et de l’enthousiasmer pour son poste et votre organisation
- Une pré-intégration bien menée rend les nouvelles recrues productives plus rapidement et augmente la rétention des collaborateurs.
