Optimiser l’intégration des employés pour vos nouvelles recrues
Posez-vous maintenant la question suivante : quelle est la première étape pour créer une relation durable entre un nouvel employé et votre entreprise, de sorte à obtenir des retours élogieux ? Ce n’est pas la prime de signature ni le déjeuner offert le premier jour (même si ces avantages sont appréciables).
La bonne réponse est un processus d'intégration (onboarding) bien optimisé. L'intégration des nouveaux employés s'apparente à un premier rendez-vous où les deux parties sont enthousiastes, pleines d’espoir et un peu nerveuses.
L’objectif principal, en tant qu’employeur, est de faire une bonne première impression. Idéalement, votre programme d’onboarding sera mémorable pour les bonnes raisons, tout en permettant à votre nouvel employé de s’épanouir rapidement et d'être performant dans son nouveau poste.
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Qu'est-ce que le processus d'onboarding ?
Le processus d’onboarding est une approche structurée visant à intégrer les nouveaux employés au sein de votre organisation, afin qu’ils se sentent soutenus, informés et prêts à réussir.
Il englobe tout, de la présentation de la culture d'entreprise et la clarification des responsabilités, à la mise en place des outils, en passant par le développement des relations avec les collègues.
Un onboarding efficace renforce la confiance, accélère la productivité et favorise l’engagement des employés, jetant ainsi les bases d'une réussite à long terme.
Pourquoi l'onboarding est-il important ?
L’onboarding n’est pas une simple étape de routine. C’est une chorégraphie complexe visant à intégrer un nouveau collaborateur à la culture, aux processus et aux systèmes de l’entreprise. Il s’agit de lui donner toutes les clés du succès, de lui fournir les bons outils, et de s’assurer qu’il se sente valorisé dès le premier jour.
De plus, c’est la clé pour instaurer une relation d’emploi qui permettra à vos nouveaux collaborateurs de réussir et de maintenir leur performance. Selon une étude du Brandon Hall Group, les entreprises disposant d’un processus d’onboarding solide améliorent la rétention des nouveaux embauchés de 82 % et la productivité de plus de 70 % !
Si vous souhaitez voir votre organisation se développer avec des professionnels confiants et bien intégrés, il est temps de traiter l’onboarding avec l’importance qu’il mérite.
Maîtriser les 5 phases de l’onboarding : de l'accueil à l’effet "Waouh"
Chaque phase du processus d’intégration joue un rôle clé dans la construction de l’expérience collaborateur.
Examinons de plus près ces phases, et comment réussir à marquer les esprits positivement à chaque étape.
Pré-intégration : la bande-annonce avant la sortie officielle
Vous souvenez-vous des frissons ressentis devant une bande-annonce qui vous a fait compter les jours jusqu’à la sortie du film ? C’est cela, la pré-intégration.
Comment l'exécuter : C’est votre chance de créer de l’enthousiasme. Une fois le recrutement confirmé, envoyez un pack de bienvenue aux couleurs de l’entreprise, accompagné de goodies, un email d’accueil chaleureux, et votre manuel de l’employé ou un guide d’intégration plus adapté pour les nouveaux, rédigé de façon plus légère. Pourquoi ne pas inclure aussi une vidéo amusante présentant ses futurs collègues ? Assurez-vous qu’ils sachent où aller et à quoi s’attendre lors de leur premier jour.
Pourquoi c’est crucial : Il s’agit de susciter de l’excitation et de l’impatience, pour donner une première impression mémorable. Cela aide le nouvel arrivant à rester engagé et motivé quant à la suite de son parcours d'intégration. Au final, il gardera en mémoire ces petites attentions parmi les raisons qui le font se sentir bienvenu.
Premier jour : déroulement du tapis rouge
Imaginez arriver sur un tapis rouge, prêt à faire une entrée remarquée, et que personne ne vous accueille. Gênant, non ? Le premier jour d’un nouvel employé ne devrait jamais ressembler à cela.
Créer un peu de solennité pour les nouveaux venus est aussi essentiel si vous accueillez un nouveau manager. Puisque vous recrutez pour un poste de direction, il est important de leur offrir un accueil chaleureux pour qu'ils se sentent appréciés très vite.
Comment l'exécuter : Accueillez-les personnellement (ou à distance) avec le sourire. Faites-leur visiter les locaux en mettant en avant les espaces sympas, comme le coin gourmandises ou la salle détente. Présentez-les à l’équipe puis organisez un déjeuner de bienvenue ou une pause-café. Mettez-les à l’honneur en postant une annonce à leur sujet sur la messagerie interne de l’entreprise, pour informer leurs collègues de leurs futures missions.
Pourquoi c’est crucial : Il est rare d'oublier sa première journée, que ce soit à l’école ou dans un nouveau travail. Faites en sorte qu’ils s’en souviennent pour les bonnes raisons. Un début positif construit la confiance, le sentiment d’appartenance, et facilite l’intégration du nouvel arrivant dans l’organisation.
Première semaine : l’atelier pratique
Donneriez-vous une caméra à quelqu’un en attendant un film primé sans lui donner la moindre consigne ? Bien sûr que non, ce serait insensé. Il en va de même pour l'intégration de votre nouvelle recrue, qui découvre progressivement son environnement dans votre entreprise.
Comment procéder : Cette semaine est consacrée à la formation structurée. Que ce soit grâce à un logiciel d’onboarding, à la compréhension des processus de l’entreprise, ou à l’art de maîtriser la machine à café, assurez-vous d’établir un plan. Désignez une personne référente pour répondre à toutes les questions et intégrez des tâches réelles afin de rendre la formation concrète. Vous devriez également fournir une liste de contrôle pour les nouvelles recrues afin qu’elles puissent suivre leur progression.
Vous aurez également besoin d’une liste de contrôle d’onboarding pour vous-même, comprenant :
- Présentez-leur les politiques et procédures de l’entreprise
- Expliquez-leur les avantages sociaux et ce qu’ils doivent faire pour faire leurs choix
- Faites-leur une visite des ressources utiles (intranet, centres de documentation centralisés, etc.)
- Présentez-leur les objectifs de l’entreprise
- Indiquez-leur à qui s’adresser pour toute question concernant des sujets clés, comme les formulaires RH, l’assistance informatique, ou la fourniture de bureau.
Pour les processus d’onboarding impliquant beaucoup de documents, envisagez d’utiliser des solutions de gestion documentaire pour simplifier la révision des documents pour vos nouveaux employés.
Pourquoi c’est un changement de paradigme : Cela permet d’éviter que la nouvelle recrue ait l’impression d’être jetée dans le grand bain sans bouée de sauvetage. Lui fournir les bons outils dès maintenant évite des difficultés par la suite. Selon Gallup, seulement 12 % des employés interrogés affirment que leur entreprise a « particulièrement bien » intégré les nouveaux employés. Ne ratez pas ce moment crucial pour créer un lien émotionnel et susciter l’enthousiasme chez votre nouvelle recrue.
Premier mois : faire régulièrement le point
Il est important de recueillir des retours, mais évitez surtout le contrôle surprise qui prend les nouveaux de court. Adoptez plutôt une approche détendue, sous la forme d’une conversation amicale autour d’une boisson adaptée au contexte professionnel.
Les trente premiers jours peuvent être déstabilisants pour un·e nouvel·le employé·e, donc il ne faut pas attendre d’eux une productivité digne d’un vétéran dès le départ.
En fait, Gallup estime qu’il faut généralement environ 12 mois aux nouveaux employés pour atteindre leur plein potentiel de performance dans leur poste. Ce n’est donc clairement pas le moment de perdre patience.
Comment procéder : Planifiez un point pour récolter leurs retours. Discutez de leurs expériences, difficultés et succès. Donnez des retours constructifs et sollicitez leur avis sur le processus d’onboarding ainsi que sur leur compréhension des attentes et des objectifs pour leur poste à l’avenir.
Pourquoi c’est précieux : Cela permet d’ajuster leur trajectoire dès le début et montre que leur progression et leur bien-être sont vos priorités. Si à cette étape votre nouvelle recrue n’a pas encore d’objectifs clairs, élaborez-en ensemble afin de leur donner des directions concrètes à suivre.
Et après : mesurer et gérer la performance
Votre série préférée ne s’est pas arrêtée à la première saison, n’est-ce pas ? On espère que ce sera aussi le cas pour vos employés qui franchissent la période d’essai et abordent maintenant des sujets comme les objectifs de développement et les indicateurs clés de performance (KPI).
Comment procéder : Les points réguliers ne servent pas qu’aux échanges agréables. Profitez-en pour discuter de leurs objectifs, de leurs idées pour les atteindre, des stratégies et tactiques qui les aideront à répondre à leurs KPI ainsi que des soutiens dont ils pourraient avoir besoin.
Les rendez-vous réguliers sont l’occasion idéale de fixer des standards de travail, d’évaluer la progression et de gérer la performance au-delà de la simple évaluation annuelle. C’est aussi le moment de présenter à l’employé un programme de mentorat à long terme ou de faire connaître d’autres opportunités de développement.
Pourquoi c’est la clé du succès : Cela permet d’approfondir l’engagement des collaborateurs, en veillant à ce que la nouvelle recrue ne soit pas oubliée après la phase d’intégration. Il s’agit de faire durer la relation, de leur montrer qu’ils sont valorisés non seulement au début, mais pendant toute leur aventure chez vous.
Clés pour optimiser l’onboarding
Pour rationaliser l’intégration de vos nouveaux collaborateurs et offrir la meilleure expérience possible, vous devrez concentrer vos efforts sur quelques domaines clés sur lesquels vous avez la main.
Communication claire
Personne n’aime jouer aux devinettes. Clarifiez vos attentes, les rôles et les processus dès le début, et élaborez une stratégie de communication par email pour leurs premiers jours.
Préparez des modèles d’email pour les interactions clés, qu’il s’agisse de messages de bienvenue, d’informations à communiquer aux nouvelles recrues ou d’e-mails présentant les valeurs, produits et histoire de l’entreprise. Quand c’est possible, intégrez l’automatisation dans vos pratiques d’onboarding afin que certaines étapes se lancent sans intervention du manager ou d’un membre de l’équipe.
Personnalisation : Chacun est différent. Un employé peut apprécier une approche pratique, tandis qu’un autre préfère s’immerger dans un manuel à son propre rythme. Les deux options sont valables, mais il faut avoir créé le contenu adapté à chacune de ces expériences.
Travaillez avec vos équipes marketing et formation/développement pour créer des personas et concevoir les types de contenus nécessaires pour répondre aux besoins de votre public cible.
Formation structurée
Ce n’est pas le moment d’improviser. Proposez des programmes de formation structurés et bien organisés qui éliminent les obstacles liés à la technologie, aux processus et aux sources de données.
Pour améliorer l’engagement des employés, il est également bénéfique d’organiser des formations en petits groupes pour les nouvelles recrues, ou de proposer des sessions animées en direct par d’autres membres de l’équipe, afin d’aider votre nouveau personnel à établir plus facilement des liens personnels.
Engagement
Gardez leur attention. Des sessions interactives, des activités de team building ou même un déjeuner surprise peuvent rendre l’expérience plus dynamique.
Retour d’information
Nous le répétons souvent en RH : les retours sont essentiels. Mais cela doit paraître comme faisant naturellement partie de votre culture dès le début. Les échanges à double sens ne se créent pas en vase clos. Si les autres employés que rencontre votre nouvelle recrue peuvent vous aider à promouvoir et incarner une culture du feedback, il y a beaucoup plus de chances d’en retirer quelque chose de significatif.
De votre côté, soyez également intentionnel dans la façon dont vous accueillez leurs retours. Montrer que vous êtes prêt à écouter leurs idées et à agir en conséquence instaurera la confiance que cela sera le cas dans les autres étapes de leur parcours dans l’entreprise.
Automatisation
Vous souhaiterez garantir aux nouvelles recrues une intégration fluide en automatisant l’attribution des tâches, l’accès aux ressources numériques et le suivi de progression pour que tout reste dans les temps.
Un système de workflow RH peut être utilisé pour fluidifier l’intégration des employés : automatiser l’attribution des tâches, suivre la remise des documents, et offrir aux nouvelles recrues un portail centralisé pour la formation et les ressources.
Meilleures pratiques pour optimiser l’onboarding
Impossible de parler d’optimisation de l’onboarding sans aborder quelques meilleures pratiques d’intégration.
Si elles ne sont pas en place, le parcours d’intégration risque de ne pas refléter la culture de votre entreprise ni de transmettre votre vision au nouvel employé pour son rôle.
Le système de binôme/mentor
Découvrir une nouvelle entreprise peut donner l’impression de voyager dans une nouvelle ville avant l’arrivée du GPS. Un système de binôme ou de mentor donne à votre nouvelle recrue un guide local et une carte pour l’aider à s’orienter dans ce nouvel environnement.
Des analystes de données de Microsoft écrivant pour la Harvard Business Review ont révélé que plus un binôme d’intégration rencontrait une nouvelle recrue, plus celle-ci estimait devenir rapidement productive.
- 56 % des nouvelles recrues ayant rencontré leur binôme au moins une fois dans les 90 premiers jours ont indiqué que ce binôme les avait aidées à devenir rapidement efficaces dans leur fonction.
- 73 % pour celles qui se sont rencontrées deux à trois fois.
- 86 % pour celles qui se sont vues entre quatre et huit fois.
- 97 % pour celles qui se sont rencontrées plus de huit fois.
Comment l’implémenter : Associez chaque nouvel arrivant à un collaborateur expérimenté qui connaît la structure de l’entreprise et dispose d’un réseau interne solide. Ce mentor doit être accessible et motivé à aider.
Prévoyez des échanges réguliers entre les deux, surtout durant les premières semaines, afin que la nouvelle recrue dispose d’un espace pour poser toutes ses questions, même les plus « évidentes », sans hésitation.
Pourquoi c’est un atout majeur : Cette relation garantit à la nouvelle recrue une personne de référence à qui s’adresser pour des réponses rapides, des conseils, ou même juste pour discuter des meilleurs cafés du secteur. Cela favorise le sentiment d’appartenance et accélère l’intégration.
Tirer parti des technologies modernes pour l’onboarding
Des visites virtuelles interactives aux modules de formation ludifiés, la technologie peut enrichir l’expérience d’intégration et représente un moyen relativement simple d’accroître rapidement le ROI de l’onboarding.
Pour commencer, intégrez un élément qui favorise la socialisation. Si votre entreprise utilise une plateforme de communication comme Slack, je recommande une intégration simple comme Donut.
Ce type de technologie de rencontres organisées peut inciter la personne à tisser des liens avec des collègues qu’elle n’aurait peut-être pas l’occasion de croiser dans son quotidien professionnel.
Comprendre le rôle de la personne en face d’eux les aidera à saisir un autre aspect de l’entreprise et à voir les possibilités de collaborer entre départements et disciplines.
Ensuite, il est conseillé d’investir dans des outils d’intégration qui complètent et digitalisent votre processus d’onboarding, offrant la même expérience aux nouveaux employés qu’ils soient au bureau ou en télétravail.
Les plateformes d’apprentissage ludiques peuvent rendre un contenu dense plus digeste, tandis que les outils de réalité virtuelle (VR) peuvent proposer des visites de bureau immersives ou des simulations de scénarios professionnels réels.
Les applications de réalité augmentée (AR) pourraient superposer des informations utiles à la vue réelle, par exemple en indiquant différents départements dans un grand bureau.
À mesure que ces technologies deviennent plus sophistiquées et intégrées à la vie quotidienne, les inclure dans votre processus garantit que celui-ci est non seulement à jour mais aussi polyvalent.
En particulier dans des situations de télétravail, les outils technologiques peuvent combler les écarts et simuler des interactions en personne.
L&D dès le départ : Favoriser la croissance dès le premier jour
La formation et le développement sont une priorité majeure pour de nombreuses entreprises grâce à leur impact sur la fidélisation des employés et leur capacité à répondre aux besoins en compétences de l’organisation.
Le rapport 2023 sur l’apprentissage au travail de LinkedIn Learning a montré que les efforts L&D aident les organisations à devenir plus résilientes face aux changements du marché des talents. Pour cette raison, de plus en plus de professionnels du L&D travaillent directement avec les CHRO et les PDG.
D’un point de vue onboarding, attendre qu’un nouvel employé « prenne ses marques » avant de l’initier à la formation, c’est comme attendre qu’une plante pousse avant de l’arroser.
Comment semer les graines : Commencez avec une feuille de route claire des compétences et connaissances dont le nouvel embauché aura besoin à court et à long terme. Intégrez cela au processus d’onboarding, afin qu’il soit exposé à des cours, ateliers et formations pertinents dès le départ.
Investir dans le développement d’un nouvel employé dès le premier jour accélère non seulement son acquisition de compétences, mais montre aussi que l’entreprise accorde de l’importance à sa progression. Associée à une rémunération et à des avantages compétitifs, cette démarche proactive se traduit par une meilleure satisfaction au travail, de meilleures performances et une fidélisation accrue.
Évaluer le succès de l’onboarding
Le succès ne se limite pas à un ressenti ; il se mesure par la donnée. Alors, comment évaluer le succès de l’onboarding ?
Vous avez peut-être ajouté une touche de dynamisme et d’expertise à votre parcours d’intégration, mais une question demeure : comment savoir avec certitude si cela fonctionne ?
Comme le dit l’adage, « ce qui se mesure se gère ». Des indicateurs définis, qu’il s’agisse des taux d’accomplissement des tâches, du délai jusqu’à la productivité ou du traditionnel questionnaire d’onboarding, en diront long sur l’efficacité de vos efforts d’intégration. Plus les nouveaux employés performent bien sur ces indicateurs, plus les taux de fidélisation augmentent.
Une fois ces métriques comprises, il faudra également examiner le niveau d’engagement des nouveaux collaborateurs. Un employé engagé ne fait pas que pointer ses heures ; il est impliqué, enthousiaste et concerné.
Même si chacun a son propre style de communication et sa personnalité, la participation aux réunions, aux ateliers ou à toute activité d’entreprise facultative peut indiquer le degré d’engagement d’un salarié.
Analysez l’interaction des nouveaux arrivants avec les supports et plateformes L&D et la manière dont ils documentent l’accomplissement de leurs tâches d’onboarding. Un engagement élevé signifie souvent que le nouveau venu ressent un sentiment d’appartenance et de raison d’être, deux caractéristiques d’une bonne intégration.
Vous pouvez aussi recueillir le retour des mentors que vous affectez aux nouveaux collaborateurs. Cela vous permettra de mieux comprendre l’impact de votre programme de mentorat et d’obtenir le point de vue de quelqu’un qui perçoit la personne et son expérience différemment.
Prévoyez des réunions de débrief régulier avec le mentor pour vous assurer d’obtenir du feedback quand c’est nécessaire.
À long terme, vous pouvez observer la progression et la promotion des nouvelles recrues. Analysez les délais et étudiez la progression de certains groupes d’employés ayant suivi une même version de votre parcours d’intégration, que ce soit au sein de leur service ou dans l’acquisition de nouvelles compétences. Ces comportements signalent souvent qu’une base solide a été posée lors de l’intégration.
Exemple d’un mauvais onboarding
J’ai déjà vécu une très mauvaise intégration. Le premier jour, je me suis présenté au bureau des ressources humaines, j’ai rempli quelques formulaires, reçu un livret intitulé « Manuel de l’employé : Procédures et politiques de l’entreprise », puis on m’a accompagné à mon nouveau poste de travail.
Il y avait un post-it avec des identifiants de connexion, mais rien de plus. Pas de présentation à mes nouveaux collègues, pas de visite des locaux, pas de planning pour la journée, et surtout aucune indication sur ce que je devais faire une fois connecté.
L’heure du déjeuner est arrivée. Je ne savais pas où se trouvait la salle de pause où l’on pouvait manger ni quel était le protocole pour le repas. Suis-je censé attendre quelqu’un lors de mon premier jour ? J’avais apporté mon déjeuner, mais devais-je essayer de sortir avec ces personnes que je ne connaissais pas encore ? À la fin de la journée, je me sentais isolé et submergé, et je remettais en question ma décision de rejoindre l’entreprise.
Au cours des semaines suivantes, j’ai eu du mal avec des attentes de poste floues, j’ai peiné à comprendre le jargon de l’entreprise et j’ai souvent découvert des informations importantes trop tard ou par hasard.
Ma deuxième semaine, j’ai appris l’existence d’une réunion hebdomadaire cruciale quand un collègue l’a évoquée par hasard, découvrant ainsi que je l’avais en réalité déjà manquée la semaine précédente.
Il n’y avait pas de plan 30/60/90 jours pour m’intégrer progressivement, ni de suggestions ou planifications automatisées d’évènements clés ou de sessions de formation. On m’avait tout simplement lancé dans le grand bain, à moi de trouver comment nager seul.
C’était plus ou moins comme cela que tout se passait là-bas. L’effet cumulatif était que je me sentais sous-utilisé, sous-évalué et constamment comme si je naviguais à l’aveugle, sans copilote ni contrôle du trafic aérien. Stressant, pour le moins.
Lorsque j’ai finalement quitté l’entreprise, j’ai pris un poste entièrement à distance dans une autre société qui m’a réservé une version numérique du même traitement.
À certains égards, l’intégration à distance était encore plus compliquée car il m’a presque fallu six mois pour comprendre ce que faisait l’entreprise au-delà de mes fonctions et comment je pouvais participer à ses efforts de génération de revenus.
Le résultat a été identique. Je me suis retrouvé à batailler avec la FAQ, à lutter, exactement comme avant, sauf que j’étais physiquement seul, chez moi, frustré et à agacer mon manager sur Slack ou à éplucher l’annuaire de l’entreprise pour savoir à qui demander de l’aide.
Depuis, j’ai vécu et aidé à concevoir des intégrations efficaces, avec des formations personnalisées, un système de binôme et un calendrier pour la réussite, sans parler d’une définition claire de ce à quoi ressemble la réussite pour moi dans mon poste.
La différence, en termes d’expérience collaborateur, est comparable à la différence entre une miche de pain au levain et un tas de farine renversé sur le sol du supermarché. Au minimum, une bonne intégration m’a évité de blanchir encore plus de la barbe, du moins pour quelque temps.
Conclusion
Rien ne prépare le terrain pour le parcours d’un salarié comme une intégration spectaculaire. C’est le lever de rideau pour ce collaborateur au sein de votre organisation.
Si les cappuccinos gratuits peuvent leur donner un coup de fouet et certains avantages de bureau les amuser un temps, c’est l’alliance harmonieuse de la compréhension, de l’engagement et de l’accompagnement continu qui permet vraiment aux gens de s’épanouir.
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