Documents d’Embauche : Guide Essentiel 2026

Finn Bartram

on May 8, 2026

La gestion des documents d'embauche est cruciale d'un point de vue conformité. Voici tout ce que vous et votre nouvel employé devez compléter.

TABLE OF CONTENTS Formulaires fédéraux et étatiques obligatoires Formulaires d'embauche standards Informations requises Meilleures pratiques Utilisation d'un employeur officiel (Employer of Record) Utilisation d'une organisation professionnelle d'employeurs

L'intégration d'un nouvel employé est un moment enthousiasmant. Vous avez décidé que vous vous appréciez mutuellement et êtes prêts à tenter l'aventure.

Cependant, avant de pouvoir aller plus loin (légalement), un certain nombre de documents administratifs doivent être remplis à la fois par l'organisation et le nouvel employé.

Que vous embauchiez votre premier employé ou votre centième, utilisez ce guide pour vous assurer que tout est bien présent et conforme.

Quels formulaires fédéraux et étatiques sont requis pour les nouvelles embauches ?

Formulaire I-9

Le formulaire I-9 est nécessaire pour vérifier l'identité du nouvel employé et son autorisation à travailler aux États-Unis. L'employé et l'employeur doivent chacun remplir des sections de ce formulaire.

Les employeurs doivent remplir un formulaire I-9 pour chaque travailleur dans les trois jours suivant sa date de début.

Aperçu du formulaire I-9

Le formulaire I-9 est divisé en trois sections principales :

Section 1 : Informations sur l'employé et attestation
Section 2 : Revue et vérification par l'employeur ou un représentant autorisé
Section 3 : Nouvelle vérification et réembauche (à remplir par les employeurs si nécessaire)

Section 1 : Informations sur l'employé et attestation

Qui la remplit : L'employé.
Ce qu'elle contient :
- Nom complet
- Autres noms utilisés (le cas échéant)
- Adresse (numéro et nom de la rue, numéro d'appartement, ville ou commune, État, code postal)
- Date de naissance
- Numéro de sécurité sociale américain (facultatif sauf si l'employeur participe à E-Verify)
- Adresse e-mail et numéro de téléphone (facultatifs)
- Attestation de citoyenneté ou statut d'immigration par la sélection de l'une des catégories suivantes :
  - Citoyen américain
  - National non-citoyen des États-Unis
  - Résident permanent légal
  - Étranger autorisé à travailler

Section 2 : Revue et vérification par l'employeur ou un représentant autorisé

Qui la remplit : L'employeur ou un représentant autorisé.
Ce qu'elle contient :
- Titre du document
- Autorité délivrante
- Numéro du document
- Date d'expiration (le cas échéant)
- L'employeur doit examiner physiquement les documents présentés par l'employé et signer et dater la section.

Section 3 : Nouvelle vérification et réembauche

Qui la remplit : L'employeur (quand nécessaire).
Ce qu'elle contient :
- Nouvelle vérification de l'autorisation de travail (pour les employés dont l'autorisation a expiré)
- Mise à jour des informations pour une réembauche

Documents acceptables pour vérifier l'identité et le droit au travail

Les employés doivent présenter des documents originaux qui prouvent à la fois leur identité et leur autorisation à travailler. Les documents sont répartis en trois listes :

Liste A : Documents attestant à la fois de l'identité et de l'autorisation à travailler
Liste B : Documents attestant uniquement de l'identité
Liste C : Documents attestant uniquement de l'autorisation à travailler

Exemples de documents acceptables

Liste A (identité et autorisation de travail)

Passeport américain ou carte de passeport américain
Carte de résident permanent ou carte d'enregistrement d'étranger (Formulaire I-551)
Document d'autorisation d'emploi (carte) contenant une photographie (Formulaire I-766)
Passeport des États fédérés de Micronésie (FSM) ou de la République des Îles Marshall (RMI) avec le formulaire I-94 ou I-94A indiquant une admission comme non-immigrant dans le cadre du Compact of Free Association entre les États-Unis et la FSM ou la RMI

Liste B (Identité uniquement)

Permis de conduire ou carte d'identité délivrée par un État ou un territoire extérieur des États-Unis, à condition qu'il contienne une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse
Carte d'identité délivrée par des agences ou entités gouvernementales fédérales, d'État ou locales, à condition qu'elle contienne une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse
Carte d'identité scolaire comportant une photographie
Carte d'inscription électorale
Carte militaire américaine ou dossier d'enrôlement

Liste C (Autorisation d'emploi uniquement)

Carte de numéro de compte de la sécurité sociale (sauf si elle précise que la carte n'est pas valable pour l'emploi)
Certificat de naissance à l'étranger délivré par le Département d'État des États-Unis (Formulaire FS-545)
Certificat de rapport de naissance délivré par le Département d'État des États-Unis (Formulaire DS-1350)
Original ou copie certifiée conforme d'un acte de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou un territoire extérieur des États-Unis portant un sceau officiel

Reçus acceptables

Les employés peuvent présenter certains reçus à la place d'un document des listes A, B ou C. Les reçus acceptables comprennent :

Un reçu pour la demande de remplacement d'un document perdu, volé ou endommagé (doit être remplacé dans les 90 jours)
La partie d'arrivée du formulaire I-94/I-94A portant un tampon temporaire I-551 et une photographie de la personne
La partie de départ du formulaire I-94/I-94A avec un tampon d'admission de réfugié non expiré

E-Verify

E-Verify est un système basé sur Internet qui permet aux entreprises de déterminer l'éligibilité de leurs employés à travailler aux États-Unis. Il compare les informations du formulaire I-9 d'un employé aux données du Département de la Sécurité intérieure américain et de l'Administration de la sécurité sociale pour confirmer l'autorisation d'emploi.

Employeurs participants à E-Verify : Doivent créer un dossier pour chaque nouvel employé dans les trois jours ouvrables suivant le début du travail.
Responsabilités des employés : Les employés peuvent être tenus de fournir des informations ou des documents supplémentaires si une discordance (Non-confirmation provisoire) est détectée pendant le processus de vérification.

Notes importantes

Les employés doivent remplir et signer la section 1 du formulaire I-9 au plus tard le premier jour d'emploi.
Les employeurs doivent remplir la section 2 en examinant la preuve de l'identité et de l'autorisation d'emploi dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour de travail de l'employé.
Le reverrouillage (section 3) n'est requis que si l'autorisation d'emploi ou la documentation de l'employé a expiré.

Formulaire W-2

Le formulaire W-2, officiellement intitulé « Wage and Tax Statement », est un formulaire utilisé aux États-Unis pour déclarer les salaires versés aux employés et les impôts retenus sur ces salaires. Il s'agit d'un document essentiel pour les employeurs et les employés, principalement utilisé pour la déclaration fiscale.

Principaux éléments du formulaire W-2

Informations personnelles de l'employé : Nom, adresse et numéro de sécurité sociale.
Informations de l'employeur : Nom de l'employeur, adresse et numéro d'identification de l'employeur (EIN).
Salaires, pourboires et autres rémunérations : Montant total des salaires imposables, pourboires et autres compensations versés à l'employé.
Impôt fédéral sur le revenu retenu : Montant total de l'impôt fédéral sur le revenu retenu sur la paie de l'employé.
Salaires soumis à la sécurité sociale et impôt retenu : Montant des salaires soumis à la taxe de sécurité sociale et montant correspondant d'impôt retenu.
Salaires soumis à l'assurance-maladie et impôt retenu : Montant des salaires soumis à la taxe Medicare et montant correspondant d'impôt retenu.
Informations fiscales de l'État et locales : Salaires soumis aux taxes d'État et locales et montants d'impôts retenus correspondants.

Distribution et dépôt

Responsabilités de l’employeur :
- Fournir des copies aux employés : Les employeurs doivent remettre aux employés une copie de leur W-2 avant le 31 janvier de l’année suivante. Cela leur laisse suffisamment de temps pour utiliser les informations lors de la déclaration de leurs propres impôts.
- Soumettre à la Social Security Administration (SSA) : Les employeurs doivent également transmettre le formulaire W-2 à la SSA avant la fin janvier. La SSA utilise ces informations pour calculer les prestations de sécurité sociale.
- Autorités étatiques et locales : Selon les réglementations des États et des collectivités locales, les employeurs peuvent aussi devoir transmettre le formulaire W-2 aux autorités fiscales locales et étatiques concernées.
Responsabilités des employés :
- Utilisation pour la déclaration de revenus : Les employés utilisent les informations du formulaire W-2 pour remplir leurs déclarations de revenus fédérales, étatiques et locales. Ce formulaire fournit les données nécessaires sur leurs revenus et les impôts prélevés.
- Conservation pour les archives : Les employés doivent conserver leurs formulaires W-2 pour leurs dossiers, car ils pourraient en avoir besoin pour référence ultérieure, surtout si des questions sur la déclaration de revenus se posent.

Importance du formulaire W-2

Déclaration de revenus : Il est essentiel pour les employés de remplir correctement leur déclaration de revenus.
Vérification : L’IRS et les autres autorités fiscales l’utilisent pour vérifier les revenus et les prélèvements déclarés par les employés.
Calcul des prestations : La SSA utilise les données du formulaire W-2 pour calculer les prestations de sécurité sociale.

Dates limites

Pour les employeurs : 31 janvier (aux employés et à la SSA).
Pour les employés : Utilisation avant le 15 avril (date limite de déclaration d’impôt pour la plupart des particuliers).

Formulaire W-4

Le formulaire W-4, officiellement intitulé « Certificat de retenue de l’employé », est utilisé par les employés aux États-Unis pour informer leur employeur de leur situation fiscale. Ce formulaire détermine le montant de l’impôt fédéral sur le revenu à retenir sur le salaire d’un employé.

Éléments clés du formulaire W-4

Informations personnelles :
- Nom complet
- Numéro de sécurité sociale
- Adresse
- Statut de déclaration (Célibataire, Marié déclarant ensemble, Chef de famille, etc.)
Plusieurs emplois ou conjoint travaillant :
- Les employés ayant plusieurs emplois ou dont le conjoint travaille peuvent ajuster leur retenue en conséquence. Cette section aide à garantir que le bon montant d’impôt est retenu lorsqu’il existe plusieurs sources de revenus.
Déclaration des personnes à charge :
- Les employés peuvent déclarer des personnes à charge, ce qui peut réduire le montant d’impôt retenu sur leur salaire. Le formulaire comprend des instructions pour calculer le montant total associé aux personnes à charge.
Autres ajustements :
- Revenus supplémentaires (autres que salaires) : Les employés peuvent inclure d’autres sources de revenus, telles que les intérêts, dividendes ou retraites, afin d’augmenter le montant retenu.
- Déductions : Si les employés prévoient de déclarer d’autres déductions que la déduction standard, ils peuvent les prendre en compte pour réduire leur retenue.
- Retenue supplémentaire : Les employés peuvent indiquer un montant additionnel à retenir sur chaque salaire s’ils anticipent devoir payer plus d’impôts.
Signature et date :
- Le formulaire doit être signé et daté par l’employé pour être valide.

Objectif du formulaire W-4

Retenue fiscale précise : Aide les employeurs à prélever le bon montant d’impôt fédéral sur le revenu sur les fiches de paie des employés. Une retenue correcte permet d’éviter que les employés aient un solde important à régler lors de leur déclaration annuelle.
Planification fiscale : Permet aux employés d’ajuster leur retenue afin de mieux correspondre à leur charge fiscale prévue, contribuant ainsi à la gestion financière au fil de l’année.

Quand remplir ou mettre à jour le formulaire W-4

Nouvel emploi : Lorsqu'ils commencent un nouvel emploi, les employés doivent remplir le formulaire W-4 pour leur employeur.
Changements de vie : Les employés doivent mettre à jour leur formulaire W-4 s'ils connaissent d'importants changements de vie susceptibles d’affecter leur situation fiscale, tels qu’un mariage, un divorce, la naissance d’un enfant ou une modification significative des revenus.
Ajustements fiscaux : Si les employés constatent qu’un montant trop élevé ou trop faible d’impôts est prélevé à la source, ils peuvent soumettre un nouveau formulaire W-4 à leur employeur afin d’ajuster ce montant.

Formulaires fiscaux d'embauche d'État

Bien que non exigé dans chaque État, certains États imposent aux travailleurs de remplir un formulaire W-4 spécifique à l’État.

Au moment de la rédaction, 41 États exigent un formulaire W-4 de l’État. Si vous embauchez des employés à distance, il est important de comprendre et de respecter leurs directives fiscales locales.

Déclaration d'embauche d'État

Certains États ont des exigences de déclaration des nouvelles embauches qui obligent les employeurs à signaler des informations au sujet des nouveaux employés ou des employés réembauchés à une agence d’État désignée.

Bien que les exigences spécifiques varient selon l’État, voici quelques éléments courants et exemples :

Californie

Délai de déclaration : Dans les 20 jours suivant le premier jour de travail de l’employé.
Informations requises : Nom, adresse, numéro de Sécurité sociale et date de début de l’employé ; nom, adresse et FEIN de l’employeur.
Méthodes de déclaration : En ligne via le site du Département du développement de l'emploi (EDD), courrier ou fax.
Pénalités : Jusqu’à 24 $ pour chaque défaut de déclaration d’une nouvelle embauche, et jusqu’à 490 $ en cas de collusion avec l’employé pour ne pas déclarer.

Texas

Délai de déclaration : Dans les 20 jours calendaires suivant la date d’embauche.
Informations requises : Nom, adresse, numéro de Sécurité sociale et date de début de l’employé ; nom, adresse et FEIN de l’employeur.
Méthodes de déclaration : En ligne via le programme de déclaration des nouvelles embauches du Procureur Général du Texas, courrier, fax ou EDI.
Pénalités : Amendes allant jusqu’à 25 $ pour chaque nouvelle embauche non déclarée, et jusqu’à 500 $ en cas de collusion avec l’employé pour ne pas déclarer.

New York

Délai de déclaration : Dans les 20 jours suivant la date de début de l’employé.
Informations requises : Nom, adresse, numéro de Sécurité sociale et date de début de l’employé ; nom, adresse et FEIN de l’employeur.
Méthodes de déclaration : En ligne via le Département de la fiscalité et des finances de l’État de New York, courrier ou fax.
Pénalités : Amendes allant jusqu’à 20 $ pour chaque défaut de déclaration d’une nouvelle embauche.

Floride

Délai de déclaration : Dans les 20 jours suivant le premier jour de travail de l’employé.
Informations requises : Nom, adresse, numéro de Sécurité sociale et date de début de l’employé ; nom, adresse et FEIN de l’employeur.
Méthodes de déclaration : En ligne via le Département des recettes de Floride (Florida Department of Revenue), courrier ou fax.
Pénalités : Les amendes pour non-conformité sont déterminées par le Département des recettes de Floride.

Illinois

Délai de déclaration : Dans les 20 jours suivant l’embauche ou la réembauche d’un employé.
Informations requises : Nom, adresse, numéro de Sécurité sociale et date de début de l’employé ; nom, adresse et FEIN de l’employeur.
Méthodes de déclaration : En ligne via le Département de la sécurité de l'emploi de l'Illinois (Illinois Department of Employment Security), courrier ou fax.
Pénalités : 15 $ par employé pour défaut de déclaration et 500 $ si l’omission résulte d’une collusion entre l’employeur et l’employé.

Formulaires standards mais non légalement obligatoires pour les nouvelles embauches

En plus des formulaires fédéraux et d’État obligatoires, vous souhaiterez probablement que le nouvel employé prenne connaissance et signe certains documents.

Lettre d’offre

Une lettre d’offre est un document officiel de l’employeur à un employé potentiel, qui détaille les conditions d’emploi, y compris l’intitulé du poste, le salaire et la date de début, et confirme l’offre d’emploi.

Contrat de travail

Un contrat de travail est un accord juridiquement contraignant entre un employeur et un salarié qui précise les termes et conditions de l'emploi, y compris les fonctions, la rémunération et la durée de l'emploi.

Accusé de réception du livret d'accueil

Un formulaire signé par les employés pour confirmer qu'ils ont reçu, lu et compris le manuel de l'employé de l'entreprise et qu'ils s'engagent à respecter ses politiques.

À lire également : Meilleurs logiciels de livret d'accueil (au cas où vous auriez besoin d’aide pour gérer toutes vos politiques RH de façon plus évolutive !)

Autorisation de dépôt direct

Une autorisation de dépôt direct est un formulaire rempli par l'employé afin de donner son consentement à l'employeur pour virer son salaire directement sur son compte bancaire. Vous devrez également collecter leurs coordonnées bancaires.

Informations de contact en cas d'urgence

Données fournies par un employé, comprenant les noms et coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence sur le lieu de travail.

Accusés de réception des politiques

Les accusés de réception des politiques sont des formulaires que les employés signent pour confirmer qu'ils ont lu, compris et s'engagent à respecter certaines politiques de l'entreprise.

Formulaires d'avantages sociaux

Documents que les employés remplissent pour s'inscrire aux avantages fournis par l'entreprise, tels que l'assurance santé, les régimes de retraite et d'autres programmes d'avantages sociaux. Cela devient beaucoup plus simple avec un logiciel de gestion des avantages sociaux.

Questionnaire pour les nouveaux employés

Un questionnaire pour les nouveaux employés est un formulaire qui recueille des informations importantes auprès des nouvelles recrues, telles que des renseignements personnels, des expériences professionnelles précédentes et d'autres données pertinentes pour constituer leur dossier salarié.

Vous pouvez aussi profiter de l'occasion pour recueillir des informations plus ludiques comme les préférences alimentaires, afin de personnaliser le plan d’intégration de votre nouvelle recrue.

Informations à recueillir

Pour résumer, lors du recrutement d'une nouvelle personne, voici les informations que l’IRS indique comme nécessaires pour vos dossiers, ainsi que les formulaires à compléter :

Admissibilité du salarié à travailler aux États-Unis

Conformément aux directives de l'IRS, chaque employeur doit vérifier l'éligibilité de ses salariés à travailler aux États-Unis à l’aide du formulaire I-9, vérification d’admissibilité à l'emploi. Ce formulaire exige que les salariés présentent des documents acceptables prouvant à la fois leur identité et leur autorisation de travail.

Les employeurs doivent examiner et enregistrer ces documents afin d'être en conformité avec la législation fédérale sur l’immigration. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des sanctions et conséquences juridiques pour l’employeur.

L’IRS impose aux employeurs de recueillir un numéro de sécurité sociale (SSN) valide auprès de chaque salarié à des fins de déclaration fiscale.

Le SSN est essentiel pour déclarer correctement les salaires, calculer les taxes de sécurité sociale et Medicare, et garantir que les revenus sont bien crédités au dossier de sécurité sociale de l’employé.

Les employeurs sont responsables de la collecte, de la vérification et de l’utilisation du SSN dans les dossiers de paie, les déclarations fiscales et lors de l’émission des formulaires W-2 en fin d’année.

Retenue à la source du salarié

Les salariés doivent remplir le formulaire W-4, certificat de retenue à la source, afin d’indiquer à l’employeur leur situation fiscale, notamment l’état matrimonial, le nombre de personnes à charge et tout ajustement fiscal supplémentaire.

Ce formulaire est indispensable pour déterminer le montant correct d'impôt fédéral à retenir sur la fiche de paie du salarié.

Bonnes pratiques pour la paperasse à l'embauche

Un vrai travail de fourmi ! Cependant, tout est parfaitement gérable avec un minimum de préparation et en suivant ces bonnes pratiques :

Ajoutez à votre liste de contrôle d'intégration

Élaborez une liste de vérification d'intégration standardisée afin de garantir que tous les documents requis soient complétés et collectés. Cela permet de maintenir la cohérence et de s'assurer que rien n'est oublié.

Utilisez des outils numériques

Utilisez des formulaires électroniques et des signatures numériques autant que possible afin de rationaliser le processus, réduire les erreurs et faciliter la complétion des documents à distance par les nouveaux employés. La plupart des solutions logicielles d’onboarding incluent cette fonctionnalité.

Recevez des mises à jour et des conseils réguliers sur la conformité

Dans le cadre de votre rigueur en matière de conformité, tenez-vous informé des réglementations fédérales et régionales en rejoignant des réseaux de ressources humaines comme la SHRM. Votre conseiller juridique peut également vous guider.

Par exemple : les services Globalization Partners facilitent un processus d’intégration fluide et conforme, même pour des talents à l’international.

Anticipez les démarches

Essayez de finaliser toute la paperasse dès le premier jour ou, autant que possible, pendant la phase de pré-boarding (c’est-à-dire entre l’acceptation de l’offre et le premier jour). Cela permettra de rationaliser votre processus d’intégration lorsque le nouvel employé commencera réellement.

Organisez des sessions d’orientation

Animez une session d’orientation pour passer en revue les politiques importantes, les avantages et les procédures. Cela permet aux nouveaux employés de poser des questions et clarifie toute incertitude concernant les documents à remplir.

Créez un kit d’accueil

Préparez un kit d’accueil comprenant le manuel de l’employé, les politiques de l’entreprise, une liste de contacts clés et toute autre information utile pour aider les nouveaux collaborateurs à s’adapter à leur nouveau poste.

Vérifiez les données des employés de façon semi-régulière

Prévoyez une ou deux fois par an un temps dédié pour vérifier les données des employés et rechercher des incohérences, par exemple les personnes qui ne travaillent plus dans l’organisation ou des noms inconnus.

La plupart des solutions HRMS modernes disposent de portails en libre-service où les employés peuvent accéder à leurs informations et les mettre à jour.

Comment un employeur de référence aide-t-il à la gestion de la paperasse des nouvelles recrues ?

Un EOR agit comme employeur légal pour l’employé, même si celui-ci travaille dans une autre entreprise. L’EOR prend en charge des responsabilités telles que la paie, le respect des obligations fiscales, l’administration des avantages sociaux et la conformité juridique des employés (plus de détails dans notre article qu’est-ce qu’un EOR ?).

Ce dispositif est particulièrement courant lorsqu’une entreprise souhaite recruter des employés à l’international dans une région où elle ne possède pas d’entité juridique.

Voici quelques points clés sur la manière dont un EOR gère la paperasse liée aux nouvelles embauches :

Contrats et accords de travail : L’EOR est responsable de la rédaction et de la gestion des contrats de travail, en s’assurant qu’ils respectent les lois et réglementations locales du travail afin d’éviter les problèmes de mauvaise classification des employés.
Documentation fiscale : Il s’occupe des formulaires fiscaux nécessaires et de la documentation, afin de garantir que l’employé est correctement enregistré à des fins fiscales dans sa juridiction.
Adhésion aux avantages sociaux : L’EOR gère l’inscription des employés à divers programmes d’avantages sociaux, le cas échéant, tels que l’assurance santé, les régimes de retraite et autres avantages.
Conformité avec les lois locales : Un EOR garantit que toutes les pratiques d’emploi, y compris la paperasse liée à une nouvelle embauche, sont conformes aux lois du travail locales. Ceci est particulièrement important pour les entreprises qui recrutent des employés dans différents pays ou régions.
Processus d’intégration : Il facilite souvent le processus d’intégration, qui inclut non seulement la paperasse mais aussi la présentation des politiques, des procédures et de la culture de l’entreprise.
Mise en place de la paie : Le fournisseur EOR met en place la paie pour les nouvelles recrues, en s’assurant que toutes les informations pertinentes sont correctement traitées pour un paiement rapide et exact.
Confidentialité et sécurité des données : La gestion de données sensibles des employés exige le respect des réglementations sur la protection des données, ce que l’EOR assure dans le cadre de ses responsabilités.
Gestion des visas et permis de travail : Si la nouvelle recrue a besoin d’un visa ou permis de travail, l’EOR peut aider à obtenir et à gérer ces documents.

Comment une Organisation Professionnelle d’Employeurs aide à la gestion de la paperasse des nouvelles embauches

Une Organisation Professionnelle d’Employeurs gère généralement la paperasse liée aux nouvelles embauches dans le cadre de ses services. Un PEO conclut un arrangement de co-emploi avec une société, prenant ainsi en charge de nombreuses responsabilités et risques liés à l’employeur (plus de détails dans notre article qu’est-ce qu’un PEO ?).

Voici comment un PEO gère généralement la paperasse des nouvelles embauches :

Contrats et accords de travail : Les sociétés PEO aident à la création et à la gestion de contrats de travail conformes au droit du travail local, en s’assurant que toutes les exigences légales sont respectées.
Gestion des formulaires fiscaux : Elles s’occupent des documents fiscaux essentiels, tels que les formulaires W-4 pour la retenue d’impôt aux États-Unis, en s’assurant de la conformité avec les réglementations fiscales fédérales, étatiques et locales.
Gestion des avantages sociaux : Les PEO assurent souvent la gestion de l’inscription à l’assurance santé, aux régimes de retraite et autres avantages pour les employés, en prenant en charge toute la paperasse associée.
Conformité aux lois du travail : Garantir le respect des lois et réglementations du travail est une composante clé de la mission des PEO, ce qui s’étend à la gestion de la documentation des nouvelles embauches.
Processus d’intégration : Les PEO facilitent généralement le processus d’intégration, qui comprend le remplissage des documents nécessaires ainsi qu’une orientation sur les politiques et la culture de l’entreprise.
Enregistrement à la paie : Elles enregistrent les nouveaux employés dans le système de paie, s’occupant de toute l’administration salariale afin de garantir un paiement exact et ponctuel.
Confidentialité et sécurité des données : Les PEO gèrent les données sensibles des employés, respectent les lois sur la protection des données et veillent à la sécurité et à la confidentialité des informations personnelles.
Programmes de formation et de développement : Certains PEO peuvent également aider à mettre en place des programmes de formation et de développement pour les nouvelles recrues, y compris leur documentation et leur suivi.

Si vous n’êtes toujours pas certain des différences, consultez notre article pour en savoir plus sur la différence entre un PEO et un EOR.

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