La clé du succès se trouve dans les données
Au cours des dernières années, après avoir participé à une douzaine de projets de technologies RH, je peux affirmer une chose avec certitude : je n'ai pas encore rencontré une fonction RH 100 % axée sur les données.
Je vais commencer par préciser que cet article n’a pas pour but de réprimander les professionnels RH, mais vise plutôt à rendre la fonction RH plus précieuse et recherchée au sein de l’organisation. Il s’agit également de prouver que les business cases pour la Technologie RH sont plus faciles à justifier. Et lorsque la valeur des RH est reconnue, ils ne se contentent pas d’avoir une place à la table, ils sont invités à occuper la meilleure place à la table.
Alors, comment tout cela commence-t-il ? Avec ces 3 étapes simples :
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Documenter tous les processus
Commencez par documenter tous vos processus dans une compilation exhaustive de données détaillant les technologies utilisées, avec volumes, rapidité, personnes impliquées (y compris les fournisseurs et clients), entrées et sorties. Ceci est couramment appelé un diagramme SIPOC.
Cela ne devrait pas vous surprendre, mais si c’est le cas, c’est là que les RH doivent commencer. Peu importe si vous n’avez pas d’analyste métier, ni le logiciel approprié et les compétences ou une équipe de consultants vous fournissant des données de bench-marking sur la façon dont vos pairs procèdent.
Bien que tout cela rende le processus plus rapide et plus facile, une façon simple de commencer est de prendre une feuille de paperboard, des post-it et des stylos, et bien sûr des membres de l’équipe RH.
Une fois les processus métiers cartographiés, vous pouvez facilement les intégrer dans un organigramme MS Word ou dans n’importe quel logiciel de cartographie gratuit. L’idée est simple : une fois que l’entreprise et les RH savent comment les choses sont faites, qui fait quoi, combien de temps cela prend, ce qui entre et sort de chaque étape, et combien de fois le processus complet est répété, il devient facile de calculer ce qui suit :
- Combien de temps chaque étape prend
- Le coût des processus RH pour l’entreprise
- Ce qui peut être économisé grâce à la technologie
Inventaire des technologies
C’est sans doute l’une des étapes les plus simples que les fonctions RH peuvent réaliser dès maintenant, sans avoir besoin de recruter des consultants ou de ressources. Créez une table, un schéma ou une carte simple des technologies RH actuellement utilisées, de leur coût pour la fonction RH et l’organisation, et donc de qui en est le propriétaire.
Il n’y a pas d’autre façon de le dire : si vous ne disposez pas déjà de cette information, n’allez pas perdre du temps en réunions avec des consultants ou même des parties prenantes internes comme les équipes TIC, financières ou les utilisateurs finaux, car pour que ces parties prenantes s’engagent sérieusement dans la recherche de nouvelles technologies, ceci est un prérequis indispensable.
Calculer les coûts de personnel
Enfin, et non des moindres, au moins 75 % des coûts de la plupart des entreprises concernent les personnes. Il doit donc être facile d’intégrer cette information dans votre inventaire des processus, avec les coûts des personnes exécutant chaque étape.
Cela indiquera exactement à l’entreprise combien coûte chaque processus RH et le coût de son maintien. Cela ne devrait pas être un concept étranger aux RH. Le défi réside généralement dans la documentation des processus, ce qui nous ramène à l’Étape 1 ci-dessus !
Toutes ces étapes permettent de mesurer clairement les données liées aux personnes, aux processus, et à la technologie, qui ouvrent la voie à la prise de décisions éclairées par les données.
Un outil qui pourrait vous aider est un logiciel de gestion des notes de frais pour mieux comprendre comment chaque dollar est dépensé.
Si vous vous inquiétez des coûts de l’entreprise, privilégiez les ressources gratuites ou abordables. Un logiciel RH en open source propose souvent un plan gratuit et très flexible.
Conclusion
Connaître le véritable coût de fonctionnement de votre organisation commence par un inventaire complet. Sans cela, vous risquez d’ignorer des détails qui peuvent sembler anodins mais qui peuvent s’avérer préjudiciables à la réussite de votre entreprise. Découvrez comment un Analyste HRMS peut prendre facilement en charge toutes ces tâches, dans notre article ici.
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