Assurer la continuité des activités dans un environnement de permacrise
Le monde vit dans une « permacrise », définie comme « une période prolongée d'instabilité et d'insécurité », depuis au moins 2015.
Bien que des événements récents tels que le Brexit, la pandémie de COVID-19, l’Afghanistan, l’Ukraine et maintenant Israël viennent à l’esprit, de nombreux exemples sont antérieurs à ceux-ci, notamment des catastrophes naturelles qui se multiplient en raison du changement climatique, la crise financière mondiale, et l’instabilité politique causée par des événements tels que les manifestations suite à la mort de George Floyd ou le Printemps arabe.
À l'avenir, il est probable que le monde soit confronté à une combinaison de crises géopolitiques, environnementales, économiques et sanitaires avec une fréquence accrue et dans des délais plus rapprochés. Cela signifie que les menaces potentielles pour la continuité des activités risquent de se produire plus régulièrement.
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Qu’est-ce que la continuité des activités ?
La continuité des activités désigne la planification stratégique et tactique mise en place par une organisation pour s’assurer qu’elle peut poursuivre ses opérations pendant et après un événement perturbateur.
Cela implique d’identifier les opérations et systèmes critiques, puis de mettre en œuvre des plans et des mesures pour maintenir ou rétablir rapidement les fonctions essentielles de l’entreprise face à des perturbations imprévues, telles que des catastrophes naturelles, des cyberattaques ou d’autres crises.
Ce processus est essentiel pour minimiser les interruptions et les pertes financières tout en assurant la viabilité continue de l’entreprise.
La continuité des activités signifie mobilité
Les professionnels des ressources humaines et de la mobilité internationale sont bien aguerris à la gestion de crise et à la reprise après sinistre, car la formation est devenue plus nécessaire ces dernières années.
La rapidité est un élément crucial de la gestion de crise. Les professionnels RH doivent intégrer des considérations pratiques d’immigration et de mobilité dans leur plan d'action standard, s’assurer qu’il est à jour et testé sous stress.
Les recommandations générales pour la gestion de la continuité des activités se divisent en trois parties :
- Savoir à l’avance qui sont les parties prenantes clés ainsi que leurs rôles et responsabilités
- Disposer d’une répartition géographique des intervenants et des responsables au cas où certains seraient directement impactés et incapables d’assurer leur fonction
- La perfection peut être l’ennemie du bien. Il faut que ce soit suffisamment bon tant que les organisations sont agiles et capables de pivoter pour maintenir leurs opérations.
Les cinq domaines clés de la continuité des activités
Les données sont essentielles en période de crise
Ce qui est apparu clairement lors de scénarios où les employés doivent être évacués d’un pays vers un autre, c’est l’importance d’obtenir et de maintenir des informations clés sur les employés et leurs personnes à charge.
Vous avez besoin de ces informations pour pouvoir faire plusieurs choses :
- Identifier tous les employés concernés et évaluer les risques ainsi que considérer les options pour une évacuation immédiate pour la sécurité.
- Envisager des solutions à court et à long terme pour les lieux de travail.
- Prendre rapidement des mesures décisives pour relocaliser les employés.
De nombreuses organisations peuvent ignorer la nationalité de leurs employés, car ces données ne sont pas systématiquement collectées, la collecte d’informations pouvant parfois être perçue comme une atteinte à la vie privée. Cependant, en cas de crise, disposer des bonnes données est la clé de tout le processus.
Au moment où les entreprises cherchent à recueillir ces informations, il est essentiel qu'elles collectent également la nationalité des membres de la famille des employés, car ces données sont encore moins susceptibles d’être enregistrées.
Certaines nationalités sont, en réalité, plus faciles à déplacer rapidement que d’autres. Par exemple, les équipes de sécurité peuvent organiser des vols charters ou même des bateaux pour évacuer le personnel, mais dans une situation d’urgence, elles ne tiennent souvent pas compte de la nationalité des personnes concernées et de la question de savoir si elles pourront effectivement embarquer sur le vol ou entrer dans le pays de destination.
Il est essentiel que les professionnels chargés de la mobilité d’urgence des employés restent réalistes quant à ce qui est réellement réalisable au sein de leur organisation concernant la capacité des systèmes RH à maintenir une base de données fiable.
Il n'est peut-être pas nécessaire de disposer de toutes les données pour tout le monde à l’échelle mondiale, et cela peut d’ailleurs être empêché par la législation locale dans certaines juridictions. Mais avoir un plan clair sur les lieux où les préoccupations de sécurité sont les plus évidentes et s'assurer que les données de ces employés et de leurs personnes à charge sont disponibles facilitera grandement l'organisation des départs.
Par exemple, lors de la période précédant le Brexit, de nombreuses organisations ne disposaient pas de données sur les ressortissants britanniques en Europe ni sur les Européens au Royaume-Uni—elles n’en avaient tout simplement jamais eu besoin.
Cependant, compte tenu du délai, il y avait suffisamment de temps pour recueillir ces informations et prendre les mesures nécessaires afin de maintenir les statuts d’immigration et garantir la continuité des activités. Ce n’est pas le cas lors de situations vraiment urgentes, comme on a pu le voir ces dernières années en Ukraine et en Afghanistan.
Si vous utilisez un employeur officiel dans une certaine région, il y aura des risques à atténuer et des efforts de collaboration à organiser dans ce cadre.
Gestion des effectifs pendant une crise
Une stratégie de gestion des effectifs permet d'élaborer un plan pour mobiliser efficacement le personnel, assurer la continuité des activités et prendre des décisions éclairées face aux options disponibles.
Dans certains cas, cela ne nécessite pas nécessairement le déplacement effectif de tout le personnel hors du pays, mais il convient de prévoir un plan individualisé pour les employés spécifiques essentiels au maintien des opérations sur le site affecté.
Lors de l’analyse, une entreprise doit considérer les facteurs pertinents suivants, en collaboration avec ses spécialistes de l’immigration et son prestataire de mobilité internationale :
- Où le personnel peut-il se déplacer à très court terme pour des raisons de sécurité ? Quelles sont les destinations sans visa ou celles où ils peuvent obtenir un visa à l’arrivée ?
- Un individu peut-il y travailler à court ou à long terme ? Combien de temps faudra-t-il pour obtenir une autorisation de travail ?
- Comment rester informé des changements rapides et fréquents des réglementations sur l’immigration et les possibilités de déplacement ?
- Quelles sont les différentes considérations liées au travail à distance ? Par exemple, les visas Digital Nomad, à quelques exceptions près, ne représentent pas toujours des options exploitables lorsque le temps presse. Les entreprises et les employés doivent prendre en compte la notion d’établissement stable, ainsi que les obligations fiscales et sociales, etc.
- Quels sont les besoins en talents spécifiques dans les différentes implantations de l’entreprise ? Même si l’entreprise dispose d’une présence internationale, le profil des employés concernés peut ne correspondre qu’à certains endroits.
- Comment gérer les risques liés à l'envoi de personnel dans une zone de crise pour soutenir la réponse — par exemple, mobiliser des équipes de sécurité pour des évacuations en raison d’instabilités politiques observées ces dernières années en Irak, Syrie et Afghanistan.
- Quels sont les différents scénarios à envisager, comme ceux où tout déplacement serait impossible ?
- Si l'événement impacte la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise, quels obstacles réglementaires devront être surmontés et quels plans de contingence sont en place afin que les processus métiers ne soient pas entièrement perturbés.
Importance d’une main-d’œuvre prête à voyager
S’assurer que les personnes concernées soient prêtes à voyager dans la mesure du possible est essentiel pour une exécution fluide du plan de continuité des activités.
En plus de connaître les nationalités des personnes concernées, il est aussi indispensable de savoir quels visas valides elles possèdent déjà, car cela peut faciliter un déplacement immédiat.
Un ressortissant indien en Israël, par exemple, pourrait avoir peu d’options de déplacement, mais s’il dispose d’un visa Schengen valide, d’un ESTA pour les États-Unis, d’un visa de visiteur pour le Royaume-Uni, etc., un monde d’options s’offre alors à lui, du moins pour un départ et une mise en sécurité à court terme.
Concernant les destinations possibles pour les personnes concernées, il est préférable d’avoir dès le départ des lieux où elles peuvent non seulement se rendre, mais aussi continuer leur activité immédiatement.
Si cela ne s’avère pas possible, la meilleure alternative consiste à envisager les destinations qui leur sont accessibles sans visa et où il est possible de changer de statut d’immigration une fois sur place.
Parfois, cela peut impliquer une interruption de la continuité du travail si, par exemple, ils ne peuvent pas travailler tant qu’une demande n’a pas abouti. D’autres fois, cela peut signifier une période de travail depuis un hôtel ou un appartement plutôt qu’au bureau.
Par exemple, les Émirats arabes unis offrent un visa à l’arrivée à plus de 70 nationalités et permettent de transformer ce visa en visa de télétravail après l’arrivée.
Lors de la crise Russie-Ukraine, l’UE a rapidement mis en place le statut de protection temporaire pour les ressortissants ukrainiens, facilitant grandement la poursuite du travail une fois en sécurité. En revanche, lorsque certaines entreprises ont fermé leurs opérations en Russie et ont souhaité déplacer leur personnel, cela s’est avéré plus compliqué, avec moins d’options possibles.
Les employés doivent veiller à ce que leur passeport soit valide et dispose d’au moins six mois de validité restante. Ils doivent également avoir accès à leurs documents, tels que certificats de mariage, actes de naissance pour les enfants, diplômes, etc.
Les professionnels RH doivent intégrer ce message dans l’accueil et le suivi des collaborateurs étrangers, afin de s’assurer qu’ils disposent des bons documents au cas où un déplacement rapide deviendrait nécessaire.
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Fonctionnalités de géolocalisation ?
Comme mentionné précédemment, disposer de données précises et à jour est essentiel en situation de crise, mais il existe des limites quant à la qualité et à la quantité de ces données lorsqu'elles sont gérées manuellement.
Les entreprises peuvent, et le font, mettre en place des systèmes pour suivre les localisations de leurs employés afin d’assurer leur sûreté et sécurité, mais ces systèmes incluent généralement seulement le pays où ils se trouvent actuellement, et non l’emplacement spécifique dans ce pays.
Bien que les organisations connaissent probablement le lieu de travail habituel de leurs employés, elles ne savent pas nécessairement si ces derniers s’y trouvent au moment d’une urgence ou s’ils sont en déplacement. Au minimum, il convient de recommander aux employés de s’enregistrer auprès de l’ambassade de leur pays d’origine, en particulier s’ils se rendent dans un pays à haut risque.
En cas de catastrophe ou d’un autre type d’événement perturbateur, disposer d’informations de contact à jour pour l’employé et la capacité de suivre sa localisation grâce à la technologie de l’information peut s’avérer extrêmement utile pour gérer tous les défis relatifs aux effectifs.
Développez de façon proactive un plan de gestion de crise
Une approche structurée à l’échelle organisationnelle peut limiter de nombreux défis auxquels une entreprise pourrait être confrontée lors d’une crise. Les organisations, surtout celles opérant à l’échelle mondiale, gèrent continuellement une crise après l’autre. Un plan de gestion de crise permettra de :
- Augmenter la sensibilisation au risque et aider à une analyse des risques pour informer sur les points chauds et les actions à mener
- Aider l’organisation à s’adapter rapidement lors de situations d’urgence
- Aider les parties prenantes clés à agir rapidement
- Permettre la surveillance en temps réel et la connaissance de la situation, ce qui sera essentiel pour une prise de décision efficace afin de garantir le maintien des fonctions critiques de l’entreprise
- Réduire l’instabilité et l’incertitude chez les employés après une crise ayant impacté leur lieu de travail.
Dans l’ensemble, le plan de continuité des activités minimisera l’impact de la crise sur les employés concernés et facilitera la continuité de l’entreprise.
Dans le cadre de vos évaluations des risques, vous souhaiterez mener une analyse d’impact sur l’activité pour divers scénarios et organiser des exercices sur table afin d’aider votre équipe de gestion de crise à comprendre ses rôles et responsabilités pour garantir une bonne préparation et la mise en œuvre efficace de votre programme de continuité des activités.
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