Assurer la Continuité des Affaires dans un Environnement de Permacrise
Le monde vit dans une permacrise, définie comme « une période prolongée d’instabilité et d’insécurité », depuis au moins 2015.
Si des événements récents tels que le Brexit, la pandémie de COVID-19, l’Afghanistan, l’Ukraine, et à présent Israël viennent à l’esprit, de nombreux exemples leur sont antérieurs, y compris des catastrophes naturelles qui se multiplient en raison du changement climatique, la crise financière mondiale, et l’instabilité politique causée par des événements tels que les manifestations consécutives à la mort de George Floyd ou le Printemps arabe.
À l’avenir, il est probable que le monde connaisse une combinaison de crises géopolitiques, environnementales, économiques et sanitaires avec une fréquence et une succession accrues. Cela signifierait que les menaces potentielles à la continuité des activités surviendront de façon plus régulière.
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Qu’est-ce que la continuité des activités ?
La continuité des activités désigne la planification stratégique et tactique menée par une organisation pour s’assurer qu’elle puisse continuer à fonctionner pendant et après un événement perturbateur.
Cela implique d’identifier les opérations et systèmes critiques, et de mettre en œuvre des plans et mesures pour maintenir ou rétablir rapidement les fonctions essentielles de l’entreprise face à des perturbations imprévues, telles que des catastrophes naturelles, des cyberattaques ou d’autres crises.
Ce processus est essentiel pour minimiser les interruptions d’activité et les pertes financières, tout en assurant la viabilité continue de l’entreprise.
La continuité des activités rime avec mobilité
Les professionnels des ressources humaines et de la mobilité internationale sont bien formés à la gestion des crises et à la reprise d’activité, car la formation est devenue plus nécessaire ces dernières années.
La rapidité est un élément crucial de la gestion de crise. Les professionnels RH devraient intégrer des considérations pratiques d’immigration et de mobilité à leur plan d’action standard et s’assurer qu’il est à jour et éprouvé sous tension.
Les recommandations générales pour la gestion de la continuité des activités se divisent en trois volets :
- Identifier à l’avance les parties prenantes essentielles ainsi que leurs rôles et responsabilités
- Assurer une répartition géographique des intervenants et des personnes responsables, au cas où certains seraient directement touchés et dans l’incapacité d’assurer leur rôle
- La perfection peut être l’ennemie du bien. Il faut que ce soit suffisamment bien, tant que l’organisation reste agile et capable de s’adapter pour préserver l’activité.
Les cinq domaines clés de la continuité des activités
Les données sont essentielles lors d’une crise
Ce qui est devenu évident dans les situations où il faut évacuer des employés d’un pays vers un autre, c’est l’importance cruciale de collecter et conserver les données clés relatives aux employés et à leurs personnes à charge.
Cela est nécessaire pour permettre plusieurs actions :
- Identifier tous les employés concernés, évaluer les risques et envisager les options pour une évacuation immédiate en toute sécurité.
- Envisager des options de lieux de travail à court et long terme.
- Prendre des mesures rapides et décisives pour relocaliser les employés.
Beaucoup d’organisations ignorent la nationalité de leurs employés, car ces données ne sont pas toujours recueillies systématiquement, la collecte pouvant être perçue comme une atteinte à la vie privée. Cependant, en situation de crise, disposer des bonnes données est la clé de toute la démarche.
Lorsque les entreprises cherchent à recueillir ces informations, il est essentiel de recueillir également la nationalité des membres de la famille des employés, car cette donnée est encore moins souvent enregistrée.
Certaines nationalités sont, dans la pratique, plus faciles à déplacer rapidement que d’autres. Par exemple, les équipes de sécurité peuvent organiser des vols charters ou même des bateaux pour évacuer le personnel, mais dans un contexte d’urgence elles ne tiennent souvent pas compte de la nationalité des personnes concernées ni de la question de savoir si elles seront effectivement autorisées à embarquer ou à entrer dans le pays de destination.
Il est crucial que les professionnels chargés de la gestion d’urgence du déplacement des employés gardent une vision réaliste de ce qui est possible au sein de leur organisation en ce qui concerne la capacité des systèmes RH à conserver un référentiel de données.
Il n’est pas forcément nécessaire de disposer de toutes les données pour tous les employés à l’échelle mondiale, et cela peut d’ailleurs être interdit par la législation locale dans certains pays. Mais élaborer un plan précis sur les zones géographiques qui présentent les risques majeurs et s’assurer que les données concernant les employés concernés et leurs ayants droit soient disponibles est essentiel pour organiser les évacuations.
Par exemple, à l’approche du Brexit, de nombreuses organisations ne possédaient pas d’informations sur les ressortissants britanniques en Europe ou européens au Royaume-Uni : elles n’avaient jusque-là jamais eu besoin de les recenser.
Néanmoins, le calendrier a laissé le temps de collecter ces informations et de prendre les mesures nécessaires pour maintenir le statut d’immigration et assurer la continuité de l’activité. Ce n’est pas possible dans les situations d’urgence véritable, comme celles vécues ces dernières années en Ukraine et en Afghanistan.
Si vous faites appel à un employeur de référence dans une région donnée, il y aura des risques à anticiper et une coopération à organiser dans ce cadre.
Gestion de la main-d'œuvre en période de crise
Une stratégie de gestion de la main-d'œuvre permet d'élaborer un plan pour déplacer efficacement les effectifs, assurer la continuité des activités et prendre des décisions éclairées lors de l'étude des options disponibles.
Dans certains cas, cela ne nécessite pas toujours un déplacement effectif du pays pour tous les employés, mais l’élaboration d’un plan individualisé pour certains membres du personnel, essentiels à la poursuite des opérations sur le site concerné, devrait être réalisée.
Lors de l'analyse, une entreprise devrait considérer (en collaboration avec son prestataire de services d’immigration) les facteurs pertinents suivants :
- Où le personnel peut-il se rendre à court terme pour des raisons de sécurité ? Où se trouvent les destinations sans visa ou celles qui délivrent un visa à l'arrivée ?
- Est-il possible pour une personne d’y travailler à court ou long terme ? Combien de temps faudra-t-il pour obtenir une autorisation de travail ?
- Comment rester informé des évolutions rapides et fréquentes des réglementations d’immigration et des options de voyage ?
- Quelles sont les divers enjeux du travail à distance ? Par exemple, les visas de nomades digitaux, sauf exceptions, ne sont pas toujours des options utilisables lorsque le facteur temps est essentiel. Les entreprises et les employés doivent prendre en compte l'établissement permanent, les obligations fiscales et de sécurité sociale, etc.
- Quels sont les besoins spécifiques en talents dans les différents sites de l’entreprise ? Bien que la société puisse être présente à l’international, les compétences des salariés concernés peuvent ne correspondre qu’à certains pays.
- Comment gérer le risque lié au déplacement de personnel dans la zone de crise pour soutenir la réponse – par exemple, envoyer des équipes de sécurité pour appuyer des évacuations, comme lors des instabilités politiques vécues ces dernières années en Irak, Syrie ou Afghanistan.
- Quels sont les différents scénarios à anticiper, notamment ceux dans lesquels le déplacement n’est pas envisageable ?
- Si l’événement affecte la chaîne d’approvisionnement de l'entreprise, quels obstacles réglementaires devra-t-on surmonter et quels plans de contingence sont prévus afin d’éviter que les processus ne soient complètement interrompus ?
Importance d’une main-d’œuvre prête à voyager
S’assurer que les personnes concernées sont prêtes à voyager dans la mesure du possible est essentiel pour exécuter sans accroc un plan de continuité d’activité.
Outre la connaissance de la nationalité des personnes impactées, il est également indispensable de savoir quels visas valides elles détiennent déjà, car cela peut faciliter un départ immédiat.
Un ressortissant indien en Israël, par exemple, pourrait ne pas disposer de nombreuses options de voyage, mais s’il possède un visa Schengen valide, un ESTA pour les États-Unis, un visa de visite pour le Royaume-Uni, etc., un large éventail de possibilités s’offre alors à lui, du moins temporairement pour ses déplacements et sa sécurité à court terme.
Pour choisir la destination, il est préférable, dans un premier temps, d’identifier des lieux où ces personnes peuvent à la fois voyager et poursuivre immédiatement leur travail.
Si cela n’est pas possible, il convient alors d’opter pour des destinations acceptant l’entrée sans visa et permettant un changement de statut sur place.
Parfois, cela peut entraîner une interruption de la continuité du travail si, par exemple, la personne ne peut pas travailler tant que sa demande est en cours de traitement. D’autres fois, cela peut signifier de travailler temporairement depuis un hôtel ou un appartement plutôt qu’au bureau.
Par exemple, les Émirats arabes unis offrent un visa à l'arrivée pour plus de 70 nationalités et permettent la conversion de ce visa en permis de travail à distance après l'arrivée.
Dans le cas de la crise Russie-Ukraine, l’UE a rapidement mis en place le statut de protection temporaire pour les ressortissants ukrainiens, ce qui a grandement facilité la poursuite de l’activité professionnelle pour les personnes une fois arrivées dans un lieu sûr. Mais lorsque certaines entreprises ont fermé leurs opérations en Russie et cherché à relocaliser leur personnel, la situation était plus compliquée et les options, plus limitées.
Les employés doivent s’assurer que leur passeport est valide et comporte au moins six mois de validité restante. Ils doivent également pouvoir accéder à certains documents, comme des certificats de mariage, des actes de naissance pour les enfants, des diplômes, etc.
Les professionnels RH doivent intégrer ce message dans l’accueil et le suivi des salariés étrangers, afin de garantir qu’ils disposent des documents nécessaires pour voyager à tout moment.
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Fonctionnalité de géolocalisation ?
Comme mentionné précédemment, la qualité et l’actualité des données sont primordiales en temps de crise, mais il existe des limites à la qualité et à la quantité de ces données lorsque la gestion est manuelle.
Les entreprises peuvent, et le font, mettre en place des systèmes de suivi des localisations de leurs employés pour leur sécurité, mais ces systèmes n’incluent généralement que le pays de résidence et non l’endroit précis à l’intérieur du pays.
Bien que les organisations sachent probablement où travaillent leurs employés, elles ne savent pas toujours s’ils s’y trouvent actuellement lors d’une urgence ou s’ils sont en déplacement. Au minimum, il est recommandé que les employés déclarent leur présence auprès de l’ambassade de leur pays d’origine, en particulier s’ils voyagent dans un pays à haut risque.
En cas de catastrophe ou d’un autre type d’événement perturbateur, disposer d’informations de contact à jour pour l’employé ainsi que la capacité de suivre sa localisation grâce aux technologies de l’information peut s’avérer extrêmement utile pour surmonter d'éventuels défis en matière de gestion du personnel.
Élaborer de manière proactive un plan de gestion de crise
Une approche structurée au niveau organisationnel peut limiter de nombreux défis qu’une entreprise peut rencontrer durant une crise. Les organisations, en particulier celles opérant à l’échelle internationale, sont continuellement confrontées à des crises successives. Un plan de gestion de crise permettra de :
- Augmenter la sensibilisation aux risques et contribuer à une analyse des risques afin de déterminer les points chauds et les mesures à prendre
- Aider l’organisation à s’adapter rapidement en situation d’urgence
- Aider les parties prenantes clés à agir rapidement
- Permettre le suivi en temps réel et la connaissance de la situation, ce qui sera essentiel pour une prise de décision efficace et pour garantir le maintien des fonctions critiques de l’entreprise
- Réduire l’instabilité et l’incertitude parmi les employés à la suite d’une crise affectant leur lieu de travail.
Dans l’ensemble, le plan de continuité d’activité minimisera l’impact de la crise sur les employés concernés et facilitera la poursuite de l’activité.
Dans le cadre de vos évaluations des risques, il est important de réaliser une analyse d’impact sur l’activité pour divers scénarios et d’organiser des exercices sur table afin d’aider votre équipe de gestion de crise à comprendre ses rôles et responsabilités afin d’assurer la préparation et la bonne exécution de votre programme de continuité d’activité.
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