Externaliser les RH : avantages, stratégies et considérations

Qu’est-ce que l’externalisation des RH ?

L’externalisation des RH consiste à faire appel à un tiers, généralement un professionnel qualifié ou une agence RH, pour assurer une partie ou la totalité des fonctions de ressources humaines de votre entreprise.

De nombreuses entreprises se tournent vers des entreprises de RPO pour compléter leurs fonctions RH externalisées, notamment en matière de gestion du recrutement. Il s’agit souvent du juste milieu entre l’absence de service RH et une équipe RH interne.

Types d’externalisation des RH

Les organisations peuvent choisir d’externaliser une partie ou la totalité de leurs fonctions RH :

Organisation professionnelle d’employeurs (PEO)

Une PEO s’associe à une entreprise pour fournir des services RH complets, tels que la paie, la gestion des avantages sociaux, la conformité et la gestion des employés. 

La PEO agit en tant que co-employeur, ce qui signifie que l’entreprise et la PEO partagent certaines responsabilités légales à l’égard des employés.

Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleures PEO.

Employeur officiel (EOR)

Un EOR est une organisation tierce qui assume l’entière responsabilité légale des employés, notamment en matière de paie, d’impôts et de conformité au droit du travail.

Contrairement à une PEO, un EOR devient officiellement l’employeur sur le plan juridique, ce qui est souvent utilisé pour recruter sur des marchés étrangers.

Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleurs EOR.

Agences de recrutement temporaire

Spécialisés dans les travailleurs temporaires ou sous contrat, les prestataires de renforcement des effectifs prennent en charge le recrutement, l’intégration et la paie pour les postes à court terme. Ils peuvent être utilisés pour combler rapidement les besoins sans recruter de personnel permanent.

Agences de recrutement

Spécialisées dans la recherche et le placement de talents, ces cabinets de recrutement prennent en charge le processus de recrutement pour les postes permanents, notamment la recherche de candidats, la conduite des entretiens et, parfois, la gestion de certaines étapes de l’intégration.

Il existe plusieurs façons de s’associer à un prestataire pour externaliser le recrutement, notamment les agences de recrutement qui travaillent au succès, les prestataires rémunérés à la commission en fonction des embauches et ceux qui travaillent au forfait selon les postes à pourvoir et le délai nécessaire au recrutement.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur les meilleures entreprises d’externalisation des processus de recrutement.

RH à temps partagé

Il s’agit de recruter un professionnel RH expérimenté, généralement à temps partiel ou selon les besoins, pour gérer certaines fonctions RH de votre organisation.

Au lieu d’externaliser les RH auprès d’un prestataire offrant une gamme complète de services, vous « louez » essentiellement une partie du temps d’un expert RH, ce qui peut constituer une solution plus flexible et plus économique pour les petites et moyennes entreprises qui n’ont pas besoin de personnel RH à temps plein.

Prestataires de services gérés (MSP)

Généralement utilisés pour la gestion des effectifs temporaires, les MSP prennent en charge le recrutement, la gestion et la supervision des travailleurs temporaires et des prestataires répartis sur différents sites ou projets. Ils sont particulièrement utiles pour le recrutement en grand volume.

Cabinets de conseil

Les cabinets de conseil en RH offrent leur expertise dans des domaines spécialisés tels que la conformité, le développement du leadership, la conception organisationnelle et la gestion du changement.

Ils fournissent des conseils stratégiques ou prennent en charge des projets spécifiques plutôt que les fonctions RH quotidiennes.

Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleurs cabinets de conseil en RH ou des meilleurs cabinets de conseil en RH au Royaume-Uni.

Prestataires de services de paie

Entreprises spécialisées dans le traitement de la paie et la conformité, notamment les déclarations et retenues liées aux impôts sur la paie.

Cabinets de formation et de développement

Ces entreprises proposent des programmes de formation, du développement du leadership et le renforcement des compétences des employés. L’externalisation auprès d’un prestataire dédié peut garantir aux équipes l’accès à une formation cohérente et de haute qualité.

Entreprises d’administration des avantages sociaux

Ces cabinets se concentrent sur la gestion des avantages sociaux des employés, notamment l’assurance maladie, les régimes de retraite et les initiatives de bien-être, offrant souvent un meilleur accès aux avantages grâce aux économies d’échelle.

Prestataires de vérification des antécédents

Les entreprises spécialisées dans les services de vérification des antécédents peuvent aider à effectuer des vérifications préalables à l’embauche, telles que la recherche de casier judiciaire, la vérification des antécédents professionnels et les vérifications de solvabilité.

Quelles entreprises ont besoin d’externaliser leurs RH ?

L’externalisation des RH peut être une décision stratégique dans diverses situations. Voici quelques scénarios courants dans lesquels elle peut être bénéfique :

1. Ressources internes limitées : Si votre entreprise est petite ou ne dispose pas d’une équipe RH interne, l’externalisation peut prendre en charge des fonctions RH essentielles telles que la paie, l’administration des avantages sociaux et la conformité.
2. Croissance rapide : Pendant les périodes de croissance rapide ou d’expansion sur de nouveaux marchés, la gestion des tâches RH en interne peut devenir accablante. L’externalisation permet de gérer plus efficacement le recrutement, l’intégration et la conformité, ce qui est particulièrement utile sur de nouveaux marchés.
3. Gestion d’une conformité complexe : Lorsque l’on exerce ses activités dans plusieurs pays ou secteurs soumis à des réglementations strictes, l’externalisation auprès d’un partenaire RH connaissant les lois locales peut réduire les risques liés à la conformité.
4. Efficacité des coûts : Pour les petites organisations, les coûts liés à la création d’un service RH peuvent dépasser les avantages. L’externalisation peut être plus économique et permettre d’accéder à des professionnels expérimentés sans les frais généraux associés.
5. Se concentrer sur les activités principales de l’entreprise : Si les tâches RH consomment trop de temps et de ressources, l’externalisation permet à votre équipe de se concentrer sur les initiatives stratégiques plutôt que sur les tâches administratives.
6. Accès à l’expertise : L’externalisation de fonctions RH telles que les relations avec les employés, la gestion des performances ou les avantages sociaux peut donner accès à des connaissances spécialisées et à des bonnes pratiques qui ne sont pas toujours disponibles en interne.
7. Besoins temporaires ou saisonniers : Pendant les périodes de forte activité ou pour des projets à court terme, l’externalisation des RH peut aider à gérer efficacement le recrutement et l’administration d’une main-d’œuvre temporaire.
8. Amélioration des processus RH : Si les processus RH internes sont obsolètes ou inefficaces, l’externalisation peut introduire des outils, des technologies et des processus modernes qui améliorent la productivité.

Quelles fonctions l’externalisation des RH peut-elle prendre en charge ?

Les prestataires d’externalisation des RH proposent des services pour aider à gérer diverses fonctions RH, notamment :

• Recrutement
• Gestion de la paie
• Gestion des avantages sociaux
• Suivi du temps
• Assurance
• Formation
• Apprentissage et développement
• Gestion de la performance
• Relations avec les employés
• Services de transition des employés
• Vérification des antécédents et des références
• Services de dépistage de drogues pour les employés
• Accompagnement des employés (PAE, soutien en santé mentale).

Avantages et inconvénients de l’externalisation des RH

Comme la plupart des choses dans les affaires et dans la vie, l’externalisation des RH présente des avantages et des inconvénients.

Avantages de l’externalisation des RH

1. Réduction des coûts : L’externalisation des fonctions RH peut réduire les frais généraux, comme les salaires du personnel RH interne, l’accès à des systèmes avancés ou les pénalités et amendes.
2. Accès à l’expertise : Elle offre un accès à des professionnels RH expérimentés possédant des connaissances spécialisées dans des domaines tels que le recrutement, l’apprentissage et le développement, la gestion de la rémunération et les relations avec les employés.
3. Amélioration de la conformité : Les entreprises d’externalisation des RH connaissent bien les lois et réglementations du travail, ce qui contribue à réduire le risque de non-conformité et les pénalités associées.
4. Concentration sur l’activité principale : Elle libère des ressources internes, permettant à votre équipe de se concentrer sur des activités stratégiques qui contribuent directement à la croissance de l’entreprise.
5. Efficacité accrue : Les entreprises d’externalisation utilisent des technologies RH et des processus avancés, simplifiant des fonctions comme la paie, les avantages sociaux et la gestion de la performance.
6. Évolutivité : Les services RH peuvent être facilement ajustés en fonction de l’évolution des besoins de l’organisation, ce qui est particulièrement utile pendant les périodes de croissance rapide ou de réduction des effectifs.
7. Avantages pour les employés : L’externalisation peut donner accès à des avantages sociaux plus intéressants et plus économiques grâce à la capacité de l’entreprise prestataire à négocier avec les fournisseurs d’avantages sociaux.

Inconvénients de l’externalisation des RH

1. Perte de contrôle : L’externalisation signifie renoncer à une partie du contrôle des processus RH. Une préoccupation potentielle est qu’un prestataire externe puisse être moins réactif pour traiter les problèmes RH immédiats qu’une équipe interne.
2. Service moins personnalisé : Les prestataires externes peuvent ne pas comprendre pleinement la culture de l’entreprise ou les besoins spécifiques des employés, ce qui peut conduire à des solutions RH plus génériques.
3. Risques liés à la sécurité et à la confidentialité : Le partage de données sensibles sur les employés avec un prestataire tiers peut présenter des risques pour la sécurité et la confidentialité des données si la situation n’est pas gérée avec soin.
4. Éventuelles lacunes dans la communication : La collaboration avec un prestataire externe peut entraîner des retards de communication, notamment si le prestataire se trouve dans un autre fuseau horaire ou gère un grand nombre de clients.
5. Coûts cachés : Bien que l’externalisation puisse être économique, certains services peuvent entraîner des frais supplémentaires. Il est donc essentiel d’examiner attentivement les contrats afin d’éviter les dépenses imprévues.
6. Dépendance à l’égard du prestataire : Votre organisation peut devenir dépendante du partenaire d’externalisation, ce qui peut rendre difficile le retour à une équipe RH interne si nécessaire.

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Bonnes pratiques pour l’externalisation des RH

À la lumière de ce qui précède, j’ai pensé partager quelques bonnes pratiques pour vous aider à aborder efficacement l’externalisation des RH et à éviter les écueils.

1. Définir clairement les objectifs et le périmètre

Avant toute externalisation, identifiez les fonctions RH que vous souhaitez externaliser et pourquoi. Clarifiez les objectifs précis que vous cherchez à atteindre (par exemple, la réduction des coûts, une meilleure conformité ou l’accès à une expertise).

Par exemple : vous pouvez constater que les avantages de l’externalisation de la paie en valent la peine, tout en décidant de conserver d’autres fonctions RH en interne.

2. Comparez les offres

Comparez les offres avant de signer tout contrat. Échangez avec les références fournies par l’entreprise et renseignez-vous même auprès d’autres clients afin de vous assurer que vous bénéficierez du niveau de service et d’engagement attendu dans le cadre de cette relation, et que le prestataire correspondra au mieux à votre culture et à votre équipe.

Je recommande également d’évaluer les cabinets spécialisés de conseil en RH parallèlement aux grands prestataires, car ils ont tendance à offrir une expertise plus spécialisée et une approche plus personnalisée.

3. Vérifiez la protection des données

Les employeurs doivent examiner les mesures de protection des données d’un prestataire avant de signer un contrat. Examinez ses protocoles de sécurité des données, ses politiques de confidentialité, ses contrôles et modalités d’accès aux données, ses plans d’intervention en cas de violation des données, ainsi que sa formation des employés à la confidentialité des données.

3. Établissez des accords de niveau de service (SLAs) clairs

Établissez des SLAs qui définissent les attentes en matière de performances, de délais de réponse, de sécurité des données et de qualité de service. Veillez à ce que des pénalités clairement définies soient prévues en cas de non-respect des engagements.

4. Effectuez une vérification technologique

Analysez les outils et les technologies de tout partenaire potentiel afin de vous assurer qu’ils sont compatibles avec les vôtres. Quel logiciel de gestion du personnel utilise-t-il ? Qu’en est-il du HRMS ? De la paie ? De l’administration des avantages sociaux ?

Cela est particulièrement important lors de l’externalisation de la paie, notamment si vous y incluez le suivi du temps. 

Les intégrations sont essentielles pour maintenir la cohérence des données, améliorer vos flux de travail et garantir, par exemple, une gestion efficace de la paie dans les délais.

Collaborez avec le partenaire potentiel afin de comprendre dans quels domaines il peut ou ne peut pas accompagner l’équipe.

Par exemple, le calcul des primes et des commissions doit souvent encore être effectué en interne, le prestataire de paie se contentant de saisir le montant final à verser pour traitement.

5. Vérifiez l’adéquation culturelle

Lorsque vous externalisez des fonctions telles que la gestion de la performance, votre principale préoccupation doit être de vous assurer que votre partenaire est en accord avec votre culture et vos objectifs.

Recherchez un prestataire qui accorde une grande importance à l’expérience utilisateur, afin que vos collaborateurs restent au cœur des efforts du partenaire.

Demandez au partenaire comment il collaborera avec vous lorsque vous aurez, par exemple, des questions ou des préoccupations concernant la performance.

6. Vérifiez les assurances

Si vous concluez un contrat avec un PEO et entrez dans une relation de co-emploi, assurez-vous que votre entreprise dispose d’une assurance responsabilité civile adaptée et vérifiez que le PEO bénéficie également d’une couverture d’assurance suffisante.

Vous pouvez également envisager de souscrire une assurance responsabilité civile liée aux pratiques d’emploi (EPLI) afin de vous protéger contre des réclamations telles qu’un licenciement abusif, la discrimination ou le harcèlement.

Bien que la plupart des PEO disposent généralement d’une couverture suffisante, il est important de le vérifier, non seulement pour l’assurance responsabilité civile, mais aussi pour l’assurance maladie.

Combien coûte l’externalisation des RH ?

Les prestataires d’externalisation des RH proposent différents modèles tarifaires afin de répondre aux besoins et aux budgets variés des entreprises. Les modèles les plus courants sont les suivants :

1. Forfaits fixes : des frais mensuels ou annuels fixes pour un ensemble prédéfini de services. Ce modèle offre des coûts prévisibles et est souvent utilisé pour des solutions RH complètes.
2. Frais par employé : les frais sont calculés en fonction du nombre d’employés de l’entreprise. Ce modèle évolue avec la taille de l’entreprise, ce qui le rend adapté aux entreprises en croissance.
3. Pourcentage de la paie : les frais sont calculés en fonction d’un pourcentage de la masse salariale totale. Ce modèle aligne les coûts sur les dépenses de paie de l’entreprise, garantissant que les coûts d’externalisation des RH sont proportionnels à la taille des effectifs.

Facteurs de coût

Plusieurs facteurs influencent le coût de l’externalisation des RH, notamment :

1. Taille de l’entreprise : Les grandes entreprises engagent généralement des coûts plus élevés en raison de la complexité et du volume accrus des tâches RH.
2. Services requis : L’étendue et le niveau de détail des services nécessaires, tels que le traitement de la paie, l’administration des avantages sociaux, la gestion de la conformité et le recrutement, influent sur le coût global.
3. Secteur d’activité : Certains secteurs ont des exigences ou des réglementations RH spécifiques qui peuvent accroître la complexité et le coût des services d’externalisation.
4. Expertise du prestataire de services : Les prestataires disposant d’une vaste expérience et de connaissances spécialisées peuvent facturer des honoraires plus élevés pour leurs services haut de gamme.

Coûts moyens

Le coût de l’externalisation des RH peut varier considérablement en fonction des facteurs mentionnés ci-dessus. Voici toutefois quelques fourchettes de coûts moyens pour différents types de services d’externalisation des RH :

• Services RH de base : 50 $ à 150 $ par salarié et par mois. Cela comprend généralement le traitement de la paie, l’administration de base des avantages sociaux et l’assistance en matière de conformité.
• Services RH complets : 150 $ à 500 $ par salarié et par mois. Cela comprend un ensemble complet de fonctions RH telles que le recrutement, la gestion des performances, la formation des salariés et l’accompagnement stratégique en matière de RH.
• Pourcentage de la masse salariale : 2 % à 8 % de la masse salariale totale. Ce modèle couvre un large éventail de services RH et aligne les coûts sur les dépenses de personnel.

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FAQ

Comment choisir le bon prestataire d'externalisation des ressources humaines ?

Quelles sont les principales différences entre les organisations professionnelles d'employeurs (PEOs) et les entreprises d'externalisation des ressources humaines ?

Puis-je externaliser uniquement certaines fonctions RH ou dois-je tout externaliser ?

Quels sont les risques potentiels liés à l'externalisation des RH et comment les gérer ?

Dans quel délai puis-je espérer constater les avantages de l'externalisation des RH ?