Vous envisagez un intranet pour vos employés ? Lisez ceci avant de commencer
Alors, vous pensez à mettre en place un intranet, ou peut-être que vous en avez déjà un mais il ne répond pas à vos attentes.
Si elles sont utilisées correctement, les solutions d'intranet pour les employés peuvent être une ressource précieuse, permettant de gagner en efficacité et d'améliorer l'expérience des collaborateurs.
Qu'est-ce qu'un intranet pour les employés ?
Un intranet pour les employés est un réseau fermé sur lequel les collaborateurs d'une entreprise peuvent communiquer en interne et partager des actualités, des documents et des politiques.
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Ils sont particulièrement populaires parmi les organisations de grande taille, réparties à l’international, pour le partage d’informations et l’amélioration de la communication d’entreprise au sein d’un espace de travail principalement numérique.
La communication interne est facilitée par un point d’accès unique permettant aux employés d’échanger des idées et de partager des ressources. Cependant, le défi avec les intranets est qu'ils sont souvent « laissés au grenier » comme la pauvre Miss Havisham.
Les taux d’abandon élevés trouvent leur origine dans le fait que de nombreux intranets sont affectés par des problèmes tels que la duplication des informations et des interfaces encombrées. Comme l’explique Dhiraj Sharma :
Avec le temps, le système [intranet] devient une décharge de contenus—personne ne souhaite alors s’y plonger car, comme un tiroir à bazar, il n’a ni logique, ni raison d’être, ni valeur. Ce qui devrait être une boutique accessible et centralisée devient un flot d’informations indésirable. Votre personnel finit par l’abandonner pour chercher des réponses, plus facilement, ailleurs.”
Comment s’assurer que les employés utilisent votre intranet
24 % des entreprises ne sont pas satisfaites de l’interface utilisateur de leur intranet, et 15 % estiment que l’outil de recherche est inadéquat. De toute évidence, beaucoup d’intranets rencontrent leur lot de problèmes.
La clé pour garantir la réussite de la mise en place et de l’utilisation d’un intranet pour les employés consiste à identifier les obstacles en amont et à les traiter dès le départ.
Voici quelques façons d’obtenir l’adhésion des employés pour l’intranet de votre entreprise.
1. Se concentrer sur l’amélioration de l’UX
L’amélioration de l’UX (expérience utilisateur) est la façon la plus efficace d’augmenter l’engagement des collaborateurs avec votre intranet. Lorsque vous cherchez à améliorer l’UX, vous devez viser une solution avec une courbe d’apprentissage douce.
L’UX est différente de l’UI (interface utilisateur), même si elles sont étroitement liées. Une UI propre et cohérente améliore l’UX car elle facilite la navigation et permet à l'utilisateur de trouver rapidement le contenu qu’il recherche.
Comme pour toute application web, l’objectif est d’amener les utilisateurs là où ils veulent aller en un minimum de clics. Cela implique d’investir du temps pour mieux connaître vos utilisateurs et planifier une architecture de l’information adaptée, qui organise les pages et les sections dans une hiérarchie logique.
2. Montrer l’exemple en utilisant l’intranet au niveau de la direction
L’absence d’utilisation de l’intranet à l’échelon managérial peut avoir des conséquences négatives sur l’adhésion des collaborateurs. Lorsque les dirigeants n’interagissent pas sur l’intranet ou ne partagent pas régulièrement des nouvelles, les employés sont moins enclins à utiliser ce service.
Laisser les responsables de service piloter la gestion des systèmes intranet peut être une excellente solution.
Par exemple, un responsable RH devrait être chargé de l’administration de la section RH sur l’intranet. Il peut y publier une politique d’avantages sociaux mise à jour, les procédures d’intégration des nouveaux employés, des FAQ, ou d’autres communications relevant des RH.
3. Utiliser différentes formes de contenu
Les intranets peuvent être utilisés pour favoriser l’engagement des employés en créant de l’enthousiasme autour des actualités et des événements de la société. Ils servent aussi à recueillir les retours grâce à des fonctionnalités interactives comme les sondages.
Utiliser différents types de contenu permet de « pimenter » (faute de meilleure expression) l’expérience utilisateur et d’atteindre de meilleurs niveaux d’engagement. Il s’agit d’un coût de bien-être au travail qui s’amortit de lui-même en tenant le personnel informé au quotidien.
4. Utiliser les métriques pour optimiser
Un logiciel d’intranet moderne doit vous permettre de mesurer l’engagement pour les contenus publiés afin de pouvoir les optimiser en continu—de la même façon que vous le faites pour votre site web ou vos réseaux sociaux.
Mettez en place un logiciel de surveillance des employés pour suivre les clics des utilisateurs sur la page d’accueil et les pages d’atterrissage clés. Cela permettra d’identifier les liens et appels à l’action les plus efficaces, ce qui vous aidera à prioriser le contenu critique et à optimiser l’engagement des utilisateurs. Ne pas le faire entraînera de mauvaises expériences utilisateur et une baisse des taux de conversion.
Mais au-delà de l’analyse des métriques, vous pouvez également demander aux employés leur avis à la fin d’une session avec des questions telles que « Avez-vous trouvé ce que vous cherchiez aujourd’hui ? » et « À quel point était-il facile de trouver ce que vous cherchiez ? »
C’est aussi une bonne pratique de diffuser le contenu en fonction de sa pertinence. Bien que les employés soient généralement curieux, optimiser le fil d’actualité d’un employé pour la pertinence le garde dégagé. Pour cela, vérifiez si votre intranet propose la fonctionnalité de distribuer le contenu uniquement à un groupe spécifique d’employés.
Exemples d’intranet pour employés
À ce stade, j’espère que vous avez une idée de ce à quoi ressemble un bon intranet d’entreprise. Pour vous aider, voici quelques exemples d’intranet mis en place avec succès par des entreprises.
1. DBS Bank
DBS Bank a remporté le prix du Meilleur Intranet Moderne de l’Année en décembre 2021. Quel meilleur exemple à prendre ?
La force de ce système est qu’il permet aux employés d’accéder à l’intranet via plusieurs canaux, notamment :
- Assistant Virtuel OneBot : une interface conversationnelle pour accomplir des tâches et répondre à des requêtes.
- DBS Search : une fonctionnalité permettant aux employés de rechercher dans les contenus et données de l’entreprise.
- OneMobile : une interface mobile pour le système intranet de l’entreprise.
L’intranet offre aux employés un environnement numérique global pour s’épanouir, avec trois plateformes axées sur différents aspects de l’expérience salarié :
- F3W (Future of Work, Workplace, and Workforce) : un forum sur le futur du travail
- application iHealth : une ressource bien-être destinée aux employés de DBS
- Life@DBS : le propre réseau social de la société, où les employés peuvent se connecter et tisser des liens hors travail
L’intranet de DBS est également un excellent exemple de plateforme pilotée par les salariés. DBS encourage les utilisateurs à évaluer le système et à faire des suggestions, et le EJC (Employee Journey Council) tente de repérer les points à améliorer pour perfectionner l’expérience utilisateur.
DBS est un parfait exemple d’intranet réussi car il offre aux employés une expérience agréable, un accès multicanal et une personnalisation qui favorise la culture DBS dans un environnement de travail numérique.
2. 3M Go
3M, un conglomérat industriel multinational basé aux États-Unis, disposait auparavant d’un intranet mal conçu, à l’interface encombrée et que les employés n’utilisaient jamais vraiment. Il s’agissait d’un ensemble confus de liens et de systèmes intranet pour les autres filiales de 3M.
La conception procurait une mauvaise expérience utilisateur car la navigation était pénible pour les employés. Ils peinaient à trouver le contenu souhaité.
Conscient de ce problème, 3M a transformé son intranet historique en une plateforme agréable et facile à utiliser, offrant un éventail de fonctionnalités mieux adaptées. Les salariés disposent désormais d’un système permettant d’accomplir leurs tâches sans perdre de temps à naviguer.
3M Go possède un design attrayant avec un fil d’actualité personnalisé sur sa page d’accueil. Le nouveau design a permis à 3M d’améliorer l’engagement et la productivité de ses collaborateurs.
Après ce projet de refonte, 3M Go s’est hissé à la première place du classement 2019 des 10 meilleurs intranets par le Nielsen Norman Group.
Construire sur-mesure ou opter pour une solution prête à l’emploi ?
Lorsque vous envisagez un intranet, vous avez deux options : le développer vous-même ou acheter une solution clé en main.
Les intranets Microsoft SharePoint sont simples à créer mais manquent de fonctionnalités. Concevoir une solution intranet sur-mesure vous permet de la personnaliser entièrement selon vos besoins, mais cela peut être long et coûteux. Par exemple, si un intranet personnalisé peut inclure des applications mobiles, cela nécessite beaucoup de travail de développement.
Vous devrez peut-être également recruter un spécialiste interne ou faire appel à une aide extérieure pour la maintenance et le support d’un intranet personnalisé. De plus, tandis que les intranets sur-mesure nécessitent une formation approfondie, les systèmes d’intranet préfabriqués requièrent en général une formation minimale.
Ne laissez pas votre intranet d’employé prendre la poussière
Les intranets employés sont une ressource précieuse ; ne les laissez pas sous-utilisés. Si votre système d’intranet a été négligé pendant un certain temps, il n’est jamais trop tard pour rassembler les morceaux et recommencer à utiliser l’intranet.
Un intranet d’entreprise doté d’un système de gestion de contenu robuste vous aidera à instaurer la culture de votre entreprise en ligne. Vous pourrez partager des mises à jour à la demande et exécuter vos processus métier et flux de travail de manière fluide.
Si vous souhaitez mettre en place un nouveau système d’intranet, envisagez une solution prête à l’emploi plutôt que de créer un système à partir de zéro.
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