Vous pensez à un intranet pour les employés ? Lisez ceci d’abord
Vous envisagez de mettre en place un intranet, ou peut-être en avez-vous déjà un qui ne répond pas à vos attentes.
Lorsqu’elles sont utilisées correctement, les solutions d’intranet pour les employés peuvent être une ressource précieuse, en créant des gains d’efficacité et en améliorant l’expérience des employés.
Nous allons aborder ici :
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- Qu’est-ce qu’un intranet pour les employés
- Comment s’assurer que les employés utilisent votre intranet ?
- Exemples d’intranets pour les employés
Allons-y.
Qu’est-ce qu’un intranet pour les employés ?
Un intranet pour les employés est un réseau fermé où les membres d'une entreprise peuvent communiquer en interne et partager des actualités, des documents et des politiques.
Ils sont particulièrement populaires auprès des grandes organisations distribuées à l’international pour partager des informations et améliorer la communication interne dans un environnement principalement numérique.
La communication interne est facilitée par un point d’accès unique où les employés peuvent échanger des idées et partager des ressources. Cependant, le défi avec les intranets est qu’ils sont souvent « abandonnés dans le grenier » comme la pauvre Miss Havisham.
Les taux d’abandon élevés trouvent leur origine dans le fait que de nombreux intranets sont confrontés à des problèmes tels que la duplication des informations et des interfaces encombrées. Comme l’explique Dhiraj Sharma :
Au fil du temps, le système [d’intranet] devient un dépotoir pour les contenus : aucun employé ne veut y mettre le nez parce que, comme un tiroir à bazar, il n’a ni logique, ni cohérence, ni valeur. Ce qui devrait être un guichet central accessible devient un flot d’informations peu accueillant. Votre personnel finit par l’abandonner pour aller chercher plus facilement des réponses ailleurs.
Comment s’assurer que les employés utilisent votre intranet
24 % des entreprises ne sont pas satisfaites de l’interface utilisateur de leur intranet et 15 % estiment que leur outil de recherche est inadéquat. Il est donc clair que beaucoup d’intranets présentent leur lot de problèmes.
La clé d’une mise en œuvre réussie et d’une bonne utilisation d’un intranet pour les employés consiste à identifier les obstacles avant la mise en place et à y répondre dès le départ.
Voici quelques moyens d’assurer l’adhésion des employés à l’intranet de votre entreprise.
1. Misez sur l’amélioration de l’expérience utilisateur (UX)
Améliorer l’UX (expérience utilisateur) est le moyen le plus efficace d’augmenter l’engagement des employés sur votre intranet. Lorsque vous cherchez à améliorer l’UX, votre objectif doit être de concevoir une solution facile à prendre en main.
L’UX est différente de l’UI (interface utilisateur), mais elles sont étroitement liées. Une interface utilisateur claire et cohérente améliore l’UX car elle facilite la navigation et permet de retrouver rapidement le contenu recherché.
Comme pour toute application web, le but est de permettre aux utilisateurs d’atteindre leur objectif en un minimum de clics. Cela implique de prendre le temps d’étudier vos utilisateurs et de planifier une architecture de l’information correctement organisée avec des pages et des sections dans une hiérarchie logique.
2. Donnez l’exemple en utilisant l’intranet au niveau exécutif
Le manque d’utilisation des intranets au niveau managérial peut avoir un impact négatif sur l’adhésion des employés. Lorsque les cadres n’interagissent pas sur l’intranet ou ne partagent pas de mises à jour fréquemment, les salariés sont moins motivés à utiliser cette ressource.
Laisser les responsables de service prendre en charge la gestion des systèmes d’intranet peut être une excellente solution.
Par exemple, un responsable RH devrait être chargé de maintenir la section RH de l’intranet. Il ou elle peut y publier la politique de prestations actualisée, les processus d’accueil des nouveaux employés, des FAQ ou d’autres informations RH sur le système intranet.
3. Diversifiez les formats de contenu
Les intranets peuvent permettre de renforcer l’engagement des employés en créant de l’enthousiasme autour des actualités et événements de l’entreprise. Ils peuvent également servir à recueillir des retours via des fonctionnalités interactives telles que les sondages.
Utiliser différentes formes de contenu permettra de « pimenter » l’expérience utilisateur et d’augmenter le niveau d’engagement. C’est un coût lié au bien-être des employés qui s’autofinance en tenant le personnel informé au quotidien.
4. Utilisez les indicateurs pour optimiser
Un logiciel intranet moderne pour les employés doit vous permettre de mesurer l’engagement sur le contenu que vous publiez afin de pouvoir l’optimiser au fur et à mesure — tout comme vous le feriez pour votre site web ou vos réseaux sociaux.
Mettez en place un logiciel de suivi d’activité des employés pour analyser les clics des utilisateurs sur la page d’accueil et les pages de destination clés. Cela permettra d’identifier les liens et appels à l’action les plus efficaces, vous aidant à prioriser le contenu essentiel et à optimiser l’engagement utilisateur. Ne pas le faire entraînera une mauvaise expérience des utilisateurs et une baisse du taux de conversion.
Mais au-delà de l’analyse des indicateurs, vous pouvez également demander des retours directs aux employés à la fin d’une session, via des questions du type « Avez-vous trouvé ce que vous cherchiez aujourd’hui ? » et « À quel point était-il facile de trouver ce que vous cherchiez ? »
Il est également recommandé de diffuser le contenu en fonction de sa pertinence. Même si les employés sont généralement curieux, optimiser le fil d’actualité d’un employé selon la pertinence permet de rester organisé et sans surcharge. Pour cela, vérifiez si votre intranet propose la fonctionnalité permettant de distribuer du contenu uniquement à un groupe ciblé d’employés.
Exemples d’intranet pour les employés
À ce stade, j’espère que vous avez une idée de ce à quoi ressemble un bon intranet d’entreprise. Pour mieux illustrer, voici quelques exemples d’intranets d’entreprise réussis.
1. DBS Bank
DBS Bank a remporté le prix de l’intranet moderne de l’année en décembre 2021 ; difficile de trouver meilleur exemple !
La force de ce système est qu’il permet aux employés d’accéder à l’intranet via plusieurs canaux, notamment :
- OneBot Assistant Virtuel : une interface conversationnelle pour effectuer des tâches et répondre aux questions.
- DBS Search : une fonctionnalité permettant aux employés de rechercher dans les contenus et données de l’entreprise.
- OneMobile : une interface mobile pour l’intranet de l’entreprise.
L’intranet offre aux employés un environnement numérique complet pour s’épanouir, avec trois plateformes axées sur différents aspects de l’expérience collaborateur :
- F3W (Future of Work, Workplace, and Workforce) : Un forum dédié à l’avenir du travail
- iHealth app : Une ressource bien-être pour les employés de DBS
- Life@DBS : Le réseau social interne de l’entreprise, où les employés peuvent se connecter et développer des relations hors travail
L’intranet DBS est aussi un excellent exemple de plateforme pilotée par les employés. DBS encourage l’évaluation du système par les utilisateurs et la formulation de suggestions, tandis que le EJC (Employee Journey Council) recherche constamment des axes d’amélioration pour enrichir l’expérience utilisateur.
DBS illustre à merveille un intranet réussi qui offre une expérience plaisante, un accès multicanal et une personnalisation propice à la culture interne, dans un environnement de travail digitalisé.
2. 3M Go
3M, conglomérat industriel multinational basé aux États-Unis, disposait autrefois d’un intranet très mal conçu, dont l’interface saturée était boudée par les employés. Il s’agissait d’un assemblage désordonné de liens et de systèmes intranet pour les différentes branches de 3M.
Ce design offrait une mauvaise expérience, les employés ayant beaucoup de mal à naviguer pour trouver ce dont ils avaient besoin.
Consciente du problème, l’entreprise 3M a transformé son système intranet vieillissant en une plateforme au design soigné, facile à utiliser et dotée de fonctionnalités bien mieux adaptées. Les employés pouvaient ainsi accomplir leurs tâches sans perdre de temps dans la navigation.
3M Go propose un design attractif avec un fil d’actualité personnalisé sur la page d’accueil. Ce nouveau design a permis à 3M d’améliorer l’engagement et la productivité des employés.
Après cette refonte, 3M Go s’est hissé en tête du palmarès 2019 des 10 meilleurs intranets du Nielsen Norman Group.
Développer sur-mesure ou choisir du prêt-à-l’emploi
Lorsque vous envisagez la mise en place d’un intranet, deux options s’offrent à vous : développer une solution sur-mesure ou acheter une solution clé en main.
Les intranets Microsoft SharePoint sont faciles à créer, mais ils manquent de fonctionnalités. Concevoir une solution intranet sur mesure vous permet de la personnaliser entièrement selon vos souhaits, mais cela prend du temps et peut coûter cher. Par exemple, bien que les intranets personnalisés puissent disposer d’applications mobiles, ils nécessitent beaucoup de travail de développement.
Vous pourriez également avoir besoin d’embaucher un spécialiste en interne ou de faire appel à une aide externe pour la maintenance et le support d’un intranet conçu sur mesure. De plus, alors que les intranets d’entreprise personnalisés requièrent une formation approfondie, les systèmes intranet préconçus nécessitent généralement peu de formation.
Ne laissez pas votre intranet d’entreprise prendre la poussière
Les intranets d’entreprise sont une ressource précieuse ; ne les laissez pas sous-utilisés. Si votre système intranet a été négligé depuis un certain temps, il n’est jamais trop tard pour redémarrer et recommencer à utiliser l’intranet.
Un intranet d’entreprise doté d’un système de gestion de contenu performant vous aidera à faire vivre votre culture d’entreprise en ligne. Vous pourrez partager des informations à la demande et exécuter sans effort vos processus métiers et flux de travail.
Si vous souhaitez mettre en place un nouveau système intranet, envisagez une solution préconçue plutôt que de créer un système à partir de zéro.
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