Qu’est-ce qu’un logiciel d’éthique et de conformité ?
Le logiciel de conformité est une solution numérique qui vous aide à gérer, suivre et appliquer les politiques de l'entreprise pour respecter les réglementations sectorielles et garder votre entreprise du bon côté de la loi.
En automatisant les tâches liées à la conformité, ce logiciel réduit les risques, améliore le moral au travail et protège votre réputation. Je vais vous expliquer le fonctionnement du logiciel de conformité et comment il facilite et rend plus efficace le respect des normes pour les organisations de toute taille.
Qu'est-ce qu'un logiciel de conformité ?
La conformité est l'action de se conformer à un ensemble de règles et réglementations.
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Les organisations de tous secteurs font face à un fardeau croissant de conformité, tant sur le plan national qu'international. Cela nécessite la mise en place d'un programme de conformité robuste qui prend en compte toutes les exigences réglementaires, et c'est là que le logiciel de conformité devient utile.
Le logiciel de conformité est un système numérique qui centralise et simplifie le respect par une entreprise des normes légales et professionnelles de son secteur. Ce système se compose généralement d'outils de formation des employés, de logiciels de signalement d'incidents (y compris une ligne de dénonciation anonyme) et de collecte de données permettant aux gestionnaires de suivre la progression et l'efficacité de leurs politiques de conformité.
Grâce au logiciel de conformité, la direction peut s'assurer que tous les employés respectent bien les normes professionnelles et réglementaires. En surveillant les formations et en facilitant le signalement rapide d'incidents, une organisation peut évaluer l'efficacité de sa conformité – et utiliser un logiciel centralisé est le moyen le plus simple de garder une trace de ces données essentielles.
Composantes clés d'un logiciel de gestion de la conformité
La conformité en entreprise est particulièrement importante mais, comme tout responsable conformité vous le dira, elle est aussi extrêmement complexe.
De nombreux éléments sont à prendre en considération, de l'intégration de nouveaux employés à la surveillance et l'adaptation des politiques pour répondre aux nouvelles exigences du secteur. Un système de gestion de la conformité regroupe tout ce dont une organisation a besoin dans un espace convivial, facilitant ainsi la gestion de la conformité.
Parmi les fonctionnalités courantes des logiciels de conformité, on retrouve :
- Modules de formation : Courtes vidéos, scripts de formation et autres outils pour accompagner la formation des employés.
- Gestion des tâches : Des flux de travail simplifiés pour garantir que tous les employés respectent les réglementations sectorielles dans leurs activités quotidiennes.
- Fonctionnalités de signalement : Systèmes permettant aux employés de signaler anonymement les actes répréhensibles, les non-conformités ou autres comportements inappropriés.
- Gestion des incidents : Un flux de travail assurant que chaque incident signalé soit minutieusement examiné et que les responsables conformité prennent les mesures appropriées pour résoudre chaque problème.
- Notifications et alertes : Des alertes logicielles informent aussi bien les employés que la direction lorsqu'une non-conformité est détectée (par exemple lorsqu'un incident a été signalé ou lorsqu'un employé n'a pas terminé sa formation, etc.).
- Vue d'ensemble des données : Rapports de données réguliers pour montrer les points forts de l'organisation en matière de conformité et les axes d'amélioration possibles.
- Gestion des risques : Déterminez votre niveau de risque et comblez les failles de sécurité avec la gestion des risques afin de minimiser les risques de non-conformité.
- Gestion des audits : Planifiez et surveillez les audits afin de toujours respecter les fréquences d'audit prescrites par la réglementation.
- Intégration tierce : Intégrez l'outil de gestion de la conformité à votre HRMS, CRM et autres outils/applications afin de limiter les tâches manuelles et de vous concentrer sur des aspects stratégiques tels que la gestion des politiques, la remédiation ou la gestion du changement.
Il est essentiel d'explorer différents logiciels de conformité RH afin de trouver celui qui répond le mieux à vos besoins organisationnels.
Les avantages du logiciel de conformité pour les ressources humaines
Le service des ressources humaines de votre entreprise est sans aucun doute très sollicité, la conformité étant complexe et il est facile de passer à côté des changements réglementaires.
Grâce à l'automatisation, le logiciel gérera la conformité en arrière-plan, n'alertant les RH qu'en cas de problème à signaler ou de données à examiner.
Par exemple, l'image ci-dessus montre les données relatives aux signalements d'incidents dans une organisation. Vous pouvez voir que les données indiquent la gravité de l'incident, son emplacement et si le signalement était anonyme.
Les RH peuvent utiliser ces données pour déterminer quels éléments de conformité votre personnel doit revoir, quelles régions rencontrent le plus de difficultés en matière d'inconduite, et d'autres moyens permettant à votre organisation de devenir plus éthique et conforme.
Votre entreprise peut rester à jour sur les politiques et procédures de conformité sans surcharger vos employés !
Il vous aide à réaliser des formations sur la conformité
La formation est la première ligne de défense contre la non-conformité. Lorsque vos équipes sont formées de manière approfondie et efficace, elles sont plus susceptibles de se souvenir des normes et réglementations exigées dans votre secteur. Cependant, il peut être difficile d’ancrer ces informations auprès de votre personnel – c’est là qu’intervient un logiciel de conformité.
Un logiciel de gestion de la conformité propose de nombreux outils pour impliquer votre équipe et rendre l'expérience de formation plus agréable et mémorable. Par exemple, notre logiciel propose des vidéos courtes, des jeux à réaliser pendant la formation, ainsi que d'autres méthodes originales pour que la formation "reste" vraiment en mémoire. Ces outils sont également personnalisables selon les besoins précis de formation de votre organisation.
De plus, la plupart des solutions de conformité permettent très souvent de suivre la progression de vos employés tout au long du processus de formation. Les RH reçoivent des rapports de données sur l’avancement de chaque employé, ainsi qu’un rapport lorsqu’il a terminé sa formation en conformité.
Avec ce logiciel, un manager peut demander aux employés de compléter leur propre formation (en visionnant des vidéos ou en réalisant des quiz), ce qui libère le temps du manager et donne à l’employé l’opportunité d’avancer à son propre rythme.
Il vous aide à surveiller les inconduites
Il s’agit peut-être de l’aspect le plus important d’un logiciel de conformité. Une entreprise ne peut pas avoir une culture éthique et conforme sans un système de signalement des inconduites. Les employés ont besoin d’un moyen sûr et facile de signaler les non-conformités, et un logiciel de conformité est précisément conçu pour cela.
Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessus, les employés peuvent signaler anonymement toute non-conformité ou préoccupation via les formulaires en ligne intégrés au logiciel d’alerte professionnelle (whistleblowing software). Cela donne à vos collaborateurs la liberté de s’exprimer dès qu’ils sont témoins d’un comportement inapproprié, sans risque de représailles injustes de la part de collègues ou de supérieurs.
De plus, de nombreux programmes de conformité permettent aux RH de mettre en place une chaîne de signalement, comme illustré dans l’image ci-dessous. Ce flux de travail alerte automatiquement certaines personnes au fil d’une enquête interne, garantissant que chacun remplisse son devoir de vigilance et que l’organisation traite correctement les cas d’inconduite.
Prise de décision simplifiée
Un logiciel de conformité rassemble toutes les informations essentielles de conformité sur un tableau de bord unique. La direction peut ainsi contrôler tous les aspects liés à la conformité et suivre les problèmes sans avoir à effectuer de recherches supplémentaires. La disponibilité des données en temps réel accélère la prise de décision et garantit le respect de la réglementation.
Réduction des risques de non-conformité
Certaines branches d’activité sont fortement réglementées. Par exemple, les entreprises du secteur de la santé doivent se conformer aux réglementations HIPAA et suivre les évolutions réglementaires pour éviter les sanctions.
De même, il existe d’autres règlementations, spécifiques à un secteur ou non, auxquelles les entreprises doivent se conformer, comme l’ISO, l’OSHA ou la Sarbanes-Oxley.
Veiller à la conformité peut s’avérer complexe pour les entreprises évoluant dans des environnements hautement réglementés. Un logiciel de conformité garantit le respect des normes et obligations légales en vigueur et réduit ainsi le risque de non-conformité.
Libère des ressources
La conformité demande beaucoup de moyens. Les évaluations de risque périodiques et la surveillance continue requièrent un investissement important, mais sont essentielles. Vous ne pouvez pas les négliger, mais vous pouvez les automatiser grâce à un logiciel. Automatiser vos processus de conformité avec un logiciel adapté permet d’économiser des heures de travail et d’optimiser l’utilisation de vos ressources.
Améliore la crédibilité
Investir dans la sécurité et la conformité vous confère de la crédibilité. Les clients préfèrent les fournisseurs qu'ils jugent dignes de confiance. Offrir une sécurité des données de premier ordre vous rend crédible et augmente vos chances d'être choisi par les clients par rapport à d'autres fournisseurs moins avancés.
Conformité avec la FLSA
Le ministère américain du Travail (DoL) a publié un Bulletin d'assistance sur le terrain (FAB n°2020-5) le 24 août 2020, afin d'offrir des conseils aux employeurs sur la conformité à la Loi sur les normes de travail équitables (FLSA) dans le cadre du travail à distance.
Selon la FLSA, les employeurs doivent rémunérer les employés non seulement pour les heures programmées, mais aussi pour les heures supplémentaires. La FLSA permet également aux employeurs de s'assurer qu'aucune tâche non désirée, comme des corvées personnelles, n'est effectuée pendant les heures rémunérées.
Le non-respect de la FLSA engendre de lourdes sanctions. L'équipe RH doit suivre précisément les directives énoncées par la FLSA. Les erreurs peuvent coûter cher, parfois encore plus que le coût d'une solution de conformité, qui peut garantir une conformité permanente à la FLSA.
Une culture d'entreprise éthique et conforme peut également inclure un audit d'équité salariale, ce qui consiste à utiliser des solutions d'équité salariale pour analyser les données de rémunération, identifier les disparités et promouvoir des pratiques salariales équitables et transparentes.
Conformité I-9
Les entreprises doivent faire remplir le formulaire I-9 aux nouveaux employés le jour de leur arrivée ou avant celui-ci. Si vous n'êtes pas conforme et que l'Immigration and Customs Enforcement (ICE) vient contrôler votre entreprise, cela pourrait vous mettre en difficulté.
Les équipes RH et les employeurs en situation de non-conformité exposent l'entreprise à une pénalité civile déterminée selon des facteurs comme la taille de l'organisation, la gravité de l'infraction ou les antécédents, entre autres.
Un outil de conformité peut vous avertir pour compléter, conserver et suivre vos formulaires I-9 afin de toujours rester informé. Une solution de conformité SaaS peut également proposer des intégrations qui aident à convertir les formulaires papier en documents numériques afin de les stocker.
Votre solution pourrait aussi proposer une intégration E-Verify pour vous permettre de vérifier rapidement que vos employés sont autorisés à travailler aux États-Unis.
Choisissez un logiciel de conformité, choisissez un lieu de travail sûr
Comme vous pouvez le constater, un logiciel de conformité peut faciliter la gestion de la conformité, une tâche essentielle et souvent colossale.
Avec un seul système logiciel, vous pouvez aider votre organisation à devenir un lieu plus éthique – et toutes les personnes de votre entreprise vous en remercieront.
Convaincu ? Consultez la sélection de People Managing People des meilleurs logiciels de conformité RH du marché actuel. Ou si vous préférez externaliser complètement la gestion de la conformité, une entreprise spécialisée en conformité RH pourrait mieux répondre à vos besoins.
Ressources complémentaires :
