Qu’est-ce que le logiciel d’éthique et de conformité ?
Le logiciel de conformité est une solution numérique qui vous aide à gérer, suivre et appliquer les politiques de l’entreprise afin de respecter les réglementations sectorielles et de maintenir votre activité en conformité avec la loi.
En automatisant les tâches de conformité, ce logiciel réduit les risques, améliore le moral des employés et protège votre réputation. Je vais vous expliquer comment fonctionne le logiciel de conformité et comment il facilite et optimise la conformité pour les organisations de toute taille.
Qu’est-ce qu’un logiciel de conformité ?
La conformité est l’action de respecter un ensemble de règles et de réglementations.
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Les organisations de tous secteurs font face à un alourdissement des exigences de conformité tant au niveau national qu’international. Cela oblige les entreprises à mettre en place un programme de conformité solide qui prend en compte toutes les obligations réglementaires, c’est là que le logiciel de conformité se révèle utile.
Le logiciel de conformité est un système numérique qui centralise et simplifie le respect par une entreprise des standards légaux et professionnels de son secteur. Ce système comprend généralement des outils de formation pour les employés, un logiciel de signalement d’incidents (y compris une ligne de signalement anonyme), ainsi qu’une collecte de données afin que les gestionnaires puissent suivre l’efficacité et l’avancement de leur politique de conformité.
Avec un logiciel de conformité, la direction peut s’assurer que tout le personnel respecte les standards professionnels et réglementaires. En suivant la formation des employés et en facilitant le signalement rapide des incidents, une organisation peut évaluer l’efficacité de sa conformité ; et l’utilisation d’un logiciel centralisé est la manière la plus simple de suivre ces données essentielles.
Principaux composants d’un logiciel de gestion de la conformité
La conformité en entreprise est particulièrement importante, mais, comme tout responsable conformité vous le dira, elle est aussi extrêmement complexe.
De nombreux éléments sont à prendre en compte, depuis l’intégration des nouveaux collaborateurs jusqu’à la révision des politiques pour répondre à de nouvelles exigences sectorielles. Un système de gestion de conformité regroupe tous les outils nécessaires dans un espace convivial, facilitant ainsi le suivi de la conformité.
Les fonctionnalités courantes d’un logiciel de conformité incluent :
- Modules de formation : Vidéos courtes, scripts de formation et autres ressources pour accompagner la formation des employés.
- Gestion des tâches : Des processus fluides pour garantir que tous les employés respectent les réglementations sectorielles lors de leurs activités quotidiennes.
- Fonctionnalités de signalement : Systèmes permettant aux employés de signaler anonymement des manquements, infractions ou autres comportements inappropriés.
- Gestion des incidents : Un processus assurant que tous les incidents signalés sont examinés de manière approfondie et que les responsables conformité prennent les mesures appropriées pour résoudre chaque problème.
- Notifications et alertes : Des alertes logicielles préviennent aussi bien les employés que la direction en cas de non-respect (par exemple, lorsqu’un incident est signalé ou lorsqu’un collaborateur n’a pas terminé sa formation, etc.)
- Vue d’ensemble des données : Rapports réguliers présentant les points forts et les axes d’amélioration de la conformité de l’organisation.
- Gestion des risques : Déterminez votre niveau de risque et traitez les failles de sécurité grâce à la gestion des risques afin de limiter le risque de non-conformité.
- Gestion des audits : Planifiez et suivez les audits afin de toujours réaliser les contrôles selon les prescriptions réglementaires.
- Intégration avec des tiers : Intégrez l’outil de gestion de conformité à votre HRMS, CRM et autres logiciels ou applications pour réduire les tâches manuelles et vous concentrer sur les aspects stratégiques comme la gestion des politiques, la remédiation ou l’accompagnement du changement.
Il est essentiel d’explorer différents logiciels de conformité RH afin de trouver celui qui correspond le mieux aux besoins de votre organisation.
Avantages du logiciel de conformité pour les ressources humaines
Le département des ressources humaines de votre entreprise est sans aucun doute très sollicité ; la conformité est complexe et il est facile de manquer une évolution réglementaire.
En automatisant les processus, le logiciel gère la conformité en arrière-plan, n’alertant les RH qu’en cas d’incident à signaler ou de données à examiner.
Par exemple, l’image ci-dessus présente les données relatives aux signalements d’incidents dans une organisation. Vous pouvez voir que les données indiquent la gravité de chaque incident, l’emplacement, et si le signalement était anonyme.
Les RH peuvent utiliser ces données pour déterminer quels éléments de conformité doivent être révisés par les collaborateurs, quelles régions rencontrent le plus de difficultés en matière de comportement, et comment votre organisation peut devenir plus éthique et conforme.
Votre entreprise peut rester à jour avec les politiques et procédures de conformité sans avoir à surcharger vos employés !
Vous aide à effectuer des formations en conformité
La formation est la première ligne de défense contre la non-conformité. Lorsque votre personnel est formé de manière approfondie et efficace, il est plus susceptible de retenir les normes et réglementations auxquelles il doit se conformer dans votre secteur. Cependant, il peut être difficile de faire en sorte que votre personnel se souvienne de ces informations — c’est là que les logiciels de conformité entrent en jeu.
Les logiciels de gestion de la conformité incluent de nombreuses astuces pour engager votre personnel et rendre la formation plus agréable et mémorable. Par exemple, notre logiciel propose des vidéos courtes, des jeux à réaliser pendant la formation, et d’autres méthodes originales pour que votre formation soit vraiment efficace. Ces éléments sont également personnalisables selon les besoins spécifiques de formation de votre organisation.
De plus, la plupart des solutions logicielles de conformité vous permettront probablement de suivre la progression de vos employés lors du processus de formation. Les RH recevront des rapports de données sur l’avancement de chaque employé ainsi qu’un rapport lorsqu’ils auront terminé leur formation en conformité.
Avec ce logiciel, un responsable peut demander aux employés de suivre la formation de manière autonome (en regardant des vidéos ou en répondant à des quiz), libérant ainsi du temps pour le manager et permettant à l’employé d’avancer à son propre rythme.
Vous aide à surveiller les actes répréhensibles
Ceci est peut-être l’élément le plus important d’un logiciel de conformité. Une entreprise ne peut pas développer une culture éthique ou conforme s’il n’existe aucun système pour signaler les manquements. Les employés ont besoin d’un moyen sûr et facile de signaler la non-conformité, et le logiciel de conformité est spécialement conçu pour cela.
Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessus, les employés peuvent signaler des problèmes de non-conformité ou d’autres préoccupations via des formulaires en ligne anonymes intégrés au programme. Cela permet à vos collaborateurs de s’exprimer librement lorsqu’ils observent des actes répréhensibles, sans risque de représailles injustes de la part de collègues ou de managers.
De plus, de nombreux programmes de conformité permettent aux RH de définir une chaîne de signalement, comme sur l’image ci-dessous. Ce flux de travail alertera automatiquement certaines personnes tout au long de l’enquête sur l’employé, garantissant que chacun fasse preuve de diligence raisonnable et que l’organisation traite les actes répréhensibles de façon appropriée.
Rationalise la prise de décision
Un logiciel de conformité regroupera l’ensemble des informations dont vous avez besoin sur un tableau de bord unique. Les managers peuvent ainsi vérifier tous les aspects liés à la conformité et suivre d’éventuels problèmes sans avoir à chercher les informations plus loin. La disponibilité des données en temps réel rationalise la prise de décision et assure la conformité réglementaire.
Réduit les risques de non-conformité
Certains secteurs sont fortement réglementés. Par exemple, les entreprises du secteur de la santé doivent respecter les réglementations HIPAA et suivre les évolutions réglementaires pour éviter les sanctions.
De même, il existe d’autres réglementations, spécifiques à certains secteurs ou non, auxquelles les entreprises doivent se conformer, comme ISO, OSHA ou la loi Sarbanes-Oxley.
La conformité peut représenter un défi pour les entreprises évoluant dans un environnement très réglementé. Un logiciel de conformité vous garantit le respect des normes et exigences légales pertinentes, réduisant ainsi le risque de non-conformité.
Libère des ressources
La conformité est consommatrice de ressources. Les évaluations de risques périodiques et le suivi continu de la conformité ont un coût, mais ils sont indispensables. Vous ne pouvez pas les négliger, mais vous pouvez les automatiser grâce à un logiciel. L’automatisation de vos processus de conformité avec un logiciel adapté vous fera gagner des heures de travail et vous permettra d’optimiser vos ressources.
Renforce la crédibilité
Investir dans la sécurité et la conformité vous apporte de la crédibilité. Les clients préfèrent les fournisseurs en qui ils peuvent avoir confiance. Proposer une sécurité des données de premier ordre vous rend plus crédible et augmente vos chances d’être choisi par les clients, face à d’autres fournisseurs moins performants.
Conformité avec le FLSA
Le Département du travail des États-Unis (DoL) a publié un Bulletin d’assistance sur le terrain (FAB No.2020-5) le 24 août 2020, pour fournir des conseils aux employeurs afin de rester conformes au Fair Labor Standards Act (FLSA) dans le cadre du travail à distance.
Conformément à la FLSA, les employeurs doivent rémunérer les employés non seulement pour les heures prévues mais aussi pour les heures supplémentaires. La FLSA permet également aux employeurs de s'assurer qu'aucune tâche indésirable comme des corvées personnelles n'est effectuée pendant les heures rémunérées.
Le non-respect de la FLSA entraîne de lourdes amendes. L'équipe RH doit suivre les directives spécifiques énoncées par la FLSA. Les erreurs peuvent coûter cher, parfois même plus que le coût d'une solution de conformité, qui peut garantir que vous respectez toujours la FLSA.
Une culture d'entreprise éthique et conforme peut aussi impliquer un audit d’équité salariale, ce qui signifie utiliser des solutions d’équité salariale pour évaluer les données de rémunération, mettre en lumière les disparités et promouvoir des pratiques salariales justes et transparentes.
Conformité I-9
Les entreprises sont tenues de faire remplir le formulaire I-9 aux nouveaux employés au plus tard le jour de leur embauche. En cas de non-conformité, et si l'Immigration and Customs Enforcement (ICE) vient frapper à votre porte, vous pourriez avoir des ennuis.
Les équipes RH et les employeurs en situation de non-conformité obligeront l’entreprise à payer une amende civile déterminée en fonction de facteurs tels que la taille de l’entreprise, la gravité et l’historique, entre autres.
Un outil de conformité peut vous avertir sur l’achèvement des formulaires I-9, leur conservation, et le suivi de vos activités I-9 afin que vous soyez toujours informé. Une solution de conformité basée sur le SaaS peut également proposer des intégrations qui vous aideront à convertir des formulaires papier en documents numériques pour leur stockage.
Votre solution peut également offrir une intégration E-Verify afin de vous permettre de vérifier rapidement que vos employés sont autorisés à travailler aux États-Unis.
Choisissez un logiciel de conformité, choisissez un lieu de travail sûr
Comme vous pouvez le constater, un logiciel de conformité peut faciliter la gestion colossale et essentielle de la conformité.
Avec un seul logiciel, vous pouvez aider votre organisation à devenir un lieu plus éthique – et tous les membres de votre entreprise vous en seront reconnaissants.
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Ressources complémentaires :
