Comment réaliser une analyse des écarts de compétences en 4 étapes
Nous recrutons des personnes pour leurs compétences, mais celles-ci se dégradent avec le temps et les compétences nécessaires pour rester compétitif évoluent constamment.
Actuellement, il existe un écart important entre les compétences recherchées et le nombre d’employés qui les possèdent, en particulier dans des secteurs comme la fabrication, l’informatique et la santé.
Réaliser une analyse des écarts de compétences est l’une des méthodes les plus efficaces pour identifier et résoudre ces problèmes.
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Qu’est-ce qu’une analyse des écarts de compétences ?
Une analyse des écarts de compétences est une méthode utilisée par les organisations pour suivre et mesurer l’écart entre les aptitudes et compétences requises et celles effectivement présentes au sein de leur personnel.
Les départements RH et les responsables évaluent les compétences actuelles des employés afin d’apprécier leur performance et de déterminer s’ils disposent des capacités et des connaissances nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques et suivre les tendances émergentes.
Une analyse des écarts de compétences est une excellente méthode permettant aux employeurs de :
- Comprendre le potentiel de leurs équipes.
- Identifier les lacunes qui pourraient nuire à la pérennité de l’entreprise sur le long terme.
- Découvrir des outils et perspectives pour mettre en place une stratégie de recrutement efficace.
- Créer des programmes d’apprentissage et de développement.
- Proposer des opportunités de montée en compétences.
Il est recommandé de réaliser une analyse des écarts de compétences tous les trois à six mois, ou lorsque votre stratégie évolue, ou si vous constatez un quelconque écart de performance.
Grâce aux systèmes de recrutement basés sur l’IA, les entreprises peuvent effectuer une analyse des écarts de compétences plus précise, assurant ainsi une meilleure adéquation entre les talents et les besoins.
Exemples d’analyse des écarts de compétences
L’idée de réaliser une analyse des écarts de compétences a pris de l’importance, mais ce n’est pas un concept nouveau. Voici quelques exemples récents d’entreprises ayant dû y recourir.
AT&T
Au milieu des années 2010, AT&T s’est lancée dans une vaste analyse des écarts de compétences afin de répondre aux rapides évolutions du secteur des télécommunications, notamment la transition vers les services numériques et basés sur le cloud.
En réponse, AT&T a lancé son initiative « Workforce 2020 » pour repenser la manière de préparer les employés au futur.
L’entreprise a utilisé une combinaison d’enquêtes internes, de données de performance et d’analyses des tendances du marché pour déterminer quelles compétences faisaient défaut au sein de ses effectifs. Elle a identifié des lacunes en matière de compétences numériques, de science des données et de cybersécurité.
La solution fut un investissement considérable dans la reconversion des collaborateurs d’AT&T. Un portail de formation en ligne a été mis en place, proposant des cours en développement logiciel, analyse de données et autres domaines porteurs, en partenariat avec des organisations telles que Udacity ou Georgia Tech pour l’obtention de certifications ou de diplômes. L’initiative a ensuite été rebaptisée « Future Ready » afin d’afficher leur engagement à former les travailleurs au-delà de 2020.
Amazon
Amazon a constaté un besoin grandissant de compétences techniques spécialisées dans divers secteurs, en particulier dans l’apprentissage automatique, l’informatique en nuage et la robotique, pour soutenir l’expansion de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement.
L’entreprise s’est appuyée sur les évaluations de performances, les études de marché et les projections de l’industrie du futur pour évaluer le niveau de compétences actuel et les besoins anticipés. Des lacunes notables ont été relevées dans des domaines tels que la science des données, l’ingénierie du cloud et la robotique.
Pour y remédier, Amazon a lancé l’initiative « Upskilling 2025 », s’engageant à investir 700 millions de dollars pour requalifier 100 000 employés dans des compétences techniques recherchées. Ce programme comprend notamment l’Amazon Technical Academy, axée sur l’ingénierie logicielle, et le Machine Learning University, qui enseigne la science des données avancée et l’apprentissage automatique.
Le programme a depuis été élargi et propose désormais aux employés de multiples parcours de formation.
Verizon
Verizon a identifié un manque de compétences, notamment dans les rôles techniques, au sein de ses équipes. Pour y répondre, la société a lancé le programme d’apprentissage «Verizon Thrive», une initiative de 12 mois en alternance permettant de former les participants aux compétences techniques essentielles pour divers postes dans l’entreprise.
À l’issue du programme, 95 % des membres de la première cohorte ont accepté une offre d’emploi à temps plein chez Verizon, attestant de l’efficacité du dispositif pour combler les écarts de compétences et renforcer le vivier de talents de l’entreprise.
« L'apprentissage est un excellent outil que nous pourrions exploiter pour combler les lacunes en matière de compétences, » déclare Ryan Craig, auteur de Apprentice Nation, lors d'un épisode du podcast People Managing People. « Ce n’est pas simplement un programme de formation. Et ce n'est pas un programme qui exige de payer des frais de scolarité, de s’endetter ou de prendre un quelconque risque financier. Par définition, les apprentissages sont un emploi, un emploi qui paie un salaire décent avec une formation intégrée, des augmentations de salaire à mesure que vous devenez plus productif, et un parcours professionnel clairement défini. »
Comment réaliser une analyse des écarts de compétences
1. Définissez votre plan et votre champ d'action
Vous devez d’abord décider qui supervisera ce processus, à quel moment il sera mené, qui sera inclus dans l’évaluation, et comment elle se déroulera.
Les deux niveaux les plus courants d'évaluation dans une analyse des écarts de compétences sont :
- Niveau individuel : vous pouvez identifier les compétences et aptitudes requises par chaque poste et les comparer à l'inventaire des compétences actuelles du collaborateur.
- Niveau de l’entreprise ou de l’équipe : vous pouvez également déterminer si votre équipe ou l’ensemble de l’entreprise possède les capacités et connaissances nécessaires pour réaliser un projet, ou s’il vous faut recourir à un recrutement externe.
Les cadres supérieurs sont plus adaptés aux évaluations individuelles, tandis que les RH ou des consultants externes sont préférables pour les évaluations d’équipe.
Faire appel à un professionnel externe aide à maintenir l’objectivité et garantit que les responsables du recrutement, les chefs d’équipe et les RH puissent se concentrer sur leurs propres tâches.
La réalisation d’une analyse des écarts de compétences est plus facile avec des outils d’évaluation des employés qui identifient les axes d’amélioration.
Quelle forme d’analyse de compétences allez-vous réaliser ?
L'étape suivante consiste à choisir la forme de l'analyse des écarts de compétences. Les options incluent :
- Entretiens d’évaluation
- Enquêtes
- Entretiens avec les employés
- Plateformes de gestion des compétences
- Tests pré-embauche.
- Évaluation 360 degrés
- Évaluations comportementales
- Tests des connaissances du poste.
En utilisant des outils de base de données de recrutement, vous pouvez rapidement identifier les candidats qui comblent des écarts de compétences spécifiques au sein de votre équipe. Réaliser des tests de compétences après les entretiens avec les employés peut vous aider à déterminer dans quelles opportunités de développement de carrière investir.
2. Identifiez les compétences clés
Ici, vous devez vous poser deux questions essentielles :
- Quelles compétences votre entreprise considère-t-elle actuellement comme précieuses ?
- Quelles aptitudes les collaborateurs doivent-ils posséder pour continuer à bien exercer leur métier ?
De nombreux employeurs adoptent l’approche macro et micro-compétences.
La première illustre la manière unique d’agir d’une personne et comprend des capacités telles que la pensée critique, la résolution de problèmes et le leadership.
Les secondes sont plutôt des compétences techniques reposant sur un apprentissage structuré (par exemple, les tests de code).
Les compétences techniques évoluent avec les nouvelles technologies et les tendances du secteur et nécessitent donc une surveillance continue.
Les compétences comportementales sont toujours valorisées et indispensables, quel que soit le secteur ou l’entreprise.
Votre analyse des écarts de compétences peut porter séparément sur ces deux types de compétences. Cherchez à identifier quelles macro-compétences votre entreprise devrait commencer à développer sur les cinq prochaines années et quelles micro-compétences bénéficieraient immédiatement à votre organisation.
Astuce de pro
Encouragez vos employés à partager leurs affinités et les compétences qu'ils souhaitent améliorer ou acquérir. Impliquer vos collaborateurs dans le processus leur montre également que vous vous souciez de leur progression et développement de carrière.
3. Évaluez les compétences actuelles de vos collaborateurs pour identifier les écarts
Cette étape vous aidera à déterminer s'il est nécessaire de recruter de nouveaux employés ou si une formation suffit à permettre à votre personnel d'acquérir les compétences manquantes.
Les évaluations de compétences sont généralement la méthode la plus simple et efficace pour cela.
Créez des évaluations adaptées aux besoins de votre entreprise et de votre secteur, comme des simulations de poste.
Vous pouvez également utiliser des tests psychométriques pour analyser le niveau de compétences comportementales, comme l'intelligence émotionnelle. Croisez ces informations avec les retours des employés et les évaluations de performance afin d'obtenir une compréhension claire des limites, potentiels et opportunités de vos effectifs.
4. Concevoir des interventions
Une fois les écarts de compétences identifiés, il est temps de créer des stratégies efficaces pour les combler. Chaque organisation fait face à des besoins spécifiques, mais un rapport du Forum Économique Mondial souligne que les compétences cognitives, en particulier la pensée créative et analytique, sont très recherchées, suivies de près par la maîtrise de la technologie.
De même, une enquête McKinsey montre que l'analyse de données est le principal domaine avec des écarts de compétences, suivie par l'informatique et le management exécutif.
Types d'interventions
Selon les compétences requises et le niveau actuel de vos équipes, voici les principales approches pour combler les écarts :
Recruter des compétences critiques : Les manques de compétences peuvent nécessiter de modifier les critères d'embauche afin de rechercher des candidats disposant de l'expertise recherchée. Si le temps manque, vous pouvez également faire appel à des travailleurs indépendants pour combler temporairement les écarts.
Formation et développement : Une analyse des écarts de compétences peut orienter vos programmes de formation afin de cibler précisément les domaines nécessitant le développement de nouvelles compétences.
Redéfinition des postes : Revoir les objectifs de l'entreprise peut mettre en lumière la nécessité de réorganiser certains postes pour mieux répondre aux besoins de l'organisation. Cela inclut la montée en compétences ou la reconversion du personnel pour s'adapter aux nouvelles exigences.
Formez pour combler les écarts de compétences
Vous avez identifié les compétences qui manquent à vos collaborateurs et celles qui sont essentielles pour l'entreprise, il est temps maintenant de les former pour commencer à observer des améliorations.
Voici quelques conseils pour favoriser la réussite de vos actions de formation.
Élaborez des programmes de formation ciblés
- Plans de formation personnalisés : Créez des programmes de formation adaptés aux besoins spécifiques identifiés lors de l'évaluation des compétences. Ils peuvent concerner aussi bien des compétences techniques que comportementales, telles que le leadership ou la communication.
- Utilisez divers formats pédagogiques : Intégrez différentes méthodes d'apprentissage, telles que les ateliers, modules d'e-learning, webinaires et programmes de mentorat afin de s'adapter aux styles d'apprentissage variés.
Favorisez une culture d'apprentissage continu
- Encourager l'auto-apprentissage : Donnez la possibilité aux employés de prendre en main leur développement en leur offrant un accès à des ressources pédagogiques et du temps pour apprendre par eux-mêmes.
- Favoriser le partage des savoirs : Mettez en place des occasions pour que les employés partagent leurs compétences et connaissances, ce qui favorise l'apprentissage entre pairs.
Collaborez avec les managers et les dirigeants
- Impliquer la direction : Faites participer les managers et dirigeants dans le processus de formation, car ils jouent un rôle clé dans l'identification des lacunes et l'accompagnement du développement des collaborateurs.
- Fixer des attentes claires : Assurez-vous que les managers comprennent leur rôle dans le mentorat et l’accompagnement de leurs équipes tout au long de la formation.
Mesurez et adaptez vos actions de formation
- Suivre les progrès et l'impact : Évaluez régulièrement l'efficacité des programmes de formation en mesurant la réduction des écarts de compétences et la contribution aux objectifs de l'entreprise.
- Restez agile et flexible : Soyez prêt à ajuster vos programmes de formation à mesure que les besoins de l'entreprise évoluent ou que de nouveaux écarts apparaissent.
Investissez dans le développement professionnel
- Formation et éducation externes : Envisagez de soutenir la poursuite d'une formation ou de cours de développement professionnel pouvant apporter de nouvelles certifications, compétences et perspectives.
Recruter pour combler les lacunes de compétences
Pour les écarts que vous ne pouvez pas combler par la formation, il vous faudra adopter une approche de recrutement qui soutient vos efforts de planification stratégique de la main-d'œuvre.
Voici quelques conseils pour optimiser vos recrutements :
Affinez les descriptions de poste et les exigences
- Compétences spécifiques : Rédigez des descriptions de poste qui précisent clairement les compétences et aptitudes nécessaires pour combler les lacunes identifiées.
- Équilibre entre compétences indispensables et appréciées : Privilégiez les compétences essentielles tout en restant ouverts aux candidats susceptibles d’évoluer dans le poste.
Utilisez des stratégies de recrutement ciblées
- Sourcing ciblé : Ciblez des secteurs, fonctions ou programmes d’études spécifiques où il est probable de trouver des candidats possédant les compétences recherchées.
- Exploitez les réseaux sociaux et professionnels : Utilisez des plateformes comme LinkedIn pour contacter des candidats possédant des compétences de niche.
Intégrez des évaluations axées sur les compétences dans le processus de recrutement
- Outils d’évaluation : Intégrez des évaluations pratiques, des études de cas ou des simulations pour évaluer efficacement les compétences des candidats.
- Entretiens comportementaux : Utilisez des techniques d'entretien comportemental pour comprendre comment les candidats ont mis en œuvre leurs compétences par le passé.
Collaborez avec des établissements éducatifs et des associations professionnelles
- Développez des partenariats : Établissez des liens avec les universités, écoles professionnelles et associations pour accéder à un vivier de nouveaux talents.
- Programmes de stages et d'apprentissage : Mettez en place des dispositifs tels que les apprentissages afin que les étudiants ou jeunes diplômés apportent de nouvelles compétences et perspectives à votre organisation.
Favorisez la diversité dans le recrutement
- Élargissez les viviers de talents : Diversifiez vos efforts de recrutement pour inclure des profils démographiques et professionnels variés, afin d’apporter un éventail de compétences et d’expériences.
- Recrutement international : Envisagez de vous tourner au-delà des talents locaux vers des candidats internationaux capables de pourvoir à des postes spécialisés.
Pourquoi réaliser une analyse des écarts de compétences ?
Les exigences en matière de compétences évoluent rapidement dans presque tous les secteurs au niveau mondial. C'est la principale raison pour laquelle les entreprises doivent suivre régulièrement l’inventaire des compétences de leur main-d'œuvre.
Le Forum économique mondial (WEF) a constaté que 1,1 milliard d’emplois sont susceptibles d’être radicalement transformés par la technologie dans la prochaine décennie, ce qui signifie que de nombreux employeurs devront faire face à des écarts de compétences drastiques dans les années à venir.
Le perfectionnement et la reconversion doivent devenir des pratiques courantes. Un nombre croissant de personnes devront adapter ou acquérir de nouvelles compétences au cours de cette décennie.
Les raisons les plus fréquentes de réaliser une analyse des écarts de compétences sont :
- Constater une baisse significative de la performance de l'entreprise et ne pas atteindre les objectifs financiers.
- Introduire un nouveau logiciel, une nouvelle plateforme technologique ou un nouveau processus.
- Anticiper une perturbation du marché (ex : automatisation) pouvant affecter la performance de l’entreprise.
- Vouloir suivre la perte ou l’acquisition de compétences en raison du mouvement des effectifs.
- Faire évoluer ou actualiser le modèle ou la stratégie d’entreprise et nécessiter des données sur l’inventaire des compétences de la main-d’œuvre.
Avantages de l'analyse des écarts de compétences
Voici les principaux bénéfices que les entreprises tirent de la réalisation d'une analyse des écarts de compétences.
- Il vous permet de tirer parti des compétences de votre effectif—une analyse des écarts de compétences vous aidera à comprendre combien d'employés possèdent les aptitudes et connaissances recherchées nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques.
- Il améliore le parcours d’apprentissage et de développement des employés—une analyse des écarts de compétences vous aidera à construire une approche d’apprentissage basée sur les compétences en fonction des besoins.
- Il renforce la planification stratégique des effectifs—entre autres, la planification stratégique des effectifs garantit que vous embauchez le bon nombre de personnes ayant les compétences et qualifications adéquates.
- Il peut dynamiser vos efforts de recrutement—la compréhension des compétences et aptitudes que devraient posséder vos futurs employés vient des données fournies par une analyse des compétences.
- Il aide à réduire les coûts—vous offre des données à utiliser pour renforcer les compétences de votre effectif existant et promouvoir la mobilité interne plutôt que d’effectuer un recrutement externe.
- Il aide à favoriser des équipes performantes—s’assurer que les employés acquièrent les compétences nécessaires pour être compétitifs et efficaces améliore les performances et la productivité des équipes.
- Il vous aide à gagner un avantage concurrentiel—connaître les forces, potentiels et faiblesses de votre effectif constitue un avantage concurrentiel considérable qui garantit une bonne proposition de valeur employeur.
Approches d'analyse des écarts de compétences
Une analyse standardisée des écarts de compétences aide à identifier les écarts entre les compétences actuelles et souhaitées dans une organisation. Voici deux approches courantes :
- Analyse simple des écarts de compétences :
Une méthode simple consistant à utiliser un tableur pour comparer les niveaux de compétences actuels avec les niveaux souhaités. Les champs comprennent :
- Nom de l'employé
- Compétence (spécifique au poste ou aux futurs rôles)
- Niveau de compétence actuel (échelle de notation)
- Niveau de compétence souhaité (échelle de notation)
2. Analyse quantitative des écarts de compétences :
Une approche plus détaillée et algorithmique qui se concentre sur les compétences utilisées fréquemment par les employés. Cette méthode implique :
- Étalonner les compétences pour chaque rôle, ce qui peut se faire de haut en bas ou de bas en haut.
- Collecte des données : utilisez des enquêtes, auto-évaluations ou évaluations à 360 degrés.
- Noter : Évaluez les compétences sur une échelle de 1 à 5, en mesurant à la fois la possession et la nécessité de la compétence, ainsi que la fréquence d'utilisation.
Cette approche est idéale pour les grandes équipes et permet de hiérarchiser les besoins en formation en fonction de l'importance et de l'utilisation des compétences.
Modèles pour l'analyse des écarts de compétences
À quoi ressemble concrètement une analyse des écarts de compétences, vous demandez-vous ? Pas d’inquiétude, nous vous proposons quelques modèles exemples que vous pouvez utiliser immédiatement.
Passons d’une vue organisationnelle à une décomposition en types d’analyses des écarts de compétences : analyse individuelle et analyse d’équipe.
Individuel
Instructions du modèle
- Informations de base : Renseignez le nom de l’employé, le poste, le service, le manager, l’évaluateur (la personne qui évalue les compétences) et la date de l’évaluation.
- Compétence/Capacité : Listez les compétences spécifiques ou aptitudes nécessaires au poste de l’employé. Les exemples peuvent inclure « Maîtrise du CRM », « Analyse des ventes » ou « Connaissance produit ». Lisez notre article sur la différence dans notre article sur la gestion de la performance basée sur les compétences.
- Niveau actuel de compétence : Évaluez le niveau de compétence actuel de l’employé pour chaque aptitude sur une échelle cohérente (par exemple, de 1 à 5, où 1 représente le niveau débutant et 5, l’expert).
- Niveau de compétence souhaité : Spécifiez le niveau de maîtrise requis pour le poste ou l’évolution future.
- Actions à entreprendre : Précisez les étapes concrètes pour aider l’employé à atteindre le niveau de compétence souhaité. Les actions peuvent inclure des programmes de formation, du mentorat ou des tâches d’autoformation. Soyez précis, par exemple : « S’inscrire à une formation avancée en analyse de données » ou « Planifier des séances de coaching hebdomadaires avec l’équipe produit ».
- Date de début et Date d’échéance : Indiquez la date de démarrage de chaque plan d’action et la date d’achèvement prévue.
- Priorité : Attribuez un niveau de priorité à chaque écart de compétence. Par exemple :
- Priorité élevée (par exemple, indispensable pour le poste)
- Priorité moyenne (par exemple, utile mais non urgente)
- Priorité faible (par exemple, pour un développement ultérieur)
8. Commentaires : Utilisez cette section pour des notes supplémentaires, telles que des mises à jour sur la progression, des retours de l’employé ou toute modification du plan d’action.
Équipe
Instructions pour le modèle :
- Équipe et date : Indiquez l’équipe qui procède à l’analyse et la date.
- Nom et poste de l’employé : Saisissez le nom et le poste de chaque employé.
- Niveau global de compétence : Ce champ calcule automatiquement la note moyenne du niveau de compétence pour chaque employé.
- Domaines de compétences :
- Indiquez chaque compétence spécifique évaluée (par exemple, « Analyse de données » ou « Gestion de projet »).
- Évaluez chaque compétence sur une échelle standardisée (par exemple, de 1 à 5).
- Commentaires et prochaines étapes :
- Pour chaque compétence, ajoutez des commentaires ou des suggestions d’actions d’amélioration.
- Incluez des recommandations pour des formations, du coaching ou des adaptations de poste si nécessaire.
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