Comment un processus RH ludique peut garder votre équipe concentrée et engagée

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Tim Reitsma

Fonder une entreprise en Nouvelle-Zélande. La déménager à Los Angeles, puis s’installer à Victoria, en Colombie-Britannique, ça implique beaucoup de changements. Mon invitée aujourd’hui partage son parcours de cofondatrice et offre des conseils concrets sur la façon de mettre l’accent sur votre équipe quand vous n’avez pas de personne dédiée aux RH.

Merci d’écouter. Je suis Tim Reitsma, l’animateur résident de People Managing People. Bienvenue dans le podcast où les gens gèrent les gens. Et on veut mener et mieux gérer. Nous sommes propriétaires, fondateur·rices, entrepreneur·es. Nous sommes cadres intermédiaires. Nous sommes chef·fes d’équipe.

Nous gérons des personnes. Et oui, nous faisons des ressources humaines, mais nous ne sommes pas RH, du moins pas au sens traditionnel du terme. Notre mission est d’aider les gens à mieux diriger et gérer leurs équipes et organisations pour qu’elles soient efficaces. Alors, si vous souhaitez mieux diriger et gérer. Si vous souhaitez devenir un·e meilleur·e leader organisationnel·le et un·e gestionnaire d’équipe plus efficace, rejoignez-nous.

Les auditeurs recherchent dans le podcast les astuces, conseils et outils dont ils ont besoin pour recruter, fidéliser, gérer et diriger leurs collaborateurs plus efficacement. Et pendant que vous écoutez l’émission, merci de vous abonner et de rejoindre notre liste de diffusion sur people managing people point com pour rester informé·e de toutes nos actualités.

Bienvenue sur le podcast Annabel. C’est un plaisir de t’avoir avec nous. Et oui, pour nos invités ou pour nos auditeurs, voudrais-tu te présenter, dire qui tu es, ce que tu fais ? J’aimerais beaucoup entendre ton parcours d’entrepreneure.

Annabel Youens

Avec plaisir. Merci de m’avoir invitée Tim. Je m’appelle Annabel Youens. Je suis cofondatrice et directrice marketing chez Appreciation Engine. Nous sommes une startup qui aide les entreprises à vraiment mieux comprendre leurs fans. Nous travaillons beaucoup pour l’industrie musicale, en aidant les maisons de disques à comprendre ce que leurs fans aiment un mois donné, puis ce qu’ils n’écoutent plus.

Cela leur est très utile pour leur marketing. Mais au final, il s’agit d’aider le fan à accéder à la musique qu’il souhaite. Donc, basée à Victoria actuellement, nous avons des membres d’équipe à l’étranger, en Nouvelle-Zélande ainsi qu’ici à Victoria, et je dirige également la société avec mon mari. Donc, tu sais, tout se mélange dans ma vie personnelle et professionnelle. Oui.

Tim Reitsma

Oui. Parlez-vous parfois d’autre chose qu’Appreciation Engine ?

Annabel Youens

Depuis la naissance de notre fille, nous parlons aussi d’elle ! Je pense que c’est parfois difficile pour nous de couper avec le travail. C’est assez drôle. Jeff et moi travaillons ensemble depuis près de 20 ans. Quand on a commencé, c’était notre première fois à vraiment collaborer et comprendre ce que ça impliquerait.

J’avais une règle stricte : à 17 h, on ne parle plus boulot. J’étais intransigeante là-dessus. Mais Jeff le vivait mal, car lorsqu’il a des idées ou envie d’échanger, ça ne tombe pas toujours entre 9h et 17h…

Au fil des ans, j’ai lâché prise et accepté ce mélange entre sphère pro et perso. C’était quasiment inévitable. Donc maintenant, ça me va ! Mais parfois, lors d’un dîner en amoureux, je me dis : « On pourrait ne pas parler boulot, juste un peu ? » Parce que c’est tellement facile d’y revenir, vu qu’on aime ce qu’on fait. Mais c’est vraiment important de s’accorder des moments de pause mentale loin du travail.

Tim Reitsma

Oui, je parlais récemment avec un·e collègue de nos pauvres conjoints qui subissent nos discussions… Je ne travaille pas avec ma femme, donc j’imagine bien votre quotidien entre entrepreneuriat commun et éducation de votre fille ! Ce n’est pas banal de lancer plusieurs startups à deux sur 20 ans et d’arriver à Appreciation Engine, qui existe d’ailleurs depuis dix ans ?

Annabel Youens

Oui, tout à fait.

Tim Reitsma

Alors dix ans… Qu’est-ce qui vous a poussé à créer Appreciation Engine ?

Annabel Youens

C’était en 2009 et mon mari et moi vivions en Nouvelle-Zélande. On avait quitté Victoria, Geoff avait trouvé un travail à l’étranger, et nous avions décidé d’y vivre 2 ans, histoire de travailler, explorer le Pacifique Sud… Finalement on y est restés bien plus longtemps – 10 ans ! Mais en 2009, l’industrie musicale traversait une étrange période : les maisons de disques poursuivaient les fans pour téléchargements illégaux, alors que de nouveaux services arrivaient sur le marché. Twitter venait d’apparaître. SoundCloud explosait, surtout chez les musiciens indés. Flickr était incontournable pour le partage artistique et photo. Beaucoup de marketing bouche à oreille se faisait déjà. Les fans partageaient des liens SoundCloud, publiaient des photos de groupes, discutaient sur Twitter. On s’est dit : il doit y avoir un meilleur moyen pour les labels et les groupes de reconnaître tout ce que font leurs fans.

C’est ainsi qu’est née Appreciation Engine. Le concept de base : Comment apprécier véritablement vos fans si vous ne les comprenez pas ? Il y a tellement de contenu en ligne que c’est impossible à gérer manuellement. Prenons Twitter, par exemple : vous pouvez constater que 100 000 personnes parlent de votre groupe et l’adorent.

Mais qui sont ces personnes, comment les contacter et les remercier ? C’est ainsi qu’a tout commencé et on a vraiment vu l’industrie musicale faire d’énormes progrès et adopter le digital, alors qu’en 2009, elle était encore très réticente.

Tim Reitsma

Introduire une nouvelle technologie ou manière d’obtenir des insights dans un secteur qui évolue lentement comme la musique peut faire peur. Comment avez-vous surmonté ces résistances des grandes maisons de disques ?

Annabel Youens

C’est tout une question de trouver la bonne personne, quelqu’un qui partage votre vision. En Nouvelle-Zélande, on a commencé avec un groupe local, les Mint Chicks, aujourd’hui connus sous le nom d’Unknown Mortal Orchestra. Petite promo pour eux, ils sont géniaux ! Ruban, un des frères fondateurs, quittait son label et cherchait un service exploitant les plateformes en ligne. Nous avons été mis en contact, et nous avons travaillé main dans la main.

C’est l’une des raisons de notre succès actuel : Ruban travaille très dur dans la musique et comprend aussi tous les autres aspects du métier. Nous avons mené une campagne très fructueuse, avec livestream, création de vidéos et d’art d’album par les fans… Une véritable collaboration avec Mint Chicks. Ils ont sorti un single sur clé USB – rare à l’époque. Succès total.

Après cela, nous avons pu travailler avec d’autres labels en Nouvelle-Zélande et Australie. C’est en prouvant la réussite, grâce à des personnes qui « comprenaient », que d’autres labels ont voulu essayer. Nous avons alors pu lever des fonds et décidé de partir à Los Angeles pour grossir après avoir fait nos preuves dans un « petit bassin » d’innovation qu’est la Nouvelle-Zélande. Mais pour vraiment devenir une grosse boîte, il fallait aller là où la musique se fait, donc L.A. ou New York. Et vu que je suis canadienne, hors de question pour New York et sa neige ! Nous avons plongé dans l’industrie à L.A.

Le choc culturel a été total entre la petite Nouvelle-Zélande et la grande L.A.! On a aussi découvert que des milliers d’agences digitales organisaient des campagnes créatives pour artistes. Nous en avons construit aussi, avec Thievery Corporation, Kesha, OK Go… campagnes à succès, mais ce qui nous différenciait, c’était la technologie sous-jacente à nos campagnes : unique comparé à toutes ces agences. Nous avons donc arrêté la production de campagnes pour devenir purement un fournisseur de technologie, sur laquelle d’autres pouvaient construire. Un pivot difficile mais typique pour une startup qui grandit !

Cela nous a forcés à licencier l’équipe néozélandaise. Changement radical. Geoff et moi avons arrêté de nous payer pendant six mois pour tout miser sur ce pivot, ce qui a été une période très dure.

Tim Reitsma

J’imagine. Avoir une idée validée dans un pays, l’amener à L.A., vite réaliser qu’il y a déjà beaucoup de concurrence, puis comprendre que votre technologie est votre atout et pivoter de l’agence vers la tech… tout cela en peu d’années, c’est intense. Licencier, déménager… Maintenant, vous êtes à Victoria. Ça a dû donner lieu à de longues discussions !

Annabel Youens

Oui, c’est compliqué de prendre des décisions rationnelles, surtout avec une équipe formidable. Beaucoup d’entreprises y font face, notamment avec la COVID. Parfois, il n’y a pas le choix : il faut s’adapter et réorganiser. Mais une fois le nouveau modèle lancé à L.A., on a réalisé que, même installés là-bas, on pouvait très bien travailler pour les labels à distance, en visio : personne ne voulait braver les bouchons de L.A. pour nous voir !

On a compris assez vite qu’on pouvait bosser depuis n’importe où. On a toujours voulu revenir à Victoria, là où on a étudié, où la famille vit sur la côte Ouest. Notre fille avait deux ans, aucun réseau de soutien à L.A., difficile de tout gérer. On a donc décidé de rentrer. Présenter cela au board me stressait, mais ils ont été très soutenants. Notre bonheur, l’environnement, le support familial sont des clés de réussite, aussi pour l’entreprise. Après notre retour, nous avons signé un contrat majeur avec une grande maison de disques mondiale. Victoria est très accueillante, autant professionnellement que personnellement.

Comparé à L.A., c’est le jour et la nuit. Là-bas, tout le monde fait du réseautage, lève des fonds dans un café, parfois sans même bosser vraiment… À Victoria, le tissu entrepreneurial est soudé, on se soutient, tout le monde est prêt à aider, ce qui ne serait jamais arrivé à L.A. Être dans un endroit qui vous rend heureux est bon pour vous, mais aussi pour votre entreprise.

Tim Reitsma

Un parcours vraiment intéressant et de précieux enseignements ! Vous avez vu de la croissance, la techno s’est répandue dans la musique, et ailleurs, je crois. Donc, cela nécessite une équipe. Avez-vous grandi à Victoria, ou restez-vous une équipe distribuée ?

Annabel Youens

Bonne question. Nous avons encore des membres en Nouvelle-Zélande, notamment Mike, notre développeur principal, avec nous depuis 20 ans – il est comme de la famille. Il a toujours travaillé à distance. Nous développons aussi l’équipe ici à Victoria, raison de notre retour. Le secteur tech y a beaucoup changé depuis 2001. De nombreuses personnes compétentes recherchent des postes intéressants. La région attire aussi de nouveaux talents. C’est aussi un endroit magnifique pour vivre, donc très attractif niveau recrutement. Nous avons donc grossi, mais cela soulève de nouveaux défis :

Au début, la question était de valider le produit et trouver des clients. Puis, il a fallu embaucher pour accompagner la clientèle. Le défi est alors : comment intégrer quelqu’un qui ne connaît rien à notre activité ? Comment lui transmettre nos méthodes, notre culture, la façon dont on traite les succès, dont on célèbre collectivement ? Finalement, la gestion des personnes prend de plus en plus d’importance et finit par accaparer plus de temps. Je pense que beaucoup de fondateurs ont tendance à remettre à plus tard les questions d’équipe, car il y a toujours une urgence à gérer.

Mais vraiment, il ne faut pas reporter les sujets humains. Il faut y consacrer du temps, car cela paie toujours pour l’entreprise. Des personnes heureuses et reconnues dans leur travail feront un bien meilleur boulot que celles simplement présentes sans enthousiasme.

Tim Reitsma

Ce que tu dis est appuyé par la recherche – ce n’est pas juste salarier les gens, c’est leur donner du sens, un but, pour qu’ils soient heureux. Comment fais-tu pour aligner tout le monde vers cet objectif ? Vision, valeurs claires ? Y a-t-il autre chose ?

Annabel Youens

C’est une question complexe, qui évolue selon la taille de l’équipe. Dans notre cas, pour les managers, nous avons bien sûr des entretiens hebdomadaires individuels. C’est indispensable pour prendre des nouvelles. Nous menons aussi des points trimestriels qui servent à préparer les entretiens annuels.

Honnêtement, parfois, j’ai l’impression d’avoir toujours un entretien à préparer ! C’est du travail administratif, parfois redondant, mais depuis qu’on a mis en place ce système – il y a deux ans je pense –, on en voit les bienfaits. Pendant chaque entretien trimestriel, on définit les objectifs clés de chaque membre et on les relie aux grandes orientations de l’entreprise fixées à la rentrée, par exemple.

Donc, tous les trois mois, je revois chaque membre pour bien vérifier sur quoi il travaille, en lien avec nos objectifs stratégiques. Mettre en place ce cycle semble fastidieux mais c’est essentiel. Je n’ai pas de responsable RH, mais je m’appuie sur un expert (expert RH), Matt, qui m’aide à rédiger certains documents comme notre « livre des pratiques » : pas de jargon, des explications claires sur, par exemple, la gestion des congés, la fermeture de l’entreprise à Noël…

Donc, surtout, il ne faut pas être ennuyeux avec les process RH ! Mais il faut aussi respecter la législation locale, et Matt m’aide à vérifier la conformité de ce qu’on met en place. Pour les fondateurs sans équipe RH, s’entourer d’experts ponctuellement, c’est essentiel.

Tim Reitsma

Bon point. Une petite structure n’a pas forcément besoin d’un RH à plein temps, mais recourir à un·e consultant·e temporaire pour créer les bonnes bases aide beaucoup – à condition que le consultant partage la vision et les valeurs de l’entreprise. Sinon, on peut tous aller sur Google pour écrire des manuels, mais il faut qu’ils parlent le langage de la boîte. Si c’est du jargon légal, personne ne lira. Mais, c’est vrai, il faut aussi respecter la loi !

Annabel Youens

Absolument.

Tim Reitsma

On ne veut surtout pas d’ennuis juridiques ou administratifs, ici comme au Canada… Tu as évoqué les entretiens individuels et annuels. As-tu introduit cela de façon proactive ou sur demande ?

Annabel Youens

C’était proactif. Dès qu’on a dépassé six membres, je ne pouvais plus parler à tout le monde quotidiennement et savoir où chacun en était. Il fallait quelque chose pour permettre à chacun de prendre des décisions de manière autonome.

Dans une startup, il y a toujours des imprévus, urgences clients… Mais ensuite, comment se réaligner sur les objectifs de l’entreprise ? Les entretiens trimestriels servent à cela. On utilise Who ? Me, une startup canadienne (Cocorico !), qui gère les processus RH, les absences, les entretiens, etc. Chacun peut consulter ses propres objectifs de performance en cours et savoir quoi prioriser.

Ainsi, tout le monde reste aligné… Chacun peut s’auto-gérer, et cela favorise l’autonomie. Je trouve ça bénéfique pour moi comme pour mon équipe. C’est intéressant de voir que certain·es sont motivé·es par le suivi hebdomadaire, d’autres par l’objectif trimestriel… chacun est différent ! D’où l’importance d’avoir les deux. Car un seul entretien annuel… comment juger une année entière alors qu’on se souvient juste des trois derniers mois, en fait ?

Tim Reitsma

Expérience vécue ! C’est souvent la course pour écrire le bilan annuel… Et on ne se souvient que du très récent. D’où l’importance d’une vraie cadence régulière et structurée d’entretiens. J’ai rencontré une petite startup à Vancouver qui disait que l’activité évolue si vite que les objectifs fixés deviennent caducs au bout de quelques semaines. C’est l’occasion de se questionner sur la pertinence des objectifs, leur lien avec la vision. On va travailler là-dessus justement avec eux prochainement. Et on peut structurer cela facilement, sans RH dédiée, juste avec de bons outils et/ou des templates adaptés.

Annabel Youens

Oui, pour moi tout est basé sur des modèles ! Nous avons un template d’entretien individuel hebdo que chacun remplit, donc il y a un vrai cadre. Notre plan stratégique, on peut le résumer sur quatre slides. Je pense que c’est important de ne pas vouloir écrire un document géant que personne ne lira. Il vaut mieux avoir quelque chose de simple et se concentrer sur l’action réelle. Je pourrais passer ma vie à planifier sans jamais exécuter, donc il me faut un plan court qui m’aide à agir !

Tim Reitsma

Même profil ici ! Le passage à l’action est aussi important que la planification. Et plus globalement, qu’as-tu appris en management des personnes, au fil de tes expériences et changements de pays ?

Annabel Youens

J’ai longtemps cru à la séparation vie pro/vie perso (équilibre vie-travail), mais je n’y crois plus. Chacun arrive au travail en tant que personne complète, avec ses préoccupations, même anodines. Et c’est cette richesse personnelle qui nourrit l’innovation et la culture d’entreprise. Il faut considérer le collaborateur dans sa globalité.

J’ai longtemps excellé à recruter et manager, tout en maintenant une séparation stricte entre pro et perso – comme avec mon mari ! Mais j’ai appris qu’il n’y a pas vraiment de barrière : on est tous humains, et c’est cette reconnaissance qui fait la réussite d’une entreprise.

Je considère que mon rôle, lorsqu’on rejoint mon entreprise, est d’aider chacun·e à développer ses compétences, pour que plus tard, ils se disent « C’est chez AE que j’ai appris ». Même découvrir qu’on n’aime pas telle tâche fait partie du chemin ! Ce n’est pas un « conseil » au sens strict, mais un vrai constat : aider la personne à réussir, imaginer où elle veut être dans dix ans – c’est ainsi que l’entreprise sera aussi plus épanouie.

Tim Reitsma

Merci, Annabel. On oublie souvent cet aspect de leadership humain. On pense templates, plans de croissance… Mais au fond, nous sommes humains et devons inspirer et accompagner nos équipes à grandir. Si la volonté ou l’inspiration ne sont pas là, aucun template ne sauvera la situation !

Annabel Youens

Exact. Les templates seuls sont vite ennuyeux !

Tim Reitsma

Je crée beaucoup de templates en ce moment pour une mission, mais je vois bien que ça ne suffit pas : il faut tout l’engagement, l’intention derrière.

Annabel Youens

Pour moi, tout est une question de langage. J’ai étudié l’écriture et je pourrais encore devenir romancière un jour !

Tim Reitsma

Peut-être !

Annabel Youens

Le langage a tellement d’importance dans la culture d’entreprise. Dans tous nos modèles, on utilise la façon dont on parle au bureau, pour guider la posture de chacun·e. Par exemple, nous avons des matrices d’évaluation que j’appelais longtemps « Kubrick » (oui, comme Stanley Kubrick !), et maintenant tout le monde les appelle comme ça… Ça fait partie de la culture ! Cela me rappelle les expériences de colonies de vacances où tout un groupe invente un langage propre… Pour moi, cette dynamique se retrouve dans le quotidien d’une startup. Ce n’est pas un camp d’été, mais il y a ce sentiment d’équipe, de travailler ensemble pour faire la différence.

C’est drôle, je comprends maintenant pourquoi je persiste avec les startups : j’adore voir des gens se révéler, affronter des défis, échouer et apprendre. Ça me passionne.

Et quand je compare la période de transition difficile, où il n’y avait que Jeff et moi, et maintenant où l’équipe s’est agrandie, je me sens mille fois mieux. Avoir de bonnes personnes chaque jour autour de soi, c’est fondamental, car ce sont celles qu’on voit le plus, en vrai !

Tim Reitsma

C’est bien vrai. Si on n’apprécie pas les gens avec qui on travaille, c’est peut-être le signal qu’il faut envisager un changement prochainement.

Annabel Youens

Exactement.

Tim Reitsma

Merci beaucoup d’être venue, Annabel, et de partager ton expérience d’entrepreneure et d’inspirer sur la gestion humaine ! Je te souhaite le meilleur pour la suite. L’URL c’est get.theappreciationengine.com, c’est bien ça ?

Annabel Youens

Oui, parfait. Merci beaucoup ! C’était très sympa. J’adore parler des gens et de tout ce qui nous rend humains au travail.

Tim Reitsma

Vraiment, merci encore pour cette conversation inspirante. Je pense que j’ai maintenant six heures de questions à te poser en plus, il faudra qu’on s’en garde pour un prochain épisode ! Ça te va ?

Annabel Youens

Avec plaisir. Merci encore Tim.

Tim Reitsma

Merci, et à bientôt.

Annabel Youens

Au revoir.