Comment créer un programme de stage en 9 étapes
Votre capacité à attirer les jeunes talents en début de carrière sera essentielle pour poser les bases de votre main-d'œuvre dans les années à venir.
Un programme de stage stratégiquement aligné vous aidera à recruter les talents dont votre organisation a besoin, à apporter de nouvelles idées et perspectives, et à avoir un effet positif sur votre marque employeur.
Dans cet article, je vais expliquer comment lancer votre propre programme de stage, ainsi que vous proposer quelques meilleures pratiques.
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Qu'est-ce qu'un stage ?
Un stage est une expérience professionnelle structurée proposée par une organisation afin de donner aux étudiants ou nouveaux diplômés une exposition pratique à un secteur ou un domaine spécifique.
Les stages peuvent être à temps partiel ou à temps plein et durent généralement une période déterminée, allant de quelques semaines à plusieurs mois.
Ils offrent au stagiaire l'opportunité de mettre en pratique ses connaissances académiques dans des situations réelles, de développer des compétences professionnelles et d'obtenir des informations précieuses sur les parcours professionnels choisis. Les stages incluent souvent du mentorat, des formations et la possibilité de travailler sur de vrais projets, ce qui en fait un tremplin essentiel vers l'emploi futur.
Pour les employeurs, les stages sont un moyen d’identifier et de développer les talents potentiels, tout en apportant des idées fraîches et innovantes au sein de l’entreprise.
Participer à des ateliers de recrutement RH peut aider les équipes RH à créer des programmes de stage qui attirent et développent les talents de demain. Les ateliers lors de conventions et autres événements abordent souvent des discussions sur la structuration de programmes offrant une valeur partagée pour les stagiaires et les entreprises.
Stages rémunérés ou non rémunérés ?
Lorsque vous créez un programme de stage, l’un des principaux aspects à considérer est de déterminer s’il s’agira de stages rémunérés ou non rémunérés.
Les stages rémunérés sont généralement plus attractifs pour les candidats, puisqu'ils offrent une compensation financière pour le travail effectué. Cela permet aussi de garantir que le stage soit accessible à un plus large éventail de candidats, y compris ceux qui ne pourraient pas se permettre de travailler sans être payés.
Cela dit, les stages non rémunérés peuvent tout de même être bénéfiques, notamment s'ils offrent des expériences d’apprentissage substantielles, des opportunités de réseautage et des crédits académiques.
Cependant, il est important de vous conformer aux lois du travail et à la réglementation en matière de stages non rémunérés, en veillant à ce que le principal bénéficiaire soit le stagiaire sur le plan éducatif plutôt que l’organisation.
En fin de compte, proposer des stages rémunérés peut renforcer l'attrait de votre programme et aider à attirer un vivier diversifié et talentueux de candidats. Les recherches montrent que les étudiants ayant suivi des stages rémunérés sont plus susceptibles de recevoir des offres d’emploi et bénéficient d’un salaire supérieur à ceux qui n’ont pas fait de stage ou qui ont effectué des stages non rémunérés.
Qui plus est, les stages non rémunérés peuvent créer des inégalités systémiques : les femmes, ainsi que les étudiants noirs et hispaniques, sont sous-représentés dans les opportunités de stages rémunérés.
Comment créer un programme de stage
Les stagiaires que vous embauchez sont plus susceptibles de rester dans votre organisation que les jeunes diplômés recrutés directement sans avoir effectué de stage.
J'ai moi-même commencé mon parcours dans mon entreprise actuelle en tant que stagiaire, je peux donc témoigner de l’efficacité de ces programmes. Voici une approche en 9 étapes pour en construire un.
Étape 1 : Définir les objectifs et les buts
Toutes les actions en ressources humaines doivent être pensées pour permettre à votre organisation d’atteindre ses priorités stratégiques.
Votre programme de stage n’échappe pas à la règle, alors votre première étape doit consister à définir des objectifs et buts clairs, et à réfléchir précisément à la façon dont il soutiendra votre stratégie d’entreprise globale.
Je vous encourage à définir des indicateurs de performance pertinents vous permettant de suivre les progrès réalisés par rapport à vos objectifs, de prendre des décisions fondées sur les données et de garantir votre contribution aux objectifs à court et long terme de votre organisation.
Étape 2 : Concevoir le programme
La conception de votre programme est essentiellement le cadre qui va permettre de réaliser les objectifs définis précédemment.
Tout commence par la planification de la main-d'œuvre. Quelle quantité et quel type de talents devrez-vous mobiliser dans tel ou tel service de l'organisation à l’avenir pour atteindre vos objectifs ?
Vous devez dimensionner votre programme de stage de façon appropriée pour couvrir vos besoins futurs en recrutement.
Cela peut signifier que vous devrez cibler un nombre restreint de types de postes à pourvoir.
Par exemple, si vos besoins augmentent au sein de vos équipes techniques mais pas du côté financier, il sera pertinent de privilégier des stages orientés vers la technologie plutôt que la finance.
Savoir quels types de talents seront nécessaires vous permettra de commencer à définir les missions que les stagiaires devront accomplir.
Des descriptions de poste bien rédigées vous aident à définir les rôles et responsabilités, et facilitent également l’élaboration de votre stratégie de rémunération et d’avantages pour vos postes de stage.
Les attentes liées aux rôles—pendant et après votre programme de stage—doivent être prises en compte pour déterminer la rémunération appropriée afin d’attirer et de retenir les meilleurs talents pour vos programmes de stage et vos recrutements juniors.
Enfin, lors de la conception de votre programme, je recommanderais de développer une solide stratégie d’évaluation qui fasse le lien avec les objectifs et buts de votre programme.
Composantes d’évaluation à prendre en compte :
- Satisfaction des stagiaires et de leurs managers vis-à-vis du programme
- Taux de conversion lors de l’embauche
- Rétention et engagement des stagiaires embauchés au fil du temps.
Étape 3 : Concevoir l’expérience stagiaire
Après avoir défini la structure générale de votre expérience de stage, il est temps de concevoir et de documenter les expériences concrètes que vivront vos stagiaires pendant leur programme.
Parmi les décisions importantes à aligner :
- Quelle sera la durée de l’expérience de stage ?
- Quels sont les objectifs pédagogiques globaux et les expériences d’apprentissage associées à votre programme de stage ?
- Quelles expériences attendez-vous que le stagiaire vive avec son manager/équipe ?
- Quelles expériences attendez-vous qu’il vive au sein de la cohorte ?
- Quelles opportunités de réseautage ou d’échanges avec la direction seront proposées aux stagiaires ?
- Comment le coaching/le retour d’information devra-t-il être donné à l’individu ?
À mon avis, votre programme de stage devrait inclure un équilibre sain entre des expériences collectives pour la cohorte de stagiaires et l’expérience professionnelle au sein de leur manager/équipe.
Les expériences de type cohorte pourraient inclure des exercices de teambuilding, des immersions en entreprise pour découvrir différentes facettes de votre activité, ainsi que des actions de bénévolat ou service communautaire.
Étape 4 : Gestion des ressources du programme de stages
Une fois le design de votre programme établi, je vous recommande de réfléchir à la gestion des ressources pour votre programme de stage.
En fonction de la taille et de l’ampleur de votre programme, vous devrez veiller à disposer de la structure de soutien adéquate pour gérer votre programme aujourd’hui et à l’avenir.
Un petit programme peut n’exiger qu’un coordinateur de stage pour la gestion du programme. Les programmes plus importants peuvent nécessiter une équipe complète de type Relations Universités pour gérer l’ensemble de l’expérience stagiaire.
Vous devrez également vous assurer de disposer d’un nombre suffisant de managers de stage pour accompagner le groupe de stagiaires que vous embauchez.
Vos managers de stagiaires doivent disposer de suffisamment de temps pour offrir à vos stagiaires le coaching, le développement et le soutien dont ils ont besoin pour réussir.
N’oubliez pas que vos stagiaires auront probablement besoin de beaucoup plus de soutien qu’un collègue plus expérimenté pour bien réussir.
Intégrez correctement vos managers de stagiaires dans le programme, informez-les clairement sur les attentes liées à leur rôle, et donnez-leur les outils et ressources nécessaires afin qu’ils puissent offrir la meilleure expérience possible à vos futurs stagiaires.
Étape 5 : Développer et mettre en œuvre une stratégie de recrutement et relations universités
Mettre en place une stratégie marketing pour atteindre les candidats là où ils se trouvent est essentiel. Les deux axes de concentration que je recommande sont les établissements d’enseignement supérieur et les réseaux sociaux.
Développer votre marque d’entreprise axée sur le recrutement de jeunes talents sur LinkedIn est une excellente façon d’attirer la génération Z. TikTok et d’autres plateformes sociales sont aussi de plus en plus utilisées comme outils de recrutement.
Nouer des relations avec certaines universités est aussi un moyen efficace de constituer des viviers de talents pour votre organisation, tout en vous assurant une présence sur les campus pour rencontrer et recruter vos futurs stagiaires.
Ciblez les écoles proposant des cursus adaptés à vos besoins de recrutement, capables de fournir le vivier de talents dont votre organisation aura besoin.
Par ailleurs, vous pouvez établir des liens avec des universités aptes à soutenir vos besoins en matière de recrutement diversifié.
Une approche émergente consiste à s’associer directement à des écoles reconnues pour leur diversité, comme les Hispanic-Serving Institutions (HSIs) ou les Historically Black Colleges (HBCUs), qui forment les talents spécialisés sur les métiers pour lesquels vous recruterez.
Cela vous permet de constituer un vivier de talents juniors issus de la diversité et de transformer ainsi votre main-d’œuvre pour les années à venir.
Étape 6 : Présélection et entretiens
Bien que vous ne souhaitiez pas rendre votre processus d'entretien trop ardu, je recommanderais au moins deux séries d’entretiens, en utilisant le même logiciel de recrutement que celui utilisé pour les candidats habituels.
La première étape doit être réalisée de manière centralisée par votre équipe d'acquisition de talents ou de gestion du programme de stages.
Cette phase initiale de l’entretien est conçue pour s’assurer que les candidats transmis aux responsables du recrutement des stagiaires soient bien sélectionnés, qu’ils répondent aux exigences du poste publié, et qu’ils soient alignés avec vos besoins futurs en recrutements en tant qu’organisation.
Une fois que votre vivier de talents initial est évalué, vous pouvez faire passer les candidats qualifiés à la deuxième étape avec les responsables qui les encadreront durant leur expérience de stage.
Comme mentionné précédemment, fournir à vos responsables de stagiaires les outils et le soutien dont ils auront besoin est essentiel au succès du programme.
Une ressource de soutien clé que je recommanderais est un guide d’entretien. Cela aide à garantir que vos candidats soient évalués selon le même ensemble de questions/critères d’évaluation, aboutissant à une évaluation plus objective de vos talents et à une meilleure conformité légale afin d’atténuer la discrimination ou les pratiques d’entretien illicites.
Une fois évalués par les responsables du recrutement, votre équipe d'acquisition de talents peut faire des offres et confirmer vos stagiaires.
Étape 7 : Accueillir et faire « diplômer » les stagiaires
Accueillir vos stagiaires est l’étape où tout votre travail porte ses fruits. Si vous êtes bien préparé, ce sera l’étape la plus simple et la plus facile de votre processus.
Un élément essentiel pour accueillir vos stagiaires est leur expérience d’orientation et d’intégration.
Une orientation approfondie les aide à se familiariser avec la culture et les politiques de votre entreprise et à comprendre qui sont les membres clés de l’équipe (par exemple, l’équipe du programme de stage, leur responsable de recrutement et d’autres structures de soutien).
Pendant tout leur accueil, les stagiaires doivent participer à un mélange équilibré d’activités programmatiques/en cohorte ainsi qu’à des activités professionnelles au sein de l’équipe de leur responsable.
Au travers de ces deux canaux, vous devez veiller à ce qu’ils bénéficient d’un développement professionnel suffisant (par exemple, ateliers, formations, et accès à des opportunités d’apprentissage en ligne), de retours sur leur performance et leur progression, ainsi que d’opportunités de réseautage cruciales avec d’autres stagiaires et avec des collègues/dirigeants de votre organisation.
Je m’appuie encore aujourd’hui sur les relations établies lors de mon propre stage il y a des années, et je crois que le réseautage est l’un des principaux vecteurs pour soutenir la croissance et la mobilité interne de vos talents.
Étape 8. Faire des offres d’emploi
À la fin du programme de stage, vous souhaitez passer immédiatement à la phase des offres d’emploi.
Le programme devrait vous avoir permis de bien évaluer vos stagiaires et de leur offrir un aperçu unique des opportunités au sein de votre organisation.
Je vous mets au défi de vous fixer un objectif de conversion d’au moins 65 % de vos stagiaires en employés à leur prochaine remise de diplôme. Ceci est essentiel pour obtenir un véritable retour sur investissement pour les efforts consentis dans votre programme de stages.
Étape 9. Réexaminez vos objectifs, ne vous contentez pas de « refaire la même chose »
La conclusion de votre cycle de stage est le moment idéal pour réévaluer votre stratégie d’évaluation.
Tout au long du processus, et surtout pendant la présence de vos stagiaires dans votre organisation, vous devriez avoir mis en œuvre votre stratégie d’évaluation et collecté des données cruciales pour alimenter la conception itérative de votre programme afin qu’il continue de répondre aux besoins de votre entreprise.
Les entretiens de sortie constituent une autre excellente source de données issues de vos stagiaires, pouvant aider à ajuster le programme pour la prochaine promotion de stagiaires.
Une erreur critique que je constate dans la conception des programmes de stages est de « répéter à l’identique » année après année, sans les faire évoluer pour suivre les priorités changeantes de votre stratégie de talents.
Meilleures pratiques pour les programmes de stage
Voyons quelques meilleures pratiques à adopter lors de l’exécution de votre stratégie de stages.
Recrutez des stagiaires plus tôt que vous ne l’imaginez
Attirer et recruter de jeunes talents de haut niveau est chaque année plus concurrentiel, et commencer votre processus de recrutement plus tôt est un excellent moyen de vous assurer de ne pas passer à côté des meilleurs profils de stagiaires.
Si vous accueillez des stagiaires l’été, je vous conseille de publier et de commencer à sourcer vos offres de stage dès l’automne précédent.
Plus vite vous publiez et faîtes des offres pour vos stages, plus vous avez de chances de constituer une promotion compétitive de stagiaires lorsque votre programme commencera.
Managers et mentors solides
Au-delà du noyau dur de collègues qui gèrent votre programme de stages, deux rôles essentiels auront un impact majeur sur l’expérience de vos stagiaires : leur responsable et leur mentor.
Nous avons tous déjà entendu l’adage qui dit que les employés « ne quittent pas de mauvais emplois, ils quittent de mauvais managers » et des études ont montré que 50 % à 75 % des employés partent à cause de leur supérieur hiérarchique.
Ainsi, pour inciter vos stagiaires à rester auprès de vous après l’obtention de leur diplôme, il est crucial de les associer à des managers capables de leur offrir une expérience particulière.
Proposez un travail valorisant
Un élément clé de la conception de votre programme de stages consiste à attribuer à vos stagiaires des missions réellement stimulantes et enrichissantes sur le plan professionnel.
La motivation intrinsèque (être motivé par l’activité ou la tâche elle-même) est un facteur essentiel de motivation, en particulier pour les jeunes talents en début de carrière.
Vos stagiaires méritent de s’impliquer dans un travail intéressant et enthousiasmant qui les mettra au défi et leur offrira la possibilité d’apprendre auprès de vos meilleurs collaborateurs.
Les avantages d’un programme de stages en entreprise
Mon propre stage a été mon billet d’entrée doré dans l’organisation où je travaille encore aujourd’hui.
Les relations nouées au cours de mon stage ont été déterminantes pour ma progression vers un poste de direction à l’échelle de l’entreprise.
Même si les employeurs devraient proposer des stages parce que c’est la bonne chose à faire pour soutenir la nouvelle génération de talents sur le marché du travail, je peux vous assurer que les bénéfices d’un programme de stages vont bien au-delà de la simple générosité.
Recrutement de jeunes talents en début de carrière
Selon l’Association nationale des collèges et employeurs, 66,4 % des opportunités de stage débouchent sur des propositions de postes à temps plein.
Il s’agit là d’un vivier essentiel pour votre réserve de jeunes talents, et d’une occasion incontournable d’ancrer la prochaine génération de collaborateurs dans votre organisation.
Période d’évaluation prolongée
Les stages offrent aux employeurs l’avantage supplémentaire d’observer leur futur talent en action avant de formuler une proposition d’embauche.
De plus, des études ont montré que les stagiaires qui deviennent ensuite employés sont 32 % plus susceptibles de rester que ceux qui n’ont pas effectué de stage dans votre entreprise, ce qui signifie que vous avez plus de chances de retenir vos talents tout en réduisant les coûts liés au roulement du personnel.
Compte tenu du fait que le coût de remplacement d’un employé s’élève généralement à environ 1,5 à 2 fois son salaire annuel, vous devriez considérer votre programme de stages comme un moyen rentable d’attirer et de fidéliser les jeunes talents au sein de votre organisation.
Publicité positive et construction de votre marque
Les stages peuvent faire des merveilles pour la notoriété de votre marque et présenter votre organisation sous un jour très positif, aidant ainsi à recruter des talents bien au-delà de vos seuls stagiaires.
La présence sur les réseaux sociaux devrait constituer une part importante de votre expérience de stage. Les jeunes générations y sont très présentes, et vos stagiaires peuvent jouer un rôle clé en tant qu’ambassadeurs de votre marque, tant en ligne que sur les campus.
Soutient vos efforts en matière de DEIB
Un programme de stages bien conçu peut être un atout majeur pour soutenir vos efforts DEIB.
Accueillir un groupe diversifié de stagiaires vous permet ensuite d’intégrer une plus grande diversité de jeunes talents dans votre vivier pour les années à venir.
En outre, les données récentes relatives aux diplômés montrent que l’écart salarial se creuse pour les femmes qui perçoivent uniquement 72 centimes pour chaque dollar gagné par leurs homologues masculins (contre 81 centimes par dollar ces dernières années).
Développer volontairement le soutien et l’embauche des talents féminins à des taux équitables grâce à l’expérience de stage peut avoir un impact durable pour réduire l’écart d’équité salariale entre les femmes et les hommes et donner à vos collègues féminines les moyens de réussir sur le long terme.
Les programmes de stages vous aideront à remporter la guerre des talents
Votre entreprise est-elle prête pour le vieillissement de la main-d'œuvre ?
Les stages sont un moyen rentable d’intégrer des talents hautement sélectionnés dans votre organisation qui ont également davantage tendance à rester plus longtemps.
Ils sont aussi excellents pour l’image employeur et les efforts en matière de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI).
Je vous encourage à réfléchir à des moyens de continuer à vous concentrer sur l’engagement et la fidélisation de vos anciens stagiaires une fois qu’ils rejoignent votre effectif.
Vos anciens stagiaires sont l’avenir de votre organisation, il est donc payant de continuer à investir dans leur croissance et leur développement.
FAQ
Combien de temps doit durer un stage ?
La durée de votre programme de stage variera fortement en fonction des objectifs de votre organisation et des postes à pourvoir.
La plupart des opportunités de stages professionnels durent de 1 à 3 mois, une période suffisamment longue pour offrir au stagiaire une expérience du poste et de l’organisation. Ceci est typique des stages d’été.
Les stages à plus long terme peuvent être avantageux pour des postes plus complexes et apportent aussi l’avantage supplémentaire de permettre au stagiaire de mieux comprendre l’environnement de travail et de contribuer davantage à l’organisation.
Un bon exemple de cela concerne les postes comme les cliniciens, pharmaciens et autres professionnels de santé.
Ces rôles nécessitent souvent des stages plus longs qui couvrent toute l’année scolaire afin de permettre aux étudiants d’acquérir les compétences clés requises pour réussir dans leur nouveau rôle après l’obtention de leur diplôme.
Quels sont les différents types de stages ?
Il existe de nombreux types de programmes de stage que vous pouvez proposer, des stages d’été traditionnels aux expériences plus proches d’un poste à temps plein. Voici quelques exemples courants :
- Stage d’été. Expérience courte mais intensive durant les mois d’été lorsque les étudiants sont en congé universitaire
- Stages alignés sur le semestre. Généralement des opportunités à temps partiel ou à horaires réduits qui s’étendent sur un semestre d’automne ou de printemps, permettant d’intégrer le travail avec les priorités académiques
- Programmes de stage rotatif. Ces programmes sont conçus pour faire tourner les stagiaires à travers différents départements ou équipes afin de leur offrir une vision plus globale de l’organisation et diversifier leurs compétences (par exemple, un stage rotatif en RH peut permettre à un stagiaire de découvrir le recrutement, la formation et la rémunération). Cela est particulièrement utile pour les programmes à haut potentiel et permet aux stagiaires de mieux choisir leur spécialisation à l’issue du stage.
- Programmes de stage inclusifs. Conçus pour promouvoir la diversité et l’inclusion, un programme de stage inclusif est généralement axé sur le développement de compétences professionnelles auprès de groupes ou de populations sous-représentés.
