Retour d’entretien : Le guide d’un expert avec des exemples
Les retours sont essentiels à notre développement à tous, mais il peut être difficile d’en recevoir et parfois encore plus d’en donner.
Fournir un retour approprié aux candidats nécessite un effort supplémentaire et, dans la précipitation des recrutements, cette étape est souvent négligée.
Cependant, prendre le temps de donner un retour vous distingue en tant que recruteur et vous apportera des bénéfices à long terme.
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Voici les meilleures pratiques pour donner du feedback aux candidats et en faire un élément d’une expérience positive (même si la réponse est négative).
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Qu’est-ce qu’un retour d’entretien ?
Le retour d’entretien est une évaluation et un résumé de la performance d’un candidat lors du processus d’entretien.
Il est généralement fourni par l’intervieweur ou le panel d’entretien et contient des observations, évaluations et recommandations concernant les compétences, l’expérience, les qualifications et l’adéquation globale du candidat au poste.
Le but du retour d’entretien est d’offrir aux candidats des informations pertinentes sur leurs points forts et leurs axes d’amélioration.
Jetez un œil à quelques exemples de retours positifs et vous constaterez vite que ceux-ci mettent en avant les points forts du candidat, comme son expertise technique, sa capacité de communication ou son expérience pertinente, tout en soulignant ses réalisations et sa contribution durant le processus.
Le feedback constructif, quant à lui, met l’accent sur les axes d’amélioration possibles : renforcer certaines compétences métier ou interpersonnelles, ou acquérir plus d’expérience dans un domaine précis.
Donner des retours éclairés aux candidats permet d’offrir une meilleure expérience candidat et de renforcer votre marque employeur.
Savoir que les candidats ne peuvent pas être simplement recalés d’emblée instaure une responsabilité supplémentaire pour les intervieweurs, ce qui permet d’améliorer la qualité des retours donnés et mène à de meilleures décisions de recrutement (recueillir et donner un feedback de qualité est une compétence de recruteur que je recherche et forme).
Le feedback doit être aussi une démarche bilatérale : les organisations peuvent et doivent solliciter le retour des candidats afin d’améliorer le processus de recrutement.
Bonnes pratiques pour donner un retour d’entretien
Comme pour tout feedback, il est important que les retours faits aux candidats soient constructifs, clairs et utiles. Voici quelques bonnes pratiques incontournables :
- Agissez rapidement : Fournissez le retour dès que possible après l’entretien, tant que les détails sont encore frais dans l’esprit de l’intervieweur et du candidat. Si le jury de recrutement a fait son travail et soumis son feedback dans les 24 heures, j’essaie idéalement de transmettre le retour au candidat dans les 72 heures suivantes.
- Focalisez-vous sur les critères liés au poste : Bâsez votre retour sur les critères pertinents pour le poste et les compétences attendues. Efforcez-vous d’identifier les biais personnels ou les remarques sans lien avec la capacité professionnelle du candidat (le recrutement collaboratif peut aider à cela).
- Soyez constructif : Donnez des conseils pour aider le candidat à s’améliorer, ne soulignez pas uniquement ce qui n’allait pas.
- Soyez professionnel et respectueux : Maintenez un ton professionnel et adoptez une attitude respectueuse. Le retour doit être délivré de manière encourageante et bienveillante (retrouvez-en davantage dans l’excellent article d’Alana Fallis sur comment donner du feedback).
- Soyez honnête : Fournissez un feedback sincère et franc, sans pour autant l’édulcorer ni le rendre trop sévère.
- Utilisez des outils : Des outils comme les systèmes de suivi des candidatures ou des logiciels de recrutement similaires peuvent faciliter la collecte de feedbacks pour les candidats et en recueillir auprès d’eux.
- Documentez les retours : Conservez une trace des feedbacks fournis. Cela permet d’assurer la cohérence et constitue un point de référence pour de futures interactions avec le candidat.
- Encouragez les questions : Invitez le candidat à poser des questions et à demander des éclaircissements pour s’assurer qu’il a bien compris le retour et peut agir efficacement en conséquence.
Exemples de retours d'entretien
Exemples de retours positifs
Compétences techniques
- « Vous avez démontré une forte maîtrise de Python et fourni une solution efficace et claire au problème de codage. Votre compréhension des algorithmes et des structures de données était impressionnante. »
- « Votre expérience avec les outils de gestion de projet comme Jira et Asana est évidente, et vous avez donné un excellent exemple de gestion efficace de plusieurs projets en même temps. »
Compétences comportementales
- « Vous avez communiqué vos idées de manière claire et assurée. Votre capacité à expliquer des concepts complexes de façon simple a été très efficace. »
- « Vous avez démontré d’excellentes compétences en résolution de problèmes, notamment lorsque vous avez expliqué comment vous avez géré un défi imprévu lors de votre précédent projet. »
Adéquation culturelle
- « Votre enthousiasme pour les valeurs et la mission de notre entreprise était très perceptible. Nous pensons que vous vous intègreriez bien à la dynamique de notre équipe et que vous contribueriez positivement à notre culture d’entreprise. »
- « Votre approche collaborative et vos exemples de projets en équipe montrent que vous appréciez le travail collectif et que vous êtes à l’aise dans un environnement de groupe. »
Forces
- « Votre vaste expérience en marketing digital et vos campagnes réussies correspondent parfaitement aux besoins de notre équipe marketing. »
- « Votre approche proactive et votre volonté de relever de nouveaux défis se sont démarquées. Nous apprécions votre ouverture à l’apprentissage et votre désir de progresser. »
Préparation
- « Le candidat a montré une préparation exceptionnelle, arrivant avec une compréhension claire du poste et de la mission de l’entreprise. Ses questions réfléchies sur nos projets et processus ont mis en évidence ses recherches approfondies et son réel intérêt à contribuer à notre équipe. »
- « Il était évident que le candidat avait soigneusement étudié la description du poste et préparé des exemples pertinents pour mettre en avant ses compétences, ce qui a rendu ses réponses concises et adaptées au poste visé. »
Attitude positive
- « Le candidat a conservé une attitude positive et enthousiaste tout au long de l’entretien, rendant la conversation agréable et engageante. Son optimisme face aux défis était particulièrement encourageant. »
- « Le candidat a répondu aux questions difficiles avec assurance et optimisme, montrant ainsi sa résilience et sa capacité à se concentrer sur les solutions plutôt que sur les problèmes. »
Esprit d’équipe
- « Il a démontré une excellente compréhension de la dynamique de groupe, soulignant comment il accorde de l’importance à la communication ouverte et au respect mutuel pour atteindre des objectifs communs. »
- « Le candidat a parlé avec enthousiasme de son rôle dans les succès collectifs précédents et a montré une réelle reconnaissance pour les contributions de ses collègues. »
Exemples de retours négatifs
Compétences techniques
- « Bien que vous ayez de bonnes bases en Java, nous avons relevé certaines lacunes dans la compréhension de notions avancées telles que la concurrence et le multithreading. »
- « Votre familiarité avec les bases de données SQL est évidente, mais votre expérience avec les bases NoSQL semble limitée, ce qui est une exigence essentielle pour ce poste. »
Compétences comportementales :
- « Par moments, vos réponses étaient trop brèves, ce qui rendait difficile l’évaluation complète de votre raisonnement et de votre expérience. Fournir des réponses plus détaillées serait bénéfique. »
- « Vous sembliez hésitant lorsqu’on vous a questionné sur la gestion de conflits au travail. Il est important, pour ce poste, d’être sûr de soi lorsqu’il s’agit d’aborder et de résoudre des conflits. »
Adéquation culturelle :
- « Nous avons ressenti une certaine hésitation lors de la discussion sur l’environnement de travail flexible de notre entreprise. Il est essentiel pour nous que les membres de l’équipe soient à l’aise avec le travail à distance et s’y adaptent bien. »
- « Votre préférence pour travailler de manière autonome pourrait représenter un défi dans notre environnement d’équipe très collaboratif. »
Axes d'amélioration :
- « Nous avons remarqué que vous aviez des difficultés avec les questions de jugement situationnel. Pratiquer davantage les questions d’entretien comportemental pourrait vous aider à mieux exprimer vos méthodes de résolution de problèmes. »
- « Votre présentation technique manquait un peu de profondeur, notamment dans l’explication de la logique derrière vos choix de conception. Apporter plus de contexte et de justification renforcerait vos arguments. »
Mauvaise communication
- « Le candidat a eu du mal à exprimer clairement ses idées, ce qui a rendu difficile la compréhension complète de ses expériences et de ses qualifications. Ses réponses étaient souvent vagues ou manquaient de détails nécessaires pour évaluer ses compétences. »
- « Lorsqu’on lui a demandé d’approfondir des exemples précis, le candidat a fourni des réponses incomplètes ou hors sujet, suggérant une difficulté à transmettre efficacement des informations pertinentes. »
Manque de préparation
- « Le candidat semblait ne pas bien connaître les exigences du poste et n’a pas su fournir d’exemples adaptés montrant comment son expérience correspondait à l’emploi. Cela a donné l’impression qu’il n’avait pas examiné la description du poste en détail. »
- « Lorsqu’on l’a questionné sur notre entreprise et sa mission, le candidat a donné des réponses très générales, indiquant qu’il n’avait pas recherché notre organisation ni ses valeurs avant l’entretien. »
Éléments à inclure dans un retour d’entretien
Lorsque je donne un retour à des candidats, j’essaie toujours d’inclure les éléments suivants :
Retour positif
Mettez en avant tout point fort ou aspect positif constaté au cours du processus, par exemple une bonne communication ou une expertise technique remarquée.
« Vous avez démontré une compréhension approfondie du rôle et vous êtes venu bien préparé en présentant des exemples qui mettaient clairement en valeur votre expertise technique et vos capacités de résolution de problèmes.
Vos réponses étaient articulées, concises et répondaient directement aux questions, faisant ressortir d’excellentes capacités de communication.
Nous avons également apprécié votre attitude positive et votre enthousiasme pour le poste — il était évident que vous êtes réellement motivé à l’idée de contribuer à notre équipe.
En outre, les exemples précis que vous avez partagés sur votre expérience de travail en collaboration avec d’autres personnes ont démontré votre adaptabilité et vos solides aptitudes au travail d’équipe. Vous avez laissé, dans l’ensemble, une impression très positive et nous pensons que vous pourriez être un très bon ajout à ce poste. »
Retour constructif
Ici, il est important d’être précis et de fournir des exemples ainsi que des conseils concrets à propos de points comme des compétences particulières, la résolution de problèmes ou la préparation. Par exemple :
« Merci d’avoir pris le temps de passer cet entretien avec nous. Même si vous avez montré de l’enthousiasme pour le poste, j’ai remarqué que certaines de vos réponses auraient pu être plus ciblées et plus détaillées.
Fournir des exemples précis en lien avec les exigences du poste aiderait à illustrer plus efficacement vos compétences et votre expérience.
En outre, il serait utile de passer davantage de temps à vous renseigner sur l’entreprise et sur le poste avant l’entretien afin de mieux adapter vos réponses à nos besoins et attentes.
Ce sont des points que vous pouvez facilement améliorer pour de futurs entretiens, et j’apprécie les efforts que vous avez fournis lors de notre échange. »
Performance vs exigences du poste
Faites toujours le lien entre la performance du candidat et ce qui est requis pour réussir dans le poste, par exemple :
« Merci pour le temps et les efforts investis durant le processus d'entretien. Bien que vous ayez démontré de solides compétences en [compétence ou point fort spécifique, par exemple, 'connaissances techniques en analyse de données'], le poste exige une capacité plus avancée à [exigence spécifique, par exemple, 'présenter efficacement des analyses à des parties prenantes non techniques'].
Renforcer vos compétences en communication afin de transmettre des informations complexes de manière claire et percutante vous aidera à exceller dans ce type de poste. Votre enthousiasme et votre volonté d'apprendre sont évidents, et avec un développement supplémentaire dans ce domaine, vous avez le potentiel de dépasser les attentes dans des rôles similaires. »
Opportunités futures
Proposez des suggestions pour de futurs entretiens ou des postes pour lesquels le candidat pourrait être mieux adapté en fonction de ses points forts et axes d'amélioration, et donnez-lui des conseils sur la manière d'améliorer ses compétences ou d'acquérir une expérience supplémentaire dans certains domaines.
« Merci pour le temps et les efforts que vous avez consacrés au processus d'entretien. Vous avez démontré un fort potentiel, notamment en [domaine spécifique, par exemple, 'résolution de problèmes ou expertise technique'], ce qui est une excellente base pour réussir.
Bien qu'il existe des domaines où un développement complémentaire renforcerait votre capacité à vous épanouir dans ce poste — comme [axe d'amélioration spécifique, par exemple, 'compétences en leadership ou collaboration interfonctionnelle'] — j'entrevois d'importantes opportunités de croissance.
Je vous encourage à continuer de développer votre expérience dans [domaine spécifique] et à explorer des postes qui vous permettront d'affiner ces compétences. Avec votre engagement et votre attitude proactive, je suis convaincu(e) que vous trouverez des opportunités où vous pourrez exceller et avoir un impact significatif. »
À ne pas inclure dans un retour d'entretien
Généralisations
Fournissez des exemples précis et des détails pour étayer votre retour. Des affirmations vagues telles que « n'était pas tout à fait adapté » sans véritable contexte peuvent être confuses et frustrantes pour les candidats. Tout retour que vous donnez doit pouvoir être justifié par des exemples concrets.
Commentaire trop critique
Bien qu'il soit important de mentionner les axes d'amélioration, évitez les propos blessants ou trop critiques qui pourraient décourager le candidat ou nuire à sa confiance en soi.
Il s'agit notamment d'éviter des mots ou expressions tels que « nul », « décevant », « incompétent », « vous n'avez pas ce qu'il faut ».
Si vous pensez vraiment qu'un poste ne leur convient pas, veillez à rester constructif dans la manière de le communiquer et fournissez des conseils et recommandations.
Tout propos discriminatoire
Sachez que dans de nombreuses juridictions comme le Royaume-Uni et l’Union Européenne, il existe une législation qui régit strictement l’accès et la protection des données.
Le retour d'entretien est considéré comme une donnée relative à un candidat spécifique et, sous cette législation (General Data Protection Regulation ou GDPR), il a le droit de demander l'accès à toutes les données que l'entreprise détient à son sujet.
De nombreux autres pays se sont inspirés du GDPR pour leur propre législation sur les données et ont déjà adopté ou sont en train de préparer des lois similaires (Brésil, Inde, Turquie et Californie, USA à ce jour), il est donc important de rester vigilant.
Concrètement, cela signifie que votre retour écrit doit être objectif, clair et pertinent par rapport aux compétences professionnelles, à l'expérience requise et à la performance du candidat lors de l'entretien face à ces critères.
C’est pourquoi il ne doit y avoir aucun commentaire sur leur tenue vestimentaire, leur accent éventuel, et surtout rien qui pourrait être perçu comme discriminatoire.
Je donne ces avertissements car je les ai déjà constatés. Même si je suis heureux(se) d'avoir pu repérer et corriger ces biais flagrants auprès des personnes concernées, assurez-vous que tout retour enregistré ne vous cause pas de problèmes.
Et non, vous ne pouvez pas contourner la législation en essayant de limiter le retour ou autre. Si l’on découvre que vous avez caché des informations concernant le candidat, les amendes peuvent être très lourdes.
Voici mon principe : si l’équipe d’Amazon n'a pas trouvé le moyen de limiter les retours, alors personne ne le peut !
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