Retour d’Entretien : Le Guide d’un Expert avec des Exemples
Le feedback est essentiel à notre développement à tous, mais il peut être difficile à recevoir et parfois encore plus à donner. Fournir un feedback adéquat aux candidats demande un effort supplémentaire et, dans la frénésie du recrutement, cette étape est souvent négligée.
Cependant, prendre le temps de donner un retour vous distingue en tant que recruteur et vous sera bénéfique sur le long terme. Je partage ici les meilleures pratiques pour donner un retour aux candidats et l’intégrer à une expérience candidat positive (même si la réponse est négative).
Qu’est-ce qu’un retour d’entretien ?
Le retour d’entretien est une évaluation et un résumé de la performance d’un candidat au cours du processus d’entretien.
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Il est généralement fourni par le recruteur ou le panel d’entretien et inclut des observations, des évaluations et des recommandations concernant les compétences du candidat, son expérience, ses qualifications et son adéquation globale au poste.
Le but du retour d’entretien est d’offrir aux candidats des informations pertinentes sur leurs points forts et leurs axes d’amélioration.
Consultez quelques exemples de retours positifs et vous verrez rapidement qu’ils mettent en avant les points forts du candidat, tels que l’expertise technique, la capacité de communication, ou une expérience pertinente, tout en reconnaissant leurs réalisations et contributions lors de l’entretien.
Un retour constructif, à l’inverse, met en lumière les axes sur lesquels le candidat pourrait progresser, par exemple renforcer ses compétences techniques ou comportementales, ou acquérir plus d’expérience dans un domaine précis.
Fournir aux candidats un retour pertinent améliore l’expérience candidat et renforce votre marque employeur.
Savoir que les candidats ne peuvent pas simplement être refusés sans explication ajoute une couche supplémentaire de responsabilité pour les recruteurs, ce qui améliore la qualité des retours donnés et mène à de meilleures décisions de recrutement (la capacité à collecter et donner un feedback de qualité est une compétence de recruteur que je recherche et forme).
Le feedback doit aussi être à double sens : les organisations peuvent et doivent solliciter le retour des candidats afin d’améliorer le processus de recrutement.
Question rapide : prenez part à notre enquête de 60 secondes pour partager votre ressenti sur l'utilisation des agents IA lors des évaluations de performance, promotions et coaching. Vos retours nous aident à mieux comprendre les défis réels que rencontrent les équipes RH face à l’IA en gestion de la performance.
Meilleures pratiques pour un retour d’entretien
Comme pour n’importe quel retour, il est important que celui donné aux candidats soit constructif, clair et bénéfique. Voici quelques bonnes pratiques à retenir :
- Agir rapidement : Donnez le feedback dès que possible après l’entretien, tant que les détails sont frais dans l’esprit du recruteur et du candidat. Si le panel de recrutement a terminé son évaluation et soumis son retour sous 24 h, j’essaie idéalement de transmettre le retour au candidat sous 72 h après cela.
- Se concentrer sur les critères du poste : Basez votre retour sur les critères liés au poste et aux compétences attendues. Cherchez à repérer tout biais personnel ou commentaire sans rapport avec les compétences professionnelles du candidat (le recrutement collaboratif peut aider à ce niveau).
- Être constructif : Donnez des conseils sur la façon dont le candidat peut progresser et pas simplement des remarques sur ce qui n’allait pas.
- Être professionnel et respectueux : Gardez un ton professionnel et respectueux. Le retour doit être formulé de manière encourageante et bienveillante (en savoir plus dans l’excellent article d’Alana Fallis sur comment donner un feedback).
- Être honnête : Fournissez un retour honnête et sincère, sans l’enrober inutilement ni être trop dur.
- Utiliser des outils : Des outils comme les systèmes de suivi des candidatures ou d’autres logiciels de recrutement similaires permettent de centraliser les retours pour les candidats et de recueillir leurs impressions.
- Documenter le feedback : Gardez un suivi des retours donnés. Cela aide à garantir de la cohérence et sert de référence lors d’échanges futurs avec le candidat.
- Encourager les questions : Donnez au candidat la possibilité de poser des questions et demander des précisions, afin de s’assurer qu’il comprenne bien le retour et puisse agir en conséquence.
Exemples de retours d'entretien
Exemples de retours positifs
Compétences techniques
- « Vous avez démontré une grande maîtrise de Python et fourni une solution claire et efficace au problème de codage. Votre compréhension des algorithmes et des structures de données était impressionnante. »
- « Votre expérience des outils de gestion de projet tels que Jira et Asana est évidente, et vous avez donné un excellent exemple de la façon dont vous avez géré efficacement plusieurs projets à la fois. »
Compétences comportementales
- « Vous avez communiqué vos idées de façon claire et assurée. Votre capacité à expliquer des concepts complexes de manière simple a été très appréciée. »
- « Vous avez démontré d’excellentes compétences en résolution de problèmes, notamment lorsque vous avez expliqué comment vous avez géré un défi imprévu lors de votre précédent projet. »
Adéquation à la culture d’entreprise
- « Votre enthousiasme pour les valeurs et la mission de notre entreprise était très perceptible. Nous pensons que vous vous intégreriez bien à la dynamique de notre équipe et contribueriez positivement à notre culture. »
- « Votre approche collaborative et vos exemples de projets en équipe montrent que vous accordez de l'importance au travail collectif et que vous êtes à l'aise dans un environnement de groupe. »
Forces
- « Votre solide expérience en marketing digital et vos campagnes réussies correspondent parfaitement aux besoins de notre équipe marketing. »
- « Votre approche proactive et votre volonté de relever de nouveaux défis nous ont marqués. Nous apprécions votre désir d’apprendre et d’évoluer. »
Préparation
- « Le candidat s’est montré exceptionnellement bien préparé, arrivant avec une compréhension claire du poste et de la mission de l’entreprise. Ses questions pertinentes sur nos projets et nos processus ont mis en avant la qualité de ses recherches et son véritable intérêt à contribuer à notre équipe. »
- « Il était évident que le candidat avait examiné attentivement la description de poste et préparé des exemples concrets pour illustrer ses compétences, ce qui a rendu ses réponses concises et adaptées au poste. »
Attitude positive
- « Le candidat a conservé une attitude positive et enthousiaste tout au long de l’entretien, rendant l’échange agréable et dynamique. Son optimisme à relever les défis était particulièrement encourageant. »
- « Le candidat a répondu avec assurance et une vision constructive aux questions difficiles, illustrant sa résilience et sa capacité à se concentrer sur les solutions plutôt que sur les problèmes. »
Travail d’équipe
- « Il a démontré une solide compréhension des dynamiques d’équipe, en expliquant comment il privilégie la communication ouverte et le respect mutuel pour atteindre des objectifs communs. »
- « Le candidat a parlé avec enthousiasme de son rôle dans les succès d’équipe précédents, montrant une véritable reconnaissance pour les contributions de ses collègues. »
Exemples de retours négatifs
Compétences techniques
- « Bien que vous ayez de bonnes bases en Java, nous avons constaté des lacunes concernant les concepts avancés tels que la concurrence et le multithreading. »
- « Votre aisance avec les bases de données SQL est visible, mais votre expérience avec les bases de données NoSQL semble limitée, ce qui est un critère important pour ce poste. »
Compétences comportementales :
- « Par moments, vos réponses étaient trop succinctes, ce qui a rendu difficile l'évaluation complète de votre raisonnement et de votre expérience. Fournir des réponses plus détaillées serait utile. »
- « Vous sembliez hésitant lorsque nous vous avons interrogé sur la gestion des conflits en milieu professionnel. La confiance dans la résolution de conflits est importante pour ce rôle. »
Adéquation à la culture d’entreprise :
- « Nous avons ressenti une certaine hésitation lors de l'évocation de l’environnement de travail flexible de notre entreprise. Il est essentiel pour nous que les membres de l’équipe soient à l’aise avec le télétravail et s’y adaptent facilement. »
- « Votre préférence pour travailler de manière indépendante pourrait représenter un défi au sein de notre équipe, qui fonctionne de façon très collaborative. »
Axes d’amélioration :
- « Nous avons remarqué que vous avez eu des difficultés avec les questions de jugement situationnel. Pratiquer davantage les questions d’entretien comportemental pourrait vous aider à mieux présenter vos stratégies de résolution de problèmes. »
- « Votre présentation technique manquait un peu de profondeur, notamment en ce qui concerne l’explication du raisonnement derrière vos choix de conception. Fournir plus de contexte et de justification renforcerait vos arguments. »
Communication insuffisante
- « Le candidat a eu des difficultés à exprimer clairement ses idées, ce qui a rendu difficile la pleine compréhension de ses expériences et de ses qualifications. Leurs réponses étaient souvent vagues ou manquaient des détails nécessaires pour évaluer leurs compétences. »
- « Lorsqu’on lui a demandé de développer sur des exemples précis, le candidat a fourni des réponses incomplètes ou hors sujet, ce qui suggère une difficulté à transmettre efficacement les informations pertinentes. »
Manque de préparation
- « Le candidat semblait ne pas bien connaître les exigences du poste et n’a pas su donner d’exemples adaptés montrant comment son expérience correspondait au poste. Cela a donné l’impression qu’il n’avait pas étudié la fiche de poste en détail. »
- « Lorsqu’on lui a posé des questions sur notre entreprise et sa mission, le candidat a donné des réponses très générales, indiquant qu’il n’avait pas recherché notre organisation ou ses valeurs avant l’entretien. »
Que faut-il inclure dans un retour d’entretien ?
Lorsque je donne un retour à des candidats, j’essaie toujours d’inclure les éléments suivants :
Retour positif
Mettez en avant les points forts ou les aspects positifs observés pendant le processus, par exemple le fait qu’ils aient bien communiqué ou qu’ils aient impressionné par leurs connaissances techniques.
« Vous avez fait preuve d’une compréhension approfondie du poste et vous êtes venu(e) bien préparé(e), avec des exemples mettant clairement en valeur votre expertise technique et vos capacités à résoudre des problèmes. »
Vos réponses étaient articulées, concises et répondaient directement aux questions, soulignant ainsi vos excellentes aptitudes de communication.
Nous avons également apprécié votre attitude positive et votre enthousiasme pour le poste — il était évident que vous êtes vraiment motivé(e) à l’idée de contribuer à notre équipe.
En outre, les exemples spécifiques que vous avez partagés sur votre expérience du travail collaboratif ont mis en avant votre capacité d’adaptation et vos solides compétences en travail d’équipe. Dans l’ensemble, vous avez laissé une impression très positive, et nous pensons que vous pourriez très bien convenir à ce poste. »
Retour constructif
C’est ici qu’il faut être précis et fournir des exemples et des conseils concrets sur des domaines tels que des compétences spécifiques, la capacité à résoudre des problèmes ou la préparation. Exemple :
« Merci d’avoir pris le temps de passer un entretien avec nous. Même si vous avez montré beaucoup d’enthousiasme pour le poste, j’ai remarqué que certaines de vos réponses auraient pu être plus ciblées et détaillées. »
Fournir des exemples précis en lien avec les exigences du poste aiderait à illustrer plus efficacement vos compétences et vos expériences.
De plus, il serait utile de passer plus de temps à vous renseigner sur l’entreprise et le poste à l’avance afin de mieux aligner vos réponses avec nos besoins et nos attentes.
Ce sont des axes sur lesquels vous pouvez facilement progresser pour de futurs entretiens, et j’apprécie vos efforts lors de notre échange. »
Performance par rapport aux exigences du poste
Faites toujours le lien entre la performance du candidat et ce qui est nécessaire pour exceller dans le poste, par exemple :
« Merci pour le temps et les efforts que vous avez consacrés au processus d'entretien. Bien que vous ayez démontré de solides compétences en [compétence ou point fort spécifique, par exemple, 'connaissances techniques en analyse de données'], le poste requiert une capacité plus avancée à [exigence spécifique, par exemple, 'présenter des analyses de manière efficace à des parties prenantes non techniques'].
Renforcer vos compétences en communication afin de transmettre des informations complexes de façon claire et percutante vous aiderait à exceller dans ce type de poste. Votre enthousiasme et votre volonté d'apprendre sont évidents, et avec un développement supplémentaire dans ce domaine, vous avez le potentiel de dépasser les attentes dans des fonctions similaires. »
Opportunités futures
Fournissez des suggestions pour de futurs entretiens ou des postes qui pourraient mieux convenir au candidat en fonction de ses points forts et axes d'amélioration, et donnez des indications sur la manière dont il peut développer ses compétences ou acquérir une expérience supplémentaire dans certains domaines.
« Merci pour le temps et l’implication que vous avez investis dans le processus d’entretien. Vous avez démontré un fort potentiel, notamment en [domaine spécifique, par exemple, « la résolution de problèmes ou l’expertise technique »], ce qui constitue une excellente base pour réussir.
Bien qu’il y ait des axes d’amélioration qui renforceraient votre capacité à vous épanouir dans ce poste — tels que [domaine spécifique à développer, par exemple, 'compétences en leadership ou collaboration interfonctionnelle'] — je vois d’importantes perspectives d’évolution.
Je vous encourage à continuer à renforcer votre expérience dans [domaine spécifique] et à explorer des rôles qui vous permettront d’affiner ces compétences. Avec votre engagement et votre esprit d'initiative, je suis convaincu que vous trouverez des opportunités où vous pourrez exceller et avoir un impact significatif. »
Ce qu’il ne faut pas inclure dans un retour d’entretien
Généralisations
Fournissez des exemples précis et des détails pour étayer votre retour. Des formulations vagues telles que « ne correspondait pas tout à fait » sans contexte approprié peuvent être source de confusion et de frustration pour les candidats. Tout retour doit pouvoir être appuyé par des cas concrets.
Commentaires trop critiques
Même s'il est important d'aborder les axes d'amélioration, évitez un langage trop dur ou excessivement critique qui pourrait décourager le candidat ou porter atteinte à sa confiance en lui.
Cela signifie qu'il faut éviter les mots ou expressions comme « nul », « décevant », « incompétent », « vous n’avez pas ce qu’il faut ».
Si vous pensez fortement qu’un poste ne leur convient pas, veillez à le formuler de manière constructive et à donner des conseils et des recommandations.
Tout propos discriminatoire
Sachez que dans de nombreuses juridictions, comme le Royaume-Uni et l’Union européenne, il existe une législation stricte régissant l’accès et la protection des données.
Le retour sur un candidat est considéré comme une donnée liée à une personne spécifique et, en vertu de cette législation (Règlement général sur la protection des données ou GDPR), il a le droit de demander à toute entreprise l’ensemble des données la concernant.
De nombreux autres pays se sont inspirés du GDPR pour leur propre législation sur les données et ont déjà adopté ou travaillent à l’adoption de lois similaires (Brésil, Inde, Turquie et Californie, États-Unis, par exemple), c’est donc une question à laquelle chacun doit être attentif.
Cela signifie que vous devez vous assurer que votre retour d’entretien est objectif, clair et pertinent au regard des compétences professionnelles, de l’expérience requise et de la performance du candidat lors de l’entretien par rapport à ces critères.
C’est pourquoi il ne doit y avoir aucun commentaire sur la tenue vestimentaire, l’accent ou tout autre élément pouvant être considéré comme discriminatoire.
J’insiste sur ces mises en garde car j’en ai déjà vu. Je suis heureux d’avoir pu repérer et adresser de tels biais flagrants auprès des personnes concernées à l’époque, mais assurez-vous que vos retours ne vous exposent pas à des problèmes.
Et non, vous ne pouvez pas contourner la législation en limitant le retour ou autre. Si vous êtes reconnu coupable d’avoir masqué des informations sur un candidat, les amendes sont vraiment lourdes.
Ma règle est la suivante : si l’équipe d’Amazon n’a pas trouvé le moyen de limiter les retours, alors personne ne le peut !
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