Retour d’entretien : Le guide d’un expert avec exemples
Le feedback est essentiel à notre développement, mais il peut être difficile à recevoir et parfois encore plus compliqué à donner. Fournir un retour d'information correct aux candidats demande un effort supplémentaire et, dans le tumulte du recrutement, cette étape est souvent négligée.
Cependant, prendre le temps de donner un retour d'information vous distingue en tant que recruteur et vous sera bénéfique sur le long terme. Je vais ici partager les meilleures pratiques pour donner un retour aux candidats et en faire une partie intégrante d'une expérience candidat positive (même si la réponse est négative).
Qu'est-ce que le feedback d'entretien ?
Le feedback d’entretien est une évaluation et un résumé de la performance d’un candidat au cours du processus d’entretien.
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Il est généralement fourni par l'intervieweur ou le panel d'entretien et inclut des observations, des évaluations, ainsi que des recommandations concernant les compétences, l'expérience, les qualifications et l'adéquation globale du candidat pour le poste.
Le but du feedback d’entretien est d’offrir aux candidats des pistes concrètes sur leurs points forts et les axes d’amélioration possibles.
Consultez quelques exemples de feedback positif et vous remarquerez rapidement qu’ils mettent en avant les points forts du candidat, comme l’expertise technique, les compétences en communication ou l’expérience pertinente, tout en reconnaissant ses réussites et sa contribution lors du processus d’entretien.
Un feedback constructif, a contrario, met l’accent sur les points à améliorer, comme le renforcement de certaines compétences techniques ou comportementales, ou l'acquisition d'expérience dans un domaine spécifique.
Fournir aux candidats un retour d’information pertinent améliore l’expérience candidat et renforce votre marque employeur.
Savoir que les candidats ne peuvent pas simplement être rejetés d’emblée ajoute un niveau de responsabilité supplémentaire aux intervieweurs, ce qui permet d’améliorer la qualité des retours qu’ils formulent et conduit à de meilleures décisions d’embauche (recueillir et donner un feedback de qualité est une compétence de recruteur que je recherche et que je forme).
Le feedback doit également aller dans les deux sens ; les organisations peuvent et doivent solliciter un retour d'information de la part des candidats afin d’améliorer le processus de recrutement.
Petite question : prenez une minute (60 secondes) pour répondre à notre sondage et nous dire sincèrement ce que vous pensez de l’utilisation des agents IA dans les évaluations de performance, les promotions et le coaching. Vos réponses nous aideront à mieux comprendre les défis réels que rencontrent les équipes RH avec l’IA en gestion de la performance.
Meilleures pratiques pour donner un feedback d'entretien
Comme pour tout feedback, il est important de veiller à ce que celui donné aux candidats soit constructif, clair et bénéfique. Voici quelques bonnes pratiques principales :
- Soyez réactif : Donnez un retour d’information dès que possible après l’entretien, pendant que les détails sont encore frais dans l’esprit de l'intervieweur et du candidat. Si le panel de recrutement a fait son travail et transmis son feedback dans les 24 heures, idéalement je vise 72 heures après cela pour communiquer la réponse au candidat.
- Axez-vous sur des critères liés au poste : Basez vos retours sur les critères pertinents pour le poste et pour les compétences requises. Essayez d’identifier tout biais personnel ou commentaire non relié aux compétences professionnelles du candidat (le recrutement collaboratif peut aider à cela).
- Soyez constructif : Donnez des conseils pour aider le candidat à progresser plutôt que de pointer seulement ce qui n’a pas été.
- Restez professionnel et respectueux : Maintenez un ton professionnel et restez respectueux. Le feedback doit être livré de façon encourageante et bienveillante (voir également l’excellent article d’Alana Fallis sur comment donner un feedback).
- Soyez honnête : Offrez un retour sincère et direct, sans l’enrober inutilement ni être trop brutal.
- Utilisez des outils : Des outils tels que les systèmes de gestion des candidatures ou d’autres logiciels de recrutement similaires peuvent aider à centraliser le feedback pour les candidats et à recueillir leur retour.
- Documentez le feedback : Conservez une trace des retours communiqués. Cela permet d’assurer de la cohérence et sert de référence pour de futures interactions avec le candidat.
- Encouragez les questions : Donnez au candidat la possibilité de poser des questions et de demander des précisions afin qu’il comprenne bien les retours et puisse agir en conséquence.
Exemples de retours d'entretien
Exemples de retours positifs
Compétences techniques
- « Vous avez démontré une solide maîtrise de Python et fourni une solution claire et efficace au problème de codage. Votre compréhension des algorithmes et des structures de données était impressionnante. »
- « Votre expérience avec des outils de gestion de projet tels que Jira et Asana est évidente, et vous avez donné un excellent exemple de la façon dont vous avez géré efficacement plusieurs projets en même temps. »
Compétences comportementales
- « Vous avez communiqué vos idées de manière claire et assurée. Votre capacité à expliquer des concepts complexes de façon simple était très efficace. »
- « Vous avez montré d’excellentes compétences en résolution de problèmes, notamment lorsque vous avez abordé la façon dont vous avez géré un défi inattendu lors de votre précédent projet. »
Adéquation culturelle
- « Votre enthousiasme pour nos valeurs et notre mission d’entreprise était très évident. Nous pensons que vous vous intégrerez facilement dans notre dynamique d’équipe et que vous contribuerez positivement à notre culture. »
- « Votre approche collaborative et vos exemples de projets en équipe montrent que vous valorisez le travail collaboratif et êtes à l’aise dans un environnement de groupe. »
Forces
- « Votre solide expérience dans le marketing digital et vos campagnes réussies correspondent parfaitement aux besoins de notre équipe marketing. »
- « Votre approche proactive et votre volonté de relever de nouveaux défis nous ont particulièrement marqués. Nous apprécions votre désir d’apprendre et d’évoluer. »
Préparation
- « Le candidat a montré une préparation exceptionnelle, arrivant avec une compréhension claire du poste et de la mission de l’entreprise. Ses questions réfléchies sur nos projets et processus témoignaient de ses recherches approfondies et de son réel intérêt à contribuer à notre équipe. »
- « Il était évident que le candidat avait soigneusement étudié la fiche de poste et préparé des exemples pertinents pour illustrer ses compétences, rendant ses réponses concises et parfaitement adaptées au poste. »
Attitude positive
- « Le candidat a gardé une attitude positive et enthousiaste tout au long de l’entretien, rendant l’échange agréable et dynamique. Son optimisme face aux défis était particulièrement encourageant. »
- « Le candidat a abordé les questions difficiles avec assurance et optimisme, démontrant sa résilience et sa capacité à se concentrer sur les solutions plutôt que sur les problèmes. »
Travail d’équipe
- « Ils ont montré une très bonne compréhension des dynamiques d’équipe, mettant en avant leur priorité pour la communication ouverte et le respect mutuel afin d’atteindre des objectifs communs. »
- « Le candidat a parlé avec enthousiasme de son rôle dans les succès collectifs et a témoigné d’une véritable reconnaissance pour les contributions de ses collègues. »
Exemples de retours négatifs
Compétences techniques
- « Bien que vous ayez de bonnes bases en Java, nous avons relevé quelques lacunes concernant des notions plus avancées comme la concurrence et le multithreading. »
- « Votre familiarité avec les bases de données SQL est évidente, mais votre expérience avec les bases NoSQL semble limitée, ce qui est une compétence clé demandée pour ce poste. »
Compétences comportementales :
- « Par moments, vos réponses étaient trop brèves, ce qui a rendu difficile l’évaluation complète de votre raisonnement et de votre expérience. Des réponses plus détaillées auraient été utiles. »
- « Vous sembliez hésitant lorsqu’on vous a interrogé sur la gestion des conflits au travail. Avoir confiance pour aborder et résoudre des conflits est important pour ce poste. »
Adéquation culturelle :
- « Nous avons perçu une certaine hésitation lorsque nous avons évoqué l'environnement de travail flexible de notre entreprise. Il est essentiel pour nous que les membres de l'équipe se sentent à l'aise et s'adaptent bien au travail à distance. »
- « Votre préférence pour le travail indépendant pourrait poser un défi dans notre environnement d'équipe très collaboratif. »
Points à améliorer :
- « Nous avons remarqué que vous avez eu des difficultés avec les questions de jugement situationnel. Pratiquer davantage les questions d'entretien comportemental pourrait vous aider à mieux exprimer vos stratégies de résolution de problèmes. »
- « Votre présentation technique manquait de profondeur, notamment dans l'explication de la logique derrière vos choix de conception. Fournir plus de contexte et de justification renforcerait vos arguments. »
Mauvaise communication
- « Le candidat a eu du mal à exprimer clairement ses idées, ce qui a rendu difficile la compréhension complète de son expérience et de ses qualifications. Ses réponses étaient souvent vagues ou manquaient de détails nécessaires pour évaluer ses compétences. »
- « Lorsqu'on lui a demandé de développer des exemples précis, le candidat a donné des réponses incomplètes ou hors sujet, ce qui suggère une difficulté à transmettre efficacement des informations pertinentes. »
Manque de préparation
- « Le candidat semblait ne pas connaître les exigences du poste et n'a pas pu donner d'exemples adaptés montrant comment son expérience correspondait au poste. Cela a donné l'impression qu'il n'avait pas étudié la fiche de poste en détail. »
- « Lorsqu'on lui a demandé de parler de notre entreprise et de sa mission, le candidat a donné des réponses très génériques, indiquant qu'il n'avait pas fait de recherches sur notre organisation ou ses valeurs avant l'entretien. »
Que faut-il inclure dans le feedback d'entretien ?
Lorsque je donne un retour aux candidats, j’essaie toujours d’inclure les éléments suivants :
Retour positif
Mettez en avant tous les points forts ou les aspects positifs observés au cours du processus, par exemple le fait qu'ils ont bien communiqué ou qu'ils ont impressionné par leurs connaissances techniques.
« Vous avez démontré une très bonne compréhension du poste et êtes venu bien préparé avec des exemples qui mettaient clairement en avant votre expertise technique et vos compétences en résolution de problèmes.
Vos réponses étaient précises, concises et répondaient directement aux questions, montrant ainsi d'excellentes capacités de communication.
Nous avons aussi apprécié votre attitude positive et votre enthousiasme pour le poste — cela montrait clairement que vous êtes vraiment motivé à contribuer à notre équipe.
En outre, les exemples spécifiques que vous avez partagés sur votre expérience de travail en collaboration avec d’autres ont illustré votre capacité d'adaptation et votre esprit d'équipe. Au global, vous avez laissé une très bonne impression et nous pensons que vous seriez un excellent choix pour ce poste. »
Retour constructif
Ici, il est nécessaire d’être précis et de donner des exemples ainsi que des conseils pratiques sur des axes comme les compétences spécifiques, les capacités de résolution de problèmes ou la préparation. Exemple :
« Merci d’avoir pris le temps de passer cet entretien avec nous. Bien que vous ayez montré de l’enthousiasme pour le poste, j’ai constaté que certaines de vos réponses auraient pu être plus ciblées et détaillées.
Donner des exemples spécifiques liés aux exigences du poste vous aiderait à mieux illustrer vos compétences et expériences.
Il serait également pertinent de prendre plus de temps pour vous renseigner à l’avance sur l'entreprise et le poste afin d’aligner au mieux vos réponses avec nos besoins et nos attentes.
Ce sont des points que vous pouvez facilement améliorer pour de futurs entretiens, et j’apprécie vos efforts lors de notre échange. »
Performance vs exigences du poste
Faites toujours le lien entre la performance du candidat et ce qui est requis pour exceller dans le poste, par exemple :
« Merci pour le temps et les efforts investis durant le processus d’entretien. Même si vous avez démontré une forte [compétence ou qualité spécifique, par exemple, ‘maîtrise technique de l’analyse de données’], le poste exige une capacité plus avancée à [exigence précise, par exemple, ‘présenter efficacement des analyses à des interlocuteurs non techniques’].
Renforcer vos compétences en communication pour transmettre des informations complexes de manière claire et percutante vous aiderait à exceller dans ce type de poste. Votre enthousiasme et votre volonté d’apprendre sont évidents et, avec un développement supplémentaire dans ce domaine, vous avez le potentiel pour dépasser les attentes dans des rôles similaires. »
Futures opportunités
Proposez des suggestions pour de futurs entretiens ou des postes qui pourraient mieux convenir au candidat selon ses points forts et axes d’amélioration et donnez des conseils sur la façon de renforcer ses compétences ou d’acquérir des expériences complémentaires dans certains domaines.
« Merci pour le temps et l’implication que vous avez consacrés au processus d’entretien. Vous avez montré un fort potentiel, notamment dans [domaine spécifique, par exemple, ‘la résolution de problèmes ou l’expertise technique’], ce qui représente une excellente base pour réussir.
Bien qu’il existe des domaines où un développement supplémentaire renforcerait votre capacité à prospérer dans ce poste — tels que [axe d’amélioration à préciser, par exemple, ‘les compétences en leadership ou la collaboration inter-équipes’] — j’identifie d’importantes perspectives d’évolution.
Je vous encourage à continuer d’acquérir de l’expérience dans [domaine spécifique] et à explorer des rôles vous permettant de perfectionner ces aptitudes. Avec votre engagement et votre attitude proactive, je suis convaincu que vous trouverez des opportunités où vous pourrez exceller et avoir un véritable impact. »
Ce qu’il ne faut pas inclure dans un feedback d’entretien
Généralisations
Apportez des exemples et des explications précises pour soutenir votre retour. Des affirmations vagues comme « n’était pas vraiment adapté » sans contexte clair peuvent être source de confusion et de frustration pour les candidats. Tout commentaire doit pouvoir être appuyé par des cas concrets.
Feedback trop critique
Bien qu’il soit important d’aborder les axes d’amélioration, évitez un ton dur ou trop critique qui pourrait décourager le candidat ou nuire à sa confiance.
Cela signifie d’éviter des mots ou expressions comme « nul », « décevant », « incompétent », « vous n’avez pas les compétences requises ».
Si vous êtes convaincu qu’un poste ne correspond peut-être pas au candidat, veillez à communiquer cela de manière constructive et proposez des conseils ou orientations.
Tout contenu discriminatoire
Sachez que dans de nombreux pays, comme le Royaume-Uni et l’Union européenne, des lois encadrent strictement l’accès et la protection des données.
Le feedback sur un candidat est considéré comme une donnée personnelle et, selon cette législation (Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD), le candidat a le droit de demander toute information détenue par une entreprise à son sujet.
De nombreux autres pays se sont inspirés du RGPD pour leur législation (Brésil, Inde, Turquie, et Californie, États-Unis notamment), il est donc nécessaire de s’en préoccuper.
Concrètement, cela signifie que vos retours écrits doivent être objectifs, clairs et pertinents par rapport aux compétences attendues, à l’expérience requise et à la performance du candidat lors de l’entretien, au regard de ces critères.
C’est pourquoi il ne peut y avoir aucun commentaire sur la tenue vestimentaire du candidat, son accent, ou tout élément qui pourrait être considéré comme discriminatoire.
Je partage ces mises en garde car je les ai déjà rencontrées. Même si je suis heureux de les avoir repérées et traitées à temps, assurez-vous que vos feedbacks n’entraînent pas de problèmes pour vous.
Et non, vous ne pouvez pas contourner la loi en essayant de limiter le contenu du feedback ou autre. Si l’on découvre que vous avez caché des informations au sujet du candidat, les amendes sont très lourdes.
Pour moi, la règle est la suivante : si l’équipe d’Amazon n’a pas trouvé le moyen de limiter les feedbacks, alors personne ne le pourra !
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