Comment rédiger un plan d’intégration sur 30-60-90 jours + modèle
Une étude de Gallup a révélé que seulement 12 % des employés estiment fortement que leur organisation fait un excellent travail d'intégration des nouveaux membres de l'équipe. C'est décevant car, comme nous allons le voir, un processus d'onboarding bien mené peut avoir un impact significatif sur la réussite du nouvel employé dans son nouveau poste.
Le plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours est largement reconnu comme une bonne pratique pour intégrer efficacement les nouveaux membres au sein de la culture d'entreprise et augmenter rapidement leur productivité.
Bien qu'il existe de nombreuses façons d'améliorer votre parcours d'intégration, l'utilisation du plan sur 30, 60 et 90 jours offre l'un des meilleurs retours sur investissement que je connaisse.
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Qu'est-ce qu'un plan sur 30-60-90 jours ?
Un plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours est un plan d'action qui guide les nouveaux employés lors de leurs 90 premiers jours dans leur nouveau poste. Il permet de créer et de suivre l'accomplissement des tâches d'intégration traditionnelles, telles que rencontrer les collègues et suivre les formations nécessaires.
L'objectif ultime est de permettre aux nouveaux arrivants de se sentir les bienvenus et de les aider à prioriser ce qu'ils doivent faire pour devenir productifs le plus rapidement possible.
Cela contribuera également à améliorer l'engagement, la motivation et la fidélisation des employés.
Les 30 premiers jours
L'accent, pendant les 30 premiers jours, est mis sur la découverte de l'organisation, du poste, des outils utilisés, des critères de réussite et du rôle que jouera le nouvel arrivant.
Il s'agit aussi de déterminer ce que le nouveau collaborateur doit apprendre, en commençant par les bases.
Cette partie du plan sur 90 jours sera la plus commune à tous les nouveaux embauchés, quel que soit leur poste, département ou niveau de responsabilité.
La période des 30 à 60 jours
Ici, les nouveaux arrivants bénéficient encore d'un accompagnement mais commencent à s'impliquer davantage dans les projets et à se concentrer sur leurs missions et responsabilités. C'est à ce moment que le plan commence à s'adapter en fonction du poste, du département et du niveau hiérarchique.
La période des 60 à 90 jours
Désormais, le nouvel arrivant gagne en autonomie et en indépendance quant à la manière dont il souhaite aborder son poste et ses responsabilités.
Les bénéfices d'un plan sur 30-60-90 jours
Un plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours offre un cadre structuré pour permettre aux nouveaux employés de s'adapter à leurs fonctions et responsabilités au sein d'une organisation. Ce plan présente plusieurs avantages majeurs :
- Efficacité accrue : Mettre en place un plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours rend le processus plus efficace en s'assurant que chacun sait ce qui est attendu de lui et de quels moyens il aura besoin. Il est également plus facile de regrouper les ressources, telles que les présentations introductives et autres documents similaires.
- Compétence atteinte plus rapidement : En offrant une feuille de route claire, les nouveaux employés sont plus susceptibles d'atteindre leur plein potentiel de productivité plus rapidement qu'avec un processus non structuré.
- Occasions de feedback et d'ajustement : Le plan prévoit des points de contrôle réguliers et des sessions de retour d'information entre le nouvel employé et son manager ou mentor. Cela garantit que les difficultés sont rapidement identifiées et que des ajustements peuvent être apportés si nécessaire. Cela favorise l'amélioration continue et le développement personnel.
- Culture d'entreprise renforcée : Un parcours d'intégration structuré offre aux nouveaux arrivants de meilleures chances de se sentir connectés à l'organisation, à ses membres et à leur contribution à la culture d'entreprise. Cela est particulièrement important pour l’onboarding à distance ou à l'international.
Une analogie pour réfléchir à votre plan sur 30-60-90 jours
J'ai suivi une fois un cours d'intégration où l'instructeur disait : « Une bonne manière de concevoir votre plan 30-60-90 jours, c'est comme un menu de restaurant. »
Comme le veut la tradition, les entrées d'abord.
Voici ce qui sera inclus dans tous les plans 30-60-90 jours, quel que soit le service ou le niveau de responsabilité.
Ce sont les informations que tout le monde devrait connaître en rejoignant une nouvelle organisation, par exemple :
- Valeurs
- Objectifs
- Modèle économique
- Historique
Nous pouvons maintenant être plus spécifiques.
En poursuivant l'analogie du menu, il s'agit des plats principaux. Par exemple, une personne occupant un poste de responsable commercial aura des objectifs et des indicateurs différents de quelqu’un commençant en développement logiciel.
À partir de cela, vous pouvez créer différents modèles selon le service ou le niveau de séniorité.
Enfin, nous descendons au niveau individuel ou, pour poursuivre l’analogie, aux garnitures.
Chacun a des expériences, visions, personnalités et objectifs différents. Vous souhaitez collaborer avec eux pour ajuster leur plan sur 90 jours afin qu’il leur convienne au mieux.
Comment faire ? L'un des meilleurs moyens d’y parvenir est d’utiliser l’entretien d’intégration.
Grâce à cet entretien d’intégration, vous pouvez obtenir une compréhension beaucoup plus approfondie de leur personnalité, de leurs forces, de leurs faiblesses et de leurs objectifs personnels, et adapter le plan 90 jours en conséquence.
Bien qu’il existe un chevauchement entre le type de questions que vous poseriez pendant l’entretien d’intégration et l’entretien d’embauche, le type de questions et de réponses recherchées sera différent de celui du processus d’embauche lui-même.
Cet entretien peut être mené par un responsable du recrutement, son nouveau manager ou les deux.
Grâce à l’entretien d’intégration, vous pouvez avoir leur plan sous la main pour effectuer les ajustements nécessaires et garantir qu’ils bénéficient du meilleur plan 90 jours possible.
Si vous êtes comme moi, vous pensez peut-être déjà au dessert. Eh bien, c’est l’aboutissement de toute la préparation et du travail accompli durant 90 jours, aboutissant à un collaborateur prêt, engagé et motivé !
Approfondissons maintenant la création d’un plan 30-60-90 jours.
Comment créer un plan 30-60-90 jours
Les 30 premiers jours
Voyons maintenant ce qu’il convient d’inclure dans la feuille de route des 30 premiers jours d’un nouvel arrivant.
Le premier mois sera surtout consacré à l’apprentissage. C’est la période où vous devrez être le plus présent auprès des nouvelles recrues pour qu’elles s’habituent à votre organisation, et où il y aura le plus de points communs dans l’accompagnement, quel que soit le poste ou le niveau de séniorité.
En conséquence, cette partie sera la plus simple à standardiser et à réutiliser.
Voici quelques éléments que vous souhaiterez aborder avec les nouveaux collaborateurs pendant ces 30 premiers jours :
- Clarifier le poste et les responsabilités (extrêmement important)
- Être informé des politiques internes et comportements attendus
- Comprendre les technologies, logiciels et outils utilisés par votre organisation et les processus à suivre.
- Découvrir la mission, la vision, les valeurs, les produits, le modèle économique et les clients de votre organisation
- Comprendre les parties prenantes de l'organisation
- Prendre connaissance des projets en cours sur lesquels l’entreprise se concentre et de ceux qui seront liés à leur mission
- Avoir des réunions hebdomadaires avec leur manager
- Appréhender la culture d’entreprise et les normes d’équipe.
- Apprendre à connaître les membres de leur équipe et savoir à qui s’adresser selon les besoins
- Identifier les écarts de compétences et établir des objectifs à court et long terme pour la suite du plan.
Puisque les 30 premiers jours correspondent à l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise (en présentiel ou à distance), il est pertinent de prévoir des activités d’accueil réutilisables comme des présentations de bienvenue, la lecture du manuel de l’employé, et des déjeuners d’équipe.
La période des 30 à 60 jours
Maintenant que les nouvelles recrues ont franchi le cap des 30 jours, il est temps pour elles d'aller plus loin dans leur intégration.
Elles auront désormais une compréhension des bases et commenceront à approfondir leur rôle.
Les connaissances acquises au cours des 30 premiers jours vont maintenant être intensifiées et mises en pratique. Elles peuvent s'impliquer davantage dans les projets et commencer à exprimer leurs idées et réflexions.
Les rôles et responsabilités abordés au début ? Elles peuvent désormais commencer à progresser sur ces points.
Les KPIs, objectifs et jalons fixés durant les 30 premiers jours ? Elles vont commencer à progresser sur ces aspects.
C'est la partie du plan 30 60 90 jours où chaque plan commencera à diverger selon le service, la personne, ou le niveau hiérarchique.
La période des 60 à 90 jours
À cette étape, la nouvelle recrue continue de progresser sur les KPIs, objectifs spécifiques et jalons définis au cours des 30 premiers jours.
Comme cette période met beaucoup plus l'accent sur l'autonomie, cette partie du plan peut être beaucoup plus ouverte et personnalisée selon l'individu.
Les nouvelles recrues travailleront sur des projets avec moins de supervision, seront plus impliquées au sein de leurs équipes et au sein de l'organisation, et feront le point avec leurs supérieurs pour s'assurer qu'elles atteignent leurs indicateurs.
À ce stade, les membres de l'équipe peuvent commencer à solliciter la nouvelle recrue pour son expertise. Peut-être qu'elle formera une nouvelle équipe pour un projet sur lequel elle travaille.
Des erreurs seront encore commises et c'est normal. Elles sont encore nouvelles au sein de l'organisation et ont encore beaucoup à apprendre.
Ceci dit, il doit y avoir un niveau de responsabilité plus élevé qu'au début du plan de 90 jours, et celui-ci continuera d'augmenter avec le temps.
Au-delà de 90 jours
Des études montrent qu'environ 72% des nouveaux employés se seront installés dans leur nouveau rôle en 3 mois, 22% en 9 mois, et le reste aux alentours de 10-12 mois.
L'une des meilleures pratiques à mettre en place après la période des 90 jours est l’entretien de fidélisation.
L'entretien de fidélisation consiste à interroger les employés sur ce qui fonctionne bien et sur les axes d'amélioration possibles.
L'entretien de fidélisation est un excellent moyen d’améliorer votre processus d’intégration. C’est le bon moment pour poser des questions sur la façon dont le plan a été construit, mis en œuvre, et comment il peut être perfectionné.
Les retours des entretiens de fidélisation peuvent être complétés par une autre méthode de retour d'expérience comme les enquêtes d'intégration.
Quelques métriques utiles pour mesurer le succès de l’intégration sont par exemple le taux de rotation des nouveaux embauchés, le temps vers la productivité, ou le taux de réussite de la formation.
La règle des 5
Pour améliorer votre plan de 90 jours, considérez la règle des 5.
La règle des 5 stipule que pour obtenir des retours pertinents lors d’une recherche ou d’un test, cinq utilisateurs suffisent généralement pour détecter des schémas et déterminer ce qui fonctionne ou non.
Si vous observez déjà des tendances en interrogeant simplement cinq utilisateurs, il y a fort à parier que tester un plus grand nombre ne vous apprendra pas beaucoup plus. Si aucun schéma n'émerge après cinq utilisateurs, vous pouvez alors élargir l’échantillon.
Par exemple, si vos retours soulignent constamment que les indicateurs clés de performance (KPI) et les objectifs doivent être plus clairs dans le plan sur 90 jours, il est judicieux de se concentrer sur ce point et de chercher des moyens d'améliorer le processus.
Meilleures pratiques pour l'intégration sur 30-60-90 jours
Pour conclure, je souhaitais mettre l'accent sur quelques bonnes pratiques pour créer votre plan sur 30-60-90 jours ainsi que pour l'intégration en général.
Définir des objectifs clairs et atteignables
Pour chaque phase du plan (30, 60, 90 jours), fixez des objectifs clairs et mesurables qui correspondent au poste de l'employé et aux objectifs de l'entreprise. Veillez à ce que ces objectifs soient réalistes et accessibles afin de donner un sentiment d'accomplissement à mesure qu'ils sont atteints.
Planifier des points de suivi réguliers et des retours
Prévoyez des réunions individuelles régulières entre le nouvel employé et son responsable ou mentor, ainsi qu'avec le personnel RH, le recruteur qui l'a embauché, et une personne du développement des talents. Ces rendez-vous sont essentiels pour fournir des retours, discuter des difficultés et ajuster le plan si nécessaire.
Favoriser l'autoréflexion et la définition d'objectifs
Encouragez le nouvel employé à réfléchir à sa progression et à fixer des objectifs personnels et professionnels. Cela favorise l'engagement et l'investissement personnel dans sa réussite au sein de l'entreprise.
Mettre en avant le succès et reconnaître les réalisations
Célébrez les étapes clés et les réussites tout au long du processus d'intégration. La reconnaissance peut renforcer le moral et la motivation, tout en soulignant la valeur de l'employé pour l'équipe et l'entreprise.
Par exemple, le détaillant de chaussures Zappos organise une "fête de remise de diplôme" pour ceux qui terminent le module obligatoire de service client pendant leur intégration.
Voici d'autres excellentes idées de reconnaissance des employés.
Ajuster en fonction des retours
Soyez prêt à adapter le plan d'intégration en fonction des retours du nouvel employé (les enquêtes d'intégration ou les entretiens de départ sont utiles ici) et de ses performances.
La flexibilité est essentielle pour répondre à tout défi imprévu ou opportunité d'apprentissage supplémentaire.
Utiliser la technologie
Des technologies telles que les logiciels d'intégration spécialisés et les systèmes de gestion de l'apprentissage facilitent le suivi des progrès, la conception et la gestion des formations.
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