Comment rédiger un plan d’intégration sur 30-60-90 jours + Modèle
Une étude de Gallup a révélé que seulement 12 % des employés affirment fermement que leur organisation fait un excellent travail pour intégrer les nouveaux membres de l'équipe. C'est décevant car, comme nous allons le voir, un bon processus d'intégration peut avoir un impact significatif sur la réussite du nouvel employé dans son nouveau poste.
Le plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours est largement reconnu comme une bonne pratique permettant d'intégrer efficacement les nouveaux membres dans la culture d'entreprise et de faire progresser rapidement leur productivité.
Bien qu'il existe de nombreuses façons d'améliorer votre expérience d'intégration, utiliser le plan sur 30, 60 et 90 jours offre l'un des meilleurs retours sur investissement que je connaisse.
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Qu'est-ce qu'un plan 30-60-90 jours ?
Un plan d'intégration 30-60-90 jours est un plan d'action qui aide à guider les nouveaux employés pendant leurs 90 premiers jours dans leur nouvel emploi. Il permet de créer et de suivre l'accomplissement des tâches d'intégration courantes telles que rencontrer des collègues et compléter les formations nécessaires.
L'objectif ultime est de faire en sorte que les nouveaux arrivants se sentent bien accueillis et de les aider à prioriser ce qu'ils doivent faire pour devenir productifs le plus rapidement possible.
Ce processus contribue également à renforcer l'engagement, la motivation et la fidélisation des employés.
Les 30 premiers jours
Lors des 30 premiers jours, l'accent est mis sur la découverte de l'entreprise, de leur rôle, des outils qu'ils utiliseront, de la manière dont le succès est mesuré, et du rôle qu'ils joueront.
C'est aussi le moment de déterminer ce que le nouveau collaborateur doit apprendre, en commençant par les bases.
Cette partie du plan sur 90 jours sera la plus similaire pour tous les nouveaux arrivants, quel que soit le poste, le département ou le niveau de séniorité.
La période des 30 à 60 jours
Durant cette période, les nouveaux commencent à s'impliquer davantage dans des projets et à se concentrer sur leurs rôles et responsabilités. C'est à ce moment que le plan commence à diverger en fonction du poste, du département et du niveau de responsabilité.
La période des 60 à 90 jours
À ce stade, les nouveaux ont davantage d'autonomie et d'indépendance pour s'organiser et s'approprier leurs responsabilités et leur poste.
Les avantages d’un plan 30-60-90 jours
Un plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours offre un cadre structuré pour aider les nouveaux employés à s'adapter à leur rôle et à leurs responsabilités au sein d’une organisation. Ce plan est bénéfique à plusieurs niveaux clés :
- Efficacité accrue. Mettre en place un plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours rend le processus plus efficace en s'assurant que chacun sache ce qui est attendu de lui et quels sont les ressources à prévoir. Il est également plus facile de regrouper les ressources comme les présentations d'accueil.
- Atteinte plus rapide de la compétence : En fournissant une feuille de route claire, les nouvelles recrues ont plus de chances d’atteindre une productivité complète plus rapidement qu’avec un plan non structuré.
- Opportunités de retours et d’ajustements : Le plan prévoit des points réguliers de suivi et de feedback entre le nouvel employé et son manager ou mentor. Cela permet de traiter rapidement les éventuels problèmes et d'adapter le plan si nécessaire. Ceci soutient une amélioration continue et le développement personnel.
- Culture d’entreprise renforcée : Une intégration structurée permet aux nouveaux arrivants de se sentir mieux connectés à l’organisation, à ses membres, et à contribuer à la culture d’entreprise. C’est particulièrement crucial pour l'intégration à distance ou à l’international.
Une analogie pour comprendre votre plan 30-60-90 jours
J'ai suivi un jour un cours d'intégration où l'instructeur a dit : « Une bonne façon de voir votre plan 30-60-90 jours, c’est comme un menu de restaurant. »
Comme le veut la tradition, commençons par les entrées.
Voici ce qui sera inclus dans tous les plans 30-60-90 jours, quel que soit le service ou le niveau de séniorité.
Ce sont des informations que tout le monde devrait connaître lorsqu'on rejoint une nouvelle organisation, par exemple :
- Valeurs
- Objectifs
- Modèle économique
- Histoire
Nous pouvons maintenant être plus précis.
En utilisant notre analogie du menu de restaurant, il s'agit des plats principaux. Par exemple, une personne occupant un poste de manager commercial aura des objectifs et des indicateurs différents de quelqu’un qui débute en développement logiciel.
À partir de cela, vous pouvez créer différents modèles selon le service ou le niveau de séniorité.
Enfin, on arrive au niveau individuel, ou, pour poursuivre l’analogie, aux garnitures.
Chacun a des expériences, des points de vue, des personnalités et des objectifs différents. Vous souhaitez collaborer avec eux afin de proposer des ajustements à leur plan 90 jours qui leur conviennent le mieux.
Comment faire ? L’une des meilleures méthodes consiste à utiliser l’entretien d’entrée.
Avec cet entretien d’entrée, vous pouvez obtenir une compréhension beaucoup plus profonde de leur personnalité, de leurs forces, faiblesses et objectifs personnels, et adapter le plan 90 jours en conséquence.
Bien qu’il y ait un chevauchement dans le type de questions que vous poserez lors de l’entretien d’entrée par rapport à l’entretien d’embauche, les questions et les réponses que vous rechercherez seront différentes du processus d’entretien lui-même.
Cet entretien peut être mené par un recruteur, leur nouveau manager, ou les deux.
Grâce à l’entretien d’entrée, vous pouvez avoir leur plan sous la main afin de l’ajuster si nécessaire pour vous assurer qu’ils obtiennent le meilleur plan 90 jours possible.
Si vous êtes comme moi, vous pensez peut-être déjà au dessert. Eh bien, il s’agit là de l’aboutissement de toute la préparation et du travail acharné des 90 jours, qui se traduit par un salarié prêt, impliqué et motivé !
Voyons maintenant plus en détail comment créer un plan 30-60-90 jours.
Comment créer un plan 30-60-90 jours
Les 30 premiers jours
Voyons maintenant quoi inclure dans la feuille de route des 30 premiers jours dans le nouveau poste du collaborateur.
Le premier mois va surtout être consacré à l'apprentissage. C’est la période où vous accompagnerez au plus près les nouveaux arrivants pour qu’ils s’adaptent à votre organisation et où il y aura le plus de points communs à traiter quel que soit le poste ou la séniorité.
En conséquence, cette partie sera la plus facile en ce qui concerne la création d’éléments réutilisables.
Voici quelques points à aborder avec les nouveaux collaborateurs au cours des 30 premiers jours :
- Clarifier le poste et les responsabilités (très important)
- Être informé des politiques de l’entreprise et des comportements attendus
- Comprendre la technologie, les logiciels, les outils utilisés par l’organisation et les processus à suivre.
- Découvrir la mission, la vision, les valeurs, les produits, le modèle économique et les clients de l’organisation
- Comprendre qui sont les parties prenantes de l’entreprise
- Comprendre les projets en cours sur lesquels l’entreprise se concentre et leur propre participation sur ces projets
- Rencontrer leur manager chaque semaine
- Découvrir la culture de l’entreprise et les normes d’équipe.
- Faire connaissance avec les membres de l’équipe et savoir vers qui se tourner selon les besoins
- Identifier les écarts de compétences et établir des objectifs à court et à long terme pour le reste du plan.
Puisque les 30 premiers jours correspondront à l’arrivée du collaborateur dans les locaux (physiques ou virtuels), il est utile de développer des activités d’accueil réutilisables comme des présentations de bienvenue, la lecture du livret d’accueil ou des déjeuners d’équipe.
La période 30-60 jours
Maintenant que les nouvelles recrues ont passé le cap des 30 jours, il est temps pour elles d'aller plus loin et de se lancer davantage.
Elles comprennent désormais les bases et commencent à approfondir leur rôle.
Les connaissances acquises pendant les 30 premiers jours vont désormais monter en puissance et être mises en application. Les nouvelles recrues peuvent désormais s'impliquer davantage dans les projets et commencer à partager plus activement leurs idées et opinions.
Les rôles et responsabilités passés en revue lors de leur arrivée ? Elles peuvent désormais commencer à avancer sur ces points.
Les KPI, objectifs et jalons définis lors des 30 jours précédents ? Elles vont commencer à y progresser.
Cette étape du plan 30-60-90 jours est celle où chaque plan commence à diverger selon le service, l'individu ou le niveau de responsabilité.
La période 60-90 jours
À ce stade, la nouvelle recrue continue de progresser dans la réalisation des KPI, objectifs spécifiques et jalons définis lors des 30 premiers jours.
Cette période mettant nettement plus l'accent sur l'autonomie, cette partie du plan peut être bien plus adaptée à la personne et moins cadrée.
Les nouvelles recrues travailleront sur des projets avec moins de supervision, seront plus impliquées auprès de leurs équipes et de l'organisation dans son ensemble, et poursuivront le suivi auprès de leurs responsables pour s'assurer qu'elles atteignent leurs objectifs.
À ce stade, les membres de l'équipe peuvent commencer à solliciter la nouvelle recrue pour son expertise. Peut-être formeront-ils une nouvelle équipe autour d'un projet commun.
Des erreurs continueront d'être commises, et c'est normal. Elles sont encore nouvelles dans l'organisation et il leur reste beaucoup à apprendre.
Cela dit, un niveau de responsabilité supérieur est désormais attendu par rapport au début du plan 90 jours, et cela ne fera qu'augmenter avec le temps.
Après 90 jours
Des études montrent qu'environ 72 % des nouveaux employés se seront installés dans leur nouveau rôle en trois mois, 22 % en neuf mois, et le reste entre 10 et 12 mois.
L'une des meilleures pratiques à mettre en place dans votre organisation après cette période de 90 jours est l'entretien de fidélisation.
L'entretien de fidélisation consiste à interroger les collaborateurs sur ce qui fonctionne bien et sur les points d'amélioration possibles.
L'entretien de fidélisation est un excellent moyen d'améliorer votre processus d'intégration. C'est le bon moment pour poser des questions sur la clarté du plan, sa mise en œuvre et les axes d'amélioration possibles.
Les retours issus des entretiens de fidélisation peuvent être complétés par d'autres méthodes de feedback, telles que les enquêtes d'intégration.
Quelques indicateurs utiles pour mesurer la réussite de l'intégration incluent le taux de turnover des nouveaux employés, le temps nécessaire pour devenir productif, ou encore le taux d'achèvement de la formation ou les résultats aux tests.
La règle des 5
Pour améliorer votre plan sur 90 jours, pensez à la règle des 5.
La règle des 5 stipule que lors d'une phase de recherche ou de test, cinq utilisateurs suffisent généralement à faire apparaître des tendances et à déterminer ce qui fonctionne ou non.
Si des tendances se dégagent déjà après avoir interrogé simplement cinq utilisateurs, vous obtiendrez plus ou moins les mêmes informations en testant davantage. Si aucune tendance n'apparaît au sein de ces cinq premiers utilisateurs, vous pouvez alors étendre le test.
Par exemple, si vos retours soulignent régulièrement que les indicateurs de performance (KPI) et les objectifs doivent être plus clairs dans le plan sur 90 jours, il est judicieux de se concentrer sur ce point et de chercher des moyens d’améliorer le processus.
Meilleures pratiques pour l’intégration sur 30-60-90 jours
Pour conclure, je voulais mettre l’accent sur quelques bonnes pratiques pour créer votre plan sur 30-60-90 jours ainsi que pour l’onboarding en général.
Fixer des objectifs clairs et atteignables
Pour chaque phase du plan (30, 60, 90 jours), définissez des objectifs clairs et mesurables qui s’alignent sur le poste de l’employé et les objectifs de l’entreprise. Veillez à ce que ces objectifs soient réalistes et réalisables, offrant un sentiment d’accomplissement une fois atteints.
Planifier des points réguliers et des retours
Organisez des entretiens individuels réguliers entre le nouvel employé et son manager ou mentor ainsi qu’avec les membres de la RH, le recruteur qui l’a embauché et une personne du développement des talents. Ces séances sont essentielles pour fournir des retours, discuter des difficultés et ajuster le plan si nécessaire.
Encourager l’auto-réflexion et la définition d’objectifs
Encouragez le nouvel employé à réfléchir à ses progrès et à se fixer des objectifs personnels et professionnels. Cela favorise l’engagement et l’implication personnelle dans sa réussite au sein de l’entreprise.
Mettre en avant les réussites et reconnaître les accomplissements
Célébrez les étapes clés et les succès tout au long du processus d’intégration. La reconnaissance peut renforcer le moral et la motivation, soulignant la valeur de l’employé pour l’équipe et l’entreprise.
Par exemple, le détaillant de chaussures Zappos organise une « fête de remise de diplôme » pour ceux qui terminent la partie obligatoire du service client lors de leur intégration.
Voici d’autres excellentes idées de reconnaissance des employés.
Adapter selon les retours
Soyez prêt à ajuster le plan d’onboarding sur la base des retours du nouvel arrivant (les enquêtes d’intégration ou les entretiens de départ sont utiles ici) et de ses performances.
La flexibilité est essentielle pour faire face à tout défi imprévu ou à toute opportunité d’apprentissage complémentaire.
Utiliser la technologie
Des technologies telles que les logiciels spécialisés d’onboarding et les systèmes de gestion de l’apprentissage facilitent le suivi des progrès ainsi que la conception et l’administration des formations.
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