Comment Rédiger Un Plan D’Intégration Sur 30-60-90 Jours + Modèle
Une étude de Gallup a révélé que seuls 12 % des employés sont tout à fait d'accord pour dire que leur organisation fait un excellent travail d'intégration des nouveaux membres de l'équipe.
C'est décevant car, comme nous allons le voir, un processus d'intégration bien conçu peut avoir un impact significatif sur la réussite du nouvel employé dans son nouveau poste.
Alors comment pouvez-vous garantir que votre processus met les personnes sur la meilleure voie possible dès le départ ?
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Le plan d'intégration sur 30-60-90 jours est largement reconnu comme une meilleure pratique pour intégrer efficacement les nouveaux membres de l'équipe à la culture de l'entreprise et accroître leur productivité.
Bien qu'il existe de nombreuses façons d'améliorer votre expérience d'intégration, la mise en place d'un plan 30-60-90 jours offre selon moi l’un des meilleurs retours sur investissement.
Alors, plongeons dans le sujet.
Votre modèle 30-60-90 jours
Voici notre modèle d'intégration éprouvé pour bien démarrer l'expérience de votre nouvel employé.
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Qu'est-ce qu'un plan 30-60-90 jours ?
Un plan d'intégration sur 30-60-90 jours est un plan d'action qui aide à guider les nouveaux employés durant leurs 90 premiers jours dans leur nouveau poste. Il sert à créer et suivre la réalisation des tâches classiques d'intégration telles que rencontrer ses collègues et suivre les formations nécessaires.
L'objectif ultime est de faire en sorte que les nouveaux arrivants se sentent bien accueillis et de les aider à prioriser ce qu'ils doivent faire pour devenir productifs le plus rapidement possible.
En retour, cela permet aussi de renforcer l'engagement, la motivation et la fidélisation des employés.
Les 30 premiers jours
Les 30 premiers jours sont consacrés à mieux comprendre l'organisation, leur rôle, les outils qu'ils utiliseront, les critères de réussite et la contribution qu'ils auront à apporter.
C'est aussi le moment de déterminer ce que le nouvel arrivant doit apprendre, en commençant par les bases.
Cette partie du plan de 90 jours est celle qui comportera le plus de similitudes pour tous les nouveaux employés, quel que soit le poste, le service ou le niveau hiérarchique.
La période 30-60 jours
Ici, les nouveaux arrivants sont encore en phase d'adaptation mais commencent à s'impliquer davantage dans les projets et à se concentrer sur leurs missions et responsabilités. C'est durant cette période que le plan commence à diverger en fonction du poste, du service et du niveau hiérarchique.
La période 60-90 jours
À ce stade, les "petites roues" sont enlevées et le nouvel arrivant dispose de plus de latitude et d'autonomie dans la manière dont il souhaite aborder ses responsabilités et remplir son rôle.
Les avantages d’un plan 30-60-90 jours
Un plan d'intégration sur 30-60-90 jours offre un cadre structuré permettant aux nouveaux employés de s'adapter à leur poste et à leurs responsabilités au sein de l'organisation. Ce plan présente plusieurs avantages clés :
- Plus d'efficacité. Mettre en place un plan d'intégration 30-60-90 jours permet de rendre le processus plus efficace en garantissant que chacun sait ce qui est attendu et quels seront les besoins en ressources. Il est également plus facile de regrouper les ressources, y compris les présentations d'introduction, et autres.
- Une montée en compétences plus rapide : En fournissant une feuille de route claire, les nouvelles recrues ont de meilleures chances d'atteindre une pleine productivité plus rapidement qu’avec un plan non structuré.
- Des opportunités de retours et d'ajustements : Le plan prévoit des points de contact réguliers et des sessions de feedback entre le nouvel employé et son manager ou mentor. Cela garantit que tout défi est traité rapidement et que le plan peut être ajusté si besoin. Il favorise l'amélioration continue et le développement personnel.
- Une culture renforcée : Une intégration structurée donne aux nouvelles recrues la possibilité de se sentir davantage connectées à l'organisation, à ses membres et de contribuer à la culture d'entreprise. Cela s'avère particulièrement important pour une intégration à distance ou globale.
Une analogie pour penser votre plan 30-60-90 jours
J'ai suivi un jour un cours d'intégration où l'instructeur disait : « Une bonne façon de concevoir votre plan 30-60-90 jours, c'est comme un menu. »
Comme il se doit, commençons par les hors-d'œuvre.
Voici ce qui sera inclus dans tous les plans 30-60-90 jours, quel que soit le département ou le niveau de séniorité.
C’est l’information que tout le monde devrait connaître lorsqu’on rejoint une nouvelle organisation, par exemple :
- Valeurs
- Objectifs
- Modèle économique
- Histoire
Nous pouvons maintenant aller plus loin dans la spécificité.
En reprenant notre analogie culinaire, voici les plats principaux. Par exemple, une personne occupant un poste de responsable des ventes aura des objectifs et des indicateurs différents de ceux d'une personne qui débute dans le développement logiciel.
À partir de là, vous pouvez créer divers modèles en fonction du département ou du niveau de séniorité.
Enfin, nous arrivons au niveau individuel, ou, pour poursuivre l’analogie, aux garnitures.
Chacun a des expériences, des points de vue, des personnalités et des objectifs différents. Vous souhaitez collaborer avec eux pour ajuster leur plan de 90 jours afin qu'il leur corresponde au mieux.
Comment faire ? L’une des meilleures façons de procéder est d’organiser un entretien d'intégration.
Grâce à cet entretien d'intégration, vous pouvez obtenir une bien meilleure compréhension de leur personnalité, de leurs points forts, faiblesses et objectifs personnels et ajuster le plan 90 jours en conséquence.
Bien qu'il existe un certain recoupement entre les questions que vous poseriez lors d’un entretien d’intégration et celles posées lors d’un entretien d’embauche, le type de questions et de réponses recherchées sera différent du processus de recrutement lui-même.
Cet entretien peut être mené par un responsable du recrutement, leur nouveau manager, ou les deux.
Grâce à l’entretien d’intégration, vous pouvez avoir leur plan sous la main pour effectuer les ajustements nécessaires et vous assurer qu’ils bénéficient du meilleur plan 90 jours possible.
Si vous êtes comme moi, vous pensez peut-être déjà au dessert. Eh bien, c’est l’aboutissement de toute la préparation et des efforts des 90 premiers jours : un employé prêt, engagé et motivé !
Voyons maintenant plus en détail comment créer un plan 30-60-90 jours.
Comment créer un plan 30-60-90 jours
Les 30 premiers jours
Regardons maintenant ce qu’il faut inclure dans la feuille de route des 30 premiers jours pour un nouvel employé.
Le premier mois va être très axé sur l'apprentissage. C’est la période où vous serez le plus présent auprès des nouvelles recrues pour les aider à s’adapter à votre organisation et où il y aura le plus de similitudes dans le contenu abordé, quel que soit le poste ou le niveau de séniorité.
De ce fait, cette partie sera la plus simple à concevoir en termes d’éléments réutilisables.
Voici quelques éléments que vous voudrez que les nouveaux employés abordent au cours de ces 30 premiers jours :
- Clarifier le rôle et les responsabilités (très important)
- Prendre connaissance des politiques d’entreprise et des comportements attendus
- Se familiariser avec les technologies, logiciels, outils utilisés dans l’organisation et les processus à suivre.
- Découvrir la mission, la vision, les valeurs, les produits, le modèle économique et les clients de votre organisation
- Comprendre qui sont les parties prenantes de l’organisation
- Connaître les projets actuels sur lesquels se concentre l’organisation et leur propre rôle dans ces projets
- Organiser des réunions hebdomadaires avec leur manager
- Comprendre la culture d’entreprise et les normes d’équipe.
- Faire connaissance avec leurs coéquipiers et savoir à qui s’adresser selon leur besoin
- Identifier les lacunes de compétences et définir des objectifs à court et long terme pour la suite du plan.
Puisque les 30 premiers jours seront la toute première expérience du nouvel employé au bureau (physique ou virtuel), il est judicieux de créer des activités réutilisables d’orientation des employés telles que des présentations de bienvenue, la lecture du manuel de l’employé, et des déjeuners d’équipe.
La période de 30 à 60 jours
Maintenant que les nouvelles recrues ont franchi le cap des 30 jours, il est temps pour elles d'aller plus loin et de s’impliquer davantage.
Elles auront désormais une compréhension des bases et vont commencer à approfondir leur rôle.
Les connaissances acquises lors des 30 premiers jours seront maintenant renforcées et mises en pratique : les nouvelles recrues peuvent s’investir davantage dans les projets et commencer à s’exprimer plus sur leurs idées.
Les rôles et responsabilités évoqués lors de leur arrivée ? Elles peuvent maintenant commencer à progresser concrètement sur ces aspects.
Les KPIs, objectifs et jalons définis durant les 30 premiers jours ? Les nouvelles recrues vont commencer à avancer dessus.
C'est la partie du plan 30-60-90 jours où chaque plan commence à diverger selon le service, la personne ou le niveau de séniorité.
La période de 60 à 90 jours
À ce stade, la nouvelle recrue poursuit sa progression sur les KPIs, objectifs spécifiques et jalons définis lors des 30 premiers jours.
Comme cette période met beaucoup plus l’accent sur l’autonomie, cette partie du plan peut être plus ouverte et adaptée à chacun.
Les nouvelles recrues travailleront sur des projets avec moins de supervision, seront davantage impliquées avec leurs équipes et l'organisation dans son ensemble, et échangeront avec leurs managers pour s’assurer d’atteindre leurs objectifs.
À ce stade, les membres de l’équipe peuvent commencer à solliciter la nouvelle recrue pour son expertise. Peut-être même qu'elle forme une nouvelle équipe pour un projet en cours.
Des erreurs seront encore commises et c’est normal. Elles restent nouvelles dans l’organisation et ont encore beaucoup à apprendre.
Cela dit, il doit y avoir un niveau d’exigence et de responsabilité plus élevé par rapport au début du plan de 90 jours, et cela ne fera qu’augmenter avec le temps.
Au-delà de 90 jours
Des études montrent qu'environ 72 % des nouveaux employés seront bien installés dans leur poste au bout de 3 mois, 22 % d’ici 9 mois, et le reste aux alentours de 10 à 12 mois.
L’une des meilleures actions à mettre en place après la période de 90 jours est l’entretien de fidélisation.
L’entretien de fidélisation consiste à interroger les employés sur ce qui fonctionne bien et sur les points d’amélioration possibles.
Cet entretien constitue un excellent moyen d’améliorer votre processus d’intégration. C’est le moment idéal pour poser des questions sur la clarté du plan, son exécution, et ses axes d’amélioration.
Les retours issus des entretiens de fidélisation peuvent être complétés par d'autres modes de feedback, comme les enquêtes d’intégration.
Quelques indicateurs utiles pour mesurer la réussite de l’intégration sont le taux de rotation des nouvelles recrues, le temps jusqu'à la productivité, ou encore le taux de réussite à la formation.
La règle des 5
Pour améliorer votre plan de 90 jours, pensez à la règle des 5.
La règle des 5 stipule que, lors de la recherche d’informations ou de tests, cinq utilisateurs suffisent souvent pour ressortir des tendances et savoir ce qui fonctionne ou pas.
Si, en interrogeant simplement cinq utilisateurs, vous voyez émerger des tendances, vous allez obtenir à peu près les mêmes informations même si vous en questionnez plus. S’il n’y a aucune tendance qui ressort après cinq utilisateurs, vous pouvez alors en tester davantage.
Par exemple, si vos retours soulignent constamment que les KPI et les objectifs doivent être plus clairs dans le plan sur 90 jours, il est judicieux de se concentrer sur cet aspect et de trouver des moyens d’améliorer le processus.
Meilleures pratiques d'intégration sur 30-60-90 jours
Pour conclure, je voulais mettre l’accent sur quelques bonnes pratiques pour élaborer votre plan 30-60-90 jours ainsi que pour l’intégration en général.
Définir des objectifs clairs et atteignables
Pour chaque phase du plan (30, 60, 90 jours), fixez des objectifs clairs et mesurables qui soient en adéquation avec le poste de l’employé et les objectifs de l’entreprise. Assurez-vous que ces objectifs soient réalistes et réalisables afin d’offrir un sentiment d’accomplissement lorsqu’ils sont atteints.
Planifiez des points de suivi et des retours réguliers
Organisez des réunions individuelles régulières entre le nouvel employé et son manager ou mentor, ainsi qu’avec le service RH, le recruteur qui l’a embauché, et une personne du développement des talents. Ces rencontres sont essentielles pour fournir des retours, discuter des défis rencontrés et ajuster le plan si besoin.
Encourager l’auto-réflexion et la définition d’objectifs
Encouragez le nouvel arrivant à réfléchir à ses progrès et à se fixer des objectifs personnels et professionnels. Cela favorise son engagement et son implication dans sa réussite au sein de l’entreprise.
Mettre en avant les réussites et reconnaître les accomplissements
Célébrez les jalons et les succès tout au long du processus d’intégration. La reconnaissance peut accroître le moral et la motivation, et renforcer le sentiment d’appartenance de l’employé à l’équipe et à l’entreprise.
Par exemple, le détaillant de chaussures Zappos organise une "fête de fin de formation" pour ceux qui terminent le module obligatoire de service client de leur parcours d’intégration.
Voici d’autres idées géniales de reconnaissance des employés.
Adapter en fonction des retours
Soyez prêt à adapter le plan d’intégration sur la base des retours du nouvel employé (les enquêtes d’intégration ou les entretiens de sortie sont utiles ici) et de sa performance.
La flexibilité est essentielle pour faire face à des défis inattendus ou saisir des opportunités d’apprentissage supplémentaire.
Utiliser la technologie
Les technologies comme les logiciels spécialisés d’intégration et les systèmes de gestion de l’apprentissage permettent de suivre les progrès et de concevoir et gérer les formations.
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