Conformité en Recrutement : Guide Complet pour 2026
Pour la plupart des recruteurs, la conformité passe souvent au second plan. Cependant, elle est extrêmement importante si vous souhaitez éviter de lourdes pénalités, amendes et poursuites judiciaires.
En fait, si vous êtes reconnu coupable de discrimination, vous pouvez faire face à des amendes de plus de 300 000 $.
Ce guide va vous expliquer ce qu’est la conformité en recrutement, pourquoi elle est importante, les principales lois aux États-Unis/Royaume-Uni/UE, ainsi que quelques bonnes pratiques pour rester conforme.
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Qu’est-ce que la conformité en recrutement ?
La conformité en recrutement consiste à s’assurer que votre processus de recrutement respecte toutes les régulations locales, nationales et internes. Cela garantit que vous ne discriminez pas les candidats et que vous respectez leurs droits.
La conformité en recrutement recouvre plusieurs grands thèmes tels que :
- La discrimination et l’égalité des chances
- La sécurité au travail et les conditions de travail
- Vérification des antécédents
- Lois « Ban-the-box » (supprimer la case mentionnant les antécédents judiciaires du formulaire de candidature)
- Archivage et confidentialité des données
- Dépistage de drogues et examens médicaux
Le non-respect des lois de conformité en recrutement peut entraîner des poursuites par les organismes gouvernementaux. Par exemple, récemment iTutorGroup a réglé un procès à 365 000 $ avec l’EEOC pour discrimination liée à l’âge, ayant refusé d’embaucher des femmes de 55 ans ou plus et des hommes de 60 ans ou plus.
Cela nous amène aux agences qui appliquent les lois sur la conformité en recrutement. Aux États-Unis, il y a l’EEOC (Equal Employment Opportunity Commission) et l’OFCCP (Office of Federal Contract Compliance Programs).
La première se concentre entièrement sur les plaintes liées à la discrimination à l’embauche fondée sur l’âge, le sexe, la religion, la race, l’origine nationale, le handicap, etc., tandis que la seconde est chargée de faire appliquer le droit du travail.
Dans l’UE, vous devez respecter les lignes directrices sur la conformité en recrutement, les lois du travail européennes et la Charte des droits fondamentaux de l’UE. Chaque pays peut avoir ses propres ajustements législatifs, donc soyez également attentif à cela. En plus, le RGPD est un aspect majeur de la conformité en recrutement dans l’UE, que nous détaillerons plus loin.
Le Royaume-Uni possède également une réglementation du travail similaire à celle de l’UE, et la DPA (Data Protection Act) est une adaptation du RGPD propre au Royaume-Uni.
Suite à la sortie du Royaume-Uni de l’UE et à la période de négociation qui a suivi, un accord de « non-régression » sur le droit du travail a été conclu. Cela signifie que le Royaume-Uni s’est engagé à maintenir au moins le niveau actuel de protection sociale dans le domaine de l’emploi.
Parlons maintenant de pourquoi la conformité en recrutement doit vous importer et de son importance pour votre entreprise.
Pourquoi la conformité en recrutement est-elle importante ?
Une des raisons évidentes est que les entreprises qui ne respectent pas la conformité en recrutement risquent de lourdes amendes et procédures judiciaires. Chaque année, l’EEOC traite environ 80 000 cas de discrimination à l’embauche.
La conformité en recrutement est également essentielle pour maintenir une bonne image de marque, ce qui est indispensable pour attirer de bons talents. Mettez-vous à la place du candidat. Auriez-vous envie de postuler dans une entreprise réputée pour ses pratiques illégales et discriminatoires en recrutement ?
Du point de vue du candidat, ces lois garantissent à chacun une chance équitable de trouver un emploi. Elles réduisent également l’exploitation des travailleurs, ce qui est bénéfique pour toute la société.
Respecter ces lois du travail augmente aussi vos chances de constituer une équipe diversifiée et de bénéficier des retombées positives que cela apporte.
Principales lois de conformité en recrutement
Maintenant que vous savez pourquoi il est important de se concentrer sur la conformité en recrutement, abordons quelques lois clés à prendre en compte.
Les États-Unis
La conformité en recrutement est un peu complexe aux États-Unis. En effet, vous devez être en conformité à la fois avec les lois fédérales, étatiques et locales.
Voici les principales lois dont il faut tenir compte :
- Titre VII du Civil Rights Act : Protège les employés contre la discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe et l'origine nationale. Ce titre couvre non seulement le recrutement mais aussi d'autres fonctions des ressources humaines, telles que la sélection, le licenciement, la gestion, etc.
- Loi sur l'égalité de rémunération de 1963 : Garantit que les employés masculins et féminins sont payés de la même manière pour un travail identique.
- Loi sur l’égalité de traitement en fonction de l’âge de 1967 : L'ADEA protège les employés de plus de 40 ans contre la discrimination au travail. Elle s'applique lors de l'embauche, la détermination des salaires, l'octroi des avantages, la rupture de contrat, etc., pour les entreprises de 20 employés ou plus.
- Loi de réadaptation de 1973 : Elle empêche les programmes et activités bénéficiant de fonds fédéraux de discriminer les personnes en situation de handicap. Elle est limitée car elle ne s’applique qu’aux établissements impliquant des fonds fédéraux. La loi comporte différentes sections :
- Section 501 : Pas de discrimination contre les personnes handicapées dans l’emploi fédéral.
- Section 503 : Interdit aux contractants et sous-traitants fédéraux de discriminer les personnes en situation de handicap.
- Section 504 : Accorde des droits civiques aux personnes handicapées.
- Section 505 : Gère les recours et les frais d’avocat liés à la Section 501.
- Section 508 : Garantit le même accès facile aux technologies électroniques et de l'information pour les personnes handicapées.
- Americans with Disabilities Act : Cette loi populaire diffère légèrement de la Loi de réadaptation car elle s’applique aussi aux entités privées comptant 15 employés ou plus. La plupart des autres dispositions restent identiques. L’ADA est plus large et couvre également les handicaps dans les lieux publics.
- Fair Credit Reporting Act (FCRA) : La FCRA s’applique spécifiquement lors des vérifications d’antécédents en recrutement. Pour s’y conformer, il faut informer les candidats avant la demande de vérification, recueillir leur consentement, leur donner le droit de modifier les informations et le droit de recours s’ils jugent la décision injuste.
- Loi sur l'immigration et la nationalité : Vous ne pouvez embaucher que des personnes autorisées à travailler légalement aux États-Unis. Vous devez vérifier leur identité et compléter le formulaire I-9. Les employeurs ne peuvent également pas discriminer lors de l'embauche ou du licenciement en fonction de l'origine nationale ou du statut de citoyenneté.
- Loi sur le congé familial et médical (FMLA) : Donne droit aux employés à un congé protégé mais non rémunéré pour des raisons familiales ou médicales telles que la naissance, la prise en charge d’un proche, des problèmes de santé, etc.
- Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) : La CCPA est la version californienne du RGPD, qui permet aux résidents de Californie de contrôler leurs données personnelles. Lors du recrutement, les candidats ont le droit de connaître les informations collectées, de supprimer leurs données personnelles, de refuser la vente de leurs données et de ne pas être discriminés pour l’exercice de leurs droits CCPA.
Il est essentiel pour vous de donner la priorité au respect de toutes les lois évoquées ci-dessus. Déplaçons-nous maintenant de l’autre côté de l’Atlantique et analysons les politiques de conformité clés en matière de recrutement au Royaume-Uni et dans l’UE.
Europe et Royaume-Uni
La plupart des lois américaines, européennes et britanniques sont similaires quant à leur intention et leur application. Il existe quelques différences mineures dans les lois de l’UE et du Royaume-Uni après le Brexit, que nous allons évoquer ci-dessous :
- RGPD (UE) / DPA 2018 (R.-U.) : Protège les droits des employés concernant leurs données personnelles pendant et après le recrutement. Voici quelques points essentiels à garder à l'esprit :
- Vous devez vous assurer que les données collectées ne sont utilisées qu'à des fins légitimes
- Vous devez demander le consentement avant de collecter les données des candidats
- Vous devez indiquer clairement où vous stockerez les données, comment vous prévoyez de les gérer et comment vous allez les utiliser
- Loi sur l’égalité 2010 (R.-U.) : Cette loi interdit aux employeurs de discriminer les employés sur la base de caractéristiques protégées telles que l’âge, le genre, l’état civil, le handicap, la race, la religion, l’orientation sexuelle, etc. L’UE dispose de réglementations similaires dans le cadre de sa Charte des droits fondamentaux.
- Loi sur l’immigration, l’asile et la nationalité 2006 (R.-U.) : En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que le candidat a le droit légal de travailler au Royaume-Uni avant de l’embaucher. Employer quelqu’un illégalement peut entraîner une amende allant jusqu’à 10 000 £. L’UE a une directive similaire pour lutter contre l’emploi illégal de ressortissants non membres de l’UE en Europe. Vous devez vérifier que les non-ressortissants de l’UE présentent un permis de séjour ou d’autres formes d’autorisation de travail avant leur embauche.
- Salaire Minimum National : Veille à ce que les employeurs paient au-dessus du salaire minimum. Il diffère selon le pays. Par exemple, au Royaume-Uni, il dépend de l’âge et commence à environ 5,28 £/heure (6,45 $US), alors qu’en Allemagne, il est de 12 €/heure (12,72 $).
- Loi sur les droits de l’emploi 2002 : Une loi adoptée au Royaume-Uni concernant le congé de paternité et l’allocation d’adoption, le congé maternité et son indemnisation, le travail flexible, la réforme des tribunaux de l’emploi et la résolution des litiges entre employeurs et employés. Dans l’UE, chaque État membre dispose de réglementations différentes sur ces sujets.
- Réglementation du temps de travail : Chaque pays fixe un plafond maximum de temps de travail. Au Royaume-Uni, il est de 48 heures, tandis qu’en France, il est de 35 heures.
- Droit des contrats : Il régit les contrats de travail et indique certaines exigences. Le contrat doit être clair, non ambigu, accepté par l’employé et juridiquement contraignant.
Voici une fiche mémo téléchargeable développée par Jennifer Opare-Aryee, experte RH primée, présentant les principales lois de conformité en matière de recrutement aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Europe.
Meilleures pratiques de conformité en recrutement
Maintenant que nous avons traité les lois clés, il est temps de les appliquer pour rester en conformité.
Dans cette section, nous aborderons certaines bonnes pratiques à suivre lors de la recherche de candidats, de leur entretien et du stockage des données personnelles.
Recherche de candidats
Généralement, la première étape lors de la recherche de candidats consiste à rédiger une description de poste, et c’est là que les choses peuvent se compliquer.
Le langage utilisé dans votre description de poste est très important. Il ne doit pas discriminer des groupes spécifiques de personnes.
Par exemple, en ce qui concerne la discrimination liée à l’âge, vous ne pouvez pas écrire « Recherche personnes de moins de 40 ans ».
Vous devez également vous conformer aux exigences de l’ADA aux États-Unis en précisant les conditions de travail, les qualifications obligatoires et les fonctions/ responsabilités essentielles du poste.
Un langage inclusif, tel que « vous devez être capable de vous déplacer » au lieu de « vous devez être capable de marcher », peut également prévenir des complications juridiques.
Ensuite, vous pouvez inclure une déclaration EEO et Accessibilité aux États-Unis pour montrer votre engagement à créer un espace de travail équitable et égalitaire.
La même logique s’applique en Europe et au Royaume-Uni.
Aux États-Unis, certains États, dont la Californie, le Colorado, le Connecticut, le Maryland, le Nevada, le Rhode Island et Washington, ainsi que des villes de New York, du New Jersey et de l’Ohio, ont leurs propres lois qui obligent les employeurs à indiquer dans les annonces d’emploi une estimation basée de bonne foi de la fourchette de salaire pour le poste.
L’idée de ces lois est que si le taux de rémunération est indiqué au départ, il sera plus difficile pour les employeurs, consciemment ou inconsciemment, de proposer différents niveaux de salaire à différentes catégories de personnes protégées, comme d’offrir un salaire inférieur aux femmes ou aux minorités.
Entretien
Les lois sur la non-discrimination sont très strictes à travers le monde, comme nous l'avons mentionné plus haut. Pour cette raison, l’entretien d’embauche peut devenir un véritable champ de mines juridique en ce qui concerne les questions qu’il est impératif d’éviter.
Pour ne pas enfreindre ces lois, il convient d’éviter de poser des questions sur le fait qu’un candidat potentiel appartienne à une tranche d’âge, une race, un genre, une nationalité, etc., spécifique.
Les questions doivent plutôt porter sur l’expérience, les compétences et l’éthique professionnelle. Par exemple, en ce qui concerne la citoyenneté et la nationalité, il est accepté de demander : « Êtes-vous autorisé(e) à travailler aux États-Unis ? » mais il faut éviter de demander directement de quel pays vous venez ou quel est votre statut de citoyenneté.
Selon David T. Azrin, associé et expert en droit du travail chez Gallet Dreyer & Berkey :
« Le risque juridique de poser des questions sur l’une de ces catégories protégées réside dans le fait que, si vous posez l’une de ces questions et décidez de ne pas embaucher le candidat, celui-ci pourrait prétendre que votre décision était illégale parce que vous aviez un biais contre les personnes de cette catégorie. »
La clé pour lutter contre cela est de créer un questionnaire d’entretien structuré, revu par un expert juridique.
Cela vous permettra d’éviter toute discrimination entre les candidats en posant un ensemble standard de questions et vous aidera à comparer et sélectionner plus facilement les meilleurs profils. Par ailleurs, ce problème est plus émotionnel que fonctionnel.
Il est essentiel de former les recruteurs à réfléchir en profondeur afin qu’ils puissent identifier leurs biais internes. L’auto-conscience est une compétence cruciale et pourtant sous-estimée dans le recrutement ; après tout, on ne peut combattre ses biais sans savoir de quoi il s’agit.
Une autre bonne pratique lors des entretiens est de constituer un panel diversifié ou de recourir à des équipes de recrutement collaboratif pour prévenir les biais inconscients et prendre des décisions plus équitables.
Protection des données
Le RGPD, la DPA, la CCPA et d’autres lois sur la confidentialité ont apporté de nombreux changements dans la gestion et le stockage des données des candidats.
Il convient ici d’appliquer les meilleures pratiques standards, telles qu’une politique de confidentialité claire et transparente, une politique de traitement des données, le recueil du consentement avant toute collecte, etc.
Un aspect souvent négligé de ces lois est que vous êtes également responsable des prestataires avec lesquels vous travaillez. Si votre prestataire, comme votre ATS, logiciel de recrutement ou agence, ne respecte pas le RGPD, vous en êtes également responsable.
La conservation des données est aussi un sujet essentiel à aborder auprès des candidats. Après une durée déterminée, vous devez recontacter les candidats pour vérifier s’ils souhaitent que vous continuiez à conserver leurs données.
Dans mon agence, je recontacte tous les six mois les candidats de notre base de données candidats pour m’assurer que j’ai bien leur consentement pour conserver leurs données.
En outre, assurez-vous de stocker les données des candidats dans un système crypté et de limiter le nombre de personnes ayant accès à ces informations. Les violations de données personnelles peuvent entraîner de lourdes amendes.
Enfin, tenez une documentation exhaustive de toutes vos activités et décisions de recrutement en cas de contrôle juridique, et pour améliorer vos processus et systèmes internes.
Il est crucial de se tenir à jour et en conformité avec les lois sur le recrutement. La confidentialité des données et la non-discrimination sont les piliers principaux de ces réglementations.
Cette liste devrait vous donner une bonne base pour assurer votre conformité en matière de recrutement. Je recommande de consulter un avocat spécialisé en droit du travail réputé pour garantir que votre organisme respecte bien toutes les procédures.
L’utilisation d’un logiciel de conformité RH et la connaissance de ses coûts associés peuvent également optimiser vos stratégies de conformité de recrutement, depuis la recherche des candidats jusqu’au stockage des données personnelles.
Les services de vérification d’employés, logiciels de vérification des antécédents et services de dépistage de drogues peuvent vous accompagner dans l’ensemble des vérifications nécessaires.
