Comment embaucher votre premier employé : processus en 7 étapes

Pourquoi embaucher un employé ?

Embaucher un nouvel employé est une responsabilité et un coût importants, alors pourquoi le faire ?

• Productivité accrue : Avec davantage de main-d’œuvre, les projets peuvent être réalisés plus efficacement, ce qui améliore la productivité globale. Par exemple, un fondateur très occupé peut avoir besoin d’embaucher un assistant.
• Nouvelles idées : Les nouveaux employés apportent de nouveaux points de vue et des idées innovantes, susceptibles de conduire à des solutions créatives et à des améliorations des processus.
• Compétences spécialisées : Les nouvelles recrues possédant une expertise spécifique peuvent combler les lacunes de votre équipe en matière de compétences, permettant ainsi à l’organisation d’entreprendre de nouveaux projets ou d’améliorer ses activités existantes.
• Stress réduit : Le partage de la charge de travail peut diminuer le niveau de stress et favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Responsabilités liées à l’embauche d’une personne

Bien sûr, employer quelqu’un représente une entreprise importante. Tout à coup, vous êtes responsable de :

• Rémunération et paiement équitables : Rémunérer les employés équitablement et à temps, et respecter les lois sur le salaire minimum, les règles relatives aux heures supplémentaires ainsi que les obligations de retenue et de déclaration fiscales.
• Conditions de travail sûres : Fournir un lieu de travail sûr et sain, conforme aux lois relatives à la santé et à la sécurité au travail.
• Aménagements raisonnables : Fournir des aménagements raisonnables aux employés en situation de handicap, comme l’exige la loi.
• Avantages sociaux : Proposer des avantages tels qu’une assurance santé, des régimes de retraite et des congés payés, selon les dispositions applicables et les engagements pris dans les contrats de travail.
• Équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Favoriser cet équilibre grâce à des horaires de travail raisonnables, à des horaires flexibles et à des politiques de congés adaptées.
• Formation et développement de carrière : Fournir la formation nécessaire pour aider les employés à exercer leurs fonctions efficacement et en toute sécurité, et leur offrir des possibilités d’évolution professionnelle et de développement de carrière.

Le recours à des solutions de recrutement pour petites entreprises peut simplifier l’embauche de votre premier employé.

Comment embaucher votre premier employé : processus en 7 étapes

Les employeurs qui recrutent pour la première fois peuvent tirer profit de conférences sur le recrutement, où ils apprennent des stratégies efficaces pour leur première embauche. Mais je vous propose également ici un récapitulatif simple. Suivez ce processus en 7 étapes pour embaucher votre premier employé avec succès.

1. Préparer légalement l’entreprise

Avant d’embaucher qui que ce soit, vous devez vous assurer d’être légalement enregistré en tant qu’employeur et de disposer de l’infrastructure nécessaire pour rémunérer les personnes, etc.

L’administratif, super !

Heureusement, ce n’est pas si compliqué :

1. Créer votre entreprise : Tout d’abord, vous devez créer légalement votre entreprise. Il peut s’agir de vous enregistrer en tant qu’entreprise individuelle, société de personnes, LLC ou société par actions. La structure que vous choisissez aura une incidence sur vos impôts, votre responsabilité et d’autres aspects juridiques.
2. Obtenir un numéro d’identification d’employeur (EIN) : Demandez un EIN auprès du Service des impôts des États-Unis (IRS). Il s’agit d’un numéro unique qui identifie votre entreprise à des fins fiscales et qui est requis pour déclarer les informations relatives à vos employés. 
3. Vous inscrire auprès des organismes de l’État : Selon votre lieu d’implantation, vous devrez peut-être vous inscrire auprès de différents organismes de l’État :
   • Ministère du Travail de l’État : pour l’assurance chômage.
   • Administration fiscale de l’État : pour gérer les retenues fiscales de l’État.
   • Indemnisation des accidents du travail : souscrivez une assurance contre les accidents du travail, obligatoire dans la plupart des États.
4. Mettre en place la paie et effectuer les retenues fiscales : Mettez en place un système de paie bimensuelle afin d’effectuer les retenues des impôts fédéraux et de l’État. Celles-ci comprennent l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale et le programme d’assurance maladie Medicare. Reversez régulièrement ces retenues à l’IRS et à l’administration fiscale de votre État.
5. Afficher les avis obligatoires : Les employeurs doivent afficher certains avis relatifs au droit du travail sur leur lieu de travail afin d’informer les employés de leurs droits en vertu de la législation du travail. Ces avis varient selon l’État et le type d’entreprise.
6. Respecter les réglementations en matière de sécurité et de santé au travail : Comprenez et respectez les réglementations de l’Administration américaine de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) afin de garantir un environnement de travail sûr.
7. Respecter le droit du travail : Prenez connaissance des différentes lois fédérales, étatiques et locales en matière de travail, notamment celles relatives au salaire minimum, aux heures supplémentaires, à la discrimination au travail et aux congés familiaux.
8. Créer un manuel de l’employé : Bien que cela ne soit pas légalement obligatoire, disposer d’un manuel de l’employé peut aider à clarifier les politiques et procédures de votre entreprise et à garantir une application cohérente des règles.
9. Demander un avis juridique : Envisagez de consulter un avocat spécialisé en droit du travail afin de vous assurer que toutes les exigences légales sont respectées et de vous tenir informé des évolutions juridiques.

2. Rédiger une description de poste claire

Vous êtes conscient des compétences qui vous manquent pour développer votre entreprise et vous connaissez le profil de la personne que vous souhaitez attirer.

Il est temps de rédiger une description de poste !

Une description de poste (JD en abrégé) est un document qui présente les exigences du poste, les compétences, les qualifications, les activités, les responsabilités et les tâches liées à une fonction donnée au sein d’une entreprise. Elle peut également inclure des informations telles que la fourchette de salaire (celle-ci est d’ailleurs légalement obligatoire dans certains États).

L’objectif d’une JD est de présenter votre poste aux candidats potentiels et de les informer sur la fonction et votre organisation.

Elle doit contenir suffisamment d’informations pour susciter l’intérêt d’un candidat et l’inciter à poursuivre le processus de recrutement.

C’est également l’occasion de donner un aperçu de la culture, de la mission et des valeurs de votre entreprise.

Dans cette optique, voici comment en rédiger une.

1. Créer un intitulé de poste simple et facile à comprendre
2. Définir les responsabilités et les résultats attendus
3. Présenter les compétences et qualités nécessaires
4. Mettre en avant les raisons pour lesquelles votre entreprise est un excellent lieu de travail.

Pour aller plus loin, consultez l’excellent article de Mariya Hristova sur la rédaction d’une description de poste.

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3. Trouver des candidats

Armé de votre description de poste, il est temps de promouvoir votre poste et peut-être aussi de rechercher directement certains candidats. Si votre budget de recrutement le permet, l’utilisation d’un mélange de ces méthodes pour élaborer votre stratégie de recherche de candidats vous permettra d’en trouver de meilleurs.

Voici quelques endroits où vous pouvez publier votre description de poste et rechercher des candidats.

• Votre site web (utilisez ce guide pour vous aider à créer une page carrières attrayante).
• Sites d’emploi en ligne : Indeed, LinkedIn, Glassdoor, etc. Prenez le temps de rechercher lequel convient le mieux à votre secteur et au poste concerné.
• Réseaux sociaux : Instagram, Facebook, TikTok
• Associations professionnelles : de nombreux groupes et associations professionnels disposent de leurs propres sites d’emploi ou newsletters, où vous pouvez publier des offres ciblant des professionnels de secteurs spécifiques.
• Communautés en ligne : découvrez où se retrouvent vos recrues potentielles et voyez si vous pouvez y publier votre description de poste. Si les règles ne sont pas claires, veillez à demander d’abord l’autorisation !
• Agences de recrutement : elles peuvent être particulièrement utiles pour les postes spécialisés ou pour gérer le processus de recrutement en votre nom. Elles ont souvent accès à un vivier de candidats présélectionnés.
• Services d’orientation professionnelle des écoles et universités : pour les stages et les postes débutants, collaborer avec des écoles et des universités peut vous aider à accéder à un vivier de jeunes talents.
• Événements de recrutement : de nombreux événements de recrutement s’adressent à différents groupes de candidats. Il existe par exemple des salons de recrutement pour les jeunes diplômés, les startups, les postes spécialisés dans la technologie, etc.
• Programmes de stages : un programme de stages aligné sur votre stratégie contribue à recruter des talents, apporte des idées et des perspectives nouvelles, et a un impact positif sur votre marque employeur. 
• Programmes de retour à l’emploi : une forme de stage rémunéré conçue spécifiquement pour les personnes ayant interrompu leur carrière pendant une longue période ou étant en situation de sous-emploi.

Pour aller plus loin, consultez ces articles utiles sur le marketing du recrutement et la recherche de candidats.

4. Présélectionner les candidats

Maintenant que vous avez reçu quelques candidatures, il est temps, pour ainsi dire, de séparer le bon grain de l’ivraie.

C’est à la fois un art et une science. Je vous recommande de lire l’article de Mariya sur la présélection des candidats, mais voici quelques bonnes pratiques générales et certains éléments à surveiller :

• Les compétences recherchées sont-elles mentionnées ?
• Les compétences recherchées sont-elles mentionnées de manière inattendue ?
• Pouvez-vous vérifier qu’ils possèdent les compétences recherchées ?
• Le candidat a-t-il clairement indiqué son intitulé de poste et ses responsabilités pour chaque fonction ?
• Le CV met-il l’accent sur les résultats et la compréhension de l’impact de son travail ?
• Le CV décrit-il clairement le parcours professionnel suivi jusqu’à présent ?
• Le CV contient-il les compétences et l’expérience recherchées ?
• Si le contexte (par exemple la taille de l’entreprise, le lieu, etc.) est important pour le poste, ces exigences sont-elles couvertes ?
• À moins que cela ne le rende illisible, rappelez-vous que votre système de suivi des candidatures (ATS) peut parfois altérer la mise en forme d’un CV.

5. Interviewer les candidats

Il est probable qu’à un moment de votre carrière, vous soyez sorti d’un entretien sans vraiment savoir quoi en penser.

Il y avait peut-être eu une confusion concernant le poste, ou les questions posées étaient quelque peu étranges et sans rapport.

Les entretiens sont un échange à double sens. Bien sûr, le candidat doit faire bonne impression, mais il vous évalue également. Les entretiens sont fondamentaux pour offrir une excellente expérience candidat !

Comme pour la plupart des choses, la clé d’un bon entretien réside dans la préparation. Je vous recommande vivement de lire le guide approfondi de Mariya sur la manière d’interviewer quelqu’un, mais voici un résumé pour commencer.

Étape 5.1 : Définir un objectif

La première étape consiste à définir un objectif pour vos entretiens. Le but est-il d’évaluer les compétences techniques, les comportements, ou peut-être les deux ?

Pour le comprendre, commencez par noter tout ce que vous devez savoir sur une personne afin de pouvoir la recruter en toute confiance pour le poste. Cela devrait constituer la base de la structure et du contenu de l’entretien.

Ensuite, donnez la priorité aux questions dont vous avez le plus besoin d’obtenir les réponses, afin de pouvoir y consacrer le plus de temps et de commencer à créer les modèles de questions.

Une fois l’objectif défini, ce qui oriente la conception de vos questions, vous pouvez réfléchir à la structure nécessaire.

Mariya recommande de structurer l’entretien comme un entonnoir, en commençant par les compétences indispensables lors des premières étapes, puis en abordant les compétences facultatives lors des étapes suivantes. 

Étape 5.2 : Préparer les questions

La clé d’une excellente question d’entretien est d’impliquer le candidat dans une conversation.

Pour y parvenir, posez des questions ouvertes (Qui, Quand, Comment, Pourquoi, Où) ou demandez des exemples. Cela donnera lieu à des réponses plus longues, qui apporteront beaucoup plus de valeur grâce à la richesse des détails.

Utilisez ces questions pour comprendre l’expérience de la personne et sa manière de prendre des décisions. J’ai appris tellement de choses en interrogeant des personnes !

L’élément suivant, encore plus important : éplucher l’oignon, autrement dit poser des questions de suivi.

Ces questions permettent d’identifier les experts dans leur domaine et aident les personnes présentant le plus grand potentiel à se démarquer. Généralement, lorsqu’une personne essaie d’inventer une histoire pour faire croire qu’elle a de l’expérience, elle finit par se contredire à la 2e ou à la 3e question de suivi.

6. Faire une offre

Vous avez accompli beaucoup de travail en publiant des descriptions de poste, en recherchant des candidats, en les évaluant et en maintenant leur engagement tout au long de votre processus de recrutement.

Le candidat retenu correspond parfaitement au poste, et vous souhaitez donc lui faire une offre d’emploi. C’est un moment enthousiasmant ! Mais comment aborder l’offre et une éventuelle négociation ?

Indice : le processus a commencé bien plus tôt, dès le début du recrutement !

Encore une fois, je vous recommande de lire l’article de Mariya sur la manière de faire une offre d’emploi pour une présentation complète, mais voici quelques bonnes pratiques :

Établir une relation de confiance

Établir une relation de confiance avec le candidat est important afin de pouvoir comprendre sa personnalité et ses motivations pour un éventuel changement. 

Bien que la rémunération soit toujours un facteur important (les gens ont des factures à payer !), d’autres facteurs influenceront probablement la décision, par exemple le temps de trajet, les possibilités de développement et la flexibilité.

Votre rôle consiste à découvrir quels sont ces facteurs afin de vérifier que votre offre d’emploi répond également à ces exigences.

« Vendre » votre organisation

« Vendre » est entre guillemets, car il s’agit de quelque chose de très différent de la vente de tomates au marché !

Avant tout, votre rôle doit être de fournir des informations.

Maintenant que vous avez une idée de ce qui les motive, voici quelques idées pour les mettre en relation avec votre entreprise :

• Parlez du potentiel de votre entreprise, de vos derniers lancements ou de votre dernière levée de fonds, ainsi que de vos ambitions
• Présentez les perspectives — n’ayez pas peur d’aider les candidats à faire leurs calculs sur le potentiel du marché !
• Partagez la feuille de route du produit, ce que vous prévoyez de construire à l’avenir et la manière dont ce rôle s’y intégrera
• Parlez des autres membres de l’équipe et de leur niveau d’expertise
• Parlez du développement (pas nécessairement de l’évolution de carrière) et de ce que les candidats pourraient apprendre (ainsi que de ce que vous pouvez apprendre d’eux en retour). Plutôt que de présenter des cadres d’évolution (trop incertains dans ce contexte), racontez peut-être votre propre parcours de développement au sein de votre entreprise en termes d’impact et de responsabilités.
• Expliquez comment vous et votre équipe faites vivre vos valeurs au quotidien, par exemple en racontant une situation où vous, ou un membre de votre équipe, avez utilisé vos valeurs pour guider une décision.

Conseil : les services de vérification des employés ou les services de dépistage de drogues peuvent contribuer à garantir que toutes les vérifications d’antécédents nécessaires sont effectuées de manière fluide et efficace.

7. Intégration

C’est une réussite ! Le candidat a accepté votre offre et vous êtes prêts à tenter l’aventure ensemble.

Mais, vous le savez, rien n’est jamais définitivement acquis et vous souhaitez que l’excellente expérience vécue jusqu’à présent se poursuive.

Les éléments les plus importants sur lesquels vous devez vous concentrer ici sont de clarifier les prochaines étapes et de tout préparer sur le plan juridique.

Quelques bonnes pratiques :

• Restez régulièrement en contact avec la personne nouvellement recrutée.
• Veillez à ce que le maximum de documents soit rempli avant la prise de poste.
• Assurez-vous de guider le candidat à l’oral (et non par SMS ou par e-mail) tout au long de cette partie du processus. Attendre de commencer un nouvel emploi est une période étrange : restez donc en contact avec lui.
• Automatisez autant que possible cette partie du processus, dans la mesure permise par vos systèmes (tout ce qui peut être automatisé contribuera également à un processus de recrutement à distance).
• Veillez à ce que la nouvelle recrue sache parfaitement ce qui se passera lors de son premier jour, de sa première semaine et de son premier mois.

D’autres ressources utiles sont nos guides sur le préintégration, la création d’un plan d’intégration sur 30, 60 et 90 jours, ainsi que la préparation de tous les documents administratifs nécessaires pour les nouvelles recrues.

Recruter votre premier employé : bonnes pratiques 

Les gens sont ce qu’ils sont et ils font parfois des choses étranges. Ce qui les motive n’est pas toujours clair et la vie suit son cours.

Un recrutement réussi repose sur la confiance, la transparence, l’organisation, la persévérance et la communication. 

Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à attirer et à fidéliser les talents dont vous avez besoin.

Créer une proposition de valeur employeur (EVP) 

Une EVP est un ensemble d’avantages et d’offres uniques qu’un employeur s’engage à fournir à ses employés en échange de leurs compétences, de leur expertise et de leur engagement.

Il s’agit essentiellement de la valeur qu’une organisation apporte à ses employés en contrepartie de leur contribution.

L’EVP contribue à attirer, fidéliser et mobiliser les talents en communiquant efficacement et en mettant en avant ce qui fait de l’organisation un lieu de travail attractif. Elle comprend différents éléments, notamment :

• La raison d’être, la vision et la mission
• Les valeurs de l’organisation
• La rémunération globale
• La culture
• Les possibilités d’évolution professionnelle
• La flexibilité
• L’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
• L’expérience globale des employés. 

Pour approfondir le sujet, je vous recommande l’excellent guide de Mariya sur la création d’une EVP.

Développer une marque employeur forte

Après avoir créé votre EVP, vous devez développer votre marque employeur.

En substance, votre marque employeur correspond à votre réputation en tant qu’employeur. C’est la manière dont vous vous présentez sur les réseaux sociaux, dans les descriptions de poste, lors des entretiens et dans tout ce qui est visible par les candidats.

C’est aussi la manière dont vous vous comportez en tant qu’entreprise. Êtes-vous éthique ? Les employés sont-ils bien traités ? Vos actes sont-ils conformes à vos valeurs ?

Une citation de Warren Buffet sur l’image de marque m’est toujours restée en tête : « Il faut 20 ans pour bâtir une réputation et cinq minutes pour la détruire. Si vous y réfléchissez, vous agirez différemment. »

Pour approfondir le sujet, consultez le guide de Mariya sur la marque employeur.

Utiliser un processus d’entretien structuré

Nous avons évoqué plus haut l’importance des entretiens et je souhaite y revenir ici.

Mettre en place une structure d’entretien cohérente est important afin de garantir que tous les candidats soient évalués selon les mêmes critères. Cela contribue à créer une expérience candidat cohérente, à réduire les biais et à rendre le processus plus équitable.

Tirer parti de la technologie

Au début, vous pourrez probablement vous en sortir avec un simple système de gestion des employés pour vous aider à constituer votre équipe.

Cependant, si votre volume de recrutements augmente, certains outils utiles peuvent contribuer à améliorer le processus pour toutes les parties concernées. Vos besoins peuvent aller au-delà des avantages offerts par les outils de gestion des employés.

Le roi incontesté des logiciels de recrutement est le système de suivi des candidatures (ATS). Ces systèmes utilisent l’automatisation pour publier des offres d’emploi, planifier des entretiens, suivre les candidats et communiquer avec eux tout au long du processus de recrutement, présélectionner les CV et interpréter les retours.

Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleurs systèmes de suivi des candidatures.

Faire appel à des professionnels

Le recrutement est notoirement complexe, en particulier la recherche de candidats, et il peut donc parfois être avantageux d’embaucher un professionnel ou de faire appel à un prestataire. Vous avez ici plusieurs possibilités :

• Constituez une équipe de recrutement interne.
• Faites appel à une agence de recrutement spécialisée, soit dans le cadre d'un contrat de prestation récurrente, soit selon un modèle de paiement à la livraison. Ces agences sont particulièrement utiles pour recruter des cadres dirigeants ou des candidats difficiles à trouver.
• Faites appel à une organisation professionnelle d'employeurs ou à un employeur officiel. Ces solutions sont particulièrement utiles pour recruter des talents en dehors de votre juridiction d'origine, où la conformité du recrutement peut être complexe.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur la manière de recruter un recruteur.

En savoir plus sur le recrutement

Si vous souhaitez rester au fait des dernières évolutions en matière de recrutement, vous pouvez faire plusieurs choses.

L'une d'elles consiste à envisager de suivre une formation au recrutement qui vous aidera à garder à l'esprit les dernières technologies et les exigences du marché dans le contexte de votre entreprise.

L'autre consiste à vous inscrire au bulletin d'information de People Managing People. Nous nous efforçons constamment de rester au fait de l'actualité du recrutement et de partager les informations que nous recueillons lors de tables rondes et d'entretiens avec des experts, le tout directement dans votre boîte de réception !

FAQ sur l’embauche du premier salarié

Quelles sont les exigences légales pour embaucher un salarié ?

Que dois-je inclure dans le contrat de travail ?

Comment créer une rémunération compétitive ?

Comment gérer la paie et les impôts ?

Quels registres dois-je conserver ?

Ai-je besoin d’une assurance professionnelle lorsque j’embauche des salariés ?