Qu’est-ce que le pré-accueil ? Guide d’expert 2026
Le préboarding ne se limite pas à une bonne lettre d’accueil, c’est un élément essentiel pour aider les employés à atténuer le stress du premier jour.
Ici, je vais expliquer ce qu’est le préboarding, pourquoi il est important, comment vous pouvez créer un processus de préboarding de classe mondiale en utilisant des solutions logicielles d’intégration, et je vous proposerai un processus en 7 étapes pour organiser un préboarding menant à une intégration fluide.
Qu’est-ce que le préboarding ?
La période de préboarding couvre le temps entre le moment où un nouvel employé accepte une offre d’emploi et le jour où il met le pied dans les locaux (physiques ou virtuels !).
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Ce que votre organisation fait, ou ne fait pas, durant cette période peut faire toute la différence en termes de productivité, de risques pour l’entreprise (contrats, par exemple), d’expérience employé et de rétention.
Pourtant, en ce qui concerne le préboarding, 64 % des nouveaux embauchés ne bénéficient d’aucune expérience de préboarding.
Gardez cela à l’esprit : si vous concevez un programme d’intégration qui omet le préboarding, vous passez à côté de nombreux avantages.
C’est un moyen simple d’optimiser votre processus d’intégration.
Préboarding vs. Intégration
L’intégration des employés est le processus visant à intégrer un nouveau collaborateur dans votre organisation. Ce processus d’intégration dure généralement environ 90 jours, mais peut s’étendre jusqu’à un an dans certains cas.
À la fin du processus d’intégration, l’objectif est que le nouvel employé soit pleinement intégré à la culture de l’entreprise et comprenne parfaitement son rôle, ses attentes, ses priorités et ses objectifs.
Le préboarding est la première étape du processus global d’intégration des nouveaux employés.
L’idée est de préparer la personne pour son premier jour et de lui donner un avant-goût de la culture et de son futur rôle.
Les activités incluent la complétion des documents nécessaires, la lecture des manuels de politique interne, la création de comptes email et l’accès aux portails et supports de formation.
Une solide phase de préboarding vous aide à maximiser le ROI de l’intégration en vous libérant du temps pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme rencontrer les nouveaux membres de l’équipe.
| Préboarding | Intégration |
| Avant le premier jour | 90 + jours après le début |
| Favorise l’orientation | Poursuit l’orientation |
| Contact léger | Intégration complète |
Que doit contenir votre processus de préboarding ?
Avant d’entrer dans le détail, voici quelques meilleures pratiques d’intégration et objectifs que votre processus de préboarding doit viser :
- Fournir au nouvel employé des informations telles que ce à quoi ressemblera sa première semaine ou des aspects logistiques comme le stationnement ou la tenue vestimentaire à adopter au bureau.
- Présenter davantage la culture, l’équipe, et apaiser le stress.
- S’assurer qu’ils disposent de tout l’équipement et des ressources nécessaires avant leur premier jour
- Montrer qu’ils ont fait le bon choix en acceptant votre offre d’emploi et en rejoignant votre organisation.
Après tout, il est probable que ce n’était pas la seule offre d’emploi reçue. Il est courant qu’un nouvel embauché se demande s’il aurait dû accepter une autre proposition ou répondre au recruteur qui l’a contacté sur LinkedIn.
En gardant cela à l’esprit, voici une liste de 7 éléments à inclure dans votre check-list du processus de préboarding.
1. Remettez à votre nouvelle recrue un contrat de travail
Un contrat de travail est un accord formel entre un employeur et un nouvel employé, qui définit les termes et conditions d’emploi. Il s’agit d’un document juridiquement contraignant qui détaille les responsabilités, les droits et les rôles des deux parties.
Remettre un contrat de travail au nouvel employé est une étape clé pour établir des attentes claires et protéger les intérêts de l’employeur comme de l’employé.
Liste de contrôle pour le contrat de travail :
- À inclure :
- Description du poste et intitulé
- Date de début et durée de l’emploi
- Rémunération et avantages sociaux
- Horaires de travail et politique de congés
- Clause de confidentialité
- Conditions de rupture du contrat
Avantages
Le contrat de travail assure une sécurité juridique et une protection, fixe des attentes claires pour le poste et définit précisément la rémunération ainsi que les avantages du collaborateur.
À retenir
Avant de présenter le contrat, révisez-le afin de garantir que toutes les conditions sont équitables et conformes à la législation. Lors de la présentation, expliquez chaque section clairement et laissez au nouvel employé le temps nécessaire pour lire et comprendre le contrat, en l’incitant à poser des questions ou à consulter un conseiller juridique si besoin.
2. Accueillez le nouvel employé par un appel et un e-mail
Accueillir un nouveau collaborateur par un appel et un e-mail est la première étape pour qu’il se sente valorisé et intégré à l’équipe.
Cette approche personnalisée aide à apaiser les éventuelles appréhensions et instaure un climat positif pour ses débuts dans l’entreprise. C’est un moyen simple mais efficace de commencer à bâtir une solide relation employeur-employé.
Pour le mail de bienvenue, préparez un message bien rédigé qui répondra aux principales préoccupations du nouveau venu.
Voici quelques points à aborder :
- Date et heure de début
- Informations d’arrivée
- Code vestimentaire
- Quoi apporter
- Programme de la première journée
- Manuel de l’employé
- Accès aux supports de formation
- Coordonnées pour toute question éventuelle avant le début.
Avantages
Un bon appel et un e-mail de bienvenue offrent une première impression chaleureuse et conviviale tout en illustrant la culture bienveillante de l’entreprise. Une bonne mise en œuvre de ces premiers échanges aide à atténuer le trac du nouveau poste.
Astuce : Envoyez un e-mail ou une vidéo de bienvenue à l'ensemble de l'entreprise pour présenter le nouvel employé, et partagez quelques anecdotes amusantes à son sujet. C’est un excellent moyen pour l’équipe de mieux découvrir leur nouveau collègue. » - Lorie Corcuera
3. Envoyez un kit d’accueil au nouvel employé
Tout le monde est ravi de recevoir une surprise par courrier ou directement à sa porte.
Selon Corcuera, un kit d’accueil pour nouvel employé peut inclure :
- Carte manuscrite, signée par vous et leurs nouveaux collègues
- Objets promotionnels de l’entreprise ("swag"), comme des t-shirts, des mugs, des stylos et des blocs-notes
- Livret d’accueil de l’employé, au format papier ou (idéalement) numérique sur une clé USB
- Badges/Clés d’accès, pour accéder aux locaux de l’entreprise
- Livret des avantages, décrivant les avantages liés à l’assurance maladie et santé
- Documents administratifs pour la nouvelle embauche, tels que les formulaires de paie et d’assurance
Avantages
Un kit de bienvenue pour les nouvelles recrues instaure une ambiance positive et accueillante pour le parcours de l’employé, favorisant un sentiment d’appartenance et de reconnaissance dès le premier jour. Il fournit également des informations et ressources essentielles, facilitant une intégration efficace et sereine dans le nouveau poste.
À retenir
Assurez-vous que votre nouveau collaborateur reçoive le kit de bienvenue bien avant son premier jour de travail, et idéalement juste un ou deux jours après votre appel d’accueil.
4. Envoyez un e-mail d’orientation au nouvel embauché
Un e-mail d’orientation pour les nouveaux arrivants contiendra beaucoup plus de détails sur les informations complémentaires qu’ils recevront avant leur premier jour, et sur ce à quoi ressemblera concrètement leur prise de poste et leur première semaine de travail.
En somme, il résume les étapes restantes de notre checklist d’intégration.
Que faut-il inclure dans un e-mail d’orientation pour un nouvel embauché ?
Voici certains types d’informations que vous pouvez inclure dans cet e-mail.
- Heure et lieu de démarrage : quand et où il doit se présenter pour son premier jour. Si des instructions spécifiques pour le stationnement existent, veillez à les inclure.
- Contacts clés : précisez les personnes qui rencontreront le nouvel embauché dès le premier jour (généralement les RH, managers et l’équipe directe) ainsi que ceux sur lesquels il pourra s’appuyer pendant la première semaine.
- Code vestimentaire : souvent négligé au premier jour. Informer votre nouvelle recrue du code vestimentaire éventuel évitera des situations embarrassantes.
- Agenda de la première semaine : permettez-lui de se préparer mentalement, mais restez succinct. Exemple : Jour 1 – rencontre avec l’équipe, visite du site. Jour 2 – présentation de l’entreprise.
- Membres de l’équipe : fournissez-lui un organigramme de votre équipe. Il pourra l’utiliser avec LinkedIn pour mieux connaître ses nouveaux collègues.
- Politiques et processus clés : mettez en avant 2 ou 3 points essentiels qui les impacteront dès le premier jour. Si vous leur avez envoyé un livret d’accueil, indiquez les sections concernées.
Avantages
En clarifiant ce à quoi ressembleront leurs premiers jours et semaines, l’e-mail d’orientation permet de dissiper la nervosité initiale, définit des attentes claires et donne une feuille de route pour la prise de poste.
Conseil Pratique
L’e-mail peut être assez long, suivant les informations à inclure, donc il est judicieux d’informer votre nouveau collaborateur de prendre le temps de bien tout lire.
Pour plus de conseils et un modèle pratique, consultez mon article : Lettre de bienvenue à un nouvel employé avant son premier jour [exemple]
5. Prévoyez la complétion des documents administratifs pour les nouveaux arrivants
Selon Sapling HR, en moyenne un nouvel embauché se verra attribuer 3 documents à signer, télécharger ou attester.
Les documents administratifs pour les nouveaux arrivants sont un passage obligé (et souvent peu passionnant) de l’intégration, alors encouragez votre nouvelle recrue à remplir autant de formulaires que possible avant leur premier jour.
Cela vous libérera, tous les deux, pour vous concentrer sur les aspects plus importants et stimulants du poste.
Quels types de documents un nouvel employé doit-il compléter ?
En règle générale, pour la conformité à l’intégration, tout document fédéral ou provincial relatif à la vérification de l’identité (par exemple, formulaires I-9) ou à la fiscalité (comme le TD1 au Canada, le W-4 aux États-Unis) doit être rempli au plus tard le premier jour de l’employé.
Selon votre organisation, le nouvel employé devra remplir des formulaires relatifs à :
- Paie / dépôt direct
- Acceptation des conditions générales d’utilisation des biens de l’entreprise
- Assurance maladie (par exemple, MSP au Canada)
- Assurance santé complémentaire
- Inscription au REER collectif / 401(k)
- Informations générales sur l’employé (par ex. date de naissance, personnes à contacter en cas d’urgence)
6. Préparez les outils et ressources de travail pour la nouvelle recrue
Il est important de préparer à l’avance, autant que possible, tout ce dont votre nouveau collaborateur aura besoin pour réussir dans son nouveau poste.
Vous aurez probablement besoin d’avoir certains de ces éléments prêts avant son premier jour, alors que d’autres pourront attendre, selon votre programme d’intégration et d’accueil.
Quelles ressources dois-je préparer pour une nouvelle recrue ?
Voici une liste d’exemples d’outils et de ressources de travail à préparer selon que la nouvelle recrue travaille à distance (à domicile) ou dans les bureaux, selon ses tâches et ce qui a déjà été fourni dans son kit de bienvenue.
- Poste de travail : bureau fermé, cubicule ou espace partagé ; bureau et chaise (pensez à un bureau assis/debout) ; armoire de rangement ; fournitures et papeterie de bureau.
- Équipement informatique : ordinateur portable, de bureau et/ou tablette ; écran(s) ; station d’accueil ; souris et clavier.
- Communications : téléphone mobile ; ligne fixe ; équipements de visioconférence.
- Accès au réseau : lecteurs réseau partagés ; intranet de l’entreprise ; adresse e-mail ; accès à des listes de diffusion ; accès distant au réseau.
- Licences logicielles : bureautique ; gestion de projets ; applications de R&D.
- Accès aux locaux / installations : carte ou badge d’accès ; codes d’alarme du bâtiment ; badge d’identification.
- Ressources pour déplacements : cartes de visite ; kits de démonstration de produit ; vêtements aux couleurs de l’entreprise.
- Invitations à créer les profils : (e-mail, compte Slack, portail employé, HRIS.)
Conseil pratique
Vous pouvez passer en revue toute cette liste avec la nouvelle recrue dès le premier jour, mais cela risque vite d’être trop lourd à gérer.
Il est préférable de traiter chaque point en temps utile et d’impliquer les managers et responsables des outils ou plateformes concernés au fur et à mesure que l’employé prend ses marques.
7. Préparez l’agenda du programme d’orientation
Votre programme d’orientation, qui s’inscrit dans un processus d’intégration beaucoup plus long, durera probablement environ une semaine, mais peut aller jusqu’à un mois.
Élaborer un agenda d’orientation pour la nouvelle recrue vous servira de liste de contrôle pour ne rien oublier durant ses premiers jours et semaines.
Quelles sont les activités typiques d’un programme d’orientation ?
Considérez le programme d’orientation comme la construction d’une tour : on commence par poser des bases solides pour ensuite ajouter progressivement de nouveaux apprentissages.
Par exemple, les premiers jours de la nouvelle recrue pourraient inclure certaines des activités suivantes :
Avantages
Votre programme d'intégration est une excellente occasion d’avoir une conversation structurée autour des rôles, de la culture d'entreprise et des attentes. Cette introduction complète favorise l'engagement précoce et pose les bases d'une satisfaction professionnelle et d'une productivité à long terme.
Astuce de pro
Concentrez-vous sur la création d’une expérience engageante et informative. Intégrez des éléments ludiques et chaleureux pour que les nouveaux employés se sentent véritablement accueillis et valorisés, et veillez à ce que le programme soit adaptable et régulièrement mis à jour en fonction des retours.
Préparer le terrain pour l’expérience collaborateur
Un processus de pré-intégration bien conçu prépare le terrain pour une expérience collaborateur positive en :
- Offrant une communication claire : Fournir des informations détaillées sur la culture, les valeurs et les attentes de l’entreprise aide les nouveaux employés à se sentir informés et valorisés.
- Facilitant l’engagement précoce : Encourager l'interaction avec leurs futurs collègues et la participation à des événements de l'entreprise avant la date de début favorise un sentiment d'appartenance.
- Fournissant des ressources de soutien : Mettre à disposition des ressources telles que des FAQ, des organigrammes et des informations spécifiques au poste peut soulager les angoisses du premier jour.
Utiliser la pré-intégration pour augmenter la productivité et la rétention
On estime que 20 % du turnover a lieu dans les 45 premiers jours. Une pré-intégration efficace aide les nouveaux employés à s’installer et à sentir qu’ils ont fait le bon choix, ce qui améliore la rétention et la productivité.
Cependant, veillez à ne pas surcharger les nouveaux venus. Votre programme de pré-intégration ne doit pas se transformer en travail non rémunéré.
Au contraire, il doit aider à préparer la personne pour sa semaine d’intégration et à l’enthousiasmer pour son poste.
L’essentiel est de leur fournir toutes les informations qu’ils devraient connaître, mais qu’ils pourraient craindre ou oublier de demander lors d’un processus d’intégration, tout en les aidant à s’adapter et à apaiser leurs inquiétudes.
Points clés à retenir
- La pré-intégration fait partie du processus d'onboarding et a lieu après l’acceptation d'une offre et avant le premier jour
- La pré-intégration vise à aider le nouvel employé à se préparer pour son premier jour et à le motiver quant à son poste et à votre organisation
- Une pré-intégration efficace permet aux nouveaux arrivants d’être rapidement productifs et améliore la fidélisation des employés.
