Recrutement collaboratif : comment construire des équipes gagnantes ensemble
Le recrutement ne devrait jamais se faire en vase clos. Même si les recruteurs et responsables du recrutement pilotent le processus, il est bénéfique d’ouvrir ce processus à davantage de personnes.
Ici, je vais vous présenter les bases du recrutement collaboratif, les fondations essentielles à son succès, les éléments qui composent une stratégie de recrutement collaboratif, ainsi que les défis et pièges potentiels.
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Qu’est-ce que le recrutement collaboratif ?
Le recrutement collaboratif est une stratégie de recrutement qui implique divers intervenants, parfois issus de différents domaines d’activité, tout au long du processus de recrutement.
Du point de vue du candidat, il ou elle rencontre davantage de futurs collègues et obtient une meilleure perception de l’organisation, de la culture d’entreprise et de l’équipe.
Pour l’organisation, une méthode de recrutement collaboratif propose un cadre standardisé qui fédère l’équipe et répartit la lourde tâche de recrutement en segments plus gérables pour chacun.
Chacun peut se concentrer sur un domaine précis et aider le responsable du recrutement à obtenir des informations approfondies sur l’expertise du candidat.
Des personnes extérieures à l’équipe directe peuvent également s’impliquer—par exemple, il arrive souvent que les chefs de produit participent au recrutement de candidats techniques.
Le recrutement, comme on dit, est un sport d’équipe et tout le monde n’est pas joueur de football—les entraîneurs et le personnel médical sont aussi nécessaires.
Recrutement collaboratif vs recrutement traditionnel
Comme vous l’avez sans doute compris, le recrutement collaboratif casse les codes du processus de recrutement traditionnel mené par le seul responsable du recrutement.
Bien que le responsable du recrutement continue de travailler étroitement avec le recruteur et garde le dernier mot, il peut tirer parti des connaissances et expériences d’autres membres de l’entreprise.
| Recrutement traditionnel | Recrutement collaboratif |
| Opinion du responsable du recrutement très prépondérante | Intègre l’expertise de plusieurs membres de l’équipe |
| Les candidats n’ont qu’une vue limitée de l’entreprise | Les candidats gagnent une vision élargie de l’organisation et de l’équipe |
| Charge de travail lourde pour le recruteur et le responsable | Possibilité de partager la charge de travail |
Comme nous allons le voir maintenant, la collaboration est bénéfique tant lors de la planification du recrutement que pendant les entretiens.
Pour cartographier les responsabilités de chacun à chaque étape du processus de recrutement, on peut passer par la création d’un organigramme du processus de recrutement.
Avantages du recrutement collaboratif
Le recrutement collaboratif peut améliorer l’acquisition des talents de plusieurs façons, par exemple :
Stimuler les échanges autour du recrutement
Tout d’abord, un processus de recrutement collaboratif réunit les bonnes personnes pour s’assurer que les décisions prises concernant les postes ouverts, les priorités, les compétences requises, les descriptions de poste et le processus de recrutement lui-même, sont pertinentes.
Cela stimule les échanges sur l’ajustement des rôles, les besoins métiers, les structures d’équipe, les qualités des candidats et les compétences recherchées.
J’ai souvent vécu des situations où ces discussions ont mené à la création de nouvelles stratégies pour les équipes, de plans de succession, et même d’initiatives de formation et développement.
Correctement centrées sur l’identification des lacunes en capacité et des compétences requises, ces discussions permettent à l’équipe de recrutement d’être plus unie sur ce qui caractérise un bon profil pour chaque poste, et d’appliquer ce standard de façon plus objective.
Enfin, plus il y a de personnes informées des postes ouverts et des besoins de l’équipe, plus il y a de chances que quelqu’un repère de potentiels candidats 👀.
Bénéfice de la diversité d’opinions et répartition des entretiens
Lors de la conception du processus d’entretien, il est possible de tirer parti de la présence de plusieurs intervenants en confiant à chacun un domaine de concentration précis. C’est d’autant plus pertinent si vous étudiez comment recruter un nouveau manager.
Par exemple, pour un poste de responsable ingénierie, un ingénieur senior peut évaluer l’expertise technique, un chef de produit se concentrer sur la collaboration interfonctionnelle, et le directeur de l’ingénierie analyser la gestion d’équipe et le leadership.
Chaque échange peut alors être approfondi pour révéler l’expertise et éviter de parcourir plusieurs fois les mêmes sujets.
Meilleure expérience candidat
En interagissant avec divers collègues potentiels, les candidats se sentent davantage connectés avec les équipes qu'ils sont sur le point de rejoindre, en découvrant la culture, les styles de management, les attentes, les avantages et la définition de la réussite.
« Les entretiens d’équipe paraissent accueillants et engageants pour le candidat », déclare Hollie Castro, directrice des ressources humaines chez Miro, « Créer une expérience individualisée pour le candidat en nouant une relation afin de comprendre sa situation personnelle est primordial. »
De plus, les candidats apprécieront d'avoir eu l'opportunité de démontrer leurs compétences à plusieurs personnes et de ne pas dépendre de l’appréciation et des éventuels biais d’une seule personne.
Réduire les biais
À propos des biais — un avantage significatif d'avoir plusieurs avis est la possibilité de se challenger mutuellement et d'identifier les biais.
Si quelqu’un ne peut pas étayer son opinion à propos d’un candidat par des preuves (c.-à-d. ce que le candidat a dit), il y a probablement un biais en jeu qu'il faut examiner.
Les biais nous sont inhérents et il est extrêmement difficile de les surmonter. Cependant, une méthode efficace consiste à les mettre en lumière et à nous obliger à expliciter notre raisonnement aux autres — c’est là que le recrutement collaboratif entre en jeu.
Un panel de recrutement diversifié peut également aider à éliminer les biais du côté candidat et à déceler des comportements indésirables — par exemple le sexisme.
Comme mentionné dans mon article précédent sur les biais dans le recrutement, j'ai repéré des candidats qui se montraient condescendants et sexistes envers moi-même et d'autres collègues féminines, tout en se comportant correctement face à l'ensemble des hommes du panel d'entretien.
Les défis du recrutement collaboratif
Si le recrutement collaboratif est excellent en théorie, comme pour la plupart des situations impliquant plusieurs personnes, il comporte certains défis à surmonter pour bien le réussir.
Manque d'efficacité
Bien qu’inclure davantage de personnes soit un excellent moyen de répartir la charge de travail et de s’assurer d’embaucher le bon candidat, cela peut tout aussi bien compliquer le processus de décision et submerger le candidat.
Pour plus d’efficacité, il doit s'agir d’une collaboration menée uniquement par ceux qui doivent effectivement être impliqués.
Le processus doit rester agile, chaque partie prenante connaissant ses rôles et responsabilités spécifiques.
Bien que le nombre exact dépende des circonstances, si le candidat rencontre plus de 6-7 personnes pendant le processus d'entretien, il est alors pertinent de se demander si la présence de chacun est vraiment nécessaire.
On n’obtient pas plus de perspectives de qualité juste en ajoutant davantage de participants. Essayez plutôt de concentrer les entretiens et de rendre chaque étape plus approfondie.
En outre, veillez à ne pas dépasser 1 ou 2 membres du panel de recrutement face au candidat lors d’un même entretien.
J’ai déjà été interrogée par cinq personnes d’une entreprise en même temps (cela devait être six mais l’une n’a pas pu venir).
Chacun a à peine eu le temps de poser une question, sans parler d’aller en profondeur, et ils se coupaient la parole car l’ordre n’avait pas été défini. Deux personnes n’ont même pas parlé.
C’était comique, et la plupart des candidats trouveraient cela agaçant ou éprouvant.
D’ailleurs, c’est tout à fait inutile pour 99 % des postes, à moins de recruter spécifiquement quelqu’un pour se présenter devant des jurys.
Formation
Au moment de constituer l’équipe de recrutement, il peut être nécessaire de former les personnes pour leur expliquer les processus et leurs rôles.
Par exemple, certains auront besoin d'une formation pour garder les entretiens ciblés et engageants et pour recueillir un feedback pertinent.
Toute personne impliquée doit être alignée sur ce qu’elle recherche. Cela garantit que tout le monde transmet le même message au candidat concernant le poste, et qu’ils l’évaluent selon les mêmes critères.
Par exemple, il ne faudrait pas qu’une personne évalue des candidats juniors selon les critères d’un poste senior, par manque de compréhension des besoins de l’équipe.
Plannings concurrents
Toutes les personnes impliquées dans le processus ont également leur travail à temps plein à gérer, donc réussir à coordonner tout le monde peut ralentir le processus.
Pour palier cela, assurez-vous d’impliquer uniquement les personnes qui pourront s’investir pleinement et trouver le temps nécessaire.
Si une personne est engagée sur plusieurs projets, en retard sur ses tâches, ou incapable de réserver du temps pour être formée, j’éviterais de l’inviter à participer au processus.
Le recruteur doit s’en souvenir lorsqu’il choisit les membres à mobiliser. Prévoir des remplaçants si possible, quand c’est pertinent.
Gestion des avis divergents
Bien que prendre en compte la perspective de plusieurs parties prenantes soit une étape importante dans l’évaluation des candidats et la détermination de leur adéquation avec l’entreprise, la décision doit être prise par une personne ou un groupe qui ne reflétera peut-être pas les sentiments de certains individus impliqués.
À la fin de ce processus, la décision doit être respectée et acceptée avec la compréhension qu’elle ne doit pas créer de friction au sein des équipes existantes.
L’équipe de recrutement collaboratif doit établir une liste restreinte de candidats et fournir un retour sur chacun d’eux afin qu’un responsable du recrutement ou un comité puisse y réfléchir.
La personne décisionnaire dans le processus doit ensuite apporter ses réflexions ainsi qu’une justification à la décision prise.
Décision par comité
Un écueil à éviter est de survaloriser la sagesse du groupe.
Finalement, une décision devra être prise et le temps sacrifié pour s’assurer que chaque personne susceptible d’avoir un intérêt même minime ou d’être concernée par le poste ait pu rencontrer le candidat risque de générer des retours décroissants.
Je constate souvent cette situation chez des responsables du recrutement qui manquent d’assurance et se réfugient derrière l’avis des autres pour éviter la responsabilité d’un éventuel mauvais recrutement.
C’est un équilibre à trouver et cela nécessite parfois quelques essais et erreurs.
Poser les bases du recrutement collaboratif
Au cœur d’une bonne stratégie de recrutement collaboratif se trouve un changement d’état d’esprit, tant pour l’organisation que pour l’équipe de recrutement.
Les processus de recrutement traditionnels et la dynamique d’équipe peuvent amener les parties prenantes à accorder plus d’importance à certains avis ou perspectives qu’à d’autres, ou à tout confier au jugement d’une seule personne.
Ce n’est pas la raison d’être du travail en groupe.
Votre capacité à mettre en place un recrutement collaboratif reflétera au final votre culture d’entreprise.
Par exemple, si vous n’accordez pas d’importance à la diversité des points de vue au sein de votre organisation, il est peu probable que vous puissiez convaincre les membres de votre équipe de recrutement que les leurs seront valorisés.
De même, si la collaboration n’est pas la norme de la culture d’entreprise, les responsables RH auront plus de mal à obtenir la participation active des autres départements.
Si l’organisation est très cloisonnée, l’équipe de recrutement risque d’avoir du mal à comprendre les besoins de l’équipe ou le rôle que cette personne jouera dans la réussite de l’entreprise.
Les efforts de recrutement collaboratif sont guidés par la transparence, la culture d’entreprise et un état d’esprit fondé sur la confiance et la communication ouverte.
Si ces caractéristiques ne sont pas intégrées à l’organisation telle qu’elle existe aujourd’hui, il vous faudra accompagner les managers dans une démarche pédagogique autour de la collaboration, puis vous concentrer sur les pratiques de recrutement tout en expliquant les bénéfices pour leurs équipes.
Au départ, seuls les managers ou chefs de service seront probablement impliqués dans vos efforts de recrutement collaboratif, mais au fur et à mesure du processus, la variété des parties prenantes pourra évoluer selon vos besoins.
Éléments d’une stratégie de recrutement collaboratif
Une fois que l’organisation est en capacité de mettre en œuvre le recrutement collaboratif, il s’agit ensuite d’installer les divers éléments qui constitueront votre pratique collaborative.
Comme mentionné, il peut être nécessaire de former vos équipes sur différents aspects du recrutement collaboratif, que ce soit sur l’utilisation du système de suivi des candidatures (ATS) ou sur la coordination du rôle de chaque membre pendant le processus d’entretien et d’évaluation.
Pour vous aider à structurer votre stratégie, j’ai identifié sept éléments à mettre en place dès le départ, que vous pourrez ajuster au fil du temps.
1. Un processus de recrutement bien défini
Établir un processus de recrutement bien défini est la première étape pour créer une stratégie de recrutement collaboratif.
Cela commence avant même que le besoin de recrutement émerge, par des démarches de planification stratégique des effectifs qui servent de guide aux managers et équipes pour identifier les besoins, préciser les exigences des postes et rédiger les descriptions de fonctions.
Les actions de votre équipe de recrutement ensuite, et tout ce qui se passe à l’entrée des candidats qualifiés dans l’ATS, doivent être clairement décrits et connus de l’ensemble de l’équipe de recrutement.
Voici une liste de questions auxquelles chaque membre de l’équipe de recrutement doit pouvoir répondre :
- Qui dirige chaque étape de l’entretien ?
- Quels sujets sont abordés à chaque étape — compétences, traits et questions ?
- À quoi ressemble un bon candidat pour chacun des sujets traités ?
- Quel est le seuil d’exigence pour recruter ?
2. Une planification efficace des effectifs
Comme nous l'avons établi, le processus collaboratif ne commence pas une fois la recherche de candidat lancée.
Un bon processus de planification stratégique des effectifs est une collaboration entre les responsables du recrutement et les ressources humaines pour cartographier les besoins des équipes, les priorités et les compétences nécessaires à l’atteinte des objectifs à long terme et à la création de valeur pour l’entreprise.
« Collaboration entre les RH et les responsables du recrutement pour distinguer les besoins des envies », explique Christina Schelling, vice-présidente principale et directrice des talents et de la diversité chez Verizon. « En tant que managers, nous commençons souvent par chercher des ‘licornes’. Il revient à la fois aux RH et au responsable du recrutement de se concentrer sur les compétences essentielles et de rechercher un potentiel pour certains atouts complémentaires. Cela inclut de réévaluer la formulation de nos descriptions de poste et la façon dont nous interagissons avec nos candidats. »
La manière dont la culture d’entreprise doit se refléter dans le processus de recrutement, ainsi que la définition des attentes concernant l’implication demandée aux employés actuels, doivent également être définies à cette étape.
Ressource complémentaire : Meilleurs logiciels de planification des effectifs
3. Socialiser le vivier de talents
Le recrutement collaboratif commence par une approche collaborative du sourcing. Tout le monde peut aider à trouver de nouveaux talents !
Qu’il s’agisse de renforcer votre programme de cooptation ou simplement de créer des offres d’emploi faciles à partager sur LinkedIn ou d’autres réseaux sociaux, exploiter les réseaux de vos collaborateurs en place est une façon simple d’entrer en contact avec des talents qui étaient jusqu’ici hors de votre portée.
« Les candidats recommandés par des membres actuels de l’équipe Grainger s’intègrent souvent bien à leur arrivée dans l’entreprise. Les membres actuels comprennent les besoins et sont souvent excellents pour identifier les talents, » déclare Randy Tosch, VP Talent chez Grainger.
Cela incitera aussi les collaborateurs à échanger entre eux et stimulera inévitablement des discussions sur les employés actuels susceptibles de correspondre au poste, promouvant ainsi une culture de la mobilité interne.
Cette approche permet de faire ressentir aux salariés qu’ils ont des possibilités d’évolution et de développement, ce qui favorise leur fidélisation et améliore les indicateurs de l’expérience collaborateur.
Pensez également à demander : « Quelle voix n’est pas représentée dans votre équipe ? », afin d’inciter à recommander des candidats issus de groupes sous-représentés.
Astuce : utilisez un logiciel de cooptation pour automatiser le processus et faciliter la recommandation de candidats qualifiés aux postes ouverts au sein de l’entreprise.
4. Rester concentré sur l’expérience candidat
On n’a qu’une seule chance de faire bonne impression. Ce conseil est souvent donné aux candidats, mais il vaut aussi pour l’entreprise.
L’expérience que vous offrez lors du processus d’entretien en fait partie. Si le recrutement collaboratif permet au candidat de rencontrer davantage de personnes et d’apprendre à mieux connaître l’entreprise, lui imposer trop d’entretiens peut s’avérer écrasant et inutilement chronophage.
Établir un juste équilibre et donner du sens à chaque étape garantit une expérience positive aux candidats.
5. Comprendre les rôles des parties prenantes
En général, un processus de recrutement collaboratif implique trois groupes principaux, ayant chacun un rôle bien défini pour soutenir la démarche.
- Responsables du recrutement : ils contribuent à la rédaction des descriptions de poste et communiquent la vision du poste et du candidat idéal. Au final, la décision d’embauche leur revient souvent.
- Recruteurs : ils font le lien entre les candidats et les autres parties prenantes. Ils sont responsables de la création et de la conduite du processus de recrutement et de l’expérience candidat de bout en bout.
- Intervieweurs : ils participent à l’évaluation du candidat et lui présentent différents points de vue sur l’organisation.
D’autres personnes peuvent intervenir, notamment des dirigeants ou des cadres particulièrement intéressés par le profil du candidat et ce qu’il pourrait apporter à l’équipe. Comme on peut s’y attendre, c’est particulièrement le cas pour des postes à haute responsabilité.
« Nous avons une approche à 360° dans notre processus de recrutement, » déclare Castro. « Cela signifie que nous recueillons les avis des collaborateurs, des pairs et des responsables du recrutement lors de nos entretiens collectifs. »
6. Favoriser la collaboration d’équipe dans le recrutement
Aussi précieuses soient-elles, les perspectives des membres de l’équipe doivent être guidées afin de clarifier la direction de l’entretien et ce qu’il convient de rechercher.
Si, par exemple, un intervieweur est chargé de poser des questions dont il ne connaît pas lui-même la réponse, alors son opinion sur la réponse du candidat sera probablement inutile au responsable du recrutement.
Ainsi, essayez d'éviter de faire poser des questions dont les intervieweurs ne connaissent pas la réponse. Si cela ne peut être évité, essayez de former vos intervieweurs sur ce à quoi ressemble une bonne réponse, c’est-à-dire proposer quelques variantes de réponses possibles.
Vous devrez définir clairement les objectifs des questions posées et des critères d'évaluation que les intervieweurs devront utiliser à chaque étape du processus de recrutement.
Cela aidera à façonner la perspective de l'intervieweur et l’aidera à traduire ses perceptions en retours cohérents tout en limitant les biais inconscients.
« Nous avons créé un ‘groupe’ de recrutement, explique Weronika Niemczyk, Chief People Officer chez ABBYY, une entreprise technologique. « En tant que candidat, vous rencontrez différents responsables : l’un vous interrogera sur vos compétences techniques, un autre sur vos compétences comportementales, peut-être un autre sur vos qualités de leadership ou votre style de travail, et enfin pour vérifier votre adéquation à la culture d’entreprise.
En tant que responsable du recrutement, il vous faut plus que de simples éléments recueillis pendant un entretien de 60 minutes pour vous faire une idée claire des compétences et de la personnalité d’un candidat pour le poste. Désormais, la décision et la responsabilité quant à une nouvelle embauche sont réparties entre les membres du groupe. »
7. Recueillir les retours des parties prenantes
Après qu’une décision a été prise et que la nouvelle recrue a commencé son intégration, il est important de recueillir les retours des parties prenantes sur leur perception du processus et sur les points d’amélioration.
En retour, le partenaire de recrutement qui a construit le processus d’embauche collaborative devrait également fournir aux parties prenantes un retour d’expérience de son point de vue et proposer des axes d’amélioration.
Comme toute autre approche innovante d’un processus, affiner votre méthode de recrutement collaboratif sera progressif.
Avec le temps, vous aurez un flux de travail distribué qui limite les biais et aide les équipes à identifier le meilleur candidat pour répondre à leurs besoins.
Rester à jour sur les tendances du recrutement
Si vous souhaitez rester au courant de tous les derniers développements en matière de recrutement, y compris des tendances comme l'embauche collaborative, il existe plusieurs choses que vous pouvez faire.
L’une d’elles consiste à suivre une formation en recrutement qui vous aidera à garder à l'esprit les dernières technologies et les besoins du marché en lien avec votre entreprise.
L'autre option est de vous abonner à la newsletter People Managing People. Nous nous efforçons constamment de rester à la pointe de l’actualité dans le domaine du recrutement et de partager les idées que nous obtenons lors de tables rondes ou d’entretiens avec des experts – vous pourrez ainsi recevoir toutes ces informations directement dans votre boîte mail !
