Recrutement collaboratif : comment construire des équipes gagnantes ensemble
Le recrutement ne devrait jamais se faire en vase clos. Bien que les recruteurs et les responsables du recrutement pilotent le processus, il est bénéfique d'impliquer davantage de personnes.
Ici, je vais vous présenter les bases du recrutement collaboratif, les fondations nécessaires à son succès, les éléments qui composent une stratégie de recrutement collaborative, ainsi que les défis et pièges potentiels.
Plongeons-nous dans le sujet.
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Qu'est-ce que le recrutement collaboratif ?
Le recrutement collaboratif est une stratégie de recrutement qui implique divers acteurs, parfois issus de différents domaines de l'entreprise, tout au long du processus de recrutement.
Du point de vue du candidat, il ou elle rencontre plus de membres potentiels de l’équipe et obtient une meilleure idée de l’organisation, de la culture d’entreprise et de l’équipe.
Pour l’organisation, une méthode de recrutement collaboratif offre un cadre standardisé pour l’embauche, qui unit l’équipe et divise la lourde tâche d’embauche en parties plus gérables pour chacun.
Chaque personne peut se concentrer sur un domaine spécifique et aider le responsable du recrutement à obtenir des informations plus approfondies sur l'expertise du candidat.
Même les personnes extérieures à l’équipe concernée peuvent être impliquées — par exemple, les chefs de produit interviennent souvent lors du recrutement de candidats en ingénierie.
Le recrutement, comme on dit, est un sport d’équipe et tous les membres de l’équipe ne sont pas des joueurs de football — des entraîneurs et du personnel médical sont aussi nécessaires.
Recrutement collaboratif vs Recrutement traditionnel
Comme vous l'avez probablement remarqué, le recrutement collaboratif rompt avec le schéma traditionnel dirigé par le responsable du recrutement dans le processus de recrutement.
Bien que le responsable du recrutement continue de travailler étroitement avec le recruteur et ait le dernier mot, il peut profiter des connaissances et de l’expertise des autres membres.
| Recrutement traditionnel | Recrutement collaboratif |
| Fortement basé sur l’opinion du responsable du recrutement | Intègre l’expertise de plusieurs membres de l’équipe |
| Les candidats ont une vision restreinte de l’organisation | Les candidats ont une vision élargie de l’organisation et de l’équipe |
| Beaucoup de travail pour le recruteur et le responsable du recrutement | Possibilité de partager la charge de travail |
Comme nous allons le voir, la collaboration est avantageuse aussi bien lors de la planification du recrutement qu’au stade des entretiens.
L’attribution des responsabilités à chaque étape du processus de recrutement peut se faire via la création d’un organigramme du processus de recrutement.
Avantages du recrutement collaboratif
Le recrutement collaboratif peut être bénéfique au processus d’acquisition de talents de plusieurs façons, par exemple :
Favoriser les échanges sur le recrutement
Tout d’abord, un processus de recrutement collaboratif réunit les bonnes personnes afin de garantir que les bonnes décisions sont prises pour les postes ouverts et les priorités, les compétences requises, les descriptions de poste et le processus d’embauche lui-même.
Il suscite des discussions autour de la redéfinition des postes, des besoins de l’entreprise, des structures d’équipe, des traits recherchés chez les candidats et des compétences attendues.
J’ai vécu de nombreuses situations où de telles discussions ont conduit à la création de nouvelles stratégies pour les équipes, de plans de succession et même d’initiatives de formation et développement.
Ces échanges, s'ils sont bien centrés sur les manques en ressources et les compétences nécessaires, permettent aux équipes de recrutement de s’unir davantage sur la définition de l’excellence pour chaque poste et d’appliquer ce standard de façon plus objective.
Enfin, plus il y a de personnes informées des postes ouverts et des besoins au sein des équipes, plus vous avez de personnes susceptibles de repérer des candidats potentiels 👀.
Bénéfice de la diversité des avis et de la division des entretiens
Lors de la conception du processus d’entretien, vous pouvez tirer parti de la participation de plusieurs personnes en confiant à chacune un domaine spécifique. Cela est particulièrement pertinent si vous vous demandez comment recruter un nouveau manager.
Par exemple, pour un poste de responsable ingénierie, un ingénieur senior pourra se concentrer sur l’expertise technique, un chef de produit se penchera sur le travail transverse et la collaboration, et le responsable technique portera son attention sur le management et le leadership d’équipe.
De cette manière, chaque entretien peut être plus approfondi afin de révéler l’expertise réelle et éviter de traiter plusieurs fois les mêmes sujets.
Meilleure expérience candidat
En interagissant avec différents potentiels futurs collègues, les candidats se sentent plus connectés avec les équipes qu'ils s'apprêtent à rejoindre, découvrent la culture, les styles de management, les attentes, les avantages ainsi que la définition du succès.
« Les entretiens en équipe sont accueillants et engageants pour le candidat, » explique Hollie Castro, Chief People Officer chez Miro, « Créer une expérience individuelle pour le candidat, en établissant une relation avec lui afin de comprendre sa situation personnelle est essentiel. »
De plus, les candidats apprécieront d'avoir pu faire la démonstration de leurs compétences face à plusieurs personnes et de ne pas dépendre du jugement ou du biais potentiel d'un seul individu.
Réduire les biais
Parlons des biais—l’un des avantages majeurs à multiplier les avis est de se donner la possibilité de se remettre en question et de pointer les biais qui peuvent surgir.
Si quelqu’un ne peut pas étayer son opinion sur un candidat avec des éléments factuels (par exemple, des propos du candidat), il y a probablement un biais en jeu qui mérite d’être examiné.
Les biais sont inhérents à chacun de nous et extrêmement difficiles à surmonter. Cependant, une méthode efficace consiste à les mettre en lumière en se forçant à justifier ses raisonnements auprès des autres—c’est là que le recrutement collaboratif prend toute sa valeur.
Un panel de recrutement diversifié permet aussi de minimiser les biais côté candidat et de détecter des candidats présentant des comportements indésirables—par exemple le sexisme.
Comme je l'ai mentionné dans mon précédent article sur les biais dans le recrutement, il m'est arrivé de repérer des candidats condescendants et sexistes à mon égard ou vis-à-vis d'autres collègues féminines, alors que leur comportement était irréprochable avec tous les hommes du panel d'entretien.
Les défis du recrutement collaboratif
Même si le recrutement collaboratif est séduisant en théorie, comme souvent lorsque plusieurs personnes sont impliquées, il comporte des défis pour que cela fonctionne.
Manque d'efficacité
Si inclure plus de personnes est une excellente façon de répartir la charge de travail et de garantir le choix du bon candidat, cela peut tout aussi bien complexifier la prise de décision et déstabiliser le candidat.
Pour être efficace, la collaboration ne doit concerner que les personnes véritablement nécessaires.
Le processus doit rester allégé, chaque partie prenante sachant précisément quel est son rôle et ses responsabilités.
Le nombre exact dépend de la situation, mais si le candidat rencontre plus de 6 à 7 personnes pendant le processus d'entretien, on peut se demander si la présence de chacun est indispensable.
Multiplier les intervenants n’apportera pas forcément plus de pertinence ni une meilleure évaluation. Il vaut mieux cibler les entretiens et approfondir chaque étape.
De plus, veillez à ne pas avoir plus de 1 à 2 membres du panel de recrutement lors d’un même entretien avec le candidat.
J'ai moi-même déjà passé un entretien avec cinq personnes d’une entreprise en même temps (il devait y en avoir six mais l’une n’a pas pu venir).
Chacun avait à peine le temps de poser une question, sans pouvoir approfondir, et il y avait des interruptions car l’ordre n'avait pas été défini, deux personnes n'ont même pas pris la parole.
C'était comique, et c’est le genre de situation que la plupart des candidats trouveraient envahissant ou irritant.
En dehors de cas très spécifiques (par exemple si vous recrutez pour passer devant un jury), cela est totalement inutile dans 99 % des postes.
Formation
Lorsque l’on constitue l’équipe de recrutement, une formation peut s’avérer nécessaire pour sensibiliser aux processus et aux rôles de chacun.
Par exemple, il peut être utile de former aux bonnes pratiques pour des entretiens ciblés et engageants ainsi qu’à la collecte d’un retour pertinent.
Toutes les personnes impliquées devront également partager une vision commune de ce qu’elles recherchent. Cela garantit que tout le monde avance dans la même direction lorsqu’il s’agit de présenter le poste et d’évaluer les candidats selon les mêmes critères.
Par exemple, il ne faudrait pas qu’une personne évalue un candidat junior selon des critères de niveau senior faute de comprendre les besoins de l’équipe.
Emplois du temps incompatibles
Tous les membres impliqués dans le processus doivent également assurer leur poste à temps plein, ce qui peut compliquer la coordination.
Pour limiter cet inconvénient, il vaut mieux n’impliquer que les personnes qui pourront dégager suffisamment de temps pour vraiment s’engager dans ce processus.
Si quelqu’un doit gérer plusieurs projets, est en retard sur ses tâches ou ne peut pas libérer de créneaux pour se former, il est préférable de ne pas l’associer au processus.
Le responsable du recrutement doit en tenir compte lors du choix des personnes à mobiliser. Prévoyez des remplaçants si nécessaire et si cela est possible.
Gérer les avis divergents
Bien qu’il soit important d'inclure l’avis de plusieurs parties prenantes lors de l’évaluation des candidats et de déterminer s’ils conviennent à l’entreprise, une décision doit être prise par une personne ou un groupe qui ne reflètera pas nécessairement les sentiments de certains intervenants impliqués.
À la fin de ce processus, la décision doit être respectée et acceptée avec la compréhension qu’elle ne doit pas générer de tensions au sein des équipes existantes.
L’équipe de recrutement collaboratif devrait établir une liste restreinte de candidats et fournir un retour sur chacun d’eux à un responsable du recrutement ou à un comité de sélection pour réflexion.
Le décideur du processus doit ensuite donner son avis et expliquer la justification de la décision prise.
Décision par comité
Un piège à éviter est de surestimer la sagesse du groupe.
Finalement, une décision devra être prise, et le temps sacrifié pour s’assurer que toutes les personnes susceptibles d’avoir un intérêt ou un lien avec le poste puissent rencontrer le candidat risque d’avoir des rendements décroissants.
Je constate souvent ce phénomène chez des responsables du recrutement qui manquent d’assurance et se réfugient derrière les avis des autres pour éviter d’assumer la responsabilité d’un éventuel mauvais recrutement.
C’est un équilibre à trouver, et parfois cela nécessite des essais et des erreurs.
Jeter les bases du recrutement collaboratif
Au cœur d’une bonne stratégie de recrutement collaboratif, il y a un changement de mentalité, aussi bien pour l’organisation que pour l’équipe de recrutement.
Les processus de recrutement traditionnels et la dynamique d’équipe peuvent inciter les parties prenantes à accorder plus de valeur à certains avis ou perspectives qu’à d’autres, voire à laisser toute la décision à une seule personne.
Ce n’est pas pour cela que vous avez réuni le groupe.
La façon dont vous réussirez à mettre en œuvre le recrutement collaboratif sera au final le reflet de votre culture.
Par exemple, si la diversité des points de vue n’est pas valorisée dans l’organisation, il y a peu de chances que vous réussissiez à convaincre les membres de votre équipe de recrutement que le leur le sera.
De même, si la collaboration n’est pas la norme dans votre culture, les responsables RH auront plus de difficultés à mobiliser des participants investis au sein des autres départements.
Si l’organisation fonctionne en silos, l’équipe de recrutement aura du mal à comprendre les besoins de l’équipe ou le rôle du futur collaborateur dans la réussite de l’entreprise.
Les efforts de recrutement collaboratif sont portés par la transparence, la culture et une mentalité fondée sur la confiance et la communication ouverte.
Si ces caractéristiques ne sont pas intégrées dans l’organisation à l'heure actuelle, vous devrez travailler avec les managers pour les sensibiliser à la collaboration dans son ensemble, puis vous concentrer sur les pratiques de recrutement et exposer les avantages pour leurs équipes.
Au début, vous n’aurez probablement que des managers ou des chefs de service impliqués dans vos efforts de recrutement collaboratif, mais à mesure que le processus évoluera, la variété des parties prenantes pourra également s’élargir selon vos besoins.
Éléments d’une stratégie de recrutement collaboratif
Une fois que vous êtes convaincu que l’organisation possède les bases nécessaires pour mener à bien le recrutement collaboratif, il reste à mettre en place les différents éléments qui composeront votre pratique de l'embauche collaborative.
Comme mentionné, il peut être nécessaire de former les équipes à certains aspects du recrutement collaboratif, qu’il s’agisse d’apprendre à utiliser le logiciel de gestion des candidatures (ATS) ou de coordonner ce sur quoi chaque membre de l’équipe de recrutement doit se concentrer et évaluer pendant le processus d’entretien.
Pour vous aider à démarrer votre stratégie, j’ai répertorié sept éléments à mettre en place dès le début et à faire évoluer progressivement.
1. Un processus de recrutement bien défini
Établir un processus de recrutement bien défini est la première étape pour construire une stratégie de recrutement collaboratif.
Il commence avant même qu’un besoin de recrutement n’existe, avec des efforts de planification stratégique des effectifs qui servent de repères aux managers et aux équipes pour identifier les besoins en recrutement, déterminer les exigences du poste, et rédiger les descriptions de poste.
Les actions menées ensuite par votre équipe de recrutement, ainsi que les étapes suivies à l'entrée de candidats qualifiés dans l’ATS, doivent être clairement définies pour toute l’équipe de recrutement.
Voici une liste de questions que chaque membre de l’équipe de recrutement doit pouvoir répondre :
- Qui dirige chaque étape de l’entretien ?
- Quels sujets sont abordés à chaque étape : quelles compétences, qualités et questions ?
- À quoi ressemble un bon résultat pour chaque thème abordé ?
- Où se situe le seuil d’exigence pour l’embauche ?
2. Planification efficace des effectifs
Comme nous l'avons établi, le processus collaboratif ne commence pas une fois que vous avez entamé la recherche d’un candidat.
Un bon processus de planification stratégique des effectifs est une collaboration entre les responsables du recrutement et les RH pour identifier les besoins de l’équipe, les priorités, et les compétences qui seront nécessaires pour atteindre les objectifs à long terme et apporter de la valeur à l’entreprise.
« La collaboration entre les RH et les responsables du recrutement pour distinguer les besoins des envies, » a déclaré Christina Schelling, vice-présidente principale et directrice des talents et de la diversité chez Verizon. « En tant que managers, nous commençons souvent par rechercher des ‘licornes’. Il incombe à la fois aux RH et au responsable du recrutement de se concentrer sur les compétences essentielles et de rechercher une aptitude pour certains des atouts supplémentaires. Cela inclut de réévaluer la façon dont nos descriptions de poste sont rédigées et la manière dont nous entrons en contact avec nos candidats. »
La façon dont la culture d’entreprise doit être reflétée dans le processus de recrutement, ainsi que la définition des attentes vis-à-vis des salariés actuels concernant leur participation au processus, doivent également être établies à cette étape.
Ressource supplémentaire : Meilleurs logiciels de planification des effectifs
3. Faire connaître le vivier de talents
Le recrutement collaboratif commence par une démarche collaborative de recherche des talents. Chacun peut contribuer à trouver de nouveaux talents !
Qu'il s'agisse de renforcer votre programme de cooptation, ou tout simplement de créer des offres d’emploi faciles à partager sur LinkedIn ou d'autres réseaux sociaux, exploiter les réseaux de vos collaborateurs actuels est une solution simple pour entrer en contact avec des talents qui vous étaient peut-être auparavant invisibles.
« Les candidats recommandés par des membres actuels de l’équipe Grainger réussissent souvent bien après leur arrivée dans l’entreprise. Les équipes connaissent les attentes et sont souvent excellentes pour repérer de nouveaux talents », indique Randy Tosch, VP Talent chez Grainger.
Cela aura également pour effet de susciter des discussions internes et d’encourager les employés à proposer des membres du personnel pouvant correspondre au poste à pourvoir, favorisant ainsi une culture de mobilité interne.
Cette démarche permet d'assurer que chacun se sente avoir des opportunités d’évoluer et de progresser, contribuant ainsi à la rétention des talents et à l’amélioration de l’expérience collaborateur.
Pensez également à demander : « Quelle voix manque dans votre équipe ? » afin de pousser vos collègues à réfléchir à la recommandation de candidats issus de groupes sous-représentés.
Astuce : Utilisez un logiciel de cooptation pour automatiser le processus et faciliter les recommandations de candidats qualifiés pour les postes ouverts dans l’entreprise.
4. Rester concentré sur l’expérience candidat
Vous n’avez qu’une seule chance de faire bonne impression. Ce conseil est souvent donné aux candidats, mais il s’applique tout autant à l’entreprise.
L’expérience créée lors du processus d’entretien en fait partie. Si votre approche collaborative offre plus d’opportunités aux candidats de rencontrer l’équipe et de découvrir l’entreprise, la multiplication des entretiens peut vite devenir accablante et trop chronophage.
Il est important de trouver un équilibre et de donner de la valeur à chaque étape du processus pour garantir une expérience positive au candidat.
5. Comprendre les rôles des parties prenantes
Généralement, le recrutement collaboratif fait intervenir trois groupes distincts, chacun ayant un rôle spécifique pour soutenir la démarche.
- Responsables du recrutement : ils participent à la rédaction des fiches de poste et communiquent la vision du poste et du candidat idéal. En fin de compte, la décision d’embauche leur revient souvent.
- Recruteurs : ils jouent le rôle d’intermédiaire entre les candidats et les autres acteurs. Ils sont responsables de la conception et de la gestion du processus de recrutement de bout en bout, ainsi que de l’expérience candidat.
- Interviewers : ils évaluent le candidat et apportent différents points de vue sur l'organisation et au candidat.
D’autres personnes peuvent également intervenir, comme des dirigeants ou responsables, particulièrement intéressés par le profil du candidat et ce qu’il peut apporter à l’entreprise. Comme on peut s’y attendre, cela concerne surtout les postes à haute responsabilité.
« Nous adoptons une approche à 360° dans notre processus de recrutement, » explique Castro. « Cela signifie que nous recueillons l’avis des salariés, des pairs et des responsables du recrutement lors de nos panels d’entretiens. »
6. Favoriser la collaboration d’équipe dans le recrutement
Si l’avis des membres de l’équipe doit être pris en compte, il doit également être accompagné d’une clarification des objectifs de l’entretien et de la portée des critères recherchés.
Si, par exemple, un intervieweur est chargé de poser des questions dont il ne connaît pas lui-même la réponse, alors son opinion sur la réponse du candidat ne sera probablement pas utile au responsable du recrutement.
Ainsi, essayez d’éviter que des personnes posent des questions dont elles ne connaissent pas la réponse. Si cela ne peut pas être évité, essayez alors de proposer une formation sur ce à quoi ressemble une bonne réponse, c’est-à-dire quelques variations de réponses potentielles.
Vous aurez besoin d’objectifs clairement définis pour les questions posées et de critères d’évaluation pour les intervieweurs à utiliser à chaque étape du processus d’embauche.
Cela aidera à orienter la perspective de l’intervieweur et à l’aider à traduire ses perceptions en retours cohérents et à limiter les biais inconscients.
« Nous avons créé un ‘groupe’ de recrutement, explique Weronika Niemczyk, Chief People Officer chez la société technologique ABBYY. En tant que candidat, vous rencontrez différents managers : l’un vous évalue sur les compétences techniques, un autre sur les compétences comportementales, peut-être un autre encore sur les compétences en leadership ou le style de travail, et sur votre adéquation à la culture d’entreprise.
En tant que recruteur, vous avez besoin de plus que de simples données issues d’un entretien de 60 minutes pour vous faire une bonne idée des compétences et de la personnalité d’une personne pour le poste. Désormais, la décision et la responsabilité d’intégrer une nouvelle recrue sont partagées au sein du groupe. »
7. Recueillir les retours des parties prenantes
Une fois la décision prise et la nouvelle recrue ayant commencé son intégration, il est important de recueillir les retours des parties prenantes sur leur expérience du processus et sur les axes d’amélioration possibles.
En retour, le partenaire en recrutement qui a mis en place le processus de recrutement collaboratif devrait également partager ses propres retours aux parties prenantes et proposer des pistes d’amélioration supplémentaires.
Comme pour toute autre approche innovante d’un processus, affiner votre méthode de recrutement collaboratif se fera progressivement.
Finalement, vous disposerez d’un flux de travail partagé qui limite les biais et aide les équipes à identifier le meilleur candidat pour répondre à leurs besoins.
Rester à jour sur les tendances du recrutement
Si vous souhaitez rester à l’affût de toutes les dernières évolutions en matière de recrutement, dont des tendances comme le recrutement collaboratif, il y a plusieurs actions à envisager.
Vous pouvez par exemple suivre une formation en recrutement qui vous aidera à mieux appréhender les dernières technologies et exigences du marché en lien avec votre entreprise.
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