Réunions Intercalaires : Guide Complet Avec Processus

Qu’est-ce qu’une réunion intercalaire ?

Une réunion intercalaire est une discussion entre un cadre supérieur et une personne qui relève de l’un de ses subordonnés directs (c’est-à-dire un contributeur individuel). Le manager intermédiaire n’est pas présent à la réunion, il est « sauté » afin d’échanger directement avec les employés de niveaux inférieurs.

Le but des réunions intercalaires est de recueillir des retours d’expérience qui orienteront la prise de décision.

Elles aident les cadres à comprendre ce qui importe aux salariés, leurs difficultés, leurs sources d’enthousiasme et de motivation, ainsi que leur opinion sur leurs managers. 

Elles favorisent également la visibilité, instaurent la confiance et le dialogue, et renforcent la qualité des relations entre la direction et les employés de première ligne.

Comment mener des réunions intercalaires

Les réunions intercalaires ne relèvent pas de la science de la fusée, mais elles doivent être menées de façon systématique pour recueillir des retours pertinents.

Voici la démarche que je propose aux dirigeants et organisations souhaitant mettre en place ce type de réunions.

1. Préparation : donner le ton

Si c’est la première fois que vous envisagez d’organiser des réunions intercalaires, il existe quelques moyens pour faciliter le dialogue entre un salarié et le « n+2 ».

Communiquer en réunion d’équipe

Les managers doivent informer leur équipe en réunion de la mise en place de réunions intercalaires et expliquer à quoi s’attendre. Cela montre leur implication et leur enthousiasme, et démontre que ce n’est ni une sanction ni un processus fait dans leur dos (aucun « coup de théâtre » à craindre).

Communiquer via Slack ou email

Envoyez un message à l’équipe (par mail ou sur Slack) pour réexpliquer l’objectif des réunions, leur lien avec la culture d’entreprise ou les valeurs (« Comme vous le savez, l’une de nos valeurs est l’apprentissage, donc je souhaite apprendre de vous et découvrir ce que nous pourrions changer ou renforcer dans l’équipe »), ainsi que les prochaines étapes (exemple : « Je vais revenir vers chacun de vous individuellement pour fixer un rendez-vous »).

Organiser un exercice de groupe en amont

Selon votre culture et le niveau d’inconfort ou de nouveauté d’une telle démarche pour vos équipes, il peut être opportun de débuter par un atelier collectif. 

Essayez par exemple d’emmener l’équipe déjeuner (même virtuellement) pour instaurer d’entrée une ambiance détendue propice aux échanges, puis passez aux entretiens individuels lors d’une seconde phase.

Préparer ses questions à l’avance

Peut-être que des données vous poussent à vérifier certains points, qu’un projet particulier attire votre attention ou que vous entendez des rumeurs concernant un manager ou une équipe.

Dans tous les cas, il vaut la peine de préparer en amont des questions pour approfondir les sujets qui vous intéressent le plus (quelques exemples à suivre).

Vous pouvez d’ailleurs partager ces questions à l’avance dans l’invitation au rendez-vous.

2. Pendant l’entretien : instaurer un climat de confiance

Malgré la préparation, il est naturel que les employés restent parfois réservés sur leurs opinions ou ressentis profonds.

Voici quelques conseils pour tirer le meilleur de l’entretien.

• Répétez l’objectif. Dès le début, rappelez le but de la réunion et indiquez que leurs réponses resteront confidentielles. C’est également l’occasion de valoriser leurs réussites.
• Écoutez simplement. Ce n’est pas un atelier de résolution de problèmes, évitez donc de vous précipiter pour trouver des solutions. Écoutez activement et, si un point intéressant ressort, utilisez des techniques comme les 5 Pourquoi pour approfondir.
• Sortez du bureau. Il peut aussi être bénéfique d’organiser l’échange dans un cadre moins formel, autour d’un café ou d’un déjeuner par exemple. Le PDG de JP Morgan et Chase, Jamie Dimon, se rendrait ainsi dans différentes agences en bus pour organiser des réunions intercalaires.

3. Suivi : boucler la boucle

Après avoir mené vos conversations, il est essentiel d’effectuer également un suivi !

Vous voulez vous assurer que l’équipe se sente écoutée et que vous avez pris en compte ses retours pour mettre en place des changements (ou expliquer pourquoi vous n’avez rien changé si cela n’était pas pertinent).

Le pire résultat serait que vous ayez ces échanges et que les gens pensent qu’ils n’étaient que de la façade, alors bouclez la boucle !

1. Remerciements. Envoyez des notes de remerciement après les réunions, accompagnées de quelques points clés et actions à entreprendre issus de la conversation.
2. Rattachez toute action à ces conversations. Mentionnez-les lors des réunions d’équipe ou lors d’annonces de changements ou d’initiatives, « Grâce aux retours recueillis lors de mes entretiens skip-level… » ou « Merci aux idées de l’équipe… »
3. Faites référence aux sujets clés lorsque vous les revoyez afin de poursuivre la discussion : « La dernière fois que nous avons parlé, vous mentionniez X, est-ce que la situation s’est améliorée ou comment cela évolue-t-il ? »

Fréquence

En fonction de la taille de votre organisation et de la rapidité à laquelle elle évolue, je recommande une fréquence trimestrielle ou semestrielle pour les entretiens skip-level.

Cela vous permet d’agir sur les suggestions émises, de mettre en œuvre rapidement les améliorations, et de recueillir un retour afin de savoir si les changements ont eu l’effet escompté.

Questions pour les réunions skip-level

Il est important de préparer quelques questions directrices, mais aussi de laisser place à un dialogue ouvert et de permettre à la discussion d’évoluer selon la direction choisie par le collaborateur !

Voici quelques questions concrètes pour guider la conversation.

Évaluer le niveau d'engagement

1. Sur une échelle de 1 à 10, comment s’est passé ce mois pour vous ? Qu’est-ce qui l’aurait rendu parfait ?
2. Qu’est-ce qui vous motive le plus actuellement dans votre rôle ou au sein de cette équipe (ou de l’entreprise) ?
3. Qu'est-ce qui vous inquiète ou vous préoccupe le plus ?
4. Quel est le dernier succès que vous avez eu ?

Identifier les problèmes d’équipe ou organisationnels

5. Quel est un obstacle auquel vous êtes confronté actuellement ?
6. Que se passe-t-il au sein de l’équipe, dont vous pensez que je ne suis peut-être pas au courant (ou pas suffisamment) ?
7. Y a-t-il un processus que, selon vous, nous pourrions améliorer ?
8. Connaissez-vous les objectifs de l’entreprise ?

Obtenir des retours sur le manager

9. Qu’appréciez-vous le plus chez votre manager ?
10. Qu’aimeriez-vous que votre manager direct fasse différemment ?
11. Savez-vous clairement ce qu’on attend de vous et quels sont vos objectifs ?
12. Que pourrais-je faire différemment en tant que responsable de ce service ?

Développement

13. Comment puis-je vous aider à atteindre vos objectifs de carrière ?
14. Comment pouvons-nous mieux vous accompagner en tant qu’organisation ?
15. Quel serait selon vous la prochaine étape dans votre carrière ?
16. Quel autre retour souhaitez-vous partager que nous n’avons pas abordé ? / Ou / Quelle question auriez-vous aimé que je pose ?

Prompts Chat GPT pour élaborer des questions skip-level 

Chat GPT, vous en avez peut-être entendu parler ! C’est pratique pour de nombreuses tâches, y compris pour vous aider à formuler des questions d’entretien.

Voici quelques prompts pour vous aider à générer des questions pour vos réunions skip-level. 

• Prompt n°1 : « Générer des questions pour une réunion skip-level afin de comprendre la dynamique de l’équipe et le moral. »
• Prompt n°2 : « Créer des questions pour une réunion skip-level qui abordent le développement professionnel et les objectifs de carrière des employés. »
• Prompt n°3 : « Générer des questions pertinentes pour une réunion skip-level concernant la perception du leadership et l’efficacité du management. »

Vous voyez le principe ! Vous pouvez aussi consulter ce guide sur l’utilisation de ChatGPT en RH.

Bienfaits des réunions skip-level

Les réunions skip-level sont puissantes, à la fois pour le responsable et pour l’équipe. Les avantages incluent :

• Retours précieux. Les dirigeants obtiennent des informations précieuses sur les membres de l'équipe, ce qui est important pour eux et toutes les opportunités d'améliorer l'environnement de travail ou de susciter le changement. 
• Engagement accru des employés. L'employé repart avec le sentiment que vous vous souciez de lui et souhaitez le soutenir dans sa carrière et son travail au quotidien.
• Créer une culture du feedback. Les entretiens skip-level indiquent que vous êtes ouvert aux retours, ce qui incite les gens à en fournir davantage.
• Reconnaissance et développement des talents : Les réunions skip-level permettent aux cadres supérieurs d'identifier et de reconnaître les talents potentiels. Cela peut être crucial pour la planification de la relève et les initiatives de développement des talents.

Un dirigeant avec qui j'ai travaillé a réalisé, grâce aux entretiens skip-level, qu'une nouvelle structure organisationnelle ne fonctionnait pas. 

Il n’a pu obtenir cette information que grâce au feedback direct de l’équipe car les managers ne savaient pas comment présenter les retours compte tenu de leur position dans la nouvelle organisation. 

Un autre dirigeant que je connais trouve les entretiens skip-level extrêmement efficaces pour recueillir des retours du marché via les membres de l'équipe qui sont en relation directe avec les clients. 

Ils peuvent ainsi poser des questions de suivi directes et mieux comprendre les conversations avec les clients, au lieu de recevoir un feedback indirect transmis par les managers.

Meilleures pratiques pour les réunions skip-level

Meilleures pratiques pour les dirigeants lors des réunions skip-level

Voici un résumé de mes meilleures pratiques à destination des leaders pour mener efficacement des entretiens skip-level.

• Préparation : Préparez soigneusement la réunion en comprenant les projets et défis actuels de l'équipe.
• Écoute active : Soyez à l’écoute de l’employé, montrez un intérêt sincère pour ses points de vue.
• Confidentialité : Garantissez et maintenez la confidentialité pour favoriser un environnement d'échange sûr et ouvert.
• Suivi : Engagez-vous à faire un suivi concret sur les préoccupations ou recommandations exprimées.
• Transparence : Soyez transparent sur les objectifs de la réunion et sur la manière dont les retours seront utilisés.

Meilleures pratiques pour les employés lors des réunions skip-level

Quelques conseils à partager avec la personne interrogée pour l'aider à se préparer et à fournir les retours les plus précieux.

• Honnêteté : Faites preuve d’honnêteté et de constructivité en partageant vos points de vue et expériences.
• Spécificité : Donnez des exemples précis ou des suggestions lors de la discussion de problèmes ou d'améliorations.
• Professionnalisme : Gardez votre professionnalisme, surtout lors de discussions sur des sujets sensibles.
• Ouverture d’esprit : Soyez prêt à donner et à recevoir des retours.
• Préparation : Préparez à l'avance des points ou questions pour profiter pleinement de cette opportunité de rencontre.

Les entretiens skip-level témoignent d'un leadership fort

Être un leader fort, présent, vulnérable et disponible n’a jamais été aussi important.

Alors que les employés quittent les managers et entreprises qui ne se soucient pas d’eux, ils restent également dans des entreprises où ils se sentent écoutés, valorisés et soutenus. 

Ils restent avec des managers et des dirigeants qui prennent le temps de s’intéresser à eux, d’écouter et de donner suite à leurs retours pour qu’ils se sentent entendus.

Les discussions skip-level sont une excellente façon de renforcer la confiance, de recueillir des retours, d’augmenter l’engagement des employés et de retenir les meilleurs talents.

Elles font partie intégrante de votre stratégie globale d’écoute des employés.

À retenir

• Objectif et avantages : Les réunions skip-level permettent aux cadres supérieurs d’échanger directement avec les employés de terrain afin d’améliorer la transparence et de recueillir des retours directs. Elles favorisent également l’engagement et l’identification des talents.
• Déroulement des réunions : Des réunions skip-level efficaces exigent préparation, écoute active, confidentialité et suivi engagé. Il est primordial de créer un climat propice aux échanges ouverts, et de préparer des questions précises pour guider la discussion.
• Impact sur le leadership et la culture : Ces réunions témoignent d’un leadership fort et favorisent une culture organisationnelle positive. Elles instaurent la confiance, démontrent l’engagement de la direction envers le feedback, et sont essentielles pour retenir les meilleurs talents en leur permettant de se sentir valorisés et écoutés.

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