Réunions Intermédiaires : Un Guide Complet Avec Processus

Qu’est-ce qu’une réunion skip-level ?

Une réunion skip-level est un échange entre un cadre supérieur et une personne subordonnée à l’un de ses propres collaborateurs directs (par exemple, un contributeur individuel). Le manager intermédiaire n’est pas présent à la réunion : il est « sauté » pour permettre au supérieur d’échanger directement avec des salariés de niveau inférieur.

L’objectif des réunions skip-level est de recueillir des retours qui guideront la prise de décision.

Elles permettent aux cadres de mieux comprendre ce qui importe aux employés, leurs difficultés, leurs sources de motivation et d’enthousiasme, mais aussi leur opinion sur leurs managers. 

Elles favorisent également la visibilité, renforcent la confiance et les liens, et encouragent de meilleures relations entre direction et employés de terrain.

Comment mener une réunion skip-level ?

Les réunions skip-level ne sont pas de la science de la fusée, mais il est important d’adopter une approche structurée pour recueillir des retours pertinents.

Voici le processus que je recommande aux leaders et organisations souhaitant mettre en place des skip-levels.

1. Préparation : instaurer le bon climat

Si vous organisez pour la première fois des réunions skip-level, voici quelques méthodes pour faciliter la prise de contact avec le « boss du boss ».

Communiquer lors d’une réunion d’équipe

Les managers doivent informer leur équipe en réunion au sujet des skip-levels et de l’objectif visé. Cela montre qu’ils soutiennent l’initiative et sont enthousiastes, et qu’il ne s’agit pas d’une démarche contre eux ou à leur insu (pas de moments « surprise »).

Communiquer via Slack ou email

Envoyez un message à l’équipe par email ou Slack pour rappeler l’objectif de ces réunions, expliquer comment elles s’inscrivent dans les valeurs et la culture de l’entreprise (« Comme vous le savez, l’un de nos principes est l’apprentissage continu, je souhaite donc apprendre de vous et voir ce que nous pourrions améliorer ou renforcer »), et préciser la suite (« Je vais vous contacter individuellement pour convenir d’un créneau »).

Organiser un exercice en groupe en amont

Selon votre culture d’entreprise et le niveau d’inconfort ou de nouveauté que cela suscite, vous pouvez commencer par une activité de groupe. 

Par exemple, emmenez l’équipe déjeuner (en présentiel ou virtuellement) pour instaurer un climat détendu et encourager le dialogue, puis poursuivez par des entretiens individuels lors du prochain cycle.

Préparer les questions à l’avance

Peut-être que certaines données retiennent votre attention et vous souhaitez les vérifier, un projet intrigue votre curiosité ou bien vous avez entendu des rumeurs concernant un manager ou une équipe.

Dans tous les cas, il est judicieux de préparer à l’avance quelques questions pour approfondir les sujets qui vous intéressent le plus (d’autres exemples suivent).

Vous pouvez partager ces questions avec la personne concernée via l’invitation au rendez-vous.

2. Pendant la réunion : créer un climat de confiance

Malgré ces précautions, il est normal que certains employés restent hésitants à exprimer ouvertement leurs ressentis.

Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de la réunion.

• Rappeler l’objectif. Au début, rappelez le but de la réunion et garantissez que leurs réponses resteront confidentielles. C’est aussi l’occasion de leur témoigner des éloges spécifiques.
• Juste écouter. Il ne s’agit pas d’une séance de résolution de problèmes, alors résistez à la tentation d’apporter des solutions immédiatement. Écoutez activement et, si un point intéressant est soulevé, utilisez des techniques comme les 5 pourquoi pour approfondir.
• Sortez du cadre habituel. Il peut aussi être utile de se retrouver dans un lieu moins formel, autour d’un café ou d’un déjeuner. Le PDG de JP Morgan et Chase, Jamie Dimon, voyagerait par exemple dans ses différentes agences en bus afin d’organiser des skip-levels.

3. Suivi : boucler la boucle

Après avoir mené vos conversations, il est essentiel de faire un travail de suivi également !

Vous voulez vous assurer que l’équipe se sente écoutée et que vous ayez pris en compte leurs retours pour apporter des changements (ou expliquer pourquoi vous n’en avez pas mis en œuvre si cela n’avait pas de sens).

Le pire résultat serait d’avoir ces discussions et que les personnes pensent qu’elles n’étaient qu’une façade, alors bouclez la boucle !

1. Remerciements. Envoyez des notes de remerciement après les réunions avec quelques points clés et actions retenus suite à la conversation.
2. Reliez toute action à ces conversations. Faites-y référence lors des réunions d’équipe ou lorsque vous annoncez des changements ou nouvelles initiatives, « Grâce aux retours entendus lors de mes entretiens en skip-level… » ou « Merci aux idées partagées par l’équipe… »
3. Faites référence à tout sujet clé lorsque vous les rencontrez à nouveau pour poursuivre la conversation, « La dernière fois, vous avez mentionné X, est-ce que cela s’est amélioré ou où en êtes-vous ? »

Fréquence

Selon la taille de votre organisation, et la vitesse à laquelle elle évolue, je recommande un rythme trimestriel ou semestriel pour les entretiens en skip-level.

Cela vous permet d’avoir l’opportunité d’agir sur les suggestions évoquées, de progresser rapidement sur les améliorations, et d’obtenir des retours si les changements ont eu l’impact escompté.

Questions pour une réunion skip-level

Il est important d’avoir quelques questions pour lancer la discussion mais aussi de laisser de l’espace pour le dialogue ouvert et permettre à la conversation de suivre la direction donnée par le collaborateur !

Voici quelques questions précises pour guider la conversation.

Évaluer le niveau d’engagement

1. Sur une échelle de 1 à 10, comment s’est passé ce mois-ci pour vous ? Qu’est-ce qui aurait pu le rendre parfait ?
2. Qu’est-ce qui vous enthousiasme le plus en ce moment dans votre rôle ou pour cette équipe (ou entreprise) ?
3. Qu’est-ce qui vous inquiète ou vous soucie le plus ?
4. Quelle est votre dernière réussite ?

Identifier les problèmes de l’équipe ou de l’organisation

5. Quel est l’obstacle que vous rencontrez actuellement ?
6. Y a-t-il quelque chose qui se passe dans l’équipe et que vous pensez que j’ignore (ou dont je ne suis pas suffisamment informé) ?
7. Y a-t-il un processus que vous pensez que nous pourrions améliorer ?
8. Connaissez-vous les objectifs de l’entreprise ?

Obtenir des retours sur le manager

9. Qu’appréciez-vous le plus chez votre manager ?
10. Qu’est-ce que vous aimeriez que votre manager fasse différemment ?
11. Avez-vous une vision claire de ce que l’on attend de vous et de vos objectifs ?
12. Que puis-je faire différemment en tant que responsable de ce département ?

Développement

13. Comment puis-je vous aider à atteindre vos objectifs de carrière ?
14. Comment pouvons-nous mieux vous accompagner en tant qu’organisation ?
15. Quelle est selon vous la prochaine étape de votre carrière ?
16. Quels autres retours souhaitiez-vous partager dont nous n’avons pas parlé / ou / Quelle question auriez-vous voulu que je pose ?

Exemples de prompts Chat GPT pour élaborer des questions skip-level 

Chat GPT, vous en avez peut-être entendu parler ! C’est utile pour de nombreuses tâches, y compris pour générer des questions d’entretien.

Voici quelques idées de prompts pour créer des questions à poser lors des entretiens en skip-level. 

• Prompt n°1 : « Génère des questions pour une réunion skip-level axées sur la compréhension de la dynamique d’équipe et du moral. »
• Prompt n°2 : « Crée des questions pour une réunion skip-level sur le développement professionnel des employés et leurs objectifs de carrière. »
• Prompt n°3 : « Génère des questions pertinentes pour une réunion skip-level sur la perception du leadership et de l’efficacité du management. »

Vous voyez le principe ! Vous pouvez aussi consulter ce guide sur l’utilisation de ChatGPT dans les RH.

Avantages des réunions skip-level

Les réunions skip-level sont puissantes à la fois pour le dirigeant et pour l’équipe. Les avantages comprennent :

• Retours précieux. Les dirigeants obtiennent des informations précieuses sur les membres de l'équipe, ce qui est important pour eux, ainsi que des opportunités d'améliorer l'environnement de travail ou de provoquer le changement. 
• Engagement accru des employés. L’employé repart avec le sentiment que vous vous souciez de lui et souhaitez l’accompagner dans sa carrière et son travail quotidien.
• Créer une culture du feedback. Les skip-levels indiquent que vous êtes ouvert aux retours, ce qui incitera davantage les personnes à en fournir.
• Reconnaissance et développement des talents : Les réunions skip-level permettent aux cadres supérieurs d’identifier et de reconnaître des talents potentiels. Cela peut s’avérer crucial pour la planification de la relève et les initiatives de développement des talents.

Un dirigeant avec qui j'ai travaillé a pu constater grâce aux skip-levels qu'une nouvelle structure organisationnelle ne fonctionnait pas. 

Il n’a pu obtenir cette information que par des retours directs de l’équipe car les managers ne savaient pas comment présenter le feedback étant donné leur position dans la nouvelle structure. 

Un autre leader que je connais trouve les skip-levels extrêmement efficaces pour recueillir les retours du marché auprès des membres de l’équipe qui parlent directement aux clients. 

Ils peuvent poser des questions de suivi directes et mieux comprendre les conversations avec les clients, plutôt que de recevoir des retours indirects via les managers.

Meilleures pratiques pour les réunions skip-level

Meilleures pratiques pour les dirigeants lors des réunions skip-level

Voici un résumé de mes meilleures pratiques pour les leaders afin de mener efficacement des réunions skip-level.

• Préparation : Préparez-vous minutieusement à la réunion, en comprenant les projets actuels de l’équipe et ses défis.
• Écoute active : Concentrez-vous sur l’écoute active de l’employé, en montrant un véritable intérêt pour ses points de vue.
• Confidentialité : Garantissez et préservez la confidentialité pour favoriser un environnement de discussion sûr et ouvert.
• Suivi : Engagez-vous à mettre en œuvre des actions concrètes concernant les préoccupations ou suggestions émises.
• Transparence : Soyez transparent quant aux objectifs de la réunion et à l’utilisation qui sera faite des feedbacks.

Meilleures pratiques pour les employés lors des réunions skip-level

Quelques conseils à partager avec l’employé interviewé pour l’aider à se préparer et fournir des retours précieux.

• Honnêteté : Soyez honnête et constructif dans le partage de vos points de vue et expériences.
• Spécificité : Donnez des exemples ou suggestions précis lorsque vous discutez de problèmes ou d’améliorations.
• Professionnalisme : Faites preuve de professionnalisme, surtout lors de sujets sensibles.
• Ouverture d’esprit : Soyez ouvert à donner et à recevoir des retours.
• Préparation : Préparez à l’avance des points ou des questions pour tirer le meilleur parti de la réunion.

Les réunions skip-level démontrent un leadership fort

Être un leader fort, présent, vulnérable et disponible n’a jamais été aussi important.

Si les employés quittent les managers et les entreprises qui ne se soucient pas d’eux, ils restent aussi dans les entreprises où ils se sentent écoutés, valorisés et soutenus. 

Ils restent auprès de managers et dirigeants qui prennent le temps de les contacter, d’écouter et d’agir sur leurs retours pour leur donner le sentiment d’être entendus.

Les conversations skip-level sont un excellent moyen de construire la confiance, de recueillir des retours, d’augmenter l’engagement des employés et de retenir les meilleurs talents.

Elles constituent un élément important de votre stratégie globale d’écoute des employés.

Points clés à retenir

• Objectif et avantages : Les réunions skip-level relient les cadres supérieurs aux employés moins gradés pour améliorer la transparence et recueillir des retours directs. Elles contribuent aussi à accroître l’engagement et facilitent l’identification des talents.
• Déroulement des réunions : Pour qu’une réunion skip-level soit efficace, il faut la préparer, pratiquer l’écoute active, garantir la confidentialité et faire un suivi sérieux. Il est essentiel de créer un environnement propice à la discussion ouverte, et de préparer des questions de cadrage spécifiques pour bien orienter la conversation.
• Impact sur le leadership et la culture d’entreprise : Ces réunions illustrent un leadership fort et favorisent une culture d’entreprise positive. Elles instaurent la confiance, témoignent de l’engagement des dirigeants envers les retours des employés et sont essentielles pour retenir les meilleurs talents en leur donnant le sentiment d’être valorisés et entendus.

Rejoignez la communauté People Managing People

Pour un accompagnement supplémentaire sur les réunions inter-niveaux et la collecte de retours des employés, rejoignez la Communauté People Managing People, une communauté solidaire de leaders RH et d'affaires partageant leurs connaissances pour vous aider à progresser dans votre carrière et à avoir un impact plus fort dans votre organisation.