Guide de l’évaluation de mi-année : processus en 4 étapes et 8 conseils faciles

Voici quelques questions à prendre en compte pour réfléchir à la structure :

Quel est l’objectif de diviser les évaluations ?

Vous devez aborder les évaluations en ayant clairement défini ce que vous souhaitez obtenir et ce que chaque évaluation doit produire, tant pour les responsables que pour les employés. 

Doit-il s’agir de points de développement et d’objectifs, ou le résultat doit-il être plus intangible et qualitatif, comme l’inspiration ? C’est vous qui décidez !

Quel sera l’impact sur les employés ? 

Vous devez prendre en compte deux grands axes d’impact : financier et lié à la fidélisation.

Sur le plan financier, déterminez si les personnes pourront être éligibles à une promotion lors des deux évaluations, lors d’une seule évaluation ou à tout moment. Qu’en est-il des augmentations salariales régulières ?

Sur le plan de la fidélisation, que se passe-t-il lorsque certaines personnes dépassent les attentes ou n’atteignent pas leurs objectifs ? Est-ce deux cycles, puis la fin de la collaboration, ou disposent-elles d’un seul cycle de 6 mois pour améliorer leurs performances ? 

Pour les personnes qui dépassent les attentes, doivent-elles attendre un certain nombre de cycles avant d’obtenir une promotion ?

Y aura-t-il une différence entre les évaluations ?

Deux options principales s’offrent à vous. La première consiste à rendre les évaluations identiques, ce qui ferait de votre processus d’évaluation un processus véritablement semestriel. 

L’autre consiste à rendre une évaluation plus approfondie et l’autre davantage axée sur un « point de suivi ». 

Selon les circonstances, l’environnement de l’entreprise peut être plus adapté à l’une ou l’autre de ces options. 

Par exemple, les entreprises évoluant à un rythme soutenu et menant de nombreux projets sur une courte période peuvent tirer profit d’évaluations semestrielles.

Comment aborder une évaluation semestrielle

Si vous souhaitez mettre en place un processus d’évaluation tous les 6 mois afin de tenir compte d’un environnement évoluant rapidement, ou établir des étapes de performance plus régulières pour accompagner la progression des personnes ou mettre fin à leur collaboration, voici quelques éléments à garder à l’esprit :

Des consignes plus courtes

Réfléchissez à adapter les consignes à une période plus courte (je reviendrai plus bas sur de bonnes consignes). Par exemple, si une consigne demande au responsable de mettre en avant les réussites, demandez-lui d’en citer 2 ou 3 plutôt que 6.

De même, pour les points de développement, ne produisez pas une liste interminable de tout ce qu’un employé doit améliorer. 

Combien de points peut-il réellement améliorer en 6 mois, en particulier lorsqu’il s’agit de points de développement importants ?

Restez ciblé

Ne demandez pas aux consignes d’entrer dans des détails excessivement précis sur les 6 derniers mois de travail d’une personne. Concentrez-les plutôt sur les résultats et les réussites, les points de développement et les objectifs. 

Qu’est-ce qui a été fait et que reste-t-il à faire ?

Faites-en une conversation multidirectionnelle

Rendre les évaluations des performances plus fréquentes nécessite d’ajuster leur contenu.

Souvent, s’ils ne sont pas correctement formés, les responsables auront tendance à reproduire ce qu’ils font lors d’une évaluation annuelle et à arriver avec une quantité écrasante de retours pour les membres de leur équipe.

Non seulement ce processus est désagréable et prive les collaborateurs directs de leur capacité d’action, mais il devient désormais plus fréquent !

Pour en faire une conversation productive, présentez vos retours dans la partie écrite de votre évaluation, mais commencez la réunion d’évaluation par des questions telles que « Que pensez-vous de mon évaluation de votre travail ? » ou « Dans quels domaines ai-je manqué de contexte ou d’informations sur vos performances ? Pouvez-vous m’aider à combler ces lacunes ? ».

Demandez également davantage de précisions sur les retours qu’ils vous donnent et aidez-les à sentir que vous accordez de la valeur à leurs retours. 

Dirigez plus intelligemment à l'ère de l'IA

Rejoignez la communauté People Managing People pour accéder à du contenu exclusif, des modèles pratiques, des événements réservés aux membres et des conseils hebdomadaires en leadership—c'est gratuit de s'inscrire.

Get Free Access

Have an account? Log In

Comment aborder une évaluation de type « point de suivi »

Si vous souhaitez adopter une approche plus légère, vous pouvez effectuer une évaluation en « mode léger ». 

Il peut s’agir d’un entretien individuel plus approfondi au cours duquel vous revenez tout de même sur les objectifs et discutez de la situation de votre collaborateur direct. 

En fait, vous consacrez l’un de vos entretiens individuels au développement de votre collaborateur direct. 

Vous devriez tout de même envoyer au préalable des questions à votre collaborateur direct pour l’aider à se préparer, et préparer vous-même quelques observations plus générales avant votre entretien individuel plus « approfondi ». 

Cependant, ce type d’évaluation vise davantage à favoriser l’employé qu’à constituer une évaluation complète de son travail ayant une incidence sur sa rémunération et sa fidélisation.

Questions et suggestions

D’après mon expérience, il est essentiel de disposer d’une excellente question pour amorcer la discussion avec les responsables comme avec les collaborateurs directs, car l’objectif est d’avoir une discussion (et non de produire un rapport).

Je recommande de préparer quelques questions pour lancer la discussion et d’utiliser des questions de suivi dans le cadre de l’échange, ou comme guide pour déterminer les points sur lesquels le collaborateur direct ou le responsable devrait se concentrer lors de la discussion. 

Par exemple, si vous posez des questions sur les objectifs, les questions de suivi porteront sur les difficultés qu’ils prévoient et sur le soutien dont ils ont besoin pour les surmonter.

Questions pour le collaborateur direct

Bilan personnel et réalisations

Question : De quelles 2 ou 3 réalisations êtes-vous le plus fier jusqu’à présent au cours des six derniers mois ?

Questions de suivi et questions détaillées :

• Quels objectifs avez-vous atteints ou dépassés, et qu’est-ce qui vous a aidé à réussir ?
• Quelles difficultés avez-vous rencontrées et comment les avez-vous surmontées ?
• Quelles compétences ou forces avez-vous développées ou utilisées le plus au cours des six derniers mois ?

Alignement des objectifs et du rôle

Question : Où en êtes-vous par rapport aux objectifs que nous avons définis lors de votre dernière évaluation ?

Questions de suivi et questions détaillées :

• Certains objectifs actuels doivent-ils être ajustés en fonction de l’évolution des priorités ?
• Comment votre travail s’aligne-t-il sur les objectifs ou les valeurs de l’entreprise ?
• Y a-t-il un aspect de votre rôle pour lequel vous vous sentez en décalage ou pour lequel les attentes ne sont pas claires ?

Développement et évolution

Question : Quelles compétences ou connaissances souhaitez-vous développer au cours des prochains mois ?

Questions de suivi et questions détaillées :

• Quel soutien, quelles ressources ou quelle formation vous aideraient à atteindre vos objectifs ?
• Y a-t-il des projets ou des domaines auxquels vous aimeriez participer davantage ?

Question : Quels sont vos principaux objectifs pour le reste de l’année et quel est votre plan pour les atteindre ?

Questions de suivi et questions détaillées :

• Comment puis-je (ou comment l’équipe peut-elle) mieux vous soutenir dans l’atteinte de vos objectifs ?
• Des obstacles affectent-ils votre évolution, votre motivation ou votre engagement ?
• Qu’est-ce qui vous ferait vous sentir en réussite à la fin des six prochains mois ?

Retour d’information au responsable

Question : Quelles observations ou expériences avez-vous eues concernant votre collaboration avec votre responsable ?

Questions de suivi et questions détaillées :

• Qu’est-ce qui a été positif dans votre collaboration avec votre responsable ?
• Sur quels points peut-il s’améliorer ?
• Comment peut-il davantage vous soutenir ?

Questions pour le responsable

Pour les responsables, les questions peuvent être assez similaires, mais concentrez-les sur les réalisations et les domaines de développement.

Cela permet aux deux parties de parler des mêmes sujets de leur point de vue respectif et de se réunir pour comparer leurs observations.

Si votre équipe fonctionne bien, vous constaterez que vous êtes d’accord sur la plupart des points, mais il y aura toujours un sujet sur lequel le responsable et le collaborateur direct auront un point de vue différent.

Il peut s’agir d’une réalisation dont le responsable est fier, mais à laquelle le collaborateur direct n’a pas beaucoup réfléchi, ou d’objectifs qu’il n’a pas reconnus.

Réalisations

Question : Quels sont les 2 ou 3 accomplissements de votre collaborateur direct au cours des 6 derniers mois que vous souhaitez mettre en avant ?

• Pourquoi ces accomplissements en particulier se distinguent-ils ?

Question : Dans quelle mesure cette personne répond-elle aux attentes ?

• Pourquoi lui a-t-on attribué cette « note » ?

Alignement des objectifs et du rôle

Question : Comment votre collaborateur direct progresse-t-il par rapport aux objectifs convenus lors de votre dernier entretien ?

Questions de suivi/de détail

• Certains objectifs actuels doivent-ils être ajustés en fonction de l’évolution des priorités ?
• Dans quelle mesure son travail s’aligne-t-il sur les objectifs ou les valeurs de l’entreprise ?

Développement et progression

Question : Quelles compétences ou connaissances votre collaborateur direct doit-il développer au cours des prochains mois ?

Questions de suivi/de détail

• Quels exemples du développement de ces domaines sont visibles dans son travail ?
• Quelles sont précisément les lacunes que vous constatez ?

Processus d’entretien de mi-année en 4 étapes

1. Planifier l’entretien

Fixer une échéance suffisamment longtemps avant de commencer la préparation vous aidera, vous et votre collaborateur direct, à œuvrer ensemble à la réussite de l’entretien. C’est pourquoi vous devriez commencer par inscrire l’entretien dans l’agenda le plus tôt possible. 

Dans l’invitation, indiquez clairement l’objectif ainsi que la préparation que chacun de vous doit effectuer au préalable, c’est-à-dire remplir un document d’évaluation et le lire. Établissez également un ordre du jour comprenant notamment la discussion de l’évaluation et la définition des objectifs.

Je recommande que l’entretien dure au moins une heure, mais pas plus de 90 minutes. Cela vous permet d’aborder les sujets avec suffisamment de détails sans négliger les éléments essentiels.

2. Préparer l’entretien

Quel que soit le type d’entretien que vous réalisez, la meilleure approche consiste pour les managers et les collaborateurs directs à rédiger une réponse à une série de questions avant l’entretien proprement dit.

Ces réponses peuvent ensuite servir de document préparatoire à l’entretien, que les deux parties remplissent avant d’en discuter plus en détail pendant l’évaluation.

Cela permet de s’assurer que l’entretien d’évaluation puisse commencer dès que possible par une discussion productive.

Le processus devient ainsi :

• Le collaborateur direct remplit son auto-évaluation
• Le manager remplit son évaluation (facultativement, le manager peut également recueillir des retours de collègues) 
• Les deux documents sont partagés avec l’autre partie, et chacun dispose du temps nécessaire pour lire l’intégralité de l’évaluation
• Entretien pour discuter de l’évaluation et définir les objectifs de l’évaluation des performances pour les 6 prochains mois.

3. Mener l’entretien

Rien ne devrait être une trop grande surprise, mais on ne sait jamais comment certaines personnes accueilleront des retours. C’est pourquoi vous devriez toujours organiser l’entretien dans un espace privé, par exemple une salle de réunion ou un espace équivalent. 

Dans un premier temps, écoutez avec l’intention de mieux comprendre : comment cette personne a-t-elle accueilli vos retours lorsque vous les lui avez communiqués ? Y a-t-il eu des problèmes ? Y a-t-il des éléments qu’elle n’a peut-être pas mentionnés de son côté dans l’évaluation ? 

Enfin, faites preuve d’empathie. Vous aurez davantage de chances d’obtenir l’adhésion des personnes aux objectifs ambitieux et aux changements si elles ont le sentiment d’avoir été écoutées et que le manager comprend leur point de vue.

4. Assurer le suivi avec le collaborateur 

N’oubliez pas non plus de remercier votre collaborateur direct pour ses retours à la fin de l’entretien : cela n’a peut-être pas été facile pour lui. 

Pour conclure, confirmez les prochaines étapes. Il peut s’agir d’un autre entretien visant à décomposer les objectifs plus importants convenus lors de l’évaluation en étapes plus faciles à gérer. Il peut également être convenu d’assurer un suivi lors des entretiens individuels.

Assurez-vous qu’il sache que vous serez à ses côtés tout au long du parcours et que vous n’êtes pas là uniquement pour relever les lacunes de ses compétences deux fois par an.

8 conseils pour des entretiens de mi-année efficaces

Il existe un réel risque que les évaluations deviennent une simple liste de contrôle et une case à cocher tous les 6 mois. Voici comment éviter que cela ne se produise.

1. Gardez les objectifs à l’esprit

Par exemple :

• Aider les collaborateurs et les managers à progresser
• Reconnaître le travail accompli et les résultats obtenus
• Les conclusions de l’évaluation doivent être des objectifs et des plans de développement clairs.

2. Utilisez des exemples

Ne mentionnez que ce qui peut être étayé par des faits ; les exemples sont vos meilleurs alliés. Si votre collaborateur constate que vos critiques à son égard reposent sur des « impressions », c’est un moyen infaillible de perdre sa confiance.

3. Soyez concis

Veillez à ce que les évaluations soient concises et aillent droit au but ; cela permettra de faire ressortir les éléments les plus importants pour le manager et le collaborateur, sans brouiller les enjeux. 

Par exemple, si vous avez un commentaire critique important à formuler, vous pouvez mentionner 1 à 2 exemples de situations dans lesquelles cela s’est produit ; ne dressez pas une liste interminable.

Si vous êtes également trop verbeux ou employez trop de formulations destinées à « adoucir » votre propos, l’importance du changement à opérer ou du maintien de la ligne suivie sur un point particulier risque de ne pas être comprise.

4. Ne négligez pas la préparation

Comme pour la plupart des choses, la préparation est importante, même si elle prend du temps. Une préparation adéquate signifie que votre réunion sera finalement beaucoup plus productive et que vous aurez moins de temps à consacrer à l’explication du contexte, ce qui vous permettra d’entrer directement dans une véritable discussion.

5. Assurez le suivi, encore et encore

Il est important de faire régulièrement le point avec votre collaborateur lors de vos entretiens individuels afin de veiller à ce qu’il se sente soutenu et reconnu tout au long de l’année. 

Ainsi, il peut constater que les managers investissent réellement dans son développement. Ne laissez pas vos observations formulées lors des évaluations rester sans suite.

Si les évaluations sont un bon moment pour faire une pause et prendre du recul, les retours doivent être opportuns et continus.

6. Accordez-lui la priorité nécessaire

Les collaborateurs comme les managers doivent réellement consacrer du temps et des efforts à chaque évaluation. Celle-ci ne devrait pas se résumer à une tâche de 20 minutes consistant à répondre aux questions ci-dessus. 

La période des évaluations peut impliquer de faire des heures supplémentaires ; conserver un bon suivi lors de vos entretiens individuels sera donc votre meilleur atout, car de nombreux points de l’évaluation émergeront de ces échanges.

7. Faites-en une communication à double sens

L’évaluation elle-même doit être une discussion, et non l’occasion pour le manager de dresser une liste interminable d’améliorations à apporter par le collaborateur.

8. Documentez tout

Tout au long de l’année, prenez des notes lors de chaque évaluation afin de suivre les progrès. Pour ma part, je conserve un lien vers le document d’évaluation dans le document de l’entretien individuel, afin de pouvoir le consulter facilement et de garder un rappel.

Réflexions finales

Les évaluations de mi-année sont un moyen particulièrement efficace d’évoluer vers des retours plus fréquents et plus opportuns, qui aident chaque personne à réorienter plus facilement son développement et à acquérir de nouvelles compétences.

Cela peut à son tour permettre à l’entreprise de se réorienter plus rapidement et de mieux résister aux évolutions du marché, aux changements chez les clients, etc.

En fin de compte, chaque entreprise a la possibilité de choisir la manière dont elle gère la performance de son équipe.

Il est possible d’expérimenter, et de nombreuses écoles de pensée existent sur la manière de mener les évaluations de performance, leur fréquence, etc. Par exemple, certaines entreprises optent même pour des évaluations trimestrielles.

Cependant, une chose est certaine : vous devez créer des mécanismes permettant de donner et de recevoir des retours, puis les faire vivre.

Si vous impliquez l’équipe dans cette démarche, je suis certain qu’elle soutiendra l’adoption de retours plus fréquents ainsi que de nouvelles possibilités d’évolution et de promotion !

FAQ sur les évaluations de mi-année

Qu'est-ce qu'un entretien de mi-année ?

Avantages des entretiens de mi-année

Attendez, faisons-nous toujours des entretiens ?