Évaluation trimestrielle des performances : guide pratique et modèle

L’un des principaux objectifs des évaluations trimestrielles des performances est d’aligner les objectifs individuels à court terme sur les objectifs généraux de l’entreprise (une technique clé de gestion des performances).

Les objectifs peuvent être affinés ou adaptés en fonction de l’évolution des priorités, et l’évaluation des progrès chaque trimestre peut les rendre plus facilement atteignables. Il est également plus facile de suivre les progrès.

Un autre objectif propre aux évaluations trimestrielles est de limiter l’évaluation aux trois mois précédents.

Cela signifie que les évaluations sont plus tactiques et que les questions d’évaluation se concentrent sur les réalisations récentes et les domaines à améliorer. Elles offrent un cadre pour des suivis plus fréquents et constituent une approche plus proactive de la gestion des performances.

Que faut-il inclure dans les évaluations trimestrielles des performances ?

Tout cela vous semble pertinent jusqu’à présent ? Voici les éléments à aborder lors des évaluations trimestrielles.

Indicateurs de performance

Nous utilisons un mélange de différents types d’évaluation des performances, notamment des indicateurs quantitatifs (par exemple, les objectifs de vente ou de service client, ou les résultats d’un projet) et des facteurs qualitatifs (par exemple, le travail d’équipe et les capacités de résolution de problèmes), afin de contribuer à l’évaluation des performances.

Voici quelques méthodes pour mesurer les performances qualitatives :

• Échelles d’évaluation fondées sur des comportements (BARS) : Utilisez une échelle d’évaluation des performances fondée sur des comportements précis afin d’évaluer de manière cohérente les caractéristiques qualitatives.
• Retour d’information à 360 degrés : Recueillez des retours auprès de différentes sources afin d’obtenir une vision complète des performances de l’employé.
• Listes de contrôle fondées sur les compétences : Examinez une liste de contrôle des principales compétences et des comportements observables lors des évaluations.
• Résultats de projets et études de cas : Analysez les résultats de projets ou les études de cas afin d’évaluer les contributions dans des domaines tels que la créativité et l’initiative.

Alignement des objectifs

Révisez et ajustez les objectifs afin de les aligner sur les aspirations professionnelles de l’employé et les priorités stratégiques de l’entreprise.

Rétroaction et orientation prospective

Fournissez une rétroaction constructive sur les performances passées et proposez une orientation prospective, axée sur des suggestions concrètes pour progresser à l’avenir.

Favoriser un dialogue ouvert

Nous formons nos managers afin qu’ils puissent poser des questions pertinentes qui encouragent les membres de l’équipe à partager leurs expériences, leurs préoccupations et leurs aspirations. Parmi les exemples, citons « Quel soutien vous aiderait à atteindre vos objectifs ? » et « Quelles compétences souhaitez-vous développer ? ».

Identifier les possibilités de développement professionnel

Ces évaluations sont l’occasion d’identifier des formations, des certifications, des missions stimulantes ou des possibilités de mentorat qui correspondent à la fois aux objectifs de carrière de l’employé et aux besoins de l’entreprise.

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Mesures concrètes à prendre

Concluez l’évaluation en définissant des étapes précises et concrètes que l’employé et le manager suivront afin de garantir les progrès au cours du prochain trimestre. Les mesures à prendre peuvent inclure de nouvelles tâches, des ajustements aux projets en cours ou des activités de développement.

Comment mener une évaluation trimestrielle des performances

Une évaluation trimestrielle des performances suit une structure similaire à celle d’une évaluation annuelle, et Liz Lockhart propose une analyse approfondie très intéressante dans son article sur la conduite des évaluations de performance.

Première étape : réfléchir aux performances de votre équipe et de l’employé

Puisque vous évaluerez les performances des trois derniers mois, cette étape devrait prendre moins de temps que dans le cadre d’une évaluation annuelle.

En plus des points forts et des points faibles relevés du point de vue du manager et de l’employé, vous pouvez également recueillir des retours à 360 degrés auprès des autres membres de l’équipe, ainsi que d’autres dirigeants et parties prenantes familiarisés avec le travail de l’employé.

Demander des contributions supplémentaires à d’autres personnes peut réduire les biais et contribuer à créer une évaluation des performances plus complète pour les membres de l’équipe.

Identifiez également les difficultés rencontrées par vos collaborateurs directs et déterminez ce qui relevait de leur domaine de contrôle. Créez ensuite des idées axées sur l’action pour résoudre ces difficultés et définir des axes d’amélioration. 

Recherchez les domaines dans lesquels l’employé a progressé au cours du trimestre précédent et notez les améliorations dans les domaines préoccupants signalés lors de la dernière évaluation des performances. 

Deuxième étape : rédiger votre rétroaction en lien avec les attentes du poste

Établir un plan détaillé des points que vous souhaitez aborder vous aidera pendant le processus d’évaluation des performances.

Dans ce plan, vous devrez mettre en évidence des indicateurs de performance précis du trimestre précédent (ces indicateurs doivent être fondés sur les attentes liées au poste).

Vous pourrez ensuite fournir une rétroaction axée sur l’action, que l’employé pourra utiliser pour améliorer ses performances au cours du prochain trimestre.

Si vous avez recueilli l’avis de collègues ou d’autres dirigeants sur les performances, incluez ces informations afin de montrer comment les performances de vos employés influencent les autres personnes au sein de l’organisation.

Troisième étape : se préparer à mener l’évaluation des performances

C’est à cette étape que vous établirez votre plan détaillé dans l’ordre où vous souhaitez que la conversation se déroule, en utilisant le modèle d’évaluation des performances de votre organisation (si vous n’en avez pas, vous pouvez utiliser le document à télécharger ci-dessous).

Une excellente façon de commencer la conversation consiste à donner une rétroaction positive, en soulignant les contributions importantes que la personne a apportées à l’équipe au cours du dernier trimestre. Vous pouvez discuter des étapes importantes qu’elle a franchies vers l’atteinte de ses objectifs.

Vous pouvez ensuite aborder la rétroaction constructive et les possibilités de progression, ainsi que les moyens par lesquels vous prévoyez de soutenir l’employé. C’est à ce moment-là que vous discuterez des mesures de rétroaction axées sur l’action.

Quatrième étape : mener l’évaluation des performances

À l’aide de votre plan détaillé, discutez des indicateurs de performance et fournissez une rétroaction axée sur l’action. 

Laissez votre collaborateur direct parler de ses performances au cours du dernier trimestre et écoutez activement ce qu’il a à dire, même si vous n’êtes pas d’accord avec son point de vue. S’il a réalisé une autoévaluation, c’est le moment de l’examiner ensemble.

Demandez à votre employé quelles sont, selon lui, ses axes d’amélioration et discutez de tout désaccord. Cette partie de la conversation est essentielle pour instaurer la confiance et permettre à vos employés de partager leurs points de vue. 

Ensuite, donnez à vos employés le temps de parler de leur évolution professionnelle, notamment de ce sur quoi ils aimeraient travailler au cours du prochain trimestre. 

Enfin, demandez à votre employé comment vous pouvez le soutenir et sollicitez tout commentaire qu’il pourrait avoir concernant votre performance en tant que responsable.

J’ai abordé ce sujet assez rapidement ; je vous suggère de lire l’excellent article de Mariya Hristova sur les bonnes pratiques en matière d’évaluations des performances pour l’approfondir.

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Comment faire passer votre organisation à des évaluations trimestrielles des performances

Passer d’évaluations annuelles des performances à des évaluations trimestrielles constitue un changement important pour toute organisation et concerne les employés à tous les niveaux.

Voici les étapes que mon organisation a suivies pour passer d’un cycle annuel à un cycle trimestriel d’évaluation des performances.

Une remarque concernant notre processus et notre calendrier : nous avons utilisé les mêmes outils de gestion des performances que ceux déjà en place, ce qui a éliminé la nécessité de mettre en œuvre de nouvelles technologies.

Nous avons également conservé le modèle d’évaluation des performances presque tel quel. Si nous l’avions modifié, cela aurait considérablement rallongé notre calendrier.

Obtenir l’adhésion de la direction

Comme pour toute initiative, vous devrez obtenir l’adhésion de la direction avant d’entreprendre la transition vers des évaluations trimestrielles des performances.

Nous avons élaboré un dossier commercial à présenter à la haute direction, démontrant que les évaluations trimestrielles optimiseraient le processus de gestion des performances pour les employés à tous les niveaux de l’organisation, en mettant en avant les avantages énumérés ci-dessus. 

Notre argumentaire éclair soulignait également que cette transition ferait gagner du temps aux responsables et serait moins contraignante pour l’ensemble des employés.

Après avoir obtenu l’adhésion de la direction, nous avons identifié plusieurs ambassadeurs au sein de l’entreprise pour nous aider à obtenir une adhésion plus large de l’organisation.

Communication et conduite du changement

Nous avons commencé par fixer une date précise à laquelle les premières évaluations trimestrielles devaient être terminées, puis nous avons remonté le calendrier à partir de cette date afin de définir notre échéancier et d’élaborer un plan solide de conduite du changement et de communication.

La mise en service étant prévue à la fin du premier trimestre de l’année suivante, nous avons commencé à travailler au deuxième trimestre pour élaborer notre calendrier et nous assurer d’avoir suffisamment de temps pour déployer correctement ce changement. 

Nous avons travaillé sur des communications expliquant clairement les raisons de ce changement aux employés comme aux responsables. Nous avons utilisé plusieurs plateformes pour diffuser ces communications, notamment le courrier électronique et notre intranet, afin qu’elles atteignent tous les employés.

Dans ces communications, nous avons insisté sur les avantages d’un retour d’information plus fréquent et sur son alignement avec les objectifs de l’entreprise.

Dans les communications destinées aux responsables, nous avons spécifiquement souligné que le passage à des évaluations trimestrielles n’augmenterait pas leur charge de travail et simplifierait le processus. Nous avons également montré comment cela les aiderait à suivre les progrès de leurs employés par rapport aux objectifs. 

Sessions de formation

En plus des communications destinées à l’ensemble de l’entreprise, nous avons élaboré des programmes de formation pour tous les employés et les avons dispensés lors de sessions Zoom de 20 minutes. 

Ces sessions de formation reprenaient les communications précédentes, tout en fournissant aux employés et aux responsables les outils et les informations nécessaires pour mener à bien leur premier cycle d’évaluation trimestrielle.

Nous avons également proposé une formation supplémentaire aux responsables afin de les doter de compétences en accompagnement pour guider les employés dans leur évolution professionnelle. 

Dans le cadre de la formation, nous avons rappelé aux responsables de fournir des retours spécifiques, exploitables et axés sur l’amélioration.

Évaluer et améliorer

Après le premier cycle d’un processus trimestriel d’évaluation des performances, c’est le moment idéal pour recueillir des commentaires sur son déroulement. Vous pouvez envoyer un court sondage instantané à tous les employés et managers afin de connaître leur point de vue sur ce qui s’est bien passé et sur les possibilités d’amélioration.

Mon organisation enverra des sondages instantanés distincts, l’un aux managers et l’autre à tous les employés, afin de recueillir leurs commentaires sur le déroulement de l’évaluation trimestrielle des performances. Nous voulons entendre l’avis de l’organisation pour nous assurer que le processus fonctionne correctement et déterminer si des changements doivent être apportés. 

Nous adapterons le sondage instantané afin de demander aux employés et aux managers s’ils se sentaient préparés et s’ils estimaient que le processus s’était déroulé sans difficulté pour eux. 

Nous recueillerons également des commentaires plus tard dans l’année afin de déterminer si les cycles d’évaluation trimestriels semblent moins contraignants qu’un cycle annuel. 

Bonnes pratiques pour l’évaluation trimestrielle des performances

Technologie et modèle

Si ce n’est pas déjà le cas, je vous conseille de tirer parti d’un logiciel de gestion des performances afin de simplifier le processus d’évaluation trimestrielle. Le logiciel que vous utilisez déjà est probablement en mesure de prendre en charge un cycle d’évaluation trimestriel. 

Au début de notre calendrier, nous avons déterminé que notre logiciel actuel de gestion des performances pouvait passer à un cycle d’évaluation trimestriel. Cela pourrait être encore plus simple si vous utilisez un outil proposant des fonctionnalités d’IA pour les évaluations des performances.

Que vous mettiez ou non en place un nouveau logiciel, c’est le moment idéal pour revoir votre modèle d’évaluation des performances.

Vous devrez peut-être ajuster votre modèle actuel afin de l’adapter à un cycle d’évaluation trimestriel. 

Déterminez si vos modèles actuels d’autoévaluation et d’évaluation par le manager répondent à vos nouveaux besoins.

Définition et alignement des objectifs

Vous devrez aligner les objectifs individuels et ceux de l’équipe sur les objectifs généraux de l’entreprise. 

Encouragez les managers et les employés à définir des objectifs pour l’évaluation des performances pour chaque trimestre en utilisant le cadre SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et assortis d’échéances).

Prendre les objectifs généraux de l’entreprise et les décomposer en objectifs trimestriels SMART est un excellent moyen de garantir leur alignement. 

Il est important que les employés comprennent comment leurs objectifs individuels s’alignent sur ceux de l’entreprise, et les managers jouent un rôle clé pour les aider à comprendre cet alignement. 

Un cycle d’évaluation trimestriel des performances vous permet de revoir et d’ajuster régulièrement les objectifs à court terme afin de tenir compte de l’évolution des priorités de l’entreprise. 

Favoriser une culture du feedback continu

Des évaluations régulières des performances devraient contribuer à favoriser une culture du feedback plus continu.

Vous pouvez encourager une culture d’entreprise fondée sur le feedback continu en dehors des évaluations formelles en proposant des canaux de feedback en temps réel, tels que des points réguliers et des plateformes de communication ouvertes.

Les entretiens individuels réguliers sont d’excellentes occasions de donner et de recevoir du feedback, tout en facilitant le suivi des performances.

Parmi les autres méthodes utiles pour recueillir le feedback des employés figurent les sondages, les entretiens avec un niveau hiérarchique supérieur et les entretiens de départ.

Une autre excellente façon de créer une culture du feedback continu consiste à reconnaître et à récompenser régulièrement les comportements souhaités et les performances positives : il n’est pas nécessaire d’attendre l’évaluation des performances. 

Questions à poser lors des évaluations trimestrielles

Pour poursuivre sur ce que j’ai dit plus haut à propos de la promotion d’un dialogue ouvert, voici quelques questions utiles à poser lors d’une évaluation trimestrielle.

Alignement et progression des objectifs

• « Que pensez-vous de votre progression vers vos objectifs ce trimestre ? »
• « Quels obstacles avez-vous rencontrés en travaillant à l’atteinte de vos objectifs et comment les avez-vous surmontés ? »

Forces et réalisations

• "De quelles réalisations êtes-vous le plus fier ce trimestre ?"
• "Lesquelles de vos forces ont le plus contribué à votre réussite récemment ?"

Domaines d’amélioration

• "Quelles compétences ou quels domaines aimeriez-vous développer davantage ?"
• "Dans quels domaines pensez-vous avoir pu faire mieux, et de quel soutien avez-vous besoin ?"

Retour d’expérience et perspectives

• "Quel retour vous feriez-vous à vous-même sur la base de vos performances ce trimestre ?"
• "Que puis-je faire en tant que responsable pour mieux vous accompagner au prochain trimestre ?"

Développement professionnel

• "Y a-t-il des possibilités de formation ou de développement que vous aimeriez saisir ?"
• "Quelles compétences ou expériences vous aideraient à atteindre vos objectifs de carrière à long terme ?"

Environnement de travail et bien-être

• "Que pensez-vous de votre charge de travail actuelle et de votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?"
• "Avez-vous des suggestions pour améliorer le fonctionnement ou les processus de notre équipe ?"

Objectifs et attentes à venir

• "Quels objectifs aimeriez-vous vous fixer pour le prochain trimestre, et pourquoi ?"
• "Comment voyez-vous l’évolution de votre rôle au cours de l’année prochaine, et quelles mesures pouvons-nous prendre pour vous aider à y parvenir ?"

Collaboration et relations au sein de l’équipe

• "Comment décririez-vous votre collaboration avec l’équipe ce trimestre ?"
• "Y a-t-il quelqu’un avec qui vous aimeriez travailler plus étroitement, ou une dynamique d’équipe que vous aimeriez améliorer ?"

Découvrez encore plus d’idées dans notre liste de questions d’évaluation des performances et de formulations pour les évaluations des performances.

Les évaluations trimestrielles favorisent une gestion des performances plus dynamique

Les évaluations trimestrielles des performances constituent une tendance de la gestion des performances qui témoigne d’une évolution progressive vers une approche plus dynamique et proactive de la gestion des performances.

Les organisations peuvent ainsi favoriser une culture du retour d’expérience et de l’amélioration continus, renforcer la satisfaction des employés et contribuer à la réussite globale de l’entreprise.

Une communication efficace, une bonne gestion du changement et des sessions de formation sont des composantes essentielles d’une transition réussie. Elles permettent de s’assurer que les employés et les responsables comprennent les raisons du changement et disposent des outils nécessaires pour assurer une transition fluide.

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