Liste de contrôle des exigences d’un SIRH pour les responsables RH et les acheteurs

Exigences fonctionnelles essentielles

Indispensables absolus

• Base de données des employés et dossiers RH essentiels : Un référentiel centralisé et consultable qui stocke au même endroit les données démographiques, professionnelles et liées au poste de chaque employé. Répondre à cette exigence signifie que tout utilisateur autorisé peut accéder à un dossier salarié complet — comprenant l’historique des postes, les informations personnelles et le statut professionnel — sans changer de système.
• Traitement de la paie et gestion fiscale : Calcul automatisé des salaires, retenues fiscales et versements, intégré au SIRH ou pris en charge par une intégration.
  
  Répondre à cette exigence signifie que le SIRH ou le système de paie connecté gère les règles fiscales fédérales, régionales et locales applicables, produit des bulletins de paie conformes et prend en charge le dépôt direct sans nouvelle saisie manuelle des données.
• Suivi du temps et des présences : Pointage numérique à l’arrivée et au départ, soumission des feuilles de temps et calcul automatique des heures supplémentaires. Répondre à cette exigence signifie que les employés horaires et salariés peuvent enregistrer leur temps via le système, et que les responsables peuvent consulter et approuver les relevés avant la clôture de la paie.
• Gestion des avantages sociaux : Gestion de bout en bout des inscriptions, traitement des changements liés aux événements de la vie et connexions directes avec les assureurs. Répondre à cette exigence signifie que les employés peuvent sélectionner ou mettre à jour leurs avantages via le système, et que leurs choix sont transmis aux assureurs sans nouvelle saisie manuelle des données.

Exigences standard

• Recrutement et suivi des candidatures (ATS) : Un processus intégré pour publier les offres d’emploi, gérer le vivier de candidats et prendre les décisions d’embauche. Répondre à cette exigence signifie que les recruteurs peuvent publier des postes, suivre les candidats par étape, recueillir les commentaires des entretiens et envoyer des offres — le tout au sein du SIRH.
• Processus d’intégration et de départ : Listes de tâches automatisées, collecte de documents et création des accès liés à une date de début ou de fin. Répondre à cette exigence signifie que les nouvelles recrues terminent leurs formalités et obtiennent leurs accès aux systèmes avant leur premier jour, et que les employés partants sont totalement désactivés sans suivi manuel.
• Gestion des performances : Outils de définition des objectifs, cycles d’évaluation structurés et retours continus. Répondre à cette exigence signifie que les responsables et les employés peuvent documenter leurs objectifs, effectuer les évaluations selon une fréquence définie et suivre les progrès dans le système.
• Gestion des congés et des congés payés : Suivi des droits acquis, demandes de congés des employés et processus d’approbation par les responsables. Répondre à cette exigence signifie que le système calcule automatiquement les soldes disponibles, transmet les demandes pour approbation et synchronise les congés approuvés avec la planification ou la paie.

Exigences spécifiques

• Planification de la relève et gestion des talents : Fonctionnalités telles que les matrices à 9 cases, l’identification des employés à fort potentiel et la visualisation des parcours professionnels. Répondre à cette exigence signifie que les responsables RH peuvent identifier et documenter les candidats internes pour les postes clés, puis utiliser le système pour structurer des plans de développement adaptés.
• Planification de la rémunération et cycles d’augmentation au mérite : Modélisation des grilles salariales, calcul des primes et gestion des actions dans le cadre de processus de planification configurables.
  
  Répondre à cette exigence signifie que les RH et la finance peuvent gérer les cycles annuels d’augmentation au mérite dans le système, modéliser différents scénarios budgétaires et appliquer directement les changements approuvés aux dossiers des employés.

Exigences techniques et d’intégration

Indispensables absolus

• Architecture infonuagique/SaaS : Le système fonctionne sur une infrastructure gérée par le fournisseur, avec un SLA de disponibilité documenté. Le respect de cette exigence signifie que votre équipe accède à la plateforme par l'intermédiaire d'un navigateur ou d'une application sans gérer de serveurs, et que le fournisseur est contractuellement responsable de la disponibilité et de la maintenance.
• API ouvertes et intégrations prédéfinies : Le système se connecte aux prestataires de paie, aux plateformes ERP et aux outils de productivité tels que Slack, Microsoft 365 ou Google Workspace. Le respect de cette exigence signifie que les données circulent automatiquement entre les systèmes, sans exportations manuelles ni développement personnalisé pour les connexions courantes.
• Prise en charge de l'authentification unique (SSO) : Le système prend en charge l'intégration SAML ou OpenID Connect (OIDC) avec votre fournisseur d'identité existant. Le respect de cette exigence signifie que les employés se connectent une seule fois par l'intermédiaire de votre annuaire central, tel qu'Okta ou Microsoft Entra ID, et accèdent au SIRH sans disposer d'un ensemble distinct d'identifiants.

Dirigez plus intelligemment à l'ère de l'IA

Rejoignez la communauté People Managing People pour accéder à du contenu exclusif, des modèles pratiques, des événements réservés aux membres et des conseils hebdomadaires en leadership—c'est gratuit de s'inscrire.

Get Free Access

Have an account? Log In

Exigences standard

• Application mobile et conception adaptative : Le système propose des applications natives iOS et Android ainsi qu'une expérience web optimisée pour les appareils mobiles. Le respect de cette exigence signifie que les employés peuvent soumettre des demandes de congé, consulter leurs bulletins de paie et effectuer des validations depuis n'importe quel appareil sans perdre les fonctionnalités essentielles.
• Outils d'importation, d'exportation et de migration des données : Le système prend en charge les téléversements groupés de données, les exportations CSV et les processus de migration structurés depuis les plateformes existantes.
  
  Le respect de cette exigence signifie que votre équipe peut transférer les dossiers historiques des employés vers le nouveau système et extraire les données à la demande sans dépendre de l'intervention du fournisseur pour les tâches courantes.
• Évolutivité et performances : Le système maintient des temps de réponse et une capacité de traitement constants à mesure que les effectifs et le volume des transactions augmentent. Le respect de cette exigence signifie que l'ajout de centaines d'employés ou l'exécution d'un cycle de paie important ne dégrade pas les performances du système et ne nécessite pas de mise à niveau du forfait pour fonctionner normalement.
• Champs personnalisés et configuration des flux de travail : Les administrateurs RH peuvent ajouter des champs de données et modifier les chaînes de validation depuis les paramètres du système, sans codage. Le respect de cette exigence signifie que votre équipe peut adapter le système à la terminologie, à la structure des données et à la logique des processus de votre organisation sans ouvrir de demande d'assistance ni faire appel à un développeur.

Exigences particulières

• Architecture multi-entités et multinationale : Le système prend en charge des entités juridiques distinctes avec des règles de paie, des devises et des paramètres de conformité différents au sein d'un même environnement.
  
  Le respect de cette exigence signifie qu'une société holding ou une entreprise multinationale peut gérer toutes ses filiales sur une seule plateforme tout en maintenant isolées les données et les configurations de chaque entité.
• Capacités d'IA/ML : Le système comprend des fonctionnalités telles que la modélisation prédictive de l'attrition, l'analyse de CV, la mise en correspondance des compétences ou une interface de conversation assistée par l'IA. Le respect de cette exigence signifie que la plateforme fournit des informations ou automatise des décisions grâce à l'apprentissage automatique, et pas seulement au moyen de rapports de base, dans au moins un processus RH essentiel.
• Générateur de flux de travail avec ou sans code : Les équipes RH peuvent concevoir et déployer des automatisations personnalisées au moyen d'une interface visuelle, sans écrire de code.
  
  Le respect de cette exigence signifie qu'un administrateur RH peut créer de manière autonome une chaîne de validation en plusieurs étapes ou une séquence de notifications déclenchées, sans l'assistance du service informatique ni le recours à des services professionnels.

Exigences en matière de sécurité et de conformité

Exigences absolument indispensables

• Contrôle d'accès fondé sur les rôles (RBAC) : Le système restreint l'accès aux données en fonction du rôle, du service ou de l'emplacement de chaque utilisateur. Le respect de cette exigence signifie qu'un employé peut consulter ses propres dossiers, qu'un responsable peut voir les dossiers de ses subordonnés directs et que les administrateurs de la paie peuvent accéder aux données de rémunération, sans qu'aucun groupe ne puisse voir ce qui ne lui est pas destiné.
• Chiffrement des données au repos et en transit : Le système utilise le chiffrement AES-256 pour les données stockées et TLS 1.2 ou une version ultérieure pour les données en mouvement. Le respect de cette exigence signifie que les dossiers des employés sont protégés aussi bien lorsqu'ils se trouvent dans la base de données que lorsqu'ils circulent entre la plateforme et votre navigateur ou votre application.
• Conformité au RGPD, au CCPA et aux réglementations locales relatives à la confidentialité des données : Le système prend en charge la gestion du consentement, les demandes de droit à l'oubli et les paramètres configurables de résidence des données. Le respect de cette exigence signifie que les employés situés dans des juridictions réglementées peuvent demander la suppression de leurs données et que le système stocke les données personnelles uniquement dans des régions géographiques approuvées.
• Pistes d'audit et journaux d'activité : Le système conserve un enregistrement immuable et horodaté de chaque événement d'accès aux données et de chaque modification apportée à un dossier. Le respect de cette exigence signifie que vous pouvez retracer qui a consulté ou modifié un dossier d'employé, à quel moment et quelles modifications ont été effectuées, sans possibilité de modifier ou de supprimer cet historique.

Exigences standard

• Rapport SOC 2 Type II : Un auditeur indépendant a évalué et attesté les contrôles de sécurité du fournisseur sur une période définie. Le respect de cette exigence signifie que le fournisseur ne se contente pas d'affirmer qu'il applique de bonnes pratiques de sécurité : celles-ci ont été vérifiées par un tiers.
• Authentification multifacteur (MFA) : Le système impose la MFA pour les comptes administrateur et la rend disponible pour tous les utilisateurs. Le respect de cette exigence signifie qu'un mot de passe volé ne suffit pas à lui seul pour accéder aux données sensibles des employés.
• Rapports de conformité automatisés : Le système aide à préparer les rapports réglementaires applicables, tels que les déclarations EEO-1 et ACA, tout en tenant les registres FLSA et en répondant aux exigences de déclaration de l'OSHA. Le respect de cette exigence signifie que votre équipe peut utiliser les données existantes des employés afin de réduire le travail manuel de déclaration et de tenue des registres.
• Reprise après sinistre et continuité des activités : Le fournisseur documente des objectifs précis de point de reprise (RPO) et de délai de reprise (RTO), avec des procédures de sauvegarde testées. Le respect de cette exigence signifie que vous savez exactement quelle quantité de données pourrait être perdue et à quelle vitesse le système serait restauré en cas de problème.

Exigences particulières

• Exigences ISO 27001, HIPAA ou FedRAMP : Selon votre secteur d'activité, le fournisseur doit démontrer qu'il dispose de la certification ISO 27001 applicable, qu'il respecte les exigences HIPAA ou qu'il possède le statut FedRAMP requis. Le respect de cette exigence signifie que le fournisseur peut fournir des preuves des contrôles de sécurité et des obligations de conformité pertinents.
• Modules réglementaires propres au secteur : Le système intègre des fonctionnalités pour les obligations de conformité propres à votre secteur, telles que les règles applicables aux syndicats ou aux conventions collectives (CBA), ou encore les calculs de salaire en vigueur dans le cadre de dispositifs comme Davis-Bacon.
  
  Le respect de cette exigence signifie que la plateforme gère la complexité réglementaire à laquelle votre personnel est confronté, sans nécessiter de développement personnalisé ni de solutions de contournement manuelles.

Exigences relatives à l'assistance et à la mise en œuvre du fournisseur

Exigences absolument indispensables

• Responsable de mise en œuvre dédié : Le fournisseur désigne un chef de projet identifié, responsable de votre déploiement du lancement jusqu'à la mise en production. Le respect de cette exigence signifie que vous disposez d'un interlocuteur unique qui connaît votre configuration, suit les problèmes en suspens et fait remonter les blocages, plutôt que d'avoir affaire à une file d'assistance avec des interlocuteurs différents.
• Calendrier et méthodologie de mise en œuvre clairs : Le fournisseur fournit un plan de projet documenté, avec des phases, des étapes clés et des livrables définis avant le début des travaux. Le respect de cette exigence signifie que les deux parties s'accordent sur ce qui sera réalisé, dans quel ordre et à quelle échéance, afin que l'élargissement du périmètre et les retards ne vous prennent pas au dépourvu.
• Assistance technique continue avec engagement de niveau de service : Le fournisseur s'engage par écrit sur des délais de réponse précis pour les problèmes critiques. Le respect de cette exigence signifie que, lorsque la paie ne fonctionne plus ou que l'accès est interrompu, vous savez exactement combien de temps vous attendrez une réponse et quel niveau de résolution est prévu.

Exigences standard

• Services de migration des données : Le fournisseur vous aide activement à transférer les dossiers historiques des employés de votre ancien système vers la nouvelle plateforme. Le respect de cette exigence signifie que vous n'avez pas à saisir manuellement des années de données RH et que le fournisseur assume la responsabilité de l'intégrité des données pendant la transition.
• Formation et base de connaissances : Le fournisseur propose des sessions de formation pour les administrateurs, de la documentation destinée aux utilisateurs et une vidéothèque consultable. Le respect de cette exigence signifie que votre équipe peut se familiariser seule avec les nouvelles fonctionnalités sans ouvrir un ticket d'assistance chaque fois qu'un flux de travail évolue.
• Modèle tarifaire transparent : Le fournisseur indique clairement un tarif par employé et par mois (PEPM), sans frais non divulgués pour les modules, les niveaux d'assistance ou les intégrations. Le respect de cette exigence signifie que vos coûts en deuxième année ne seront pas radicalement différents de ceux convenus lors de la signature du contrat.
• Réussite client et gestion de compte : Le fournisseur désigne un responsable de compte qui organise régulièrement des revues d'activité et vous permet de donner votre avis sur la feuille de route du produit.
  
  Le respect de cette exigence signifie que vous entretenez une relation continue avec une personne capable de signaler les fonctionnalités sous-utilisées, de présenter les changements à venir et de défendre vos priorités en interne.

Exigences particulières

• Assistance mondiale disponible 24 h/24 et 7 j/7 : Le fournisseur applique un modèle d'assistance en relais entre les fuseaux horaires, couvrant tous les fuseaux sans restriction aux heures ouvrées. Le respect de cette exigence signifie qu'un problème de paie à Singapour à 2 heures du matin n'attend pas la connexion d'une équipe nord-américaine pour être résolu.
• Personnel d'assistance multilingue : Le fournisseur emploie des agents d'assistance capables de communiquer dans les langues principales de vos employés. Le respect de cette exigence signifie que les employés non anglophones et les administrateurs RH peuvent obtenir une aide concrète, et pas seulement consulter une foire aux questions traduite.
• Communauté d'utilisateurs et mise en réseau entre pairs : Le fournisseur anime un forum de groupe d'utilisateurs actif et organise une conférence annuelle ou un événement équivalent. Le respect de cette exigence signifie que votre équipe peut découvrir comment ses pairs résolvent des problèmes similaires, partager des conseils de configuration et influencer directement les futurs développements du produit.

Exigences en matière d’expérience utilisateur et de gestion du changement

Incontournables absolus

• Portail libre-service pour les employés : Une interface spécifique au rôle où les employés peuvent consulter et mettre à jour leurs propres dossiers, soumettre des demandes et accéder à des documents sans contacter les RH.
  
  Répondre à cette exigence signifie qu’un employé peut consulter son bulletin de paie, mettre à jour une information personnelle ou demander un congé de manière autonome, sans ouvrir de ticket ni envoyer d’e-mail à qui que ce soit.
• Libre-service pour les managers et visibilité sur l’équipe : Une vue dédiée aux managers qui présente au même endroit les données de leurs subordonnés directs, les approbations en attente et les indicateurs au niveau de l’équipe. Répondre à cette exigence signifie que les managers peuvent approuver les demandes de congé, examiner les évaluations de performance soumises et accéder aux données relatives aux effectifs sans demander aux RH de les extraire pour eux.
• Navigation intuitive et besoins de formation réduits au minimum : L’interface est organisée de manière à ce que les nouveaux utilisateurs puissent effectuer les tâches essentielles — soumettre une demande, trouver un dossier, générer un rapport — sans formation formelle. Répondre à cette exigence signifie qu’un utilisateur débutant peut naviguer dans le système dès le premier jour sans visite guidée ni ticket d’assistance.

Exigences standard

• Tableaux de bord configurables et vues fondées sur les rôles : Chaque type d’utilisateur — employé, manager, administrateur RH, cadre dirigeant — voit une page d’accueil et un tableau de bord par défaut adaptés à ses responsabilités.
  
  Répondre à cette exigence signifie qu’un responsable de service voit les effectifs et les files d’approbation, tandis qu’un employé voit son propre planning et ses avantages, sans que l’un ou l’autre ait à filtrer les données qui ne le concernent pas.
• Guidage intégré à l’application et aide contextuelle : Le système affiche des infobulles, des visites guidées et de la documentation intégrée au moment de l’action, et pas uniquement dans un centre d’aide distinct. Répondre à cette exigence signifie qu’un utilisateur réalisant une nouvelle tâche — comme l’exécution de son premier cycle de mérite — peut bénéficier d’un accompagnement étape par étape sans quitter la plateforme.
• Suivi de l’adoption et de l’engagement : Les administrateurs RH peuvent consulter des indicateurs montrant quelles fonctionnalités sont utilisées, par qui et à quelle fréquence. Répondre à cette exigence signifie que votre équipe peut identifier les modules sous-utilisés, repérer les écarts d’adoption selon le service ou le rôle et intervenir avant qu’une faible utilisation ne devienne une habitude profondément ancrée.
• Ressources de gestion du changement fournies par le fournisseur : Le fournisseur fournit des modèles de déploiement, des guides de communication et des contenus de formation préétablis conçus pour les équipes RH qui déploient le système auprès de leur personnel.
  
  Répondre à cette exigence signifie que votre équipe ne construit pas un plan de gestion du changement à partir de zéro : elle part d’un cadre éprouvé et l’adapte à votre organisation.

Exigences particulières

• Interface utilisateur multilingue : L’interface destinée aux utilisateurs finaux de la plateforme est disponible dans plusieurs langues, sélectionnables au niveau de chaque utilisateur. Répondre à cette exigence signifie que les employés de différents pays utilisent le système dans leur langue principale, plutôt qu’une solution de contournement traduite, ce qui réduit les erreurs et les difficultés dans les tâches quotidiennes.
• Conformité en matière d’accessibilité (WCAG 2.1 AA) : Le système respecte les Règles pour l’accessibilité des contenus Web au niveau AA, notamment la prise en charge des lecteurs d’écran, la navigation au clavier et un contraste des couleurs suffisant.
  
  Répondre à cette exigence signifie que les employés présentant un handicap visuel, moteur ou cognitif peuvent utiliser la plateforme de manière autonome, sans demander d’aménagements ni recourir à un processus distinct.
• Paramètres configurables de notification et de communication : Les utilisateurs et les administrateurs peuvent contrôler quelles alertes générées par le système sont envoyées, par quels canaux et selon quelle fréquence.
  
  Répondre à cette exigence signifie que votre équipe ne gère pas l’adoption au moyen d’un flot d’e-mails système indifférenciés : les notifications sont ciblées, opportunes et adaptées aux canaux utilisés par votre personnel.

Exigences spécifiques au secteur ou facultatives

Toutes les exigences de cette section ne s’appliquent pas à toutes les organisations. Il s’agit des fonctionnalités qui deviennent incontournables en fonction de votre taille, de votre zone géographique, de votre secteur d’activité ou de votre stade de croissance. Utilisez cette section pour signaler ce qui est pertinent pour votre situation avant de commencer à évaluer les fournisseurs.

Incontournables absolus

• Architecture multi-entités et multi-pays : Le système prend en charge des entités juridiques distinctes avec des règles de paie, des devises et des paramètres de conformité différents au sein d’un même locataire.
  
  Répondre à cette exigence signifie qu’une société holding ou une multinationale peut gérer toutes ses filiales sur une seule plateforme, tout en maintenant les données et les configurations de chaque entité isolées.
• Conformité aux normes ISO 27001, HIPAA ou FedRAMP : Le fournisseur détient une ou plusieurs de ces certifications, selon votre secteur d’activité.
  
  Répondre à cette exigence signifie que la plateforme a été validée au regard des normes de sécurité spécifiques applicables aux établissements de santé, aux agences gouvernementales ou aux entreprises internationales opérant sur des marchés réglementés.
• Modules réglementaires spécifiques au secteur : Le système intègre des fonctionnalités dédiées aux obligations de conformité propres à votre secteur, telles que les règles syndicales ou celles des conventions collectives (CBA), ou encore le calcul des salaires en vigueur.
  
  Répondre à cette exigence signifie que la plateforme gère la complexité réglementaire à laquelle votre personnel est confronté, sans nécessiter de développement personnalisé ni de solutions de contournement manuelles.

Exigences standard

• Planification de la relève et gestion des talents : Fonctionnalités telles que les grilles à 9 cases, l’identification des employés à haut potentiel et la visualisation des parcours professionnels. Répondre à cette exigence signifie que les responsables RH peuvent identifier et documenter les candidats internes aux postes clés, puis utiliser le système pour structurer les plans de développement qui leur sont destinés.
• Planification de la rémunération et cycles d’augmentation au mérite : Modélisation des structures salariales, calcul des primes et gestion des capitaux propres dans le cadre de processus de planification configurables.
  
  Répondre à cette exigence signifie que les équipes RH et finance peuvent gérer les cycles annuels d’augmentation au mérite dans le système, modéliser différents scénarios budgétaires et transmettre directement les changements approuvés aux dossiers des employés.
• Interface utilisateur multilingue : L’interface destinée aux utilisateurs finaux de la plateforme est disponible dans plusieurs langues, sélectionnables au niveau de chaque utilisateur. Répondre à cette exigence signifie que les employés de différents pays interagissent avec le système dans leur langue principale, ce qui réduit les erreurs et les difficultés lors des tâches quotidiennes.
• Assistance mondiale disponible 24 h/24 et 7 j/7 : Le fournisseur applique un modèle d’assistance avec couverture mondiale continue, couvrant tous les fuseaux horaires, sans restriction aux heures ouvrées. Répondre à cette exigence signifie qu’un problème de paie dans une région n’attend pas la prise de poste de l’équipe d’une autre région pour être résolu.
• Conformité en matière d’accessibilité (WCAG 2.1 AA) : Le système respecte les Règles pour l’accessibilité des contenus web au niveau AA, notamment la compatibilité avec les lecteurs d’écran, la navigation au clavier et un contraste suffisant des couleurs.
  
  Répondre à cette exigence signifie que les employés présentant des handicaps visuels, moteurs ou cognitifs peuvent utiliser la plateforme de manière autonome, sans processus distinct.

Exigences particulières

• Capacités d’IA/ML : Le système inclut des fonctionnalités telles que la modélisation prédictive de l’attrition, l’analyse de CV, la mise en correspondance des compétences ou une interface de discussion assistée par l’IA. Répondre à cette exigence signifie que la plateforme fournit des informations exploitables ou automatise des décisions à l’aide de l’apprentissage automatique, et pas uniquement des rapports de base, dans au moins un processus RH essentiel.
• Concepteur de processus avec ou sans code : Les équipes RH peuvent concevoir et déployer des automatisations personnalisées au moyen d’une interface visuelle, sans écrire de code.
  
  Répondre à cette exigence signifie qu’un administrateur RH peut créer de manière autonome une chaîne d’approbation en plusieurs étapes ou une séquence de notifications déclenchées, sans assistance informatique ni intervention de services professionnels.
• Personnel d’assistance multilingue : Le fournisseur emploie des agents d’assistance capables de communiquer dans les langues principales de vos employés. Répondre à cette exigence signifie que les employés et les administrateurs RH non anglophones peuvent obtenir une aide utile, et pas seulement consulter une page de questions fréquentes traduite.
• Communauté d’utilisateurs et réseau entre pairs : Le fournisseur entretient un forum actif de groupes d’utilisateurs et organise une conférence annuelle ou un événement équivalent. Répondre à cette exigence signifie que votre équipe peut découvrir comment ses pairs résolvent des problèmes similaires, partager des conseils de configuration et influencer directement les évolutions futures du produit.
• Paramètres configurables de notification et de communication : Les utilisateurs et les administrateurs peuvent contrôler les alertes générées par le système qui sont envoyées, les canaux utilisés et le calendrier d’envoi. Répondre à cette exigence signifie que les notifications sont ciblées, envoyées au bon moment et adaptées au canal utilisé par votre personnel, plutôt qu’un flot d’e-mails système indistincts.

Exigences surestimées

Certaines fonctionnalités SIRH semblent plus utiles lors d’une démonstration qu’elles ne le sont réellement dans le travail quotidien. D’après mon expérience, donnez la priorité aux outils que votre équipe utilisera et pourra maintenir ; ces fonctionnalités méritent souvent un examen plus approfondi :

• Modélisation prédictive de l’attrition : cette fonctionnalité utilise les données des employés pour estimer qui pourrait partir. Ses prédictions peuvent être difficiles à exploiter ou à valider, notamment lorsque les données sont incomplètes ou que les équipes ne disposent pas d’un plan d’action clair.
• Personnalisation étendue des flux de travail : les outils visuels permettent aux administrateurs de créer des circuits d’approbation, des alertes et des tâches personnalisés. Ils sont surestimés lorsque les configurations complexes nécessitent une maintenance continue ou l’aide du fournisseur, transformant de petites modifications de processus en projet.
• Sondages d’engagement intégrés : ces outils envoient des sondages et présentent les réponses via le SIRH. Ils offrent une valeur limitée si votre équipe ne peut pas protéger la confidentialité des employés, interpréter les résultats ou assurer un suivi au moyen d’actions précises.
• Bien-être et reconnaissance sous forme ludique : les badges, les points ou les classements récompensent certaines activités ou contributions des employés. Ces fonctionnalités peuvent sembler déconnectées du travail quotidien lorsque la participation est faible ou que le système ne correspond pas à la culture de votre équipe.

Étapes pour personnaliser votre liste de contrôle des exigences du SIRH

Suivez ces étapes pour aligner les exigences du SIRH sur les objectifs, les effectifs et les processus RH essentiels de votre organisation :

1. Définir les objectifs commerciaux et le périmètre du projet : identifiez ce que le SIRH doit prendre en charge, comme les dossiers des employés, la paie, le suivi du temps, les avantages sociaux ou le recrutement. Délimitez les équipes, les sites et les processus inclus dans le projet.
2. Recueillir les contributions de toutes les parties prenantes : demandez aux équipes RH, paie, informatique, finance, aux managers et aux employés quelles tâches et quelles données le système doit gérer. Incluez les personnes qui gèrent les approbations, les intégrations et les services en libre-service pour les employés.
3. Classer et hiérarchiser les exigences : indiquez pour chaque exigence s’il s’agit d’un élément indispensable, d’un besoin standard ou d’une fonctionnalité facultative. Donnez la priorité aux fonctions dont votre équipe dépend pour garantir l’exactitude de la paie, la conformité des dossiers, la gestion des avantages sociaux et le traitement des demandes quotidiennes des employés.
4. Évaluer les besoins en matière d’intégration, d’évolutivité et de sécurité : dressez la liste des systèmes auxquels le SIRH doit se connecter, comme les fournisseurs d’identité, les plateformes comptables ou les assureurs. Vérifiez s’il peut prendre en charge les effectifs prévus, plusieurs entités, les contrôles d’accès et les obligations applicables en matière de confidentialité.
5. Calculer le coût total de possession et le ROI : estimez les coûts d’abonnement, de mise en œuvre, de migration, de formation, d’assistance et d’intégration. Comparez ces coûts aux résultats mesurables, comme la réduction de la saisie manuelle des données ou du nombre de corrections de paie, en vous fondant sur vos processus actuels.

Principales parties prenantes dans le choix d’un SIRH

Incluez plusieurs groupes de l’entreprise lors de la collecte des exigences du SIRH afin que le système prenne en charge les flux de travail réels, les besoins en matière de données et les obligations de conformité. Chaque groupe peut signaler des exigences qu’une autre équipe pourrait manquer. Utilisez cette vue d’ensemble pour déterminer qui impliquer et ce que chaque partie prenante apporte :

Partie prenante	Rôle
Responsables et généralistes RH	Définissent les besoins liés aux dossiers des employés, à l’intégration, aux congés, à la performance et aux rapports.
Administrateurs de la paie et des avantages sociaux	Identifient les exigences liées à la paie, aux taxes, au suivi du temps, à l’inscription aux avantages sociaux et à l’intégration avec les assureurs.
Équipes informatiques et de sécurité de l’information	Évaluent les intégrations, la gestion des identités, les contrôles d’accès, la protection des données et les besoins d’assistance technique.
Responsables financiers	Clarifient les exigences liées à la budgétisation, au suivi des coûts, à la planification de la rémunération et aux systèmes comptables.
Spécialistes des affaires juridiques et de la conformité	Identifient les exigences en matière de confidentialité, de conservation des dossiers, de droit du travail et de conformité propre au secteur.
Recruteurs et équipes d’acquisition de talents	Définissent les besoins liés au suivi des candidatures, aux processus de recrutement, à la gestion des offres et aux données de recrutement.
Managers	Identifient les exigences liées à la visibilité sur les équipes, aux approbations, à la planification des horaires et à la gestion de la performance.
Employés	Partagent leurs besoins en matière de libre-service, d’accès mobile, d’informations de paie, d’avantages sociaux et de facilité d’utilisation.
Commanditaires exécutifs	Définissent les objectifs, le périmètre, les priorités et les indicateurs de réussite du projet dans toute l’organisation.

Prêt à choisir votre SIRH ?

Une fois vos exigences définies et hiérarchisées, l’étape suivante consiste à les mettre en pratique dans un véritable processus de sélection — et notre guide sur le choix d’un SIRH vous présente un cadre en cinq étapes pour étudier les fournisseurs, organiser des démonstrations et élaborer un dossier commercial permettant d’obtenir l’approbation.