26 Funzionalità Chiave di un Sistema di Gestione dell’Apprendimento (LMS)
I sistemi di gestione dell’apprendimento esistono in molte varianti diverse a seconda delle esigenze della tua organizzazione. Con così tante opzioni sul mercato, può essere difficile orientarsi e decidere quale sia la migliore per le tue necessità.
Se questa situazione ti è familiare, sei nell’articolo giusto! Parlerò delle funzionalità più importanti di un LMS e di come scegliere quello giusto per la tua azienda.
Iniziamo dalle basi.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Cos’è un sistema di gestione dell’apprendimento?
In breve, cos’è un LMS? Semplicemente, un LMS è un tipo di software HR che aiuta la formazione e le funzioni di L&D della tua organizzazione a funzionare in modo più fluido. Ti aiuta a creare e gestire i programmi di formazione dei tuoi team su un’unica piattaforma intuitiva e semplice da usare.
Un sistema LMS facilita la creazione e distribuzione di materiali didattici e aiuta a monitorare i progressi di apprendimento dei membri del team. In generale, rende le esigenze formative della tua azienda più gestibili per tutti.
Principali vantaggi dell’uso di un LMS
I sistemi di gestione dell’apprendimento offrono numerosi vantaggi tra cui:
- Risparmio sui costi
- Dati e analisi misurabili
- Miglioramento della fidelizzazione dei dipendenti
- Esperienza dei dipendenti migliorata
- Processi di formazione più efficienti
- Aumento di efficienza e scalabilità.
Se il tuo team manageriale ha bisogno di qualche altra argomentazione, dai un’occhiata al nostro riepilogo dei vantaggi di un LMS per ulteriori dettagli.
26 Caratteristiche chiave di un sistema di gestione dell’apprendimento
Per aiutarti a capire meglio cosa può offrire un LMS, ecco il mio elenco di alcune funzionalità chiave da prendere in considerazione:
- Gestione semplificata degli utenti
- Strumenti per la creazione e gestione dei contenuti
- SCORM (Sharable Content Object Reference Model) e xAPI (Experience API)
- Iscrizione automatizzata
- Portali di apprendimento
- Percorsi di apprendimento
- Ricerca avanzata
- Apprendimento integrato nel flusso di lavoro
- Apprendimento misto
- Apprendimento sociale
- Gamification
- Sondaggi
- Gestione facilitata delle iscrizioni alla formazione
- Interfaccia utente intuitiva
- Modelli di corso
- Contenuti multimediali
- Accessibilità da remoto e da dispositivi mobili
- Personalizzazione e branding
- Personalizzazione
- Raggruppamento
- Strumenti di valutazione
- Certificati
- Supporto multilingue
- Integrazioni
- Analisi dei dati e reportistica
- Sicurezza
Ora ti illustrerò ciascuna funzionalità spiegando di cosa si tratta e come può arricchire il processo di apprendimento.
1. Gestione semplificata degli utenti
Configurare le autorizzazioni giuste per i singoli membri tra più gruppi di apprendenti può richiedere molto tempo. Una funzione di gestione semplificata degli utenti può aiutare grazie a:
- Iscrizione automatica dei partecipanti alla formazione in base a criteri come posizione geografica, ruolo, scadenza delle certificazioni o altri criteri specifici.
- Possibilità di segmentare facilmente i partecipanti in gruppi rilevanti.
- Mappatura di campi personalizzati sugli utenti che rispecchiano i dati interni per ottimizzare il monitoraggio, l'assegnazione dei contenuti e la reportistica personalizzata.
2. Strumenti di creazione e gestione dei contenuti
La qualità di questa funzionalità è cruciale perché le strategie di formazione e sviluppo (L&D) sono sempre in evoluzione per soddisfare le esigenze aziendali e il sistema deve essere aggiornato frequentemente. Alcune funzionalità da cercare:
- Strumenti di creazione e sviluppo di contenuti per più utenti, tipi di contenuto e formati
- Strumenti di organizzazione dei corsi come una libreria o un archivio di corsi
- Automazioni per segnalare i contenuti che necessitano aggiornamenti futuri
- Strumenti di distribuzione dei contenuti, incluse integrazioni con i social media
- Funzionalità SCORM che semplificano il processo di creazione dei contenuti.
3. SCORM (Sharable Content Object Reference Model) e xAPI (Experience API)
SCORM (Sharable Content Object Reference Model) e xAPI (Experience API) sono due standard fondamentali per i contenuti eLearning, e la loro conformità è cruciale in un LMS per interoperabilità, tracciamento e reportistica.
La conformità a SCORM e xAPI garantisce che i corsi creati secondo questi standard funzionino su diverse piattaforme, offrendo coerenza e riducendo i tempi di sviluppo.
4. Iscrizione automatizzata
Una funzionalità utile è l'automazione dell'iscrizione ai corsi, delle notifiche di promemoria, degli avvisi di scadenza dei certificati e dei report completi certificati per audit.
Questo è particolarmente utile per i processi di onboarding e per la formazione obbligatoria sulla sicurezza e la conformità.
5. Portali di apprendimento
I migliori programmi di L&D sono un mix tra le esigenze organizzative e quelle del discente. Pertanto, i migliori LMS facilitano la personalizzazione tramite portali di apprendimento individuali che aiutano amministratori e utenti a creare, accedere e monitorare esperienze formative personalizzate.
6. Percorsi di apprendimento
La funzione dei percorsi di apprendimento permette agli amministratori di impostare un piano formativo, ovvero un percorso che l’utente può seguire per affrontare i corsi, passo dopo passo, su uno stesso argomento. Questo semplifica ciò che è richiesto al dipendente all'interno del sistema e consente di monitorare in autonomia i propri progressi.
I percorsi di apprendimento sono vantaggiosi per gli amministratori perché fanno risparmiare tempo. Invece di iscrivere gli utenti manualmente a ogni corso, i dipendenti vengono iscritti una sola volta e poi ricevono automaticamente i corsi uno alla volta fino al completamento del percorso. Questi percorsi sono particolarmente utili nei flussi di lavoro di onboarding o per aiutare i dipendenti ad adattarsi a un nuovo ruolo o processo interno.
7. Ricerca avanzata
Quando la libreria di formazione diventa abbastanza grande, può diventare frustrante per gli utenti trovare corsi e materiali rilevanti; per questo la funzione di ricerca avanzata è utile. Alcuni accorgimenti UX da considerare:
- Affinamento dei risultati tramite tag di filtro
- Evidenziazione delle parole chiave rilevanti nella ricerca
- Possibilità di effettuare ricerche all’interno di corsi specifici
- Azioni rapide tramite hover per interagire velocemente con i contenuti.
8. Apprendimento nel flusso di lavoro
Imparare “nel flusso di lavoro” aiuta a risparmiare tempo e a fornire la formazione esattamente quando serve. Gli LMS possono integrarsi con altre applicazioni come Salesforce, Teams e Slack, oltre a offrire app mobili avanzate che suggeriscono corsi in modo intelligente e consentono l'accesso anche senza postazione fissa.
9. Apprendimento misto (blended learning)
Tutti apprendiamo in modo diverso, quindi è importante avere un LMS che rifletta questa realtà. L’apprendimento misto offre vari stili di formazione e combina sia opzioni autodidattiche sia sessioni in tempo reale e in presenza. Questo consente a tutti i dipendenti di apprendere nel formato e nei tempi che preferiscono.
L’apprendimento misto può includere sessioni formative dal vivo o webinar su piattaforme come Zoom oppure apprendimento autonomo tramite dispense, letture o video.
10. Apprendimento sociale
Nell'ottimo articolo di metodi di formazione dei dipendenti, Eric Grant evidenzia l'apprendimento sociale come uno dei quattro metodi più efficaci.
Pertanto, funzionalità di apprendimento sociale e collaborazione come strumenti di chat integrati e forum di discussione sono utili, così come lo sono le opportunità di gruppo tramite videoconferenze o webinar di team.
11. Gamification
Gli LMS moderni spesso includono elementi di gamification per mantenere gli utenti motivati e favorire una sana competizione tra colleghi. Le funzionalità di gamification includono elementi come una classifica che tiene traccia dei punteggi, o badge personalizzati che i dipendenti possono guadagnare completando corsi online o partecipando a specifiche iniziative formative.
12. Sondaggi
Raccogliere feedback è fondamentale per migliorare tutti i prodotti HR, non solo L&D. Per questo, un LMS con sondaggi integrati e altri strumenti di feedback come i sistemi di valutazione è utile per potenziare la funzione di apprendimento.
13. Gestione semplice delle iscrizioni alla formazione
Gestire le sessioni di formazione può essere complicato per gli istruttori. Un buon LMS riduce il carico amministrativo attraverso funzionalità come pianificazione intelligente, registrazione automatica e tracciamento delle presenze.
14. Interfaccia utente intuitiva
Sembra banale, ma un LMS dovrebbe essere facile da usare sia per gli amministratori che per i dipendenti. La chiave è un'interfaccia utente facile da navigare e da comprendere fin dall'inizio, in grado di offrire una migliore esperienza d’uso.
15. Modelli di corso
Una funzione che vorrai trovare in un LMS è la possibilità di creare i tuoi materiali didattici tramite modelli di corso, risparmiando tempo ed energia.
Puoi scegliere un modello vuoto oppure optare per un argomento standard come l’Onboarding. Il modello ti guida poi attraverso ogni fase della creazione del corso, rendendo questa funzione davvero un grande risparmio di tempo.
16. Contenuti multimediali
Non riuscirai a mantenere a lungo l’attenzione dei tuoi dipendenti con corsi composti solo da testo. I contenuti multimediali, come immagini, infografiche, registrazioni video e altri elementi interattivi aggiungono varietà alle informazioni presentate e tengono i partecipanti più attenti e coinvolti.
17. Accessibilità da remoto e da mobile
Poiché il lavoro da remoto è più diffuso e promosso che mai, è logico che il software di gestione della formazione debba essere facilmente accessibile anche a chi lavora da remoto.
Questo può essere offerto tramite una classe virtuale, un’app speciale per dispositivi mobili o corsi scaricabili da consultare offline. Offrire flessibilità per stili e bisogni di apprendimento diversi migliora anche il coinvolgimento e la partecipazione dei dipendenti.
18. Personalizzazione e branding
Spesso chiamata "white labeling", molte piattaforme LMS consentono di adattare l’ambiente di apprendimento per rappresentare meglio la tua azienda e offrire un’esperienza formativa più coerente.
Le personalizzazioni più richieste includono la possibilità di aggiungere il proprio logo aziendale, i colori e i caratteri della corporate identity alla piattaforma didattica.
19. Personalizzazione
Una funzione interessante è la possibilità per il sistema di consigliare corsi di formazione e programmi basati sulla posizione e sulle mansioni dell’utente. Quando gli utenti vedono un sistema che conosce chi sono e cosa fanno, si sentiranno più coinvolti—portando così a dipendenti più impegnati.
Strumenti più avanzati utilizzeranno l’IA per conoscere meglio il discente e i suoi obiettivi specifici, fornendo raccomandazioni più mirate.
20. Raggruppamento
Questa utile funzionalità dell’LMS consente agli amministratori di raggruppare i corsi di formazione secondo le necessità. La maggior parte delle aziende impiega una varietà di ruoli, quindi è importante poter personalizzare la formazione per uno specifico gruppo di dipendenti.
Ad esempio, un ospedale desidera utilizzare un modulo formativo nel reparto di emergenza sia per infermieri che per medici. Tuttavia, vuole fornire corsi e materiali didattici diversi a ciascun gruppo. Il raggruppamento consentirebbe agli amministratori di assegnare a infermieri e medici i rispettivi corsi in base al loro ruolo.
21. Strumenti di valutazione
Strumenti di valutazione come quiz, compiti, valutazioni tra pari, sondaggi, simulazioni, rubriche e monitoraggio dei progressi permettono agli utenti di mettere alla prova le proprie competenze e individuare opportunità di miglioramento.
Questo offre a discenti e manager informazioni sui punti di forza e di debolezza dei loro team, incentivando un cambiamento positivo. Come si può immaginare, ciò è utile per attività come la mappatura delle competenze e la pianificazione della forza lavoro.
22. Certificati
Un LMS dovrebbe facilitare la creazione di certificati. Dopo aver completato un programma di formazione o un modulo didattico, i dipendenti devono ricevere un certificato di completamento, offrendo così un senso di realizzazione e una prova dell’avvenuta formazione.
I certificati possono inoltre aiutare a confermare il completamento della formazione ai fini della conformità normativa, soprattutto per chi non dispone di accesso amministrativo ai progressi degli utenti.
Esempio di template di certificato Docebo.
23. Supporto multilingue
In un mondo in cui assumere lavoratori internazionali è sempre più la norma, poter creare e gestire le traduzioni da un’unica piattaforma è una funzionalità molto utile! Alcune funzionalità utili qui:
- Integrazione con servizi di traduzione
- Contenuti distribuiti automaticamente nella lingua preferita dell’utente
- Versioni da sinistra a destra o da destra a sinistra.
24. Integrazioni
Utilizzare un LMS che si integra facilmente con altre piattaforme SaaS e sistemi aziendali che già usi è sempre vantaggioso. Le integrazioni LMS con sistemi di gestione del capitale umano o di talent management sono utili, poiché aiutano a collegare i dati di formazione dei dipendenti con altri dati del personale.
I dati sul completamento dei corsi da un LMS possono inoltre aiutarti a prendere decisioni più informate sulla gestione delle performance e possono segnalare eventuali lacune nei processi di formazione, dove i dipendenti necessitano di ulteriore supporto.
25. Analisi dei dati e reportistica
Quando è facile estrarre dati e analizzare l’attività formativa, valutare i progressi dei discenti e i bisogni dell’organizzazione e dei lavoratori diventa semplice. Le funzionalità di analisi dei dati e reportistica consentono di:
- Analizzare i progressi e i tassi di completamento
- Eseguire vari report su metriche di apprendimento specifiche
- Individuare quali dipendenti sono certificati in specifiche aree
- Monitorare la conservazione delle conoscenze tramite i punteggi dei quiz
- Identificare nuovi bisogni formativi
- Comprendere meglio il livello di coinvolgimento dei discenti
26. Sicurezza
Una piattaforma LMS sicura e protetta è indispensabile. I sistemi di gestione dell’apprendimento dovrebbero includere almeno le seguenti funzionalità di sicurezza:
- Requisiti per password robuste
- Verifica in due passaggi
- Backup automatici dei dati
- Accesso limitato ai dati dei clienti
- Possibilità di monitorare l'attività del sistema tramite report di audit
- Ruoli e permessi utente assegnati.
Un sistema di gestione dell’apprendimento contiene informazioni sensibili, tra cui dati degli utenti e potenzialmente dettagli riservati dell’azienda—quindi è fondamentale che l’LMS che scegli abbia una componente di sicurezza solida.
Come scegliere il miglior sistema di gestione dell’apprendimento
Ora che hai una comprensione più approfondita delle funzionalità essenziali di un LMS, potresti domandarti: e adesso? Come puoi determinare qual è l’LMS giusto per te?
Consiglio di porti le seguenti domande per focalizzare le tue esigenze:
Quali sono le esigenze formative della tua azienda?
Fai una valutazione onesta della formazione della tua azienda. Dove sei ora e dove vuoi arrivare? Cosa ha funzionato? Cosa non ha funzionato? Ora è il momento di raccogliere feedback dai dipendenti per assicurarti di avere un quadro chiaro della direzione da prendere.
Cosa desideri da un LMS?
Dopo aver deciso quali sono le esigenze della tua azienda, è il momento di determinare cosa ti serve da un LMS. Consulta le funzionalità chiave sopra elencate mentre valuti la direzione da prendere.
È anche importante decidere quali funzionalità non vuoi in un LMS. Questo ti aiuterà a restringere la lista durante la ricerca dei fornitori.
Quali opzioni rispettano il budget della tua azienda?
Anche se desideri scegliere un LMS di qualità, è importante assicurarti di rimanere entro i limiti di budget aziendali. Una volta definito il budget, fai una lista di tutti gli LMS che rientrano nei parametri (la nostra guida ai prezzi degli LMS può aiutarti anche qui).
Quanto è grande la tua organizzazione?
Esistono diversi tipi di LMS progettati per supportare aziende di dimensioni differenti. Ad esempio, ci sono LMS specifici per le piccole imprese oppure altri pensati per le esigenze delle grandi aziende. Se cerchi uno strumento per la formazione aziendale, può essere utile considerare anche un LMS aziendale.
Ma non preoccuparti troppo su quale tipo di LMS possa servirti, poiché molti fornitori offrono pacchetti che soddisfano comunque tutte e tre queste categorie.
Ricorda, la decisione di scegliere un LMS è tua e dipende dalle necessità della tua azienda—prenditi il tempo per ricercare diverse opzioni e poi implementa il sistema giusto per le esigenze del tuo business: sarà uno sforzo che ripagherà!
Per ulteriori indicazioni su come scegliere la piattaforma LMS più adatta alla tua azienda, scopri la selezione di People Managing People dei migliori sistemi di gestione dell'apprendimento.
