Vantaggi dell'assunzione di dipendenti da remoto

Prima di passare alle indicazioni operative per l'assunzione di dipendenti da remoto, spendiamo qualche parola sul motivo per cui potresti prendere in considerazione questo percorso.

• Accesso a un bacino di talenti più ampio: un processo di assunzione da remoto consente di attingere a un bacino di talenti globale, senza i limiti dei confini geografici. Ciò aumenta le possibilità di trovare la persona perfetta per ruoli specifici, con competenze ed esperienze diverse.
• Risparmio sui costi: puoi risparmiare sui costi associati al mantenimento di uno spazio ufficio fisico, inclusi affitto, utenze e forniture per ufficio. Inoltre, i dipendenti da remoto potrebbero accettare stipendi più bassi in cambio della flessibilità e del risparmio sugli spostamenti.
• Forza lavoro diversificata: l'assunzione da remoto favorisce una forza lavoro più diversificata, poiché i datori di lavoro non sono limitati all'assunzione di candidati provenienti da una regione specifica. Questa diversità può portare prospettive e idee differenti, stimolando l'innovazione e la creatività.
• Maggiore benessere dei dipendenti: il lavoro da remoto può favorire una migliore salute mentale e un maggiore benessere generale dei dipendenti, poiché consente loro di avere più controllo sull'ambiente di lavoro e di mantenere un equilibrio migliore tra vita professionale e privata.
• Continuità aziendale: una squadra da remoto può essere disponibile ininterrottamente e rendere la tua azienda più resiliente nei periodi di crisi.

Ricordo che una volta dovetti cercare un ingegnere iOS a Grimsby, nel Regno Unito, perché il nostro ufficio si trovava lì e, posso dirlo, nessuno si stava divertendo. Né noi, né la squadra, né i candidati.

Dopo mesi di ricerche inconcludenti, decidemmo di assumere da remoto e completammo l'assunzione nel giro di un mese.

Author's Tip

L’assunzione da remoto offre anche l’opportunità di concentrare nuovamente gli sforzi sui valori aziendali e su ciò che unisce le persone, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Quando vedo organizzazioni in preda al panico perché temono di perdere la “cultura aziendale” insieme alla sede fisica, dico: “Mi dispiace che non aveste una cultura aziendale, avevate una cultura dell’ufficio”.

Come assumere dipendenti da remoto

Passiamo dunque all'argomento. Assumere lavoratori da remoto significa adattare il tuo attuale processo di assunzione per tenere conto di aspetti come le differenze linguistiche e i luoghi in cui cercherai i candidati. 

Ecco su cosa concentrarti:

Modificare le descrizioni delle posizioni

Uno dei primi passi consiste nel rivedere le descrizioni delle posizioni per assicurarti che siano facili da comprendere per pubblici diversi. Ciò significa scriverle in un linguaggio accessibile e privo di espressioni colloquiali. 

Ad esempio, cerca di evitare cliché come “persona intraprendente” o di rendere “buon senso dell'umorismo” un requisito.

Le persone possono parlare un ottimo inglese senza necessariamente comprendere le espressioni colloquiali e nessuno dovrebbe leggere la descrizione della tua posizione con un dizionario. 

Assicurati che eventuali limitazioni, come stipendio, fuso orario o turni, siano messe bene in evidenza nella descrizione della posizione.

Inoltre, mi piace sempre indicare il tipo di mentalità che stiamo cercando, cioè una persona imprenditoriale e proattiva.

Il lavoro da remoto comporta generalmente una minore microgestione, ma ciò significa che è necessario svolgere molto lavoro in autonomia.

I potenziali candidati dovrebbero essere pronti ad affrontare questa situazione e riuscire a dimostrarlo durante un colloquio, mostrando esempi di occasioni in cui hanno individuato e risolto proattivamente dei problemi o hanno comunicato efficacemente con più parti interessate per portare a termine da remoto un progetto complesso.

Per saperne di più sulla redazione delle descrizioni delle posizioni, consulta il mio articolo su come scrivere una descrizione della posizione.

Diversificare la pubblicazione delle offerte di lavoro

Sebbene alcune delle principali bacheche di offerte di lavoro stiano cercando di accogliere un numero maggiore di posizioni da remoto, potresti prendere in considerazione le bacheche specializzate in offerte di lavoro da remoto.

La maggior parte è a pagamento, ma ce ne sono alcuni gratuiti. I miei suggerimenti sono: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Un buon sistema di tracciamento dei candidati ti aiuterà a creare il tuo bacino di candidati e a gestirli durante il processo.

È inoltre importante sviluppare una pagina dedicata alle assunzioni efficace per promuovere le posizioni aperte ai potenziali candidati che potrebbero seguire direttamente la tua azienda.

Il software per le pagine dedicate alle carriere può rendere molto più semplice la gestione di questo processo, mantenendo al contempo coerenti le tue offerte di lavoro con il tuo marchio come datore di lavoro.

Qualche consiglio in più per preparare i colloqui

I colloqui da remoto possono richiedere una preparazione maggiore da parte tua e di chiunque nel tuo team li conduca.

Devi assicurarti di essere preparato sia per quanto riguarda l'attrezzatura sia per quanto riguarda l'atteggiamento:

Assicurati di avere una buona configurazione per i colloqui da remoto. Non ti servono una videocamera 4K e attrezzatura da streamer o da youtuber, ma assicurati di essere ben visibile in video e che ci siano poche distrazioni quando conduci i colloqui. 

L'ideale è trovarti alla scrivania: evita di fare colloqui in auto o mentre ti stai recando da qualche parte, perché ti distrarresti e sarebbe irrispettoso nei confronti del tempo dell'altra persona. 

Cerca sempre di usare il video per poter creare un legame maggiore con la persona e, ove possibile, chiedile di usare il video almeno una volta durante il processo. 

Dovrai cogliere molte informazioni da una videochiamata, il che può essere più difficile, e questo significa che probabilmente dovrai dedicare più tempo a ciascun candidato. 

E, proprio come potresti aver bisogno di più tempo per farti un'idea, anche loro potrebbero averne bisogno per comprendere meglio te e la tua azienda. 

Concentrati sul dedicare tempo a ciascun candidato per aiutarlo a comprendere la tua cultura e gli obiettivi del team o dell'azienda.

Potrebbe provenire da una cultura diversa, quindi devi assicurarti che comprenda le aspettative e le norme e che le accetti.

Ad esempio, se siete un team molto collaborativo, ma magari il candidato ha lavorato come collaboratore esterno, ricevendo semplicemente un progetto da consegnare senza molta comunicazione, assicurati di spiegargli la differenza e di verificare che per lui vada bene.

Inoltre, se stai intervistando persone da remoto mentre ti trovi in ufficio, preparati a rispondere a domande su come la tua azienda sta equilibrando il lavoro dei dipendenti in ufficio e da remoto in termini di opportunità o visibilità. 

Una nota sui colloqui tra culture diverse. Se apri il tuo bacino di candidati al mondo intero, è meglio che tu sia preparato a ogni tipo di stile comunicativo. 

Ti consiglio La mappa della cultura di Erin Meyer come buona introduzione alla comunicazione interculturale.

Per ulteriori consigli su come migliorare i colloqui in generale, dai un'occhiata al mio articolo la chiave per colloqui mirati e coinvolgenti, in cui illustro i colloqui strutturati e standardizzati, ancora più importanti nel reclutamento da remoto.

Inoltre, se hai bisogno di aiuto per trovare un software che faciliti i colloqui da remoto, dai un'occhiata all'articolo di People Managing People sui migliori software per colloqui video attualmente disponibili sul mercato.

Più pazienza quando fai un'offerta 

Come sempre, assicurati di essere ben informato e adeguatamente preparato a fare un'offerta prima di arrivare anche solo vicino a questa fase.

Un'offerta può richiedere un po' più di scambi con i candidati da remoto e forse un po' più di accompagnamento per guidare le persone attraverso il tuo processo, poiché potrebbe essere la prima volta che un candidato entra in contatto con un'azienda del tuo Paese. 

Armati di pazienza. 

Per saperne di più su come fare un'offerta, dai un'occhiata al mio articolo su come fare un'offerta di lavoro.

Le migliori pratiche per assumere dipendenti da remoto

Assumere dipendenti da remoto richiede processi e pratiche diversi. Ecco alcune buone pratiche da seguire mentre espandi la tua forza lavoro da remoto.

Informati sulle leggi locali in materia di lavoro

Quando assumi lavoratori da remoto, è importante innanzitutto familiarizzare con le leggi sul lavoro degli Stati o dei Paesi in cui risiedono i potenziali dipendenti da remoto. 

Ciò include la comprensione delle normative relative all'orario di lavoro, al salario minimo, ai benefit e alle procedure di licenziamento.

Crea una strategia retributiva globale

In definitiva, la retribuzione è il motivo principale per cui la maggior parte di noi va al lavoro, quindi vale la pena riflettere su come affrontare questo aspetto quando si assume da remoto.

Come consiglia Liam Reese nel suo eccellente articolo sulla retribuzione globale, “La maggior parte delle organizzazioni sceglierà di localizzare la retribuzione di base, quindi è qui che dovete dedicare del tempo alla ricerca delle tariffe di mercato locali e poi apportare modifiche in base alla vostra strategia per ciascun ruolo (al di sotto, in linea o al di sopra del mercato).

Naturalmente, dovete anche tenere conto delle normative locali, comprese le leggi sul salario minimo, le norme sugli straordinari, le implicazioni fiscali e gli obblighi relativi ai benefit.

Se non disponete delle risorse per effettuare questo tipo di analisi per ogni ruolo in ogni Paese, potete sempre apportare modifiche in base al costo della vita. Questo potrebbe essere rilevante anche per i Paesi in cui non avete molti ruoli.”

Mostrate fin da subito la vostra cultura del lavoro da remoto

Quando assumete da remoto, i candidati non hanno il vantaggio di visitare il vostro ufficio, vedere come collaborano i team o cogliere la vostra cultura attraverso interazioni informali. 

Spetta quindi a voi mostrare attivamente loro com’è lavorare con il vostro team.

Questo significa presentarli ai futuri colleghi, non solo ai responsabili delle assunzioni, e permettere loro di ascoltare come le persone comunicano e collaborano. 

Potete anche condividere elementi come le vostre regole di comportamento su Slack, un estratto del manuale aziendale o persino un breve video di Loom che mostri le abitudini del vostro team.

Potete inoltre dare ai candidati un assaggio dei vostri valori in azione. Se dite di dare la priorità alla comunicazione asincrona o di puntare molto sull’autonomia, mostrate come questo si traduce nella pratica: spiegate come organizzate le riunioni quotidiane o prendete decisioni senza riunioni interminabili.

È inoltre positivo essere sinceri sulle difficoltà (“Stiamo ancora definendo la cadenza ideale delle riunioni”). Questa trasparenza crea fiducia e aiuta i candidati a sentirsi in grado di fare una scelta consapevole, invece di aderire semplicemente a una presentazione ben confezionata.

Valutate il supporto di esperti

Gestire la miriade di leggi sul lavoro e procedure di elaborazione delle paghe poco familiari in una nuova giurisdizione può essere eccessivo per alcune organizzazioni.

Per questo molte organizzazioni scelgono di utilizzare un servizio di datore di lavoro registrato. Ciò consente di assumere rapidamente dipendenti a tempo pieno senza dover costituire un’entità estera o occuparsi dell’elaborazione delle paghe.

In alternativa, potete assumere collaboratori a contratto oppure costituire un’entità estera e collaborare con una PEO o una società di consulenza HR locale per assicurarvi di procedere correttamente.

Considerazioni sull’assunzione di dipendenti da remoto

Ampliare il bacino di talenti a cui avete accesso è un’ottima idea, ma può comportare alcune complicazioni.

Gestione delle paghe

La gestione delle paghe può essere complessa, soprattutto per le piccole imprese. Elaborare le paghe in giurisdizioni diverse aggiunge complessità e rischi se non viene fatto correttamente.

Calcolo della retribuzione

Decidere una retribuzione equa per i lavoratori da remoto implica considerare le tariffe salariali locali, il costo della vita e i benefit previsti.

Rischio di stabile organizzazione

Avere una presenza aziendale in un altro Paese può assoggettarvi a imposte societarie e a ulteriori obblighi di conformità.

La stabile organizzazione si riferisce alla soglia minima che, una volta superata, fa scattare l’assoggettamento di un’azienda alla tassazione e alle normative di un altro Paese.

Errata classificazione dei dipendenti come collaboratori a contratto

L’errata classificazione dei lavoratori può comportare multe, sanzioni e controversie legali. Per questo è importante definire chiaramente i ruoli lavorativi e valutare la possibilità di convertire i collaboratori a contratto in dipendenti per rimanere conformi (per orientarvi in questo complesso argomento, vi consiglio di leggere subito la nostra spiegazione sull’errata classificazione dei dipendenti e su come evitarla.)

Diritti di proprietà intellettuale e sulle invenzioni

Le assunzioni internazionali possono complicare la protezione della proprietà intellettuale (IP) a causa delle diverse leggi in materia e degli ambienti di lavoro da remoto.

Tassazione dei dipendenti da remoto

Determinare dove i dipendenti da remoto devono pagare le imposte è fondamentale. Capire come gestire questo aspetto può essere difficile e potrebbe richiedere la consulenza di un fornitore di servizi che vi aiuti a comprendere gli ostacoli legati alla conformità e le prassi fiscali estere.

Preparare i dipendenti da remoto al successo

Gestisco team da remoto da alcuni anni ormai, quindi ho pensato di condividere un paio di insegnamenti per aiutarti a mettere i tuoi dipendenti da remoto nelle condizioni di avere successo.

Onboarding approfondito 

Fare onboarding a qualcuno da remoto è più difficile che accoglierlo in ufficio, perché spesso si riduce a una riunione dopo l'altra e ai tempi morti tra una riunione e l'altra, durante i quali la persona deve limitarsi a leggere meccanicamente o ad aspettare la prossima attività.

Ci sono un paio di aspetti su cui mi concentro per rendere il processo di onboarding da remoto il più fluido possibile: 

• Assicurati di essere pronto a inviare in anticipo tutte le informazioni e le attrezzature.
• Inizia a invitarli alle riunioni di aggiornamento e alle chiamate anche prima del primo giorno, in modo che possano già riconoscere i nomi e sapere a chi eventualmente rivolgersi quando inizieranno. 
• Se hai un viaggio aziendale in programma in prossimità della data di inizio, chiedi se la persona appena assunta può partecipare (ma assicurati di rispettare il suo tempo: potrebbe non essere in grado di partecipare a tutte le riunioni o ai viaggi, dato che potrebbe dover concludere il lavoro precedente).

Per saperne di più, dai un'occhiata a questi 11 consigli per fare onboarding ai dipendenti da remoto.

Adattare il feedback

Quando gestisci un team da remoto, spesso farai affidamento sull'intraprendenza e sullo spirito imprenditoriale dei membri del tuo team. 

Come già detto, mi piace includere questo aspetto nelle descrizioni delle posizioni. Ma devi assicurarti di fornire comunque a tutti feedback e indicazioni tempestivi 

Potresti non aver avuto l'opportunità di costruire un rapporto altrettanto stretto con i membri del tuo team, dato che lavorano da remoto

Per questo è fondamentale cercare di comprendere il più possibile la situazione e il modo di pensare della persona prima di fornire un feedback. 

Assicurati di porre domande come “A che punto siamo con questo? Quali ostacoli prevediamo/quali ostacoli abbiamo? Di cosa hai bisogno da parte mia per aiutarti a portare a termine questa attività?”. 

Mi piace anche discutere con il mio team degli obiettivi che ho fissato per il trimestre successivo, per confrontarli con ciò che sta accadendo a ciascuno individualmente e poi al gruppo nel suo insieme. Verifico e definisco gli obiettivi principali una volta a trimestre, dopodiché controlliamo ogni mese i progressi compiuti. 

Controllo regolarmente anche gli obiettivi individuali durante i nostri incontri 1:1 ogni due settimane e utilizzo questo momento anche per verificare come sta la persona.

Non vedendo le persone di persona, non puoi sapere se il loro bambino è malato o se stanno affrontando problemi che potrebbero influire temporaneamente sul loro lavoro, quindi non saltare a conclusioni affrettate. 

Puoi iniziare le riunioni chiedendo di scegliere tra rosso/giallo/verde oppure un valore su una scala da 1 a 10, per capire come si sente il tuo team. Assicurati di ricontattare le persone che stanno dando segnali (valori bassi oppure giallo/rosso)

Il contesto è fondamentale, ma in un ambiente da remoto si perde più facilmente; quindi assicurati di dedicare del tempo a comprendere meglio il tuo team e non limitarti a fare verifiche superficiali.

Team building 

Per creare un rapporto, mi piace dedicare del tempo a interazioni informali e non legate al lavoro. Potrebbe trattarsi di un aperitivo o di un momento per bere il tè insieme.

Potrebbe essere una sessione di gioco durante la pausa pranzo oppure la creazione di un server Discord dove le persone possano entrare in una stanza solo audio (per contrastare la stanchezza da videochiamate) e interagire quanto desiderano mentre svolgono il lavoro. 

Le persone possono anche condividere più schermi contemporaneamente, per facilitare ulteriormente la collaborazione.

Proprio ora, mentre scrivo, sono in un server Discord dopo il lavoro con i miei amici, che stanno giocando, e non mi sento affatto stanco dopo un'intera giornata di videochiamate. 

Assumere da remoto può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi

Assumere da remoto è un ottimo modo per assicurarti di trovare la persona migliore per il ruolo, anziché la persona migliore entro una certa distanza.

Sì, può richiedere molto impegno per essere fatto bene, ma i vantaggi sono notevoli, perché puoi ottenere una tale varietà di punti di vista.

Nella mia azienda apprezziamo molto ascoltare le diverse prospettive delle persone, perché puntiamo a creare un prodotto globale.

Il lavoro da remoto non è una moda passeggera e non è più riservato soltanto ai pochi “nomadi digitali”: è un cambiamento nel paradigma del lavoro.

Per ulteriore aiuto nella ricerca dei talenti di cui hai bisogno, dai un'occhiata a questi consigli per la ricerca dei candidati, ai consigli specifici per assumere dipendenti internazionali oppure ai suggerimenti per costruire un solido marchio del datore di lavoro in grado di attrarre candidati.

Domande frequenti su come assumere dipendenti da remoto

Quali sono i ruoli più comuni per i lavoratori da remoto?

I ruoli da remoto più comuni includono:

• Sviluppatori software
• Professionisti del marketing
• Operatori dell'assistenza clienti
• Progettisti
• Creatori di contenuti
• Responsabili di progetto.
  

I ruoli che si basano sugli strumenti digitali e sul lavoro autonomo si adattano generalmente bene agli ambienti da remoto.

Qual è il modo migliore per pagare i dipendenti da remoto?

Se te ne occupi autonomamente, puoi utilizzare piattaforme globali per la gestione delle buste paga come Deel, Remote.com o Papaya Global per gestire la conformità normativa, le imposte e le conversioni valutarie.

In alternativa, puoi assumere tramite un datore di lavoro ufficiale (EOR) se non disponi di un'entità locale nel Paese del dipendente.

È più economico avere dipendenti da remoto?

Spesso sì: le aziende risparmiano sugli spazi per gli uffici, sulle utenze, sui trasferimenti e, in alcuni casi, sugli stipendi, a seconda del costo della vita nell'area geografica.

Tuttavia, è necessario considerare anche costi come le indennità per gli strumenti tecnologici necessari al lavoro da remoto, i servizi globali per la gestione delle buste paga e le spese locali per la conformità normativa.

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