Cos’è un Software di Gestione delle Attività e Come Può Aiutarti?
Il software di gestione delle attività ti consente di organizzare, dare priorità e monitorare le singole attività per raggiungere i tuoi obiettivi o portare a termine un progetto. Pensalo come la tua lista di cose da fare digitale. È perfetto per affrontare grandi progetti un passo gestibile alla volta. Ecco come questo strumento mantiene il tuo lavoro efficiente e senza stress.
Gestione delle attività vs. Gestione dei progetti
Il tuo migliore amico vuole organizzare una festa di fidanzamento e tu hai il compito di occuparti dell’organizzazione, grazie alle tue doti nel pianificare feste.
Pianificare la festa è essenzialmente un progetto che devi completare. Ma dovrai svolgere una serie di compiti più piccoli (prenotare la location, il catering, ecc.) per portare a termine il progetto completo (la festa).
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La linea di confine è sottile.
Quando gestisci un progetto hai in mente una data e un obiettivo—l’insieme generale. La gestione dei progetti ha un ambito più ampio in cui il responsabile deve considerare fattori come il controllo dei costi, i flussi di lavoro e le risorse disponibili.
La gestione delle attività riguarda la gestione di un aspetto del progetto alla volta. Ad esempio, quando gestisci attività, dovrai considerare la scadenza e la priorità dell’attività, l’assegnazione e lo stato di avanzamento. Tutto questo è già parecchio da gestire, ma uno strumento di gestione delle attività può semplificarti il lavoro.
Vantaggi del software di gestione delle attività
Il software di gestione delle attività ti consente di monitorare tutti gli aspetti della gestione delle attività da un’unica dashboard, ma non è tutto.
Quando costruisci un business case per un nuovo software, ci sono elementi da mettere in evidenza affinché la leadership possa valutarli. Ecco alcuni punti fondamentali da considerare riguardo il software di gestione delle attività:
- Riduce il rischio di perdita di informazioni: Potresti avere un numero vertiginoso di documenti, password e informazioni che scambi con gli assegnatari mentre completano le attività. Uno strumento di gestione delle attività riduce il rischio di perdita delle informazioni perché permette di raccogliere tutto in un unico posto.
- Delegazione semplice e collaborazione migliorata: Non serve inviare email ai membri del team o chiamarli in ufficio per assegnare singole attività. Quando assegni un compito a un membro tramite uno strumento di gestione delle attività, lui riceverà una notifica riguardo l’assegnazione. Puoi poi utilizzare la sezione dei commenti per collaborare sulle attività di gruppo da remoto.
- Prioritizzazione efficace: La possibilità di definire le priorità delle attività per i tuoi dipendenti è uno dei vantaggi più importanti di uno strumento di gestione delle attività. I membri del tuo team potrebbero avere difficoltà nel passare da un’attività all’altra. La prioritizzazione permette loro di gestire meglio il tempo e fornisce una visione più chiara dell’ordine in cui svolgere i compiti assegnati.
- Maggiore concentrazione: Uno strumento di gestione delle attività elimina la percezione di dover completare un grande compito entro una scadenza. Il motivo è che consente di suddividere il lavoro in attività più piccole e gestibili, facilitando la concentrazione.
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Funzionalità del software di gestione delle attività
Gli strumenti di gestione delle attività includono un portfolio di funzionalità che sono un sottoinsieme rispetto ai software di project management come Trello e Asana. Ecco le funzionalità più comuni del software di gestione delle attività:
1. Pianificazione e programmazione
Pianificazione e programmazione sono le funzionalità più basilari di uno strumento di gestione delle attività. La pianificazione comporta suddividere tutto il flusso di lavoro in attività semplici. Una volta che hai le attività pronte da assegnare, puoi impostarne la scadenza oppure renderle ricorrenti.
Ad esempio, crei un elenco di attività con tre attività: onboarding di un nuovo dipendente, preparazione della sua postazione e revisione della prima settimana per verificare se il nuovo assunto si sta ambientando. Hai assegnato questi compiti a membri diversi del team. Dopo averli assegnati, monitori l’avanzamento mano a mano che i membri lavorano su questi compiti.
2. Collaborazione
La collaborazione può essere difficile senza un sistema, soprattutto in un ambiente di lavoro remoto. I membri del team non possono affidarsi ai fogli di calcolo per compiti complessi, almeno senza rischiare di perdere la pazienza, perché potrebbero esserci diverse sotto-attività, dipendenze tra i compiti o traguardi intermedi.
Un solido sistema di gestione delle attività online ottimizza i processi di collaborazione nel team. I membri del gruppo possono scambiarsi informazioni e ricevere aggiornamenti sulle attività in corso, e i supervisori possono fornire risposte alle domande sulle attività individuali e monitorare l'avanzamento dei lavori grazie a un sistema di gestione delle attività.
3. Automazione
L'automazione semplifica la gestione di compiti complessi. Ad esempio, pensa alle attività che richiedono collaborazione tra più team di progetto, l'approvazione da parte dei responsabili a diversi step e la notifica dei membri del gruppo in più occasioni mentre l'attività progredisce.
Gestire manualmente compiti complessi è inefficiente, ed è per questo che molti sistemi di gestione delle attività offrono soluzioni automatizzate. L'automazione può liberare una parte considerevole del tuo tempo che altrimenti spenderesti in attività ripetitive.
Tuttavia, non sei obbligato a utilizzare solo le automazioni integrate nel sistema di gestione delle attività. Puoi infatti automatizzare i processi anche autonomamente tramite integrazioni.
Ad esempio, se vuoi ricordare a un assegnatario che una attività sta per scadere entro 24 ore, puoi utilizzare una integrazione con Zapier per inviare il promemoria tramite la sezione commenti del tuo strumento di gestione attività o con un messaggio Slack.
4. Visualizzazioni
Il software di gestione delle attività offre diverse modalità collaborative di visualizzazione, in base alle preferenze. La maggior parte mette a disposizione almeno una visualizzazione calendario e le bacheche kanban. Alcuni strumenti offrono però opzioni aggiuntive come diagrammi di Gantt, timeline, elenchi e visualizzazione a griglia.
I modelli kanban sono particolarmente popolari. Forniscono uno schema semplice ed efficace per ogni fase del processo. Puoi delegare compiti per ogni fase del progetto e interagire in tempo reale con gli assegnatari.
5. Monitoraggio del tempo
Il monitoraggio del tempo è una funzione importante da ricercare in un sistema di gestione delle attività. Avere dati su quanto tempo viene speso per ogni attività di progetto permette di identificare colli di bottiglia e attività che consumano molte risorse.
Avrai bisogno delle funzionalità di monitoraggio del tempo anche se la tua azienda assume spesso su base oraria o gestisce progetti la cui fatturazione dipende dalle ore lavorate.
Potrai consentire ai dipendenti o ai collaboratori di registrare direttamente le ore lavorate all'interno del software di gestione delle attività. La direzione potrà poi visualizzare periodicamente i dati delle schede orarie per migliorare la gestione delle risorse, verificare le buste paga o per la fatturazione.
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Come gestire le attività
La maggior parte degli strumenti di gestione delle attività segue un processo comune. Se ti stai chiedendo come funziona questo processo, lo abbiamo illustrato a grandi linee qui sotto.
1. Crea e assegna le attività
Creare e assegnare attività è solitamente un'operazione rapida e semplice. Basta creare la task, aggiungere i dettagli rilevanti per l'assegnatario, impostare una data di scadenza e assegnare la scheda.
Ad esempio, quando si inserisce un nuovo dipendente, è necessario assegnare attività per la documentazione, informarlo su chi contattare per ricevere aiuto o risorse, e coordinarsi con il personale per predisporre la postazione. Tutte queste attività possono essere assegnate direttamente dallo strumento di gestione.
Alcuni strumenti potrebbero permettere l'importazione di fogli di calcolo se si posseggono già task inserite in un file Excel. Dopo aver aggiunto le attività, puoi creare dei modelli così da non dover creare tutto da zero in futuro.
2. Collabora
Gli strumenti di gestione delle attività possono offrire un'interfaccia interattiva che rende la gestione dei flussi di lavoro e la collaborazione semplici e intuitive. Una volta assegnato un compito, l'assegnatario può porre domande sulle attività da consegnare o avvisare il responsabile di eventuali ritardi tramite la sezione commenti.
3. Monitora i progressi
Il tuo gruppo può aggiornare l'avanzamento delle attività utilizzando una soluzione di gestione delle attività.
Immagina questo.
Hai assegnato a un membro del tuo team il compito di prepararsi per l'orientamento dei nuovi dipendenti programmato per la prossima settimana. Hai aggiunto una lista di cose da fare con tre punti: predisporre il proiettore, far sì che un membro dello staff sistemi le sedie e ordinare caffè e ciambelle.
Hai assegnato compiti simili con checklist ad altri 4 membri del team. I membri spuntano le caselle quando terminano i compiti e ti taggano nei commenti quando hanno bisogno di aiuto.
Bene fin qui? Ora, pensa a fare la stessa cosa senza uno strumento di gestione delle attività.
Capisci cosa intendo?
Punta alla semplicità e alla facilità
È facile lasciarsi attrarre da funzionalità appariscenti (che probabilmente non userai mai) e investire in uno strumento di gestione delle attività troppo complesso. Tuttavia, con i software di gestione delle attività, più è semplice, meglio è.
Il tuo obiettivo è rendere il processo di assegnazione, collaborazione e completamento delle attività più semplice per te e il tuo team. Un apprendimento troppo difficile renderà il cambiamento impegnativo per il tuo gruppo, e ti costringerà a investire più tempo per far ambientare i nuovi assunti al sistema di gestione delle attività.
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