41 viktige HR-policyer og beste praksiser (med eksempler)

Når en hvilken som helst oppstartsbedrift eller liten virksomhet utvider, blir utfordringene innen personalledelse stadig mer komplekse.

Etter hvert som flere og flere blir en del av organisasjonen, blir det stadig vanskeligere å sikre konsistens og håndtere ansattes problemer fra sak til sak. Løsningen er å utarbeide noen virksomhetspolicyer.

Denne artikkelen skal hjelpe deg med nettopp det – ved å gi deg en oversikt over personalpolicyer og -prosedyrer, komplett med eksempler.

La oss begynne med det grunnleggende.

Hva er HR-policyer?

Personalpolicyer er regler og prosesser som regulerer arbeidsforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Utarbeidelse av policyer er en av de sentrale HR-pilarene.

Hvorfor er HR-policyer viktige?

HR-policyer er en viktig del av hvordan virksomheten din er strukturert og regulert, slik at dere overholder regelverket og sørger for at handlinger er i tråd med kulturen. Noen fordeler med HR-policyer er:

• Beskriver rettighetene og ansvarsområdene til både arbeidsgivere og arbeidstakere
• Veileder ansatte og ledere og tydeliggjør forventet atferd
• Bidrar til å fremme en trygg og sunn arbeidsplass
• Gir et rammeverk for å løse konflikter og klager
• Bidrar til å effektivisere ulike HR-prosesser
• Bidrar til at virksomheten overholder lover og forskrifter.

Hvem administrerer HR-policyer?

Organisasjonens personalavdeling (eller den som har ansvaret for HR-aktiviteter) har ofte ansvaret for å utarbeide og vedlikeholde HR-policyer. De fleste HR-policyer gjelder for alle fast ansatte, midlertidig ansatte, deltidsansatte og heltidsansatte.

Samtidig som HR-policyene utarbeides, trenger du en plattform for dokumenthåndtering eller et system for håndtering av HR-policyer som kan hjelpe HR-teamet med å vedlikeholde, administrere og behandle detaljert informasjon om ansatte, personal­dokumenter, policyer og prosedyrer.

HR-team kan bruke systemer for håndtering av HR-saker til å overvåke etterlevelsen av virksomhetens policyer og løse problemer effektivt.

Typer HR-policyer

Det finnes mange typer HR-policyer og -prosedyrer som en virksomhet (og de ansatte) kan ha nytte av å innføre over tid, for eksempel helse og sikkerhet, trygghet, bruk av teknologi, ansattes atferd, permisjon, rekruttering og utvelgelse samt avslutning av arbeidsforhold.

Her er noen mer detaljerte eksempler på HR-policyer:

11 fordeler med HR-policyer

HR-policyer (menneskelige ressurser) kan spille en avgjørende rolle i effektiv ledelse av en organisasjon i takt med at den vokser. Her er noen av fordelene du bør vurdere.

1. Ensartethet og rettferdighet: HR-policyer sikrer at alle arbeidstakere behandles rettferdig og konsekvent, noe som bidrar til å opprettholde en følelse av rettferdighet og likhet som er viktig for arbeidstakernes moral og tilfredshet.
2. Tydelige retningslinjer: Disse policyene gir tydelige retningslinjer for beslutningstaking og forventet atferd. Denne tydeligheten bidrar til å redusere forvirring og misforståelser blant arbeidstakere og ledelsen.
3. Juridisk & regulatorisk samsvar: HR-policyer hjelper organisasjoner med å overholde lokale og internasjonale arbeidslover, og gir juridisk beskyttelse ikke bare for selskapet, men også for arbeidstakerne – noe som er avgjørende for å unngå juridiske problemer og bøter.
4. Forbedret effektivitet: Standardiserte policyer effektiviserer ulike HR-prosesser som rekruttering, introduksjon og resultatvurderinger, noe som kan føre til forbedret effektivitet.
5. Konfliktløsning: De gir en ramme for å håndtere og løse problemer og konflikter på arbeidsplassen. Dette bidrar til å opprettholde et harmonisk arbeidsmiljø.
6. Risikostyring: Godt definerte HR-policyer bidrar til å redusere risiko knyttet til arbeidsforhold. De gir retningslinjer for hvordan sensitive forhold som trakassering, diskriminering og arbeidstakerklager skal håndteres.
7. Resultatstyring: HR-policyer bidrar til å fastsette tydelige resultatstandarder og gir et grunnlag for å vurdere arbeidstakernes resultater. Dette bidrar til organisasjonens samlede produktivitet.
8. Organisasjonskultur: Policyer bidrar til å forme kulturen i en organisasjon. De fastsetter forventninger til atferd og samhandling, noe som kan fremme et positivt og produktivt arbeidsmiljø.
9. Utvikling av arbeidstakere: Policyer knyttet til opplæring og utvikling sikrer at arbeidstakere får muligheter til å lære og utvikle seg, noe som kan øke jobbtilfredsheten og bidra til at de blir værende i organisasjonen.
10. Rekruttering og det å beholde arbeidstakere: Tydelige HR-policyer kan gjøre en organisasjon mer attraktiv for potensielle arbeidstakere. De spiller også en rolle i å beholde ansatte ved å sikre rettferdig behandling og gi en tydelig vei for vekst og utvikling.
11. Økt engasjement blant arbeidstakerne: Policyer som fokuserer på arbeidstakernes trivsel, mangfold og inkludering, kan styrke arbeidstakernes engasjement og forpliktelse til organisasjonen.

HR-policyer er grunnleggende for en smidig og effektiv drift av en organisasjon i takt med at den vokser og endrer seg. De gir strukturen som trengs for å lede mennesker effektivt på en tilfreds, produktiv og juridisk samsvarende arbeidsplass.

Potensielle ulemper ved HR-policyer du bør vurdere

HR-policyene dine kan potensielt slå tilbake hvis de ikke er riktig utformet, implementert eller administrert.

Her er noen potensielle fallgruver du bør være oppmerksom på.

1. Overregulering og byråkrati: Omfattende HR-retningslinjer kan skape et rigid og byråkratisk arbeidsmiljø, hemme kreativitet og innovasjon og føre til ineffektivitet og frustrasjon på grunn av langsomme beslutningsprosesser.
2. Lik løsning for alle: Standardiserte retningslinjer kan unnlate å ivareta de unike behovene til ulike avdelinger eller enkeltpersoner, noe som kan føre til misnøye og redusert effektivitet når spesifikke utfordringer skal håndteres.
3. Motstand mot endring: Ansatte kan motsette seg retningslinjer de oppfatter som unødvendig begrensende eller overflødige, særlig hvis de innføres uten tilstrekkelig kommunikasjon eller hensyn til tilbakemeldinger fra de ansatte. Dette kan føre til manglende oppslutning og potensielle konflikter.
4. Negativ innvirkning på arbeidsmoralen og arbeidsgivermerkevaren: Strenge eller straffende retningslinjer kan svekke de ansattes arbeidsmoral og organisasjonens omdømme som arbeidsgiver, og potensielt gjøre det vanskelig å tiltrekke seg og beholde de beste talentene.
5. Juridisk risiko og etterlevelsesrisiko: Dårlig utformede, utdaterte eller manglende retningslinjer kan føre til juridiske utfordringer og problemer med HR-etterlevelse, noe som innebærer betydelig risiko for organisasjonen.

For å redusere disse ulempene er det viktig at organisasjoner:

• Regelmessig gjennomgår og oppdaterer HR-retningslinjene sine
• Sørger for at de kommuniseres tydelig og blir forstått
• Opprettholder en balanse mellom nødvendig regulering og fleksibilitet.

Det kan også bidra til å sikre at retningslinjene blir godt mottatt og relevante for arbeidsstyrkens behov, dersom de ansatte involveres i utviklingen av dem.

Er en HR-retningslinje det samme som en virksomhetsretningslinje eller veiledning?

Begrepene «HR-retningslinje», «virksomhetsretningslinje», «selskapspolicy» og «retningslinje for arbeidsplassen» brukes ofte om hverandre og viser til det samme. 

Noen virksomhetsretningslinjer kan imidlertid gjelde mer generell drift av organisasjonen og kan utarbeides og vedlikeholdes av en annen avdeling enn HR (for eksempel tilgang til lokaler, datasikkerhet, beredskap ved katastrofer osv.).

Retningslinjer er et sett med regler, ikke veiledninger. 

Ifølge HR-ekspert Tim Reitsma: «Når jeg hører ordet retningslinje, kan det oppfattes som et begrensende ord. Men hvis vi erstatter «retningslinje» med «veiledning», har det dessverre ikke den tyngden som er nødvendig.» 

Hvor finner man vanligvis HR-retningslinjer?

En viktig del av sjekklisten for nyansatte og introduksjonsprogrammet er å gjennomgå, sammen med den ansatte, de spesifikke retningslinjene som kan påvirke dem den første dagen eller i løpet av den første uken.

HR-retningslinjer kan foreligge som skriftlige retningslinjer, som digitale og/eller utskriftsvennlige retningslinjer og på steder som er lett tilgjengelige for de ansatte. 

De kan være lagret i HR-programvaren, eller noen ganger på et virksomhetsintranett eller delte stasjoner. De finnes ofte i arbeidsavtaler, personalhåndbøker og virksomhetens retningslinjehåndbøker. Detaljnivået i hver av disse vil imidlertid variere.

Hvorfor er ikke alle HR-retningslinjer inkludert i arbeidsavtalen?

Arbeidsavtalen i virksomheten din kan definere hvor mye ferie et teammedlem har krav på, mens en separat ferieretningslinje beskriver hvordan en ansatt kan søke om ferie, hvordan den godkjennes, hva som skjer hvis all ferien ikke brukes, osv. 

Inndelingen sikrer at arbeidsavtalen ikke blir unødvendig lang og kompleks. Den gjør det også mulig å tilpasse bestemte aspekter ved en enkeltpersons ansettelsesforhold, for eksempel hvor mye ferie vedkommende får (arbeidsavtalen), og holde dette atskilt fra den generelle ferieretningslinjen (personalhåndboken). 

Ved å dokumentere retningslinjer utenfor arbeidsavtalen kan de også oppdateres over tid uten at hver enkelt avtale må oppdateres.

Det er også nyttig å tilby en kortfattet versjon av personalhåndboken, spesielt for nyansatte, slik at man unngår å overbelaste dem med for mye informasjon allerede fra første dag.

Når bør du utvikle HR-retningslinjer?

Noen HR-retningslinjer kan være bestemt av organisasjonens behov, eller av at enkelte aspekter ved arbeidsforholdet blir for vanskelige å håndtere fra sak til sak. 

Andre retningslinjer bør utvikles proaktivt for å veilede, styrke eller beskytte ansatte, skape klarhet rundt organisatoriske spørsmål eller ivareta organisasjonens bredere interesser.

Her er noen generelle retningslinjer for når du bør utarbeide HR-retningslinjer.

Utarbeid retningslinjer som er direkte knyttet til arbeidsavtalen

Et godt sted å begynne er å utarbeide retningslinjer som er direkte knyttet til ansattgoder og rettighetene og ansvaret til både arbeidstakeren og arbeidsgiveren, slik de er beskrevet i arbeidsavtalen.

Mange arbeidsavtaler vil for eksempel spesifisere rett til ferie, ulike typer permisjonsordninger og hvordan arbeidsforholdet kan avsluttes (for eksempel ansettelse uten stillingsvern).

Tilhørende HR-retningslinjer vil gå mer i detalj om prosedyrene knyttet til disse forholdene.

Se avsnittet nedenfor for noen eksempler som kan hjelpe deg med å forstå hvordan iverksettingen av retningslinjer skiller seg mellom arbeidsavtalen og personalhåndboken.

Utarbeid retningslinjer som kreves av arbeidsrettslovgivningen

Når du er i tvil, kan du bruke gjeldende lover (provins-/delstatslover og føderale lover) og vanlig praksis innen arbeidsforhold som et annet utgangspunkt for å utarbeide retningslinjene. 

Det finnes mange lover og forskrifter om arbeidsforhold både i Canada og USA som fastsetter arbeidsgivernes minimumskrav når det gjelder mange av disse retningslinjene, for eksempel:

Utarbeid retningslinjer som vil ha en positiv innvirkning på ansatte og organisasjonen

Joerg Clement, en seniorleder i maskinsynbransjen, oppsummerer det best: 

“Implementering av prosesser og retningslinjer er grunnlaget for en organisasjons forpliktelse til kontinuerlig forbedring. Kunders og ansattes behov og forventninger utvikler seg over tid. Det er viktig å kunne reagere raskt på endringer i markedene, og dette kommer av å samordne prosessene og retningslinjene for å oppnå vellykkede resultater.”

Fokuser på de HR-retningslinjene som har størst positiv innvirkning på ansatte og organisasjonen. Når du vurderer en ny retningslinje, bør du stille deg selv disse spørsmålene:

• Hvordan vil denne retningslinjen styrke og beskytte ansatte?
• Hvordan vil den bidra til en sterk arbeidsplasskultur med gode resultater og høy ytelse?
• Støttes organisasjonens verdier og prinsipper?
• Hvordan hjelper denne retningslinjen oss med å skape et vellykket og sammensveiset team?
• Vil denne retningslinjen redusere risikoen for virksomheten?
• Vil denne retningslinjen oppfylle gjeldende juridiske krav?

Hvis du svarte «ja» på alle disse spørsmålene, er det sannsynligvis en retningslinje det er verdt å utarbeide!

Hvilke HR-retningslinjer bør være med i personalhåndboken?

Du må utarbeide skriftlige retningslinjer som er direkte knyttet til arbeidsavtalen eller som kreves av arbeidsrettslovgivningen.

De følgende seks retningslinjene kan ha en positiv innvirkning på heltids- og deltidsansatte samt organisasjonene som iverksetter dem.

1. Retningslinjer for mangfold, likeverd og inkludering
2. Retningslinjer mot trakassering
3. Retningslinjer for fjernarbeid/arbeid hjemmefra
4. Retningslinjer for sosiale medier
5. Retningslinjer for helse og sikkerhet på arbeidsplassen
6. Retningslinjer for permisjon og fravær fra arbeidet

Når du er i tvil, bruk arbeidslover, andre relevante lover (lokale lover, provinsielle-/delstatslover, føderale lover) og vanlig praksis innen arbeidsrelasjoner som utgangspunkt 

For eksempel fastsetter arbeidslivslovgivning som loven om familie- og medisinsk permisjon (FMLA) og loven om amerikanere med funksjonsnedsettelser i USA, samt arbeidsstandardloven i BC i Canada, arbeidsgivernes minimumskrav når det gjelder mange av disse retningslinjene.

Retningslinjer for mangfold, likestilling og inkludering

Arbeidet for likestilling på arbeidsplassen, enten det gjelder etnisk eller kjønnsmessig likestilling, har aldri vært viktigere. Med tanke på de siste verdensomspennende protestene mot systemisk rasisme og bevegelser som Black Lives Matter bør dette også stå øverst på agendaen din.

Det meste av forskningen, som for eksempel denne studien fra Glassdoor, viser at jobbsøkere ønsker å vite at potensielle arbeidsgivere bryr seg om mangfold, likestilling og inkludering.

Ifølge PwC sier 87 % av globale virksomheter at mangfold og inkludering er en organisatorisk prioritet. 

Stillingsannonser etter fagpersoner innen mangfold, likestilling og inkludering har blitt vanligere de siste årene.

Jobbnettstedene Glassdoor og ZipRecruiter erkjenner dette. Glassdoor har lansert nye produkter som er utviklet for å bidra til å skape mer rettferdige arbeidsplasser. De erkjenner at det å utarbeide omfattende retningslinjer og et omfattende program, og gjøre dette offentlig kjent, kan være avgjørende når man skal rekruttere de beste talentene.

Salesforce har en likestillingssjef, noe som viser deres engasjement for likestilling og støtte på de høyeste ledernivåene. Retningslinjene deres for «likestilling for alle» er tilgjengelige på nettstedet deres, der verdiene og overbevisningene deres om like rettigheter, lik lønn, lik utdanning og like muligheter beskrives.

Retningslinjer mot trakassering

I likhet med mangfold, likestilling og inkludering har retningslinjer mot trakassering aldri vært viktigere.

Formålet med retningslinjer mot trakassering, som disse fra Google, er å beskrive virksomhetens holdning til passende og respektfull atferd på arbeidsplassen og understreke alle parters ansvar for å skape og opprettholde et positivt arbeidsmiljø.

Ifølge Canadas arbeidskodeks defineres trakassering og vold slik: 

«Enhver handling, atferd eller kommentar, inkludert av seksuell karakter, som det med rimelighet kan forventes vil føre til krenkelse, ydmykelse eller annen fysisk eller psykisk skade eller sykdom hos en arbeidstaker, inkludert enhver foreskrevet handling, atferd eller kommentar.»

Seksuell trakassering er en av de vanligste formene for trakassering. #MeToo-bevegelsen har avdekket mange alvorlige problemer og den betydelige skaden trakassering og vold kan påføre mennesker.

Vurder derfor å ha egne retningslinjer for virksomheten, eller en egen del i mer generelle retningslinjer, som omhandler seksuell trakassering. 

Gode retningslinjer mot trakassering vil også omfatte andre typer trakassering, blant annet rasistiske skjellsord, fysiske trusler og nedsettende vitser.

Retningslinjer for fjernarbeid / fjernpendling

Koronaviruset COVID-19 har forårsaket en krise av globale dimensjoner som påvirker enkeltpersoner, virksomheter og verdensøkonomien.

Som følge av dette har mange virksomheter valgt å innføre hjemmekontor (WFH) og retningslinjer for fjernarbeid for å håndtere denne krisen. 

Det forventes at denne trenden vil fortsette også etter den nåværende pandemien. En undersøkelse av økonomidirektører fra mars 2020 utført av Gartner, Inc. viste at 74 % av respondentene vil flytte minst 5 % av arbeidsstyrken som tidligere jobbet på stedet, til permanente fjernarbeidsstillinger etter COVID-19.Store selskaper som Shopify, Microsoft og Facebook flytter permanent flere ansatte til hjemmekontor. Canada-baserte Shopify har til og med publisert mange av strategiene sine for systemer for fjernarbeid på nettstedet sitt.

En HR-policy for fjernarbeid, som dette eksempelet fra Remote.co, bør inneholde:

• Virksomhetens historie med fjernarbeid
• Hvem som er kvalifisert for fjernarbeid
• Hvor ofte / hvor lenge et teammedlem kan arbeide eksternt
• Hvordan man ber om en ordning for fjernarbeid
• Kommunikasjonsprotokoller og -standarder med teammedlemmer
• Verktøy, utstyr og ressurser som trengs for å støtte fjernarbeid.

Retningslinjer for sosiale medier

Sosiale medier er en viktig del av enhver digital markedsføringsstrategi. Hvordan virksomheten din fremstilles på nettet, av deg og teammedlemmene dine, kan være forskjellen mellom suksess og fiasko for merkevaren.

Ved å fastsette noen regler for teammedlemmer om hvordan de bruker sosiale medier, både personlig og profesjonelt, reduserer du risikoen for virksomheten og merkevaren din, samt for motivasjonen og engasjementet til teammedlemmene dine.

Ingen ønsker å bli flaue på vegne av organisasjonen de arbeider for på grunn av en kollegas aktiviteter på sosiale medier.

De fleste HR-retningslinjer er «levende retningslinjer»; de må oppdateres regelmessig og holdes relevante. Når det er sagt, må HR-retningslinjer for sosiale medier vanligvis oppdateres oftere enn de fleste andre, på grunn av det stadig skiftende landskapet for sosiale medier.

Hootsuite, en plattform for administrasjon av sosiale medier med base i Vancouver, tilbyr noen utmerkede retningslinjer for å utvikle dine egne retningslinjer for sosiale medier, samt en nyttig mal for slike retningslinjer.

Retningslinjer for helse og sikkerhet på arbeidsplassen

Retningslinjer for arbeidsmiljø og sikkerhet, som denne fra Lyft, beskriver ofte prosedyrer, arbeidsforhold, kontaktinformasjon i nødstilfeller og andre spesifikke krav (f.eks. sikkerhetsprotokoller for COVID-19) som trengs for å beskytte de ansatte.

Organisasjoner som USAs arbeidsdepartements etat for arbeidsmiljø og sikkerhet (OSHA) krever også at visse minimumsstandarder er på plass for å beskytte de ansattes velferd.

Vold på arbeidsplassen er direkte knyttet til de ansattes helse, sikkerhet og trygghet, men har vanligvis sine egne separate retningslinjer.

Disneys personalhåndbok har for eksempel en hel seksjon viet til helse, sikkerhet og trygghet, og inneholder retningslinjer for vold på arbeidsplassen.

Retningslinjer for permisjon og fravær

Virkeligheten er at folk av og til trenger fri fra arbeidet for å håndtere helseproblemer eller familienødsituasjoner, eller bare for å reise på ferie til et tropisk sted!

Å ha tydelige og omfattende permisjonsretningslinjer kan hjelpe teammedlemmene dine ved å fjerne stresset knyttet til å vite hvordan du vil støtte dem gjennom vanskelige tider, som de som ble forårsaket av koronaviruset COVID-19.

Disse HR-retningslinjene beskriver de ansattes rett til permisjon og prosessene for hvordan de tar den ut. Disse retningslinjene er separate fra HR-informasjonssystemene som sporer de ansattes permisjoner, men både systemet og retningslinjene må samsvare.

Her er noen av de ulike typene permisjonsretningslinjer du bør vurdere å utarbeide, omtrent i prioritert rekkefølge. (Merk at alle disse permisjonstypene er underlagt arbeidsrettslige bestemmelser som fastsetter minimumskrav).

Typer permisjonsretningslinjer

1. Lovbestemte helligdager: høytider som er anerkjent av myndighetene, som Thanksgiving og jul
2. Ferie: planlagt fravær fra arbeidet for å hvile og slappe av
3. Medisinsk permisjon / sykefravær: fravær fra arbeidet på grunn av sykdom eller sykehusinnleggelse
4. Familiepermisjon: knyttet til omsorg for, helse eller utdanning av et familiemedlem
5. Foreldrepermisjon: tid for en fødende forelder til å ta seg av et nyfødt barn
6. Sorgpermisjon: knyttet til et familiemedlems dødsfall
7. Permisjon fra arbeidet: utvidet, ubetalt fravær fra arbeidet av personlige årsaker. 

Permisjonsregler kan også være noe kontroversielle, avhengig av hvordan de gjennomføres. Den neste delen om «regler som bør unngås» tar for seg hva du bør unngå når du utarbeider permisjonsregler.

Dette er altså det du bør inkludere i personalhåndboken. Mange virksomheter velger å bruke programvare for personalhåndbøker for å få hjelp til å opprette, oppdatere og distribuere sin personalhåndbok.

Hvilke regler bør du unngå å inkludere i personalhåndboken?

I tillegg til reglene som er viktige og nødvendige å inkludere i personalhåndboken, er det også viktig å vite hvilke regler som kan påvirke bedriftskulturen negativt, demotivere ansatte eller avskrekke potensielle ansatte fra å begynne i virksomheten.

Du bør unngå å utarbeide regler som er for byråkratiske og rigide, som ikke viser tillit til teammedlemmene dine, eller som rett og slett er utdaterte og ikke lenger relevante i moderne, menneskeorienterte og progressive organisasjoner. 

Her følger noen HR-regler som du bør utelate helt, eller utforme med forsiktighet når tiden kommer for å definere dem.

Streng kleskode

Det finnes situasjoner der retningslinjer for bekledning fortsatt er passende, for eksempel på kundemøter eller messer, men generelt er tiden forbi da det var akseptabelt for en virksomhet å bestemme fargen på en persons bukser, eller om vedkommende kunne bruke jeans eller ikke. 

Mary Barra, administrerende direktør i General Motors, reduserte bilprodusentens kleskode på ti sider til bare to ord som gjelder for de fleste organisasjoner: «kle deg passende».

Ufleksibel fritid

Gi fastlønnede ansatte fleksibilitet når de trenger å ta litt fri her og der for å gå til legen eller delta på en foreldresamtale.

I motsetning til timelønnede ansatte trenger du ikke å få dem til å registrere hver time de arbeider og ikke arbeider, som innskudd og uttak på en bankkonto. 

Sorgpermisjon basert på mistillit

«Hmm, døde bestemoren din virkelig?» Det er det siste noen av oss ønsker å høre etter et ødeleggende personlig tap, men det er nettopp det du spør om hvis du innfører en sorgpermisjonsordning som krever dokumentasjon på dødsfallet, for eksempel en dødsattest.

Mange progressive organisasjoner tilbyr også ansatte betalt sorgpermisjon, slik at de ikke trenger å bruke verdifull ferietid (som bør brukes til å hvile og slappe av) eller sykedager for å håndtere en familiekrise.

Bruk av personlig mobiltelefon og internett

HR-regler som forbyr ansatte å bruke personlige mobiltelefoner på jobb, eller å bruke arbeidsdatamaskiner til privat internettilgang, blir raskt utdaterte. 

Psykologisk forskning har vist at pauser på jobb er nødvendige for å opprettholde energi, motivasjon og konsentrasjon.

Å gå en tur, tøye ut eller meditere er gode måter å ta en mental pause på.

Hvis været ikke spiller på lag, er det også gode alternativer å surfe på internett, se gjennom sosiale medier eller chatte med en venn utenfor jobben. 

Det er selvfølgelig ikke greit å gjøre for mye av dette, men slike tilfeller er vanligvis sjeldne og kan håndteres individuelt med teammedlemmet ditt.

Og … husk hvor viktig tydelighet, språk og tone er

Husk at regler, uansett hvor positiv hensikten er, fortsatt kan oppfattes som autoritære og byråkratiske. 

Hvordan policyene dine er utformet og presentert, kan derfor ha stor innvirkning på hvordan de mottas av menneskene i organisasjonen din, og på organisasjonskulturen du prøver å utvikle.

Carla Nordean, direktør for medarbeidere og kultur hos Squirrel Systems, bemerker: «Den overordnede tonen i håndboken har stor innvirkning på kulturen. Hvis håndboken er formulert med undertrykkende språk («ansatte må / må ikke ...»), kan nyansatte begynne å stille spørsmål ved om de har sluttet seg til riktig organisasjon.»

Tim Reitsma legger til: «Språket vi bruker i organisasjonene våre, er viktig når vi skriver policyer. Det finnes noen som sier «du må», men vi kan gjøre språket mykere og formulere det som «du er ansvarlig for».»

Slik skriver du HR-policyene dine

Å skrive effektive HR-policyer innebærer en gjennomtenkt prosess som tar hensyn til organisasjonens spesifikke behov, samsvar med lover og forskrifter samt beste praksis innen HR-ledelse. 

Her er en trinnvis veiledning som kan hjelpe deg med å skrive HR-policyer:

1. Identifiser behovet

• Begynn med å identifisere områdene i organisasjonen som krever formaliserte policyer. Dette kan være drevet av juridiske krav, organisatoriske behov eller tilbakemeldinger fra ansatte.

2. Undersøk

• Undersøk relevante lover og forskrifter for å sikre samsvar
• Se nærmere på bransjestandarder og beste praksis
• Gå gjennom policyer fra lignende organisasjoner for å hente innsikt.

3. Rådfør deg med interessenter

• Involver ulike interessenter, inkludert ledelsen, ansatte og eventuelle juridiske rådgivere, for å innhente synspunkter og forstå ulike perspektiver

4. Utarbeid policyen

Bruk dette formatet som hjelp når du utarbeider policyen. 

• Tittel: Angi tydelig hva policyen handler om.
• Formål: Forklar hvorfor policyen innføres, og hvorfor den er viktig.
• Omfang: Definer hvem policyen gjelder for (f.eks. alle ansatte eller bestemte avdelinger).
• Policyerklæring: Beskriv organisasjonens standpunkt eller regler knyttet til det spesifikke temaet.
• Prosedyrer: Beskriv trinnene eller prosedyrene ansatte og ledelsen må følge i forbindelse med policyen.
• Ansvar: Spesifiser ansvaret til ulike interessenter (ansatte, HR og ledere) i henhold til policyen.
• Håndheving: Forklar hvordan policyen skal håndheves, og hvilke konsekvenser manglende etterlevelse får.
• Gjennomgang og endring: Oppgi hvordan og når policyen skal gjennomgås og oppdateres.

6. Gjennomgå og revider

• Få utkastet gjennomgått av HR-fagpersoner og juridiske rådgivere for å sikre at det oppfyller juridiske krav og organisasjonens mål.
• Revider policyen basert på mottatte tilbakemeldinger.

7. Godkjenn og distribuer

• Innhent godkjenning fra toppledelsen.
• Kommuniser policyen til alle ansatte gjennom egnede kanaler (f.eks. e-post, bedriftens intranett eller personalmøter).
• Tilby opplæring hvis policyen krever endringer i atferd eller prosesser.

8. Implementer og følg opp

• Implementer policyen og følg med på hvor effektiv den er.
• Vær forberedt på å besvare spørsmål og gi avklaringer ved behov.

9. Regelmessig gjennomgang og oppdatering

• Gå regelmessig gjennom policyen for å sikre at den fortsatt er relevant og i samsvar med lover og forskrifter.
• Oppdater policyen etter behov, og informer ansatte om vesentlige endringer.

Beste praksis for å skrive HR-policyer

1. Tilpass til organisasjonens mål og verdier

• Påse at hver policy er i tråd med organisasjonens misjon, visjon og kjerneverdier. Policyene bør støtte de overordnede strategiske målene og forbedre organisasjonskulturen.

2. Vær tydelig og presis

• Bruk et enkelt og rett frem språk. Unngå juridisk sjargong eller komplekse begreper som kan forvirre de ansatte. Målet er å gjøre policyene så tydelige og tilgjengelige som mulig for å sikre forståelse og etterlevelse.

3. Sørg for juridisk samsvar

• Sørg for at policyene overholder alle relevante lokale og nasjonale lover og forskrifter. Dette kan kreve konsultasjon med juridiske fagpersoner eller HR-eksperter for å unngå juridiske problemer.

4. Involver interessenter i utviklingsprosessen

• Involver en mangfoldig gruppe interessenter, inkludert ansatte fra ulike nivåer og avdelinger, i utviklingen av policyene. Dette bidrar til å sikre at policyene er realistiske og praktiske, og at de ivaretar behovene og bekymringene til hele arbeidsstyrken.

5. Vær fleksibel

• Selv om policyene bør gi tydelige retningslinjer, må de også tillate en viss fleksibilitet for å håndtere ekstraordinære omstendigheter. For strenge regler kan skape unødvendige begrensninger og hindre effektiv beslutningstaking.

6. Fokuser på medarbeideropplevelsen

• Vurder hvordan policyene vil påvirke medarbeideropplevelsen. Policyene bør være rettferdige, fremme et positivt arbeidsmiljø og støtte medarbeidernes trivsel.

7. Gi eksempler

• Ta med eksempler der det er relevant, for å tydeliggjøre hvordan policyen skal anvendes. Dette kan bidra til å forhindre misforståelser og illustrere hvordan policyen skal tolkes i praktiske situasjoner.

8. Beskriv ansvar og konsekvenser

• Definer tydelig hvem som er ansvarlig for hva i henhold til hver policy, samt konsekvensene av manglende etterlevelse. Dette ansvarsrammeverket bidrar til å sikre at policyen tas på alvor og følges.

9. Kommuniser og gi opplæring

• Når policyene er utarbeidet, må de kommuniseres effektivt til alle ansatte. Vurder opplæringsøkter eller workshopper for å sikre at alle forstår policyene og hvordan de gjelder for deres roller.

10. Gå gjennom og oppdater regelmessig

• Gå regelmessig gjennom HR-policyene for å sikre at de fortsatt er relevante, effektive og i samsvar med lovverket. Oppdater dem etter behov, særlig når det skjer endringer i lover, organisasjonsstruktur eller strategiske mål.

11. Sørg for tilgjengelighet

• Sørg for at alle ansatte har enkel tilgang til policyene, enten via et intranett, en personalhåndbok eller et annet tilgjengelig format.

12. Frem åpenhet og åpen kommunikasjon

• Oppmuntre til tilbakemeldinger på policyene, og ha en åpen dør for spørsmål eller bekymringer knyttet til HR-policyene. Dette fremmer en kultur preget av åpenhet og kontinuerlig forbedring.