10 vanligste feilene i lønnskjøringen og hvordan du unngår dem
Lønnsadministrasjon er omstendelig, og det er lite eller ingen rom for feil. Uten god lønnsadministrasjon er det lett å gjøre kostbare feil som kan føre til misfornøyde ansatte, bøter og gebyrer samt skade på omdømmet.
Forskning fra EY viser for eksempel at hver lønnsfeil i gjennomsnitt koster organisasjoner 291 dollar å rette opp, både direkte og indirekte.
For å sikre en så feilfri prosess som mulig får du her 10 vanlige lønnsfeil og noen gode fremgangsmåter for å unngå dem.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
De 10 vanligste lønnsfeilene
Her er noen vanlige lønnsfeil du bør være oppmerksom på:
1. Feil opplysninger om ansatte
Det virker kanskje grunnleggende, men feil i ansattes navn, adresser, personnumre eller bankopplysninger kan føre til problemer med direkte innbetalinger, skatterapportering og den generelle lønnsnøyaktigheten.
Dette er noe du bør være oppmerksom på, særlig hvis du håndterer lønnsadministrasjonen selv i tillegg til andre oppgaver.
2. Feilklassifisering av ansatte
Når arbeidsgivere feilklassifiserer ansatte, fastslår de ikke riktig om en arbeidstaker er ansatt eller en selvstendig oppdragstaker.
Dette skillet er avgjørende fordi det påvirker hvordan skatter holdes tilbake og betales, retten til overtidsbetaling og ytelser samt overholdelsen av arbeidsmiljølovgivningen.
Noen vanlige feilklassifiseringer du bør være oppmerksom på:
- Unntatte ansatte feilklassifisert som ikke-unntatte: Unntatte ansatte er vanligvis fastlønnede og har ikke krav på overtidsbetaling. Hvis en unntatt ansatt klassifiseres som ikke-unntatt, kan det føre til unødvendige overtidsutbetalinger.
- Ikke-unntatte ansatte feilklassifisert som unntatte: Dette er mer problematisk, siden det fører til manglende overtidsbetaling, brudd på loven om rettferdige arbeidsstandarder (FLSA) og mulige søksmål og sanksjoner.
- Selvstendige oppdragstakere feilklassifisert som ansatte: Virksomheter behandler noen ganger oppdragstakere feilaktig som ansatte, noe som fører til unødvendig skattetrekk og ytelser.
- Ansatte feilklassifisert som selvstendige oppdragstakere: Oftere feilklassifiseres ansatte som oppdragstakere for å unngå å betale ytelser og skatter samt å overholde arbeidsmiljølovgivningen. Som FedEx oppdaget, kan dette føre til betydelige juridiske og økonomiske konsekvenser.
3. Feil i lønnsberegningen
Feil ved beregning av lønn, overtid eller fradrag kan føre til at ansatte får for lite eller for mye utbetalt – ingen av delene er ideelt.
Dette kan bli særlig krevende i bransjer med flere lønnsstrukturer. Lønnsadministrasjon for tannleger kan for eksempel omfatte timelønn, fastlønn, produksjonsbasert lønn og bonuser i samme praksis, noe som gjør beregningen av overtid og lønn mer utsatt for feil.
Feil i lønnsberegningen kan oppstå på ulike stadier og av flere årsaker. Her er en detaljert gjennomgang av vanlige beregningsfeil:
- Feil i timelønn
- Feil i antall arbeidede timer/dager
- Manglende nøyaktig beregning av overtid (husk at ting som å jobbe gjennom pauser, teller)
- Feil overtidsats eller -periode
- Feil skattetrekk
- Ikke implementerte endringer i lønnssats (vanlig)
- Feil beregning og trekk for frynsegoder
- Manglende korrekt anvendelse av skifttillegg
- Feil ved valutaomregning.
4. Ikke rapportere alle former for skattepliktig lønn og godtgjørelse til ansatte
Det er lett å glemme at lønn omfatter mer enn salærer, lønn, lønninger, bonuser og provisjoner. Noen andre former for godtgjørelse som må rapporteres til IRS, omfatter:
- Frynsegoder: Ikke-kontante goder, som firmabiler, medlemskap på treningssenter eller boligtilskudd, skal inkluderes som skattepliktig inntekt hvis de ikke kvalifiserer for spesifikke unntak.
- Aksjeopsjoner: Verdien av aksjeopsjoner som tildeles ansatte, må rapporteres som skattepliktig inntekt når de innløses.
- Refunderte utgifter: Refusjon av personlige utgifter skal rapporteres som skattepliktig inntekt hvis de ikke er korrekt dokumentert som forretningsutgifter.
- Gavekort og premier: Ikke-kontante belønninger som gavekort, premier eller utmerkelser gitt til ansatte, er skattepliktige og må rapporteres.
- Sluttvederlag: Utbetalinger til ansatte ved avslutning av arbeidsforholdet, inkludert sluttvederlag og utbetaling av opptjente feriedager, skal inkluderes i den skattepliktige inntekten.
- Tips og drikkepenger: For ansatte som mottar tips, for eksempel i hotell- og restaurantbransjen, må disse rapporteres og skattlegges på riktig måte.
- Tillegg: Alle tillegg som gis til ansatte, for eksempel til mat eller reise, skal inkluderes i den skattepliktige inntekten med mindre de oppfyller spesifikke kriterier for skattefrihet.
5. Manglende overholdelse av delstats- og lokal lovgivning
Noen delstater og kommuner har spesifikke regler for lønnsutbetaling som skiller seg fra føderale regler.
Her er noen vanlige områder der manglende overholdelse av delstats- og lokal lovgivning kan føre til problemer:
- Lovgivning om minstelønn: Mange delstater og kommuner har minstelønnssatser som er høyere enn den føderale minstelønnen. Arbeidsgivere må betale den høyeste gjeldende satsen. Manglende overholdelse kan føre til lønnskrav og bøter.
- Regler om overtid: Delstatslover kan ha andre kriterier for hvem som har krav på overtid, og hvilke satser som gjelder. Noen delstater krever overtidsbetaling for timer som overstiger åtte timer per dag, ikke bare 40 timer per uke. Hvis disse reglene ignoreres, kan det føre til underbetaling og rettslige skritt.
- Betalt sykefravær: Flere delstater og kommuner pålegger arbeidsgivere å gi ansatte betalt sykefravær. Disse lovene varierer når det gjelder opptjeningssatser, bruk og regler for overføring. Manglende tilbud om det påkrevde sykefraværet kan føre til bøter og klager fra ansatte.
- Betalt familie- og medisinsk permisjon: Noen delstater har egne ordninger for familie- og medisinsk permisjon, som kan gi bedre ytelser enn de som tilbys gjennom den føderale loven om familie- og medisinsk permisjon (FMLA). Arbeidsgivere må følge disse ordningene for å unngå bøter.
- Hvile- og måltidspauser: Delstatslover kan kreve bestemte hvile- og måltidspauser for ansatte. California krever for eksempel en 30-minutters måltidspause for hver femte arbeidstime og en 10-minutters hvilepause for hver fjerde arbeidstime. Manglende overholdelse kan føre til lønnskrav og bøter.
- Sluttoppgjør: Delstatene har ulike krav til når sluttoppgjør må utbetales etter at en ansatt blir sagt opp eller slutter. Forsinkelser eller manglende utbetaling av sluttoppgjør kan føre til bøter og andre sanksjoner.
6. Doble utbetalinger
Doble utbetalinger oppstår når en ansatt får betalt mer enn én gang for samme lønnsperiode, ofte på grunn av manuelle registreringsfeil, systemer som ikke er synkronisert, eller gjentatte betalingsinnsendinger i lønnsprogramvaren.
For mye utbetalt lønn kan skape problemer med kontantstrømmen, forvrenge økonomiske oppføringer og føre til risiko for manglende overholdelse av regelverk dersom det ikke korrigeres raskt.
Det kan også være vanskelig eller ubehagelig å kreve tilbake de overskytende midlene – spesielt hvis den ansatte allerede har brukt pengene!
7. Forsinket eller uteblitt lønnskjøring
Dette skjer når ansatte ikke får lønnen utbetalt på forventet lønningsdag på grunn av oversittede frister, behandlingsfeil, helligdager eller tekniske problemer med lønnssystemer eller bankoverføringer.
Forsinket lønnsutbetaling svekker de ansattes tillit, bryter arbeidslovgivningen (i mange jurisdiksjoner) og kan føre til sanksjoner fra tilsynsmyndigheter. For ansatte som lever fra lønning til lønning, kan selv en kort forsinkelse føre til økonomiske problemer.
8. Feil behandling av sluttlønn
Sluttlønn kan være komplisert – spesielt hvis du må skynde deg med å behandle en avslutning av arbeidsforholdet eller har gått glipp av en detalj under avslutningsprosessen.
Hvis du glemmer å utbetale ubenyttet ferietid, bruker feil fradrag eller ikke overholder lovpålagte frister, kan det føre til juridiske problemer eller en frustrert tidligere ansatt.
Mange delstater har strenge frister for utbetaling av sluttlønn – noen krever betaling samme dag som arbeidsforholdet avsluttes.
9. Unøyaktig journalføring
Dårlig eller unøyaktig journalføring kan føre til avvik under revisjoner utført av skattemyndigheter eller arbeidsmyndigheter (samt interne lønnsrevisjoner) og problemer med skatterapporteringen.
En av de største fordelene ved å sette ut lønnsbehandlingen er at journalføringen blir noen andres problem!
10. Manglende overholdelse av rapporteringsfrister
Å ikke overholde frister for lønnsrapportering er en vanlig, men alvorlig feil som kan føre til sanksjoner og problemer med etterlevelse av regelverket.
Arbeidsgivere er ansvarlige for å levere en rekke føderale skjemaer samt skjemaer på delstats- og lokalnivå – for eksempel kvartalsvise skjema 941 for lønnsskatt, årlige skjema 940 for FUTA og årsavslutningsskjemaer som W-2, W-3 og 1099 – alle med strenge innleveringsfrister.
Mange av disse fristene faller i januar eller på slutten av hvert kvartal, og dersom de ikke overholdes, kan det utløse bøter fra IRS eller delstatsmyndigheter
For å overholde regelverket er det viktig å føre en lønnskalender med alle innleveringsfrister og sørge for at lønnssystemet eller leverandøren støtter innsendinger i tide.
Slik unngår du lønnsfeil: 18 beste praksiser
Som du ser, er det mye å holde oversikt over for å håndtere lønn på en vellykket måte. Bruk disse beste praksisene for lønn for å bidra til å redusere feil og bygge en robust lønnsprosess.
1. Dokumenter lønnsprosedyrene
Som Andrew Lokenauth, deltids-CFO og økonomisk rådgiver, fremhever: «Dokumentasjon er alt. Teamet mitt vedlikeholder detaljerte prosessdokumenter for hver kundes unike lønnskrav – tenk på utleggstrekk, spesielle fradrag og fagforeningsavtaler.»
Hvis lønnsprosedyrene er tydelig dokumentert sammen med en sjekkliste for lønn, blir hele prosessen smidigere, mer konsekvent og enklere å skalere.
Det bidrar til å sikre at alle som håndterer lønn – enten det er den faste administrasjonsmedarbeideren eller en stedfortreder – vet nøyaktig hvilke trinn som skal følges, fra innsamling av timelister til innsending av skatterapporter.
Hvis det oppstår feil eller spørsmål, gir en godt dokumentert prosess deg dessuten noe konkret å gjennomgå og forbedre.
Det er viktig å oppdatere disse dokumentene etter hvert som selskapet vokser. Å kjøre lønn for én ansatt ser svært annerledes ut enn å behandle lønn for 10, 50, 100 eller 1000 ansatte hver måned.
2. Etabler tydelige lønnspolicyer
Tydelige og godt dokumenterte lønnspolicyer bidrar til å sikre at lønnen behandles konsekvent, rettferdig og i samsvar med lover og interne forventninger.
Når ansatte og ledere forstår hvordan ting som overtid, bonuser, tidsregistrering og permisjon påvirker lønnen, reduseres forvirring, lønnstvister og belastningen på HR- eller lønnsteamet. En av de viktigste fordelene med programvare for tidsregistrering er at den gir ledere denne oversikten.
Disse retningslinjene fungerer også som et referansepunkt for håndtering av unntak eller spesielle tilfeller, og de gjør det enklere å lære opp nye lønnsmedarbeidere ved å beskrive standardprosedyrer på en tydelig måte.
Tips: Sørg for at lønnsretningslinjene er lett tilgjengelige (f.eks. i personalhåndboken eller HR-portalen), og gjennomgå dem minst én gang i året for å sikre at de gjenspeiler gjeldende lover og virksomhetens praksis.
3. Hold oppdaterte medarbeideropplysninger
Selv om det virker grunnleggende, skyldes mange lønnsfeil direkte utdaterte eller ufullstendige medarbeideropplysninger.
Dette understreker behovet for regelmessige gjennomganger, versjonskontroll og koordinering på tvers av team mellom HR og lønnsavdelingen.
Fordelen med å bruke teknologi som lønnsprogramvare er at mange leverandører har en selvbetjeningsportal for medarbeidere, der de kan oppdatere opplysninger som bankkontodetaljer.
Gode lønnssystemer integreres med andre applikasjoner som HRIS og programvare for tidsregistrering for å redusere manuell dataregistrering og sikre korrekte opplysninger.
4. Automatiser så mye som mulig
Som Katrina Magdol, grunnlegger av Amalou Consulting, anbefaler: «Mitt råd er å automatisere så mye av prosessen som mulig. Start med introduksjonen ved å automatisere utfyllingen og den sikre lagringen av medarbeidernes lønnsskjemaer. Når det gjelder endringer for medarbeidere, gjør det samme.
Har du for eksempel en medarbeider med en ny lønnssats? For å sikre at lønnen behandles korrekt, bør du finne en måte å legge inn en påminnelse eller et varsel i systemet så snart endringen i lønnssatsen er godkjent.
Du kan og bør også bruke annen teknologi. Bruk for eksempel kalenderen til å sette av tid til lønnskjøring på forhånd, og opprett gjentakende møteinvitasjoner som samsvarer med lønnsplanen. Inviter alle som har ansvar for å legge inn, gjennomgå, godkjenne og sende inn lønnen.»
Investering i lønnsprogramvare kan spare tid og øke nøyaktigheten ved å automatisere beregninger og holde seg oppdatert på de nyeste skattesatsene og regelendringene. Her er noen viktige funksjoner i lønnsprogramvare som kan være til hjelp.
5. Hold deg oppdatert på regelverket
Oppdater jevnlig kunnskapen din om lokale og nasjonale skatteregler og arbeidslivsbestemmelser.
Dette innebærer å forstå endringer i skattesatser, minstelønnsbestemmelser, regler for overtidsarbeid og bestemmelser om ytelser.
Det finnes noen måter å gjøre dette på:
Abonner på offisielle oppdateringer fra myndighetene
- Meld deg på nyhetsbrev som IRS' skattetips eller e-nyhetsbrevet for lønnsbransjen.
- Følg oppdateringer fra dol.gov om endringer i lover om lønn og arbeidstid (som oppdateringer av FLSA).
- De fleste delstater har egne arbeidsdepartementer eller skattemyndigheter med e-postvarsler eller RSS-feeder.
Tips: Bokmerk nettsidene til delstatens skatte- og arbeidsdepartement, og sjekk dem hvert kvartal.
Følg pålitelige kilder til lønnsnyheter
- Nettsteder som SHRM, Bloomberg Tax, ADP Spark og APA (den amerikanske lønnsforeningen) tilbyr aktuelle oppdateringer, webinarer og veiledninger om etterlevelse.
- Leverandører av lønnsprogramvare vedlikeholder ofte blogger eller kunnskapssentre med nyheter om regelverk og systemoppdateringer.
Tips: Opprett Google-varsler for uttrykk som «endringer i lønnsskatt [delstaten din]» eller «minstelønn 2026».
Bli med i faglige organisasjoner
- Organisasjoner som American Payroll Association (APA) tilbyr nyhetsbrev, sertifiseringer, workshopper og oppdateringer som gjelder spesifikke delstater.
- Lokale lønns- eller HR-foreninger kan også arrangere arrangementer eller sende aktuelle varsler om endringer som påvirker regionen din.
Bygg et forhold til en lønnsleverandør eller konsulent
- Lønnsleverandører som Gusto, ADP eller Paychex tilbyr støtte for etterlevelse, varsler og juridiske oppdateringer som er integrert i plattformene deres.
- Hvis du bruker en ekstern regnskapsfører eller HR-konsulent, kan du be dem varsle deg om relevante endringer i regelverket.
Tips: Bruk lønnsprogramvare med innebygde skatteoppdateringer og sporing av etterlevelse for å redusere behovet for manuell overvåking.
6. Opprett en egen mappe for hver lønningsdato
Som Eric Mochnacz, driftsdirektør i Red Clover HR, anbefaler: «Med måten folk kommuniserer asynkront på i dag, er det lett for lønnsoppdateringer og endringer å falle mellom stolene.
En måte å sørge for at det ikke skjer på, er derfor å opprette mapper for hver lønningsdato. Når du mottar informasjon om endringer i lønnssatser, endringer i trekk, tilleggslønn eller andre ting som må gjenspeiles i lønnen, lagrer du det i denne mappen.
På den måten kan du under lønnskjøringen kontrollere at hvert element er oppdatert på riktig måte før du kjører lønnen.»
En egen mappe for hver lønnskjøring hjelper deg med å holde orden og gjør revisjoner eller problemløsing mye enklere.
7. Ha en beredskapsplan for lønn
Ting skjer – folk blir syke, systemer krasjer og banker får driftsavbrudd. Derfor er det lurt å ha en reserveplan for lønnsutbetalinger.
Det kan innebære å ha en sekundær lønnsbehandler som er opplært og klar, avklare hvem som kan tre inn for å godkjenne betalinger, sikre tilgang til nødhjelpsmidler og ha en lønnssjekkliste tilgjengelig slik at ingenting blir glemt under press.
Planlegging på forhånd betyr at teamet ditt får lønn i tide, selv om noe uventet skulle oppstå.
8. Krev skriftlig bekreftelse på alle endringer i lønnssatser
Et krav om skriftlig bekreftelse på alle endringer i lønnssatser bidrar til å sikre at det finnes en tydelig, dokumentert avtale mellom den ansatte og virksomheten.
Som Anderson fremhever: «Dette kan være skjemaer som sendes til deg, eller bruk av de automatiserte endringsskjemaene i lønnssystemet, som oppdaterer systemet når de er godkjent.»
9. Regelmessige revisjoner og avstemming
Selv om du ikke trenger å gjennomføre en full revisjon etter hver lønnskjøring, er det lurt å legge inn en enkel gjennomgang eller «minirevisjon» eller lønnavstemming som en del av den vanlige lønnsprosessen.
Denne raske kontrollen kan omfatte:
- Kontrollere at totalsummene samsvarer med forventede lønnskostnader
- Gå gjennom noen lønnsopplysninger for ansatte for å sikre at de er korrekte (særlig for nyansatte eller justeringer utenom den ordinære lønnskjøringen)
- Sørge for at skatter og trekk ser riktige ut
- Bekrefte at eventuelle endringer (lønnsøkninger, PTO-utbetalinger, bonuser) er behandlet korrekt.
Planlegg deretter grundigere lønnsrevisjoner kvartalsvis eller årlig, der du gjennomgår etterlevelse, klassifiseringer og dokumentasjon mer detaljert.
Som et minimum anbefaler Anderson månedlige stikkprøver av trekk, skattetrekk og arbeidede timer, og deretter en kvartalsvis revisjon av endringer i lønnssatser, opptjening av PTO og nøyaktigheten i lønnsregnskapet/hovedboken.
Ideelt sett bør lønnsrevisjoner også omfatte en gjennomgang av alle spesielle omstendigheter, som beregninger av lønnstrekk, for å bekrefte at alle trekk er i samsvar med rettskjennelser eller lovpålagte krav.
Tips: Automatiser det du kan (for eksempel varsling om avvik eller terskelvarsler), men kombiner det alltid med en avsluttende manuell gjennomgang før hver lønnskjøring ferdigstilles.
10. Bruk dobbel kontroll
Som Magdol foreslår: «Utform prosessen slik at minst to forskjellige personer må gjennomgå forhåndsvisningen (eller det forhåndsbehandlede registeret) i sin helhet før den sendes inn. At to personer gjennomgår alle detaljene, er en av de mest effektive måtene å unngå feil og forhindre svindel på.»
11. Synkroniser kalendere
Kimberly DeCarrera, fraksjonert økonomidirektør i Springboard Legal, foreslår å synkronisere lønnskalendere og personlige kalendere:
«Det er lurt å ta kalenderen fra lønnsprogramvaren og laste den ned til din egen kalender – fra de enkelte lønnsdatoene og når du må sende inn opplysninger, til når innbetalinger av arbeidsgiveravgift og rapporter for lønnsskatt forfaller.
Å ha lønnskalenderen i hovedkalenderen din på jobb (Microsoft Outlook, Google Workspace osv.) hjelper en lønns- eller regnskapsansvarlig med å holde oversikt over alle de ulike fristene og påminnelsene.»
12. Ikke overse det enkle lønnsregisteret
Som Mochnacz minner oss på: «Jeg tror folk glemmer hvor nyttig lønnsregisteret er.
Når det kjøres og gjennomgås før innsending, er det den siste kontrollen for å sikre at alle får riktig lønn, at du ikke mangler viktige trekk, og at endringene du har gjort basert på dokumentene i lønnsmappen, er korrekt registrert.»
Tips: Oppbevar hvert lønnsregister sikkert (fysisk eller digitalt) i minst 3–4 år for å støtte etterlevelse og historiske gjennomganger.
13. Tydelig kommunikasjon med ansatte
Oppretthold åpne kommunikasjonslinjer om lønnspolicyer og endringer, gi tydelige og detaljerte lønnsslipper, og vær tilgjengelig for å svare på spørsmål fra ansatte om lønnen deres.
Feil skjer. Når det skjer, må du forklare hva som har skjedd og samarbeide med dem om hva du kan gjøre for å løse problemet.
14. Forbered årsavslutningen tidlig
Som Lokenauth advarer: «Ikke forhast årsavslutningen. Jeg setter av tre ganger så mye tid som jeg tror jeg trenger. Desember er alltid hektisk med forberedelse av W-2, bonusberegninger og endringer i ytelser. I tillegg oppstår det alltid noe drama i siste liten når ansatte ønsker å justere skattetrekkene sine.»
Start derfor lønnsprosessen for årsavslutningen i god tid. Dette omfatter å kontrollere ansattopplysninger, oppdatere lønnsregistre og forberede distribusjon av skattedokumenter.
More Articles
15. Sørg for opplæring
Regelmessig opplæring hjelper teamet med å holde seg oppdatert på lovendringer og utnytte lønnsverktøyene fullt ut.
For å gjøre dette effektivt bør du begynne med grunnleggende opplæring i sentrale begreper som lønnssykluser, trekk og tidsregistrering.
Deretter kan du tilby praktiske økter i lønnsprogramvaren og holde teamet oppdatert på regelverksendringer gjennom webinarer, nyhetsbrev eller interne orienteringer.
Som Lokenauth påpeker: «Opplæring er avgjørende, men ikke den kjedelige typen. Jeg lager scenario-baserte workshops for kundenes lønnsteam. Vi jobber med eksempler fra virkeligheten, som skatteproblematikk på tvers av delstater og endringer i ytelser midt i året. Den praktiske øvingen utgjør en enorm forskjell.»
16. Søk profesjonell rådgivning
Hvis du er i tvil, bør du rådføre deg med lønnseksperter eller juridiske rådgivere, spesielt ved komplekse problemstillinger eller større endringer i lønnslovgivning og -praksis.
Hvis det hele blir litt for mye, finnes det mange lønnsselskaper som kan håndtere prosessen for deg.
17. Senk tempoet
Gjennomfør prosessen i et jevnt tempo, slik at du oppdager dine egne feil. Som en klok person en gang sa: «Du kan være haren med ti feil, eller skilpadden uten en eneste feil.»
18. Be om innspill fra ansatte
Som Malcolm Ferrante, seniorregnskapsfører i CBS Group, fremhever:
«Innspill fra ansatte kan også gi innsikt i problemområder og synliggjøre muligheter for forbedring.»
Vanlige spørsmål om lønnsfeil
Hva er feilmarginen for lønn?
Med riktige kontroller og sikkerhetstiltak på plass er en akseptabel feilmargin ~2 %. Alt over dette bør føre til at dere ser etter mønstre og muligheter for opplæring.
Må en arbeidsgiver rette lønnsfeil innen en bestemt tidsfrist?
Ja, arbeidsgivere er pålagt å rette lønnsfeil, og tidsfristen avhenger av føderale og delstatlige lover. I henhold til loven om rettferdige arbeidsstandarder (FLSA) må underbetalinger korrigeres umiddelbart – vanligvis innen neste ordinære lønningsdag.
Noen delstater, som California og New York, har strengere regler som krever umiddelbar korrigering eller betaling ved neste planlagte lønnskjøring.
Feilutbetalinger kan også kreves tilbake, men dette krever ofte arbeidstakerens samtykke og må følge bestemte regler.
Hvilke lønnsfeil innebærer den største juridiske risikoen for organisasjoner?
-
- Feilklassifisering av arbeidstakere: Å behandle arbeidstakere som selvstendige oppdragstakere kan føre til etterbetaling av skatt, bøter og søksmål.
-
- Feil eller manglende overtidsbetaling: Manglende betaling av riktig overtidsats til kvalifiserte arbeidstakere bryter med lønnslovgivningen og fører ofte til rettslige skritt.
-
- For sen eller manglende innrapportering av lønnsskatt: Manglende overholdelse av skattefrister kan utløse betydelige bøter fra IRS og personlig ansvar for bedriftseiere.
-
- Feil behandling av sluttoppgjør: Manglende betaling av sluttlønn eller ubrukt betalt fri innen fristen kan være i strid med delstatslover og føre til bøter eller lønnskrav.
-
- Mangelfull dokumentasjon av lønn: Ufullstendige eller manglende oppføringer gjør det vanskelig å forsvare seg mot kontroller eller tvister med arbeidstakere, og kan være i strid med arbeidslivsregler.
Abonner på nyhetsbrevet People Managing People
For mer innsikt om lønn og annen talentledelse, abonner på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du får alt det nyeste innholdet vårt, slik at du kan utvikle deg i karrieren og skape større innvirkning i organisasjonen din.
