12 eksempler på negative tilbakemeldinger og hvordan du gir dem
Negative tilbakemelding, når den gis på en gjennomtenkt måte, er et kraftig verktøy for å hjelpe teamet ditt med å vokse, forbedre prestasjonene og oppdage nytt potensial. Det er viktig å finne den rette balansen for å holde teamet engasjert og motivert. Jeg skal vise deg praktiske eksempler på negative tilbakemeldinger, slik at du kan hjelpe andre med å utvikle seg uten å ta motet fra dem.
Hva er negativ tilbakemelding?
La oss først ta opp elefanten i rommet. Bare det å kalle det «negativ» tilbakemelding kan gjøre folk nervøse og vekke frykt for å bli fortalt at man «ikke er god nok», uten noen nærmere forklaring.
Som Alana Fallis påpeker i sin utmerkede artikkel om å gi effektive tilbakemeldinger, vil hjernen gå inn i en «bort fra»-tilstand, det vil si en type kamp- eller fluktinnstilling, hvis den oppfatter det du skal si som en sosial trussel. Dette hindrer mottakeren i å bearbeide det du skal fortelle.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
For at tilbakemeldinger, enten de er positive eller negative, skal kunne utfordre, inspirere og på en positiv måte utfordre folk, må de oppfylle følgende kriterier:
- Spesifikke og faktabaserte: Ikke stol på magefølelsen! Det betyr ikke at du ikke kan gi tilbakemeldinger på hvordan noen fikk deg eller en annen person til å føle seg, men sørg for å trekke frem konkrete eksempler på hva som skjedde eller ble sagt.
- Konstruktive: Dette innebærer å kontrollere seg selv for å sikre at hensikten er å korrigere atferd eller feil, ikke å gi mottakeren en skyllebøtte.
- Oppriktige: Ikke pakk inn budskapet eller prøv å tilsløre det. Noen ganger hjelper det ikke folk å forstå hvor de står, hvis man demper virkningen.
- Vær åpen: Ta det opp som en diskusjon når det er hensiktsmessig. Det kan være en diskusjon om hva de bør gjøre for å forbedre seg, eller et forsøk på å forstå hensikten deres.
Vi skal gå gjennom flere gode råd for å gi negative tilbakemeldinger nedenfor, men dette er minimumskriteriene for å sikre at tilbakemeldingen din ikke bare blir en verbal pekefinger.
Hvorfor negativ tilbakemelding er viktig
Negative tilbakemeldinger er avgjørende fordi de hjelper enkeltpersoner og team med å forbedre seg og vokse. Her er grunnen til at jeg aldri unngår å gi konstruktive negative tilbakemeldinger til teamene mine:
Fremmer vekst og utvikling
Konstruktiv kritikk fremhever områder der noen kan forbedre seg, slik at de kan utvikle ferdighetene sine og prestere bedre i fremtiden.
Vær oppmerksom på at disse forbedringsområdene noen ganger kan være blindsoner for personen, slik at de trenger en vurdering utenfra for å identifisere dem.
Klargjør forventningene
Det sikrer at medarbeiderne forstår hva som forventes av dem, og hvor de eventuelt ikke lever opp til forventningene, slik at risikoen for gjentatte feil reduseres.
Sørg for at forventningene klargjøres tidlig og ofte, og at du opprettholder denne tydeligheten. Ellers kan tilbakemeldinger om forventninger som personen ikke kjente til, virke tomme.
Forbedrer prestasjonene
Når medarbeiderne vet hva de trenger å forbedre og hvordan de kan gjøre det, kan de arbeide mer effektivt. Dette påvirker de samlede prestasjonene til både enkeltpersoner og teamet på en positiv måte. Denne tilbakemeldingsflyten kan også gi tydelige mål og motivasjon til å nå dem.
Bygger en kultur preget av tillit og åpenhet
Tilbakemeldinger fremmer åpen kommunikasjon, tillit og en kultur der medarbeiderne føler seg verdsatt fordi utviklingen deres prioriteres.
Du tror kanskje at folk ikke vil like deg hvis du påpeker områder der de kan forbedre seg.
Teammedlemmer som virkelig er engasjerte, ønsker å forbedre seg og fortsette å levere på et høyt nivå, vil imidlertid sette pris på åpenheten.
Dette har faktisk blitt undersøkt. I 2022 fant forskere fra Harvard og Berkeley at vi undervurderer hvor mottakelige folk er for konstruktive tilbakemeldinger, og at bare 5 % av medarbeiderne mente at lederne deres ga oppriktige og kritiske tilbakemeldinger om prestasjonene deres.
Uff!
Ikke gå i den fellen og anta at folk ikke ønsker å høre hvor de står sammenlignet med forventningene, og hva de kan gjøre for å forbedre seg.
Usikkerhet rundt egen status kan være en langt større kilde til manglende engasjement enn negative tilbakemeldinger.
Forebygger større problemer
Å ta opp problemer tidlig gjennom tilbakemeldinger vil bidra til å hindre at de eskalerer til mer alvorlige problemer som kan være vanskeligere å løse senere.
Det er akkurat som i ethvert forhold: Hvis du ikke sier fra, setter grenser og lar ting passere, vil det til slutt eksplodere og bli en mye større skade å reparere enn en liten sprekk som kan fikses tidlig.
Slik gir du negative tilbakemeldinger
Det krever en gjennomtenkt tilnærming å gi negative tilbakemeldinger, slik at de blir konstruktive og fører til positive resultater.
Jeg nevnte ovenfor hva som må være på plass for at tilbakemeldingen skal anses som god, men her er noen praktiske tips til hva du bør gjøre når du faktisk gir tilbakemeldingen.
- Vær spesifikk: Fokuser på den konkrete atferden eller situasjonen i stedet for å generalisere. Beskriv nøyaktig hva som skjedde, og hvordan det påvirket teamet eller organisasjonen. Det er her programvare for prestasjonsstyring er nyttig for å dokumentere detaljer.
- Bruk en privat setting: Gi negative tilbakemeldinger i en en-til-en-samtale for å unngå at personen blir flau og for å sikre at vedkommende føler seg respektert. Husk: kritisér privat, ros offentlig.
- Unngå å overrumple personen: Ta kontakt med personen og spør: «Hei, jeg ville gjerne snakke med deg om noen tilbakemeldinger. Passer det nå?» Hvis du bare trekker personen til side helt uventet, kan det hende du treffer på et svært ubeleilig tidspunkt.
- Vær rolig og objektiv: Ha en nøytral tone, og unngå å la følelsene påvirke tilbakemeldingen. Hold deg til fakta.
- Vær rask: Gi tilbakemeldingen så snart som mulig etter at du legger merke til at atferden forekommer, slik at den blir mer relevant og lettere å følge opp. Hvis du venter for lenge, sender du et signal om at den negative atferden eller feilen tolereres.
- Ikke ta med en liste: Ta opp ett problem om gangen når det er mulig. Ta bare opp et nytt problem dersom det er svært direkte knyttet til det første. Det samme gjelder eksempler: Hvis du gir tilbakemeldingen raskt, ville det ikke vært nødvendig med en liste i utgangspunktet!
- Oppmuntre til kommunikasjon begge veier: La personen dele sitt perspektiv og stille spørsmål. Dette gir kontekst og bidrar til en bedre forståelse av situasjonen.
- Fokuser på løsninger: Prøv å styre samtalen mot forslag til forbedringer, eller tilby måter å håndtere problemet på. Dette viser at tilbakemeldingen er ment å hjelpe, ikke å kritisere.
- Følg opp: Lag en plan for å ta opp problemet igjen senere, slik at dere kan se om det har vært fremgang. Dette understreker hvor viktig tilbakemeldingen er, og viser at du støtter personen i arbeidet med å bli bedre.
Det viktigste poenget ovenfor er at hensikten du har når du gir tilbakemeldinger, er svært viktig.
Gi bare tilbakemeldinger når du føler at mottakeren har noe de trenger å rette opp eller forbedre.
En annen ting jeg anbefaler å unngå, er «sandwichmodellen for positive tilbakemeldinger», der du legger negative tilbakemeldinger mellom ros. Dette kan gjøre budskapet uklart, særlig hvis det dreier seg om en alvorlig tilbakemelding.
En merknad om formler for tilbakemeldinger
Hvis du søker etter «Hvordan gir man tilbakemeldinger?», vil du finne en rekke formler for hvordan tilbakemeldinger kan struktureres. Formler som:
- Tilbakemeldingsmatrise – der tilbakemeldinger deles inn i positive/forventede, positive/uventede, negative/forventede og negative/uventede.
- SBII – Situasjon, atferd, påvirkning, hensikt
- CEDAR – Kontekst, eksempler, diagnose, tiltak, gjennomgang
- STAR – Situasjon, oppgave, handling, resultat
- EEC – Eksempel, effekt, endring
Og mange flere …
Disse formlene kan være nyttige som et utgangspunkt, men det er viktig å ikke bli for rigid i bruken av dem.
Du vil ende opp med å høres ut som en tilbakemeldingsrobot.
Nøkkelen er å tilpasse stilen på tilbakemeldingen til situasjonen og personen som mottar den.
Det er derfor jeg i denne artikkelen gir generell veiledning i hvordan man går frem med tilbakemeldinger, uten å anbefale en bestemt formel.
Det er mer nyttig for deg å lære HVORDAN du skal tenke rundt tilbakemeldinger, enn å lære hvordan du fyller ut tomme felt som i en omgang Mad Libs.
12 eksempler på negative tilbakemeldinger
For å illustrere hva jeg mener, finner du nedenfor noen vanlige eksempler på negative tilbakemeldinger og hvordan du kan håndtere dem på en konstruktiv måte.
1. Prestasjon
Tilbakemelding: «Jeg har lagt merke til at løsningsgraden for sakene dine har gått dramatisk ned. Hvis vi sammenligner med forrige kvartal, ligger du an til å bare oppnå 50 % av det du gjorde da.
Så vidt jeg kan se, har sakstypene ikke blitt mer komplekse, og du har et mål om å fullføre X saker per kvartal.
Jeg ønsket å ta opp dette nå fordi jeg vil se hva vi kan gjøre for å håndtere det før kvartalet er over. Hva tror du vi kan gjøre for å få deg tilbake på rett spor?»
Forklaring: Tilbakemeldingen ovenfor er sannsynligvis en innledning til en større samtale, men den gir oss noen viktige ledetråder.
For det første beskriver den tydelig forventningene og det nåværende avviket mellom målene og hvor personen befinner seg.
For det andre viser den at lederen har satt seg inn i arbeidet og ikke antar at sakene er like.
I tillegg kommer tilbakemeldingen i tide. Den gis før kvartalet er over, slik at personen fortsatt har tid til å korrigere kursen.
2. Kommunikasjon
Tilbakemelding: «Da vi var i møtet om sprintplanlegging med utviklingsteamet, klarte jeg ikke å følge handlingsplanen din.
Som produktleder forventer jeg at du leder diskusjonen og veileder utviklingsteamet gjennom produktveikartet, men hele møtet gikk i alle retninger uten at det ble satt tydelige mål for den kommende sprinten.
I neste møte forventer jeg at du tar kontroll over diskusjonen, og helst utarbeider et forhåndslesningsdokument og mål for møtet, noe vi for øyeblikket ikke har som fast rutine.
Hvis det dukker opp sideordnede temaer, kan du notere dem og nevne at de kan diskuteres i et annet forum.»
Forklaring: Det ovenstående er kortfattet og handler svært direkte om en konkret situasjon og problemet. Det gir også noen forslag til forbedring.
Ikke all tilbakemelding kommer til å være et slikt stort utgangspunkt for en diskusjon, men det er viktig at folk forstår de ulike kommunikasjonssituasjonene og stilene de forventes å benytte.
3. Mangel på samarbeid
Tilbakemelding: «Leveranseteamet fortalte meg at du lovet en kunde en bestemt frist uten å snakke med dem først.
Jeg forstår at du i rollen som direktør for forretningsutvikling ønsker å nå salgsmålene dine, men vi må sørge for at leveranseteamet har kapasitet til å innfri kundens forventninger du har satt.
Det er mye vanskeligere å forsøke å hente inn en svært stram frist enn å kunne levere raskere innen en mer realistisk frist og begeistre kundene våre.
Som følge av dette hadde leveranseteamet åtte uker med overtid og helgearbeid, noe som ikke er bærekraftig.
Jeg vil at du skal få bedre oversikt over leveranseteamets kapasitet. Hva vet du om arbeidet deres så langt, og hvordan kan du sørge for at du følger med på hele prosessen opp og ned i kjeden?»
Forklaring: Når det gjelder tilbakemeldinger om samarbeid, er det viktig å vise hvilken innvirkning personens svikt har hatt på andre team.
Ingen av oss gjør noe alene, så det er viktig å ta hensyn til hele kjeden. Også her er tilbakemeldingen ovenfor tydelig på situasjonen, konsekvensene og forventningene.
Ettersom dette er en senior medarbeider som mottar tilbakemeldingen, er det enda viktigere at du får vedkommende til å komme tilbake til deg med en løsning på hvordan situasjonen skal håndteres.
4. Å gi tilbakemelding
Tilbakemelding: «Jeg forstår at det var frustrerende da lagerteamet ikke behandlet en kundeordre riktig, særlig siden det var den samme personen for andre gang, men det er uakseptabelt å bare hente vedkommende inn i et rom, heve stemmen i fem minutter og storme ut.
Jeg trenger at du møter alle med respekt og med et ønske om å løse et problem, ikke for å skjelle ut folk.
Jeg forventer at du beklager og møter personen med flere spørsmål og nysgjerrighet rundt hva som skjedde, og hvorfor feilen fortsatte.»
Forklaring: Generelt er det litt vanskelig å gi tilbakemelding på tilbakemeldingen, ettersom du ikke ønsker å gi tilbakemelding umiddelbart etter at noen har gitt deg tilbakemelding – unngå å svare med samme mynt.
Hvis tilbakemeldingen derimot gis med ondsinnede hensikter eller på en lite konstruktiv måte, må du gripe inn og korrigere denne atferden, slik som i eksempelet ovenfor.
Anerkjenn at situasjonen er frustrerende, men ikke bekreft at atferden er akseptabel. Vær konkret på hva forventningene er, og send dem kanskje denne artikkelen!
5. Dårlig kundeservice
Tilbakemelding: «Jeg vil gjerne diskutere en samtale du hadde med en pasient i dag, mer detaljert. Hun ringte legekontoret tilbake helt fortvilet fordi du gikk så raskt gjennom diagnosen at hun satt igjen mer forvirret enn før telefonsamtalen.
Pasienten sa også at du sa: «Jeg er ikke her for å svare på oppfølgingsspørsmålene dine, bare for å gi deg fakta om diagnosen.»
Samtalen ble tatt opp, så jeg lyttet til hele samtalen. Dette kan være faktuelt korrekt, men det er helt upassende å avvise en pasient på et så belastende tidspunkt.
Jeg forventer at du ikke tilsidesetter omsorgsplikten din, uansett hvor travelt du har det, eller hva du har fått beskjed om at du må gjøre. Dette er under vår standard, og jeg trenger å se en handlingsplan fra deg for hva du vil gjøre for å forbedre forståelsen din av pasientomsorg.»
Forklaring: Eksempelet ovenfor er en reell tilbakemelding jeg hjalp en venn av meg, som er teamleder på et sykehus, med å skrive.
Som du kan se, er dette svært alvorlig og kan potensielt påvirke denne personens karriere, så det var viktig å kontrollere dokumentasjonen og loggen.
Hvis det ikke finnes bevis, forventer jeg at tilbakemeldingen i hovedsak består av spørsmål, for eksempel: Hva skjedde under samtalen?
Igjen: Sørg for at du ved å gi tilbakemelding gjentar forventningene, og at du ønsker at mottakeren skal tenke gjennom korrigerende neste steg.
6. Manglende initiativ
Tilbakemelding: «Jeg har nylig lagt merke til at du i teammøtene våre kommer med mange mulige ideer og identifiserer problemer knyttet til prosessene og standardene våre, men når vi snakker sammen en-til-en for å diskutere ideene dine til forbedringer og opprette et prosjekt du skal eie, hører jeg ingen initiativer i det hele tatt.
Dette bekymrer meg, fordi jeg ønsker å høre fra teamet mitt hva de ønsker å se i en prosess eller standard, ikke bare klager.
Hvis det bare hadde vært litt syting nå og da, ville jeg forstått det, men dette har pågått i flere uker, med de samme problemene som blir påpekt uten at det foreslås noen løsning.
Jeg trenger å se at du også har driv til å løse problemer, for det er det jeg forventer at en senior medarbeider i din posisjon skal gjøre, og vi har diskutert veien din mot en forfremmelse.»
Forklaring: Det finnes kanskje én person som alltid klager på ting, alltid er «den som oppdager problemer», men som aldri løser dem.
Det er en god egenskap å legge merke til problemer, og det er en ferdighet man bør utvikle, men hvis du ikke også arbeider med løsningen på noen måte, er du en tilskuer.
Tilbakemeldingen ovenfor er viktig fordi den undersøker om denne personen faktisk har noen ideer, og knytter det tilbake til forventningene for en forfremmelse som gjelder for vedkommende.
Én ting du kanskje legger merke til her, er at personen har observert denne atferden i flere uker.
Rettidighet betyr ikke at man umiddelbart griper inn første gang personen identifiserte et problem uten å komme med en løsning. Det er urealistisk.
Men hvis det oppstår et mønster, bør du gi tilbakemelding så tidlig som det er hensiktsmessig.
7. Følger ikke prosessene
Tilbakemelding: «Jeg ville gjerne diskutere hvordan du bruker Jira. Det står i våre teamnormer at vi, inkludert deg, har blitt enige om å bruke det på denne måten, og jeg ser ikke at arbeidet ditt blir loggført korrekt der.
Jeg forventer at alle ingeniørene følger prosessen, men jeg vil forstå hvorfor du ikke har fulgt den, og hvilke utfordringer du har møtt.»
Forklaring: Når en prosess er etablert og personen som ikke følger den, var med på å utarbeide prosessen, er det noen ganger viktig å anerkjenne at vedkommende hadde mulighet til å si fra, men ikke gjorde det.
Ved å avslutte med et spørsmål åpner du for en diskusjon, siden du kanskje ikke har all informasjonen.
Det kan hende at det konkrete arbeidet deres er mer uforutsigbart og derfor ikke egner seg for denne nye tilnærmingen. Kanskje de ikke følte at de kunne si fra. Du har tydeliggjort forventningene og prøver nå å finne ut mer om konteksten.
8. Følger ikke med på detaljene
Tilbakemelding: «De tre siste pristilbudene du sendte til disse tre kundene, inneholdt alle feil som jeg måtte gå tilbake og rette opp. Feilene var forskjellige fra hverandre, kundene ble svært forvirret, og nå må vi gjenoppbygge tilliten deres. Jeg trenger at du følger bedre med på detaljene her – hva skjedde i disse situasjonene?»
Å følge med på detaljene er sannsynligvis avgjørende i de fleste roller, men jeg anbefaler alltid å stille et spørsmål til slutt for å forstå hva som skjedde.
Det er sannsynligvis tre grunner til at personen ikke fulgte med på detaljene:
- Fordi de ganske enkelt ikke har lært ting ordentlig eller har utdatert kunnskap
- De har et mye mer «helhetlig» perspektiv
- De er så overveldet av arbeid at oppmerksomheten på detaljer forsvinner.
Finn ut hvilken av disse som gjelder først, før du begynner å trekke konklusjoner.
9. Presentasjonsferdigheter
Tilbakemelding: «På det siste allmøtet var du tydelig nervøs for å presentere foran hele teamet, og det viste. Jeg kunne se at du hadde tenkt grundig gjennom lysbildene dine, men selve presentasjonen var kaotisk og vanskelig å følge.
Jeg måtte også utvikle denne ferdigheten, og som kollega forstår jeg at det kan være vanskelig. Hvordan kan jeg hjelpe deg med å bli bedre på dette?»
Forklaring: Presentasjonsferdigheter er noe alle trenger å lære og stadig utvikle, så tilby deg å lære bort hvis du er en av dem som bare er god på dette!
Bortsett fra det er tilbakemeldingen ovenfor konsis og anerkjenner realiteten i det som skjedde – både det positive og det negative – uten å gjøre budskapet uklart.
Som du kan se, kommer den også fra en kollega. Ikke alle tilbakemeldinger trenger å komme fra en leder; noen ganger kommer de beste rådene vi får, fra en kollega.
Den avsluttes også med et tilbud om hjelp. Ikke alle tilbakemeldinger trenger å være en absolutt fastsettelse av forventninger og så videre. Noen ganger må du rekke ut hånden for å hjelpe!
10. Beslutningstaking
Tilbakemelding: «I de siste kundemøtene har jeg lagt merke til at rådgivningen du ga dem, ikke har vært den mest effektive eller det vi ville anbefalt om temaet.
En av kundene kontaktet meg og spurte hvorfor vi ikke anbefalte prosess X, da den ble nevnt for dem under salgsprosessen. Kan du gå gjennom tankegangen din med meg?»
Forklaring: Når det gjelder noe som strategi og beslutningstaking, er det viktig å gå dypere inn i tankegangen bak beslutningen før du kritiserer den fullt ut og måten personen kom frem til den på.
På den måten er det ikke bare selve beslutningen som blir korrigert; du lærer dem også en bedre måte å vurdere ting på. Eller det motsatte kan skje, og du lærer mer om konteksten eller en ny måte å tenke på!
11. Punktlighet
Tilbakemelding: Siden vi er et team som jobber fullstendig på avstand, er det svært viktig at vi utnytter møtene og tiden vi har til samarbeid eller diskusjon sammen.
Jeg har lagt merke til at du har koblet deg til 5-10 minutter for sent til de fleste møtene den siste måneden, både i teamet vårt og på tvers av funksjoner.
Dette er verdifull teamtid du går glipp av, og teamet må deretter gå tilbake for å bringe deg à jour.
Siden dette nå har blitt et mønster, ville jeg gi deg beskjed så tidlig som mulig om at dette ikke er akseptabelt, og jeg trenger at du korrigerer dette.»
Forklaring: Nok en gang må noe slikt ha utviklet seg til i det minste et lite mønster. Ikke gå løs på noen hvis de er forsinket én gang – det kan ha skjedd en hel rekke ting utenfor deres kontroll som neppe vil skje igjen.
Men så snart et tydelig mønster viser seg, må du gjøre dem oppmerksomme på at dette er uakseptabelt og sløsing med alles tid.
12. Tilbakemelding på ledelse
Tilbakemelding: «Under teampresentasjonen der vi skulle oppdatere teamet om prosjektet jeg jobbet med, hadde jeg forberedt en hel presentasjon grundig, med et tilhørende forhåndsnotat.
Du avbrøt meg imidlertid og oppdaterte i praksis teamet selv. Noe av informasjonen du hadde, var ikke helt oppdatert, og det skapte forvirring i teamet, som hadde lest forhåndsnotatet.
Til syvende og sist følte jeg meg ganske undergravet og som om du ikke stolte på at jeg kunne oppdatere teamet på en tilfredsstillende måte om prosjektets fremdrift, særlig fordi du fortsatte å avbryte meg for å svare på spørsmål som teamet stilte direkte til meg.»
Forklaring: Du kan absolutt gi tilbakemelding på hvordan noens atferd hadde en personlig innvirkning på deg – særlig som i eksempelet ovenfor, der en leder overkjørte et møte på en overivrig måte.
I slike situasjoner må du likevel sørge for å holde deg til fakta og det som skjedde, og bare snakke om hva du følte, ikke noen andre.
Det er bare greit å snakke om andre personer hvis de selv tar direkte kontakt med deg om problemer de hadde (for eksempel forvirringen ovenfor).
Slik tar du imot negative tilbakemeldinger
Vi har snakket mye om hvordan man gir negative tilbakemeldinger, men husk at du også kommer til å motta noen på et eller annet tidspunkt. Gled deg, for dette er din mulighet til å lære!
Ingenting kan imidlertid svekke tilbakemeldinger og stoppe din egen læring like effektivt som å være en dårlig mottaker av tilbakemeldinger – enda mer hvis du er leder! Her er noen tips for å unngå det:
- Ikke avvis tilbakemeldingen blankt. Du kan diskutere den, men tenk først gjennom den og gi den den oppmerksomheten den fortjener.
- Ikke bruk anledningen til å gi dem tilbakemelding tilbake. Det kan gi inntrykk av at du er ute etter hevn, i stedet for å ta imot tilbakemeldingen på en oppriktig måte.
- Ikke snakk om hvordan andre har gjort det du gjør og sluppet unna med det – du vet ikke nødvendigvis om de faktisk har gjort det. Du kjenner kanskje ikke til tilbakemeldingssamtalen lederen deres har hatt med dem.
Og dette bør du gjøre i stedet:
- Takk dem for tilbakemeldingen, særlig hvis de er mindre erfarne enn deg.
- Still spørsmål for å få avklart det som er uklart, eller be dem utdype.
- Be om hjelp til å forbedre deg på bestemte områder, eller spør om du kan komme tilbake til dem for å få hjelp når du har tenkt gjennom de neste stegene dine.
- Lytt med hensikt å forstå tilbakemeldingen, i stedet for å bare ha som mål å svare på det de sier og komme med «det riktige svaret».
Skap en tilbakemeldingskultur
Den beste måten å sikre at tilbakemeldinger er konsekvente, tidsriktige og konstruktive på, er å bygge opp en tilbakemeldingskultur. Det er dette som virkelig løfter prestasjonsledelse til neste nivå.
Dette kan være krevende, men her er noen viktige ting:
- Å skape denne kulturen vil være en reise – særlig for en bedrift i vekst – så oppmuntre til tilbakemeldinger hele tiden.
- Sørg for at tilbakemeldingene ikke bare går i én retning, ellers blir du et diktat og vil ikke kunne lære og utvikle deg som leder. Å innhente 360-graders tilbakemeldinger er en god måte å samle inn tilbakemeldinger om ledere på og hjelpe folk med å føle seg komfortable med å gi dem.
- Anerkjenn motet det krever å si fra, særlig til ledelsen og mellom kolleger. Dette vil skape en modell som alle kan følge.
- Lær folk hvordan de kan gi tilbakemeldinger på en konstruktiv og produktiv måte. Ikke alle vet det intuitivt.
- Invester tid og gi proaktiv veiledning. Hvis kulturen overlates til seg selv, vil den vende tilbake til den veien som gir minst motstand, og det er kanskje ikke veien mot kontinuerlige tilbakemeldinger.
Husk at tilbakemeldinger er en gave
Det krever øvelse å gi tilbakemeldinger av høy kvalitet, enten de er positive eller negative, men det er en gave de aller fleste vil sette pris på og forhåpentligvis gi videre.
Det krever omtanke og mot å gi negative tilbakemeldinger, så gi deg selv tid og rom. Invester i å utvikle denne ferdigheten, så vil du se hvordan ditt eget team begynner å si fra, blomstrer og bygger sterkere bånd.
Om noe gjør det faktum at negative tilbakemeldinger krever mer øvelse meg håpefull om at de fleste av oss ikke er naturlig negative surpomper!
Abonner for flere innsikter
For flere ekspertinnsikter om å gi tilbakemeldinger og løfte prestasjonsledelsen, abonner på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du vil motta alt vårt nyeste innhold, som kan hjelpe deg med å utvikle karrieren din og gjøre en større forskjell i organisasjonen din.
