41 viktige HR-policyer & beste praksiser (med eksempler)

La oss begynne med det grunnleggende.

Hva er HR-retningslinjer?

Retningslinjer for personaladministrasjon er regler og prosesser som regulerer arbeidsforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Utforming av retningslinjer er en av de sentrale pilarene innen HR.

Hvorfor er HR-retningslinjer viktige?

HR-retningslinjer er en viktig del av hvordan virksomheten din er strukturert og regulert, for å sikre etterlevelse og handlinger som er i tråd med kulturen. Noen fordeler med HR-retningslinjer er:

• Beskriver rettighetene og ansvaret til både arbeidsgivere og arbeidstakere
• Veileder medarbeidere og ledere ved å tydeliggjøre forventet atferd
• Bidrar til å fremme en trivelig og sunn arbeidsplass
• Gir et rammeverk for å løse tvister og klager
• Bidrar til å effektivisere ulike HR-prosesser
• Bidrar til å overholde lover og forskrifter.

Hvem administrerer HR-retningslinjene?

Organisasjonens personalavdeling (eller den som har ansvar for HR-aktiviteter) er ofte ansvarlig for å utforme og vedlikeholde HR-retningslinjer. De fleste HR-retningslinjer gjelder for alle faste, midlertidige, deltids- og heltidsansatte.

Samtidig som HR-retningslinjene utarbeides, trenger du en plattform for dokumenthåndtering eller et system for håndtering av HR-retningslinjer som hjelper HR-teamet med å vedlikeholde, administrere og behandle detaljert medarbeiderinformasjon, personal­dokumenter, retningslinjer og prosedyrer.

HR-team kan bruke systemer for håndtering av HR-saker til å overvåke etterlevelsen av virksomhetens retningslinjer og løse problemer effektivt.

Typer HR-retningslinjer

Det finnes mange typer HR-retningslinjer og -prosedyrer som en virksomhet (og medarbeiderne dens) kan ha nytte av å innføre over tid, for eksempel helse og sikkerhet, trygghet, bruk av teknologi, medarbeideratferd, permisjon, rekruttering og utvelgelse samt avslutning av arbeidsforhold.

Her er noen mer detaljerte eksempler på HR-retningslinjer:

Område for HR-retningslinjer	Eksempler på spesifikke HR-retningslinjer
Rekruttering og utvelgelse	Mangfold, likeverd og inkludering Praksis for ansettelse Forfremmelser og overføringer
Permisjon og fravær	Ferie Lovbestemte helligdager Familiepermisjon Foreldrepermisjon Sorgpermisjon Medisinsk permisjon / sykefravær Personlig permisjon Jurytjeneste
Helse, sikkerhet og trygghet	Helse og sikkerhet Vold på arbeidsplassen Narkotika og alkohol Røyking Protokoller for covid-19
Medarbeideratferd	Trakassering Seksuell trakassering Interessekonflikt Konfidensialitet og taushetsplikt Arbeidstid og tilstedeværelse Måltider og pauser Ta med eget utstyr Arbeidstid Fjernarbeid Antrekk Våpenfri arbeidsplass
Resultatstyring	Resultatstyring Profesjonell utvikling Ansettelse etter behov Avslutning av arbeidsforhold Disiplinærtiltak
Bruk av teknologi	Bruk og sikkerhet av datamaskiner Private enheter på jobb Arbeidsrelatert og privat bruk av sosiale medier Personvern
Tjenestereiser	Reisegodkjenning Refusjon av utgifter Hotell og leiebil Måltider og daggodtgjørelser Fjernarbeid

11 fordeler med HR-retningslinjer

HR (menneskelige ressurser)-retningslinjer kan spille en avgjørende rolle i effektiv ledelse av en organisasjon når den vokser. Her er noen av fordelene du bør vurdere.

1. Konsekvens og rettferdighet: HR-retningslinjer sikrer at alle ansatte behandles rettferdig og konsekvent, noe som bidrar til å opprettholde en følelse av rettferdighet og likhet som er viktig for de ansattes moral og tilfredshet.
2. Tydelige retningslinjer: Disse retningslinjene gir klare føringer for beslutningstaking og forventet atferd. Denne tydeligheten bidrar til å redusere forvirring og misforståelser blant ansatte og ledelsen.
3. Juridisk og regulatorisk etterlevelse: HR-retningslinjer hjelper organisasjoner med å overholde lokale og internasjonale arbeidslover, og gir juridisk beskyttelse ikke bare for virksomheten, men også for de ansatte – noe som er avgjørende for å unngå juridiske problemer og bøter.
4. Bedre effektivitet: Standardiserte retningslinjer effektiviserer ulike HR-prosesser som rekruttering, introduksjon av nyansatte og prestasjonsvurderinger, noe som kan føre til økt effektivitet.
5. Konfliktløsning: De gir en ramme for å håndtere og løse problemer og konflikter på arbeidsplassen. Dette bidrar til å opprettholde et harmonisk arbeidsmiljø.
6. Risikostyring: Godt utformede HR-retningslinjer bidrar til å redusere risiko knyttet til arbeidsforhold. De gir føringer for hvordan sensitive forhold som trakassering, diskriminering og ansattes klager skal håndteres.
7. Prestasjonsstyring: HR-retningslinjer bidrar til å fastsette tydelige prestasjonsstandarder og gir et grunnlag for å vurdere de ansattes prestasjoner. Dette bidrar til organisasjonens samlede produktivitet.
8. Organisasjonskultur: Retningslinjer bidrar til å forme kulturen i en organisasjon. De angir forventninger til atferd og samhandling, noe som kan fremme et positivt og produktivt arbeidsmiljø.
9. Utvikling av ansatte: Retningslinjer knyttet til opplæring og utvikling sikrer at ansatte får muligheter til å lære og utvikle seg, noe som kan øke jobbtilfredsheten og bidra til at flere blir værende.
10. Rekruttering og det å beholde ansatte: Tydelige HR-retningslinjer kan gjøre en organisasjon mer attraktiv for potensielle ansatte. De spiller også en rolle i å beholde medarbeidere ved å sikre rettferdig behandling og gi en tydelig vei for vekst og utvikling.
11. Økt medarbeiderengasjement: Retningslinjer som fokuserer på de ansattes trivsel, mangfold og inkludering, kan øke medarbeiderengasjementet og tilknytningen til organisasjonen.

HR-retningslinjer danner grunnlaget for en smidig og effektiv drift av en organisasjon når den vokser og endrer seg. De gir strukturen som trengs for å lede mennesker effektivt på en trivelig, produktiv arbeidsplass som følger lovverket.

Mulige ulemper ved HR-retningslinjer som bør vurderes

HR-retningslinjene dine kan potensielt slå tilbake hvis de ikke er riktig utformet, implementert eller administrert.

Her er noen mulige fallgruver du bør være oppmerksom på.

1. Overregulering og byråkrati: For mange HR-retningslinjer kan skape et rigid og byråkratisk arbeidsmiljø som hemmer kreativitet og innovasjon, og som fører til ineffektivitet og frustrasjon på grunn av langsomme beslutningsprosesser.
2. Lik løsning for alle: Standardiserte retningslinjer kan unnlate å ivareta de unike behovene til ulike avdelinger eller personer, noe som kan føre til misnøye og redusert effektivitet i håndteringen av spesifikke utfordringer.
3. Motstand mot endring: Ansatte kan motsette seg retningslinjer de oppfatter som unødvendig restriktive eller overflødige, særlig hvis de innføres uten tilstrekkelig kommunikasjon eller hensyn til de ansattes tilbakemeldinger. Dette kan føre til manglende oppslutning og potensielle konflikter.
4. Negativ innvirkning på moral og arbeidsgivermerkevare: Strenge eller straffende retningslinjer kan skade de ansattes moral og organisasjonens omdømme som arbeidsgiver, og potensielt gjøre det vanskelig å tiltrekke seg og beholde de beste talentene.
5. Juridisk risiko og risiko knyttet til etterlevelse: Dårlig utformede, utdaterte eller manglende etterlevelse av retningslinjer kan føre til juridiske utfordringer og problemer med HR-etterlevelse, noe som innebærer betydelig risiko for organisasjonen.

For å redusere disse ulempene er det viktig at organisasjoner:

• Regelmessig gjennomgår og oppdaterer HR-retningslinjene sine
• Sørger for at de kommuniseres tydelig og blir forstått
• Opprettholder en balanse mellom nødvendig regulering og fleksibilitet.

Å involvere de ansatte i utformingen av disse retningslinjene kan også bidra til å sikre at de blir godt mottatt og er relevante for arbeidsstyrkens behov.

Er en HR-retningslinje det samme som en virksomhetspolicy eller retningslinje?

Begrepene «HR-retningslinje», «virksomhetspolicy», «selskapspolicy» og «retningslinje for arbeidsplassen» brukes ofte om hverandre og viser til det samme. 

Noen virksomhetspolicyer kan imidlertid gjelde for mer generelle deler av organisasjonens drift, og kan opprettes og vedlikeholdes av en annen avdeling enn HR (f.eks. tilgang til lokaler, datasikkerhet, beredskap osv.).

Policyer er et sett med regler, ikke retningslinjer. 

Ifølge HR-ekspert Tim Reitsma: «Når jeg hører ordet policy, kan det oppfattes som et begrensende ord. Men hvis vi erstatter «policy» med «retningslinje», har det dessverre ikke den tyngden det bør ha.» 

Hvor finner man vanligvis HR-policyer?

En viktig del av sjekklisten og introduksjonsprogrammet for nyansatte er å gjennomgå de spesifikke policyene som kan påvirke den ansatte den første dagen eller i løpet av den første uken.

HR-policyer kan finnes som skriftlige policyer, som digitale og/eller utskrivbare policyer, og på steder som er lett tilgjengelige for de ansatte. 

De kan være lagret i HR-programvaren, eller noen ganger på et intranett for virksomheten eller på delte stasjoner. De finnes ofte i arbeidsavtaler, personalhåndbøker og virksomhetens policymanualer. Detaljnivået i hver av disse vil imidlertid variere.

Hvorfor er ikke alle HR-policyer inkludert i arbeidsavtalen?

Arbeidsavtalen i virksomheten din kan fastsette hvor mye ferie et teammedlem har krav på, mens en separat feriepolicy beskriver hvordan en ansatt kan søke om ferie, hvordan den godkjennes, hva som skjer hvis all ferien ikke brukes, osv. 

Dette skillet sikrer at arbeidsavtalen ikke blir unødvendig lang og kompleks. Det gjør det også mulig å tilpasse bestemte aspekter ved den enkeltes arbeidsforhold, for eksempel hvor mye ferie de får (arbeidsavtalen), og holde dette atskilt fra den generelle feriepolicyen (personalhåndboken). 

Ved å dokumentere policyer utenfor arbeidsavtalen kan policyene også oppdateres over tid uten at hver enkelt avtale må oppdateres.

Det er også nyttig å tilby en forkortet versjon av personalhåndboken, spesielt for nyansatte, for å unngå å overvelde dem med for mye informasjon allerede fra første dag.

Når bør du utvikle HR-policyer?

Noen HR-policyer kan bli fastsatt ut fra organisasjonens behov, eller når bestemte sider ved arbeidsforholdet blir for vanskelige å håndtere fra sak til sak. 

Andre policyer bør utvikles proaktivt for å veilede, styrke eller beskytte de ansatte, skape klarhet i organisatoriske spørsmål eller beskytte organisasjonens bredere interesser.

Her er noen generelle retningslinjer for når du bør opprette HR-policyer.

Opprett policyer som er direkte knyttet til arbeidsavtalen

Et godt sted å begynne er å opprette policyer som er direkte knyttet til personalfordeler og rettighetene og ansvaret til både den ansatte og arbeidsgiveren, slik de er fastsatt i arbeidsavtalen.

Mange arbeidsavtaler vil for eksempel spesifisere retten til ferie, ulike typer permisjonsordninger og hvordan arbeidsforholdet kan avsluttes (f.eks. ansettelse uten oppsigelsesvern).

Tilhørende HR-policyer vil gå mer i dybden på prosedyrene knyttet til disse forholdene.

Se avsnittet nedenfor for noen eksempler som kan hjelpe deg med å forstå hvordan implementeringen av policyer skiller seg mellom arbeidsavtalen og personalhåndboken.

Opprett policyer som kreves av arbeidslovgivningen

Hvis du er i tvil, kan du bruke gjeldende lover (provinsielle/statlige lover og føderale lover) og vanlig praksis innen arbeidslivsrelasjoner som et annet utgangspunkt for å opprette policyen. 

Det finnes mange bestemmelser i arbeidslovgivningen i både Canada og USA som fastsetter arbeidsgivernes minimumskrav når det gjelder mange av disse policyene, for eksempel:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Opprett policyer som vil ha en positiv innvirkning på de ansatte og organisasjonen

Joerg Clement, en erfaren leder i maskinsynbransjen, oppsummerer det best: 

“Implementering av prosesser og retningslinjer er grunnlaget for en organisasjons forpliktelse til kontinuerlig forbedring. Kunders og ansattes krav og forventninger utvikler seg over tid. Det er viktig å kunne respondere raskt på endringer i markedene, og dette oppnås ved å tilpasse prosessene og retningslinjene deres for å oppnå vellykkede resultater.”

Fokuser på de HR-retningslinjene som har størst positiv innvirkning på de ansatte og organisasjonen. Når du vurderer en ny retningslinje, bør du stille deg selv disse spørsmålene:

• Hvordan vil denne retningslinjen styrke og beskytte de ansatte?
• Hvordan vil den bidra til å skape en sterk arbeidsplasskultur med gode resultater?
• Støttes organisasjonens verdier og prinsipper?
• Hvordan hjelper denne retningslinjen oss med å skape et vellykket og sammensveiset team?
• Vil denne retningslinjen minimere risikoen for virksomheten?
• Vil denne retningslinjen oppfylle gjeldende lovkrav?

Hvis du svarte «ja» på alle disse spørsmålene, er dette sannsynligvis en retningslinje det er verdt å utarbeide!

Hvilke HR-retningslinjer bør stå i personalhåndboken?

Du må utarbeide skriftlige retningslinjer som er direkte knyttet til arbeidsavtalen eller påkrevd i arbeidsretten.

De følgende seks retningslinjene kan ha en positiv innvirkning på heltids- og deltidsansatte samt organisasjonene som iverksetter dem.

1. Retningslinjer for mangfold, likestilling og inkludering
2. Retningslinjer mot trakassering
3. Retningslinjer for fjernarbeid / hjemmekontor
4. Retningslinjer for sosiale medier
5. Retningslinjer for helse og sikkerhet på arbeidsplassen
6. Retningslinjer for permisjon og fravær

Hvis du er i tvil, kan du ta utgangspunkt i arbeidsmiljølovgivning, andre gjeldende lover (lokale lover, provins- / delstatslover og føderale lover) samt vanlig praksis innen arbeidslivsrelasjoner 

For eksempel fastsetter arbeidslovgivning som loven om familie- og medisinsk permisjon (FMLA) og loven om amerikanere med funksjonsnedsettelser i USA, samt loven om arbeidsstandarder i BC i Canada, arbeidsgivernes minimumskrav når det gjelder mange av disse retningslinjene.

Retningslinjer for mangfold, likestilling og inkludering

Fremstøtet for likestilling på arbeidsplassen, enten det gjelder likestilling mellom raser eller kjønn, har aldri vært større. Med tanke på de nylige verdensomspennende protestene mot systemisk rasisme og bevegelser som Black Lives Matter bør dette også stå høyt på agendaen din.

Det meste av forskningen, som denne studien fra Glassdoor, viser at arbeidssøkere ønsker å vite at potensielle arbeidsgivere bryr seg om mangfold, likestilling og inkludering.

Ifølge PwC sier 87 % av virksomheter globalt at mangfold og inkludering er en organisatorisk prioritet. 

Stillingsannonser etter fagpersoner innen mangfold, likestilling og inkludering har blitt vanligere de siste årene.

Jobbnettstedene Glassdoor og ZipRecruiter erkjenner dette, og Glassdoor lanserer nye produkter som skal bidra til å skape mer rettferdige arbeidsplasser. De erkjenner at det å utarbeide en omfattende retningslinje og et omfattende program, og gjøre dette offentlig kjent, kan være avgjørende når man skal ansette de beste talentene.

Salesforce har en likestillingssjef, noe som viser deres engasjement for likestilling og støtte på de aller høyeste ledernivåene, og deres retningslinjer for «likestilling for alle» er tilgjengelige på nettstedet deres. Der beskriver de sine verdier og overbevisninger knyttet til like rettigheter, lik lønn, lik utdanning og like muligheter.

Retningslinjer mot trakassering

I likhet med retningslinjer for mangfold, rettferdighet og inkludering har retningslinjer mot trakassering aldri vært viktigere.

Formålet med retningslinjer mot trakassering, som disse fra Google, er å beskrive virksomhetens holdning til passende og respektfull opptreden på arbeidsplassen og tydeliggjøre alle parters ansvar for å oppnå og opprettholde et positivt arbeidsmiljø.

Ifølge Canadas arbeidsmiljølov defineres trakassering og vold slik: 

"Enhver handling, atferd eller kommentar, inkludert av seksuell karakter, som med rimelighet kan forventes å føre til krenkelse, ydmykelse eller annen fysisk eller psykisk skade eller sykdom hos en ansatt, inkludert enhver foreskrevet handling, atferd eller kommentar."

Seksuell trakassering er en av de vanligste formene for trakassering. #MeToo-bevegelsen har avdekket mange alvorlige problemer og den betydelige skaden trakassering og vold kan påføre mennesker.

Vurder derfor å ha egne retningslinjer for virksomheten, eller en egen del av mer generelle retningslinjer, som omhandler seksuell trakassering. 

Gode retningslinjer mot trakassering vil også omfatte andre typer trakassering, inkludert rasistiske skjellsord, fysiske trusler og nedsettende vitser.

Retningslinjer for fjernarbeid / hjemmekontor

COVID-19-koronaviruset har ført til en krise av globale dimensjoner og påvirket enkeltpersoner, virksomheter og verdensøkonomien.

Som et resultat har mange virksomheter valgt å innføre hjemmekontor (WFH) og retningslinjer for fjernarbeid for å håndtere denne krisen. 

Det forventes at denne trenden vil fortsette etter den nåværende pandemien. En undersøkelse av finansdirektører fra mars 2020 utført av Gartner, Inc. viste at 74 % av respondentene vil flytte minst 5 % av arbeidsstyrken som tidligere jobbet på stedet, til faste fjernarbeidsstillinger etter COVID-19.Store selskaper som Shopify, Microsoft og Facebook flytter permanent flere ansatte til hjemmekontor. Canada-baserte Shopify har til og med publisert mange av strategiene sine for systemer for fjernarbeid på nettstedet sitt.

Retningslinjer for fjernarbeid innen HR, som dette eksempelet fra Remote.co, bør inneholde:

• Virksomhetens historikk for fjernarbeid
• Hvem som er kvalifisert for fjernarbeid
• Hvor ofte / hvor lenge et teammedlem kan arbeide eksternt
• Hvordan man søker om en ordning for fjernarbeid
• Kommunikasjonsprotokoller og -standarder med teammedlemmer
• Verktøy, utstyr og ressurser som trengs for å støtte fjernarbeid.

Retningslinjer for sosiale medier

Sosiale medier er en viktig del av enhver digital markedsføringsstrategi. Hvordan virksomheten din blir fremstilt på nettet, av deg og teammedlemmene dine, kan utgjøre forskjellen mellom suksess og fiasko for merkevaren.

Ved å fastsette noen regler for hvordan teammedlemmene bruker sosiale medier, både personlig og profesjonelt, reduserer du risikoen for virksomheten, merkevaren og teammedlemmenes motivasjon og engasjement.

Ingen ønsker å skamme seg over organisasjonen de arbeider for på grunn av en kollegas aktivitet på sosiale medier.

De fleste HR-retningslinjer er «levende retningslinjer»; de må oppdateres jevnlig og holdes relevante. Når det er sagt, må HR-retningslinjer for sosiale medier vanligvis oppdateres oftere enn de fleste andre, på grunn av det stadig skiftende landskapet for sosiale medier.

Vancouver-baserte Hootsuite, en plattform for administrasjon av sosiale medier, tilbyr noen utmerkede retningslinjer for å utvikle dine egne retningslinjer for sosiale medier, samt en nyttig mal for slike retningslinjer.

Retningslinjer for helse og sikkerhet på arbeidsplassen

En policy for helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, slik som denne fra Lyft, vil ofte beskrive prosedyrer, arbeidsforhold, kontaktinformasjon ved nødsituasjoner og andre spesielle krav (f.eks. sikkerhetsprotokoller for COVID-19) som trengs for å beskytte de ansatte.

Organisasjoner som Arbeidstilsynet for helse og sikkerhet på arbeidsplassen (OSHA) under det amerikanske arbeidsdepartementet krever også at visse minimumsstandarder er på plass for å beskytte de ansattes velferd.

Vold på arbeidsplassen er direkte knyttet til de ansattes helse, sikkerhet og trygghet, men har vanligvis sin egen separate policy.

For eksempel har Disneys personalhåndbok en hel seksjon viet til helse, sikkerhet og trygghet, og inkluderer en policy mot vold på arbeidsplassen.

Retningslinjer for permisjon og fravær fra arbeidet

Realiteten er at folk av og til trenger fri fra arbeidet for å håndtere helseproblemer eller familiære nødsituasjoner, eller bare for å reise på ferie til et tropisk sted!

Å ha tydelige og omfattende permisjonsretningslinjer kan hjelpe teammedlemmene dine ved å fjerne stresset knyttet til å vite hvordan du vil støtte dem gjennom vanskelige tider, som dem man opplevde med koronaviruset COVID-19.

Disse personalretningslinjene beskriver de ansattes rett til permisjon og prosessene for hvordan de tar den ut. Disse retningslinjene er separate fra informasjonssystemene for HR som sporer de ansattes permisjoner, men både systemet og retningslinjene må samsvare.

Her er noen av de ulike typene permisjonsretningslinjer du bør vurdere å opprette, i omtrentlig prioritert rekkefølge. (Merk at alle disse permisjonstypene er omfattet av arbeidsrettslige regler som fastsetter minimumskrav).

Typer permisjonsretningslinjer

1. Lovbestemte helligdager: helligdager som er anerkjent av myndighetene, som den amerikanske høsttakkefesten og jul
2. Ferie: planlagt fravær fra arbeidet for å hvile og slappe av
3. Medisinsk permisjon / sykefravær: fravær fra arbeidet på grunn av sykdom eller sykehusinnleggelse
4. Familiepermisjon: knyttet til omsorg for, helse eller utdanning av et familiemedlem
5. Foreldrepermisjon: tid for en forelder som har fått barn, til å ta seg av en nyfødt
6. Sorgpermisjon: knyttet til et familiemedlems dødsfall
7. Permisjon: lengre, ubetalt fravær fra arbeidet av personlige årsaker. 

Permisjonsretningslinjer kan også være noe kontroversielle, avhengig av hvordan de innføres. Den neste delen om «retningslinjer du bør unngå» tar for seg hva du bør unngå når du utarbeider permisjonsretningslinjer.

Det var altså dette du bør ta med i personalhåndboken. Mange virksomheter velger å bruke programvare for personalhåndbøker for å få hjelp til å opprette, oppdatere og distribuere sin.

Hvilke retningslinjer bør du unngå å ta med i personalhåndboken?

I tillegg til retningslinjene som er viktige og nødvendige å ta med i personalhåndboken, er det også viktig å vite hvilke som kan påvirke bedriftskulturen negativt, demotivere de ansatte eller avskrekke potensielle ansatte fra å begynne i virksomheten.

Du bør unngå å opprette retningslinjer som er for byråkratiske og rigide, som ikke viser tillit til teammedlemmene dine, eller som ganske enkelt er utdaterte og ikke lenger relevante i moderne, menneskefokuserte og progressive organisasjoner. 

Her følger noen HR-retningslinjer som du bør utelate helt, eller gå forsiktig frem med når det er på tide å definere dem.

Streng kleskode

Det finnes enkelte situasjoner der retningslinjer for bekledning fortsatt er passende, for eksempel på kundemøter eller messer, men generelt er tiden forbi da det var akseptabelt for en virksomhet å bestemme fargen på en persons bukser eller om vedkommende kunne bruke jeans eller ikke. 

Mary Barra, administrerende direktør i General Motors, reduserte bilprodusentens kleskode på ti sider til bare to ord som gjelder for de fleste organisasjoner: «kle deg passende».

Fleksibel fri

Gi fast ansatte fleksibilitet når de trenger å ta litt fri her og der for å gå til en legetime eller delta på et foreldremøte.

I motsetning til timelønnede ansatte trenger du ikke å få dem til å føre oversikt over hver time de jobber og ikke jobber, som innskudd og uttak på en bankkonto. 

Mistenkeliggjøring ved permisjon ved dødsfall

«Hmm, døde bestemoren din virkelig?» Det er det siste noen av oss ønsker å høre etter et tragisk personlig tap, men det er akkurat det du spør om hvis du innfører en ordning for permisjon ved dødsfall som krever dokumentasjon på dødsfallet, for eksempel en dødsattest.

Mange progressive organisasjoner tilbyr også ansatte betalt permisjon ved dødsfall, slik at de ikke trenger å bruke verdifull ferie (som bør brukes til å hvile og slappe av) eller sykedager for å håndtere en familiekrise.

Bruk av privat mobiltelefon og internett

Personalpolitikk som forbyr ansatte å bruke private mobiltelefoner på jobb, eller å bruke arbeidsdatamaskiner til privat internettbruk, blir raskt utdatert. 

Psykologisk forskning har vist at det er nødvendig å ta pauser på jobb for å opprettholde energi, motivasjon og konsentrasjon.

Å gå en tur, tøye litt eller meditere er gode måter å ta en mental pause på.

Hvis været ikke spiller på lag, er det også gode alternativer å surfe på internett, bruke sosiale medier eller chatte med en venn utenfor jobben. 

Selvfølgelig er det ikke greit å gjøre for mye av dette, men slike tilfeller er vanligvis sjeldne og kan håndteres i en individuell samtale med medarbeideren din.

Og … husk hvor viktig tydelighet, språk og tone er

Husk at retningslinjer, uansett hvor positiv hensikten er, fortsatt kan oppfattes som autoritære og byråkratiske. 

Hvordan retningslinjene dine er skrevet og presentert, kan derfor ha stor betydning for hvordan de blir mottatt av menneskene i organisasjonen din, og for organisasjonskulturen du prøver å utvikle.

Carla Nordean, direktør for mennesker og kultur i Squirrel Systems, bemerker: «Den overordnede tonen i håndboken har stor innvirkning på kulturen. Hvis håndboken er formulert med undertrykkende språk («ansatte må / må ikke …»), kan nyansatte stille spørsmål ved om de har blitt med i riktig organisasjon.»

Tim Reitsma legger til: «Språket vi bruker i organisasjonene våre, er viktig når vi skriver retningslinjer. Noen av dem sier «du må», men vi kan tone ned språket og formulere det som «du er ansvarlig for».»

Slik skriver du HR-retningslinjene dine

Å skrive effektive HR-retningslinjer innebærer en gjennomtenkt prosess som tar hensyn til organisasjonens spesifikke behov, overholdelse av lover og forskrifter samt beste praksis innen HR-ledelse. 

Her er en trinnvis veiledning som hjelper deg med å skrive HR-retningslinjer:

1. Identifiser behovet

• Begynn med å identifisere områdene i organisasjonen som krever formaliserte retningslinjer. Dette kan være drevet av juridiske krav, organisatoriske behov eller tilbakemeldinger fra ansatte.

2. Undersøk

• Undersøk relevante lover og forskrifter for å sikre at de overholdes
• Se på bransjestandarder og beste praksis
• Gå gjennom retningslinjer fra lignende organisasjoner for å få innsikt.

3. Rådfør deg med interessenter

• Involver ulike interessenter, blant annet ledelsen, ansatte og eventuelt juridiske rådgivere, for å innhente synspunkter og forstå ulike perspektiver

4. Utarbeid retningslinjen

Bruk dette formatet som hjelp når du skal utarbeide retningslinjen. 

• Tittel: Angi tydelig hva retningslinjen gjelder.
• Formål: Forklar hvorfor retningslinjen innføres, og hvorfor den er viktig.
• Omfang: Definer hvem retningslinjen gjelder for (f.eks. alle ansatte eller bestemte avdelinger).
• Retningslinjens innhold: Beskriv organisasjonens standpunkt eller regler knyttet til det aktuelle temaet.
• Prosedyrer: Beskriv trinnene eller prosedyrene ansatte og ledelsen må følge i forbindelse med retningslinjen.
• Ansvar: Angi ansvarsområdene til ulike interessenter (ansatte, HR og ledere) i henhold til retningslinjen.
• Håndheving: Forklar hvordan retningslinjen skal håndheves, og hvilke konsekvenser manglende etterlevelse får.
• Gjennomgang og endring: Beskriv hvordan og når retningslinjen skal gjennomgås og oppdateres.

6. Gjennomgå og revider

• Få utkastet gjennomgått av HR-fagfolk og juridiske rådgivere for å sikre at det oppfyller juridiske krav og organisasjonens mål.
• Revider retningslinjen basert på tilbakemeldingene som er mottatt.

7. Godkjenn og distribuer

• Innhent godkjenning fra toppledelsen.
• Kommuniser retningslinjen til alle ansatte gjennom egnede kanaler (f.eks. e-post, organisasjonens intranett og personalmøter).
• Tilby opplæring hvis retningslinjen krever endringer i atferd eller prosesser.

8. Implementer og følg opp

• Implementer retningslinjen og følg med på hvor effektiv den er.
• Vær forberedt på å besvare spørsmål og gi avklaringer etter behov.

9. Regelmessig gjennomgang og oppdatering

• Gå regelmessig gjennom retningslinjen for å sikre at den fortsatt er relevant og i samsvar med lover og forskrifter.
• Oppdater retningslinjen etter behov, og informer de ansatte om vesentlige endringer.

Beste praksis for utarbeidelse av HR-retningslinjer

1. Sørg for samsvar med organisasjonens mål og verdier

• Sørg for at hver retningslinje er i tråd med organisasjonens oppdrag, visjon og kjerneverdier. Retningslinjene bør støtte de overordnede strategiske målene og forbedre organisasjonskulturen.

2. Vær tydelig og kortfattet

• Bruk et enkelt og tydelig språk. Unngå juridisk sjargong eller kompliserte begreper som kan forvirre de ansatte. Målet er å gjøre retningslinjene så tydelige og tilgjengelige som mulig for å sikre forståelse og etterlevelse.

3. Sikre juridisk samsvar

• Sørg for at retningslinjene overholder alle relevante lokale og nasjonale lover og forskrifter. Det kan være nødvendig å rådføre seg med juridiske fagfolk eller HR-eksperter for å unngå juridiske problemer.

4. Involver interessenter i utviklingsprosessen

• Involver en mangfoldig gruppe interessenter, inkludert ansatte på ulike nivåer og fra ulike avdelinger, i utviklingen av retningslinjen. Dette bidrar til å sikre at retningslinjene er realistiske, praktiske og ivaretar behovene og bekymringene til hele arbeidsstyrken.

5. Sørg for fleksibilitet

• Selv om retningslinjene bør gi tydelige føringer, må de også åpne for en viss fleksibilitet for å håndtere ekstraordinære omstendigheter. For strenge regler kan skape unødvendige begrensninger og hindre effektiv beslutningstaking.

6. Fokuser på de ansattes opplevelse

• Vurder hvordan retningslinjene vil påvirke de ansattes opplevelse. Retningslinjene bør være rettferdige, fremme et positivt arbeidsmiljø og støtte de ansattes trivsel.

7. Ta med eksempler

• Ta med eksempler der det er relevant, for å tydeliggjøre hvordan retningslinjen skal anvendes. Dette kan bidra til å forhindre misforståelser og illustrere hvordan retningslinjen skal tolkes i praktiske situasjoner.

8. Beskriv ansvar og konsekvenser

• Definer tydelig hvem som har ansvar for hva i henhold til hver retningslinje, samt konsekvensene av manglende etterlevelse. Dette ansvarsrammeverket bidrar til å sikre at retningslinjen tas på alvor og etterleves.

9. Kommuniser og gi opplæring

• Når retningslinjene er utarbeidet, må de kommuniseres effektivt til alle ansatte. Vurder opplæringsøkter eller workshopper for å sikre at alle forstår retningslinjene og hvordan de gjelder for rollene deres.

10. Gå gjennom og oppdater regelmessig

• Gå regelmessig gjennom HR-retningslinjene for å sikre at de fortsatt er relevante, effektive og i samsvar med lovverket. Oppdater dem etter behov, særlig når det skjer endringer i lover, organisasjonsstruktur eller strategiske mål.

11. Sørg for tilgjengelighet

• Sørg for at alle ansatte har enkel tilgang til retningslinjene, enten via et intranett, en personalhåndbok eller et annet tilgjengelig format.

12. Frem åpenhet og åpen kommunikasjon

• Oppmuntre til tilbakemeldinger på retningslinjene, og ha en åpen dør for spørsmål eller bekymringer knyttet til HR-retningslinjene. Dette fremmer en kultur preget av åpenhet og kontinuerlig forbedring.