5 enkle trinn for å håndtere en ansatt som presterer under forventningene

• Arbeid av lav kvalitet
• Manglende evne til å nå mål eller overholde tidsfrister
• Vedvarende mellommenneskelige konflikter
• Dårlig tidsstyring
• Mye fravær eller forsentkomming
• Ordrenekt.

Effektiv håndtering av mangelfulle prestasjoner krever at du tar i bruk tydelige metoder for å forbedre prestasjoner for å veilede medarbeidere mot forbedring og utnytte verktøyene dine for prestasjonsstyring best mulig. Når et teammedlem viser svake prestasjoner på et område av arbeidet sitt, kan du enten:

1. Ignorere problemet: stikke hodet i sanden og håpe at de svake prestasjonene på mirakuløst vis ordner seg selv.
2. Si opp arbeidstakeren: avslutte arbeidsforholdet til teammedlemmet og ansette en ny person.
3. Gjøre jobben for arbeidstakeren: gripe inn og ta over de delene av arbeidet som vedkommende presterer svakt på.
4. Flytte vedkommende til en annen rolle: vedkommende presterer svakt i sin nåværende rolle, men kanskje kan gjøre det bedre i en annen.
5. Korrigere prestasjonsproblemet: innføre en strukturert prosess for prestasjonsforbedring, som kan omfatte ytterligere opplæring og utvikling.

Selv om denne artikkelen fokuserer på alternativ «5» ovenfor, hovedsakelig fordi det vanligvis er det beste alternativet å utforske først, er det ikke alltid det riktige alternativet.

Hvorfor det er viktig å håndtere svake prestasjoner

Å navigere utfordringer med vanskelige teammedlemmer er avgjørende når du forsøker å håndtere og forbedre mangelfulle prestasjoner på arbeidsplassen. Når du skal velge ett av alternativene som er beskrevet ovenfor, bør du vurdere følgende:

• Kostnader ved medarbeiderutskifting: Ifølge Benefit News kan én oppsigelse koste en virksomhet opptil en tredjedel av arbeidstakerens årslønn. To tredjedeler av denne kostnaden kan komme fra ting som redusert produktivitet og opplæring av en ny person, mens den siste tredjedelen kommer fra «harde» kostnader som rekruttering.
• Påvirkning på teammoralen: Med mindre den arbeidstakeren som presterer svakt, arbeider helt isolert, er sannsynligheten stor for at kollegaene på en eller annen måte blir negativt påvirket av prestasjonene. Dette vil også komme til uttrykk i vurderinger av teamprestasjoner . Å ignorere problemet eller gjøre ting for vedkommende sender ikke riktig signal til resten av teamet eller etablerer en prestasjonskultur på høyt nivå.
• Respekt for arbeidstakere: Å si opp noen kan noen ganger virke som den enkleste veien, men hvis du «trekker avtrekkeren for raskt», spesielt når det er et problem som kunne vært løst med litt innsats, kan teamet ditt oppfatte det som manglende respekt for menneskene du har ansvar for, og det kan svekke følelsen av psykologisk trygghet.
• Kostnader ved å korrigere prestasjoner: Noen ganger kan det ganske enkelt bli for dyrt, for tidkrevende eller av andre grunner umulig å få en arbeidstaker med mangelfulle prestasjoner til å prestere bedre. I slike tilfeller kan du måtte ta den vanskelige beslutningen om å la noen gå eller flytte dem til en annen rolle.

Ledere benytter en kombinasjon av verktøy for HR-saksbehandling og programvare som er spesielt rettet mot prestasjonsstyring, for å følge fremdriften opp mot planer for prestasjonsforbedring for medarbeidere som strever.

Nå har prestasjonsstyring i sanntid som benytter de mest avanserte AI-drevne analyseverktøyene, potensial til å redusere feil i lederes beslutningstaking og forhindre at prestasjonsproblemer oppstår i utgangspunktet.

Slik vet du når en arbeidstaker presterer svakt

Når det gjelder min vanlige forsinkelse, ble problemet tydelig for lederen min da jeg til slutt møtte for sent til et viktig møte. Det er imidlertid ikke alltid så åpenbart. 

Jeg husker at jeg jobbet med et teammedlem, en leder, som jeg mente gjorde det bra. Han leverte på resultatmålene sine, jeg hadde fått positive tilbakemeldinger fra andre ledere, og kundene likte ham. 

Da jeg imidlertid snakket med personene som rapporterte til ham, fikk jeg vite at det fantes problemer. Dette fikk meg til å sette i gang en prosess for prestasjonsforbedring.

Implementering av OKR-er for HR bidrar til å lage strukturerte prestasjonsplaner for å håndtere ansattes manglende måloppnåelse.

Nedenfor finner du noen av de mange systemene for kontroll og avveininger du kan innføre for å få tidlige varsler om reelle eller potensielle prestasjonsproblemer.

1. Etabler SMART-mål eller OKR-er: Disse gir et solid grunnlag som du og teammedlemmet ditt kan bruke til å følge med på fremdriften. Hvis dere for eksempel blir enige om et mål om å «oppnå et ukentlig salg på $10,000», og den ansatte din bare oppnår $5,000 per uke, kan dette være en indikasjon på dårlige prestasjoner. 
2. Regelmessige oppfølginger og én-til-én-samtaler: Enten de gjennomføres virtuelt eller fysisk, er 1:1-samtaler en viktig del av vurderingen av hvordan en ansatt presterer. Du kan følge opp den ansatte, høre fra dem hva de jobber med, lære om fremdriften mot målene og forstå eventuelle problemer som kan påvirke prestasjonene deres.
3. Systemer for tilbakemeldinger fra ansatte: Jeg fikk vite om teammedlemmets svake prestasjoner gjennom møter utenom nærmeste ledernivå med medlemmer av teamet hans. Medarbeiderundersøkelser, 360-graders prestasjonsvurderinger og uformelle samtaler med kollegene til den ansatte din er også nyttige metoder for å innhente tilbakemeldinger, og kan varsle deg om mulige prestasjonsproblemer.
4. Tilbakemeldinger fra eksterne interessenter: I tillegg til tilbakemeldinger fra ansatte er det viktig å få tilbakemeldinger fra personer utenfor organisasjonen, for eksempel kunder, partnere og leverandører. Data fra blant annet kundeanmeldelser, netto anbefalingspoeng og tilfredshetsundersøkelser kan ofte gi verdifull innsikt i hvordan man kan forbedre en enkeltpersons prestasjoner.
5. Programvare for prestasjonsstyring: De fleste kontrollene jeg har nevnt ovenfor, kan gjennomføres ved hjelp av god programvare for prestasjonsstyring. Dette gjør det mulig å samle inn data om prestasjoner på individ-, team- og organisasjonsnivå. Mange programvarepakker tilbyr også dataanalyse, rapportering og automatisering for å gjøre ting enklere.
6. Produktivitetsvurderinger: Vurder de ansattes effektivitet og måloppnåelse når de fullfører oppgaver og når mål innenfor en gitt tidsramme. Ved å følge med på dette og gi tilbakemeldinger kan du identifisere styrker, forbedringsområder og muligheter for å forbedre de samlede prestasjonene.

Avanserte metoder for måling av prestasjoner

Ved å forbedre objektiviteten i medarbeiderevalueringer sikrer man rettferdige og nøyaktige prestasjonsvurderinger samt bedre aksept for tilbakemeldinger fra de ansatte. To mye brukte metoder som forbedrer objektiviteten i evalueringer, er atferdsforankret vurderingsskala (BARS) og vurderingssentre.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

BARS

BARS kombinerer kvantitative vurderinger med kvalitative beskrivelser av spesifikke atferder, og gir dermed et mer objektivt rammeverk for vurdering av prestasjoner.

I stedet for å basere seg på vage eller subjektive kriterier definerer BARS viktig atferd knyttet til ulike prestasjonsnivåer. En kundeservicerolle kan for eksempel omfatte atferd som «løser kundeklager på en effektiv måte», vurdert på en skala fra utilfredsstillende til fremragende.

Denne metoden sikrer at evalueringene baseres på observerbar og arbeidsrelevant atferd, noe som reduserer skjevheter og personlig tolkning.

Vurderingssentre

Denne tilnærmingen evaluerer de ansatte på en helhetlig måte ved å plassere dem i simulerte, arbeidsrelaterte situasjoner. Disse simuleringene kan omfatte:

• Rollespill
• Problemløsningsøvelser
• Gruppeoppgaver utformet for å vurdere kompetanser som lederskap, kommunikasjon og beslutningstaking.

Flere vurderere observerer og gir poeng for disse aktivitetene, noe som bidrar til å minimere individuell vurderingsskjevhet. Bruken av varierte øvelser og et team av vurderere muliggjør en mer objektiv vurdering av en ansatts ferdigheter, særlig i komplekse roller der evalueringer basert på én enkelt metode kan komme til kort.

Både BARS og vurderingssentre tilbyr strukturerte, atferdsbaserte tilnærminger til evaluering, reduserer subjektiv skjevhet og gir tydeligere og mer handlingsrettede tilbakemeldinger til ansatte.

Juridisk og HR-messig etterlevelse i resultatstyring

Fra et etterlevelsesperspektiv er målet ditt å samordne trinnene i resultatstyringen med HR-retningslinjene, samtidig som du involverer juridisk avdeling. Dette vil hjelpe deg med å skape transparente prosesser og bygge autoritet i hvordan du håndterer disse situasjonene.

Utarbeidelse av PIP og samarbeid med HR

Ingen liker å utforme eller gjennomføre en plan for forbedring av arbeidsprestasjoner (PIP). Altfor ofte fungerer de ikke, eller de oppfattes av ansatte som et forvarsel om oppsigelse.

Det trenger ikke å være slik hvis du kontinuerlig forbedrer tilnærmingen din til resultatstyring.

Når det gjelder en PIP, bør utarbeidelsen være et samarbeid mellom lederen, HR-representanter og juridisk avdeling. Dette samarbeidet sikrer at PIP-en er i samsvar med arbeidslovgivningen og virksomhetens retningslinjer, samtidig som rettferdighet ivaretas.

HR kan bidra til å strukturere planen med tydelige og oppnåelige mål, mens juridisk avdeling sikrer at ingen handlinger kan mistolkes som diskriminerende eller urettferdige, noe som reduserer risikoen for rettslige utfordringer.

Dokumentasjon av tilbakemeldinger og etterlevelse

Riktig dokumentasjon er et sentralt element i etterlevelse. Ledere bør nøye dokumentere alle samtaler om tilbakemeldinger, resultatvurderinger og eventuelle tiltak som er iverksatt for å håndtere manglende måloppnåelse.

Disse opptegnelsene hjelper ikke bare ansatte med å forstå fremgangen sin, men fungerer også som juridisk beskyttelse dersom det skulle oppstå tvister.

5 trinn du kan ta for å korrigere prestasjoner

Et av systemene dine for tidlig varsling har hjulpet deg med å identifisere et prestasjonsproblem hos en av de ansatte, og du har bestemt deg for å forsøke å løse problemet. Flott, men hva gjør du nå? 

Trinnene du tar, vil variere noe avhengig av den nøyaktige typen prestasjonsproblem, men trinnene nedenfor vil gjelde i de fleste situasjoner der det bare er ett aspekt ved den ansattes prestasjoner som utgjør et problem (f.eks. forsinkelser). 

Hvis det er det sjeldne tilfellet der den ansatte presterer dårlig på alle områder, kan det være verdt å vurdere å flytte den ansatte til en annen rolle eller helt ut av virksomheten.

Trinn 1: Kontroller faktaene dine og gjør undersøkelser

Før du snakker med den ansatte, bør du gjøre grundige undersøkelser for å forstå den underliggende årsaken til prestasjonsproblemet. Gå gjennom objektive måltall som kundeklager, tilbakemeldinger fra kolleger og individuelle leveranser for å finne ut om problemet ligger i den ansattes arbeid eller skyldes eksterne faktorer, som teammedlemmer som presterer dårlig, eller urealistiske forventninger.

En analyse av grunnårsaken kan bidra til å avdekke underliggende problemer og sikre at du har hele bildet før du innleder samtaler. Det kan hende at den ansatte har utfordringer på et annet område i livet og trenger støtte fra virksomheten i stedet for kritikk.

Små ting som regelmessige oppfølginger og tilgang til ressurser kan bidra langt på vei til å sikre at disse problemene ikke påvirker prestasjonene.

Trinn 2: Vurder resultatstandardene dine på nytt

Ta deg tid til å vurdere på nytt om resultatstandardene dine er rimelige og tydelige. Hvis forventningene dine er urealistiske eller ikke er kommunisert på riktig måte, kan det være mer et ledelsesproblem enn et problem hos den ansatte.

Før du snakker med den ansatte som presterer dårlig, bør du se grundig på forventningene dine til vedkommendes prestasjoner og stille deg selv disse spørsmålene:

• Har resultatstandardene mine nylig blitt endret, for eksempel blitt høyere?
• Har den ansatte noen gang oppfylt disse standardene siden de ble innført?
• Har andre teammedlemmer klart å oppnå de samme standardene?
• Har jeg lagt til nye ansvarsområder som kan ha påvirket prestasjonene deres?   
• Har jeg gitt teammedlemmene mine all den opplæringen og ressursene de trenger for å innfri forventningene mine?

Trinn 3: Gjennomfør en samtale om resultatstyring

Når du har gjort undersøkelsene dine, gått gjennom forventningene til prestasjonene og er rimelig sikker på at det finnes et reelt prestasjonsegap, er det på tide å snakke med medarbeideren din. 

Etter min erfaring er prestasjonssamtaler en kunstform. Det finnes ingen enkelt oppskrift på å gi effektive tilbakemeldinger, siden hvert problem er forskjellig og hver person tar imot tilbakemeldinger på ulik måte.

Det finnes imidlertid noen beste praksiser som kan hjelpe deg med å gjennomføre bedre prestasjonsvurderinger. For det første bør du ha samtalen med HR til stede og med lederen som ansvarlig for å lede den. Dette vil bidra til åpenhet og oppfølging, og gi en veiledende hånd slik at PIP-en din er i tråd med HR-retningslinjene.

I tillegg til disse praksisene kan du prøve følgende:

1. Vær kortfattet: ikke gå rundt grøten; gå rett på sak og forklar så kortfattet og faktabasert som mulig hva problemet er fra ditt perspektiv, og at formålet med møtet er å få høre deres tanker og utarbeide en handlingsplan.
2. Vær tydelig: Det kan hende at de ikke oppfyller prestasjonsstandardene fordi de ikke forstår hvorfor de er viktige, eller hvordan de påvirker teamet eller organisasjonen.
3. Vær ærlig: Det er greit å fortelle dem hvis de svake prestasjonene deres gjør deg skuffet, flau eller til og med sint. På samme måte bør de få vite det hvis problemet er så alvorlig at de står i fare for å bli sagt opp.
4. Vær respektfull: Ærlighet er aldri en unnskyldning for å være uhøflig eller nedlatende overfor en medarbeider. Det er bra å formidle vanskelige budskap så lenge du gjør det rolig og respektfullt.
5. Vær empatisk: Prøv å forestille deg hvordan samtalen oppleves fra deres perspektiv. Kommer dette som en stor overraskelse på dem? Føler de seg overveldet eller engstelige? Har de personlige problemer?
6. Vær nysgjerrig: Sørg for å be om tankene og meningene deres, og still mange åpne spørsmål. Dette vil hjelpe deg med å få et helhetlig bilde, hjelpe dem med å innse at det finnes et problem (hvis de er defensive eller trassige), og få dem involvert i løsningen. For eksempel:

• Hvordan føler du at det går med fremdriften mot milepælene i prosjektet?
• Hvilken støtte får du fra utviklingsavdelingen når det gjelder å bygge den nye funksjonen?
• Hvorfor tror du at vi ikke rakk kundens frist?

7. Vær støttende: Forklar hvordan du er forberedt på å støtte dem, enten det gjelder ekstra opplæring og utvikling, endringer i arbeidsoppgavene eller ganske enkelt emosjonell støtte.

Vurder hvordan prestasjonssamtalen går før du bestemmer deg for om du skal gå rett videre til neste trinn, som er å utarbeide planen for forbedring av prestasjonene, eller utsette dette til et senere møte. 

Med de riktige verktøyene for prestasjonsvurdering kan ledere tilby datadrevet veiledning for å hjelpe medarbeidere med å forbedre seg.

I noen tilfeller kan medarbeideren din være følelsesmessig berørt og ikke være i riktig sinnstilstand til å diskutere en handlingsplan, eller problemet kan være mer komplekst og kreve et grundigere arbeid for å finne ut av det.

Trinn 4: Utarbeid en plan for forbedring av prestasjonene

Når du og medarbeideren er enige om at det finnes et prestasjonsproblem, og at dere begge er forpliktet til å løse det, er det på tide å sette sammen en plan for forbedring av prestasjonene. Denne vil vanligvis inneholde:

• Beskrivelse av prestasjonsstandarden: Beskriv aspektene ved medarbeiderens prestasjoner som de arbeider med, for eksempel oppnåelse av salgsmål, kommunikasjon med kolleger og så videre, samt den konkrete standarden de prøver å oppnå, for eksempel et ukentlig salg på $XX.
• Handlingsplan med SMART-mål: Beskriv spesifikke prestasjonsmål og de «små stegene» medarbeideren kan ta for å oppnå prestasjonsstandarden dere har satt, for eksempel å ta et kurs i strategisk salg innen dato XX, kontakte YY potensielle kunder på LinkedIn innen dato ZZ og så videre.
• Tidsperiode for evaluering: Definer hvor lang tid medarbeideren har på å forbedre prestasjonene sine, og hvor ofte du skal følge opp. Typiske planer varer alt fra 1–6 måneder, avhengig av prestasjonsproblemet.

Til slutt bør du beskrive eventuelle tilgjengelige ressurser, for eksempel opplæringsprogrammer eller mentorskap, som kan støtte utviklingen deres. Det er viktig å definere tidsperioden for evalueringen, samt å forklare betydningen av prestasjonsstandarden og de potensielle konsekvensene dersom det ikke skjer en forbedring.

Trinn 5: Følg med på fremdriften og anerkjenn resultatene

Når alt er tydelig og planen for forbedring av prestasjonene er på plass, er det på tide at du støtter medarbeideren din i gjennomføringen av den.

En kritisk del av denne gjennomføringen er å få regelmessige tilbakemeldinger fra deg på at de er på rett spor (eller ikke).

En kritisk del av denne gjennomføringen er å følge beste praksis for prestasjonsledelse, inkludert å gi regelmessige tilbakemeldinger på hvorvidt de er på rett spor (eller ikke). Verktøy for prestasjonsovervåking kan være svært nyttige her for å legge til rette for tilbakemeldinger om prestasjoner i sanntid.

Gjennomfør regelmessige 1:1-oppfølginger av fremgangen deres, og anerkjenn og belønn positive resultater når det er mulig. Du kan også bruke disse oppfølgingene til å korrigere kursen, hjelpe dem gjennom eventuelle hindringer for fremgang og justere planen om nødvendig.

Kommunikasjonspraksis for å bygge tillit

Det kan virke som en åpenbar påstand, men den tåler å gjentas. Åpen og effektiv kommunikasjon er en viktig del av det å lede en medarbeider som presterer under forventning. Det fremmer tillit og sikrer psykologisk trygghet, og bidrar til å opprettholde åpenhet og møte tilbakemeldinger med empati.

Noen ting det er viktig å huske på, er:

More Articles

• 10 beste WorkBoard-konkurrenter for OKR-styring i 2026
• HRIS-, HRMS- og HCM-systemer: Hva er forskjellen?
• Resultatorienterte vs. menneskeorienterte ledere: Hvem de er & hva som er best

Kommunikasjonshyppighet

Regelmessige oppfølginger gir kontaktpunkter som gjør det mulig for ledere å gi rettidige tilbakemeldinger, ta opp bekymringer og gi veiledning.

Konsekvent kommunikasjon forebygger misforståelser og forsikrer medarbeideren om at fremgangen deres følges opp på en rettferdig og omsorgsfull måte.

Formuler tilbakemeldinger med tanke på utvikling

Å fremstille tilbakemeldinger som en mulighet for faglig utvikling, fremfor ren kritikk, kan styrke medarbeiderens motivasjon og engasjement for å forbedre seg betydelig.

Når ledere formulerer tilbakemeldinger som et verktøy for utvikling, flyttes fokuset fra tidligere feil til fremtidig potensial. Dette utviklingsorienterte tankesettet hjelper medarbeidere med å se prosessen som en vei til å styrke ferdighetene og karrieren sin, snarere enn bare som en reaksjon på manglende måloppnåelse.

Ved å understreke at målet er langsiktig forbedring, kan ledere oppmuntre til en mer positiv og proaktiv holdning til å håndtere prestasjonsutfordringer.

Et siste råd

Hvis du har kommet helt hit, gratulerer! Som en liten takk for at du har lest, vil jeg gi deg et siste råd som jeg selv har lagt meg på hjertet når det gjelder å lede medarbeidere som presterer under forventning: gå alltid ut fra at intensjonene er gode. 

Etter min erfaring ønsker de fleste å gjøre en god jobb, og de er stolte av arbeidet de utfører.

Ingen liker å føle eller vite at de gjør en dårlig jobb, så inntil du vet noe annet, bør du anta at teammedlemmet ditt ønsker å forbedre prestasjonene sine like mye som du gjør. Dette kan bidra til å legge grunnlaget for et godt samarbeid og få ting tilbake på rett spor.

Som alltid ønsker jeg deg lykke til, og abonner på nyhetsbrevet til People Managing People for flere regelmessige artikler og ressurser skrevet av eksperter, som kan hjelpe deg på lederreisen din.