6 tips for effektive lønnssamtaler med ansatte

Men for de fleste er lønn i eller nær toppen av listen over grunner til å søke en ny jobb, bytte jobb eller slutte i en lavtlønnet jobb. 

Som teamleder eller leder er et av dine viktigste ansvarsområder å holde de ansatte motiverte og produktive. En betydelig del av suksessen din vil avhenge av din evne til å håndtere lønn og kompensasjon og diskutere lønnsspørsmål med de ansatte.

Her skal jeg gå gjennom hvordan du gjør nettopp det.

Covid-effekten 

De obligatoriske karantenene under Covid-19-pandemien førte til mange endringer på arbeidsplassen, tømte kontorene og plasserte ansatte i en arbeid hjemmefra-situasjon. I mars 2020 gikk hjemmekontor fra å være marginalt til å bli vanlig. 

Med denne overgangen oppsto et nytt perspektiv hos de ansatte: penger eller liv. En nylig undersøkelse fra World at Work viste at ansatte nå ønsker en bedre balanse mellom jobb og fritid. 42% av respondentene ville akseptert lavere lønn og en «lavere» stillingstittel for å jobbe hjemmefra og få en bedre balansert arbeidshverdag.

Mens vi går over til en ny normal, står virksomheter nå overfor det mediene har kalt «den store oppsigelsen». 

Flere nyhetssaker har meldt at så mange som én av fire ansatte nå vurderer å bytte jobb under gjeninnhentingen etter pandemien. Vanlige grunner som nevnes, er karriereutvikling, fordeler, balanse mellom jobb og fritid og en oppfatning av at hjemmekontor ikke lenger bør være til forhandling. 

Mens arbeidsgivere gjør sitt ytterste for å beholde verdifulle ansatte, er effektive samtaler om lønn og kompensasjon viktigere enn noen gang. 

Her er noen ideer til hvordan du kan få mest mulig ut av samtaler om lønn og kompensasjon med ansatte.

1. Forstå virksomhetens lønnsfilosofi

Det første steget er å lære organisasjonens lønnsfilosofi. 

Ledelsen i noen virksomheter er fast bestemt på å være lønnsledende for å tiltrekke seg de beste ansatte. Andre selskaper forsøker å fastsette lønninger som er konkurransedyktige i lokalområdet. I enkelte bransjer kan variable lønns- og insentivordninger brukes til å anerkjenne og belønne de beste prestasjonene.

Noen virksomheter definerer lønnsnivåer og lønnsintervaller som kommuniseres til de ansatte, mens andre arbeidsgivere foretrekker å holde lønnsspørsmål tett til brystet og la dem være underlagt ledelsens skjønn.

Vær klar over at personalgoder som forsikringsordninger og betalt ferie er viktige deler av en lønns- og kompensasjonsordning. Skriftlige beskrivelser av ordninger, retningslinjer eller sammendragsinformasjon i en personalhåndbok definerer ofte disse indirekte formene for kompensasjon. 

En fremvoksende trend blant progressive virksomheter er å skape helhetlige belønningssystemer som er mer personaliserte og fleksible, for å tiltrekke seg, motivere og utvikle talenter. Et kjennetegn ved denne trenden er å utvikle belønninger som tildeles mer kontinuerlig. Dette kan øke kostnadene til personalgoder, men du kan oppleve at det betaler seg gjennom økt medarbeiderbevaring, motivasjon og produktivitet.

Slike ordninger er tettere tilpasset individuelle preferanser, med tanke på den ansattes rolle og bidrag til organisasjonen. To eksempler kan være å anerkjenne Juneteenth (19. juni) som en betalt helligdag eller å tilby muligheten til å motta daglig lønn. 

Gjør deg kjent med virksomhetens lønnsordninger og retningslinjer, slik at du trygt kan diskutere disse spørsmålene med de ansatte. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Lønn er viktig ved ansettelse

Vil du tiltrekke deg arbeidstakere? For det meste er lønn den viktigste delen av en stillingsannonse. Generelt fører informasjon om lønn og fordeler i en annonse til større interesse og flere svar fra søkere. 

En undersøkelse fra LinkedIn viste at 70 prosent av fagpersoner ønsker å høre lønnsinformasjon fra rekrutterere, og at 59 prosent av kandidatene mente at lønn var den viktigste faktoren som påvirker karrieremål.

Teamledere og arbeidsledere deltar ofte i intervjuer av kandidater og utvelgelsen av nye ansatte. I tillegg til de vanlige spørsmålene om kandidatens ferdigheter, evner eller erfaring kan slike intervjuer omfatte en diskusjon av lønnsforventninger og en oversikt over fordelene ved å arbeide for arbeidsgiveren.

Hvis du har tillatelse til å utforme jobbtilbudet til en nyansatt, bør du forsøke å utforme et tilbud som er rettferdig med hensyn til kandidatens erfaring og forventninger, samtidig som du tar hensyn til lønnsnivåene til nåværende ansatte i lignende stillinger.

Din evne til å vurdere kandidaten og svare på spørsmålene deres er en viktig del av utvelgelsen av kvalifiserte medarbeidere. Eksempeldata som viser interne og eksterne likestillingsutfordringer, er vist i følgende tabell:

Ansatte/stilling	Erfaring	Utdanning	Lønn
#1 / Ingeniør II	10 år	BS	$80,000
#2 / Ingeniør I	20 år	AA	$85,000
#3 / Ingeniørtekniker	5 år	AA	$55,000
#4 / Administrasjon	4 år	HS	$35,000
Kandidat			Forventer
#1 / Ingeniør	2 år	MS	$80,000
Arbeidsmarked			Medianlønn
Maskiningeniør		BS	$90,000
Maskiningeniørtekniker		AA	$58,000
HR anbefaler	jobbtilbud til kandidaten		$70-75,000
	Vurder ingeniørlønn på nytt

Noen arbeidsgivere i offentlig sektor eller i fagorganiserte miljøer oppretter lønnsspenn med en rekke lønnstrinn innenfor spennet. En ansatt går vanligvis videre til hvert lønnstrinn etter en viss periode, for eksempel årlig. Andre virksomheter i privat sektor kan definere et lønnsspenn for hver stilling med en minimumslønn (eller begynnerlønn) og en maksimumslønn.

Vanligvis fastsettes jobbtilbudet til en ny medarbeider i den nedre halvdelen av lønnsspennet, med mindre unik arbeidserfaring tilsier en høyere begynnerlønn. 

Nystartede entreprenørvirksomheter opererer ofte uten definerte lønnsspenn. I stedet forsøker de å velge den beste kandidaten til lavest mulig lønn ved å forhandle om lønn etter hvert som kandidatfeltet snevres inn til finalistene. 

En kilde til lønnsdata er håndboken om yrkesutsikter, som utgis av det amerikanske byrået for arbeidsmarkedsstatistikk.

3. Det store bildet

Vær forberedt på å «selge inn» kompensasjonspakken til kandidaten eller kandidatene som virksomheten ønsker å ansette. 

Vær klar over at virksomhetens totale kompensasjonsordning omfatter forsikringer, betalt fravær og lovpålagte ytelser i tillegg til direkte lønn. Kostnadene ved ansattgoder utgjør ofte 30–35 % av en persons totale kompensasjon.

Som leder er det ditt ansvar å presentere lønnsspørsmål for den ansatte på en måte som fremhever de positive sidene ved ansettelse i virksomheten. Du kan for eksempel fremheve hvor stor andel av forsikringspremien arbeidsgiveren betaler, eller beskrive unike goder, rabatter eller fordeler knyttet til virksomhetens bransje eller tjenester. 

Innen HR kan kunnskap om hvordan man implementerer en overskuddsdelingsordning eller andre forbedringer av kompensasjonen, i stor grad øke de ansattes tilfredshet og bidra til å beholde dem.

Hvor mange feriedager (eller dager med betalt fri) får den ansatte hvert år? Er det en ventetid, eller kan disse dagene brukes med en gang? Snakk på samme måte positivt om andre betalte fridager, som sykedager, familiepermisjon, sorgpermisjon, militærpermisjon, tid til å stemme eller andre ordninger for betalt fravær. Betalt fri er en viktig del av balansen mellom arbeid og fritid. 

4. Beskyttelse av konfidensialiteten til lønnsopplysninger

Mange virksomheter fastsetter retningslinjer for lønn for arbeidsledere og ledere, med instrukser for administrering av ansattes kompensasjon. 

Opplysninger om en enkeltpersons lønn skal behandles konfidensielt. Slike forhold bør diskuteres privat, slik at andre ikke overhører opplysningene. 

Selv i organisasjoner der det kan finnes en offentliggjort oversikt over lønnsspenn for stillinger, for eksempel i offentlig sektor eller i fagorganiserte miljøer, bør samtaler om en ansatts lønnssats gjennomføres privat med den ansatte. 

Ansatte sammenligner ofte lønnsopplysninger og kan klage til en teamleder over en opplevd urettferdighet. Også da vil en privat samtale med den enkelte om vedkommendes lønn være hensiktsmessig for å klargjøre hva bekymringen gjelder.

En slik samtale bør imidlertid ikke inneholde detaljer eller opplysninger om andre ansattes lønnssatser. 

Det kan være hensiktsmessig å forklare hvordan faktorer som arbeidsoppgaver, ansvar, mengde eller kvalitet på arbeidet, ansiennitet, utdanning, erfaring eller arbeidsforhold kan påvirke fastsettelsen av lønn for en bestemt person eller en bestemt klasse eller kategori av stillinger. 

5. Likelønnsdagen

På verdensbasis får kvinner lavere lønn enn menn. Kvinners likelønnsdag er 24. mars (USA), som en påminnelse om at kvinner som arbeider heltid og hele året, får 82 cent for hver dollar en mann som arbeider like mye, får. 

Merk at USAs nasjonale arbeidslivsnemnd, et føderalt organ som håndhever føderal arbeidsrett, har fastslått at ansatte lovlig kan diskutere kompensasjonen sin, uavhengig av om de har signert en taushetserklæring. Styrets standpunkt er at en arbeidsgiver ikke lovlig kan straffe eller si opp ansatte fordi de diskuterer lønnen sin på arbeidsplassen.  

Lignende rettslig beskyttelse er fastsatt i Ontarios lovgivning om lønnsgjennomsiktighet. Storbritannia har fastsatt regler om rapportering av lønnsgap for større arbeidsgivere, og Den europeiske union har foreslått regler om lønnsgjennomsiktighet og tilgang til rettsvesenet for ofre for lønnsdiskriminering. 

USAs likelønnslov forbyr lønnsdiskriminering basert på kjønn, og avsnitt VII i loven om borgerrettigheter forbyr diskriminering (inkludert forhold knyttet til lønn) på grunn av kjønn, rase, religion, nasjonal opprinnelse og hudfarge. Mange delstater har tilsvarende lover. 

Dersom en ansatt klager over lønnen sin sammenlignet med en eller flere andre arbeidstakere, bør du anerkjenne bekymringen og stille noen spørsmål for å identifisere det konkrete problemet. Som HR-leder og senere som føderal EEO-etterforsker lærte jeg å håndtere lønnsrelaterte og andre klager varsomt ved først å stille en rekke spørsmål for å klargjøre de vesentlige problemstillingene. 

Mulige spørsmål: 

• Hvem sammenligner du lønnssatsen din med? 
• Hvorfor mener du at den er urettferdig?
• Forstår du at hver stilling har sitt eget fastsatte lønnsspenn?

Det finnes mest sannsynlig en objektiv, arbeidsrelatert grunn til lønnsforskjellen. Faktorer som stillingsklassifisering, ansiennitet, prestasjonsnivå eller geografisk plassering kan forklare lønnsforskjeller. På samme måte kan selvstendige oppdragstakere være en del av et arbeidsteam uten å være ansatte som inngår i den samme lønnsordningen.

Den føderale likelønnslovgivningen tillater at slike faktorer påvirker lønnen, så lenge det ikke forekommer diskriminering basert på kjønn. Vær nøye med å ikke diskutere eller røpe andre ansattes lønnsopplysninger.

Husk at lønnsspørsmål er en viktig og personlig sak for alle ansatte. Feil håndtering av lønnsspørsmål kan føre til juridisk ansvar. Det er best å forsøke å avklare opplysninger eller innhente råd fra ledelsen eller HR dersom du møter en unik eller sensitiv problemstilling. 

En god informasjonskilde for håndtering av sensitive lønnsspørsmål er «Oppnå resultater: Økt ytelse på den virtuelle arbeidsplassen».

6. Vær oppmerksom på forbud mot å innhente lønnshistorikk (USA)

I USA fastsetter lovgivningen i mange delstater nå begrensninger på eller forbud mot å spørre om en kandidats nåværende lønn eller lønnshistorikk som en del av utvelgelsesprosessen. Omtrent 21 delstater som er oppført nedenfor, samt en rekke kommuner, forbyr denne praksisen på grunn av dens diskriminerende virkninger for kvinner, minoriteter og personer med strafferegister.

I jurisdiksjoner der slike lover gjelder, må rekruttereren eller intervjueren ikke stille spørsmål om en ansatts nåværende lønn eller lønnshistorikk, og heller ikke ta slik informasjon i betraktning i en ansettelsesbeslutning. Tilsvarende må slike spørsmål fjernes fra alle dokumenter eller prosesser knyttet til jobbsøknader.  

Ontarios lov om lønnsgjennomsiktighet gir tilsvarende beskyttelse. Ta kontakt med deres ekspert på etterlevelse for å finne ut om disse begrensningene gjelder for virksomheten. 

Delstater med forbud mot å innhente lønnshistorikk

• Alabama
• California
• Colorado
• Connecticut
• Delaware
• District of Columbia
• Georgia
• Hawaii
• Illinois
• Kentucky
• Louisiana
• Maine
• Maryland
• Massachusetts
• Mississippi
• Missouri
• Nevada
• New Jersey
• New York
• North Carolina
• Ohio
• Oregon
• Pennsylvania
• Puerto Rico
• Rhode Island
• South Carolina
• Vermont
• Virginia
• Washington
• Wisconsin

Neste steg

Husk at en grundig forståelse av virksomhetens lønnsfilosofi og praksis vil hjelpe deg med å navigere i det krevende landskapet rundt beslutninger om ansattes lønn, ved å hjelpe deg med å tiltrekke, beholde og motivere de beste medarbeiderne for teamet ditt.

Ved å ta i bruk og velge den mest pålitelige lønnsprogramvaren kan du også spore endringer og oppdateringer som gjøres under lønnsdiskusjoner, slik at du sikrer kontinuerlig nøyaktighet og etterlevelse.

Hvis du har spørsmål om noe av det ovennevnte, kan du stille meg et spørsmål i kommentarfeltet eller gå til People Managing People-fellesskapet, et støttende fellesskap for HR- og bedriftsledere som deler kunnskap og råd.

For å bli tryggere på håndtering av lønnsspørsmål kan du vurdere å ta en av disse sertifiseringene innen lønn.

Relatert lesning:

• De 10 beste programvarene for håndtering av ansattkompensasjon
• Hvordan lønnsgjennomsiktighet bygger en tillitskultur på arbeidsplassen
• Kasusstudie: Verdien av lønnsgjennomsiktighet og hvordan den kan innføres
• Den beste programvaren for insentiver til ansatte

Se også: Slik overvinner du målretting på arbeidsplassen (del 3)