7 måter å forbedre forholdet til de ansatte i organisasjonen på

ER er en av de grunnleggende HR-pilarene, og selv om det høres enkelt ut, er virkeligheten langt mer nyansert – også for erfarne fagfolk!

Slik forbedrer du forholdet mellom ansatte i organisasjonen din

Gjennom årene har jeg lært at hemmeligheten bak gode relasjoner mellom ansatte er systemer og prosesser, som regelmessige medarbeidersamtaler og åpen kommunikasjon.

Det er langt enklere å opprettholde gode relasjoner mellom ansatte, og teammedlemmene er som regel mer fornøyde, når virksomheter har systemer på plass for å sikre at ansatte og ledere deltar i regelmessige tilbakemeldinger og kommunikasjonsprosesser, utviklingsmuligheter, anerkjennelse og tiltak for trivsel.

1. Gi ledere bedre forutsetninger for å være førstelinjekontakten for forholdet mellom ansatte

Ledere er avgjørende for å opprettholde gode relasjoner mellom ansatte, siden de er det umiddelbare kontaktpunktet for de fleste utfordringer ansatte har.

Etter min erfaring faller det ikke naturlig for de fleste ledere å være førstelinjekontakten for forholdet mellom ansatte, men heldigvis har jeg erfart at dette kan læres raskt. 

Jeg utviklet et verktøysett for ledere som jeg delte som en del av en større opplæring for nye ledere i min forrige stilling, og jeg jobber for tiden med et lignende initiativ. 

Dette er inkludert: 

Tidsstyring og delegering

Lederne våre blir ofte trukket i mange ulike retninger, så tidsstyring og delegering er avgjørende for å håndtere arbeidsmengden effektivt, slik at de får tid til å lede teamene sine. Verktøy for tidsstyring kan bidra til å prioritere oppgaver, og plattformer som Asana og Trello er gode for prosjektstyring og samarbeid. 

Delegering er avgjørende for å styre tiden og er et annet aspekt ved ledelse som ofte er en ferdighet man må lære. Jeg oppfordrer ledere til å identifisere oppgaver som kan delegeres til andre i teamet, og til å sette tydelige forventninger til når og hvordan de skal fullføres. 

Å gi tilbakemeldinger

Ledere kan oppmuntre til regelmessige tilbakemeldinger fra ansatte ved å avtale jevnlige individuelle oppfølgingssamtaler med medarbeiderne de har personalansvar for. 

Jeg minner ledere på at de må sørge for å gi teammedlemmene både positive og konstruktive tilbakemeldinger. Dette kan bidra til å forbedre engasjementet og moralen i teamet ved å gi de ansatte muligheten til å føle seg hørt.

Programvare for tilbakemeldinger fra ansatte kan også bidra i denne prosessen.

Konfliktløsning

Jeg utviklet en tydelig og enkel prosess for å håndtere konflikter mellom personalledere og medarbeiderne deres. Denne prosessen er lett å forstå for alle ansatte og passer med kulturen i organisasjonen vår. 

Prosessen begynner med en «åpen dør»-ordning, der ansatte oppfordres til å ta opp bekymringer med ledelsen. 

Det gjennomføres en samtale der begge parter får sin tur til å snakke, og der de forstår at den andre parten ikke skal avbryte dem. 

Begge parter blir enige om å lytte fullt ut og ikke forberede et motsvar. Etter at begge har fått muligheten til å uttale seg, bestemmer de sammen hvordan veien videre skal se ut. 

Alle forstår at HR eller en leder på neste nivå først blir involvert etter at denne prosessen er gjennomført i god tro. 

Etterlevelse av lover og regler

Til slutt gir jeg en oversikt over det juridiske ansvaret som følger med det å være leder.

Jeg gjør nye ledere kjent med HR-policyer, arbeidslover og opplæring i forebygging av diskriminering og trakassering. Viktigst av alt minner jeg ledere på at HR er her for å støtte dem, og at de ikke trenger å håndtere dette alene. 

Ideelt sett bør alle nye ledere få den nøyaktige opplæringen de trenger før de blir forfremmet til en rolle som personalleder. Dessverre er det ofte ikke slik.

Som HR kan vi tilby veiledning og opplæring til ledere på alle nivåer for å hjelpe dem med å håndtere vanskelige situasjoner.

2. Skap gode relasjoner med medarbeidere som HR, og bli en pålitelig partner

For å være effektiv må HR være en pålitelig forretningspartner for medarbeidere på alle nivåer i organisasjonen.

Jeg oppnår dette ved å være tydelig og konsekvent i veiledningen min, alltid opprettholde profesjonelle standarder og behandle medarbeidere rettferdig. 

Da jeg begynte i en ny rolle i fjor, måtte jeg opparbeide meg tilliten til flere sentrale ledere som var nølende med å samarbeide med meg. 

Selv om det til tider var frustrerende, og jeg følte at jeg måtte bevise verdien min overfor dem om og om igjen, bygget jeg etter hvert gode relasjoner og opparbeidet meg tilliten deres.

I kommunikasjonen med disse sentrale lederne måtte jeg ta initiativ til å sette av tid til å møte dem, i stedet for å vente på at de skulle komme til meg. 

Deretter kunne jeg sette dagsordenen, og i de første møtene spurte jeg om målene og utfordringene i avdelingene deres. Dette gjorde det mulig for meg å demonstrere verdien min ved å hjelpe dem på konkrete og relevante måter.

Andre måter å bygge tillit på:

Opparbeid deg forretningsforståelse

Forretningsforståelse er avgjørende for å kunne veilede og gi ledere og medarbeidere kunnskapsbaserte råd. 

Du kan opparbeide deg bransjekunnskap ved å:

• Bli med i en profesjonell nettverksgruppe for bransjen og abonnere på nyhetsbrev fra bransjen.
• Gjøre deg kjent med organisasjonens forretningsmodell
• Gå gjennom regnskapene dine for å forstå organisasjonens økonomiske situasjon.

Bli kjent med teamene dine

Gjør deg også kjent med teamene du støtter, og lær deg dynamikken deres. Dette gir deg verdifull innsikt når problemer oppstår. 

Det gjør også HR mer synlig for medarbeiderne og hjelper dem med å forstå hvilken rolle HR spiller i organisasjonen, siden medarbeidere ofte misforstår dette.

Dette kan du gjøre ved å møte team og medarbeidere for å lære om rollene deres. Be ledere om å inkludere deg i et teammøte, slik at du kan bli introdusert for teamet og gi en oversikt over rollen din. Du kan også sette opp «kontortid» i en avdeling, enten virtuelt eller fysisk, der du er tilgjengelig kun for dette teamet. 

3. Tydelig og kontinuerlig kommunikasjon

Jeg har erfart at ujevn kommunikasjon er roten til mange utfordringer i medarbeiderrelasjoner. 

Oppmuntre til åpen kommunikasjon mellom ledere på alle nivåer og medarbeidere, ikke bare mellom førstelinjeledere og deres direkte rapporterende. 

Som nevnt ovenfor kan en «åpen dør»-policy bidra til dette, men det er det første steget i å bygge en kultur for åpen kommunikasjon.

Andre måter å legge til rette for åpen og konsekvent kommunikasjon på:

• Tydelige retningslinjer for kommunikasjon: Dette innebærer å definere foretrukne kanaler for ulike typer kommunikasjon (e-post, møter, interne meldingssystemer og intranett) og fastsette forventninger til svartider.
• Opplæring: HR kan tilby ledere og medarbeidere opplæring i effektive kommunikasjonsferdigheter for å sikre at de kan formidle budskapet sitt tydelig og effektivt.
• Mekanismer for tilbakemeldinger: Ved å innføre systemer for tilbakemeldinger fra medarbeidere, for eksempel undersøkelser og jobbtrivselsintervjuer, får medarbeiderne mulighet til å bidra med tanker og tilbakemeldinger på en jevnlig basis.

4. Regelmessige prestasjonsvurderinger

Prestasjonsvurderinger er viktige for medarbeiderrelasjoner fordi de gir en formell plattform for tilbakemeldinger (noe medarbeidere setter stor pris på).

Regelmessige prestasjonsvurderinger av medarbeidere bidrar til å identifisere områder som kan forbedres, og til å anerkjenne prestasjoner.

En effektiv syklus for medarbeidersamtaler er en der medarbeiderne vet hva de kan forvente, og det ikke kommer noen overraskelser på slutten av året.

Forventninger, mål og resultatmål gjøres tilgjengelige for medarbeiderne, og ledere sørger for at disse er fullt ut forstått.

Ledere og medarbeidere bør møtes jevnlig gjennom året for å vurdere fremdriften på viktige resultatmål. Disse møtene bør holdes minst hvert kvartal, og kan gjennomføres oftere ved behov.

Disse tilbakevendende møtene er avgjørende for en vellykket og effektiv prosess for medarbeidersamtaler. Medarbeidersamtalen på slutten av året bør deretter være en oppsummering av alle tidligere samtaler gjennom året. 

Programvare for resultatstyring som Workday eller BambooHR bidrar til å formalisere og effektivisere prosessen hvis dere ikke allerede har en plattform som del av HRIS-pakken deres.

Andre metoder for å sikre regelmessige tilbakemeldinger og kontakt:

• Regelmessige 1:1-samtaler mellom ledere og deres direkte rapporterende medarbeidere
• Tilby opplæring i hvordan man gir og mottar effektive tilbakemeldinger.

5. Utvikle et program for medarbeideranerkjennelse

Programmer for medarbeideranerkjennelse legger til rette for å anerkjenne og verdsette innsatsen til medarbeidere som bidrar til organisasjonens formål, oppdrag og verdier.

Et formelt anerkjennelsesprogram bidrar til å forbedre medarbeidernes moral og motivasjon, og gir data som kan brukes til å vurdere programmets effektivitet.

Et godt program for medarbeideranerkjennelse 

• Personalisert: Gjør det mulig å anerkjenne medarbeidere på en måte de setter pris på, med insentiver som motiverer dem.
• Legger til rette for anerkjennelse mellom kolleger: Dette fremmer en kultur for verdsettelse på alle nivåer og kan oppleves som mer meningsfullt fordi kolleger ser hverandres arbeid på nært hold.
• Åpne kriterier og prosesser: Kommuniser tydelig hvordan medarbeidere kan bli anerkjent. Åpne kriterier og prosesser forebygger forvirring og sikrer rettferdighet.
• Ledelsesinvolvering: Ledere og mellomledere deltar aktivt i programmet, noe som viser hvor viktig anerkjennelse er i bedriftskulturen.

Organisasjonen din har kanskje allerede programvare for medarbeideranerkjennelse på plass. Hvis det er tilfelle, bør du gjennomgå bruken og analysere trender for å fastslå utnyttelsesgraden. 

Hvis utnyttelsen er lav, bør du markedsføre plattformen og grunnene til å bruke den. Gi eksempler på atferden du ønsker å se anerkjent, og fremhev tilgjengelige insentivalternativer.

Som alltid starter atferd ovenfra og ned, så seniorledere må gå foran med et godt eksempel!

6. Ivareta medarbeidernes trivsel

Ingen setter pris på å arbeide seg helt utslitt, og stress og utbrenthet er reelle problemer på den moderne arbeidsplassen.

Måter å fremme trivsel på:

• Fleksible arbeidsordninger: Fjernarbeid, fleksibel arbeidstid og jobbdeling verdsettes høyt av medarbeidere som ønsker balanse mellom arbeid og privatliv.
• Skap tydelighet: Tydelighet rundt rolle og forventninger bidrar til å redusere usikkerhet og stress.
• Gi regelmessige tilbakemeldinger: Dette bidrar igjen til å fjerne usikkerhet og sikrer at medarbeiderne prioriterer riktig.
• Lytt: Å lytte til medarbeiderne bidrar til å identifisere bekymringer og innhente tilbakemeldinger for å skape en bedre medarbeideropplevelse.
• Tilby støttende ressurser: Tilby ressurser og støtte som kan hjelpe medarbeidere i utfordrende perioder, for eksempel tilgang til rådgivningstjenester, dager for mental helse eller fleksibilitet i arbeidsordningene.
• Følg med på arbeidsbelastningen: Sørg for at medarbeiderne ikke blir jevnlig overbelastet med arbeid. Gå regelmessig gjennom arbeidsmengden og omfordel oppgaver ved behov for å forebygge utbrenthet.

Bedriften din tilbyr sannsynligvis allerede et støtteprogram for medarbeidere (EAP) for å hjelpe medarbeidere som håndterer personlige eller arbeidsrelaterte problemer.

Hvis det er tilfelle, bør du gjøre ledere og medarbeidere oppmerksomme på EAP-programmet ved å fremheve noen av ressursene som er tilgjengelige. Støtteprogrammer for medarbeidere blir ofte underutnyttet, og medarbeidere er ofte ikke klar over hva som er tilgjengelig for dem gjennom et EAP-program.

7. Møt vanskelige situasjoner med empati

Å vise empati på arbeidsplassen krever at HR er tilgjengelig, forståelsesfull og villig til å gi støtte til ansatte når de trenger det som mest.

Måter HR kan fremme empati på:

• Aktiv lytting: å lytte til ansatte uten å dømme og tilby støtte eller ressurser som kan hjelpe dem med å håndtere problemer eller bekymringer. Du kan anerkjenne personens følelser og emosjoner uten nødvendigvis å akseptere atferden deres.
• Inkluderende retningslinjer og praksiser: Ta til orde for og implementer retningslinjer og praksiser som er inkluderende og tar hensyn til de ulike behovene til alle ansatte.
• Åpen og tilgjengelig kommunikasjon: Skap et miljø der ansatte føler seg komfortable med å dele bekymringer og problemer. HR bør være tilgjengelig for samtaler, enten de er formelle eller uformelle. Du kan også benytte deg av programvare for kommunikasjon med ansatte.
• Kulturell sensitivitet: Vær oppmerksom på og sensitiv overfor kulturelle forskjeller på arbeidsplassen. Dette innebærer å forstå ulike kulturelle perspektiver og tilpasse kommunikasjon og støtte deretter.

Fordeler og utfordringer ved gode arbeidsrelasjoner

Det er ikke enkelt å opprettholde gode arbeidsrelasjoner, men jeg har erfart at strategiene ovenfor vil gjøre det enklere og mer konsekvent på tvers av organisasjonen.

Det ligner litt på reality-TV, ved at noen elsker det og andre virkelig ikke gjør det (og analogien stopper ikke nødvendigvis der heller!).

Fordeler ved gode arbeidsrelasjoner

• Engasjerte ansatte: Ansatte vil føle seg mer verdsatt og ivaretatt, noe som vil øke medarbeiderengasjementet.
• Mindre konflikt: Alle kommunikasjons- og tilbakemeldingsmekanismene du innfører for å øke åpenhet og samkjøring, bør føre til mindre konflikt og færre undersøkelser.
• Forbedret arbeidsplasskultur: Det vil finnes bedre forbindelser i hele organisasjonen, noe som skaper en sterkere kultur.
• Inkludering: Ansatte på alle nivåer vil føle seg mer inkludert og mer investert i organisasjonens oppdrag.

Vanlige utfordringer ved arbeidsrelasjoner 

Selv den beste strategien for arbeidsrelasjoner kan selvfølgelig ikke forhindre alle problemer.

Her er de vanligste utfordringene du bør være oppmerksom på: 

• Lønnstvister og lønnstyveri 
• Brudd på rettigheter knyttet til ytelser
• Sikkerhetsbrudd
• Trakassering 
• Favorisering.

Det finnes ingen idiotsikker plan for å få dette riktig 100 % av tiden, og det krever at ledere for arbeidsrelasjoner bruker sin egen intuisjon og erfaring for å lykkes (listen ovenfor vil også hjelpe).

Dette er et område det er svært viktig å få riktig, og det krever mye innspill og arbeid, men hvis det gjøres effektivt, oppveier resultatene all innsatsen. 

Forbedre arbeidsrelasjonene for godt

De syv strategiene som er omtalt i denne artikkelen, kan bidra langt til å fremme et positivt arbeidsmiljø.

Ved å implementere disse strategiene kan HR-team bidra til å bygge sterke relasjoner mellom ansatte og selskapet, noe som fører til en mer engasjert og produktiv arbeidsstyrke. 

Med de riktige systemene og prosessene på plass kan du hjelpe organisasjonen med å opprettholde sunne arbeidsrelasjoner og skape en kultur som støtter og styrker ansatte, noe som til syvende og sist fører til en mer vellykket og bærekraftig organisasjon.

Abonner på nyhetsbrevet People Managing People og motta jevnlig innhold som kan hjelpe deg med å forbedre personalfunksjonen i organisasjonen din og utvikle karrieren din.