Gratis sjekkliste-mal for nyansatte for arbeidsgivere

Mal for sjekkliste for nyansatte

Denne malen for sjekkliste for nyansatte hjelper deg gjennom prosessen med hva du skal gjøre etter at du har sendt et tilbudsbrev og fått svar om at kandidaten ønsker å takke ja til stillingen.

Du kan bruke den gjennom hele den første måneden til en nyansatt for å sikre at du dekker hele ansettelsesprosessen, fra å gi en varm velkomst til den nyansatte på den første dagen, til praktiske ting som å sette opp en arbeidsavtale, et skjema for direkte lønnsinnskudd og andre viktige dokumenter.

De fleste trinnene i denne sjekklisten for introduksjon av ansatte vil regnes som en del av introduksjonsprogrammet for ansatte. 

Den er utformet for å hjelpe deg med å få de nye teammedlemmene dine raskt og effektivt i gang, og tar deg hele veien fra å gi et formelt jobbtilbud til starten på den nyansattes første dag og første arbeidsuke.

Få malen vår for sjekkliste for nyansatte!

Phone

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Email*

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our privacy policy. You can unsubscribe at any time.

Hva er en introduksjonssjekkliste?

En introduksjonssjekkliste er en strukturert liste over oppgaver og aktiviteter som er utformet for å veilede nyansatte gjennom introduksjonsprosessen.

Den sikrer at viktige trinn blir fullført, slik at nyansatte blir kjent med virksomheten, forstår rollene sine og blir produktive teammedlemmer.

Hva bør inngå i en sjekkliste for nyansatte?

Selv om virksomheter uunngåelig vil ha egne tillegg til introduksjonsprosessen, vil en sjekkliste for nyansatte som regel inneholde:

• Ansettelsesskjemaer: Fyll ut viktige dokumenter som skatteskjemaer (W-4, I-9), opplysninger om direkte lønnsinnskudd og arbeidsavtaler.
• Velkomst: Send et velkomstbrev, gjør klart velkomstpakker og introduser nyansatte gjennom interne kommunikasjonskanaler som e-post eller Slack.
• Oversikt over virksomhetens retningslinjer: Gi tilgang til personalhåndboken, etiske retningslinjer og retningslinjer knyttet til etterlevelse.
• Teknologisk oppsett: Sørg for tilgang til nødvendige verktøy, inkludert programvare, e-postkontoer og maskinvare som datamaskiner og telefoner.
• Møter: Planlegg 1:1-møter med lederen, og delta på relevante team- og avdelingsmøter. 
• Opplæring knyttet til rollen: Planlegg innledende opplæringsøkter for nyansatte (bruk gjerne verktøy for planlegging av opplæring), og forklar relevante systemer og prosesser som gjelder for stillingen.
• Introduksjon til teamet og orientering: Organiser møter med teammedlemmer, ledere og sentrale avdelingsledere.
• Registrering av goder: Gi veiledning om valg av ansattgoder som helsetjenester, pensjonsordninger og andre tilgjengelige goder.

Hvorfor er en sjekkliste for nyansatte viktig?

En sjekkliste for nyansatte er et nyttig verktøy fordi den bidrar til å sikre en smidig, konsekvent og effektiv introduksjonsprosess. Her er noen grunner til at det er nyttig å lage en slik sjekkliste:

1. Organisering og effektivitet: Holder oppgavene i introduksjonsprosessen på rett spor og forhindrer at viktige trinn blir oversett.
2. Etterlevelse og juridisk beskyttelse: Sikrer at nødvendige skjemaer fylles ut, og at arbeidslovgivning og virksomhetens retningslinjer følges.
3. Et positivt førsteinntrykk: Skaper en imøtekommende opplevelse som styrker nyansattes motivasjon og engasjement fra første dag.
4. Raskere produktivitet: Hjelper nyansatte med å få verktøyene, kunnskapen og støtten de trenger for å bidra effektivt på kortere tid.
5. Bevaring av ansatte: Bidrar til å redusere utskiftningen blant nyansatte ved å skape en strukturert og støttende introduksjonsopplevelse.
6. Ensartethet på tvers av team: Bidrar til å standardisere introduksjonen og sikrer at alle nyansatte får en tilsvarende opplevelse av høy kvalitet.

Risikoer ved dårlig introduksjon

Forskjellene mellom en strukturert og personlig tilpasset introduksjonsopplevelse som bruker en sjekkliste for nyansatte, og en rotete og usammenhengende prosess, er tydelige.

En dårlig introduksjonsopplevelse kan føre til:

• Høy utskiftning blant ansatte: Nyansatte kan føle seg uten støtte eller uten tilknytning, noe som kan føre til at de slutter tidlig. En nylig undersøkelse fra Paychex viste at 80 % av nyansatte som følte at de hadde fått utilstrekkelig opplæring, planla å slutte i jobben.
• Lav produktivitet: Utilstrekkelig opplæring og uklare forventninger kan forsinke tiden det tar før den ansatte er klar til å utføre jobben.
• Problemer med etterlevelse: Manglende viktig dokumentasjon eller manglende forklaring av virksomhetens retningslinjer kan føre til brudd på lover og forskrifter.
• Skadet omdømme som arbeidsgiver: Negative introduksjonsopplevelser kan føre til dårlige arbeidsgiveromtaler og gjøre det vanskeligere å tiltrekke seg talenter.
• Økte opplæringskostnader: Uten en strukturert introduksjonsprosess kan det gå mer tid og flere ressurser til å rette opp feil og gi opplæring på nytt
• Forstyrrelser i teamet: Uforberedte ansatte kan skape ekstra arbeidsbelastning for ledere og kolleger, noe som fører til frustrasjon og ineffektivitet.

Slik lager du en effektiv sjekkliste for nyansatte: 4 viktige trinn

Malen i dette innlegget er et godt utgangspunkt og egnet for formålet, men hvis du vil lage din egen sjekkliste, kan du følge disse trinnene:

1. Definer viktige faser

Det første trinnet er å dele introduksjonen inn i viktige faser, for eksempel forberedelser før oppstart, orientering, den første måneden og så videre.

Beskriv hva nyansatte skal lære, gjøre og oppnå i hver fase:

• Forberedelser før oppstart: Perioden mellom aksept av jobbtilbudet og første arbeidsdag, med fokus på dokumentasjon, IT-oppsett og viktig informasjon som hjelper nyansatte med å føle seg forberedt og velkommen.
• Orientering: Den første dagen (eller de første dagene) omfatter introduksjon av nyansatte til teamet og virksomhetens kultur, retningslinjer og verktøyene de skal bruke.
• Den første måneden: Tilpasningsfasen der ansatte begynner med praktisk opplæring, følger kolleger for å lære, bidrar i prosjekter og innfrir resultatforventninger samtidig som de får løpende støtte.
• 30–60 dager: Dypere integrering i rollen, økt ansvar og utvikling av relasjoner på tvers av funksjoner. Denne fasen omfatter oppfølging av prestasjoner og tidlige samtaler om tilbakemeldinger.
• 60–90 dager: Full overgang til å ta eierskap til rollen, fastsettelse av langsiktige mål og bidrag på et høyere nivå. På dette stadiet bør ansatte føle seg trygge, engasjerte og samkjørte med virksomhetens forventninger.

Les mer om dette i artikkelen vår om å lage en introduksjonsplan for 30–60–90 dager.

2. Dekk det viktigste

Interessenter som HR, økonomi, IT, ledere og virksomhetens ledelse bør samarbeide om å fastsette roller og ansvarsområder samt de viktigste oppgavene for hvert medlem av introduksjonsteamet og den nyansatte.

Oppgaver i forberedelsesfasen kan for eksempel omfatte:

• Send jobbtilbudet og motta en signert kopi [HR + nyansatt]
• Gjennomfør bakgrunnssjekk (hvis aktuelt) [HR og/eller juridisk avdeling]
• Samle inn skatte- og lønnsskjemaer (f.eks. W-4, informasjon om direkte innbetaling) [HR + nyansatt]
• Sett opp e-post, programtilgang og virksomhetskontoer [IT og/eller leder]
• Bestill og konfigurer bærbar datamaskin og utstyr [HR eller IT]
• Del en velkomst-e-post med informasjon om første dag [HR]
• Utnevn en introduksjonspartner eller mentor [Leder]
• Presenter den nyansatte for teamet. [Leder]

4. Bruk automatisering der det er mulig

Programvareverktøy for introduksjon kan automatisere vanlige introduksjonsoppgaver, som å sende velkomst-e-poster, minne folk på utestående oppgaver og tilby et sentralisert sted for introduksjonsmateriell, for eksempel sjekklisten.

5. Sørg for at det er engasjerende

Gjør introduksjonen morsom med interaktiv opplæring, velkomstmeldinger og en fadderordning som hjelper nyansatte med å føle seg tilknyttet og ivaretatt.

Noen ideer fra organisasjonskonsulent Rita Witteck:

• Fadderordninger for introduksjon: Når nyansatte settes sammen med erfarne teammedlemmer, får de hjelp til å bygge relasjoner og forstå bedriftskulturen fra første dag. Ideelt sett tar fadderen kontakt før den første arbeidsdagen.
• Interaktive teamintroduksjoner: Arranger aktiviteter som virtuelle kaffepauser, spørrekonkurranser eller «to sannheter og en løgn» for å gjøre introduksjonene engasjerende og minneverdige.
• Inkluder produktet deres: Finn en måte å inkludere produktet deres i introduksjonen på. I en tidligere bedrift ba vi hvert nytt teammedlem om å lage en fiktiv karrierenettside full av informasjon om seg selv.
• Kulturelle velkomstpakker: Legg ved ting som firmaprofilert utstyr, en håndskrevet velkomsthilsen eller en liste over teamtradisjoner for å hjelpe dem med å føle seg tilknyttet.
• Ritualer den første uken: Organiser en teamlunsj eller en Slack-kanal for å bli kjent for uformell sosial kontakt (Canopy er en nyttig integrasjon her). Detaljene er viktige, så sørg for å avklare ting som kostholdsbegrensninger med nyansatte før den første arbeidsdagen.

Viktige suksessfaktorer for denne sjekklisten

Til slutt er det noen viktige faktorer du bør ha i tankene for å maksimere hvor vellykket denne malen blir:

1. Åpenhet: minimer overraskelser for den nyansatte.
2. Forberedelse: planlegg møter, opplæring og hvilke personer som skal delta, på forhånd for å gjøre det enklere.
3. Tålmodighet: vær tålmodig med det nye teammedlemmet når vedkommende gjør feil.
4. Riktig tempo: ikke overveld det nye teammedlemmet, da det kan føre til at ting blir oversett.
5. Ressurser: fortell dem hvem de viktigste personene er, hvordan de kan kontakte dem, og hvor de finner ressurser som personalhåndbøker, informasjon om personalgoder, informasjon om nødkontakter, informasjon om helseforsikring og håndbøker for retningslinjer.

Hvis du prioriterer å vise åpenhet, være godt forberedt, utvise tålmodighet og gi den nyansatte ressursene vedkommende trenger, vil det bidra langt på vei til å sikre en positiv og produktiv start på introduksjonen.