Sjekkliste for nyansatte for bedre introduksjon

Hva er en introduksjonsprosess for ansatte?

En introduksjonsprosess for ansatte er en systematisk tilnærming til å integrere nyansatte i en organisasjon. Den innebærer å skape en strukturert opplevelse som hjelper nye medarbeidere med å komme smidig inn i rollene sine og bedriftskulturen.

Introduksjonsprosessen omfatter vanligvis flere sentrale komponenter, blant annet:

• Orientering
• Opplæring
• Målsetting
• Kontinuerlige tilbakemeldinger.

Hvorfor er en sjekkliste for introduksjon av nyansatte viktig? 

Etter all innsatsen og alle ressursene som legges ned i ansettelse av nye medarbeidere, bidrar en sjekkliste for nyansatte til å sikre en smidig, organisert og helhetlig introduksjonsprosess.

Dette er viktig. En undersøkelse fra BambooHR viser at «70 % av nyansatte avgjør om en jobb passer for dem i løpet av den første måneden, og 29 % vet det allerede den første uken. I gjennomsnitt har bedrifter 44 dager på å påvirke en nyansatts langsiktige lojalitet.»

Ved å bruke plattformer for bakgrunnssjekk av medarbeidere som en del av sjekklisten for nyansatte beskytter du virksomheten mot potensielle problemer med regelverksetterlevelse.

Fordeler ved å lage en sjekkliste for introduksjon:

1. Effektiviserer introduksjonsprosessen: En sjekkliste sikrer at alle nødvendige trinn gjennomføres, fra administrative oppgaver til presentasjoner, slik at prosessen blir effektiv og sømløs.
2. Forbedrer medarbeideropplevelsen: En godt strukturert sjekkliste hjelper nyansatte med å føle seg velkomne og godt informerte, noe som styrker deres første opplevelse og engasjement i virksomheten.
3. Sikrer regelverksetterlevelse og konsekvens: Sjekklisten sikrer at alle juridiske krav og policyrelaterte krav oppfylles konsekvent for hver ny medarbeider, noe som reduserer risikoen for forglemmelser.

Praktiske råd: Sørg for at sjekklisten dekker alle introduksjonsstadier – fra aktiviteter den første dagen til løpende integreringsoppgaver – og oppdater den jevnlig basert på tilbakemeldinger fra nyansatte og endringer i virksomhetens retningslinjer eller regelverk.

Til slutt bør du vurdere å benytte deg av programvareløsninger for introduksjon som er utviklet spesielt for å støtte arbeidet med å skape en effektiv introduksjonsprosess.

Du kan også bruke vår mal for sjekkliste for nyansatte for å komme i gang.

Sjekklisten for nyansatte

Det harde arbeidet i rekrutteringsprosessen gir resultater når du ansetter en ny medarbeider, men du er ikke helt i mål ennå. Sjekklisten for den nyansatte bør hjelpe deg med å legge til rette for at vedkommende lykkes, og med å unngå noen vanlige fallgruver.

Et vanlig problem i introduksjonsprosessen er informasjonsoverbelastning. Nyansatte mottar ofte store mengder informasjon om virksomheten, rollen sin, retningslinjer og prosedyrer på én gang, noe som kan være overveldende og vanskelig å ta inn på en effektiv måte.

Dette kan føre til forvirring og en langsommere tilpasning til den nye rollen, noe som påvirker den innledende produktiviteten og arbeidstilfredsheten. I stedet bør du skape en bærekraftig vei mot de første 90 dagene, der intensiteten økes gradvis.

Så hvor begynner det?

Sjekkliste for introduksjon på dag 1

Sjekklisten begynner med rutinene for den første dagen. Dette er en viktig dag i medarbeideropplevelsen, og det første innblikket i hvordan det faktisk er å jobbe i organisasjonen din.

Det vil være mange dager i en medarbeiders tid i virksomheten som glir over i hverandre, men den første dagen er ikke en av dem. La oss derfor se på hvilke trinn du må ta for å sikre at du gjør det riktig.

Velkomstkomiteen

Den første dagen handler om å gi et godt førsteinntrykk. Begynn med å ønske den nyansatte varmt velkommen og introdusere vedkommende for teamet. En enkel gest som en felles lunsj eller en kaffepause kan bidra til å bryte isen og få den nyansatte til å føle seg som en del av gruppen med én gang.

Jeg husker min første kontorjobb. Jeg var svært nervøs og kom fra en helt annen type arbeidsmiljø i mine tidligere erfaringer. Jeg ble ønsket velkommen med en «frokost med fadder», der jeg møtte en utpekt mentor og noen teammedlemmer. Denne uformelle settingen bidro til å redusere nervøsiteten min den første dagen og oppmuntret til åpen kommunikasjon fra starten av.

Introduksjon

Etter presentasjonene er det ganske vanlig å vise den nyansatte rundt på kontoret eller arbeidsplassen hvis dere jobber fysisk sammen. Vis dem viktige områder som toaletter, pauserom og nødutganger. Dette gjør det lettere for dem å føle seg komfortable med å finne frem i de nye omgivelsene.

Hvis dere jobber virtuelt, kan du gi dem noen tips om hvordan de setter opp arbeidsplassen sin, samt informasjon du har om beste praksis for utstyr. Møt dem for å avklare om det er noe de trenger av støtte. Du bør hjelpe dem med å skape et sted der de kan konsentrere seg og holde kontakten med arbeidet sitt.

Medlemmer av toppledelsen/ledergruppen bør bidra til introduksjonen av ansatte og delta i aktiviteter som:

• Holde en presentasjon av selskapet
• Vise rundt i bygningen eller lokalene
• Presentere et bestemt opplæringstema
• Ta med det nye teammedlemmet på kaffe eller lunsj

Ved å invitere ledere inn i rommet viser dere at de bryr seg om de ansatte, gjør dem mer tilgjengelige og bidrar til at det nye teammedlemmet føler tilhørighet og inkludering.

Til slutt bør du planlegge et introduksjonsmøte med den nærmeste lederen deres. Dette møtet bør omhandle umiddelbare oppgaver og gi den nyansatte en tydelig forståelse av hva den første dagen vil innebære. Tydelige forventninger fra begynnelsen bidrar til å forhindre forvirring og legger grunnlaget for et produktivt arbeidsforhold.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Oppsett av arbeidsplass

Ingenting er mer frustrerende for en nyansatt enn å komme til en arbeidsplass der verktøyene ikke er klare. Sørg for at den nyansattes arbeidsplass er fullstendig klargjort før vedkommende kommer. Dette omfatter å sette opp datamaskinen, installere nødvendig programvare, gi tilgang til e-post og sette opp telefonen.

I tillegg til teknologi må du sørge for at de har alt nødvendig kontorrekvisita og utstyr. En godt forberedt arbeidsplass viser at selskapet setter pris på at de har begynt, og tar det på alvor å hjelpe dem med å lykkes fra første dag.

I en virtuell arbeidssituasjon bør dette gjøres på forhånd, slik at utstyret er klart til bruk når de pakker det ut, og det eneste de trenger å gjøre, er å følge noen tydelig beskrevne trinn for å logge inn på de nye kontoene sine.

Gjennomgang av arbeidsoppgaver

Når du har sørget for at den nyansatte er komfortabel med arbeidsplassen sin, bør du sette av tid til å gå gjennom arbeidsoppgavene deres.

Dette bør ikke være ny informasjon for den nyansatte, men det er lurt å gå gjennom stillingsbeskrivelsen, avklare eventuelle uklarheter og beskrive de umiddelbare oppgavene de bør fokusere på. Ved å fastsette innledende forventninger og mål sikrer du at den nyansatte vet hva som forventes av dem, og hvordan rollen deres bidrar til det større teamet.

Tips: Oppmuntre til spørsmål under denne økten. Det er viktig at den nyansatte føler seg komfortabel med å be om avklaringer og forstår rollen sin i selskapet.

Selskapets retningslinjer og rutiner

Den første dagen er også et godt tidspunkt for å introdusere den nyansatte for selskapets retningslinjer og rutiner. Begynn med å gå gjennom personalhåndboken og fremheve viktige retningslinjer, som oppmøte, kleskode og prosessen for å be om fri.

Forklar hvordan de skal registrere arbeidstiden sin, og hvilke trinn de må følge for å melde fra om fravær eller forsinkelser. Dette bidrar til å unngå misforståelser og sikrer at den nyansatte er fullt klar over hva som forventes av dem med tanke på overholdelse av kravene til introduksjonsprosessen.

Hvis selskapet har mange virksomhetsretningslinjer, bør du vurdere å lage en kortfattet personalhåndbok for nyansatte for å redusere informasjonsmengden under introduksjonsprosessen.

(For selskaper med mange retningslinjer på plass kan programvare for personalhåndbøker også være et svært verdifullt tillegg til HR-teknologistakken!)

Sjekkliste for introduksjon i uke 1

Den første dagen er unnagjort, og nå er det på tide å gå videre med resten av den første uken. Forhåpentligvis har du gjort et godt førsteinntrykk og etterlatt den ansatte motivert for å komme i gang med arbeidet.

Gjennomfør rollebasert opplæring

Den første uken er avgjørende for å gi den nyansatte kunnskapen og ferdighetene de trenger for å utføre jobben effektivt. Gi grundig opplæring i viktige verktøy og programvare som er spesifikke for rollen. Dette kan omfatte CRM-systemer, prosjektstyringsprogramvare eller andre verktøy de skal bruke daglig.

Å tildele en mentor eller fadder kan i stor grad forbedre denne opplæringsprosessen. Denne personen fungerer som en ressurs den nyansatte kan henvende seg til, og hjelper vedkommende med å navigere både i oppgaver som er spesifikke for rollen, og i den bredere bedriftskulturen.

Start opplæringsøkter som er spesifikke for rollen, og øk gradvis kompleksiteten. Denne tilnærmingen hjelper den nyansatte med å bygge selvtillit etter hvert som vedkommende lærer og tar i bruk nye ferdigheter.

Følgeopplæring

“En god praksis er å la nyansatte tilbringe den første uken med å følge erfarne kolleger. Denne praktiske tilnærmingen lar dem lære i sanntid, stille spørsmål og se hvordan teori anvendes i praksis.”

Opprett kommunikasjonskanaler

Sørg for at den nyansatte blir lagt til på alle relevante kommunikasjonsplattformer for teamet, for eksempel Slack, Microsoft Teams eller bedriftens e-postgrupper. Introduser vedkommende for bedriftens regler for kommunikasjon, inkludert beste praksis for meldinger, svartider på e-post og møteprotokoller.

Dette trinnet er avgjørende for å sikre at den nyansatte kan holde seg informert og ha kontakt med teamet sitt helt fra starten.

Tips: Lag en hurtigreferanse for kommunikasjonsverktøy og regler for kommunikasjon som den nyansatte kan bruke som oppslagsverk mens vedkommende kommer på plass.

Gi en smakebit på bedriftskulturen

Organiser uformelle møter med teammedlemmer, både i deres egen avdeling og på tvers av organisasjonen. Dette hjelper dem med å bygge relasjoner og forstå den bredere sammenhengen i virksomheten.

Forklar bedriftens oppdrag, visjon og verdier, og diskuter hvordan disse prinsippene styrer den daglige driften og beslutningstakingen. Det er også en god måte å hjelpe den nyansatte med å føle seg som en del av fellesskapet på, å oppmuntre vedkommende til å delta på sosiale arrangementer eller teambyggingsaktiviteter i bedriften.

Forskning fra Brandon Hall Group viser at selskaper med en god introduksjonsprosess som hjelper folk med å føle seg integrert i bedriftskulturen, øker andelen nyansatte som blir værende, med 82 %.

«Det er lett å bli opptatt av arbeidsoppgaver, prosedyrer og prosesser. Å integrere medarbeideren i bedriftskulturen tidlig vil knytte medarbeideren til rollen, teamene og den større organisasjonen. Det er det felles språket som knytter alle medarbeiderne sammen, og som gjør at den nyansatte føler seg mer komfortabel helt fra starten.» - Tamara Wilson fra FLIR System

Sjekkliste for de første 30 dagene

En av de største feilene selskaper gjør, er å trappe ned introduksjonsopplevelsen for tidlig. En studie fra Aptitude Research i 2022 viste at nesten halvparten av selskapene de undersøkte, avsluttet introduksjonen etter bare to uker – en tidsperiode som er langt kortere enn de ideelle 90 dagene.

Her er noen måter å holde prosessen godt i gang gjennom den første måneden på.

Regelmessige oppfølgingssamtaler

Planlegg ukentlige eller to ganger i måneden én-til-én-møter mellom den nyansatte og lederen for å diskutere hvordan vedkommende kommer inn i den nye rollen, gi tilbakemeldinger på prestasjonene og ta opp eventuelle bekymringer.

Disse oppfølgingssamtalene gir også en mulighet til å justere forventninger og mål etter hvert som den nyansatte blir tryggere i rollen sin.

Reduser formalitetene for å øke åpenheten

Ha oppfølgingssamtalene i uformelle omgivelser for å oppmuntre til en mer åpen dialog og bidra til å bygge et sterkt forhold mellom leder og medarbeider. Dette er en avgjørende periode der det er enklere for ledere å følge med på den nyansattes fremgang og håndtere utfordringer vedkommende kan møte, før de blir en fast del av rutinene.

Målsetting og prestasjonsmålinger

Jobb sammen med den nyansatte for å sette både kortsiktige og langsiktige mål. En god tilnærming er å skrive mål med SMART-rammeverket, som innebærer at målene er spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte. Diskuter hvordan prestasjonene vil bli målt, og introduser vedkommende for bedriftens prosess for medarbeidersamtaler og prestasjonsvurderinger.

Å sette tydelige mål og forstå prestasjonsmålingene hjelper nyansatte med å holde fokus og motivasjonen oppe.

Tips: Bruk de første 30 dagene til å sette realistiske og oppnåelige mål som bygger den nyansattes selvtillit og gjør det mulig å oppnå tidlige resultater.

Videre læring og utvikling

Tilby ekstra opplæringsressurser eller kurs for å hjelpe den nyansatte med å fortsette å utvikle ferdighetene sine.

Oppmuntre dem til å utforske muligheter for faglig utvikling i selskapet, for eksempel ved å delta på verksteder, bli med i interessegrupper eller ta på seg mindre prosjekter utenfor hovedrollen.

Sjekkliste for 60 dager

60-dagersmerket er et kritisk tidspunkt i introduksjonsprosessen, der nyansatte bør gå fra å lære hvordan ting fungerer, til å bli mer selvstendige og produktive i rollene sine.

Fokuset i denne perioden av 30-60-90-dagersplanen er å utdype forståelsen av ansvarsområdene deres, fremme relasjoner i teamet og begynne å gi meningsfulle bidrag til selskapet.

Forbedre forståelsen og ansvarsområdene

Gå gjennom oppgavene og målene som ble satt i løpet av de første 30 dagene. Vurder fremdriften og gi ytterligere veiledning ved behov.

Etter hvert som den nyansatte blir mer komfortabel, er det viktig å avklare og tydeliggjøre eventuell gjenværende usikkerhet rundt rollen. Dette sikrer at vedkommende er fullt klar over ansvarsområdene sine og hvordan arbeidet bidrar til teamets overordnede mål.

Begynn å tildele mer utfordrende prosjekter eller ansvarsområder som krever en dypere forståelse av rollen. Dette hjelper den nyansatte med å fortsette på veien mot full integrering og utvikler evnen til å påvirke virksomheten.

Styrk integreringen i teamet

La den nyansatte delta i flere samarbeidsprosjekter. Dette hjelper ikke bare vedkommende med å bygge sterkere relasjoner til kollegene, men gjør det også mulig å se hvordan arbeidet passer inn i det større bildet.

Tid for sosialisering

Noe av det du bør se etter i denne perioden, er deltakelse i teambyggingsaktiviteter, lunsjer eller uformelle sammenkomster. Slike interaksjoner kan bidra til å befeste plassen deres i teamet og forbedre kommunikasjonen.

Kontinuerlig læring og utvikling

Gi den nyansatte muligheter til å delta på videreutdanning eller verksteder som er relevante for rollen. Dette kan omfatte fordypning i spesialiserte verktøy, lederopplæring eller bransjespesifikk kunnskap.

Etter hvert som den nyansatte begynner å lære mer om virksomheten, kan du bruke perspektivets friskhet til å utfordre antakelsene til det nåværende teamet.

Be den nyansatte om å dele kunnskapen sin eller det hen nylig har lært, gjennom en presentasjon, et delt dokument eller et teammøte. Dette kan bidra til å styrke læringen og demonstrere den voksende kompetansen.

Prestasjoner og tilbakemeldinger

Planlegg en 60-dagers oppfølgingssamtale om prestasjonene med den nyansatte. Diskuter fremdriften, fremhev prestasjoner og identifiser områder som trenger forbedring. Denne gjennomgangen bør være konstruktiv og fokusere på å hjelpe den nyansatte med å nå sitt fulle potensial.

Dette er også et godt tidspunkt for å innhente tidlige tilbakemeldinger fra kolleger som har jobbet tett med den nyansatte. Dette kan gi verdifull innsikt i hvor godt vedkommende integreres i teamet, og hvor effektivt oppgavene utføres.

Gjør opp status og juster

Juster den nyansattes mål og forventninger etter behov, basert på gjennomgangen midtveis og tilbakemeldinger fra kolleger. Sørg for at målene fortsatt er i tråd med selskapets mål og er utfordrende, men oppnåelige.

Oppmuntre til engasjement og initiativ

Dette er tiden for at den nyansatte skal begynne å ta mer initiativ i rollen. Et tegn på at vedkommende begynner å ta dette til seg, er at hen foreslår forbedringer av prosesser, melder seg frivillig til nye prosjekter eller tilbyr løsninger på utfordringer i teamet.

Sjekkliste for 90-dagersgjennomgang

Det er på tide at den nyansatte fullfører introduksjonsperioden. Det er en hyggelig anledning, men før du sender vedkommende ut i verden for å håndtere rollen på egen hånd, er dette et godt tidspunkt for å gjennomgå hva som skjedde under introduksjonen.

Prestasjonsevaluering

Gjennomfør en formell prestasjonsevaluering for å diskutere prestasjonene de første 90 dagene, utviklingsområder og den samlede fremdriften. Denne evalueringen er en mulighet til å forsterke positiv atferd og korrigere eventuelle problemer før de blir innarbeidet.

Tips: Bruk en strukturert mal for medarbeidersamtaler som dekker viktige resultatindikatorer, måloppnåelse og tilbakemeldinger fra kolleger eller mentorer.

Tilbakemeldingsmøte

Å innhente tilbakemeldinger fra den nyansatte om introduksjonsprosessen er like viktig som å vurdere prestasjonene deres. Spør om opplevelsen deres, eventuelle utfordringer de møtte, og forslag til hvordan introduksjonsprosessen kan forbedres. Disse tilbakemeldingene kan gi verdifull innsikt som kan brukes til å videreutvikle introduksjonsprogrammet for fremtidige nyansatte.

Langsiktig integrering

Til slutt bør du beskrive de neste stegene for at den nyansatte skal lykkes videre i rollen. Dette kan innebære å sette nye mål eller oppmuntre dem til å påta seg ytterligere ansvar.

Oppmuntre til deltakelse i prosjekter eller initiativer på tvers av avdelinger. Dette kan hjelpe dem med å utvikle en bredere forståelse av virksomheten og bygge et nettverk utenfor det nærmeste teamet.

«En ting vi gjør i Jostle som virkelig hjelper, er en 15-minutters samtale med det nye teammedlemmet og noen fra hver avdeling eller hvert forretningsområde, slik at de får høre hva det teamet gjør, og hvordan de samarbeider med andre. Det betyr at personen (a) møter omtrent 12 personer som de vanligvis ikke ville hatt kontakt med; (b) lærer om virksomheten og at vi alle har ansvar for den; og (c) begynner å forstå hvor de passer inn, og hva deres bidrag betyr.» Bev Attfield i Jostle

Lag en plan for opplæring og utvikling

En viktig del av introduksjonen er å sørge for at det nye teammedlemmet får verktøyene, opplæringen og ressursene de trenger for å lykkes.

Ifølge Tamara Wilson fra FLIR Systems er det seks viktige trinn du bør følge for å lage en vellykket plan for opplæring og utvikling og gjennomføre programmet for teammedlemmene dine:

1. Vurder behovene til målgruppen / teamet / den lærende
2. Identifiser målene / de forventede resultatene
3. Utarbeid en skisse til opplæringsplan
4. Bygg programmet
5. Optimaliser engasjementet
6. Evaluer hvor vellykket opplæringen var

Relatert lesning: Den beste programvaren for opplæring av ansatte

Ved å inkludere et opplærings- og utviklingsprogram i introduksjonsprosessen får nyansatte de nødvendige ferdighetene og kunnskapene for rollene sine, noe som gjør dem produktive og kompetente raskere.

For lederne deres gir dette en forståelse av hvordan de kan støtte personens karrierevei, og hvilke ferdighetsvurderinger av ansatte som vil være nødvendige underveis for å hjelpe dem med å nå målene sine.

Til slutt viser det også at selskapet investerer i deres faglige utvikling, noe som øker arbeidstilfredsheten og den langsiktige tilknytningen.

Metoder for opplæringsprogrammet

Tilpass innholdet slik at det samsvarer med spesifikke krav til rollen og virksomhetens verdier, og bruk en blanding av læringsmetoder som arbeidsverksteder, nettbasert læring og mentorordninger. Du bør jevnlig oppdatere programmet basert på tilbakemeldinger og utviklende jobbkrav for å sikre at det forblir relevant og effektivt.

Få sjekklisten vår for nyansatte

\u003cstrong\u003eHusk: \u003c/strong\u003eDu kan laste ned sjekklisten min for nyansatte nedenfor, slik at du får hjelp gjennom alle disse trinnene.

LinkedIn

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Email*

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our privacy policy. You can unsubscribe at any time.

FAQ

Skap en bedre onboardingopplevelse for nyansatte

Hvilke andre kritiske trinn bør inkluderes i en onboarding-sjekkliste for nyansatte?

Hvor omfattende er introduksjonsprogrammet deres for nyansatte? Dette er spørsmål som kan ha ulike svar. Be om råd fra andre i bransjen eller fagfeltet ditt, og bruk tilbakemeldingene du får fra medarbeiderne, til å utforme opplevelsen for nyansatte.

Arbeidsgivere som ansetter for første gang, kan ha nytte av bemanningskonferanser, der de lærer effektive strategier for å gjennomføre sin første ansettelse.

Vil du diskutere ideene dine med en gruppe kolleger som står overfor de samme utfordringene? Bli med i People Managing People-fellesskapet!