Hva er egentlig programvare for etikk og etterlevelse?
Etterlevelsesprogramvare er en digital løsning som hjelper deg med å administrere, spore og håndheve virksomhetens retningslinjer for å oppfylle bransjereguleringer og holde virksomheten på riktig side av loven.
Ved å automatisere etterlevelsesoppgaver reduserer denne programvaren risiko, styrker arbeidsmoralen og beskytter omdømmet ditt. Jeg skal vise deg hvordan etterlevelsesprogramvare fungerer, og hvordan den gjør det enklere og mer effektivt for organisasjoner av alle størrelser å overholde regelverket.
Hva er etterlevelsesprogramvare?
Etterlevelse er det å følge et sett med regler og forskrifter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Organisasjoner på tvers av bransjer opplever en økende etterlevelsesbyrde både nasjonalt og internasjonalt. Dette krever at virksomheter har et robust etterlevelsesprogram som tar hensyn til alle krav til etterlevelse, og det er her etterlevelsesprogramvare er nyttig.
Etterlevelsesprogramvare er et digitalt system som sentraliserer og effektiviserer en virksomhets overholdelse av juridiske og faglige standarder for bransjen. Systemet består vanligvis av verktøy for opplæring av ansatte, programvare for hendelsesrapportering (inkludert en anonym tipstelefon) og datainnsamling som gjør det mulig for ledere å overvåke fremdriften og effektiviteten til virksomhetens retningslinjer for etterlevelse.
Med etterlevelsesprogramvare kan toppledelsen sørge for at alle ansatte følger alle faglige standarder og forskrifter. Ved å spore opplæringen av ansatte og legge til rette for rask rapportering av hendelser kan en organisasjon vurdere hvor effektiv etterlevelsen er – og bruk av én sentralisert programvare er den enkleste måten å holde oversikt over disse viktige dataene på.
Viktige komponenter i programvare for etterlevelsesstyring
Etterlevelse i virksomheten er spesielt viktig, men som enhver etterlevelsesansvarlig kan fortelle deg, er det også svært komplisert.
Det er mange elementer som må håndteres, fra introduksjon av nyansatte til overvåking og justering av retningslinjer for å oppfylle nye bransjekrav. Et system for etterlevelsesstyring samler alt en organisasjon trenger på ett brukervennlig sted, slik at det blir enklere å holde oversikt over etterlevelsen.
Vanlige funksjoner i etterlevelsesprogramvare er:
- Opplæringsmoduler: Korte videoer, opplæringsmanus og andre verktøy som hjelper med opplæring av ansatte.
- Oppgavestyring: Effektive arbeidsflyter som sikrer at alle ansatte følger bransjereguleringer gjennom daglige aktiviteter.
- Rapporteringsfunksjoner: Systemer som gjør det mulig for ansatte å rapportere tilfeller av kritikkverdige forhold, manglende etterlevelse eller annen uregelmessig atferd anonymt.
- Hendelsesstyring: En arbeidsflyt som sikrer at alle rapporterte hendelser blir grundig undersøkt, og at etterlevelsesansvarlige iverksetter egnede tiltak for å løse hver enkelt sak.
- Varsler og meldinger: Programvaren varsler både ansatte og ledelsen når organisasjonen ikke fullt ut overholder regelverket (for eksempel når noen har rapportert en hendelse, eller når en ansatt ikke har fullført opplæringen).
- Dataoversikt: Regelmessige datarapporter som viser hvor organisasjonen lykkes med etterlevelsen, og hvor det er rom for forbedring.
- Risikostyring: Fastslå risikonivået ditt og håndter uavklarte punkter i sikkerheten med risikostyring for å minimere risikoen for manglende etterlevelse.
- Revisjonsstyring: Planlegg og overvåk revisjoner for å sikre at du alltid gjennomfører systemrevisjoner i samsvar med forskriftene.
- Integrasjon med tredjeparter: Integrer verktøyet for etterlevelsesstyring med ditt HRMS, CRM og andre verktøy eller apper, slik at du kan minimere manuelle oppgaver og fokusere på strategiske aspekter som styring av retningslinjer, korrigerende tiltak eller endringsstyring.
Det er viktig å undersøke ulike programvarer for HR-etterlevelse for å finne den som best passer organisasjonens behov.
Fordeler med etterlevelsesprogramvare for HR
Personalavdelingen i virksomheten din er utvilsomt travel, etterlevelse er komplisert, og det kan være lett å gå glipp av endringer i regelverket.
Ved hjelp av automatisering håndterer programvaren etterlevelsen i bakgrunnen og varsler bare HR når det er et problem som må rapporteres, eller data som må gjennomgås.
Bildet ovenfor viser for eksempel dataene for hendelsesrapporter på tvers av en organisasjon. Du kan se at dataene angir hvor alvorlig en hendelse er, hvor den fant sted, og om tipset var anonymt.
HR kan bruke disse dataene til å finne ut hvilke samsvarselementer de ansatte må gjennomgå, hvilke regioner som har størst problemer med uredelighet, og andre måter organisasjonen kan bli mer etisk og etterrettelig på.
Virksomheten kan holde oversikt over retningslinjer og prosedyrer for etterlevelse uten å overbelaste de ansatte!
Det hjelper deg med å gjennomføre opplæring i etterlevelse
Opplæring er den første forsvarslinjen mot manglende etterlevelse. Når de ansatte får grundig og effektiv opplæring, er det mer sannsynlig at de husker standardene og forskriftene som forventes av dem i bransjen. Det kan imidlertid være en reell utfordring å få de ansatte til å huske denne informasjonen – og det er her programvare for etterlevelse kommer inn.
Programvare for håndtering av etterlevelse inneholder mange virkemidler for å engasjere de ansatte og gi dem en morsommere og mer minneverdig opplæringsopplevelse. Programvaren vår er for eksempel utstyrt med korte videoer, spill som kan brukes under opplæringen og andre unike metoder for å få opplæringen til å «sitte fast». Disse kan også tilpasses organisasjonens spesifikke opplæringsbehov.
De fleste programvareløsninger for etterlevelse lar deg dessuten sannsynligvis følge de ansattes fremgang gjennom opplæringsprosessen. HR vil motta datarapporter om hver enkelt ansatts fremgang, samt en rapport når de har fullført opplæringen i etterlevelse.
Med denne programvaren kan en leder be de ansatte om å fullføre opplæringen på egen hånd (ved å se på videoer eller ta quizer), noe som frigjør lederens tid og gir den ansatte mulighet til å jobbe i sitt eget tempo.
Det hjelper deg med å overvåke uredelighet
Dette kan være det viktigste elementet i programvare for etterlevelse. En virksomhet kan ikke ha en etisk kultur eller en kultur for etterlevelse hvis det ikke finnes et system for rapportering av uredelighet. De ansatte trenger en trygg og enkel måte å rapportere manglende etterlevelse på, og programvare for etterlevelse er utviklet nettopp for å tilby dette.
Som du kan se på bildet ovenfor, kan de ansatte rapportere manglende etterlevelse samt hendelser eller bekymringer gjennom anonyme nettbaserte skjemaer som følger med programvaren for varsling. Dette gir de ansatte frihet til å si fra når de ser uredelighet, uten risiko for urettferdige konsekvenser fra kolleger eller ledere.
I tillegg lar mange programmer for etterlevelse HR sette opp en rapporteringsrekkefølge, slik som på bildet nedenfor. Denne arbeidsflyten vil automatisk varsle bestemte personer under en undersøkelse av en ansatt, slik at alle gjør sin del av det grundige arbeidet og organisasjonen håndterer uredelighet på riktig måte.
Effektiviserer beslutningstaking
Programvare for etterlevelse samler informasjonen om etterlevelse som du trenger, på ett enkelt kontrollpanel. Ledelsen kan krysse av for alle etterlevelsesrelaterte punkter og overvåke problemer knyttet til etterlevelse uten å måtte lete dypere etter informasjonen. Tilgang til sanntidsdata effektiviserer beslutningstakingen og sikrer etterlevelse av regelverket.
Reduserer risikoen for manglende etterlevelse
Noen bransjer er underlagt omfattende regulering. Virksomheter i helsesektoren må for eksempel overholde HIPAA-forskriftene og holde seg oppdatert på endringer i regelverket for å unngå sanksjoner.
Tilsvarende finnes det andre forskrifter, bransjespesifikke eller andre, som virksomheter må overholde, for eksempel ISO, OSHA eller Sarbanes-Oxley.
Det kan være utfordrende for virksomheter som opererer i et strengt regulert miljø å sikre etterlevelse. Programvare for etterlevelse sikrer at du overholder relevante standarder og lovkrav, og reduserer dermed risikoen for manglende etterlevelse.
Frigjør ressurser
Etterlevelse er ressurskrevende. Periodiske risikovurderinger og kontinuerlig overvåking av etterlevelse er kostbare, men nødvendige. Du kan ikke overse dem, men du kan automatisere dem med programvare. Automatisering av etterlevelsesprosessene med riktig programvare vil spare arbeidstimer og forbedre utnyttelsen av ressursene.
Styrker troverdigheten
Investering i sikkerhet og etterlevelse gir deg troverdighet. Kundene foretrekker leverandører de har tillit til. Når du tilbyr førsteklasses datasikkerhet, fremstår du som troverdig og blir mer sannsynlig valgt av kundene fremfor andre leverandører som ligger etter.
Etterlevelse av FLSA
USAs arbeidsdepartement (DoL) publiserte 24. august 2020 en veiledning (FAB No.2020-5) for å gi arbeidsgivere råd om hvordan de kan overholde loven om rettferdige arbeidsstandarder (FLSA) ved fjernarbeid.
I henhold til FLSA må arbeidsgivere betale ansatte ikke bare for planlagte arbeidstimer, men også for overtidsarbeid. FLSA tillater også arbeidsgivere å sørge for at uønskede oppgaver, som private gjøremål, ikke utføres i timer det betales lønn for.
Manglende etterlevelse av FLSA medfører høye bøter. HR-teamet må følge de spesifikke retningslinjene som er fastsatt av FLSA. Feil kan bli kostbare, enda mer enn kostnaden for en løsning for etterlevelse, som kan sørge for at dere alltid overholder FLSA.
En etisk og etterlevende bedriftskultur kan også innebære en lønnslikhetsrevisjon, som betyr å bruke løsninger for lønnslikhet til å vurdere lønnsdata, avdekke forskjeller og fremme rettferdig og åpen lønnspraksis.
Etterlevelse av I-9
Bedrifter er pålagt å sørge for at nyansatte fyller ut I-9-skjemaet på eller før sin første arbeidsdag. Hvis dere ikke overholder kravene, og myndighetene for immigrasjon og tollhåndhevelse (ICE) banker på døren, kan dere få problemer.
HR-team og arbeidsgivere som ikke overholder kravene, kan føre til at selskapet må betale en sivil bot som fastsettes ut fra blant annet virksomhetens størrelse, alvorlighetsgrad og historikk.
Et verktøy for etterlevelse kan varsle deg om utfylling av I-9-skjemaer, oppbevaring av dem og sporing av I-9-aktivitetene dine, slik at du alltid er informert. En SaaS-basert løsning for etterlevelse kan også tilby integrasjoner som kan hjelpe deg med å konvertere papirskjemaer til digitale dokumenter for lagring.
Løsningen din kan også tilby en E-Verify-integrasjon, slik at du raskt kan sikre at de ansatte dine har tillatelse til å arbeide i USA.
Velg programvare for etterlevelse, velg en trygg arbeidsplass
Som du kan se, kan programvare for etterlevelse gjøre den omfattende og viktige oppgaven med å håndtere etterlevelse mye enklere.
Med ett programvaresystem kan du hjelpe organisasjonen din med å bli et mer etisk sted – og alle på arbeidsplassen vil takke deg for det.
Overbevist? Se utvalget til People Managing People av den beste HR-programvaren for etterlevelse på markedet i dag. Hvis du ønsker å sette ut oppgavene med håndtering av etterlevelse fullstendig, kan et selskap som arbeider med HR-etterlevelse være et bedre alternativ.
Flere ressurser:
