Hva er HR?

Slik fungerer HR

Alle ledere bør forstå HRs moderne rolle – og utforske våre lister over HR-løsninger for å finne teknologi som støtter arbeidsstyrken. La oss se nærmere på de ulike rollene og ansvarsområdene i en HR-avdeling:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Arbeidsgivers verdiforslag

Som potensiell arbeidstaker begynner vi med å se etter en virksomhet som ikke bare dekker våre økonomiske behov, men også våre intellektuelle og sosiale behov, og som samsvarer med verdiene våre.

Virksomheter er klar over dette og ønsker å finne ansatte som deler eller er på linje med deres egne virksomhetsverdier og så videre. HRs rolle på dette området er å levere noe som kalles et arbeidsgivers verdiforslag (EVP).

EVP-en beskriver hva virksomheten er villig til å tilby deg. Den omfatter både godtgjørelsen (lønn og annen betaling) du vil motta, og fordelene du får tilgang til som ansatt.

Ved utarbeidelse eller komplettering av EVP-en vil HR-funksjonen utarbeide en liste over fordeler som samsvarer med virksomhetens overordnede verdier. Deretter velger de ut de fordelene som både er økonomisk gjennomførbare og vil oppfattes som attraktive av den største andelen av arbeidsstyrken virksomheten ønsker å tiltrekke seg.

Noen eksempler på aspekter ved disse EVP-fordelene som jeg har møtt, er midler til opplæring som hver ansatt kan søke om, foreldrepermisjon utover lovens minstekrav, tilgjengelige midler til deltakelse på konferanser, rabatter på arbeidsgiverens produkter og sikkerhetsvakter som følger deg til bilen eller togstasjonen etter arbeidstid.

EVP-en er et kraftig verktøy HR har for å tiltrekke seg ansatte. En virksomhet jeg jobbet med, tilbød sikkerhetsvakter som fulgte deg til bilen eller togstasjonen etter arbeidstid.

Jeg kommer aldri til å benytte meg av denne fordelen – jeg jobber vanligvis i dagslys. Jeg er imidlertid interessert i å jobbe for virksomheter som bryr seg om de ansattes sikkerhet.

Da dette kom opp i en samtale med denne arbeidsgiveren, fikk jeg innblikk i kulturen deres, noe som samsvarte med mine egne verdier og ønsker for en arbeidsgiver.

HR har altså et verktøy gjennom EVP-en for å tiltrekke seg søkere, men HR har også oppgaver innen rekruttering og utvelgelse. Rekrutteringsfunksjonen ligger enten i HR-teamet, eller HR administrerer forholdet mellom virksomheten og det eksterne rekrutteringsbyrået den har engasjert.

Ofte er det en kombinasjon av begge deler: HR rekrutterer til stillinger som er enkle å fylle, mens spesialiststillinger eller svært senior stillinger håndteres av et eksternt rekrutteringsbyrå.

Rekruttering & ansettelser

Når HR står for rekrutteringen, støtter de ansettelseslederen med å utforme stillingsannonsen og hjelper også med å avgjøre hvilke kanaler som skal brukes til å annonsere stillingen (lokal- eller riksavis, jobbnettsteder, sosiale medier, fagtidsskrifter og så videre).

Selv for små virksomheter eller oppstartsbedrifter gir gratis HR-systemer grunnlaget for å administrere rekruttering og forholdet til de ansatte.

Søknadene som mottas, sendes vanligvis til ansettelseslederen for vurdering. Noen ganger hjelper HR også til med dette dersom de blir bedt om det. Når man kommer til utvelgelsesfasen, avhenger HRs rolle i stor grad av virksomheten og stillingen.

Noen ganger tilbyr HR intervjutrening for ledere, noen ganger deltar en HR-representant i intervjuet, og andre ganger overlates det helt til ansettelseslederen.

Når ansettelsesbeslutningen er tatt, har HR vanligvis en rolle på administrasjonssiden. De sender ut kontrakten, mottar den signerte kontrakten og registrerer den nye medarbeideren i lønnssystemet.

Utstedelse av adgangskort og/eller IT-tilgang skjer ikke i HR, men når HR registrerer opplysningene til den nye medarbeideren i lønnssystemet, utløser det at disse andre prosessene settes i gang.

Noen ganger vil potensielle ansatte be om høyere lønn. Rollen HR har i dette, handler vanligvis om å gi veiledning til ansettelseslederen. HR kan oppgi et lønnsspenn som lederen kan tilby, eller be lederen begrunne hvorfor de ønsker å tilby denne kandidaten et høyere beløp.

I slike tilfeller vil HR og ansettelseslederen ha en samtale om den beste veien videre, der det tas hensyn til intern lønnsmessig rettferdighet og forventninger til prestasjoner.

Introduksjon av en ny ansatt

De fleste av oss vil huske introduksjonsprosessen for ansatte som vi gjennomgikk den første uken. Introduksjonen opprettes og gjennomføres av HR-teamet ditt.

De vil følge føringene fra toppledelsen (styret og administrerende direktør) og sette sammen en presentasjon eller plan som er utformet for å få nye ansatte oppdatert så raskt som mulig.

Ofte vil introduksjonen legge større vekt på kulturen og forventningene hos arbeidsgiveren din, og langt mindre på de tekniske sidene ved jobben din.

Den kan for eksempel inneholde en del om organisasjonens historie, en leder kan holde en 15-minutters presentasjon om organisasjonen eller sin del av organisasjonen, eller den kan inkludere et besøk til et av virksomhetens operative områder (en fabrikk, butikk, et depot eller et kundesenter osv.).

Noen HR-verktøy for små bedrifter støtter kritiske funksjoner som rekruttering, lønn og oppfølging av ansattes prestasjoner i én og samme løsning, ettersom oppstartsbedrifter ikke har kapasitet til dusinvis av separate systemer.

Fastsette bedriftskultur og verdier

Det store flertallet av ansatte har svært lite, om noe, direkte kontakt med HR, og møter kanskje bare en HR-medarbeider under en presentasjon eller et annet slikt gruppearrangement.

Det ansatte imidlertid vil gjøre, er å forholde seg til retningslinjene og prosedyrene som HR har ansvar for. Hvis du noen gang har søkt om en eller annen type permisjon eller opplæring, fylt ut en timeliste, sagt opp en jobb, fylt ut en medarbeiderundersøkelse, fått lønnsøkning eller blitt sagt opp, har du forholdt deg til en retningslinje eller prosedyre som HR eier og vedlikeholder.

Områdene der HR-medarbeidere bruker mye tid ansikt til ansikt med ansatte og deres ledere, er oppfølging av svake prestasjoner og endringsledelse.

Når det gjelder en ansatt med svake prestasjoner, vil HR diskutere problemene med lederen og utarbeide en plan. De vil ofte delta i møtene med den ansatte som presterer svakt, og følge utviklingen til den ansatte enten vedkommende presterer godt eller forlater organisasjonen.

Det andre området der HR-medarbeidere bruker ganske mye tid ansikt til ansikt, er knyttet til endringer. Dette kan være omorganisering av et område, utkontraktering av en funksjon eller situasjoner med overtallighet.

Endringer er ofte belastende, så HRs rolle er å besvare spørsmål og sørge for at virksomheten og de ansatte opplever så lite forstyrrelse som mulig.

Administrere programvare og systemer

HR vil ha tilgang til en rekke HR-programmer og verktøy. HR-styringssystemer (HRMS) brukes for eksempel til å effektivisere oppgaver som administrasjon av personalopplysninger, lønnskjøring og administrasjon av ansattgoder.

I tillegg bidrar søkersporingssystemer (ATS) til rekrutteringen ved å organisere og administrere kandidatopplysninger, mens programvare for prestasjonsstyring gjør det mulig for HR-team å følge ansattes utvikling og sette mål. Disse verktøyene forbedrer ikke bare effektiviteten, men sikrer også overholdelse av arbeidsrettslige regler og gir innsikt gjennom analyse, slik at HR-medarbeidere kan ta informerte beslutninger.

HR-avdelinger er i dag i økende grad avhengige av skybaserte HR-verktøy for å administrere arbeidsstyrken effektivt fra hvor som helst.

Avslutte arbeidsforholdet til en ansatt

I de fleste tilfeller, når en ansatt forlater organisasjonen, er den eneste kontakten vedkommende har med HR, å svare på en sluttundersøkelse. I svært sjeldne tilfeller kan HR bli bedt av lederen til den ansatte som slutter, om å utarbeide et mottilbud for å beholde den ansatte.

Jeg har fulgt et par situasjoner med mottilbud fra sidelinjen gjennom rollene mine innen godtgjørelse. De er sjeldne fordi de fleste av oss er ganske enkle å erstatte, og fordi de ofte ikke fungerer. De kan riktignok beholde den ansatte i en kort periode, men basert på mine observasjoner og samtaler med kolleger vil den samme ansatte vanligvis slutte i løpet av noen måneder.

Konklusjon

Jeg har kort vært innom mange temaer i forklaringen ovenfor av hva HR gjør, men det finnes selvfølgelig mange flere ansvarsområder, som for eksempel planlegging av arbeidsstyrken.

Hvis du er interessert i å forstå aspekter ved HR mer detaljert, kan du gjerne se deg rundt på nettstedet.